Fisa de post - Asistent receptie

DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT RECEPŢIE

RELAŢII IERARHICE: se subordoneaza Directorului Administrativ

RELAŢII DE COLABORARE: cu personalul de executie al firmei

RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezinta firma în fata persoanelor cu care intr 818b124i 9; în contact în interes de serviciu

ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:

PREIA sI TRANSMITE APELURILE TELEFONICE sI CORESPONDENŢA

DESFĂsOARĂ ACTIVITĂŢI DE SECRETARIAT PENTRU MANAGEMENTUL FIRMEI

DESFĂsOARĂ ACTIVITĂŢI DE ASISTENŢĂ MARKETING sI VÂNZĂRI

DESFĂsOARĂ ACTIVITĂŢI DE RECEPŢIE sI PROTOCOL

ATRIBUŢII PRINCIPALE (si sarcini aferente):

Preia si transmite apelurile telefonice si corespondenta

Preia si directioneaza apelurile telefonice

Transmite personalului firmei mesajele daca nu este posibila preluarea legaturii telefonice

Asigura fluxul corespondentei interdepartamentale; preia si transmite: deconturi, cereri, referate, facturi, adeverinte, contracte etc; preia si transmite faxuri

Desfasoara activitati de secretariat pentru managementul firmei

Redacteaza documente pentru management

Asigura legatura cu agentia de turism pentru obtinerea de vize si pregateste documentele necesare

Întocmeste copii ale documentelor firmei

Completeaza, tine evidenta si distribuie documente-tip specifice departamentului Administrativ

Urmareste buna functionare a copiatorului, faxului, asigura consumabilele necesare acestora

Ţine evidenta materialelor de protocol, a rechizitelor, participa la stabilirea necesarului de rechizite a departamentului

Desfasoara activitati de asistenta marketing si vânzari

Organizeaza si completeaza baza de date

Actualizeaza baza de parteneri din programul de gestiune

Ţine evidenta stocului de materiale promotionale

Îndosariaza confirmari de comanda

Desfasoara activitati de receptie si protocol

Întâmpina vizitatorii, le ofera informatii, anunta personalul firmei cu privire la sosirea acestora, îndruma/însoteste vizitatorii

Realizeaza servicii de protocol pentru oaspetii firmei

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:

Legat de activitatile specifice, raspunde de:

Transmiterea integrala si în timp util a informatiilor catre destinatarul corespunzator

Pastrarea în ordine a documentelor si a spatiului receptiei

Calitatea documentelor pe care le redacteaza sau transmite, acuratetea datelor pe care le transmite

Pastrarea corespunzatoare si corectitudinea distribuirii materialelor promotionale si a rechizitelor

Calitatea copiilor pe care le întocmeste pentru managementul firmei

Respectarea confidentialitatii datelor de Resurse Umane la care are acces în lipsa DRU

Verifica modul în care sunt completate formularele-tip specifice departamentului Resurse Umane care îi parvin, ofera asistenta în vederea remedierilor, unde e cazul

Legat de disciplina muncii, raspunde de:

îmbunatatirea calitatii pregatirii sale profesionale si de specialitate prin mijloace proprii si/sau prin

participarea la formele de pregatire si perfectionare mijlocite de firma

pastrarea confidentialitatii informatiilor legate de firma, utilizarea si pastrarea în bune conditii a documentelor cu regim special, modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale si mijl. fixe puse la dispozitie de firma

respecta prevederile normativelor interne si procedurile de lucru privitoare la postul sau

adopta un comportament în masura sa promoveze imaginea firmei

se implica în vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

AUTORITATEA POSTULUI:

Utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma

Distribuie materiale promotionale conform normativelor interne

Informeaza managementul firmei în legatura cu aparitia unor situatii neprevazute specifice postului

Aprobat,  

Director General Titular de post DRU Director Departament

Data Data Data Data

SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII studii medii

CURSURI DE PREGĂTIRE birotica, secretariat (constituie un avantaj)

EXPERIENŢĂ:

minim 2 ani

PE POST: 1 an experienta pe post asemanator (constituie avantaj)

CUNOsTINŢE NECESARE:

Limba engleza

Operare PC (MS Office)

Gestionare/arhivare documente

Utilizare echipamente de birou

APTITUDINI   sI DEPRINDERI NECESARE:

Aptitudine generala de învatare

Aptitudini de comunicare orala si scrisa

Aptitudinea de a lucra cu documente

Planificarea si organizarea operatiilor si activitatilor

Respectarea instructiunilor orale si scrise

Acordare si transmitere de informatii

Culegere, clasificare si interpretare a informatiilor

CERINŢE PENTRU EXERCITARE:

Inteligenta

Atentie concentrata si distributiva

Echilibru emotional

Placerea pentru lucrul cu oamenii

Rezistenta la stres

Usurinta, claritate si coerenta în exprimare

Expresivitatea limbajului

Comportament adecvat (limbaj, vestimentatie, reguli de politete)

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE usurinta în manipularea fizica si ordonarea obiectelor în mediul profesional, spirit practic, respectarea regulilor, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, fluenta verbala.