CAIETUL DE PRACTICA ECONOMIE
PROESS., este o societate
comerciala cu raspundere limitata, inregistrata
Obiectul principal de activitate al societatii, conform H.G. 656/1997, il constituie tinerea evidentei contabile pentru societati comerciale si institutii publice, cod CAEN 741- "Activitati de contabilitate, revizie contabila, consultanta in domeniul fiscal".
1. Sistemul de documente privind constituirea si functionarea unitatii economice
a) Constituirea societatii
Pentru constituirea societatii au fost necesare urmatoarele documente:
-cerere de inmatriculare-declaratie de inregistrare
-copie autorizatie emisa de
Administratia publica Sector
-copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vanzare-cumparare;
-declaratie pe propria raspundere pentru inregistrare, data de fondatori, prin care atesta calitatea de a fi demni de profesia de comercianti (original)
-actul constitutiv al societatii - contract de societate si statut, redactat la notariat
-copii de pe actele de identitate ale asociatilor, actele privind activitatea comerciala anterioara, dar in cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru ambii asociati
-declaratie pe propria raspundere cu privire la averea detinuta si la modul de evaluare a acesteia (original)
-dovada depunerii capitalului social- chitanta CEC
-specimenul de semnatura,
depus
Dosarul pentru inmatriculare
a fost depus
A dobandit calitatea de comerciant odata cu
inmatricularea
2)Functionarea societatii comerciale Societatea functioneaza ca o societate cu raspundere limitata. Capitalul social al societatii subscris si varsat este de 2000.000 lei, impartit in 20 parti sociale cu valoare nominala 100.000 lei/actiune, conform cu Legea 31/1990 (republicata).
Asociatii societatii, in numar de doi, sunt persoane fizice de origine romana, cetateni rezidenti,respectiv Diaconescu Adriana, detine 55% din profit, aportul la capitalul social fiind de 1.100.000 lei si Belgun Cleopatra, detine 45% din profit cu un aport la capitalul social de 900.000 lei. Ei raspund in limita aportului de capital social
Administratorul societatii este Belgun Cleopatra, ales pe o perioada de 2 ani, acesta 656e48g raspunzand solidar fata de societate.
3. Organizarea si tinerea contabilitatii
Pentru tinerea contabilitatii foloseste un program computerizat autorizat. Evidentei contabila se desfasoara conform standardelor ISA si IAS, se elaboreaza lunar statele de plata, se tine evidenta personalului, a materialelor, a facturilor pe clienti (stocuri, facturi emise, facturi achitate), evidenta contabila a produselor, etc, Pentru o mai buna exemplificare a structurii organizatorice a societatii, raporturile ierarhice si functionale intre posturi si compartimente, anexez oraganigrama societatii. Diagrama organizationala a societatii este schema care reglementeaza cooperarea si controlul in cadrul firmei, sarcini, responsabilitati, autoritate etc.
Contabilitatea societatii este tinuta de Popa Cornelia, contabil angajat cu contract de munca, in programul de contabilitate OMC. Programul avizat si licentiat, este conceput in limbajul de programare Paradox, program predefinit cu inregistrari contabile si are mai multe module: salarii, productie, comert, gestiune comerciala, trezorerie etc.. Functioneaza in forma - "pe jurnale", inregistrandu-se toate documentele primare si actele justificative, la data la care au fost emise, in fiecare jurnal auxiliar in parte:
jurnalul de cumparari- facturi de cumparare de marfa si servicii, cheltuieli diverse;
jurnalul de vanzari - facturi de vanzare, emise de firma catre clienti persoane juridice si persoane fizice;
registrul de casa - chitantele de incasare de la clienti persoane juridice, incasarile aferente bonurilor de casa de marcat ( prin specificarea TVA colectat 4427 se transfera automat in jurnalul de vanzari), chitante de plata catre furnizorii de marfa si servicii si alte bonuri fiscale de cheltuieli diverse;
jurnalul de banca - ordine de plata, bilete la ordin, CEC, ( incasari si plati prin banca);
jurnalul de operatiuni diverse - note de contabilitate, respectiv regularizari de TVA, nota de salarii, nota de amortizare, nota de inchidere a contului de profit si pierdere (aceasta se face automat), alte note contabile.
Balanta de verificare
4.Prezentarea principalelor registre de contabilitate
Principalele registre de contabilitate, obligatorii pentru orice societate comerciala sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare sah
Registrul Jurnal - document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic, toate operatiile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul- jurnal. Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare, in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale,
Registrul-inventar - document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii,divizarii sau incatarii activitatii, precum si alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic. Se scriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului. Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise, au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul lor. Daca inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.
Cartea mare sah -registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin gruparea conturilor, miscarea si esistenta tuturor elemetelor de activ si pasiv, la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizeaza si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Poate fi inlocuit cu fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se efectueaza numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se in unitate.
5.Prezentarea documentelor justificative si formularelor financiar contabile; forme de inregistrare contabila, metode de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor
Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si financiare si constituie, de regula sursele de informatii pentru toate formele evidentei, reprezentand tabloul de bord al managementului financiar contabil. Inscrisurile dobandesc calitatea de documente justificative in momentul efectuarii unei operatii patrimoniale, daca furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare, daca provin din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane si pot fi inregistrate cand se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective, iar daca se refera la cheltuieli de prestari servicii, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii intocmite in acest scop.
Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor originala, grupate in functie de natura operatiilor si in ordine cronologica. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in ternenele prevazute de lege si respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera, documentele se pastreaza in spatii ferite degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.,evidenta lor la arhiva se tine cu ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economice si financiare.principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economice si financiare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma combinata maestru sah cu jurnale.
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode : operativ contabila, cantitativ valorica, global valorica. Metoda operativ contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor. Metoda global valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, etc
6. Organizarea contabilitatii imobilizarilor
Imobilizarile corporale si necorporale, respectiv mijloacele fixe intrate in societate se inregistreaza in contabilitate pe baza facturii de cumparare. Pentru evidenta mijloacelor fixe se folosesc urmatoarele documente:
Registrul numerelor de inventar -document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe intrate in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate . In cadrul unitatii prezentate aceasta evidenta se tine computerizat prin modulul de mijloace fixe, rezultand Lista amortizarilor lunare pe grupe si numar de inventar.
Fisa mijlocului fix - document de evidenta analitica a mijloacelor fixe, se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceeasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Bon de miscare a mijloacelor fixe - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii (sectie, serviciu, brigada, atelier etc., insoteste mijlocul fix in timpul transportului de la subunitatea predatoare la cea primitoare, este tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe si in contabilitate, de aceea se intocmeste in doua exemplare, un exemplar circula de la o sectie la alta, unul la compartimentul financiar- contabil pentru inregistrare, unde se si arhiveaza. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea formularului;
- numarul documentului; data eliberarii; predator, primitor;
-numarul curent;denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice; numarul de inventar; bucati; valoarea de inventar;
-subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura;
-subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura;
-aprobat: data si semnatura.
Societatea nu foloseste acest document.
Serveste ca document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale, document de consemnare a scoaterii efective din functiune, document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare.
Documentul este structurat in trei capitole:
capitolele I si II, se completeaza de catre comisia constituita in acest scop (administrator la societatile cu capital privat), cu constatarile si concluziile rezultate din analiza documentatiei primite si din verificarea starii mijloacelor fixe propuse pentru a fi scoase din functiune, si a materialelor de natura obiectelor de inventar;
Capitolul III, dupa aprobarea propunerilor si efectuarea scoaterii din functiune, din uz sau declasarii, de catre comisia de analiza si avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegatii numiti de conducerea unitatii care semneaza pentru realitatea operatiunilor.
Serveste si ca document de predare la magazie a nasamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea din functiune a mijloacelor fixe.
Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti se folosesc documentele:
Chitanta pentru operatiuni in valuta- document ce se intocmeste la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca document justificativ pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar si se inregistreaza in registrul de casa in valuta si in contabilitate. Exemplarul 1 , cu stampila unitatii merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, dupa utilizarea completa a carnetului.
Proces verbal de plati - document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor, un document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor, un document de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi neachitate.Se intocmeste intr-un singur exemplar astfel:fata formularului se completeaza se casieria unitatii, care semneaza de predare a sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Dispozitie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)- serveste pentru achitarea in numerar a unor sume( avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare) si a incasari in numerar a unor sume (sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, a diferentei de incasat de catre titularul de avans ). Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar de compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie de plata cand nu exista alte documente prin care se dispune plata, ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, iar ca dispozitie de incasare cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.
Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare. Este un document justificativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si un document de predare la contabilitate a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.Se intocmeste de catre gesationarul carnetului de cecuri pe masura utilizarii filelor din carnet.Borderoul se intocmeste separate pe feluri de cecuri.
Registrul de casa- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil.
Registrul de casa in valuta-serveste ca document de inregistrare a incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa in valuta.In antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care se incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza sumele in valuta, iar in ultima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul de schimb din data operatiunilor. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil.
Borderou de achizitie- serveste ca document de inregistrare in gestiune a produselor cumparate, document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizitii. Se intocmeste in 2 exemplare, un exemplar la departamentul financiar contabil si un exemplar la delegatul achizitor.
Decont pentru operatiuni in participatie- document pe baza caruia se deconteaza cheltuielile si veniturile realizate din operatiuni in participatie. Se intocmeste de unitatea care tine contabilitatea asocierilor in participatie, lunar, in 2 exemplare, cu veniturile si cheltuielile ce revin acestuia. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Extras de cont. Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca instrument de conciliere prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul financiar-contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica.Merge la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente, pentru semnare (toate exemplarele) si la unitatea debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitatii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontarii prin posta sau prin banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al extrasului de cont.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2) si la compartimentul financiar-contabil al unitatii debitoare (exemplarul 1).
9 Contabilitatea drepturilor salariale
Societatile comerciale care au personal angajat trebuie sa incheie contracte individuale de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea societatii, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. Societatea are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Totodata pentru evidenta salariatilor si remuneratia lunara acordata acestora de intocmesc unele din urmataorele formulare:
Stat de salarii. Este un document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate; document justificativ de inregistrare in contabilitate.Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, etc, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, a concediilor de odihna, certificatelor medicale. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata; la casieria unitatii pentru efectuarea platilor, la compartimentul contabilitate pentru inregistrare, la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, separat de celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salarii.
Lista de avans chenzinal. Serveste ca document pentru calculul drepturiulor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; ca document pentru retinerea prin statele de salarii a avnasurilor chenzinale platite, ca document justifocativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste lunar. Se arhiveaza la contabilitate si la compartimentul care a intocmit lista de avans.
Ordin de deplasare. Serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si ca document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; este un document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil
Ordin de deplasare in strainatate. Serveste ca dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii, ca document de stabilire a avansului in valuta , document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, document justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.Se intocmeste la societatile care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare deplasare. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.
Decont de cheltuieli pentru deplasari externe document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
Decont de cheltuieli valutare(transporturi internationale) Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate in valuta si in lei, cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste la unitatile care executa transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre titularul de avans.
Evidenta
salariatilor si a remuneratiilor,
10. Gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special
Formularele tipizate cu regim special se asigura de catre Regia Autonoma "Imprimeria Nationala" sau de alte unitati tipografice sub supravegherea acesteia, selectate pe baza criteriilor stabilite prin ordin al ministrului finantelor. Necesarul de formulare tipizate cu regim special se stabileste anual de catre fiecare societate, care va transmite comenzi ferme si administratiilor financiare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediul.
Formularele tipizate cu regim special se distribuie utilizatorilor, contra cost, prin unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor sau prin unitati agreate de acestea. Evidenta operativa a formularelor tipizate cu regim special se tine cu ajutorul Fisei de magazie a formularelor cu regim special .
Aviz de insotire a marfii Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori diferite albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3. Serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document ce sta la baza intocmirii facturii; ca dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.Se completeaza in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire. Circula la furnizor: la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la cumparator: la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1). Se arhiveaza ,la furnizor, la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3); si la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
Chitanta. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit in carnete cu cate 100 de file. Serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii si ca document justificativ de inregistrare in registrul de casa (cu respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
Chitanta fiscala. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Se distribuie numai platitorilor de T.V.A.Tiparit in carnete cu 100 de file.Serveste ca document justificativ privind cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servicii, in conditiile in care nu se intocmeste factura;document justificativ de inregistrare in contabilitate, atunci cand este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta si de deducere a T.V.A. Se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestatorul de servicii. Eliberarea chitantei fiscale se face dupa ce bunurile si serviciile au fost achitate, in care sens s-a eliberat bonul de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta. Circula, la cumparator, pentru inregistrare in jurnalul pentru cumparari (exemplarul 1); la furnizor, in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii (exemplarul 2). Se arhiveaza la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau chitanta eliberata de vanzator (exemplarul 1); la furnizor sau la vanzator, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
Factura fiscala Este un formular cu regim special de inseriere si de numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3. Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate; ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document de incarcare in gestiunea primitorului;ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul. Circula la furnizor la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare); la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3); la cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1); la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz); la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2) si la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); iar la cumparator la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
Bon de comada -Chitanta Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Serveste ca document pentru: contractarea serviciilor, confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate. Se intocmeste numai de catre platitorii de T.V.A.Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea prestatoare. Circula exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil; exemplarul 2 se preda clientului; exemplarul 3 ramane in carnet. Se arhiveaza exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil; exemplarul 3 ramane in carnet.
Fisa de magazie a formularelor cu regim special Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire; document de evidenta a formularelor anulate; document pentru stabilirea grupelor de numere (serii), pe compartimentele unitatii, in vederea numerotarii formularelor; sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar. Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a formularelor. Nu circula, fiind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
11. Organizarea contabilitatii generale
Contabilitatea generala se tine cu ajutorul unor documente de inregistrare.
Nota de debitare-creditare -document de inregistrare a operatiunilor de decontare intervenite intre unitate si subunitati care tin contabilitate proprie si intre subunitati ale aceleiasi unitati care tin contabilitate proprie, se intocmeste in doua exemplare, este un document care circula, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor participante la operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul 2 la emitent)
Nota de contabilitate - document justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative (stornari etc). Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
Circula:
- la peroana autorizata se verifice si sa semneze documentul
la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar-contabil.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma inregistrarii notelor rezultand -Jurnal privind operatiuni diverse.
Extras de cont
Jurnal privind operatiunule de casa si banca
Jurnal privind decontarile cu furnizorii
Situatia incasarii-achitarii facturilor - se genereaza automat din program, conturile de clienti si furnizori avand create analitice pentru fiecare client si furnizor in parte.
Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri
Jurnal privind salariile, contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate
Borderou de primire a obiectelor in consignatie
Borderou de iesire a obiectelor din consignatie
Jurnal privind operatiuni diverse - serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea operatiunilor, in creditul conturilor fara dezvoltare analitica sau a caror dezvoltare se asigura pe fise separate, dar care nu sunt cuprinse in alte jurnale, la unitatile care aplica forma de inregistrare "pe jurnale", la completarea jurnalului Cartea mare.
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de productie
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli- document de inregistrare in contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale sectiei, cheltuielilor generale de administratie, pe sectii si feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulatie. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli, se completeaza pe baza documentelor justificative,la sfarsitul fiecarei perioade se totalizeaza in vederea intocmirii balantei analitice de verificare a operatiunilor inregistrate in contabilitatea de gestiune. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Fisa de cont pentru operatiuni diverse- serveste la tinerea contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc.. la tinerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si financiare.
Document cumulativ -document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflecta operatiuni economice si financiare de acelasi fel dintr-o anumita perioada, document justificativ centralizator de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica.
Balanta de verificare, document de verificare, utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balanta de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare, si de cate ori se considera necesar. Nu circula fiind document de sinteza, si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Exista mai multe tipuri de balanta : cu patru egalitati, cu cinci egalitati , cu sase egalitati, balanta analitica a stocurilor.
12 Organizarea Inventarierii patrimoniului
Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinind altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responsabilul comisiei de inventariere.
Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri Disponibilitatile aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective, dupa primirea confirmarii. Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente.
Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate.Constatarile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferentelor, se consemneaza in listele de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, intr-un proces-verbal.
Lista de inventariere Serveste ca document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate in gestiunile unitatii ; este un document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc; este un document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate ; este un document pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri ; este un document centralizator al operatiunilor de inventariere. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
13 Prezentarea bilantului contabil
Situatiile financiare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere urmatoarele formate:
Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40;
Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40.
Microintreprinderile utilizeaza aceleasi formate, cu exceptia formularului cod 40.
Persoanele juridice vor completa formatele situatiilor financiare, in functie de reglementarile contabile aplicabile fiecarei categorii.
Situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in drept.
Persoanele juridice anexeaza la situatiile financiare anuale depuse la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice formularele "Date informative" (cod 30) si "Situatia activelor imobilizate" (cod 40).
Situatiile financiare anuale se întocmesc pe baza balantei de verificare rezultata dupa aplicarea IAS, mai putin IAS 29 "Raportarea financiara în economii hiperinflationiste" si SIC 19 "Moneda de raportare - Evaluarea si prezentarea în situatiile financiare în conformitate cu IAS 21 si IAS 29", si se depun la organele în drept, potrivit legii.
Informatiile cuprinse în situatiile financiare anuale sunt exprimate în mii lei.
Pentru asigurarea informatiilor destinate sistemului institutional al statului, un exemplar al situatiilor financiare anuale se depune la unitatile teritoriale ale finantelor publice, astfel:
a persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, in termen de 150 de zile de la incheierea exercitiului financiar;
persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare, inclusiv microintreprinderile, in termen de 120 de zile de la incheierea exercitiului financiar;
persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat activitate vor depune o declaratie in acest sens, in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului financiar.
a) Metoda directa
Fluxurile de numerar din activitati de exploatare
-incasarile in numerar din vanzarea bunurilor si prestarea de servicii;
-incasarile in numerar provenite din redevente, onorarii, comisioane si alte venituri;
-platile in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii;
-platile in numerar catre si in numele angajatilor;
-platile in numerar sau restituiri de impozit pe profit, doar daca nu pot fi identificate in mod specific cu activitatile de investitii si de finantare.
Fluxuri de numerar din activitati de investitii:
-platile in numerar pentru achizitionarea de terenuri si mijloace fixe, active necorporale si alte active pe termen lung;
-incasarile de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalatii si echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;
-platile in numerar pentru achizitia de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;
-incasarile in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;
-avansurile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor efectuate catre alte parti.
Fluxurile de numerar din activitati de finantare:
-veniturile in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de capital propriu ;
-platile in numerar catre actionari pentru a achizitiona sau a rascumpara actiunile intreprinderii;
-veniturile in numerar din emisiunea de obligatiuni, credite, ipoteci si alte imprumuturi;
-rambursarile in numerar ale locatarului pentru reducerea ogligatiilo legate de o operatiune de leasing financiar.
Fluxuri de numerar -total
Numerar la inceputul perioadei
Numerar la finele perioadei
b) Metoda indirecta
Fluxuri de numerar din activitati de exploatare:
-rezultatul net;
-modificarile pe parcursul perioadei ale capiatlului circulant;
-ajustari pentru elementele nemonetare si alte elemente incluse la activitatile de investitii sau de finantare.
Fluxuri de numerar din activitati de investitii:
-platile in numerar pentru achizitionarea de terenuri si mijloace fixe, active necorporale si alte active pe termen lung;
-incasarile de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalatii si echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;
-platile in numerar pentru achizitia de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;
-incasarile in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de creanta ale altor intreprinderi;
-avansurile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor efectuate catre alte parti.
Fluxurile de numerar din activitati de finantare:
-veniturile in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de capital propriu;
-platile in numerar catre actionari pentru a achizitiona sau a rascumpara actiunile intreprinderii;
-veniturile in numerar din emisiunea de obligatiuni,credite,ipoteci si alte imprumuturi;
-rambursarile in numerar ale unor sume imprumutate;
-platile in numerar ale locatarului pentru reducerea obligatiilor legate de o operatiune de leasing financiar.
Fluxuri de numerar -total
Numerar la inceputul perioadei
Numerar la finele perioadei
Cuprinde existenta si dinamica structurilor componente ale capitalului propriu si ca urmare datele necesare completarii se extrag din ct.101.104.105.106.107.11.129 ct. sintetice de gr.II si ct. analitice) Anexez formular.
Prezentarile cifrice trebuie sa fie insotite de informatii (note) referitoare la:
-natura modificarilor;
-tratamentul fiscal aplicat, acolo unde este cazul;
-orice alte informatii semnificative.
Lista notelor explicative la situatiile financiare
10.Alte informatii
|
