METODOLOGIE PENTRU COMPLETAREA
PACHETULUI DE AUDIT
Cuprins
1. Consideratii generale
1.1. Continutul pachetului de audit
2. Modul de completare a pachetului de audit
Modul de întocmire a pachetului de audit
3.1. Caracteristici generale
3.2. Modul de completare a formularelor anexe
3.2.1. Sumarul tirajului brut
3.2.2. Declaratia de vânzari
3.2.3. Declaratia de distribuire gratuita si a copiilor barter
Consideratii generale
Pe parcursul auditurilor s-a constatat ca editorii au avut probleme în ceea ce priveste completarea declaratiei de difuzare, conceptele cuprinse în aceasta fiind neclare. De aceea, pe lânga declaratiile existente în pachetul de audit vom cuprinde si aceasta metodologie care va avea rolul de a explica concret modul de completare a declaratiilor.
De asemenea, aceasta metodologie va ajuta la omogenizarea prezentarii si completarii pachetelor de audit.
Pentru aplicarea capitolului 4.4 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare, auditorul va înregistra si deci va certifica în Raportul de audit si în Certificatul de Audit numai cifrele atestate prin documente justificative.
1.1. Continutul pachetul de audit:
cerere de audit;
- informatii generale;
- despre editor;
- despre compartimentele editorului implicate în tiraj;
- despre publicatie;
- declaratia de difuzare;
- formulare anexe:
- sumarul tirajului brut;
- declaratia de vânzari;
- declaratia de distribuire gratuita si a copiilor barter.
2. Modul de completare a pachetului de audit
Pachetul de audit va fi completat manual sau informatic. În acest sens editorul poate solicita pachetul de audit pe discheta sau e-mail
Editorul va lista formularele anexa si declaratia de difuzare, le va semna si stampila acolo unde este cazul si le va trimite auditorului împreuna cu celelalte elemente ale pachetului de audit.
Modul de întocmire a pachetului de audit
3.1. Caracteristici generale
a) Declaratia de difuzare trebuie sa fie completata cu totalurile formularelor anexe.
b) Formularele anexe prezentate mai sus vor fi completate de compartimentul de distributie al editorului (sau orice alt compartiment care tine evidenta tirajului si/sau se ocupa de distributie). Cifrele din formulare vor avea ca sursa de completare numai documentele utilizate de acest compartiment.
c) Formularele anexe vor fi completate pentru fiecare luna din semestrul auditat, iar cu totalul pe fiecare luna se va completa declaratia de difuzare (câte 1 exemplar din fiecare tip de formular anexa va fi atasat la declaratia de difuzare pentru fiecare din cele 6 luni ale perioadei de audit).
d) Formularele anexe si declaratia de difuzare vor trebui semnate în albastru de persoanele mentionate pe ele.
e) Retururile se completeaza:
acolo unde pot fi identificate pe numar de aparitie, se vor completa pe numar de aparitie,
iar acolo unde nu se pot identifica pe numar de aparitie se va prezenta doar totalul si media pe aparitie (total lunar / numar de aparitii).
Modul de completare a formularelor anexe
3.2.1. Sumarul tirajului brut
(vezi definitia "tiraj brut" din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare)
Aceasta declaratie va fi completata pentru fiecare tipografie unde s-a realizat tiparirea copiilor publicatiei auditate.
Sursele pentru aceasta declaratie pot fi dupa caz:
a) pentru editorul care îsi tipareste copiile la tipografia proprie:
nota de predare încheiata între tipografie si editor,
sau
aviz de expeditie încheiat între tipografie si editor,
sau
alte documente justificative care sa ateste transferul copiilor între tipografie si distributie.
b) pentru editorul care îsi tipareste copiile la alte tipografii:
aviz de expeditie, încheiat între tipografie si editor,
sau
facturile primite de la tipografie, încheiate între tipografie si editor,
sau
alte documente justificative care sa arate transferul copiilor între tipografie si editor.
Între documentele mentionate mai sus (în paragraful 3.2.1) si comenzile catre tipografie trebuie sa existe corelatie; corelatia va fi verificata de auditor.
3.2.2. Declaratia de vânzari
(vezi definitiile din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare)
Aceasta declaratie va fi completata dupa caz, astfel:
- pentru difuzorii care au o pondere mai mare de 5% din totalul difuzat al publicatiei auditate se va completa distinct pe fiecare difuzor în parte si pe fiecare luna, iar în cadrul lunii, pe zile;
- pentru difuzorii care au o pondere mai mica de 5% din totalul difuzat al publicatiei auditate se va completa o singura declaratie de vânzari cumulativa pentru toti acesti difuzori pe fiecare luna.
Atentie!
Conform definitiei din Regulament a "Copiei vândute":
VÂNZĂRI = TOTALUL COPIILOR DATE SPRE VÂNZARE - RETURURI
Atât totalul copiilor livrate cât si retururile trebuie sa fie cele corespunzatoare perioadei auditate (chiar daca retururile au fost evidentiate în contabilitate în alta perioada decât cea auditata).
Sursele pentru aceasta declaratie raportate la modalitatea de distributie pot fi dupa caz:
a) pentru abonamente:
- abonamente facute în sistem propriu:
- chitante fiscale încheiate între editor si abonat
sau
- avize de expeditie încheiate între editor si abonat
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiei catre abonat.
- abonamente facute prin alti intermediari:
- avize de expeditie încheiate între editor si intermediar sau
- facturi încheiate între editor si intermediar
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiei catre intermediar.
b) pentru vânzari cu bucata si export:
- avize de expeditie încheiate între editor si difuzor
sau
- facturi încheiate între editor si difuzor
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiilor catre difuzor.
c) pentru retururi:
- avize de expeditie încheiate între difuzor si editor
sau
- facturi încheiate între difuzor si editor
sau
- alte documente care sa ateste existenta retururilor raportate de catre difuzor.
Între documentele mentionate mai sus (în paragraful 3.2.2) si cererile de abonamente, comenzile facute de difuzori si procesele verbale de retur trebuie sa existe corelatie; corelatia va fi verificata de auditor.
3.2.3. Declaratia de distribuire gratuita si a copiilor barter
(vezi definitiile din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare)
Sursele pentru aceasta declaratie pot fi dupa caz:
a) pentru distributie gratuita:
- abonamente gratis:
- decizia de acordare sau cererea aprobata de o persoana abilitata din partea editorului
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiei gratuite catre abonat.
- copii gratis la cerere:
- cererea de gratuitati aprobata de o persoana abilitata din partea editorului
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiei gratuite.
- copii promotionale:
- decizia de acordare a copiilor promotionale din partea editorului
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiei promotionale.
b) pentru copii barter:
- facturi încheiate între editor si persoana juridica beneficiara a barterului,
sau
- contracte de barter încheiate între editor si persoana juridica beneficiara a barterului,
sau
- alte documente care sa ateste transferul copiilor în sistem barter.
Nota: daca compartimentul de distributie al editorului (sau orice alt compartiment care tine evidenta tirajului si/sau se ocupa de distributie) îsi tine evidentele si situatiile centralizatoare cu ajutorul unui program informatic, el poate sa îl utilizeze în completarea declaratiei de difuzare, cu conditia ca pentru evidentele proprii sa se fi utilizat ca sursa documentele justificative la care s-a facut referire in paragraful 2.2 al metodologiei.
|
