Administrarea notitelor N 16
O nouã ameninþare bântuie prin birouri: <Invazia galbenã (neon)> - pag. N 16/
Cum vã ordonaþi notiþele - pag. N 16/
Truc pentru administrarea eficientã - pag. N 16/
Avantajul copiilor - pag. N 16/
Privire de ansamblu cum sã vã faceþi o superfiºã - pag. N 16/
Chiar trebuie sã vã faceþi ordine în hârtii?
Verificaþi cu lista de control de la pag. N 16/
Simbol 1
Robert S. este responsabil cu programele de graficã într-o firmã de profil. Pe masa de lucru are tot ce-i trebuie, <la îndemânã> hârtii, documente, notiþe de toate felurile ºi mãrimile, faxuri, scrisori ºi ziare. În acest moment, vrea sã gãseascã cererea unui client, ca sã dea drum comenzii. Dupã mult timp de cãutare, se dã bãtut. κi aminteºte, totuºi, cã era vorba despre niºte fluturaºi, ca ºi sãptãmâna trecutã, dar de douã ori mai mari. Deseneazã un astfel de fluturaº ºi îl dã colegului sãu pentru a-l tehnoredacta ºi a-l trimite la tipar. Trei zile mai târziu, clientul îl sunã nervos el comandase fluturaºi color, nu alb-negru. Abia acum îºi aminteºte Robert aceastã cerere, dar prea târziu. Trebuie sã-ºi asume costul fluturaºilor greºiþi. Încã o datã, l-a costat scump dezordinea de pe birou.
Chiar trebuie administrate notiþele?
Pãstraþi însemnãri ºi notiþe peste tot, fãrã sã le sortaþi? Vã lipiþi pe monitor post-it-uri unele lângã altele?
Cãutarea informaþiilor notate pe astfel de bileþele vã rãpeºte foarte mult din timpul de lucru. Din aceastã cauzã puteþi chiar rata unele contracte sau riscaþi sã nu terminaþi la timp un proiect.
Desigur, bileþelele sunt necesare pentru a însemna rapid informaþii. Dar cum stãpânim aceastã puzderie de documente <volatile>?
Cum sã vã organizaþi însemnãrile
Vã pot fi de folos
formulare tipizate sau întocmite de dvs.
mape divizate de adrese
agende
caiete repertoar
registre cu index
blocnotesuri memo
dosare
caiete Legal Quablock
La ce trebuie sã renunþaþi
Ce trebuie sã evitaþi neapãrat (cuvinte-cheie)
sã notaþi informaþii importante pe primul bileþel aflat la îndemânã
sã folosiþi foi mai mici de mãrimea A4
sã scrieþi pe spatele hârtiilor scrise deja.
Simbol 2
Folosiþi formulare
Startul pentru îmbunãtãþirea organizãrii notiþelor îl reprezintã folosirea formularelor. Ele pot fi utilizate pentru comenzi, cereri, oferte, evaluãri, foi de livrare, note de platã, note de discuþii, liste de prezenþã, faxuri, planificãri etc.
Dacã formularele tipizate nu se potrivesc pentru domeniile de activitate ºi lucrãrile specifice biroului sau firmei dvs., vã puteþi întocmi propriile formulare.
O abordare detaliatã a acestei teme gãsiþi în capitolul F 33 - <Formularele>, din lucrarea de bazã
Copii <automate> de control (cuvinte-cheie)
Puteþi folosi un blocnotes cu foi autocopiative. În acest fel veþi avea centralizate copiile tuturor însemnãrilor importante. Originalul merge la acte, evitând astfel strângerea de hârtii disparate. Totodatã, pãstraþi controlul asupra proiectelor nelucrate, atâta timp copia cât rãmâne în blocnotes.
Cum sã vã organizaþi bileþelele ºi formularele
Cuprinsul, cel mai important (cuvinte-cheie)
Pentru fiecare client, distribuitor sau partener de afaceri creaþi câte un document pe care sã-l actualizaþi în permanenþã. Cea mai importantã parte a unui astfel de document este cuprinsul. El conþine, pe lângã adresã, telefon ºi fax, condiþii agreate de ambele pãrþi sau informaþii importante pentru clienþi. Acest cuprins se actualizeazã în permanenþã ºi dacã este necesar, se reînnoieºte complet. Eventual puteþi lipi o carte de vizitã.
Simbol 6
Cum sã regãsiþi rapid informaþiile
Pentru ca dvs. ºi colegii dvs. sã puteþi gãsi rapid informaþiile împãrþiþi documentele în mai multe pãrþi, cum ar fi
cuprins + informaþii de identificare
documente curente
breviarul discuþiilor
oferte
note de platã
calculaþii
O astfel de mapã trebuie sã fie la îndemânã.
Dacã alimentaþi aceastã mapã regulat cu informaþii, nu veþi mai avea niciodatã probleme cu regãsirea.
Termenele limitã nu se trec pe bileþele
Un calendar adecvat termenelor limitã presupune ca acesta sã fie complet. Folosiþi douã exemplare pentru ca ºi colegii dvs. sã aibã acces la ele. De aceea trebuie sã þineþi încã o agendã pentru toþi colegii sau sã folosiþi o tablã specialã.
Simbol 4
O alternativã: registrul
Dacã nu vã place sã completaþi formulare tipizate, folosiþi un registru pentru notiþe. Puteþi folosi un caiet gros de câteva sute de pagini, în format A4.
Registrul pentru colegi (cuvinte-cheie)
Pe acesta nu aveþi cum sã-l pierdeþi. Numerotaþi paginile nescrise pentru ca nimãnui sã nu-i vinã ideea sã le rupã.
Acest registru este pentru toþi colegii. Fiecare poate face adnotãri cu indicarea datei ºi a autorului notiþei. Fiecare citeºte ºi informaþiile care-l privesc ºi notiþele pentru ceilalþi colegi. Astfel, fiecare lucrãtor dintr-un birou sau dintr-o firmã mai micã este informat permanent asupra tuturor proiectelor. Deci, nimeni nu poate susþine cã nu a ºtiut ceva.
Întrebuinþarea registrului pentru notiþe curente
Registrul poate fi întrebuinþat, de exemplu, ºi când luaþi notiþe în timpul unei convorbiri telefonice ºi când vã pregãtiþi pentru o discuþie. Când notiþa nu mai este importantã sau a fost transcrisã în documentele clientului, ea poate fi tãiatã.
Cum sã folosiþi un avizier pentru notiþe
Dacã doriþi sã întrebuinþaþi registrul doar pentru propriile notiþe, dar simþiþi totodatã nevoia de a nota unele informaþii importante pe post-it-uri, folosiþi un avizier.
Avizierul ca centralã de date (cuvinte-cheie)
ªi aici, formularele tipizate uºureazã citirea notiþelor. Aveþi însã grijã sã nu pierdeþi bileþelele. Numai aºa puteþi þine notiþele actualizate.
Cum sã folosiþi un biblioraft pentru notiþe
Transformaþi-vã bileþelele în agendã (cuvinte-cheie)
Foile volante ºi post-it-urile se pot pierde de la un birou la altul. Dacã nu vã place sã folosiþi agende sau sã þineþi un registru, faceþi o agendã din bileþele.
Folosiþi un biblioraft (clasor) numerotat de la 1 la 30 sau folosiþi o mapã suspendatã.
Simbol 6
Numerotaþi fiecare dosar de la 1 la 30 ºi scrieþi pe fiecare din el la ce se referã. Faceþi un cuprins pe care îl lipiþi pe partea interioarã a bilioraftului pentru o utilizare facilã ºi pentru ceilalþi.
Pentru fiecare activitate sau proiect adunaþi documentele sau completaþi formularele în format A4. Acum puneþi-le în ordine dupã domenii.
De exemplu le puteþi ordona astfel
01 contracte
02 modele de scrisori
03 instrucþiuni
04 formulare ºi liste de control
05 acorduri
06 discuþii
07 adrese ale hotelurilor
08 distribuitori pentru...
09 informaþii despre persoane, clienþi.
Simbol 7
În acest fel puteþi gãsi cu uºurinþã informaþiile care vã intereseazã pentru o anumitã temã ºi nu mai pierdeþi bileþelele. ªi colegii dvs. pot profita de acest biblioraft special. De exemplu, dacã cineva vã întreabã de o adresã a unui hotel din Braºov, îi daþi biblioraftul 07. Economisiþi timp ºi vã ajutaþi ºi colegii.
Cât timp lipsiþi de la birou, biblioraftul poate fi o sursã de informaþii pentru toþi colegii. Fiecare ºtie cã poate gãsi informaþii care sã-l ajute în diferite situaþii.
Folosiþi <grãmada de hârtii>
ªtiþi sã amânaþi? (cuvinte-cheie)
<Grãmada de hârtii> are avantajul cã materialele noi sunt aºezate peste cele vechi. Din când în când, grãmada trebuie <aerisitã>.
Puteþi folosi acest procedeu ºi în cazul bileþelelor ºi post-it-urilor. Când sunteþi foarte ocupat, folosiþi un coº special pentru aceste hârtii. Tot ce nu puteþi sã lucraþi imediat, cum ar fi prospecte sau reviste sau tãieturi din ziar, puneþi în grãmada de hârtii.
Faceþi regulat ordine
Ori rãmâneþi consecvent... (cuvinte-cheie)
La intervale regulate, de exemplu, o datã la 6 sãptãmâni, faceþi ordine. Aruncaþi o trãime din hârtii, cele aflate la baza grãmezii. Asta pentru cã materialele acelea s-au învechit între timp ºi nu vã mai sunt folositoare.
<Aerisiþi> mai des
... ori nu le citiþi deloc (cuvinte-cheie)
Dacã procedeul de mai sus vi se pare prea radical, aerisiþi din când în când grãmada de hârtii. Faceþi o citire rapidã a lor. N-ar trebui sã vã ia mai mult de câteva minute. Sortaþi notiþele care se referã la chestiuni care s-au rezolvat între timp. Excludeþi hârtiile care nu vã mai intereseazã, iar restul aruncaþi la coº
Notiþele în agendã cu hârtie copiatoare
Actele originale cum ar fi corespondenþa, faxurile sau cererile nu pot sta în agenda cu hârtie copiatoare. De asemenea, post-it-urile sau bileþelele mai mici decât A4 nu au ce cãuta în aceastã agendã. Soluþia pentru firma dvs.:
Copiaþi în agendã (cuvinte-cheie)
Ori copiaþi scrisorile sau notiþele în agendã ºi adaugaþi pe ele semne suplimentare. Documentele originale rãmân în mapele de client.
Scrieþi în agendã (cuvinte-cheie)
Ori scrieþi pe hârtii format A4. Aici puteþi face trimitere la documentele clientului sau la o discuþie telefonicã. Un formular vã uºureazã mult munca.
Simbol 8
Testaþi-vã cu lista de control
Completaþi lista de la pagina urmãtoare. Dacã rãspundeþi mai mult de 2 ori cu <da>, trebuie sã folosiþi unul din procedeele descrise mai sus.
Listã de control pentru administrarea fiºelor
da nu
Lucrez mult cu post-it-uri?
Caut des acte despre un client?
Îmi lipsesc des informaþii despre preþuri?
Cererile clienþilor nu sunt onorate pentru cã notiþele respective s-au pierdut?
Colegii mã întreabã adesea despre lucruri notate pe bileþelele mele?
Fac des eforturi sã-mi amintesc informaþii notate pe bileþelele pierdute?
Mã enervez des, când caut mult timp o informaþie?
Depãºesc termenele lucrãrilor?
Îmi lipsesc adesea informaþii pentru a onora o cerere?
Mã enervez adeseori, când adresele sunt incorecte?
Evitaþi hârtiile mici. Notaþi-vã datele pe o hârtie mai mare, pe care o puteþi pune ori pe birou, ori pe uºã. Astfel nici o informaþie nu se pierde.
Data |
Ora |
Numele |
Întrebare/Comentarii/Informaþie |
P |
Observaþii |
|
|
|
|
|
|
Numele = cine a completat notiþa
P = prioritate (de la 1 la 3)
Obs. = observaþii necesare? (da/nu)
|