Administrarea notitelor

Administrarea notitelor N 16

O nouă amenințare bântuie prin birouri: <Invazia galbenă (neon)> - pag. N 16/

Cum vă ordonați notițele - pag. N 16/

Truc pentru administrarea eficientă - pag. N 16/

Avantajul copiilor - pag. N 16/

Privire de ansamblu cum să vă faceți o superfișă - pag. N 16/

Chiar trebuie să vă faceți ordine în hârtii?

Verificați cu lista de control de la pag. N 16/

Simbol 1

Robert S. este responsabil cu programele de grafică într-o firmă de profil. Pe masa de lucru are tot ce-i trebuie, <la îndemână> hârtii, documente, notițe de toate felurile și mărimile, faxuri, scrisori și ziare. În acest moment, vrea să găsească cererea unui client, ca să dea drum comenzii. După mult timp de căutare, se dă bătut. Își amintește, totuși, că era vorba despre niște fluturași, ca și săptămâna trecută, dar de două ori mai mari. Desenează un astfel de fluturaș și îl dă colegului său pentru a-l tehnoredacta și a-l trimite la tipar. Trei zile mai târziu, clientul îl sună nervos el comandase fluturași color, nu alb-negru. Abia acum își amintește Robert această cerere, dar prea târziu. Trebuie să-și asume costul fluturașilor greșiți. Încă o dată, l-a costat scump dezordinea de pe birou.

Chiar trebuie administrate notițele?

Păstrați însemnări și notițe peste tot, fără să le sortați? Vă lipiți pe monitor post-it-uri unele lângă altele?

Căutarea informațiilor notate pe astfel de bilețele vă răpește foarte mult din timpul de lucru. Din această cauză puteți chiar rata unele contracte sau riscați să nu terminați la timp un proiect.

Desigur, bilețelele sunt necesare pentru a însemna rapid informații. Dar cum stăpânim această puzderie de documente <volatile>?

Cum să vă organizați însemnările

Vă pot fi de folos

formulare tipizate sau întocmite de dvs.

mape divizate de adrese

agende

caiete repertoar

registre cu index

blocnotesuri memo

dosare

caiete Legal Quablock

La ce trebuie să renunțați

Ce trebuie să evitați neapărat (cuvinte-cheie)

să notați informații importante pe primul bilețel aflat la îndemână

să folosiți foi mai mici de mărimea A4

să scrieți pe spatele hârtiilor scrise deja.

Simbol 2

Folosiți formulare

Startul pentru îmbunătățirea organizării notițelor îl reprezintă folosirea formularelor. Ele pot fi utilizate pentru comenzi, cereri, oferte, evaluări, foi de livrare, note de plată, note de discuții, liste de prezență, faxuri, planificări etc.

Dacă formularele tipizate nu se potrivesc pentru domeniile de activitate și lucrările specifice biroului sau firmei dvs., vă puteți întocmi propriile formulare.

O abordare detaliată a acestei teme găsiți în capitolul F 33 - <Formularele>, din lucrarea de bază

Copii <automate> de control (cuvinte-cheie)

Puteți folosi un blocnotes cu foi autocopiative. În acest fel veți avea centralizate copiile tuturor însemnărilor importante. Originalul merge la acte, evitând astfel strângerea de hârtii disparate. Totodată, păstrați controlul asupra proiectelor nelucrate, atâta timp copia cât rămâne în blocnotes.

Cum să vă organizați bilețelele și formularele

Cuprinsul, cel mai important (cuvinte-cheie)

Pentru fiecare client, distribuitor sau partener de afaceri creați câte un document pe care să-l actualizați în permanență. Cea mai importantă parte a unui astfel de document este cuprinsul. El conține, pe lângă adresă, telefon și fax, condiții agreate de ambele părți sau informații importante pentru clienți. Acest cuprins se actualizează în permanență și dacă este necesar, se reînnoiește complet. Eventual puteți lipi o carte de vizită.

Simbol 6

Cum să regăsiți rapid informațiile

Pentru ca dvs. și colegii dvs. să puteți găsi rapid informațiile împărțiți documentele în mai multe părți, cum ar fi

cuprins + informații de identificare

documente curente

breviarul discuțiilor

oferte

note de plată

calculații

O astfel de mapă trebuie să fie la îndemână.

Dacă alimentați această mapă regulat cu informații, nu veți mai avea niciodată probleme cu regăsirea.

Termenele limită nu se trec pe bilețele

Un calendar adecvat termenelor limită presupune ca acesta să fie complet. Folosiți două exemplare pentru ca și colegii dvs. să aibă acces la ele. De aceea trebuie să țineți încă o agendă pentru toți colegii sau să folosiți o tablă specială.

Simbol 4

O alternativă: registrul

Dacă nu vă place să completați formulare tipizate, folosiți un registru pentru notițe. Puteți folosi un caiet gros de câteva sute de pagini, în format A4.

Registrul pentru colegi (cuvinte-cheie)

Pe acesta nu aveți cum să-l pierdeți. Numerotați paginile nescrise pentru ca nimănui să nu-i vină ideea să le rupă.

Acest registru este pentru toți colegii. Fiecare poate face adnotări cu indicarea datei și a autorului notiței. Fiecare citește și informațiile care-l privesc și notițele pentru ceilalți colegi. Astfel, fiecare lucrător dintr-un birou sau dintr-o firmă mai mică este informat permanent asupra tuturor proiectelor. Deci, nimeni nu poate susține că nu a știut ceva.

Întrebuințarea registrului pentru notițe curente

Registrul poate fi întrebuințat, de exemplu, și când luați notițe în timpul unei convorbiri telefonice și când vă pregătiți pentru o discuție. Când notița nu mai este importantă sau a fost transcrisă în documentele clientului, ea poate fi tăiată.

Cum să folosiți un avizier pentru notițe

Dacă doriți să întrebuințați registrul doar pentru propriile notițe, dar simțiți totodată nevoia de a nota unele informații importante pe post-it-uri, folosiți un avizier.

Avizierul ca centrală de date (cuvinte-cheie)

Și aici, formularele tipizate ușurează citirea notițelor. Aveți însă grijă să nu pierdeți bilețelele. Numai așa puteți ține notițele actualizate.

Cum să folosiți un biblioraft pentru notițe

Transformați-vă bilețelele în agendă (cuvinte-cheie)

Foile volante și post-it-urile se pot pierde de la un birou la altul. Dacă nu vă place să folosiți agende sau să țineți un registru, faceți o agendă din bilețele.

Folosiți un biblioraft (clasor) numerotat de la 1 la 30 sau folosiți o mapă suspendată.

Simbol 6

Numerotați fiecare dosar de la 1 la 30 și scrieți pe fiecare din el la ce se referă. Faceți un cuprins pe care îl lipiți pe partea interioară a bilioraftului pentru o utilizare facilă și pentru ceilalți.

Pentru fiecare activitate sau proiect adunați documentele sau completați formularele în format A4. Acum puneți-le în ordine după domenii.

De exemplu le puteți ordona astfel

01 contracte

02 modele de scrisori

03 instrucțiuni

04 formulare și liste de control

05 acorduri

06 discuții

07 adrese ale hotelurilor

08 distribuitori pentru...

09 informații despre persoane, clienți.

Simbol 7

În acest fel puteți găsi cu ușurință informațiile care vă interesează pentru o anumită temă și nu mai pierdeți bilețelele. Și colegii dvs. pot profita de acest biblioraft special. De exemplu, dacă cineva vă întreabă de o adresă a unui hotel din Brașov, îi dați biblioraftul 07. Economisiți timp și vă ajutați și colegii.

Cât timp lipsiți de la birou, biblioraftul poate fi o sursă de informații pentru toți colegii. Fiecare știe că poate găsi informații care să-l ajute în diferite situații.

Folosiți <grămada de hârtii>

Știți să amânați? (cuvinte-cheie)

<Grămada de hârtii> are avantajul că materialele noi sunt așezate peste cele vechi. Din când în când, grămada trebuie <aerisită>.

Puteți folosi acest procedeu și în cazul bilețelelor și post-it-urilor. Când sunteți foarte ocupat, folosiți un coș special pentru aceste hârtii. Tot ce nu puteți să lucrați imediat, cum ar fi prospecte sau reviste sau tăieturi din ziar, puneți în grămada de hârtii.

Faceți regulat ordine

Ori rămâneți consecvent... (cuvinte-cheie)

La intervale regulate, de exemplu, o dată la 6 săptămâni, faceți ordine. Aruncați o trăime din hârtii, cele aflate la baza grămezii. Asta pentru că materialele acelea s-au învechit între timp și nu vă mai sunt folositoare.

<Aerisiți> mai des

... ori nu le citiți deloc (cuvinte-cheie)

Dacă procedeul de mai sus vi se pare prea radical, aerisiți din când în când grămada de hârtii. Faceți o citire rapidă a lor. N-ar trebui să vă ia mai mult de câteva minute. Sortați notițele care se referă la chestiuni care s-au rezolvat între timp. Excludeți hârtiile care nu vă mai interesează, iar restul aruncați la coș

Notițele în agendă cu hârtie copiatoare

Actele originale cum ar fi corespondența, faxurile sau cererile nu pot sta în agenda cu hârtie copiatoare. De asemenea, post-it-urile sau bilețelele mai mici decât A4 nu au ce căuta în această agendă. Soluția pentru firma dvs.:

Copiați în agendă (cuvinte-cheie)

Ori copiați scrisorile sau notițele în agendă și adaugați pe ele semne suplimentare. Documentele originale rămân în mapele de client.

Scrieți în agendă (cuvinte-cheie)

Ori scrieți pe hârtii format A4. Aici puteți face trimitere la documentele clientului sau la o discuție telefonică. Un formular vă ușurează mult munca.

Simbol 8

Testați-vă cu lista de control

Completați lista de la pagina următoare. Dacă răspundeți mai mult de 2 ori cu <da>, trebuie să folosiți unul din procedeele descrise mai sus.

Listă de control pentru administrarea fișelor

da nu

Lucrez mult cu post-it-uri?

Caut des acte despre un client?

Îmi lipsesc des informații despre prețuri?

Cererile clienților nu sunt onorate pentru că notițele respective s-au pierdut?

Colegii mă întreabă adesea despre lucruri notate pe bilețelele mele?

Fac des eforturi să-mi amintesc informații notate pe bilețelele pierdute?

Mă enervez des, când caut mult timp o informație?

Depășesc termenele lucrărilor?

Îmi lipsesc adesea informații pentru a onora o cerere?

Mă enervez adeseori, când adresele sunt incorecte?

Evitați hârtiile mici. Notați-vă datele pe o hârtie mai mare, pe care o puteți pune ori pe birou, ori pe ușă. Astfel nici o informație nu se pierde.

Numele = cine a completat notița

P = prioritate (de la 1 la 3)

Obs. = observații necesare? (da/nu)