Procese economice Financiar

Activitati Financiar - Contabile

Operatiuni financiar contabile - Generale

Descriere

Principalul rol al modulului Contabilitate Generala este acela de a furniza o imagine completa asupra tuturor operatiunilor contabile si de a asigura instrumentele necesare in vederea raportarii externe.

Toate celelalte modulele ale sistemului MYSAP ERP se regasesc, ca imagine contabila, in modulul de Contabilitate Carte Mare, prin inregistrarea indirecta in conturi contabile, pe baza contarilor automate configurate la nivelul fiecarui modul.

Notiunea de "Registrul Carte Mare" (sau "Registrul General") nu se refera la metoda de evidenta contabila cu acelasi nume, ci la o baza de date care stocheaza informatii (conturi, sume, s.a.) legate de toate operatiunile contabile derulate de o companie, in timp ce prin registrul de "Clienti", de exemplu, intelegem o baza de date in care sunt stocate atat informatiile generale despre clienti (cod, denumire, adresa s.a.) cat si operatiunile derulate cu acestia (facturare, incasare, s.a.).

Operatiunile economice inregistrate indirect in Contabilitate generala sunt:

 

Procesare documente

Inregistrarea documentelor

Inregistrarile facute in sistemul MYSAP ERP se bazeaza pe "principiul documentului". Aceasta inseamna ca fiecare operatiune contabila este stocata sub forma unui document care ramane in sistem pana la arhivarea acestuia.

In sistem nu vor fi introduse decat documente complete, cu toate campurile obligatorii completate. Aceste campuri obligatorii sunt fie din categoria celor cerute de sistem (data documentului si cea a inregistrarii, tipul documentului, moneda, cheile de inregistrare, conturile si sumele aferente), fie de configurarea specifica societatii REBU (comenzi interne, comenzi de reparatie, centre de cost sau centre de profit in relatie cu conturile de cheltuieli sau cele de venituri, coduri de taxa in cazul TVA-ului, data scadentei pentru operatiunile cu conturi de trezorerie sau cele de clienti si furnizori, s.a.).

Sistemul va verifica toate aceste intrari si in cazul introducerii unei valori care nu este definita in sistem sau care nu indeplineste conditiile impuse de validarile standard sau de configurarea existenta, va emite un mesaj de eroare. In acest caz nu se poate continua procesarea documentului decat dupa corectarea erorii. Aceste verificari garanteaza faptul ca datele necesare vor fi introduse in sistem sub o forma completa si lipsita de erori.

In cazul in care utilizatorul este nevoit sa intrerupa introducerea documentului din lipsa sau pentru verificarea unor informatii, documentul se poate salva intr-o forma incompleta, pentru a nu fi pierdute datele deja introduse (salvarea lui sub aceasta forma nu va afecta rulajele conturilor implicate); odata cu obtinerea tuturor informatiilor se va relua editarea documentului, sistemul va verifica din nou datele introduse si numai dupa aceasta documentul va fi inregistrat.

De asemenea sistemul genereaza automat, intr-un document, linii pentru TVA sau diferente de curs valutar. Datele propuse de sistem pot fi ajustate, daca este cazul.

Inregistrarile automate pe conturile de TVA au loc numai in cazul in care conturile de pe aceeasi parte cu contul de TVA (ex: conturile de pe debit in cazul TVA-ului deductibila si conturile de pe credit in cazul TVA-ului colectata) sunt conturi definite de carte mare (nu sunt conturi de reconciliere). Daca se doreste inregistrarea unor documente ce nu respecta regula amintita anterior, documente din care sa rezulte si TVA-ul acest lucru se va face numai cu introducerea manuala a contului de TVA.

Sistemul nu permite modificarea tuturor campurilor unui document, odata ce acesta a fost inregistrat. De exemplu suma, contul, cheia de inregistrare, data inregistrarii, data documentului sau codul de TVA si suma aferenta acestui cod nu pot fi modificate.

Aceste modificari nu 323p1517d sunt permise deoarece inregistrarea documentului a produs actualizarea automata in toate registrele implicate iar o modificare a unui camp ar duce la imposibilitatea reconcilierii tuturor conturilor. Singura modalitate de a corecta o operatiune gresita, care a fost introdusa in sistemul SAP, este aceea de a storna documentul initial si a reinregistra corect un nou document.

Singurele campuri ce pot fi modificate pe un document contabil introdus in sistem sunt:

Afisarea intregului document cu optiunea de a edita antetul si fiecare linie introdusa (cu exceptia codului si a cheii de inregistrare), pentru adaugarea de noi linii sau pentru stergerea uneia existente;

Liniile introduse automat de sistem pot fi editate si pot fi adaugate noi informatii, ca de exemplu obiectul de cost corespunzator;

Cand se utilizeaza functia de inregistrare a unui document, daca campurile obligatorii nu au fost toate completate ori s-au introdus date eronate, sistemul afiseaza intregul document, marcand liniile care trebuie modificate. Odata ce intregul document a fost completat corect, acesta poate fi salvat.

Daca utilizatorul doreste sa retina documentul respectiv, fara a-l salva, documentul poate ramane incomplet. Aceste situatii pot aparea atunci cand utilizatorul nu detine toate informatiile necesare, sau doreste sa verifice anumite informatii. Datele deja introduse vor fi salvate temporar, fara a fi afectate in balanta de verificare soldurile conturilor utilizate. La momentul cand toate datele sunt disponibile, documentul poate fi completat si, in final, inregistrat (cu afectarea soldurilor contabile).

Documente de referinta

Pentru micsorarea efortului de introducere a unor documente similare se vor crea in sistem modele de documente care pot fi utilizate ca documente de referinta.

Astfel, in momentul inregistrarii unei operatiuni, se apeleaza un astfel de document, se completeaza (de exemplu, suma documentului), sau se modifica valorile propuse de sistem (de exemplu, data documentului sau cea a inregistrarii), si apoi se inregistreaza.

Documentele de referinta ce vor fi utilizate de catre societatea REBU sunt:

Nu are pozitii compensate (in caz contrar mai intai trebuiesc resetate pozitiile inchise).

Reprezentarea grafica a procesului suport contabilitate Generala

In cele mai multe cazuri inregistrarile din contabilitate carte mare (contabilitate generala) nu fac obiectul unui proces in sine ci sunt considerate mai degraba procese suport sau efecte ale proceselor societatii.

Astfel, inregistrari contabile produse din modulul Carte Mare care sa poata fi cuprinse intr-un proces suport ar putea fi considerate inchiderea de venituri si cheltuieli si contabilizarea salariilor.

Cum procesul de inchidere a veniturilor si cheltuielilor este unul complet automatizat, prin rularea unui program pus la dispozie de catre SAP Romania, va fi detaliat in continuare procesul de contabilizare a salariilor.

Descrierea procesului suport de contabilitate Generala

1. Avans salarii

Plata avansului de salarii este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de extras bancar si are ca efect modificarea debitului contului de avansuri.

Cale de acces pentru inregistrare avans salarii

Via meniu: Contabilitate> Contabilitate financiara> Banci> Intrari> Extras bancar> Intrare manuala

Tranzactie: FF67

Reflectare financiara

2. Constituire salarii

Constituirea salariilor este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare avand ca efect modificarea creditului contului de salarii.

Creditarea contului de salarii reprezinta datoria globala a societatii pe luna in cauza.

Debitarea contului de cheltuiala se va face pe fiecare centru de cost in parte, centru de cost la care este alocat fiecare angajat

Cale de acces pentru constituire salarii

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Carte Mare> Inregistrare> Inregistrare generala

Tranzactie: F-02

Reflectare financiara

Reflectare controlling

In contabilitatea interna de gestiune cheltuielile cu salariile personalului se vor evidentia, prin intermediul elementului de cost primar 64100100, direct pe obiectul de cost la care este alocat fiecare angajat.

Cheltuiala nu va fi inregistrata pe fiecare angajat in parte ci va exista o inregistrare globala pe fiecare obiect de cost.

3. Lichidare salarii

Plata lichidarii salariale este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de extras bancar si are ca efect modificarea debitului contului de salarii.

Cale de acces pentru achitare lichidare salarii

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Banci> Intrari> Extras bancar> Intrare manuala

Tranzactie: FF67

Reflectare financiara

4. Obligatii societate

Constituire cheltuieli privind contributia societatii la asigurarile sociale este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare si are ca efect modificarea creditului contului 43110100.

Cale de acces pentru inregistrare obligatii societate

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Carte Mare> Inregistrare> Inregistrare generala

Tranzactie: F-02

Reflectare financiara

Cheltuielile privind contributia societatii la fondul de somaj este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare si are ca efect modificarea creditului contului 43710000.

Reflectare financiara

Constituire cheltuieli privind contributia societatii la asigurarile sociale de sanatate este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare si are ca efect modificarea creditului contului 43130100.

Reflectare financiara

Constituire cheltuieli privind contributia societatii la fondul de handicapati este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare si are ca efect modificarea creditului contului

Reflectare financiara

Constituire cheltuieli privind contributia societatii la fondul de risc si accidente este inregistrata in sistem printr-o tranzactie de carte mare si are ca efect modificarea creditului contului 44720000.

Reflectare financiara

Reflectare controlling

In contabilitatea interna de gestiune cheltuielile cu salariile personalului se vor evidentia, prin intermediul elementului de cost primar 645100100, direct pe obiectul de cost la care este alocat fiecare angajat.

Cheltuiala nu va fi inregistrata pe fiecare angajat in parte ci va exista o inregistrare globala pe fiecare obiect de cost.

5. Plata obligatiilor societatii

Achitarea obligatiilor societatii aferente salariilor se realizeaza din modulul de banci si are ca efect debitarea conturilor de obligatii.

Cale de acces pentru plata obligatiilor societatii

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Banci> Intrari> Extras bancar> Intrare manuala

Tranzactie: FF-67

Reflectare financiara

6. Obligatii salariat

Retinerea obligatiilor din salarii este o tranzactie de carte mare care are ca efect modificarea debitului contului de salarii.

Cale de acces pentru inregistrare obligatii salariat

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Carte Mare> Inregistrare> Inregistrare generala

Tranzactie: F-02

Reflectare financiara

7. Plata impozitelor retinute din salarii

Achitarea obligatiilor retinute din salarii se realizeaza din modulul de banci si are ca efect debitarea conturilor de obligatii retinute salariatiilor.

Cale de acces pentru plata obligatiilor

Via meniu : Contabilitate> Contabilitate financiara> Banci> Intrari> Extras bancar> Intrare manuala

Tranzactie: FF-67

Reflectare financiara

Operatiuni financiar contabile - Clienti

Descriere

Evidenta contabila a clientilor este realizata pe de o parte, din punct de vedere valoric in submodulul de contabilitate clienti din cadrul modulului financiar, iar pe de alta parte, din punct de vedere logistic, in modulul de Vanzari si Distributie.

Datele de baza ale Clientului se definesc o singura data, fiind apelate de ambele module. Documentele financiar-contabile sunt procesate o singura data, fie din modulul SD, fie din submodulul Contabilitate Clienti; prin actualizarea automata a bazei de date unic definite, se poate obtine in orice moment o imagine completa pe fiecare client, atat din punct de vedere logistic, cat si financiar.

Codificarea clientilor este fie interna si numerica, caz in care este data automat de sistem, fie exerna (numerica sau alfanumerica).

Pentru diverse operatiuni economice exista categorii de clienti pentru care, in afara de datele economice necesare (facturare, incasari), este nevoie si de informatii generale despre acestia (adresa, date bancare, anumite criterii de clasificare etc. ).

Toate aceste informatii se pot gasi in data de baza a clientilor; astfel toti clientii obisnuiti primesc un cod si pot fi identificati cu usurinta in sistem ca date de baza.

Separat de aceasta categorie, a clientilor constanti, exista clientii ocazionali, cei cu care se efectueaza un numar foarte redus de tranzactii de-a lungul unor lungi perioade de timp.

Pentru acest tip de clienti, crearea de date de baza poate conduce la o stocare permanenta a clientilor din baza de date. Asemenea stocare semnifica atat un consum semnificativ de spatiu cat si o incetinire a procesarii tranzactiilor cu conturi de clienti, deoarece acesti clienti vor aparea in toate listele sau rapoartele specifice.

Ca o solutie la aceasta problema, sistemul ofera o metoda de inregistrare a tuturor tranzactiilor cu acesti clienti, prin crearea unei singure baze de date, intitulata generic "clienti ocazionali". Aceasta baza de date nu contine informatii referitoare la un singur client, cum ar fi nume, adresa, sau date bancare. Toate informatiile despre un client vor fi introduse odata cu introducerea tranzactiei cu clientul respectiv, si vor ramane salvate numai la nivel de document contabil.

Urmarirea clientilor se va face pe fiecare client in parte, fara a defalca insa conturile 4111 pe analitice corespunzatoare fiecarui client. Identificarea unui client se face prin cod unic apelat la inregistrarea tuturor operatiile referitoare la un clientul respectiv.

Aceasta modalitate de lucru se va pastra si la inregistrarea tranzactii de natura avansurilor, sau a altor tranzactii speciale, chiar daca contul in care se face inregistrarea va fi altul (ex. 419*). Imaginea oferita de sistemul MYSAP ERP, va fi intodeauna prin prisma codului de client, pentru obtinerea unor situatii sintetice.

Sistemul contine o serie de instrumente pentru monitorizarea pozitiilor deschise, de exemplu analiza conturilor de clienti sau raportul scadentelor pentru facturile din sold.

De asemenea sunt disponibile extrasele de conturi pentru clienti sau facilitati de compensare a facturilor clientilor care sunt totodata si furnizori.

Procesarea documentelor

Inregistrare facturi clienti

Inregistrarea facturilor se poate face in doua moduri:

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Da

Inregistrarile cu acest indicator sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Da

Daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator sistemul va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv

Debit

Inchidere avans cl.

Credit

Avans client

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Nu

Inregistrarile cu acest indicator nu sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Nu

Sistemul nu va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator

Debit

Efect de primit

Credit

Inchid efect de prim

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Nu

Inregistrarile cu acest indicator nu sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Nu

Sistemul nu va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator

Debit

Fact de intocmit

Credit

Storno fact de intoc

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Nu

Inregistrarile cu acest indicator nu sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Nu

Sistemul nu va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator

Debit

Cl incert / litigiu

Credit

Sting cl. incert/lit

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Nu

Inregistrarile cu acest indicator nu sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Nu

Sistemul nu va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator

Debit

Vanzare mijloc fix

Credit

Incasare din vz MF

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Da

Inregistrarile cu acest indicator sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Nu

Sistemul nu va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator

Debit

Vanzari diverse

Credit

Incasare din vz div.

Proprietati

Valoare

Text

Pozitie notata

Nu

Nu este indicator pentru pozitie notata

Relevant pt. limita de credit

Nu

Inregistrarile cu acest indicator nu sunt relevante la verificarea limitei de credit

Avertizare pentru angajament

Da

Daca exista pozitii deschise inregistrate cu acest indicator sistemul va emite avertizari la operarea cu clientul respectiv

Debit

Debit -creditori div

Credit

Credit-creditori div

Documente de referinta

Vezi capitolul - "Documente de referinta" din acest document.

Inregistrarea diferentelor de curs in momentul clearingului

Vezi capitolul - "Inregistrare automata a diferentelor de curs (diferente realizate)" din acest document.

Reevaluarea in EUR a soldurilor in moneda straina

Vezi capitolul - "Reevaluarea automata a soldurilor (diferente de curs nerealizate)" din acest document.

Conturile tehnice in care se vor inregistra reevaluarile pe conturile de clienti sunt:

Inregistrari cu clearing (inchiderea pozitiilor deschise)

Vezi capitolul - "Cliringul pozitiilor deschise" din acest document.

Stornarea documentelor de client

Vezi capitolul - "Stornarea unui document contabil" din acest document.

Inregistrarea incasarilor

Se pot defini oricate proceduri de somatie (o astfel de procedura controleaza intregul proces de somatie). In felul acesta, categorii diferite de clienti pot fi tratate in mod diferit.

Pentru societatea REBU S.A. se va defini un singur nivel de somatie pentru fiecare procedura. Existand un singur nivel de somatie textul va fi acelasi ori de cate ori se va rula programul de somatie. De asemenea, se poate defini o suma minima incepand de la care programul de somatie sa ia in considerare facturile restante (in principiu, aceasta suma ar trebui sa acopere cheltuielile facute in vederea tiparirii si expedierii scrisorii de somatie).

In cazul existentei unei relatii Sediu Central/Sucursala, scrisorile de somatie pot fi trimise, la alegere, fie sediului central, fie sucursalei.

Calculul penalitatilor

Calculul penalitatilor pentru clientii cu intarzieri la plata se va face la soldul fiecarei facturi restante in parte. Acest calcul se va face pe baza procentelor de penalitate furnizate de REBU.

Penalitatile vor fi calculate atat pentru facturile restante aflate in sold, cat si pentru facturile achitate cu intarziere.

De asemenea se poate alege ca procesarea acestor facturi sa fie urmata de inregistrarea automata a sumelor calculate in contul de penalitati.

Reprezentare grafica proces suport contabilitate clienti

Reprezentarea grafica pentru procesul suport contabilitate clienti reprezinta un model generic privind operatiile pe clienti in care s-a incercat reflectarea tuturor operatiilor posibile.