Obligatiile creatorilor si detinatorilor de arhive publice

Obligatiile creatorilor si detinatorilor de arhive publice

2. Legii Arhivelor Nationale 16 din 1996 ce cuprinde si un capitol intitulat "Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente", aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

3. Ordonantei de urgenta nr. 39 din 31. 05. 2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16 din 1996.

4. Proiectului de lege al Arhivelor Nationale aflat in procesul de aprobare si promulgare 2007-2008.

Plecand de la aceste premise, trebuie pentru inceput explicata notiunea de "creator si detinator de documente publice". Raspunsul pentru definirea "creatorilor si detinatorilor de documente" il gasim formulat, pentru prima oara, in Legea Arhivelor Nationale nr. 16 din 1996, potrivit careia sunt "persoanele fizice si persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei" , adica, potrivit decretului 472 din 1971 cele care "constituie izvor de cunoastere a istoriei patriei, a dezvoltarii politice, sociale, economice, si culturale a tarii, a luptei poporului roman pentru cucerirea si apararea libertatii nationale si sociale, a eforturilor depuse pentru edificarea societatii socialiste" , respectiv "cu valoare istorica", potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16 din 1996 sau "de interes public", conform Proiectului de lege al Arhivelor Nationale.

Tot Proiectul de lege al Arhivelor Nationale ne ofera si definitia "arhivelor publice" ca fiind acele documente rezultate din activitatea:

a. Persoanelor juridice de drept public.

b. Persoanelor juridice sau fizice de drept privat care indeplinesc un serviciu public.

c. Persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obtinut statutul de utilitate publica.

Am pornit de la aceste explicatii bazate pe o analiza in paralel a cuprinsului reglementarilor amintite, tocmai pentru a sublinia delimitarea stricta a celor doua categorii de arhive, publice si private, ultimele definite ca "toate acele arhive care nu sunt definite ca arhive publice" prin prevederile Proiectului de lege 2007-2008 , delimitare care in legile anterioare nu e amintita.

Acest lucru este explicabil si datorita legii nationalizarilor din 11 iunie 1948, potrivit careia toate intreprinderile miniere, de transport, bancare, comerciale etc., au intrat in proprietatea statului, incat categoria de documente private a fost restransa pana la nulitate, cu exceptia celor apartinand, persoanelor fizice, cultelor religioase si organizatiilor obstesti.

Prin urmare, prima reglementare avuta in vedere, Decretul 472 din 1971 se refera la "documentele create in decursul vremii de organizatiile de stat si celelalte organizatii sau persoanele fizice care au indeplinit functii sau misiuni de raspundere in stat sau care au avut un rol deosebit in viata politica, sociala, economica, stiintifica, culturala sau artistica a tarii".

Acest decret are menirea de a pune in concordanta cu noile realitati, prevederile decretului nr. 353 din 26 iulie 1957, pentru infiintarea Fondului Arhivistic de Stat privind pastrarea si folosirea documentelor si ale Hotararii Consiliului de Ministri nr. 1119 din 13 august 1957 privind organizarea si functionarea DGAS si administarea Fondului Arhivistic de Stat.

In decretul 472 din 1971 se prevedea ca documentele cu caracter istoric create in decursul vremii de organizatiile de stat si celelalte organizatii sau persoane fizice constituie Fondul Arhivistic National. Spre deosebire de Fondul Arhivistic de Stat stabilit de decretul nr. 353 din 1957, Fondul Arhivistic National este mai cuprinzator, intrucat cuprinde atat documentele proprietate de stat, cat si celelalte documente create si detinute de organizatiile obsesti, cultele religioase, precum si de persoanele fizice.

Decretul prevede reguli precise cu privire la organizarea muncii de arhiva la organizatiile socialiste si celelalte organizatii si largeste atributiile si raspunderea acestora cu privire la pastrarea si folosirea documentelor pe care le creaza sau le detin, in activitatea proprie si a unitatilor subordonate.

Astfel, organizatiile socialiste si celelalte organizatii sunt obligate sa intocmeasca si sa foloseasca registrul de intrare-iesire, indicatorul termenelor de pastrare, nomenclatorul dosarelor. Totodata, la nivelul lor functioneaza comisii de selectionare in scopul stabilirii documentelor ce se pastreaza permanent si a celor ce urmeaza a fi eliminate, avand termenul de pastrare expirat si nereprezentand importanta pentru cercetarea stiintifica ori activitatea practica.

Pe langa aceste aspecte, decretul reglementeaza termenele de depunere a documentelor create de organizatiile socialiste si celelalte organizatii spre pastrarea permanenta la Arhivele Nationale, exceptand de la aceasta obligatie organele supreme ale puterii si administratiei de stat, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Afacerilor Externe etc., dar si cultele, organizatiile si partile componente ale acestora pentru documentele care provin din activitatea proprie. Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora au totusi obligatia de a respecta dispozitiile privind evidenta, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor.

In ceea ce priveste persoanele fizice care detin documente din FAN, le pot depune la DGAS spre pastrare si folosire. Aceste documente apartinand persoanelor fizice pot si donate sau vandute numai organizatiilor care indeplinesc atributii speciale cu privire la FAN sau bibliotecilor si muzeelor stabilite de Consiliul Culturii si Educatiei Socialiste si Ministerul Afacerilor Interne.

Cu privire la folosirea documentelor s-a prevazut ca acestea sa nu poata fi date in cercetare persoanelor din afara institutiilor detinatoare, decat dupa trecerea a 30 de ani de la intocmirea lor. Organizatiile socialiste si celelalte organizatii sunt obligate sa elibereze certificate, copii si extrese de pe documentele pe care le detin, chiar daca nu au trecut 30 de ani de la intocmirea acestora, in cazul in care documentele se refera la situatii si drepturi privind pe solicitant.

Totodata, decretul mai stabilea organele de specialitate care vor prelua spre pastrare permanenta diferite categorii de documente: scrise, tiparite, fotografice, fonografice, cinematografice, la implinirea termenului de depunere la depozitele Arhivelor Nationale.

Legea Arhivelor Nationale nr. 16 pe 1996 reglementeaza, de asemenea, obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente in ceea ce priveste evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si depunerea documentelor la Arhivele Nationale, cu articole completate fata de Decretul 472 pe 1971 cu rezultatele modificarii regimului politic in decembrie 1989, dar si cu prevederi rezultate din activitatea practica pe linia optimizarii si perfectionarii muncii de arhiva.

O noutate adusa de Legea 16 a Arhivelor Nationale consta in detalierea prevederilor legii cu "Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente", aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, in scopul usurarii aplicarii lor si reglementarii diverselor situatii particulare care pot aparea pe linia activitatii arhivistice.

Legea 16 a Arhivelor Nationale are, prin urmare, un capitol destinat precizarii obligatiilor creatorilor si detinatorilor de documente. Ceea ce se poate observa, comparativ cu Decretul 472 din 1971, este ca noua lege cauta sa defineasca mult mai detaliat aceste obligatii, completate cu noi prevederi. Astfel, se remarca disparitia indicatorului termenelor de pastrare ca unul din instrumentele utilizate, alaturi de nomenclator, la gruparea documentelor in dosare. Acest lucru este rezultatul contopirii indicatorului termenelor de pastrare cu nomenclatorul dosarelor, rezultand un singur instrument de lucru, prezentat pe larg in "Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente".

Referitor la intocmirea nomenclatorului de catre organizatiile socialiste si celelalte organizatii sau de catre fiecare creator si detinator de documente pentru documentele proprii, Legea Arhivelor Nationale 16 din 1996 aduce in plus fata de Decretul 472 din 1971 obligativitatea aprobarii nomenclatoarelor intocmite de creatorii de la nivel central de catre Arhivele Nationale, respectiv de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale a celor intocmite de catre creatorii din raza lor de competenta.

Unul din neajunsurile Legii Arhivelor Nationale 16 din 1996 consta, comparativ cu Decretul 472 din 1971, in lipsa unei anexe a legii care sa infatiseze registrul de intrare-iesire. In "Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente" nu sunt prezentate decat rubricile registrului de intrare-iesire, fara sa fie si infatisat in anexa.

In plus fata de Decretul 472 din 1971, Legea Arhivelor Nationale 16 din 1996 precizeaza ca depunerea documentelor la depozitul de arhiva al creatorilor, in al doilea an de la constituire, se face, pe langa inventarele acestora, si pe baza de proces verbal de predare-primire, un model al acestuia fiind redat intr-o anexa a legii.

In ceea ce priveste selectionarea documentelor ca una din atributiile creatorilor si detinatorilor de documente, Legea Arhivelor Nationale 16 din 1996 prevede functionarea comisiei centrale de selectionare si a celor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au ca obiect de activitate aprobarea lucrarilor de selectionare inaintate de creatorii si detinatorii de documente din raza lor de activitate. Lucrarile de selectionare inaintate prin confirmarea DGAN sau filialelor sale se compun, potrivit Decretului 472 din 1971 din: inventarele documentelor stabilite de comisia de selectionare si procesul verbal de selectionare , in timp ce Legea Arhivelor Nationale 16 din 1996 prevede urmatoarea componenta: inventarele dosarelor propuse de comisia de selectionare spre a fi eliminate, insotite de procesul verbal aprobat de conducerea unitatii si de inventarul documentelor permanente create in perioada pentru care se efectueaza selectionarea. In plus, "Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente" prevede si verificarea documentelor inaintate odata cu lucrarile comisiei de selectionare la fata locului de catre organele de control ale Arhivelor Nationale.

In privinta depunerii documentelor spre pastrare permanenta la depozitele Arhivelor Nationale, legea 16 din 1996 stabileste cu totul alte termene de depunere la Arhivele Nationale, ea fiind singura insitutie menita sa preia documentele cu valoare istorica de la creatorii si detinatorii de documente. Fac aceasta precizare pentru a sublinia functionarea potrivit Decretului 472 din 1971, a unor organe de specialitate, pe langa Arhivele Nationale care vor prelua spre pastrare permanenta diferite categorii de documente in functie de suport: Arhiva Nationala de Filme din subordinea Consiliului Culturii si Educatiei Socialiste pentru filmele cinematografice si celelalte documente care se refera la activitatea cinematografica si Comitetul de Stat al Radiodifuziunii Romane pentru filmele de televiziune, inregistrarile fonice si video si celelalte documente care se refera la activitatea de radiodifuziune si televiziune.

Atat Decretul 472 din 1971 cat si Legea nr. 16 din 1996 mentioneaza o serie de institutii care-si pot pastra documentele proprii si dupa expirarea termenelor de depunere insa ele sunt obligate sa depuna la DGAS si respectiv la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin la expirarea termenelor de depunere. In cazul Decretului 472 din 1971 fac exceptie de la numita prevedere organele supreme ale puterii si administratiei de stat si Ministerul Afacerilor Externe care-si pastreaza documentele detinute si create fara sa depuna un inventar al acestora.

Comparativ cu Decretul 472 din 1971 care prevede ca persoanele fizice pot vinde sau dona documentele cu pastrare permanenta pe care le detin, doar organele care indeplinesc atributii speciale cu privire la FAN si bibliotecilor si muzeelor stabilite de Consiliul Culturii si Educatiei Socialiste si M.A.I. , Legea 16 din 1996 specifica doar ca Arhivele Nationale si directiile judetene, dupa caz, au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din FAN al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.

Legea 16 din 1996 prevede ca documentele cu valoare practica, pe baza carora se elibereaza copii, certificare si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor vor fi pastrate de creatorii si detinatorii de documente. De asemenea, Legea 16 din 1996 mentioneaza in plus si modul in care trebuie sa se procedeze in cazul desfiintarii, in conditiile legii, a unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea lui sa fie continuata de un altul.

Spre deosebire de Decretul 472 din 1971, Legea 16 din 1996 mai specifica si ca documentele care fac parte din FAN al Romaniei, odata intrate, potrivit legii, in depozitele Arhivelor Nationale sau directiilor judetene ale Arhivelor Nationale nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate in custodie.

In privinta folosirii documentelor, Decretul 472 din 1971 precizeaza faptul ca strainii, pentru consultarea documentelor au nevoie de aprobarea organismului central in subordinea caruia se gaseste organizatia care detine documentele sau, dupa caz, presedintelui Comitetului Executiv al Consiliului popular judetean sau al municipiului Bucuresti, in conditiile prevazute de conventiile internationale la care Romania este parte, precum si de alte dispozitii legale.

Pe de alta parte, Legea 16 din 1996 ofera cetatenilor straini aceleasi drepturi ca si cetatenilor romani in privinta consultarii documentelor.

Decretul 472 din 1971 precizeaza in plus ca extrasele si copiile eliberate de Arhivele Statului au valoare de originale , pe cand Legea 16 din 1996 nu, intrucat dupa documentele eliberate de Arhivele Nationale nu se pot face copii legalizate dar pot fi folosite in instanta. Legea 16 mai mentioneaza si o categorie de documente care pot afecta interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor, si care se pot da in cercetare dupa trecerea unei anumite perioade de timp, lista termenelor dupa care pot fi date in cercetare numitele documente constituind o anexa a legii.

Legea 16 are un capitol destinat personalului arhivelor. Aici se specifica obligativitatea creatorilor si detinatorilor de documente de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora. In scopul unei mai judicioase activitati in domeniul arhivistic in ceea ce priveste materialul documentar provenit de la creatorii si detinatorii de documente, Legea 16 aduce ca noutate posibilitatea pregatirii si specializarii personalului necesar desfasurarii activitatilor arhivistice prin Facultatea de Arhivistica si Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica.

Raspunderi si sanctiuni

In ultimul capitol al Legii 16 din 1996, "Dispozitii finale si tranzitorii", se specifica obligativitatea creatorilor si detinatorilor de documente de a comunica in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, documentele care le atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, in conditiile legii.

Ordonanta de urgenta nr. 39 din 31.05.2006 aduce unele modificari si completari la legea Arhivelor Nationale din 1996 privind necesitatea de reglementare a activitatii de arhivare a documentelor gestionate la nivelul Autoritatii pentru Valorificarea Arhivelor Statului si la societatile comerciale la care detine cel putin 50 plus o actiune din capitalul social. Astfel, potrivit acestei ordonante, documentele amintite preluate de Autoritatea pentru Valorificarea Arhivelor Statului vor fi depuse la Arhivele Nationale numai dupa incetarea valorii lor curente. In cazul desfiintarii unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica dar si cele cu valoare practica in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare de asigurari sociale ale cetatenilor vor fi preluate de Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Totodata, vor fi preluate documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii. Ordonanata mai aduce completari la capitolul "Raspunderi si sanctiuni".[39]

Pe langa faptul ca proprietarii de arhive publice raspund de preluarea, pastrarea, selectionarea si utilizarea lor in conditiile legii, ei sunt obligati prin Proiectul de lege al Arhivelor Nationale sa se supuna controlului de specialitate al Arhivelor Nationale ale Romaniei, in toate aspectele ce vizeaza ciclul de viata al documentelor.

Atat in decretul 472 din 1971 cat si in legea 16 din 1996 a Arhivelor Nationale nu se prevedea obligativitatea creatorilor si detinatorilor de documente de a se supune controlului Arhivelor Statului, respectiv Arhivelor Nationale. Ca urmare, numitele reglementari nu includeau sanctiuni in cazul in care un creator si detinator de documente nu se supunea controlului din partea Arhivelor Statului sau Arhivelor Nationale, desi intre atributiile acestora intra si aceea privind controlul pe linia muncii de arhiva la creatorii si detinatorii de documente.

Un neajuns al prevederilor Proiectului de lege consta in faptul ca proprietarii de arhive publice beneficiaza de consultanta gratuita din partea Arhivelor Nationale ale Romaniei.

Proiectul de lege aduce micsorarea numarului de zile de la 30 la 15 comparativ cu Legea 16 din 1996, in care proprietarii de arhive publice sunt obligati sa comunice in scris Arhivelor Nationale ale Romaniei infiintarea, reorganizarea sau inceperea procedurii de incheiere a activitatii precum si masurile dispuse in vederea asigurarii protectiei documentelor de arhiva, aceasta din urma fiind o prevedere nou inclusa.

O alta noutate adusa de proiectul de lege este specificarea faptului ca documentele proprietate publica incluse in PAN sunt inalienabile, insesizabile si imprescriptibile.

si in format electronic autentificat, inventarul documentelor permanente intocmite sau detinute, catre directia Arhivelor Nationale ale Romaniei in a carei raza de competenta se afla.

Organizatiile creatoare de arhiva care au o structura ce cuprinde mai mult de un compartiment sunt obligate potrivit Proiectului de lege, sa-si organizeze compartimentele de arhiva si sa-si intocmeasca regulamente proprii avizate de Arhivele Nationale ale Romaniei prin care sa reglementeze operatiunile de inregistrare si circulatie a documentelor pe toata durata ciclului lor de viata.

In ceea ce priveste termenele de pastrare a documentelor de creatorii si detinatorii de arhive publice la Arhivele Nationale ale Romaniei, Proiectul de lege aduce ca singura modificare fata de Legea 16 din 1996 si de Decretul 472 din 1971 reducerea termenului de predare a documentelor scrise, altele decat cele fotografice, inregistrarile audio-vizuale si registrele civile, indiferent de suport, de la 30 la 25 de ani de la crearea lor.

Porivit Proiectului de lege, Arhivele Nationale, Arhiva Nationala de Filme, Societatea Romana de Televiziune si Societatea Romana de Radiodifuziune isi pastreaza si administreaza documentele pe care le creaza sau detin in conformitate cu regulamentele proprii privind arhiva, avizate de catre Arhivele Nationale ale Romaniei.

O noua reglementare a Proiectului de lege se refera la faptul ca Arhivele Nationale ale Romaniei pot aproba o derogare privind pastrarea documentelor care fac parte din PAN de proprietarii de arhive publice dupa expirarea termenelor de depunere, daca indeplinesc conditiile de pastrare, conservare si acces stabilite de Proiectul de lege.

Pe langa copiile, extrasele si certificatele de pe documentele detinute, proprietarii si detinatorii de arhive publice mai pot elibera si adeverinte, potrivit Proiectului de lege. Tot aici, ca si in Decretul 472 din 1971, se mentioneaza ca actele eliberate de Arhivele Nationale au aceeasi valoare ca si inscrisurile in baza carora au fost eliberate.

Documentele care fac parte din PAN pot fi date in cercetare dupa 25 de ani de la creare, potrivit Proiectului de lege.

Una din prevederile Proiectului de lege care pune probleme se refera la accesul liber la documentele care cuprind informatii de interes public si care, potrivit Proiectului, sunt liber accesibile si dupa depunerea lor la Arhive, chiar daca fondul arhivistic din care ele fac parte nu e deschis pentru cercetare. Aceasta problema este data de dificultatea punerii imediat la dispozitia cercetatorului a respectivelor documente, daca se iveste situatia preluarii materialului documentar in stare neprelucrata, fara instrumente de evidenta, necesitand restaurare etc.

Ca si vechile reglementari, si Proiectul de lege stabileste o serie de termene de acces la unele categorii de documente, intocmai pentru a stabili clar limitele liberei cercetari a documentelor cu caracter clasificat, a celor referitoare la viata privata sau a celor rezultate ca urmare a exercitarii unei functii publice. Observam totusi ca numarul categoriilor de documente enumerate aici este mult mai restrans comparativ cu cele enuntate de Legea Arhivelor Nationale 16 din 1996, existand anexa 6 consacrata evidentierii acestui fapt.

O alta noutate adusa de Proiectul de lege consta in prioritatea prelucrarii arhivistice a unor fonduri in scopul darii lor in cercetare, in functie de directiile conducatoare stabilite prin Strategia nationala in domeniul arhivistic, ca rezultat al satisfacerii interesului public. Aceasta problema apare pe fondul noilor directive incluse in Proiectul de lege legate de preluarea arhivei P.C.R. pe fondul preluarilor grabite si succesive in conditiile lipsei spatiului de depozitare cat si a numarului restrans de personal calificat si imposibilitatea angajarii de personal contractual ca urmare a limitelor bugetare. La acest aspect se mai adauga si operatiuni arhivistice deja in lucru asupra altor fonduri care ar trebui abandonate in aceste conditii, cat si numarul foarte mare de cereri inregistrate.

Un alt aspect negativ este dat de posibilitatea cercetatorului de a actona in contencios administrativ proprietarul documentelor de arhiva care nu raspunde favorabil cererii de aprobare a accesului la documente, in cazul in care conditiile privind accesul la cercetare nu sunt implinite.

Cu toate acestea, Proiectul de lege stabileste in linii foarte clare, comparativ cu celelalte reglementari, dreptul de proprietate asupra documentului . Ca si Legea 16 din 1996, Proiectul de lege stabileste clar obligatiile proprietarilor si detinatorilor de arhive publice de a angaja personal calificat sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva. Apar ca noutate furnizorii de formare profesionala autorizati pentru formarea si perfectionarea personalului care desfasoara activitati arhivistice, ca si Centrul de Formare si Perfectionare care atesta acest personal.

Pe langa raspunderile si sanctiunile incluse in Proiectul de lege, mult mai numeroase comparativ cu vechile reglementari, adoptarea acestuia ar insemna anularea consecintelor date de adoptarea Ordonantei de urgenta 39 pe 2006, si, totodata, recunoasterea agentilor economici prestatori de servicii arhivistice care preiau ca atributii si prevederile Ordonantei 39 pe 2006. Trebuie mentionat ca un aspect important, includerea, in capitolul "Raspunderi si Sanctiuni" si a aceleia privind obligativitatea proprietarilor sau detinatorilor de arhive publice de a se supune controlului Arhivelor Nationale, prevedere care pana acum lipsea din vechile reglementari.

Asa cum se poate observa, Proiectul de lege aduce noi prevederi pe linia obligatiilor creatorilor si detinatorilor de documente publice, desi dupa cum am vazut, inca prezentand numeroase neajunsuri pentru activitatea practica, un alt exemplu fiind lipsa anexelor, care ar fi completat articolele legii ajutand la punerea lor in practica.

Se poate observa, ca o consecinta, eforturile de imbunatatire a legislatiei arhivistice, ca o incercare de a concura cu evolutia permanenta a societatii pe toate treptele, si care afecteaza, bineinteles, si acest domeniu.