|
ELABORAREA DECIZIEI ÎN
INSTITUTIILE PUBLICE
1. INTRODUCERE
Atunci când apare o problema este necesar sa fie analizate toate variantele
de r 24324c23y ezolvare ale acesteia. Suntem în situatia de luare a unei decizii. Pentru
fiecare varianta sunt analizate punctele tari si punctele slabe, resursele
alocate, timpul necesar, riscurile. Alegerea unei variante dintre multele
optiuni posibile în urma combinarii factorilor de mai sus înseamna luarea
unei decizii.
În teoriile manageriale apar în general patru functii ale unui manager:
*
Functia de planificare (pe termen scurt sau pe termen lung);
*
Functia de organizare si conducere efectiva;
*
Functia de control a activitatii depuse pentru
atingerea obiectivelor fixate;
*
Luarea deciziilor.
Functiile enumerate mai sus se exercita în conditii de timp limitat, de stres
si presiune.
Decizia este un proces de schimbare a realitatii, a resurselor naturale,
financiare si umane de care dispune unitatea, de alegeri rationale dintre
alternative.
În elaborarea deciziei trebuie sa avem în vedere:
*
actiunea;
*
un rezultat unic cuantificabil;
*
un interval de timp
*
investitia maxima pentru atingerea scopului
2. DEFINITIA DECIZIEI
Putem defini decizia astfel: un act social, deliberat, al unei persoane sau
al unui grup de persoane, prin care se stabilesc scopul si obiectivele unei
actiuni, directiile si modalitatile de realizare a acesteia, toate
determinate în functie de o anumita necesitate, pe baza unui proces de informare,
reflectie si evaluare a mijloacelor si a consecintelor desfasurarii actiunii
respective.
3. CONDITIILE ELABORARII DECIZIILOR
Luarea unei decizii necesita anumite conditii:
*
trebuie sa existe unul sau mai multe obiective care trebuie atinse;
*
mai multe alternative de actiune trebuie sa fie la îndemâna managerului;
*
factorii limitativi economici (bani, timp, munca), sa fie inclusi în planul
decizional;
*
fundamentarea stiintifica a deciziei;
*
dublarea autoritatii formale de adoptare a deciziei de catre consiliul
împuternicitilor statului
*
unitate de decizie si actiune;
*
încadrarea în perioada decizionala optima;
*
formulare clara.
4. TIPURI DE DECIZII
Din punct de vedere al continutului functional, deciziile sunt:
o
Decizii de planificare;
o
Decizii organizationale;
o
Decizii de conducere;
o
Decizii de stimulare (a angajatilor, de exemplu);
o
Decizii de control.
Dupa nivelul de elaborare a deciziilor :
o
Decizii strategice. Sunt deciziile care stabilesc orientarile de perspectiva;
ele se iau în colectiv, vizeaza ansamblul activitatii economice a societatii
comerciale.
o
Decizii tactice. Acestea se iau pentru o perioada mai mica de un an si
vizeaza o activitate sau o subactivitate a societatii comerciale.
o
Decizii operationale. Sunt decizii repetative, de rutina si se refera la
perioade scurte, care vizeaza îndeplinirea obiectivelor specifice si
individuale.
În functie de certitudinea atingerii obiectivelor, deciziile pot fi
o
Decizii certe
o
Decizii incerte
o
Decizii de risc
În raport cu sfera de cuprindere a decidentului deciziile se clasifica
astfel:
o
Decizii individuale. Ele sunt adoptate de catre un singur cadru de conducere.
o
Decizii colective adoptate în grup.
ETAPELE DECIZIEI MANAGERIALE
Elaborarea deciziei manageriale presupune mai multe etape:
*
definirea problemei, a domeniului de activitate în care ea a
aparut;
*
identificarea elementelor necesare pentru solutionare;
*
idei privind posibilele solutii (care sa vina inclusiv din partea
angajatilor);
*
adoptarea celei mai bune solutii (pentru aceasta, este de recomandat
organizarea de grupuri de discutie).
5. DECIZIA ADMINISTRATIVA
A) Definitia deciziei administrative
Decizia administrativa poate fi definita ca un proces complex de alegere a
unei variante decizionale din mai multe posibile, în vederea realizarii unui
obiectiv al administratiei publice si care influenteaza activitatea a cel
putin unei alte persoane din sistem, a sistemului administrativ în ansamblul
lui sau a societatii, în general.
B) Particularitati ale deciziei administrative :
*
Rezulta din colaborarea a diferitelor persoane din compartimente diferite;
*
Exista un volum mare de munca;
*
Avizarea o fac(e) una sau doua persoane;
*
Responsabilitatea apartine mai multor persoane titulare ale unor functii publice;
*
Presupune derularea unui proces în mai multe etape.
C) Cerinte ale deciziei administrative
Orice decizie administrativa trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:
*
sa fie fundamentata stiintific;
*
sa aiba un caracter realist;
*
sa intervina în timp util;
*
sa fie integrata în ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;
*
sa fie oportuna.
Având în vedere ca organele si institutiile de la nivel local cunosc cel mai
bine nevoile comunitatii este necesar ca acestea sa adopte deciziile în
legatura cu solutionarea problemelor locale. Este necesar ca functionarii
publici din administratia centrala, respectiv din institutii locale sa aiba o
viziune sistemica, asupra realitatilor din sistemul administrativ si o capacitate
ridicata de analiza si sinteza a informatiilor provenite de la administratia
locala si/sau de la cetateni.
Rezolvarea situatiilor din unitatea administrativ-teritoriala prin decizii
ale organelor administrative centrale, ierarhic superioare, comporta riscul
unor solutii neadecvate, datorita cunoasterii, nu totdeauna suficiente de
catre acele organe, a problemelor care privesc colectivitatile locale.
Ierarhizarea din sistemul administrativ impune executarea deciziilor, luate
de organele de la nivelurile superioare, de catre organele de la nivelurile
inferioare. Este important ca rezolvarea problemelor de interes pentru
comunitatile locale sa se faca din initiativa administratiei locale.
D) Tipuri de decizii administrative
Exista mai multe tipuri de clasificari ale deciziilor administrative:
*
Dupa situatia concreta la care se refera:
o
Decizii normative, care se fundamenteaza în situatiile cu caracter de
generalitate si se regasesc în continutul diferitelor acte normative
integrate în cadrul general al managementului public;
o
Decizii individuale, care se fundamenteaza în situatii concrete, particulare
de catre functionari publici care au competente decizionale în acest sens.
*
Dupa nivelul ierarhic pe care se afla decidentul:
o
Decizii de nivel superior, fundamentate de catre presedinte, parlament,
guvern;
o
Decizii de nivel mediu, fundamentate de regula de institutiile administrative
situate pe nivelul mediu al managementului;
o
Decizii de nivel inferior, fundamentate în institutiile publice de functionari
publici ai institutiilor si autoritatilor administratiei locale situate pe
nivelurile inferioare ale structurilor organizatorice din administratia
centrala si locala.
*
Dupa orizontul de timp la care se refera
o
Decizii administrative pe termen nelimitat (deciziile fundamentate la nivel
de parlament si guvern care îmbraca forma decretelor, legilor, ordonantelor
de urgenta etc.)
o
Decizii administrative pe termen lung, (fundamentate la nivelul
administratiei centrale si locale).
o
Decizii administrative pe termen mediu, (fundamentate la nivel de guvern, dar
si la nivelul administratiei locale).
o
Decizii curente, (fundamentate la toate nivelurile sistemului administrativ
si care vizeaza orizonturi scurte de timp).
*
Dupa frecventa adoptarii
o
Decizii periodice, adoptate la anumite intervale de timp, regulate, de catre
organele administratiei de stat. Decizii aleatorii, care se adopta la
intervale neregulate de timp,
o
Decizii unice, care au un caracter exceptional, nerepetându-se într-un viitor
previzibil.
*
Dupa amploarea sferei decizionale a decidentului:
o
Decizii integrale, care se adopta din initiativa decidentului, un posibil
reprezentant al administratiei locale, fara a fi necesar avizul unor
functionari publici de pe nivelul ierarhic superior, respectiv administratia
centrala.
o
Decizii avizate, a caror aprobare si aplicare sunt conditionate de avizarea
de catre functionarii publici de pe nivelul ierarhic superior. Se adopta în
mod expres la nivelul administratiei locale, si la nivelurile medii ale
structurii sistemului administrativ.
*
Dupa numarul persoanelor participante la procesul de fundamentare:
o
Decizii de grup, care se fundamenteaza atât la nivelul central, cât si local
al administratiei, la elaborarea acestora participa mai multe persoane
reunite în birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern, parlament.
o
Decizii individuale sunt fundamentate cu precadere la nivelul administratiei
locale.
*
Din punct de vedere al continutului si al modificarilor pe care le aduc în
ordinea juridica se disting
o
Decizii generale, ce cuprind reglementari, care contribuie la stabilirea unui
cadru juridic corespunzator desfasurarii proceselor de management si de
executie din institutiile publice.
o
Decizii specifice, care statueaza o persoana, un functionar public nominal
desemnat pentru a se implica în procesul de realizare a obiectivelor
compartimentului si/sau institutiei publice în ansamblu.
o
Decizii determinate de cererea de servicii publice. Acestea creeaza, în
beneficiul particularilor, drepturi si facilitati, de exemplu decizia de
eliberare a autorizatiilor administrative.
o
Decizii determinate de schimbarile în structura unei institutii publice si
care confera functionarilor publici un statut în care coexista drepturi si
obligatii. De exemplu, numirea functionarilor publici.
*
Din punct de vedere al competentei decidentului
o
Decizii executorii, care au caracter practic si sunt fundamentate numai de
autoritatile administrative.
o
Decizii de administrare, care au caracter teoretic pentru ca urmaresc
procesul de management, prin desfasurarea unor activitati de planificare,
organizare, coordonare, gestionare, control si prin modul de aplicare a
continutului deciziilor în procesul de realizare a obiectivelor
managementului public. (A. Andronicescu, 1994
E) Fundamentarea deciziei administrative
Orice decizie administrativa este dependenta de sistemul legislativ în
vigoare. Calitatea deciziei depinde de respectarea legilor si de cunoasterea
corecta a acestora de catre functionarii publici.
Fundamentarea juridica a deciziilor administrative constituie o conditie
hotarâtoare pentru aplicarea lor.
Decizia administrativa este rezultatul unei strânse colaborari între
diferitele compartimente din cadrul unui organ al administratiei de stat,
între organe diferite ale administratiei de stat sau, între organe ale
administratiei de stat, pe de o parte, alte organe de stat, organizatii
nestatale, cetateni, pe de alta parte. (vezi figura de mai jos)
În situatii urgente este posibil ca adoptarea unei decizii sa se faca de o
singura persoana.
Putem delimita doua categorii de participanti la fundamentarea si adoptarea
deciziilor administrative, în functie de:
*
Modul de implicare;
*
Nivelul administrativ pozitia în structura organizatorica.
o
Dupa modul de implicare în procesul decizional sunt:
*
Functionarii publici implicati direct;
*
Functionarii publici implicati indirect;
*
Cetatenii consultati si/sau specialisti implicati direct si/sau indirect.
Functionarii publici se pot afla în trei contexte:
*
de decizie;
*
de consultanta;
*
de decizie
În raport cu situatia în care se afla, gradul de raspundere este diferit.
Pentru luarea unor decizii optime este necesara consultarea cetatenilor din
comunitatile interesate.
o
În functie de nivelul administrativ pe care se situeaza în structura,
functionarii publici pot fi grupati în doua categorii:
*
functionari publici din administratia centrala;
*
functionari publici din administratia locala.
O prima categorie o formeaza conducatorii organelor respective, precum si
alte persoane care detin functii de conducere în structura de la acest nivel.
(persoanele cu drept de decizie, care adopta efectiv deciziile
administrative)
Adaptarea deciziilor administrative este dependenta si de participarea
cetatenilor:
*
în organele de conducere colectiva;
*
cu sugestii si propuneri pentru rezolvarea problemelor comunitatii.
Procesul de fundamentare a deciziei administrative este complex si presupune
derularea a opt etape succesive în care sunt
implicate mai multe persoane:
*
initiere decizie;
*
definire obiectiv decizional;
*
documentarea;
*
selectare / analiza informatiei;
*
conturarea si analiza alternativelor decizionale;
*
adoptare decizie;
*
urmarire aplicare decizie;
*
formulare concluzii.
F) Abordarea manageriala a procesului decizional
Fundamentarea deciziilor rationale înseamna:
*
permanenta rationalizare;
*
eficienta si eficacitate ca reguli;
*
sistem coerent de corelatii;
*
alternative decizionale reduse;
*
considerarea ierarhiei;
*
atragerea unor persoane cu anumite calitati si aptitudini;
*
stimulare, formare cultura, organizatie publica; etc.
Limitele de competenta ale functionarilor publici sunt dependente de pozitia
în ierarhie.
Autoritatea jurisdictionala si autoritatea manageriala, sunt limitate de specializarea
institutiilor publice, respectiv de ierarhia acestora.
Îndeplinirea sarcinilor si realizarea obiectivelor impun cresterea
competentei functionarilor publici.
G) Modelul rational comprehensiv
Pornind de la necesitatea realizarii unor decizii eficiente si a unei
rationalitati maxime într-o institutie publica, a fost conceput modelul
rational- comprehensiv caracterizat prin:
*
Derulare proces decizional în etape:
o Determinarea obiectivelor
o
Formularea alternative decizionale
o
Alegerea alternativei maxime
*
Maximizare eficienta / eficacitate;
*
Criterii de baza : eficienta eficacitate rationalitate;
*
Specializare accentuata a functionarilor implicati;
*
Costul total; etc.
H) Abordarea politica a procesului decizional
Caracteristici:
*
Considerarea obiectivelor politicii;
*
Existenta coalitiei politice;
*
Existenta pachetelor de probleme;
*
Considerare cost;
*
Derulare în etape
o redefinirea obiectivelor si modalitatilor de realizare,
o
obtinere consens,
o
fundamentarea deciziei acceptabile.
Într-o societate cu politica pluralista obiectivele politicii din
administratia publica sunt generale contribuind la operationalizarea
programelor administrative.
Modelul cresterii stabileste trei etape pentru elaborarea deciziilor
administrative:
*
definirea telurilor, a obiectivelor si a
modalitatilor de realizare a acestora.
*
ajungerea la un consens.
*
fundamentarea unei decizii satisfacatoare, acceptabile.
I) Abordarea legala a procesului decizional
Abordarea legala privind fundamentarea deciziilor administrative impune
luarea în considerare a interesului public pe termen
(crearea unui pachet de legi care sa permita cunoasterea si satisfacerea
interesului public).
Caracteristici:
*
Procedura speciala de adjudecare;
*
Identificarea factorilor situationali;
*
Considerarea intereselor partidelor din Opozitie;
*
Corelarea intereselor politice cu legislatia;
*
Orientarea catre satisfacerea interesului politic;
*
Considerarea interesului public pe termen lung;
*
Crearea pachetelor de legi; etc.
6. METODE SI TEHNICI UTILIZATE ÎN MANAGEMENTUL PUBLIC
În functie de obiectivele urmarite, metodele aplicabile în administratia de
stat se pot grupa în trei categorii
METODA
CLASIFICARI
1. EXECUTARE
* Constrângere
* Convingere
* Cointeresare
2. ORGANIZARE si FUNCTIONARE
* Organizare stiintifica
* Sedinta
* Conducerea eficienta
* Valorificarea experientei în munca
* Structurarea corespunzatoare a programului
CERCETARE
* Analiza / diagnostic
* Simularea
* Diagrama cauza-efect
* Altele
A) Metode de executare
Pentru a motiva functionarii publici si cetatenii, statul poate acorda
recompense materiale pentru realizari deosebite în propria activitate cu
ajutorul unor sisteme de indicatori pentru sensibilizarea angajatilor
institutiilor publice fata de realizarea intereselor publice generale.
Pentru determinarea cetatenilor sa respecte si sa execute deciziile
administrative, statele democratice pot oferi conditii: politice, juridice,
economice, sociale, în concordanta cu normele statului de drept (metoda
cointeresarii si convingerii) sau metoda constrângerii când este cazul. În
prezentarea politicilor economice si sociale sunt necesare campaniile de
informare.
B) Metodele de organizare si functionare
Consideram ca este util sa facem o prezentare sumara a cinci metode de
organizare folosite în administratia de stat:
*
metoda organizarii rationale a activitatilor
administrative;
*
metoda sedintei;
*
metoda conducerii eficiente;
*
metoda valorificarii experientei în munca;
*
metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici.
Mentionam ca metoda sedintei se foloseste si la nivelul administratiei locale
ori de câte ori este necesar (durata sedintei poate varia de la 15 minute la
2-4 ore în raport de problemele dezbatute; numarul participantilor depinde de
metoda utilizata si tipul deciziilor adoptate).
Calitatea deciziilor depinde de acuratetea utilizarii metodelor. Pentru
desfasurarea unor activitati eficiente de catre administratorii publici
acestia trebuie sa cunoasca foarte bine:
*
activitatea pe care o desfasoara;
*
realitatea sociala;
*
interesele sociale;
*
legile specifice;
*
oamenii cu care colaboreaza.
Metoda structurarii programului functionarilor publici conduce la sporirea
eficacitatii muncii lor prin :
*
confort,
*
climat organizational deschis,
*
dotare tehnica adecvata,
*
etc.
C) Metodele de cercetare
Impun analiza diagnostic prin :
*
documentare / investigare domeniu care e abordat,
*
analiza cauzala date / informatii folosindu-se diagrama cauza-efect,
*
identificare deficiente si aspecte pozitive,
*
formulare propuneri de perfectionare.
|
