Univesitatea Alexandru Ioan Cuza

Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor

Specializare: Informatica Economica, Anul III,zi

PROIECTE ECONOMICE

Tehnologii groupware, workflow și intranet pentru optimizarea intreprinderilor

1.Introducere:

Intregul e mai mult decat suma partilor . Acesta este principiul pe care se pune accent din ce in ce mai mult in lumea afacerilor, cand vine vorba de abordarea problemelor și atribuirea sarcinilor. Complexitatea in creștere sarcinilor pe care trebuie sa le indeplineasca un angajat, a dus la regandirea abordarii modului de lucru; de la individual la colectiv. Celula organizaționala devine grupul. Eficiența unui grup insa depinde in primul rand de ușurința cu care se realizeaza comunicarea și colaborarea in interiorul lui. Astazi la baza comunicarii și colaborarii grupurilor de lucru stau tehnologiile informaționale. Urmand principiul inducției, rezulta ca eficiența lucrului in echipa și implicit succesul unei companii este condiționat implementarea tehnologiilor colaborative.

Noile tehnologii propuse de marile companii de software ca soluții pentru problemele din domeniul rețelelor de calculatoare, internetului si intranetului au transformat calculatorul dintr-un instrument individual, intr-unul colectiv, oferind oamenilor posibilitatea sa lucreze impreuna la probleme mult mai complexe, intr-o maniera mult mai eficienta

2.Abordarea conceptuala a temei de licenta

Secolul 20 a scos companiile din izolare, inlaturand granițele geografice și culturale, revoluționand modul de a gandi si a acționa in lumea afacerilor. Intregului proces i s-a dat denumirea de globalizare. Succesul in afaceri este condiționat de accesul la informație, acces realizat cu ajutorul noilor tennologii informaționale, si de accesul la forța de munca. Informația este cea care sta la baza funcționarii intreprinderilor, iar viteza cu care este transmisa si gradul de actualitate face diferența intre profit si pierdere.

Astazi, in contextul globalizarii, sunt intalnite situații in care partenerii sau chiar angajatii unei companii se afla la distante de mii de kilometri. Totuși acest lucru nu impiedica desfașurarea in timp real și in condiții optime a activitații. Soluția este reprezentata de internet si aplicatiile groupware. Acest lucru deriva din faptul ca tehnologia informaționala inlatura orice distanța geografica. Adresele companiilor sau ale angajaților tind sa se transforme din clasicele coordonate (strada, oraș, județ, țara) in șiruri de cifre, organizate sub forma adreselor IP (Internet Protocol Adress).

2.2 Organizatoric

Aplicatiile groupware sunt cele destinate susținerii muncii in echipa prin realizarea colaborarii prin imbunatațirea comunicarii si coordonarii membrilor. O aplicație groupware nu este implementata pentru a inlocui munca unei persone, ci este mai degraba  un instrument de perfectionare a procesului de colaborare: “GROUPWARE reprezinta un model organizational dezvoltat cu sprijinul tehnologiilor informationale multiutilizator moderne, ce ofera posibilitatea reproiectarii radicale a proceselor, organizarii si mentalitatii din intreprinderi , prin intermediul unei clase de aplicatii retea ce permit echipelor de lucru sa colaboreze intr-o maniera facila.”[1]

Definirea termenului ”groupware” nu poate fi facuta fara a prezentarea principalelor sale componente. Astfel in literatura de specialitate[2] se face analogia cu un ”coktail” al celor trei ”c”: Comunicare; Colaborare; Coordonare; O infrastructura completa pentru “groupware” trebuie sa imbine tehnologiile modului de lucru in cooperare asistata de calculator (comunicatie, colaborare, coordonare) si sa creeze o sinergie intre ele, realizand un intreg mult mai complex decat suma celor trei. Infrastructura “groupware” trebuie sa fie destul de flexibila pentru a permite utilizatorilor extinderea cerintelor specifice.^[3]

Comunicarea are in vedere transmiterea datelor și informațiilor intre membrii grupului. Ea se realizeaza cu precadere prin intermediului mesageriei electronice.

Colaborarea presupune oferirea de mijloace menite sa asigure accesul la resursele organizației. In acest scop se folosește metoda stocarii datelor intr-o baza de date partajata.

Coordonarea presupune automatizarea fluxului de date(workflow), precum și dirijarea lui in funcție de necesitațile și drepturile angajaților. Un sistem de tip workflow reduce considerabil timpul necesar unui angajat pentru gestionarea documentelor. Operații simple precum trimiterea unui email, a unei facturi, raport, etc. sunt automatizate, iar timpul economisit este cu atat mai mare, cu cat documentul are nevoie de mai multe completari si aprobari. Un alt beneficiu obținut in urma utilizarii unui este acela dat de limitarea erorilor umane ce pot aparea in timpul lucrului cu documente.

Termenul „Groupware” apare prima data in1987, cu referire la mesageria electronica intr-un articol al revistei Fortune: „Software catches than spirit”, deși conceptul era prezent in literatura de specialitate inca din anul 1984. Trebuie menționat faptul ca sistemele groupware au fost incadrate in disciplina CSCW (Computer Supported Cooperative Work)- Munca Colectiva Asistata de Calculator.

Privind retrospectiv evoluția produselor grupware, se remarca existența a trei generații:

Prima generație groupware:

Dezvoltarea aplicațiilor pleca de la necesitatea existenței unui singur produs care sa raspunda tutuor necesitatilor care privesc comunicarea, colaborarea si coordonarea in interiorul organizațiilor. Pentru atingerea acestui scop se pleca de la imbinarea facilitaților oferite de rețelele de calculatoare cu tehnologiile de afișare grafica și a Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date. Primul pas facut a fost de Douglas Engelbart prin realizarea sistemului „Augment”.

Efectul asupra utilizatorilor a fost unul dezamagitor, poate și din cauza promisiunilor exagerate care au fost facute

A doua generație groupware:

Succesul celei de a doua generație este dat de principala lor caracteristica și anume orientare spre integrarea cu ale tehnologii, crescand nivelul de conștiinta al grupului. Sistemele sunt concepute sa ofere asistența utilizatorilor prin sfaturi și sugestii, lucru ce a dus la o creștere a popularitații lor. Produsele din aceasta generație ofera posibilitatea achiziționarii cunoștințelor memoriei organizționale, bazele pentru colectarea și actualizarea memoriei organizaționale fiind puse in prima generație.

A treia generație groupware:

A treia generație groupware are catalizator internetul sub diferitele sale forme (asta daca acceptam definția intranetul ca fiind varianta privata a internetului). Tehnologiile groupware s-au dezvoltat inainte de apariția internetului, și deși vazuta ca o amenințare noua tehnologie s-a imbinat cu cea deja existenta, amandoua fiind utilizate pentru susținerea lucrului in echipa, dand naștere unui nou concept: „Groupweb”.

Necesitațile pentru care au fost concepute soluțiile groupware sunt acoperite momentan, cel mai bine de tehnologia Intranet.Suportul pentru realizarea unei comunicari și colaborari eficiente necesare in cadrul oricarei intreprinderi precum si posibiilitatea reducerii investiților la nivelul middle management (managementului intermediar), a crescut popularitatea intranetului. Cu ajutorul unui browser Intranet si a catorva Pc-uri (pentru expedierea și recepționarea email-uri, voicemail-uri și faxuri) se poate realiza o rețea integrata de comunicații.

INTRANETUL este o retea de calculatoare la nivel local (al unei companii, universitati etc.), care asigura accesul si distributia informatiilor interne exclusiv persoanelor conectate la aceasta. La baza funcționarii intranetului stau aceleași protocoale ca in cazul internetului (TCP/IP- Transfer Control Protocol și adresa IP), diferența intre cele doua „rețele” fiind data de faptul ca Internetul este public, iar la Intranet au acces anumiți membri ai unei organizații.

Odata implementat intranetul, pagina sa de pornire va suferi modificari din partea administratorului (personalizare), dar si a utilizatorului final (custom-izarea). Posibilitaea efectuarii de catre utilizator a schimbarilor ce implica marimea și culoarea fontului, themelor, aranjarea elementelor de conținut face trecerea de la intranet catre portal. La prima vedere aceasta caracteristica nu pare importata, dar nici o tehnologie nu este eficienta daca nu este folosita și acceptata pe deplin de utilizator. Acceptare portalului deriva tocmai din posibilitatea custom-izarii și implicit transformarii intr-un mediu prietenos.

Cerințele pe care ar trebui sa le indeplineasca un portalul unei intreprinderi sunt sintetizate in Fig1:

Fig 1. Funcționalitațile unui portal

Intr-o continua lupta pentru un loc cat mai bun pe o piața necruțatoare, avantajele oferite de Intranet, nu sunt deloc de neglijat. Deoarece Intranetul inseama in fond integrarea tehnologiilor Internet in cadrul unei organizatii, specialistii se simt indreptatii sa afirme ca avantajele si dezavantajele presupuse de Intranet sunt preluate de la reteaua Internet[4].

Table 1.1. Avantajele si dezavantajele retelei Intranet

2.3 Economic

Eficiența si eficacitatea tehnologiilor groupware in rezolvarea problemelor de comunicare și colaborare a intreprinderilor este demonstrata, daca mai era nevoie, și de numarul in continua creștere al vanzarilor inregistrate pe piața de profil. Astfel perspectiva cifrei de afaceri pe care o inregistreaza piata solutiilor dedicate retelelor sociale profesionale: 920 de milioane de dolari in 2007, 1.412 in 2008, 1.974 in 2009, 2.603 in 2010 si 3.304 milioane de dolari in 2011 (conform estimarilor date publicitatii in octombrie trecut de catre Radicatti Group). Mult mai titratul cabinet de consultanta Gartner crediteaza anul 2007 cu o cifra de afaceri de 1.552 milioane de dolari, pentru 2008 estimarile sunt de 1.884, in 2009 de 2.295, iar in 2010 de 2.780 milioane de dolari (estimari date publicitatii in iunie 2007).

Este cunoscut fatpul ca o sintentizare corecta a costurilor inlaturate de folosirea aplicațiilor groupware este greu realizat, daca nu imposibil, din cauza faptului ca unele costuri nu pot fi cuantificate. Ca exemplu poate fi adus costul timpului petrecut in fata calculatorului pentru a edita documentele folosite in fiecare zi in activitatea intreprinderii. O incercare in acest sens a fost facuta CIO ( Chief Information Officer), al carui sondaj a fos publicat de CXO Media Inc. Au fost chestionate 275 de persoane( manageri de intranet, consultanți și alți cititori CIO. Conform aprecierilor acestora un sistem Intranet implementat intr-o intreprindere duce la semnificative imbunatațiri cu privire la:

Sporirea competivitații: 90%

Managementul conținutul: 87%

Imbunatațirea comunicarii: 87%

Reducerea costurilor de aprovizionare: 86%

Imbunatațirea serviciului clienți: 85%

Eficientizarea resurselor umane: 77%

Imbunatațirea procesului de vanzari: 81%

Reducerea inventarului: 55%

Controlul asupra procesului de cumparare: 63%

Prin folosirea solutiilor groupware, pot fi evitate o serie de cheltuieli: de tiparire, de distributie, de arhivare a documentelor, de deplasari, de analize ale expertilor externi, cheltuieli de instruire a personalului, etc.

Printre avantajele implementarii[5] se numara:

-castiguri de productivitate;

-imbunatatirea serviciilor catre clientela prin cunoasterea imediata a dorintelor acesteia;

-fiabilitate sporita a operatiunilor datorita standardizarii procedurilor de preluare a corespondentei;

-integrarea simpla in sistemele informationale exixtente;

-constientizarea de catre clienti a faptului ca sunt recunoscuti individual.

Avand in vedere avantajele pe care le aduc intreprinderilor, putem afirma ca tehnologiile groupweb, prin gama de aplicatii specifice, ofera cel mai bun suport dezvoltarii viitoare a intreprinderilor.

2.4 Juridic

Facand parte din categoria produselor software, in Romania, distribuirea si folosirea programelor groupware trebuie sa se desfașoare in conformitate cu legislația in vigoare, insa

avand in vedere specificul acestor tehnologii, trebuie avute in vedere:

Legislația privind comunicatiile electronice

Legislatie privind semnatura electronica

Legislatie privind platile electronice

Alte acte normative (cu referire la utilizarea codificarii standardizate a setului de caractere in documentele in format electronic, condițiile in care se pot edita, intr-un singur exemplar, facturile fiscale cu regim special de tiparire, inseriere și numerotare, utilizate in activitatea financiara și contabila);

3. Prezentarea generala a organizatiei

3.1 Descrierea organizatiei

S.C. Consolida Regalis S.R.L este o societate comercialǎ, care isi are sediul in comuna Podu Iloaiei, bl.14 parter. Firma a fost infiintata in anul 2004, fiind inscrisa in Registrul Cometului sub nr. J22-1058-2005, CUI RO1482095, durata de functionare a societatii fiind pe o perioada nedeterminata, cu exceptia dizolvarii anticipate a acesteia sau prelungirii duratei de functionare, prin hotararea adunarii generale.

Societatea comerciala S.C. Consolida Regalis S.R.L este persoana juridica romana, avand forma de organizare SOCIETATE CU RASPUNDERE LIMITATA, care isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si actul constitutiv urmand a figura astfel in orice act, scrisoare sau publicatie ce emana de la ea, pe care se vor indica obligatoriu: sediul, numarul de ordine din registrul comertului, capitalul social si codul fiscal.

Societatea, dupǎ mǎrime, se incadreazǎ in sectorul microintreprinderilor, insumand un numǎr de 21 angajati si detine trei puncte de lucru, unul in Podu Iloaiei, spatiu considerat principal, deoarece aici se primeste marfa si apoi se distribuie,iar cel de-al doilea punct este situat la Ceplenita (jud. Iasi).Cel de-al treilea punct se afla in Cogeasca(jud. Iasi). Sunt in decurs de amenajare incǎ douǎ puncte farmaceutice, tot pe teritoriul judetului Iasi, fiind considerate tot puncte secundare.

Firma supusa analizei,are ca obiect de activitate principal comercializarea produselor farmaceutice si parafarmaceutice. S.C. Consolida Regalis S.R.L desfasoara o activitate cu caracter social-sanitar, oferind servicii de sanatate, competenta in eliberarea de medicamente, consiliere in ceea ce priveste utilizarea corecta si rationala a acestora.

3.2 Structura organizatorica si functionala:

Societatea comerciala S.C. Consolida Regalis S.R.L are un numar de 21 salariati dintre care:

1 administrator;

1 director de vanzari;

1 contabil;

1 farmacist diriginte;

6 farmacisti;

6 asistenti

1 distribuitor medicamente

3 femei de servici

1 paznic noapte(sediul central)

Fig.2 Organigrama firmei

Astfel, directorul de vanzari este subordonat administratorului si are la randul lui in subordine contabilul, farmacistul diriginte de la sediul central si cei doi farmacisti de la sediile secundare. Farmacistul diriginte are raspundere directa asupra farmacistilor de la sediul central si a distribuitorului de medicamente, iar farmacistii au in subordine asistentii farmacisti

3.3 Situatia financiara

Pentru a percepe situatia financiara a SC „Consolida Regalis” SRL, si pentru a sesiza evoluția situatiei financiare a acestei societati, se va realiza o paralela intre situatia firmei la sfarsitul anului 2006 si cea a firmei la incheierea exercitiului financiar pe anul 2007.

Tabel 1. Situatia financiara a firmei la 31.12.2007[6]

In urma analizei bilantului contabil se poate observa ca firma intregistreaza un profit net de 11463 RON la finele anului 2007, cu 10771 RON mai mare decat cel de la sfarșitul anului 2006.

4. Analiza sistemului specific temei de licenta

Vanzarea de produse farmaceutice si parafarmaceutice, este o actvitate economica pe care statul roman o ține sub atenta supraveghere prin intermediul Casei Naționale de Asigurari de Sanatate. Acest lucru implica o legatura constanta intre faramacii și CNAS, printr-o raportare continua a farmaciilor cu privire la produsele vandute și la numarul de vanzari. In același timp CNAS actualizeaza in fiecare luna listelele de medicamente compensate, precum și cele cu medicii care au dreptul sa elibereze rețete.

Fluxul de date astfel creat trebuie administrat cat mai eficient, ținand cont de cerințele specifice ale activitații, lucru realizat cu succes  prin utilizarea aplicației firmei Softeh: Netfarm (sistem informatic avizat de Casa Naționala De Asigurari de Sanatate cu avizul nr.176/07.03.2006.), datorita caracteristicilor sale ce ii permit sa sprijine utilizatorul (farmacistul diriginte, farmaciști, asistenții de farmacie, administrator, contabil) prin faptul ca:

permite utilizarea sabloanelor pentru crearea documentelor electronice, și eliminand eventualele erori umane, utilizatorii avand la dispoziție variate modele de rapoarte atat pentru raportarea catre CNAS, dar și catre conducere;

asigurarea traseelor pe care documentele electronice trebuie sa le urmeze realizand actualizarea listelor și raportarea catre CNAS in mod automat, centralizarea informațiilor de la punctele de vanzare și distribuirea lor in funcție de necesitațile și drepturile utiliatorilor;

decide care sunt persoanele cu drepturi accesare a documetelor, prin gruparea utilizatorilor pe grupuri și prin folosirea unui sisem de login-logoff;

stocarea documentelor intr-o baza de date, cu posibilitate de backup;

In același timp, nevoia unei aplicații groupware este data de necesitatea personalului de a partaja resursele, de a comunica diferite informații (precum situația stocurilor și a vanzarilor realizate in punctele de lucru), realizand o mai buna gestine informațiilor și automatizand fluxul de lucru (avem in vedere faptul ca o comanda de aprovizionare se transmite telefonic catre depozit).

4.1 Descrierea aplicatiei din cadrul firmei

Netfarm este varianta reproiectata a sistemului informatic GESTFARM si inglobeaza experienta de peste 6 ani de utilizare in peste 1500 de farmacii din toata tara a sistemelor proiectate de SOFTEH PLUS srl. Se remarca prin multitudinea si complexitatea functiilor oferite, accesate prin intermediul unei interfete prietenoase si optimizate.

Descriere[7]:

Meniul principal al aplicatiei este alcatuit din 9 meniuri secundare care la randul lor prezinta o serie de submeniuri si obtiuni, prezentate in Fig.2:

Fig.3 Meniul aplicației Netfarm

Aplicatia realizeaza acoperirea tuturor cerintelor specifice unei farmacii:

Raportare corecta la casele de asigurari

Simularea verificarii pe care o fac CASELE DE ASIGURARI in momentul preluarii de date chiar in farmacie in momentul generarii dischetei de raportare

Protejarea farmaciei pentru decontarea corecta la CASELE DE ASIGURARI prin stabilirea tuturor validarilor necesare in momentul introducerii datelor si optimizarea interfetei de prelucrare a acestora (Fig.3)

Pastrarea in baza de date a tuturor listelor de medicamente pentru a se putea face sau reface orice raportare anterioara.

Posibilitatea de excludere sau modificare individuala a retetelor din cadrul unui borderou, implicit din cadrul unei facturi decont

Fig.4 Prelucrarea informațiilor de la CNAS

Maxima securitate si corectitudine a datelor

Stucturat pe o baza de date Sybase, cu posibilitatea de backup zilnic, sistemul confera o siguranta sporita a datelor introduse si garanteaza corectitudinea informatiilor extrase din sistem in orice moment.

Inglobarea tehnologiilor moderne de transfer date prin Internet pe orice suport (cablu, telefonie fixa, telefonie mobila) prin realizarea de retele VPN, cu urmatoarele avantaje:

Actualizarile de program (upgrade-urile) de pe un server al SOFTEH

   Actualizarea automata a nomenclatoarelor (Fig. 4)

Preluarea facturilor de la diversi furnizori de produse farmaceutice

   Primirea de mesaje informationale cu posibilitatea de vizualizare direct din aplicatie

  

Fig. 5 Actualizarea nomenclatoarelor

Existenta prospectelor de medicamente

Prezenta in nomenclatorul de medicamente al unui numar mare de prospecte in format electronic, ce pot fi accesate in orice moment.

Configurare avansata a drepturilor pentru utilizatori

   Gestionarea accesului in sistem prin definirea exacta a utilizatorilor si a drepturilor acestora. Sistemul permite configurarea drepturilor pe fiecare functiune in parte

Optiune de folosire a tehnologiei de coduri de bare

   Netfarm permite tiparirea cu ajutorul imprimantei “Zebra” a doua tipuri de coduri: cod de bare atasat stocului eliminand posibilitatea de a vinde din calculator altceva decat ceea ce ati ales de pe raft si cod de bare intern , exportabil, care ofera posibilitatea de identificare a produsului in orice locatie, in cazul in care aveti mai multe puncte de lucru ;

Optiune de folosire a cardurilor de fidelitate

   Permite un mod foarte flexibil de configurare a politicilor de fidelizare a clientilor prin toate metodele folosite in prezent (discount la vanzare, acumulare puncte, etc)

Optiune de tiparire a retetelor la imprimanta

   Ușureaza munca farmacistului si elimina greselile de completare a retetelor. Retetele pot fi completate (tiparite) imediat, la eliberarea medicamentelor sau ulterior(Fig.5).

Fig.6 Gestionarea retetelor in NetFarm

NetFarm permite si realizarea unor operatiuni periodice obligatorii precum:

Updatarea listelor cu medicamente compensate, a medicilor, respectiv a bolilor prin selectarea optiunii “Preluari medicamente/medici/boli” din submeniul “Preluari CJAS

Calcularea Z-ului zilnic anexa prin selectarea optiunii “Z zilnic” din submeniul “Rapoarte imprimanta fiscala” a meniului Rapoarte;

4.2 Asistarea deciziilor:

Programul NetFarm ofera posibilitatea unei atente supravegheri a activitaților din farmacii, prin generarea de rapoarte de analiza(Fig.6), punand la dispoziție o gama foarte variata de rapoarte, predefinite destinate monitorizarii optime a gestiunii farmaceutice, a analizei vanzarilor pe diverse criterii (perioada, gestiune, produs, utilizator) și oferirea posibilitaților avansate de customizare a rapoartelor realizate (aranjari, sortari, cautari in cadrul raportului). Aceste opțiuni ale programului, sprijina procesul decizional, insa nu prezinta caracteristicile avansate ale unui soft pentru asistarea deciziilor.

Fig.7 Rapoarte in NetFarm

4.3 Analiza comparativa a aplicației cu o soluție similara

Pentru a raspunde necesitaților de comunicare și colaborare intre angajații farmaciei, conducerea acesteia are la dispoziție o gama variata de produse groupware. Cele mai cunoscute soluții pentru afaceri sunt Lotus Notes, Microsoft Exchange, Oracle colloborative și Novell Groupware.

Lotus Notes (Domino) este decanul software-ului groupware. Inca de la aparitia sa, produsul Lotus Notes al companiei Lotus(care este in prezent o filiala a companiei IBM) a stabilit standardul pentru partajarea informatiilor si colaborarea in cadrul organizatiilor[8],

asigurand^[9]:

Email, calendar și aplicatii colaborative;

Colaborare și comunicare unificata;

Portal ;

Formulare electronice și managemtul conținutului web;

Tehnologii pentru dezvoltarea aplicațiilor;

Programe pentru creșterea productivitații;

Lotus Notes este printre primele aplicații care au exploatat potențialul accesarii bazelor de date de catre utilizatori conecatați la rețele de tip LAN sau WAN. Asfel modificarile asupra sunt efectuate asupra copiilor documentelor individual, de catre un utilizator, și apoi incarcate in baza de date, fapt care ofera posibilitatea lucrului in echipa. Aplicația stabilește și drepurile fiecarui participant la proiect.

Pentru mult timp Lotus Notes a reprezentat singura solutie groupware ce indeplinea pe deplin cerintele operarii in cadrul grupului de lucru.

Wide Web-ul și rețelel de tip Intranet au permis generarea de noi soluții groupware. Cu toate acestea modelul replicarii documentelor care reprezinta esența soluției Lotus Notes continua sa ramana mai robusta decat oricare din soluțiile nou aparute, bazate pe suportul Web.

Alt avantaj al familei Notes este faptul ca se adreseaza tuturor rețelelor de calculatoare, indifirent de marimea lor, și sistemul de operare folosit. In sprijinul acestei facilitați, a fost dezvoltat programul Domino, prin imbinarea unui server Web cu unul Notes. Acest lucru ofera utilizatorilor posibilitatea accesarii bazelor de date Notes cu ajutorul unui browser.

Adoptarea mediului Lotus Notes ofera utilizatorului posibilitatea de a:

colecta: Notes accepta informatii de la o varietate de surse, si poate stoca atat text, tabele, si grafice de la aplicatii rulate pe PC-uri, cat si documente compuse;

organiza: Notes permite sa organizam documentele dintr-o banca de date astfel incat orice persoana sa poata gasi cu usurinta informatiile de care are nevoie; inlesnind la un proces de organizare a unei cantitati mari de date, Notes ajuta la monitorizarea si gestionarea activitatii echipelor;

partaja: se pot partaja informatii cu alte persoane indiferent de locul fizic unde se gaseste acestea; prin utilizarea acestui mediu, fiecare persoana este tinuta la curent cu ultimele evolutii;

prelucra: in acest sens documentele pot fi transmise de la o persoana la alta, fiecare avand posibilitatea sa adauge/modifice informatiile cuprinse in documentul respectiv;

ajusta: se pot crea aplicatii care sa concorde cu modul in care sunt colectate, organizate, partajate si prelucrate informatiile.

4. Fezabilitate economica

Costurile care stau in calea implementarii unei soluții groupware in cadrul organizației sunt cele cu licențierea softului și training-ul utilizatorilor, deoarece suportul Internet pentru acest gen de aplicații este deja existent. Mai mult, angajații sunt familiarizați cu utilizarea e-mail-urilor pentru comunicare.

Pentru a sintetiza beneficiile economice aduse de implementarea produsului Lotus Domino Notes, IBM pune la dispoziția managerilor accesul la o aplicație care sa cuantifice costurile astfel eliminate. Rezultatul obțitunt in urma introducerii datelor firmei Sc.Consolinda Regalis SRL este surprins in Fig.8

Fig.8 Economii obținute in urma implementarii Lotus Domino Notes

Dupa cum se poate observa, s-au luat in calcul avantajele obținute in urma minimizarii costurilor cu stocarea documentelor, cat si ceele obținute prin creșterea productivitații. Asfel se remarca per total un caștig de 519$ in primul an, și de 2000$ in al cincilea an.

Tinand cont de faptul ca o licența Lotus Notes costa intre 109,00-155,00%$ per utilizator, dupa funcționalitațile oferite, iar Sc Consolinda Regalis SRL are nevoie de cinci licențe Lotus Notes, realizam ca investiti se recupereaza in al doilea an.

5 Noi tehnologii informaționale și impactul lor asupra sistemului specific temei de licența

Astazi in cercurile informaticienilor este vehiculat un concept revoluționar ca fiind vitorul in materie de distribuție software: Cloud Computing- sau regandirea modului de a funcționa al intreprinderilor. Denumirea este metaforica, norul, fiind reprezentarea internetului, iar scopul acestei tehnologii este de a oferi resurse informatice ca un serviciu, din exterior, contra cost. Cu alte cuvinte, Cloud Computing ofera posibilitatea de a folosi doar ceea ce ai nevoie, și de a plati doar ceea ce folosești. Accesarea resurselor din „nor”, se poate face in orice moment, de oriunde din internet.

In trecut, companiile de succes erau obligate sa investesca timp si resurse prețioase in construirea unei infrastructuri care ii oferea avantaje competitive. Dezavantajele acestei abordari constau in:

costul ridicat al unui datacenter ale carui servicii erau folosite in intregime

nevoia personalului specializat in mentenanța serverelor

costuri mari de energie

probleme cu scalabiliatea

investiții in upgrade-uri

Puterea de calcul nefolosita se irosea, fara nicio o posibilitate de a fi utilizata de catre alte companii, sau de utilizatori dispuși sa plateasca pentru ea. Cu ajutorul Cloud Computing, excesul de putere de calcul poate fi folosit și vandut consumatorilor. Aceasta transformare a serverelor și a infrastructurii IT in serviciu care este disponibil tuturor sprijina competiția bazata pe inovație, și nu pe puterea de calcul. Resursele necesare aplicațiilor și sistemelor informaționale (din ce in ce mai mari, pentru a ține pasul cu nevoile in creștere de stocare, putere de calcul, si baze de date) sunt astfel mult mai accesibile, printr-un simplu abonament la un furnizor specializat

Cloud Computing este in centrul atenție marilor companii de pe piața IT. In timp ce Microsoft incearca sa achiziționeze Yahoo pentru a concura cu extraordinar de profitabilul motor de cautare Google, acesta din urma și-a indreptat atenția catre piața software a intreprinderilor, reprezentand o reala amenințare pentru Lotus si Microsoft prin Team Edition. Google se concentreza in special in schimbarea modului in care intreprinderile achiziționeaza și distribuie software. Deși Yahoo ar putea ajuta Microsoft sa devina mai rapid, competiția nu e doar intre Google și Microsoft, iar toate pariurile sunt indreptate catre IBM/Lotus Project Blue pentru retele sociale bazate pe Cloud Computing. Un alt participant la aceasta intrecere este Cisco. Fiecare furnizor va infrunta serioase provocari din moment ce importante segmente din software-ul colaborativ on-premise (instalat și administrate de catre clienți), sunt acaparate de Cloud Computig. Din perspectiva unui manager, utilizarea unui model Cloud pentru soft-ul responsabil cu colaborarea și productivitatea are beneficii evidente: e mult mai puțin costisitor, mai ușor de gestionat și e disponibil oriunde, oricand.

Bibliografie:

Fotache, D., GROUPWARE: Metode, tehnici si tehnologii pentru grupuri de lucru, Polirom, 2002,

Purcariu R. I., Tehnologii si produse Groupware, Ed.EduSoft, Bacau, 2005,

Mirescu M., Parvan M., Sisteme de lucru pentru cooperare asistata de calculator

http://www.marketwatch.ro

http://www-01.ibm.com/software/lotus/

http://www.softeh.ro

http://www.legi-internet.ro/legislatie-itc

Studiu Meta Group citat in Fotache, D., GROUPWARE: Metode, tehnici si tehnologii pentru grupuri de lucru, Polirom, 2002 pg 27

Prelucrare dupa www.cio.com/