Organizatiile functioneaza prin actiunea conjugata a oamenilor, dar fiecare individ poate sa întreprinda actiuni independente care sa fie in discordanta cu politica si instructiunile sau care nu sunt raportate corespunzator celor în masura sa fie informati. Obtinerea coordonata a rezultatelor dorite necesita existenta 151k1024b unor sistem de comunicare eficiente.
Organizatiile sunt expuse influentei unor schimbari continue care afecteaza si munca angajatilor, si bunastarea, si siguranta acestora. Schimbarea poate fi gestionata doar daca li se comunica persoanelor afectate motivele si implicatiile schimbarii în termeni pe care acestea sa-i înteleaga si sa-i accepte.
Notiuni Generale
Cautând raspuns la întrebarea "de ce se comunica într-o întreprindere " s-a constatat ca practica si teoria comunicationala au formulat, în mod coerent, unele explicatii unanim acceptate:
Functiile managementului nu pot fi operationalizate în lipsa comunicarii.
Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordantei cu structura organizatorica si informationala, de armonizare a actiunilor cu obiectivele initiale si de eliminare a deficientelor, de antrenare a personalului se bazeaza pe primirea si transmiterea de mesaje. Comunicarea este deci cruciala pentru existenta si succesul organizatiei, prima responsabilitate a fiecarui manager.
Comunicarea stabilieste si mentine relatiile dintre angajati, oferindu-le
informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci în raport cu a celorlalti, cu cerintele organizatiei, în ansamblul sau, si a mediului acestuia.
Prin feedback-ul realizat, comunicarea releva posibilitatile de
îmbunatatire a performantelor individuale si generale ale organizatiei.
Aflata la baza procesului de motivare, comunicarea face posibila
identificarea, cunoasterea si utulizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului angajatilor spre performanta si satisfactie.
Contribuie la instaurarea relatiilor corecte si eficiente, de întelegere
si acceptare reciproca între sefi si subordonati, colegi, persoane din interiorul si exteriorul organizatiei.
" Este imposibil de gasit un aspect al muncii managerului care sa nu implice comunicarea. Problema reala a comunicarii organizationale nu este daca managerii se angajaza sau nu în acest proces, ci daca ei comunica bine sau nesatisfacator."
Se poate afirma ca, la nivel de organizatie, comunicarea este un proces complex prin care are loc schimbul de mesaje dintre membrii acesteia în vederea realizarii anumitor obiective -individuale si comune - , fiindu-i recunoscuta calitatea de "prin instrument spiritual al omului în procesul socializarii sale".
Pentru întreprinderele ce activeaza în mediul concurential cunoasterea procesului comunicational prezinta un interes si o semnificatie aparte, datorita cresterii complexitatii managementului si a dezvoltarii unor mijloace perfectionale de comunicare si decizie.
O analiza a micro- si macrostrategiilor comunicarii pune în evidenta existenta unui ciclu comunicational. (figura XV.5).
Fig.XV.5.Ciclul comunicational
"Comunicarea inseamna punere împreuna de informatii într-un mesaj, schimb de mesaje, activicate de comunicare si rezultate acestuia." Daca se tine cont ca procesul comunicarii se prezinta particularitati diferite la nivelul relatiei interpersonale si de grup, consideram justificat ar recurge la abordarea disctincta în
cele ce urmeaza, a celor doua forme ale comunicarii:
Comunicarea între indivizi, numita si comunicare interpersonala
Comunicarea între subindivizi si grupuri ale organizatiei, numita comunicare organizationala
Aceste doua forme de comunicare sunt interdependente, comunicarea
interpersonala fiind aproape intotdeauna parte componenta ale comunicarii organizationale.
Comunicarea
Angajatii sunt motivati de sitemele de recompense extrinseci si de stimulentele intrinseci care deriva din însasi munca pe care o fac. Gradul de motivatie depinde însa de responsabilitatile atribuite si de posibilitatile de afirmare oferite de postul ocupat, precum si de speranta ca recompensele primite ca rezultat al eforturilor depuse vor coincide cu dorintele lor. Sentimentele angajatilor fata de recompensele care o însotesc depind foarte mult de eficacitatea comunicarii cu managerii sau cu sefii de echipa si în general de eficacitatea comunicarii din cadrul companiei.
Înainte de toate, este nevoie de o buna comunicare în dublu sens, astfel încât conducerea sa-i poata tine la curent pe angajati cu politicile si planurile care îi intereseaza, iar angajatii sa poata reactiona prompt, prin formularea de pareri privind propunerile si actiunile conducerii. Schimbarea nu poate fi gestionata corect fara a întelege framântarile celor afectati de ea, fiind nevoie de un sistem eficient de comunicare pentru a întelege si infuenta aceste preocupari.
Dar masura în care un sistem de comunicare eficient genereaza mai curând relatii satisfacatoare si nu doar le atenueaza pe cele nesatisfacatoare poate fi exagerata. O trasatura a practicilor manageriale din secolul XX este evolutia diverselor teorii despre management, care ajung la moda si apoi cad în dizgratie. Printre acestea, figureaza teoria managementului prin "comunicare eficienta". Acest model de abordare a problemelor de management porneste de la urmptoarele premise:
Pe termen lung, necesitatile si telurile angajatilor si ale conducerii sunt
aceleasi în oricare organizatie. Ideile si obiectivele managerilor si ale angajatilor pot fi reunite în mod adecvat pentru a forma un cadru conceptual unic.
Orice diferenta de opinii între conducere si angajati se datoreaza
neîntelegerilor care au aparut din cauza ca metoda de comunicare nu a fost suficient de buna.
Conflictele de muncp pot fi solutionate prin îmbunatatirea comunicarii.
Domeniile comunicarii si obiectivele vizate
Relatiile cu angajatii sunt afectate în principal de comunicarea manageriala si interna, desi si sistemele de comunicare externa reprezinta un canal de informare. Strategia pentru comunicarea manageriala vizeazp tehnicile de planificare si control, sistemele de informare manageriala si procedeele de delegare si transmitere a instructiunilor - aceste chestiuni depasesc aria de interes a acestui manual, exceptând masura în care asemenea procedee si aptitudini pot fi dezvoltate prin programele de instruire profesionala.
Strategia de comunicare
Stratediapentru comunicarea interna trebuie sa se bazeze pe analize referitoare la:
Ce doreste sa spuna
Ce doresc angajatii sa auda
Problemele care se ridica în calea transmiterii si primirii informatiilor.
Analizele de acest tip pot fi folosite pentru a stabili care sunt sistemele de
comunicare ce trebuie elaborate si programele de pregatire si instruire profesionala necesare care pot sa le faca operationale. Totodata, ele trebuie sa ofere indicii privind modul în care urmeaza sa fie administrate si programate sistemele de comunicare. Însa cauzele principale ale lipsei de eficacitate a comunicarii sunt, de cele mai multe ori, managementul defectuos si programarea necorespunzatoare.
Ce doreste conducerea sa spuna
Ceea ce doreste conducerea sa spuna depinde de evaluarea a ceea ce necesita angajatii sa stie, aspect care, la rândul sau, este influentat de ceea ce vor acestia sa auda.
De obicei, conducerea urmareste sa realizeze trei lucruri: în primul rând, sa-i faca pe angajati sa înteleaga si sa accepte ceea ce preconizeaza aceasta sa întreprinda în domeniile care îi afecteaza în al doilea rând, sa-si asigure adeziunea angajatilor pentru obiectivele, planurile si valorile organizatiei;si, în al treilea rând, sa-i ajute pe angajati sa-si faca o idée mao clara despre contributia pe care o pot adduce la succesul organizatiei si modul în care acest lucru le va aduce un folos.
Comunicarea dinspre conducerea mangeriala trebuie sa se refere la valori, planuri, intentii si propuneri (cu posibilitatea unor discutii cu angajatii si a feedback-ului din partea acesotra), precum si la realizari si rezultate. Nu trebuie sa se faca uz de "îndemnuri însufletitoare": nimeni nu le da nici o atentie.Mai degraba atentia trebuie concentrata asupra cerintelor concrete decât sa se invoce sloganuri generale cu continut abstract, de genul "sa îmbunatatim calitatea sau productivitatea". Cerintele trebuie formulate în asa fel încât sa puna în evidenta atât modul în care cei interesati trebuie sa conlucreze efectiv, cât si câstigurile care îi asteapta.
Ce vor angajatii sa auda
Desigur, angajatii dorect sa auda si sa comenteze problemele care le afecteaza interesele. Printre acestea se afla dschimbarea metodelor si a conditilor de munca, modificarea regimului orelor suplimentare si al lucrului în schimburi, planurile companiei care pot afecta salarizarea sau siguranta locurilor de munca si schimbarea termenilor si conditilor de angajare. Sarcina de a întelege ce doresc angajatii sa auda si de a organiza strategia de comunicare revine conducerii manageriale. Întelegerea situatiei în acest sens poate fi asigurata prin organizarea de dezbateri în "grupuri focus", sau în care colectivele de angajati îsi focalizeaza atentia asupra problemelor de interes, sau prin sondaje de atitudine, întrebari adresate reprezentantilor angajatilor, "aplecarea urechii" în mod neoficial la ce au de spus angajatii si analizarea doalentelor, pentru a stabili daca pot fi influentate prin folosirea unui sistem de comunicare prefectionat.
Analiza problemelor de comunicare
Problemele concrete care au aparut în relatiile cu angajatii, când cauza sau factorul favorizant a fost metoda defectuoasa de comunicare, trebuie analizate atent, pentru a stabili unde s-a gresit si ce trebuie facut în vederea îndreptarii starii de fapt. Este posibil ca printre aceste probleme sa se regaseasca unele din elementele enumerate anterior în acest capitol, inclusiv absenta unor canale adecvate de comunicare, deconsiderarea barierelor din calea comunicarii. Problemele legate de canalele de comunicare pot fi rezolvate prin introducerea unor sisteme noi sau perfectionate de comunicare.
Sisteme de comunicare
Sistemele de comunicare se împart în cele care se bazeata pe retelele de intranet, cele care apeleaza la suporturile scrise, cu sunt publicatiile interne, buletinele informative, foile volante si avizierele, si cele care fac uz de metodele orale, cum sunt întâlnice de lucru, sedintele de informare a colectivelor de lucru si mijloacele audio-vizuale de adresare în public. Scopul urmarit este utilizarea judicioasa a mai multor canale diferite pentru a asigura receptarea mesajului avut in vedere.
|
