ECHIPAMENTE DE BIROTICA
Īn contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, īn care informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile, cu largi aplicatii īn īntreaga viata economica, stiintifica si sociala, definirea biroticii este o problema necesara dar dificila.
Birotica vizeaza automatizarea activit 646f55g 9;tilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si īn special cu noile realizari īn materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu raspāndirea pe scara larga a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizarii lor, au patruns īn orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvānt intrat īn limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rāndul sau, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus īn limba franceza de P. Berger si L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaza domeniul biroticii - BIROUL - si obiectivul fundamental al acesteia - AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune ca termenul a īnceput sa circule īn Franta dupa 1982 cānd, īntr-o publicatie de specialitate (Jurnal Oficial), gasim urmatoarea definitie: "Birotica: ansamblu de tehnici si de mijloace utilizate īn automatizarea activitatilor de birou, īn special a aspectelor legate de comunicatie prin cuvānt, prin scris sau prin imagine".
Īn timp au aparut numeroase īncercari de a defini birotica.
Īn esenta birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara īnsa a se substitui disciplinelor īnrudite: informatica, telecomunicatiile, telematica.
Birotica s-a nascut, deci, din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de birou īn orice domeniu de activitate.
Īntr-o alta perspectiva, mai recenta, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne īndreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de azi, si mai ales de māine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se īncearca īnlaturarea cosmarului birocratic.
Astazi birourile au trei roluri organizationale importante:
1. Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.
2. Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.
3. Cupleaza organizatia cu mediul, integrānd informational clientii si furnizorii.
Pentru a īndeplini aceste roluri, īn general, birourile desfasoara cinci mari activitati:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informatiilor īn fisiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor si a grupurilor.
Prima dintre acestea consuma aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitati ocupa restul de 60% īn mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotica se impune sublinierea particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economic.
Astfel, o prima particularitate o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Informatia, materia prima a oricarei activitati de birou, ofera suportul deciziei manageriale īn orice sistem si organizatie economico-sociala.
O alta particularitate o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si de decizii, prin cele doua forme ale sale: orala si scrisa.
Īn Romānia, termenul de birotica a capatat o circulatie larga dupa 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influenta combinata a urmatoarelor circumstante:
ˇ Transformarea sociala care a permis dezvoltarea proprietatii private, fenomen ce a dus la crearea īntreprinderilor mici si mijlocii. Acestea si-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesionala a calculatoarelor personale (PC).
ˇ Evolutia tehnologica mondiala care a permis descentralizarea accesului la informatie prin cresterea extraordinara a numarului de calculatoare personale si a celorlalte echipamente informatice.
ˇ Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnica de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).
|
