Promovarea sprijinului în domeniul e-business si inovarii pentru IMM-uri

GUVERNUL ROMâNIEI

PROIECTUL ECONOMIA BAZATĂ PE CUNOAsTERE

Componenta 3:

Promovarea sprijinului în domeniul e-business

si inovarii pentru IMM-uri

Subcomponenta 3.2 - PROGRAMUL DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ

GHIDUL SOLICITANTULUI

Acest ghid se adreseaza tuturor celor interesati sa depuna o solicitare pentru primirea unei finantari nerambursabile si ofera detalii privind modul de pregatire al solicitarii, procedurile referitoare la depunere si evaluare, precum si cele referitoare la procesele de contractare, monitorizare si raportare pentru solicitarile câstigatoare.

CâTEVA INFORMAŢII PE SCURT

CUPRINS

Capitolul 1 Descrierea Proiectului Economia Bazata pe Cunoastere (EBC)

Capitolul 2 Programul de Finantare Nerambursabila (PFN)

Obiectivul PFN 5

Prioritatile PFN 5

Grupuri Ţinta 6

Valoarea finantarilor nerambursabile 7

Criterii de eligibilitate 7

Acorduri institutionale 12

Capitolul 3 Pregatirea si depunerea solicitarilor în vederea obtinerii

finantarii nerambursabile 14

Capitolul 4  Procesul de evaluare al solicitarilor 19

Capitolul 5 Contractarea si finantarea proiectelor 24

Capitolul 6 Procesele de monitorizare si raportare 26

Proiectul Economia Bazata pe Cunoastere (EBC) este un proiect finantat de Banca Mondiala si Guvernul României prin Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei (MCTI), coordonatorul national al Proiectului.

Responsabilitatea procesului de implementare al Proiectului EBC revine Unitatii de Management al Proiectului (UMP), din cadrul MCTI.

EBC sprijina si faciliteaza participarea comunitatilor dezavantajate din punctul de vedere al accesului la informatie la societatea si economia bazata pe cunoastere.

Mai concret, în comunitatile - beneficiare ale EBC, Retelele Electronice ale Comunitatilor Locale (RECL) vor evolua catre instrumente zilnice pentru educatie, afaceri si comunicare publica cu nivelul guvernamental , cu un management privat îmbunatatit si a 737m121h uto-sustenabilitate financiara.

EBC are trei componente, dupa cum urmeaza:

Componenta A. Extinderea Accesului la Tehnologiile TIC în comunitatile dezavantajate din punctul de vedere al accesului la informatie si îmbunatatirea cunostintelor de utilizare a calculatorului

Obiectivul acestei componente este de a oferi acces la serviciile TIC prin furnizarea de echipamente si servicii de conectivitate, ca si prin activitati de formare a populatiei locale în ceea ce priveste abilitatile si competentele în domeniul TIC, pentru cresterea nivelului de cunostinte în utilizarea instrumentelor TIC.

În acest sens au fost înfiintate 255 de RECL în mediul rural/mic urban, care servesc drept "centre de cunoastere", furnizând informatii, servicii si beneficii pentru cetateni si întreprinzatori particulari din comunitatile dezavantajate din punct de vedere al accesului la informatii.

Configurarea Retelei Electronice a Comunitatii Locale include 4 noduri (Primarie, scoala, Biblioteca Publica si Punctul de Acces Public la Informatie) cu urmatoarele functii:

• Primaria - va asigura implementarea serviciilor de e-government;
• scoala - va asigura utilizarea instrumentelor TIC în procesul educational, pentru a îmbunatati procesul de predare/învatare si pentru a dobândi un nivel corespunzator de abilitati TIC pentru profesori si elevi;
• Biblioteca Publica - va asigura dezvoltarea bazei de cunostinte locale prin proiecte si activitati culturale;
• Punctul de Acces Public la Informatie - va asigura accesul egal al membrilor comunitatii locale la cunoastere si va genera un proces de constientizare publica privitoare la importanta utilizarii mijloacelor TIC.

Componenta B. Dezvoltarea si promovarea serviciilor de e-government

Aceasta componenta va îmbunatati relatia dintre cetateni si administratia publica locala si va contribui la cresterea gradului de transparenta, prin introducerea unor sisteme informatice.

Componenta C. Promovarea comertului electronic si sprijinirea adoptarii solutiilor inovatoare pentru sectorul IMM, cu urmatoarele subcomponente:

► Sub-Componenta 3.1 portalul e-Comunitate - va oferi toate functiile specifice unei "piete" virtuale dar va contine de asemenea, structurate pe domenii, functionalitati adresate beneficiarilor directi ai Proiectului, cuprinzând aspecte economice, culturale, sociale si ale sectorului public, la nivel local.

► Subcomponenta 3.2 Programul de Finantari Nerambursabile (PFN)- va oferi finantari nerambursabile persoanelor fizice autorizate, asociatiilor familiale, microîntreprinderilor, IMM-urilor si consortiilor formate din IMM-uri împreuna cu o universitate si/sau un institut de cercetare si dezvoltare (C&D).

2.1 OBIECTIV

PFN se refera la subcomponenta 3.2 a Proiectului Economia bazata pe Cunoastere iar prezentul ghid descrie procesul de solicitare în vederea obtinerii finantarii nerambursabile, proces care trebuie urmat de catre potentialii solicitanti.

Bugetul total al PFN este de 9.000.000 USD. Acest buget va fi alocat printr-un "apel de proiecte" organizat la nivel national de catre UMP-MCTI (Autoritatea Contractanta).

Principalul obiectiv al PFN este acela de a îmbunatati competitivitatea companiilor românesti pe pietele nationale si internationale prin adoptarea tehnologiilor inovatoare si solutiilor informatice de tip e-business. În acest sens, PFN va oferi finantari nerambursabile pentru grupurile - tinta eligibile.

2.2 PRIORITĂŢILE PFN

PFN va finanta proiectele care se încadreaza în obiectivul enuntat anterior si urmatoarele patru prioritati:

Prioritatea 1

PFN va sprijini proiectele care implementeaza solutii de tip e-business, menite sa dezvolte afacerile bazate pe infrastructura TIC.

Prioritatea 2

PFN va sprijini întreprinzatorii privati care doresc: sa adopte solutii inovatoare în activitatea lor curenta, prin implementarea de planuri de afaceri care au ca obiectiv retehnologizarea proceselor de afaceri, dezvoltarea de produse inovatoare si sisteme TIC. Scopul este acela de a îmbunatati competitivitatea companiilor prin investitii în active si active intangibile^[1], dezvoltarea resurselor umane si strategii de online marketing.

Prioritatea 3

PFN va sprijini proiecte care sa exploateze licente, patente, inventii si inovatii prin realizarea de bunuri si servicii care sa fie comercializate pe piata.

Prioritatea 4

PFN va sprijini marketingul afacerilor prin mijloace electronice si prezenta pe internet, cu avantaje competitive si oportunitati de parteneriat.

2.3 GRUPURI ŢINTĂ

PFN se adreseaza acelor beneficiari care apartin urmatoarelor trei categorii de grupuri tinta:

Grup tinta A

- Persoane fizice autorizate si asociatii familiale, asa cum sunt descrise prin legea nr. 300/2004

- Micro-întreprinderi, asa cum sunt definite prin legea nr. 346/2004 si legea nr. 111/2003

Grup tinta B

Întreprinderi mici si mijlocii, asa cum sunt definite prin legile nr.31/1990, 346/2004 si OUG nr.27/2006.

Asociatii care activeaza în domeniul agriculturii, definite prin legea nr. 36/1991 si OUG nr. 125/2006

Cooperative, asa cum sunt definite prin Legea nr. 1/2005 si Legea nr.

Grupuri de producatori, asa cum sunt definite prin OG nr. 37/2005 si Legea nr. 338/2005

Grup tinta C

Consortii compuse din cel putin o întreprindere mica sau mijlocie, împreuna cu o universitate si/ sau un institut de cercetare si dezvoltare

Universitatile si Institutele de Cercetare - Dezvoltare pot participa la PFN DOAR daca: (i) sunt autonome din punct de vedere legal si financiar si (ii) îsi desfasoara activitatea conform legislatiei comerciale.

Consortiul nu este o entitate legala, ci o asociatie bazata pe un parteneriat semnat de catre membrii sai.

O entitate, asa cum este definita în cadrul categoriilor de grupuri - tinta, nu poate depune mai mult de o propunere în calitate de unic solicitant sau partener într-un consortiu.

2.4 VALOAREA FINANŢĂRILOR NERAMBURSABILE

Contributia totala a PFN pentru fiecare solicitare aprobata variaza între 33.450 si 446.000 LEI, în functie de grupul tinta caruia îi apartine solicitantul. Contributia solicitantului în numerar este obligatorie. Contributiile în natura sunt considerate drept costuri neeligibile finantate de catre partenerul PFN. Contributiile în natura pot fi utilizate pentru realizarea proiectului, dar nu conteaza drept contributie a solicitantului, asa cum se solicita pentru fiecare grup tinta. Contributia minima solicitata pentru fiecare solicitant este prezentata mai jos:

Pentru grupul tinta A

Valoarea finantarii nerambursabile: 33.450 LEI (maximum)

Contributia solicitantului: 15% (minimum) din valoarea proiectului propus

Pentru grupul tinta B

Valoarea finantarii nerambursabile: 223.000 LEI (maximum)

Contributia solicitantului: 25% (minimum) din valoarea proiectului propus

Pentru grupul tinta C

Valoarea finantarii nerambursabile: 446.000 LEI (maximum)

Contributia solicitantului: 40% (minimum) din valoarea proiectului propus

2.5 CRITERII DE ELIGIBILITATE

Criteriile de eligibilitate reprezinta conditii obligatorii care trebuie îndeplinite de catre solicitant în vederea obtinerii finantarii nerambursabile, precum si de catre proiectul în sine, pentru a putea fi acceptat spre evaluare si, eventual, pentru a obtine sprijinul financiar nerambursabil.

Criteriile de eligibilitate se refera la solicitant (2.5.1) si la costurile proiectului (2.5.2).

2.5.1 Criteriile de Eligibilitate se refera la solicitant/toti partenerii de consortiu (denumiti în continuare "solicitant")

1. Solicitantul trebuie sa fie înregistrat în conformitate cu legislatia din România, înainte de data de 31 decembrie 2006;
2. Solicitantii trebuie sa fie în functiune si trebuie sa fi înregistrat profit operational în anul 2007, asa cum rezulta din declaratiile lor financiare pentru anul 2007 (Bilant si Balanta);
3. Solicitantul, prin statutul sau juridic, trebuie sa apartina uneia din categoriile de grupuri tinta, asa cum sunt definite la capitolul 2.3;
4. Solicitantul, individual sau ca si partener de consortiu, este responsabil în mod direct cu pregatirea si implementarea proiectului, orice alta optiune fiind exclusa (cum ar fi calitatea de organism intermediar);
5. Valoarea totala a finantarii nerambursabile solicitate nu va depasi limitele maxime aprobate anterior pentru fiecare grup tinta (asa cum este stipulat la capitolul 2.4);
6. Contributia solicitantului trebuie sa aiba minimum valoarea procentuala stabilita pentru fiecare grup tinta (asa cum este indicat la capitolul 2.4);
7. Solicitantul se angajeaza sa mentina proprietatea asupra proiectului si natura activitatii pentru care s-a acordat finantarea nerambursabila (acestea nu trebuie sa fie puse drept gaj sau închiriate) pentru o perioada de minimum 36 luni de la finalizarea proiectului, si sa asigure exploatarea optima si mentenanta în perioada de timp mentionata mai sus;
8. La momentul la care solicitantul depune o solicitare pentru finantare nerambursabila, acesta nu poate avea în implementare o alta finantare nerambursabila sau nu se poate suprapune cu alte resurse financiare sau programe de sprijinire pentru acelasi scop pentru care se solicita finantarea nerambursabila (anexa 1, partea IV);
9. Prin depunerea unei solicitari a carei valoare, cumulata cu alte finantari nerambursabile de la stat (granturi) primite în ultimii 3 ani consecutivi, depaseste (chiar si partial), valoarea totala indicata ca si limita "de minimis" stipulata de catre legislatia româneasca, un solicitant este automat respins din cadrul PFN. Acest lucru va fi demonstrat prin declaratia scrisa a solicitantului, pe proprie raspundere (anexa 1, partea IV);
10. Solicitantul trebuie sa respecte principiul neutralitatii tehnologice (de a nu favoriza o anumita marca sau tehnologie);
11. Compania solicitantului nu se afla în dificultati legate de Ghidul European referitor la regulile ajutorului de stat si reglementarile privind recuperarea si restructurarea companiilor pentru care s-a pus sechestru (Jurnalul EU nr C244/01.10.2004)
12. Compania solicitantului nu este în situatie de insolventa/lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr.85/2006, referitoare la procedura de insolventa, cu toate modificarile si amendamentele ulterioare; compania nu este gestionata de catre un administrator judiciar, nu are nici o restrictie impusa asupra activitatilor sale comerciale, iar acestea nu sunt la dispozitia creditorilor;
13. Solicitantul nu a fost condamnat în ultimele 36 luni de catre o instanta judecatoreasca pentru motive profesionale sau orice motive legate de proasta administrare etica;
14. Compania solicitantului nu are drept principal obiect de activitate vreunul din sectoarele interzise, de catre reglementarile europene, de la primirea ajutoarelor financiare nerambursabile (a se vedea 2.5.2.3).
15. Solicitantul trebuie sa demonstreze ca nu a avut întârzieri în rambursarea curenta sau anterioara a împrumuturilor comerciale private sau publice, a schemelor de creditare (daca este cazul) (anexa D, documente justificative);
16. Solicitantul nu trebuie sa fi avut vreun incident de plata în anul fiscal precedent (i.e. emiterea de cecuri neacoperite) (anexa 1, partea IV);
17. Solicitantul trebuie sa demonstreze ca nu are datorii la bugetul de stat (anexa D, documente justificative);
18. Solicitantul trebuie sa pastreze registre contabile actualizate, în conformitate cu legislatia din România (anexa 1, partea IV);
19. Solicitantul trebuie sa demonstreze ca nu are pierderi financiare, în conformitate cu declaratiile fiscale din anul precedent (anexa D);

Solicitantii vor fi respinsi daca:

(a) sunt în stare de faliment ori lichidare, afacerile lor sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile lor comerciale sunt suspendate si fac obiectul unui aranjament cu creditorii sau sunt într-o situatie similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;

(b) au fost condamnati, prin hotarârea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli în materie profesionala;

(c) sunt vinovati pentru fapte profesionale grave, demonstrate prin orice mijloace pe care Autoritatea Contractanta le poate dovedi;

d) nu si-au îndeplinit obligatiile de plata a contributiilor de asigurari sociale sau a impozitelor, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în tara în care sunt stabiliti sau în tara de origine a Autoritatii Contractante sau în tara în care îsi desfasoara activitatea;

e) au fost condamnati, prin hotarârea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru frauda, coruptie, implicare în activitatile unei organizatii criminale sau orice alte activitati ilegale, în detrimentul intereselor financiare comunitare;

f) nu si-au îndeplinit sau si-au îndeplinit în mod defectuos obligatiile contractuale, referitoare la o procedura de achizitii sau alte proceduri de acordare de finantari nerambursabile finantata din bugetul Comunitar;

Solicitantii sunt de asemenea exclusi din participarea în cererea de propuneri sau de la acordarea de finantari nerambursabile daca, în orice moment al cererii, sunt într-una din urmatoarele situatii

(a)    Fac obiectul unui conflict de interese;

(b)   Se fac vinovati de proasta reprezentare în furnizarea informatiilor solicitate de catre Autoritatea Contractanta, ca si conditie de participare la cererea de propuneri, sau nu au furnizat aceste informatii;

(c)    Au încercat sa obtina informatii confidentiale sau sa influenteze Comitetul de Evaluare sau Autoritatea Contractanta pe parcursul procesului de evaluare a cererii - prezente sau trecute - de propuneri.

În Cererea Solicitantului pentru Finantarea Nerambursabila ("Declaratia Solicitantului" - Partea IV), solicitantii trebuie sa declare ca nu se încadreaza în niciuna din categoriile (a) pâna la (f).

2.5.2 Eligibilitatea costurilor proiectului

2.5.2.1 În scopul PFN, valoarea totala a proiectului consta NUMAI din: costurile cheltuielilor eligibile mentionate mai jos, care pot fi acoperite partial sau în întregime prin finantarea nerambursabila, si contributia beneficiarului, conform anexei 1A (bugetul Proiectului). Orice alte costuri necesare implementarii proiectului nu vor fi incluse în valoarea totala a proiectului si nu vor fi mentionate în Anexa 1A, (bugetul Proiectului). Neconformarea cu aceste cerinte va conduce la respingerea solicitarii.

Urmatoarele costuri sunt eligibile pentru finantarea din PFN, partial sau în întregime, respectând procentele eligibile specificate mai jos, conform anexei 1A:

(a) Achizitionarea utilajelor de productie care sa contina elemente inovatoare sau tehnologii moderne, precum si b) echipamente TIC (una din aceste categorii sau o combinatie a acestora)- max. 60% din valoarea totala a proiectului.

(c) Achizitionarea de licente de productie, patente, inventii, inovatii, necesare pentru implementarea procesului inovator de productie, precum si d) licente software si sisteme TIC (una din aceste categorii sau o combinatie a acestora)- max. 40% din valoarea totala a proiectului.

(e) Achizitionarea de solutii software care pot include urmatoarele: analiza proceselor, dezvoltarea, implementarea si testarea aplicatiei - max. 40% din valoarea totala a proiectului.

Achizitionarea de servicii de consultanta pentru: f) planuri de afaceri pentru dezvoltarea solutiilor de tip e-business, g) studii de piata, h) pregatirea documentatiei proiectului, i) implementarea proiectului (una din aceste categorii sau o combinatie a acestora);- min 10% si max. 20% din valoarea totala a proiectului

(j) Achizitionarea de servicii de instruire (numai taxele pentru cursuri) - min 10% si max. 20% din valoarea totala a proiectului

(k) Participarea la expozitii si târguri nationale si internationale (numai taxa de participare) si (l) servicii pentru marketing online - una din aceste categorii sau o combinatie a acestora - max. 10% din valoarea totala a proiectului

(m) Costuri pentru audit - max. 10% din valoarea totala a proiectului

Cheltueli neeligibile

Urmatoarele cheltuieli nu sunt eligibile pentru a fi finantate în cadrul PFN:

• Cumpararea sau închirierea terenurilor si a cladirilor existente, indiferent daca închirierea rezulta în transferul de proprietate catre beneficiarul leasingului;
• Salariile sau onorariile solicitantului/partenerilor de consortiu;
• Orice forma de leasing pentru achizitionarea de bunuri si servicii;
• Costuri de marketing, altele decât cele de online marketing si taxele de participare la târguri si expozitii;
• Plati în natura;
• Cheltuieli legate de achizitionarea echipamentelor la mâna a doua;
• Investitii pentru cladiri si modernizarea sediilor;
• Achizitionarea oricarui tip de mijloace de transport;
• Activitati finantate deja sau în curs de finantare din bugetul României sau din alte surse (internationale);
• Costuri legate de serviciile financiare (în special costurile cu transferuri si garantii financiare);
• Datorii si provizioane pentru pierderi sau datorii;
• Dobânzi datorate;
• Credite catre terte parti;
• Articole deja finantate în alt cadru;
• Costuri operationale, cum ar fi: combustibil, articole de birotica, piese de schimb, chirii, utilitati, diurne, cazare, transport local si international, servicii de telefonie, internet si altele;
• Onorarii legate de tranzactiile bancare;
• Cheltuieli legate de alte cheltuieli operationale, cu exceptia celor specificate ca fiind eligibile;
• Costuri legate de asigurari.

Toate cheltuielile legate de/sau provenind din alte forme de ajutor financiar international / national nu sunt considerate ca fiind cheltuieli eligibile, care sa poata fi finantate prin PFN.

2.5.2.3 Domenii de activitati neeligibile

În conformitate cu reglementarile privind ajutorul de stat nu sunt eligibili solicitantii cu activitate în cel putin unul din urmatoarele sectoare: pescuit si acvacultura, constructii navale, industria carbonifera, industria siderurgica, fibre sintetice.

Conform Regulamentului (CE) nr.1628/2006 pentru aplicarea art. 87 si 88 din Tratat la ajutorul national regional pentru investitii, adoptat de Comisia Europeana si publicat în Jurnalul Oficial al UE nr. L302/29/2006, si a schemelor de ajutor de stat ce se aplica pentru prezenta operatiune, nu se acorda sprijin financiar pentru:

. activitatile legate de productia primara, procesarea si comercializarea produselor agricole enumerate în Anexa nr.1 la Tratatul Instituind Comunitatea Europeana;

. sustinerea financiara a activitatilor de export catre terte tari sau catre State Membre, legata direct de cantitatile exportate, de crearea si functionarea unei retele de distributie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export;

. utilizarea cu precadere a produselor nationale în detrimentul produselor importate;

. achizitionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport.

.firmele clasificate conform Codului CAEN pentru: "Industria prelucratoare"- producerea de arme si munitii, tutun, bauturi alcoolice, si pentru "Activitati bancare, financiare si de asigurari".

.proiectele ai caror beneficiari desfasoara activitati în domeniul pornografiei si jocurilor de noroc, precum si cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice, si/sau prevederilor legale aflate în vigoare.

2.5.2.4 Cheltuieli neprevazute

La bugetul proiectului poate fi adaugata o rezerva de cheltuieli neprevazute de maxim 10% din totalul costurilor eligibile (valoarea finantarii nerambursabile + contributia reprezentând cofinantarea beneficiarului) (Anexa 1A), rezerva care poate fi utilizata numai în urma obtinerii aprobarii scrise din partea Autoritatii Contractante.

Valoarea rezervei de cheltuieli neprevazute reprezinta numai un mijloc de finantare al Solicitantului si nu conteaza drept contributie la cofinantare.

IMPORTANT - Orice cheltuiala neeligibila rezultata din proiect nu va fi prezentata, în nici un fel, în Anexa 1A (Bugetul proiectului). Nerespectarea acestei cerinte va conduce la respingerea automata a solicitarii

2.6 ACORDURI INSTITUŢIONALE

PFN este implementat la nivel national de catre actori care impart sarcinile si responsabilitatile dupa cum este prezentat în Tabelul 1:

Table 1

3.1 Pregatirea solicitarilor

Solicitarile în vederea obtinerii finantarii nerambursabile vor fi pregatite, de catre potentialii beneficiari, respectând toate cerintele descrise în Ghidul Solicitantului.

Solicitantii vor depune, în scopul evaluarii, urmatoarele:

Solicitantii care apartin grupului tinta A vor depune Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila (anexa 1) si anexele: 1A, 1B, 1C si 1D;

Solicitantii care apartin grupului tinta B si C vor depune suplimentar, pe lânga Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila si anexele sale, deja mentionate, si Planul de Afaceri (anexa 1E).

Detaliile referitoare la Cererea solicitantului si anexele sale sunt prezentate mai jos:

Dosarul solicitantului include urmatoarele documente:

3.1.1 Cererea solicitantului în vederea obtinerii finantarii nerambursabile (Anexa 1)

Bugetul Proiectului (Anexa 1A)

Planul de Sustenabilitate (Anexa 1B)

Declaratia de impartialitate (Anexa 1 C)

3.1.5. Documentele justificative (Anexa 1D)

Planul de Afaceri (numai pentru grupurile tinta B si C) (Anexa 1E)

Propunerea de proiect trebuie depusa utilizând formularul standard prezentat în Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila.

Solicitantii vor respecta întocmai formatul proiectului, stilul Times New Roman, marimea caracterelor 12, spatiile dintre linii 1.5 si le vor completa în limba româna. Solicitarile scrise de mâna nu vor fi acceptate.

Solicitantii vor completa cu atentie si cât mai clar cu putinta formularul de propunere a proiectului, astfel încât evaluatorii sa îl poata analiza cu acuratete. Vor fi exacti si vor furniza suficiente detalii pentru a asigura faptul ca propunerea de proiect este clara, în special partea referitoare la modul în care vor fi atinse obiectivele proiectului propus, care sunt beneficiile sale, si modul în care proiectul este relevant pentru obiectivele PFN.

Toate documentele trebuie îndosariate, cu toate paginile numerotate, respectând formatul propunerii de proiect si ordinea paginilor.

Orice erori legate de punctele incluse in Lista de Verificare (Partea a V-a a Cererii de solicitare) sau inconsistenta majora în formularul de propunere de proiect (de ex. daca sumele mentionate în buget sunt inconsistente cu cele mentionate în formularul de propunere de proiect) vor conduce la respingerea imediata a propunerii.

Fisierul continând toate aceste documente este de asemenea disponibil pe INTERNET la urmatoarele adrese: www. mcti.ro si www.ecomunitate.ro

Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila (Anexa 1)

Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila este compusa din 5 parti, respectiv:

Propunerea de proiect

Solicitantul (pentru grupurile tinta A si B) si toti partenerii de consortiu (pentru grupul tinta C)

Partenerii de consortiu (trebuie completat doar pentru grupul tinta C)

Declaratia Solicitantului

Lista de verificare

Cadrul temporal al proiectului nu va depasi 12 luni consecutive, dupa cum este stipulat în Contractul Standard de Finantare - Anexa 3.

3.1.2 Bugetul Proiectului (Anexa 1A)

Bugetul proiectului trebuie depus utilizând formatul standard anexat la " Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila".

Solicitantii vor tine cont cu strictete de formatul de buget si îl vor completa în limba româna. Bugetele prezentate cu scris de mâna nu vor fi acceptate.

Formularul de buget trebuie completat cu atentie si cât mai clar cu putinta, astfel încât evaluatorii sa îl analizeze cu atentie. Valorile vor fi indicate în LEI.

O cerinta obligatorie, care reprezinta totodata si un motiv de excludere, este aceea ca anexa A (bugetul proiectului) sa contina DOAR costurile eligibile ale proiectului (valoarea finantarii nerambursabile + contributia beneficiarului reprezentând cofinantarea).

Toti solicitantii trebuie sa mentina bugetul în limitele specificate în formularul de buget al proiectului.

3.1.3 Planul de sustenabilitate a proiectului (Anexa 1B)

Planul de sustenabilitate al proiectului va fi prezentat utilizând formularul standard anexat la " Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila". Acest formular ofera informatii privind actiunile avute în vedere pentru desfasurarea proiectului odata încheiata finantarea nerambursabila.

3.1.4 Declaratia de impartialitate (Anexa 1C)

Acesta este un document care va fi prezentat utilizând formatul standard anexat la " Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila

Formularul are ca scop demonstrarea faptului ca nu exista vreun conflict de interese al beneficiarului finantarii nerambursabile, referitor la proiect sau la Autoritatea Contractanta.

3.1.5 Documente justificative ale proiectului (Anexa 1D)

Solicitantii vor anexa la Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila în vederea obtinerii finantarii nerambursabile, urmatoarele documente în format hârtie:

Pentru societati comerciale - copii dupa Actul Constitutiv, copie a Certificatului de inregistrare;

Pentru persoane fizice autorizate si asociatii familiale - autorizatii de functionare;

Pentru asociatii profesionale din România - copie a certificatului de înregistrare, care sa dovedeasca faptul ca organizatia este o entitate legala;

Pentru orice partener din consortiu: copii ale documentelor, care sa demonstreze faptul ca partenerul este o entitate juridica, conform legislatiei în vigoare;

Copii ale celui mai recent bilant al solicitantului si ale celor mai recente balante^[3] (situatia financiara anuala pentru anul financiar precedent, vizat de Directia Generala a Finantelor Publice din teritoriul de pe raza caruia este înregistrat); (Pentru solicitant/partenerii de consortiu)

Certificatul de Atestare Fiscala emis de catre Administratia Financiara, care sa certifice faptul ca organizatia nu are debite restante, precum si cifra de afaceri aferenta anului 2007, în original; (Pentru solicitant/partenerii de consortiu);

Certificatul de atestare fiscala privind impozite, taxe locale si alte venituri la bugetul local, emis de autoritatea locala, care sa certifice faptul ca organizatia nu are datorii pentru anul 2007, în original; (Pentru solicitant/partenerii de consortiu);

Declaratie bancara, atestând disponibilitatea contributiei solicitantului la cofinantarea proiectului, în original (Pentru solicitant/partenerii de consortiu);

O declaratie pe proprie raspundere (semnata si stampilata) a solicitantului si a fiecarui partener, ca nu se afla în situatia de conflict de interese - original (anexa 1C);

Declaratia de parteneriat semnata si stampilata de solicitant/toti partenerii de consortiu - original

Declaratia-angajament a solicitantului, semnata si stampilata, în original;

Nota de înaintare datata, semnata si stampilata de catre Solicitant (toti membrii Consortiului pentru grupul tinta C).

Documentele justificative solicitate trebuie depuse în original sau copii ale respectivului original, dupa cum s-a mentionat mai sus.

Toate documentele trebuie sa fie în limba româna.

3.1.6 Planul de Afaceri (Anexa 1E)

Pentru toti solicitantii care apartin grupurilor tinta B si C, se solicita un Plan de Afaceri suplimentar. Formatul sau este atasat în Anexa1E.

3.2 Depunerea Cererii solicitantului pentru finantare nerambursabila

Solicitarile trebuie depuse doar prin posta sau prin curier, cu confirmare de primire, sau înmânate direct, dupa cum urmeaza:

Expeditorul va primi de la biroul la care se depun documentele un certificat de primire, semnat si datat, continând NUMĂRUL DE REFERINŢĂ AL SOLICITĂRII (NRA). Pentru solicitarile transmise prin posta, NRA va fi specificat pe confirmarea de primire.

Solicitarile transmise prin orice alte mijloace (de ex. prin fax sau e-mail), transmise la alte adrese sau transmise dupa termenul limita vor fi respinse în mod automat.

CD-ul va contine toate documentele prezentate în dosarul original:

Cererea solicitantului pentru finantare nerambursabila, planul de sustenabilitate, declaratia de impartialitate si Planul de Afaceri, în format .doc

Bugetul în format .xls

Documentele justificative în format .pdf

Formatul electronic va contine exact aceeasi propunere ca cea tiparita pe hârtie si inclusa în plic. Fiecare componenta a solicitarii trebuie depusa într-un fisier separate si unic, fisier care nu va fi împartit în mai multe fisiere diferite. În cazul în care continutul CD-ului prezinta neconcordante cu versiunea tiparita, solicitarea va fi descalificata.

Plicul exterior va contine urmatoarele:

Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei

Blvd. Libertatii nr. 14, Sector 5, BUCUREsTI, cod 050706

În atentia Unitatii de Management al Proiectului "Economia Bazata pe Cunoastere - Programul de finantare nerambursabila"

• Numele complet al solicitantului/partenerilor de consortiu
• Adresa solicitantului/partenerilor de consortiu, numarul de telefon fix, mobil si adresa de e-mail
• cuvintele "A nu se deschide înainte de sesiunea de evaluare".

Solicitantii trebuie sa verifice daca solicitarea este completa, utilizând lista de verificare (Partea a V-a a Cererii solicitantului pentru finantarea nerambursabila). Solicitarile incomplete vor fi respinse.

3.3 Termenul limita pentru primirea solicitarilor

Termenul limita pentru primirea solicitarilor este: luna /ziua /anul /ora Solicitarile trebuie depuse la MCTI - UMP înainte de data si ora specificate.

Orice solicitare primita dupa termenul limita va fi automat respinsa, chiar daca data postei este anterioara termenului limita sau întârzierea este cauzata de serviciul de curierat postal.

Alte informatii

Orice informatii suplimentare referitoare la acest apel de proiecte vor fi anuntate la adresele de internet: www.mcti.ro si www.ecomunitate.ro

Întrebarile pot fi transmise nu mai târziu de 21 zile înainte de termenul limita pentru primirea propunerilor, la adresa de mai jos, indicând clar referinta cererii de propuneri:

Adresa de e-mail: < .....>

Fax:<.... >

Raspunsurile vor fi transmise nu mai târziu de 11 zile înainte de data limita pentru primirea propunerilor.

În scopul aplicarii unui tratament egal al solicitantilor, Autoritatea Contractanta nu poate furniza o opinie preliminara privind eligibilitatea unui solicitant sau a unei actiuni.

Întrebarile care pot fi relevante si pentru alti solicitanti, împreuna cu raspunsurile aferente, vor fi publicate pe internet la adresele www.mcti.ro si www.ecomunitate.ro

Procesul de evaluare va fi realizat în doua etape:

4.1 Etapa 1 - conformitatea administrativa si îndeplinirea conditiilor de eligibilitate

4.2 Etapa 2 - procesul de evaluare prin notare si întocmirea ierarhizata a listelor finale de beneficiari.

4.1 - Etapa 1 - conformitatea administrativa si îndeplinirea conditiilor de eligibilitate

4.1.1 Conformitatea administrativa va verifica urmatoarele aspecte:

Solicitarea este transmisa la termen

Solicitarea este scrisa în mod adecvat si este completa

Plicul este sigilat si contine: oferta în original, o copie si un CD care are un continut identic cu versiunea pe hârtie a ofertei

Nota de Înaintare si Declaratia-angajament (anexa 1, partea a IV-a) sunt semnate de solicitant, în original

Solicitarea este conforma cu formatul solicitat

Solicitarea contine toate documentele mentionate în Lista de Verificare

Solicitantul/partenerii de consortiu apartin(e) grupurilor tinta specificate

4.1.2 Îndeplinirea conditiilor de eligibilitate va consta din verificarea criteriilor de eligibilitate referitoare la solicitant si cele referitoare la costurile proiectului (dupa cum s-a precizat la capitolele 2.5.1 si 2.5.2).

Propunerile selectate ca eligibile vor fi evaluate în continuare, iar cele considerate ca nefiind eligibile (propunerile care nu îndeplinesc criteriile legate de conformitatea administrativa si eligibilitate) nu vor intra în procesul de evaluare.

4.2 Etapa 2 - Procesul de evaluare prin notare si întocmirea ierarhizata a listelor finale de beneficiari.

Evaluarea individuala a solicitarilor pentru finantarea nerambursabila

Fiecare solicitare care a trecut de prima etapa (conformitatea administrativa si îndeplinirea conditiilor de eligibilitate) va fi evaluata conform Criteriilor de Evaluare.

Fiecare membru al CE va evalua fiecare solicitare utilizând "Formularul Individual de Evaluare", acordând note si furnizând comentarii privind evaluarea. .

Criterii de evaluare 

Fiecarui grup de criterii de evaluare i se va da un punctaj (între zero si maximum) si fiecare aspect al evaluarii va fi notat conform tabelului 2:

Tabelul 2

4.3 - Desemnarea candidatilor câstigatori

Listele cu solicitarile pentru finantarile nerambursabile, în conformitate cu procesul de evaluare realizat de fiecare membru al CE, vor fi prezentate de catre presedintele CE.

În limitele bugetului PFN, CE va atribui finantarile nerambursabile în conformitate cu solicitarile clasate în ordine descrescatoare, pe baza Coeficientului de succes.

Punctajul mediu se calculeaza prin însumarea punctajului acordat de fiecare evaluator si împartirea sumei la 5..

Coeficientul de succes se calculeaza pentru fiecare solicitare evaluata prin divizarea punctajului obtinut la numarul maxim de puncte pe care l-ar fi putut obtine Solicitarea. De exemplu: o solicitare Y din cadrul grupului tinta A care a obtinut punctajul mediu din partea membrilor CE de of 96,786 puncte, are coeficientul de succes de: 96,786/140 = 0,691 (trei zecimale).

Similar, o solicitare Z din cadrul grupului tinta B, cu un punctaj mediu de 87,670, are coeficientul de succes de: 87,674/170 = 0,516.

O solicitare W din cadrul grupului tinta C, cu un punctaj mediu de 110,163, are coeficientul de succes de: 110,160/180 = 0,612.

În limitele bugetului proiectului, CE va selecta proiectele în ordine descrescatoare (în exemplele anterioare: Y, W, Z) a Coeficientului de Succes. CE va aproba o lista principala (proiecte selectate în limita bugetului PFN), o lista de asteptare si Lista Proiectelor Respinse, iar rezultatele vor fi publicate pe INTERNET la adresele: www.mcti.ro si www.ecomunitate.ro

5.1 Procesul de contractare

Toti solicitantii declarati câstigatori devin beneficiari ai PFN prin semnarea unui "Contract de Finantare" cu MCTI (ca Autoritate Contractanta) anterior începerii activitatilor eligibile si efectuarii cheltuielilor (cu exceptia serviciilor de consultanta pentru documentatia de pregatire a proiectului). În cazul unui consortiu (grupul tinta C), "Contractul de finantare" se semneaza între toti partenerii de consortiu si Autoritatea Contractanta.

Finantarea va deveni efectiva numai dupa semnarea de catre parti a "Contractului de Finantare".

Efectuarea platilor se va realiza în conformitate cu declaratia de cheltuieli (DC).

Dupa verificarea declaratiei de cheltuieli, suma aprobata va fi transferata de catre Autoritatea Contractanta în contul bancar al beneficiarului finantarii nerambursabile. MCTI - UMP are dreptul de a verifica la fata locului realitatea si conformitatea tuturor declaratiilor, activitatilor, cheltuielilor realizate de beneficiar în cadrul PFN. În cazul unor omisiuni, în cazul descoperirii de catre reprezentantii autorizati ai UMP-MCTI a cazurilor eronate sau neadevarate, beneficiarul finantarii nerambursabile are obligatia de a rambursa suma în întregime.

Data planificata pentru demararea activitatilor, în urma semnarii contractului de catre parti, este Ianuarie 2009 - aceasta data este doar cu titlu informativ.

În particular, Contractul de Finantare va stabili urmatoarele drepturi si obligatii:

Suma finala a finantarii nerambursabile:

Valoarea maxima a finantarii va fi stipulata în Contractul de Finantare.

Neîndeplinirea obiectivelor

Daca beneficiarul finantarii nerambursabile nu îndeplineste actiunile propuse si agreate îm contract, Autoritatea Contractanta îsi rezerva dreptul de a suspenda platile, si/sau sa înceteze contractul (a se vedea Articolul 12 din Conditiile Generale). Contributia aferenta finantarii nerambursabile poate fi redusa daca beneficiarul nu îndeplineste termenii contractuali (a se vedea Articolele 17.3 din Conditiile Generale).

Amendamente la contract si variatii ale bugetului

Orice amendament la contract trebuie prezentat ca act aditional scris la contractul original (Articolul 9.1 din Conditiile Generale). Totusi, unele amendamente (adrese, cont bancar, etc.) pot fi notificate Autoritatii Contractante (a se vedea Articolul 9.2 din Conditiile Generale).

Beneficiarul poate opera modificari în bugetul proiectului numai dupa obtinerea aprobarii scrise a Managerului de Proiect. Asemenea modificari nu pot afecta scopul proiectului, bugetul finantarii nerambursabile, procentajul de finantare stipulate la Articolul 3.2 din Contractul de Finantare si procentele de eligibilitate ale costurilor proiectului care urmeaza sa fie suportate de catre finantarea nerambursabila, asa cum este stipulat în Ghidul Solicitantului.

5.2 - Finantarea Proiectului

Transele finantarii

Finantarea nerambursabila va fi efectuata de Autoritatea Contractanta în transe.

Pentru implementarea proiectului este prevazuta urmatoarea schema de plati:

În orice stadiu al implementarii proiectului Autoritatea Contractanta finanteaza (în limitele aprobate) pâna la 85% din costurile totale ale proiectului pentru Grupul Ţinta A, 75% pentru Grupul Ţinta B si respectiv 60% pentru Grupul Ţinta C, dupa cum urmeaza:

Toate cheltuielile vor fi pre-finantate de catre Beneficiarul finantarii nerambursabile.

- Rapoartele intermediare si raportul final vor include o Declaratie de Cheltuieli (DC) în formatul prezentat în Anexa 8 precum si detalii asupra tuturor cheltuielilor efectuate pe parcursul implementarii proiectului.

- Dupa aprobarea rapoartelor, Autoritatea Contractanta va rambursa solicitantului suma stipulata în DC, corelata cu alocarea bugetara pentru activitatea specificata

- Partea corespunzatoare finantarii nerambursabile va fi platita Beneficiarului finantarii într-o singura transa, în termen de 30 de zile de la aprobarea raportului de catre Autoritatea Contractanta

- Autoritatea Contractanta va efectua platile numai în moneda locala (LEI), în conformitate cu Contractul de Finantare

- Ultima solicitare de plata trebuie sa acopere minimum 15% din valoarea totala a proiectului.

IMPORTANT

Cheltuielile efectuate de catre beneficiarul finantarii nerambursabile sunt în LEI (pe piata locala) sau în valuta (pe pietele internationale). Beneficiarul finantarii nerambursabile va primi LEI de la Autoritatea Contractanta.

6.1 Monitorizare

Procesul de monitorizare va fi realizat de catre o firma specializata contractata de catre UMP - MCTI.

Pe scurt, Beneficiarul finantarii nerambursabile va depune la Autoritatea Contractanta urmatoarele rapoarte tehnice si financiare standard:

* pentru proiecte care dureaza pâna la trei luni, Beneficiarul finantarii depune (i) Raport Interimar Tehnic si Financiar, în termen de maximum sase saptamâni de la demararea implementarii proiectului (în conformitate cu articolul 2.2. al contractului de finantare) si (ii) Raportul Final Tehnic si Financiar în termen de maximum 1 luna de la finalizarea proiectului;

* pentru proiectele care dureaza mai mult de trei luni, Beneficiarul finantarii depune (i) doua Rapoarte Interimare Tehnice si Financiare, la perioade egale ale procesului de implementare a proiectului si (ii) Raport Final Tehnic si Financiar în termen de maximum o luna de la finalizarea proiectului.

6.2 Raportare

Rapoartele elaborate de fiecare beneficiar al finantarii nerambursabile trebuie sa fie în limba româna. Rapoartele tehnice si financiare, în conformitate cu modelele atasate contractului, trebuie depuse în conformitate cu Articolul 2 al Conditiilor Generale ale Contractului. Rapoartele depuse pentru platile intermediare trebuie însotite de un plan de actiuni si bugetul pentru perioada urmatoare a implementarii.

Informatii suplimentare

În conformitate cu Articolul 2.2 al Conditiilor Generale, Autoritatea Contractanta poate solicita informatii suplimentare.

Înregistrari si contabilitatea proiectului

Beneficiarul finantarii va deschide special un cont bancar pentru implementarea proiectului. Numarul contului si banca vor fi comunicate utilizând modelul prezentat în Anexa 9. La data demararii proiectului, contul bancar trebuie sa aiba o balanta pozitiva si sa includa contributia în numerar a beneficiarului pentru implementarea proiectului.

Beneficiarul finantarii trebuie sa pastreze înregistrari corecte si la zi, precum si o contabilitate separata si transparenta referitoare la implementarea proiectului (a se vedea Articolul 16 din Conditiile Generale). Beneficiarul finantarii trebuie sa pastreze aceste înregistrari timp de trei ani dupa data de finalizare a proiectului.

Verificarea cheltuielilor

Contractul va permite MCTI - UMP, Misiunii IBRD în România, ca si oricaror experti angajati de catre aceste organisme în calitate de auditori externi, sa realizeze atât inspectii ale înregistrarilor, ca si verificari la fata locului cu privire la actiunile proiectului (a se vedea Articolul 16 din Conditiile Generale).

Publicitate

Finantarea nerambursabila EBC-MCTI trebuie sa beneficieze de conditii corespunzatoare de vizibilitate, de exemplu, în rapoarte si publicatiile rezultate din activitatile sau evenimentele publice asociate cu proiectul, etc. (a se vedea Articolul 6 din Conditiile Generale).

Odata cu semnarea Contractului de Finantare, Beneficiarul finantarii nerambursabile agreeaza ca urmatoarele informatii pot fi utilizate si/sau publicate de catre Autoritatea Contractanta: numele beneficiarului, titlul proiectului, suma totala finantata, datele de început si sfârsit ale proiectului precum si locatia în care este implementat proiectul.

În cazul oricaror achizitii de echipamente, este obligatoriu ca beneficiarul sa aplice pe acestea o inscriptionare permanenta, vizibila, auto-adeziva, continând urmatoarele informatii: Proiectul Economia Bazata pe Cunoastere - Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei, titlul si valoarea proiectului.

La finalizarea proiectului, Beneficiarul finantarii nerambursabile trebuie sa publice, într-un ziar local, un articol care sa descrie pe scurt proiectul si rezultatele obtinute.

Contracte de implementare

Atunci când implementarea proiectului necesita încredintarea de catre beneficiar a unor contracte de achizitii, acestea trebuie încredintate acelui ofertant care ofera cel mai bun raport pret-calitate, în conformitate cu principiile transparentei si tratamentului egal pentru potentialii contractori, având grija sa se evite orice conflict de interese.

În acest sens, beneficiarul finantarii trebuie sa urmeze procedurile specificate în Anexa 5 la contract (Reguli de achizitie ale contractelor).

Detalii privind regulile specifice de achizitie ale contractelor vor fi publicate la adresele de internet: www.mcti.ro si www.ecomunitate.ro

Beneficiarul finantarii nerambursabile nu poate contracta vreun serviciu (cu exceptia serviciilor de consultanta aferente pregatirii documentatiei pentru proiect) înainte de semnarea Contractului de Finantare Nerambursabila!

PAsII CARE TREBUIE URMAŢI DE CĂTRE UN SOLICITANT POTENŢIAL ÎN OBŢINEREA FINANŢĂRII NERAMBURSABILE

			Solicitantii eligibili trebuie sa: * apartina grupurilor tinta A, B sau C * depuna la termen toate documentele solicitate * îndeplineasca criteriile de conformitate administrativa * îndeplineasca criteriile de eligibilitate referitoare la solicitant/partenerii de consortiu si eligibilitatea costurilor de proiect * obtina o valoare a coeficientului de succes de minimum 0.700
	Verificarea eligibilitatii

 

Verificarea contributiei proprii