PROCEDURI

Prelucrarea cererilor de inscriere in Registrul Fermierilor

Obiectivul Procedurii

Obiectivul procedurii consta in prelucrarea Cererilor de inscriere in Registrul Fermierilor, cu anexe.

Domeniul de activitate

Inscrierea solicitantului in sistem, in functie de tipul acestuia.

Functii

Procedura include regulile care stau la baza inscrieri fermierilor in sistem pe baza cererilor de inscriere in registrul fermierilor precum si regulile aferente realizarii de corecturi la cererile de inscriere in registrul fermierilor. Acesti fermieri pot fi: producatori agricoli. Pentru a putea functiona in sistem, solicitantii (producatorii) trebuie sa depuna o cerere de inscriere in Registrul Fermierilor. Datele incluse in cererea depusa sunt inregistrate in sistem, controlandu-se corectitudinea acestora. Daca in urma controlului datelor incluse in cerere nu se identifica erori, cererile sunt acceptate. Acceptarea cererii inseamna ca solicitantul este inregistrat in sistem, atribuindu-se un numar unic de identificare. In cazul in care datele incluse in cererea de inscriere in Registrul Fermierilor sufera modificari,fermierul este obligat sa depuna o cerere de inscriere in Registrul Fermierilor cu scopul notificarii modificarii datelor. Cererea trebuie sa fie depusa in decurs de 14 zile de la aparitia modificarii. Datele incluse in cerarea depusa sunt inregistrate in sistem, controlandu-se corectitudinea acestora. Daca in urma controlului datelor incluse in cererea de sprijin nu se identifica erori, cererile sunt acceptate. Acceptarea cererii in sistem inseamna ca datele au fost modificate in conformitate cu informatiile incluse in cererea de modificare a datelor din Registrul Fermierilor.

Grafic

3.1.4.1.Graficul privind circulatia documentelor (cerere de inscriere in Registrul Fermierilor), cu luarea in considerare a participantilor la acest proces

Descrierea procedurilor

Actiunea care sta la baza initierii procesului

Solicitantul depune Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor sau corectura la Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, in urma Somatiei transmise solicitantului de catre APIA.

Descrierea activitatilor principale

Depunerea cererii

Solicitantul depune personal cererea la Registratura centrului local APIA de care apartine solicitantul:

Formularul de Cerere de inscriere in Registrul Fermierilor ( anexa nr. 1), impreuna cu anexele necesare da posibilitatea atribuirii numarului de identificare sau sta la baza modificarii datelor pentru solicitant.

Formular pentru corectarea Cererii de inscriere in Registrul Fermierilor (anexa nr. 1), care include modificarile efectuate la initiativa centrului local si care da posibilitatea introducerii corecturilor necesare la Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor (corectura se aplica numai pentru cererea depusa cu scopul atribuirii unui numar de identificare).

La cerere trebuie sa se ataseze urmatoarele anexe:

Confirmare sau informare din partea bancii cu privire la contul bancar detinut, pe baza unui document cu stampila bancii sau pe hartie cu antet si cu o semnatura a angajatului responsabil, cu stampila personala. Solicitantul poate sa depuna si o copie a acordului bancii cu privire la contul bancar (in cazul in care pe cerere se mentioneaza un cont bancar);

Imputernicirea - in cazul in care exista un imputernicit;

Documentele care confirma dreptul de reprezentare - in cazul reprezentarii unei persoane juridice sau a unei unitati organizatorice fara personalitate juridica;

Document de identitate care contine numarul C.N.P. - in cazul in care solicitantul depune personal cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, este obligat sa prezinte angajatului responsabil cu inscrierea un document de identitate care contine numarul C.N.P.. Daca cererea de inscriere in Registrul Fermierilor este depusa de un partener din cadrul unui parteneriat privat, de un imputernicit sau de un reprezentant, documentul de identitate trebuie sa fie prezentat de una dintre aceste persoane care actioneaza in numele solicitantului. Daca cererea este depusa de o persoana straina, aceasta trebuie sa prezinta pasaportul s-au un alt document de identitate. Daca cererea este transmisa prin posta sau prin curier, persoanele de mai sus trebuie sa ataseze o copie a documentelor de identitate care contin numarul C.N.P. sau o copie a unui alt document de identitate pe care sa fie vizibil numarul documentului. Atunci cand se depune o corectura la cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, nu este necesar sa se prezinte o copie a documentului de identitate (in ipoteza ca documentul a fost prezentat sau depus odata cu cererea). Daca cererea este depusa in numele solicitantului de catre un imputernicit sau un reprezentant, solicitantul trebuie sa depuna si o copie a documentului de identitate pe care sa fie vizibil numarul C.N.P..

Toate aceste documente, cu exceptia copiei dupa documentul de identitate, trebuie sa fie anexate la cererea in original sau ca si copii autorizate. O copie autorizata oficial este o copie emisa de un notar public, de autoritatea care a emis originalul sau de un organism administrativ. In cazuri exceptionale, o copie autorizata conforma cu originalul poate fi emisa de un angajat al centrului local al Agentiei, in calitate de organism al administratiei de stat, dar poate fi doar o copie xerox facuta personal dupa originalul aflat in centrul local al Agentiei.

Daca solicitantul transmite cererea sau corectura la cerere prin posta, se initiaza traseul alternativ A. Acest traseu este descris la punctul 3.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

Primirea cererii

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlorul primeste de la solicitant Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, impreuna cu anexele. In prezenta solicitantului, acesta realizeaza un control vizual, adica verifica daca au fost completate toate campurile obligatorii din formular si daca au fost atasate toate anexele si verifica corectitudinea si conformitatea datelor personale (nume si prenume), inclusiv numarul C.N.P., pe baza documentului de identitate (in conformitate cu procedura adecvata - instructiuni de completare a cererii redactate de APIA). In cazul persoanelor fizice, verificarea numarului C.N.P. prezinta o importanta specifica intrucat acest numar este utilizat de sistem ca identificator unic, in conformitate cu care este atribuit un numar de identificare. Angajatul notifica primirea cererii la Registratura in conformitate cu instructiunile de inscriere.

In cazul in care angajatul observa ca nu s-a completat cel putin un camp obligatoriu sau ca nu a fost atasata o anexa obligatorie, informeaza solicitantul cu privire la aceasta situatie, astfel incat solicitantul sa poata completa imediat cererea (aceasta situatie nu se apllica pentru cererile transmise prin posta). Angajatul verifica apoi conformitatea datelor personale (ale solicitantului, imputernicitului sau reprezentantului) incluse in cerere cu documentul de identitate (nume, prenume, numar C.N.P.) - aceasta situatie nu se aplica in cazul in care cererea a fost transmisa prin posta. Dupa ce a identificat aparitia erorilor, angajatul informeaza persoana care depune cererea, dandu-i posibilitatea de a efectua modificarile necesare. Fiecare loc in care s-au facut corecturi trebuie sa fie semnat lizibil de catre solicitant (sau de catre imputernicitul/reprezentantul acestuia). Daca numarul de modificari este atat de mare incat cererea nu mai este ilizibila, se recomanda sa se completeze din nou cererea sau sa se depuna corecturile la aceasta (in functie de partea din document la care se refera comentariile).

IApoi, angajatul realizeaza procedura de primire a cererii cu anexe de la solicitant, la registratura, in conformitate cu instructiunile de inscriere si anume: noteaza primirea cererii la registratura - pune stampila de primire pe cerere, pe care scrie, , data depunerii cererii si inregistreaza cererea in Registrul de Intrari -(vezi instructiunile de inscriere). La cererea solicitantului, angajatul elibereaza o confirmare de primire a documentului (modelul de confirmare de primire a documentelor este atasat la punctul 3.9).

Inscrierea cererii si atasarea acesteia la un caz (nou sau deja existent)

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlorul inregistreaza cererea in sistem si initiaza un caz nou, in conformitate cu instructiunile de lucru; corecturile la cereri sunt atasate la cazul deja existent si vizeaza primul document al cazului (cu starea "Transmis pentru corectare"). apoi, angajatul incepe sa descrie cazul solicitantului (in conformitate cu instructiunile de inscriere), in care sunt incluse toate documentele corelate cu cazul unui anumit solicitant. In cererile depuse in vederea realizarii de corecturi, documentele sunt plasate in dosarul deja existent al solicitantului. Numarul de sistem atribuit documentului si reperul cazului sunt scrise de mana pe documente. Dupa realizarea activitatilor descrise mai sus, sistemul atribuie cererii starea de "primit".

Dupa inscrierea cererii, angajatul responsabil cu inscrierea transmite documentele catre Controlor.

Cererile sunt transmise continuu (de ex. in pachete cu cateva documente in perioadele caracterizate de cea mai mare intensitate a procesului de depunere a cererilor, sau de doua ori pe zi in perioade cu intensitate mai scazuta), astfel incat incat sa nu se adune prea multe documente pentru un angajat. Daca documentul este inregistrat iar Controlorul a initiat cazul, atunci acesta trece la etapa urmatoare care vizeaza introducerea in sistem a datelor din cerere.

Introducerea datelor

Controlorul primeste cererea cu anexe de la angajatul responsabil cu inscrierea (daca nu a facut acest lucru personal). apoi, datele din cerere si anexa sunt introduse in sistemul IT, notandu-se existenta altor anexe (in principal confirmarea depunerii unei imputerniciri sau a unei scrisori de reprezentare). Dupa introducerea in sistem a tuturor datelor din cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, se efectueaza urmatorul pas.

Controlul conformitatii

Dupa inscrierea datelor in sistem, Controlorul verifica conformitatea si corectitudinea datelor furnizate cu datele incluse in documentatia pe hartie - cererea de inscriere in Registrul Fermierilor.

Daca nu s-au identificat erori, Controlorul trece la pasul urmator.

Daca Controlorul descopera erori, urmeaza traseul alternativ B. Acest traseu este descris la punctul 3.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

Controlul completitudinii

Dupa finalizarea procesului legat de efectuarea controlului conformitatii, Controlorul aproba datele introduse in sistem pe baza cererii. In acest moment, sistemul realizeaza automat un control al completitudinii cu privire la datele introduse. Daca sistemul nu identifica nici o eroare, se trece la pasul urmator: controlul administrativ. Daca sistemul identifica erori cu privire la completitudine, apare o lista cu erori. Toate erorile trebuie sa fie analizate in detaliu de catre Controlor, iar erorile interne - cele aparute din cauza Controlorului - trebuie sa fie inlaturate.

Daca sistemul identifica erori de completitudine pentru care este raspunzator solicitantul, se initiaza traseul alternativ C. Acest traseu este descris la punctul 3.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

Controlul administrativ

Pentru cererea introdusa in sistem (adica acceptata in etapa 6), Controlor lanseaza controlul administrativ. Controlul administrativ este format dintr-un control simplu si un control incrucisat. Ambele controale se realizeaza simultan in sistem (nu exista o separare in doua controale separate);. Controalele se realizeaza gradual. Fiecare urmatoare cerere este comparata cu datele introduse in sistem pe baza celorlalte cereri de inscriere in Registrul Fermierilor (depuse anterior).

In timpul controlului administrativ, pentru fiecare tip de entitate, sistemul verifica, printre altele:

a.      Daca sistemul contine deja o entitate care are date identice cu cele ale solicitantului;

b.      Daca sistemul contine deja o entitate care a fost scoasa din registru;

c.      Daca s-au transmis toate anexele obligatorii impreuna cu cererea, de exemplu imputernicirea sau confirmarea dreptului de reprezentare;

d.      Daca solicitantul este un producator agricol;

In cazul modificarii datelor, sistemul mai efectueaza controale suplimentare pentru a vedea daca:

e.      Solicitantul este inregistrat in sistem;

f.        Modificarea datelor nu va determina modificarea entitatii

g.      Una dintre activitatile inregistrate in sistem s-a modificat (incercare de scoatere din Registru).

Aria de cuprindere detaliata a controlului administrativ (de sistem) a fost inclusa in indexul de erori.

Pentru o cerere care a trecut deja prin controlul administrativ de sistem, Controlorul extrage cererea impreuna cu documentatia completa si trece la etapa finala a controlului, care nu poate fi realizata de sistem. Acest control vizeaza controlul conformitatii si al caracterului adecvat al:

Documentelor bancare prin care se confirma datele detinatorului contului bancar mentionat in cererea de inscriere in Registrul Fermierilor;

Documentelor care vizeaza imputernicirea. Se efectueaza controale pentru a vedea daca datele incluse in imputernicire sunt conforme cu datele incluse in cerere si pentru a vedea daca, pe baza imputernicirii, imputernicitul are dreptul de a realiza acest tip de activitati, si in special de a furniza contul bancar al imputernicitului in care sa se faca platile;

Documentelor privind reprezentarea. Se fac controale pentru a vedea daca informatii cu privire la dreptul de reprezentare sunt complete si corecte.

Copiei dupa documentul de identitate (in cazul transmiterii cererii prin posta, sau prin curier de exemplu printr-un vecin). Se efectueaza controale pentru a vedea daca datele incluse in cererea de inscriere in Registrul Fermierilor sunt conforme cu copia documentului de identitate (nume, prenume, C.N.P.);

In cazul unei neconformitati cu datele solicitantului, justificarea discrepantelor se va realiza numai in cazurile specificate in reguli - vezi (1.1.6. Reguli privind procedura).

Rezultatul (negativ) al controlului care a constat in verificarea documentelor mentionate mai sus este introdus in sistem sub forma unei comunicari privind aparitia unei erori. Dupa finalizarea controlului administrativ in sistem (control simplu si incrucisat) si a controlului realizat de Controlor in cadrul mentionat mai sus, sistemul permite generarea unui raport de control (pe baza rapoartelor realizate de sistem si de Controlor), in care se specifica erorile posibile si numarul documentului pe baza caruia s-a realizat controlul. Dosarul cererii este format din: cerere si toate corecturile transmise de solicitant in urma somatiei transmise de APIA.

Intr-un anumit caz, sistemul poate nota urmatoarele tipuri de erori: evidente, fundamentale, de excludere si de justificare. Cererea poate fi respinsa numai in cazul aparitie unei erori de excludere.

Atunci cand se respinge cererea, raportul controlului administrativ trebuie sa fie imprimat si confirmat printr-o semnatura lizibila (a Controlorului). Raportul este o confirmare a realizarii controlului administrativ si reprezinta o baza pentru respingerea cererii. Raportul imprimat este amplasat in dosarul cazului. Raportul, impreuna cu setul de documente, trebuie sa fie inmanat Seful centrului local. Inainte de luarea unei decizii cu privire la refuzul inscrieri in Registrul Fermierilor sau la refuzul de a introduce modificarile, este obligatorie analizarea cu grija a intregii documentatii.

Aprobarea cererii dupa controlul administrativ

Controlorul aproba in sistem cererea pentru care nu s-au identificat erori si ii schimba starea (in sistem). Dupa controlul administrativ, cazului i se atribuie starea de "Cu certificat".

Daca sistemul sau Controlorul descopera erori in timpul controlului administrativ, atunci urmeaza traseul alternativ B. Acest traseu este descris la punctul 3.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

Pregatirea "Certificatului numarului unic de identificare" (pentru prima inscriere)

Controlor pregateste o copie electronica si pe hartie a "Certificatului numarului unic de identificare" pentru cererea care a fost acceptata in urma controlului administrativ efectuat. Certificatul este intocmit de Controlor in sistem, in doua copii, si este salvat in sistem ca document aferent cazului. Certificatul intocmit (doua copii) si dosarul cazului sunt inmanate Seful centrului local. Controlorul nu trebuie sa uite sa se semneze lizibil pe una dintre copiile Certificatului (in coltul din stanga jos a documentului). Aceasta copie, dupa semnarea de catre Seful centrului local, va fi amplasata in dosarul cazului.

Semnarea "Certificatului numarului de identificare" (pentru prima inscriere)

Dupa verificarea cazului si dupa semnarea Certificatului de catre Seful centrului local, Controlor sau angajatul responsabil cu inscrierea colecteaza certificatul ini dosarul cazului. Angajatul responsabil cu inscrierea transmite Certificatul numarului unic de identificare catre Solicitant; a doua copie a certificatului este introdusa in dosarul cazului. apoi, toate documentele se arhiveaza in conformitate cu instructiunile de inscriere.

Transmiterea certificatului, deciziei, instiintarii sau somatiei

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlorul inregistreaza in sistem transmiterea catre solicitant a Certificatului numarului unic de identificare. Certificatul este transmis prin scrisoare normala, copia certificatului fiind introdusa in dosarul cazului.

In cazul unei cereri de inscriere in Registrul Fermierilor care include modificari de date, traseul este schimbat dupa etapa 8. Acest traseu este marcat ca 9A si 10A si este descris in etapele urmatoare.

9A. Pregatirea unei Instiintari privind introducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor

Controlorul pregateste o copie electronica si pe hartie a Instiintarii privind introducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor pentru cererile de modificare a datelor care au fost acceptate in urma controlului administrativ realizat. Instiintarea este salvata in sistem ca document apartinand cazului. Instiintarea trebuie sa fie imprimata de Controlor in doua exemplare. Un exemplar este semnat de Controlor, iar altul este transmis catre Solicitant, iar dosarul cazului este transmis de Controlor catre Seful centrului local.

10A. Semnarea Instiintarii privind introducerea modificarii de date in Registrul Fermierilor

Dupa semnarea Instiintarii de catre Directorul Biroului judetean, Controlorul sau angajatul responsabil cu inscrierea colecteaza setul de documente (doua copii ale Instiintarii semnate si dosarul cazului) de la Seful centrului local Angajatul responsabil cu inscrierea transmite o copie a Instiintarii catre solicitant si o arhiveaza pe cea de a doua in conformitate cu instructiunile de inscriere.

3.1.5.3.Trasee alternative ale procesului

A. Cererea transmisa prin posta de catre Solicitant

A1. Cererea si anexele (inclusiv copia documentului de identitate care contine numarul C.N.P.) sunt transmise la Centrul local prin posta sau prin curier. Cererea si anexele se pot transmite prin orice tip de scrisoare. Daca solicitantul doreste sa aiba o confirmare a transmiterii cererii prin posta, atunci trebuie sa o transmita prin scrisoare recomandata (in functie de optiunea solicitantului).

Etapele 2-11 ale traseului de baza

B. Pe parcursul controlului de conformitate, s-au identificat erori

B.1. Daca se identifica erori introduse in sistem atunci cand angajatul responsabil cu inscrierea a introdus in sistem datele din cereri, Controlorul aduce copia pe hartie a cererii in conformitate cu datele din sistem.

B.2. Corectarea datelor

Pe parcursul controlului de conformitate s-au identificat erori. Acestea sunt erori cauzate de Controlor - asa numitele erori interne. Pe baza cererii, Controlorul corecteaza inregistrarile eronate din sistem si salveaza datele in sistem.

B.3. Etapele 5-11 din traseul de baza.

C. Pe parcursul controlului de completitudine s-au identificat erori

C.1. Toate erorile de completitudine sunt generate de sistem si sunt semnalizate pana la momentul in care sunt clarificate. Aceste erori nu sunt clasificate la etapa controlului de completitudine (etapa 6). Aceste erori sunt cauzate de catre solicitant sau de catre Controlor (erori interne) numai in contextul cererilor individuale, fara baza de date si regulile administrative (conformitatea deplina a datelor din sistem cu datele din cererea in forma scrisa). Tipuri de erori de completitudine si motivatii care stau la baza aparitiei acestora:

Eroare simpla de completitudine - nu s-a introdus un element/atribut obligatoriu (in ciuda specificarii regulilor obligatorii intr-un anumit document),

Erori de completitudine contextuale - indicarea eronata a numarului de control (volumul setului de documente, de exemplu anexe) in contextul altor date ale cererii,

Erori privind formatul datelor - introducerea unui element/atribut intr-un format eronat (in ciuda faptului ca in document exista specificatii in acest sens),

Erori de completitudine la nivelul anexelor - nu s-au atasat toate documentele si/sau anexele obligatorii,

Erori de completitudine la nivelul semnaturilor - nu s-au asigurat toate semnaturile aferente solicitantului,

Erori de completitudine la nivelul datelor privind solicitantul - au fost furnizate date inadecvate de identificare a solicitantului (identificator, etc.), datele furnizate nu sunt conforme cu datele din sistem.

Erorile mentionate mai sus sunt intotdeauna inregistrate in sistem (dupa salvarea/aprobarea cererii). La momentul fiecarei operatiuni de salvare/aprobare a cererii, controlul de completitudine se reinitiaza, iar lista cu erorile de completitudine este generata din nou, in varianta noua. Aceasta inseamna ca toate erorile vechi sunt inlaturate si se adauga toate cele noi. Nu trebuie sa uitam ca greselile vor continua sa fie inregistrate atata timp cat vor exista. Dupa corectarea unei erori, informatiile cu privire la aparitia anterioara a erorii dispar.

C.2. Aprobarea unei cereri cu erori de completitudine

Daca in urma unui control al completitudinii sistemul genereaza informatii cu privire la erorile identificate, iar Controlor este convins ca datele din cerere au fost introduse corect in sistem (au fost inlaturate erorile interne efectuate de Controlor) si ca nu exista nici o motivatie pentru imbunatatirea lor, atunci cererea este aprobata cu erori de completitudine (butonul "aprobare cu erori"). Cererii i se atribuie o stare care permite realizarea controlului administrativ asupra cererii. Toate erorile aprobate de catre Controlor vor fi generate din nou la etapa de control administrativ, oferind posibilitatea clasificarii acestora in aria de cuprindere acceptata de sistem. Sistemul tine minte toate erorile de completitudine care au trecut de la controlul de completitudine catre controlul administrativ.

C.3. Etapele 7-11 ale traseului de baza.

D. Pe parcursul controlului administrativ s-au identificat erori

D.1. Etapele 1-7 ale traseului de baza

Daca in urma controlului administrativ se identifica erori, Controlor lanseaza procesul de clarificare a acestora, pe baza documentelor de care dispune. Trebuie sa tinem minte ca in afara de erorile de control administrativ, pot sa apara si erori ale controlului de completitudine, care au fost aprobate in etapa 6.

Erorile pot fi clasificate dupa cum urmeaza:

Justificate - greseli pe care sistemul nu le considera erori in sine (Solicitantul a dovedit ca nu a facut o eroare), de exemplu adresa domiciliului/sediului solicitantului nu este conforma cu datele din sistem.

Evidente - mici greseli facute de solicitant (Controlorul le poate corecta singur, de exemplu dupa clarificari telefonice cu solicitantul), de exemplu mici erori de completitudine (inexistenta numelui sau numarului cladirii), greseli de editare,

Fundamentale - greseli mai serioase facute de solicitant (solicitantul trebuie sa depuna o corectura sau o explicatie), de exemplu inexistenta informatiilor cu privire la imputernit in cazul in care s-a prezentat o imputernicire pentru entitatea sau persoana care reprezinta unitatea juridica;

De excludere - erori care exclud intregul caz/dosar al cererii, de exemplu o entitate al carei numar C.N.P. este deja inregistrat in sistem.

In functie de tipul erorilor identificate intr-un anumit dosar de cerere in timpul controlului administrativ, Controlorul efectueaza actiunea adecvata si anume:

D 1.1.1 Transmiterea cererii pentru explicatii

Daca nu se gaseste nici o eroare de excludere, Controlorul transmite cererea pentru clarificari.

Controlorul initiaza masuri pentru clarificarea erorilor: contacteaza Solicitantul prin telefon, fax, email, realizeaza o converssatie cu solicitantul care poate corecta personal erorile in cadrul biroului, in prezenta Controlorului, confirmand modificarea printr-o semnatura lizibila pe cerere.

Timpul necesar pentru contactarea solicitantului si pentru clarificarea erorilor depinde de tipul erorilor si de forma de clarificare a erorilor; totusi, nu trebuie sa se depaseasca doua zile lucratoare. Daca Controlor nu a reusit sa contacteze solicitantul intr-o anumita perioada de timp, atunci trece la etapa D 1.1.4.

D 1.1.2 Corectarea erorilor in sistem si pe cerere

Dupa primirea explicatiilor de la solicitant, Controlorul corecteaza erorile evidente in sistem si pe copia pe hartie a cererii. Solicitantul poate asigura explicatii personal, prin telefon sau prin email (fara a trebui sa transmita corecturi la cerere). Controlor este obligat sa noteze pe cerere maniera de asigurare a explicatiilor si timpul aferent asigurarii explicatiilor si trebuie sa le confirme prin semnatura sa sau a solicitantului - in cazul in care explicatiile au fost asigurate personal de catre acesta din urma.

D 1.1.3 Revenire la etapele 1-7 din traseul de baza

D 1.1.4 Etapa D.2.2.1. din traseul alternativ D

Daca Controlorul nu a reusit sa contacteze solicitantul personal sau prin telefon, nu a avut posibilitatea de a-i transmite un fax sau email sau nu a primit de la solicitant un raspuns cuprinzator cu privire la erorile din cadrul etapei D.1.1.1, atunci cererea este transmisa pentru corectare. Nu trebuie sa uitam ca transmiterea cererii pentru corectare nu inseamna ca rezultatul va consta doar in prezentarea acestei corecturi. Raspunsul trebuie sa includa si explicatii sau transmiterea de alte anexe necesare (in functie de situatie).

D 1.2 Transmiterea cererii pentru corectare

In cazul in care s-a identificat cel putin o eroare evidenta (care nu a fost clarificata in prealabil atunci cand a fost transmisa cererea pentru clarificare) sau o eroare fundamentala, Controlorul transmite cererea pentru corectare.

D 1.2.2 Pregatirea "Somatiei privind transmiterea unui document/asigurarea de clarificari"

"Somatia privind transmiterea unui document/asigurarea clarificari este pregatita de Controlor si, dupa ce este semnata de Seful centrului local, este transmisa la registratura in vederea transmiterii catre solicitant.

Copia pe hartie a cererii este inclusa de Controlor in dosarul cazului, alaturi de o copia semnata a somatiei transmise.

D 1.2.3 Etapa 11 din traseul de baza

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlor transmite "Somatia" catre solicitant.

D 1.2.4. Etapele 1-11 din traseul de baza

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlorul primeste de la solicitant corectura la cerere si o inregistreaza in sistem.

Corecturile trebuie sa fie transmise in decurs de 7 zile calendaristice de la data transmiterii somatiei catre Solicitant (parametru de sistem) (data de pe timbrul postal este obligatorie), sau solicitantul/imputernicitul/reprezentantul trebuie sa se prezinte personal pentru a asigura clarificari cu privire la discrepantele identificate in cadrul cererii.

Procedura de primire si de realizare a corecturilor este similara cu procedura aplicata in cazul prelucrarii cererilor de inscriere in Registrul Fermierilor. Singura diferenta semnificativa apare la etapa initierii cazului. Pentru cererile de inscriere in Registrul Fermierilor transmise sub forma de corecturi, nu trebuie sa se initieze un caz/dosar nou. Documentul (cererea) se va adauga la cazul/dosarul deja existent care a fost transmis pentru corectare.

Daca se dovedeste ca nu este necesara transmiterea de corecturi (clarificarile telefonice au fost suficiente sau s-au realizat mici corecturi in cerere pe baza clarificarilor asigurate personal de catre solicitant, sau in cazul in care s-au transmis anexele cerute), cererea transmisa pentru corectare trebuie sa faca obiectul unui alt control administrativ. In timpul controlului, este posibil sa se realizeze modificari prin editarea datelor (butonul "Corecteaza"), pe baza materialelor (documente/clarificare) primite de la solicitant. Dupa introducerea datelor in sistem, trebuie sa se prezinte si sa se aprobe motivatia care a stat la baza acestei operatiuni. Cererea astfel corectata trebuie sa faca obiectul unui alt control administrativ. Urmatoarele etape se realizeaza in conformitate cu traseul de baza.

Daca solicitantul nu transmite corectarea la cerere, sau corectarea este transmisa cu erori sau dupa termenul stabilit in acest sens, atunci cererea nu mai este luata in considerare. Este de asemenea posibil ca cererea sa fie lasata neanalizata in sistem (notiunea este definita prin intermediul parametrilor de sistem). Decizia cu privire la neanalizarea cererii este luate de catre Controlor. In cazul in care cererea nu este analizata, cazul/dosarul cererii se inchide si se genereaza informatii. Dupa semnarea instiintarii intocmite de Seful centrului local, Controlorul sau angajatul responsabil cu inscrierea transmit aceasta instiintare si inregistreaza in sistem transmiterea catre solicitant. O copie a instiintarii transmise este introdusa in dosarul cazului. Solicitantul nu are drept de apel/de contestare impotriva instiintarii privind neanalizarea cererii. Cu toate acestea, solicitantul are dreptul de a cere Sefululi centrului local restabilirea termenului de transmitere a corecturii, cu conditia ca solicitantul sa dovedeasca ca netransmiterea corecturii la timp sau neasigurarea clarificarilor satisfacatoare in decurs de 7 zile nu s-a datorat lui. Intr-o astfel de situatie, procedura se continua.

Daca cererea de restabilire a termenului de transmitere a fost solutionata pozitiv, atunci se redeschide cazul care a fost lasat ne-analizat si il supunem unei alte analize si unui alt control. Numai Seful centrului local are dreptul de a redeschide cazurile

D 1.3. Respingerea cererii.

In cazul in care s-a identificat cel putin o eroare de excludere, Controlorul semnaleaza ca cererea se califica pentru respingere. Erorile de excludere sunt dupa cum urmeaza:

Solicitantul este deja inregistrat in sistem (s-a atribuit un numar de identificare);

Solicitantul nu este un producator agricol.

Atunci cand respinge o cerere, Controlorul are posibilitatea de a edita erorile de mai sus si de a le detalia prin adaugarea - de exemplu - a bazei legislative care a stat la baza respingerii. Nu trebuie sa uitam totusi ca toate informatiile adaugate de Controlor trebuie sa fie vizibile pe decizia imprimata.

In cazul modificarii datelor, erorile de excludere sunt:

Solicitantul nu exista in sistem (nu este inregistrat),

Modificarea datelor va determina modificarea entitatii

Indexul de erori contine alte erori care - daca nu sunt clarificate - pot de asemenea sa fie clasificate ca erori de excludere.

NOTA: O parte din erori este clasificata de sistem, automat, ca erori de excludere. Trebuie sa ne amintim ca in functie de tipul de eroare este posibila modificarea categoriei de eroare: in eroare fundamentala sau justificata. Modificarea categoriei de clasificare in eroare fundamentala genereaza transmiterea cererii pentru clarificare (se genereaza somatia); modificarea in eroare justificata permite inscrierea in sistem a datelor semnalate ca fiind incorecte. Schimbarea categoriei de clasificare a unei erori in eroare justificata trebuie sa se realizeze cu mare grija pentru a preveni introducerea de date incorecte in sistem. Fiecare modificare de acest tip realizata in sistem trebuie sa fie insotita de o justificare. Justificarea trebuie sa precizeze ce a stat la baza modificarii categoriei de clasificare a erorii. Toate documentele trebuie sa fie arhivate in dosarul cazului.

Controlorul introduce copiile pe hartie ale documentelor confirmate in dosarul cazului.

D 1.3.1 Pregatirea "Deciziei nr ... cu privire la neinscrierea in Registrul Fermierilor"

Pe baza raportului intocmit in urma controlului administrativ efectuat, Controlorul intocmeste copia pe hartie si versiunea electronica a "Deciziei nr .. privind neinscrierea in Registrul Fermierilor" (refuzul inscrieri). Decizia intocmita, raportul de control si dosarul cazului sunt inmanate Seful centrului local.

D 1.3.2 Semnarea "Deciziei nr... cu privire la neinscrierea in Registrul Fermierilor"

Dupa analizarea documentelor aferente unui anumit caz, Seful centrului local semneaza "Decizia nr ... privind neinscrierea in Registrul Fermierilor". Controlorul sau angajatul responsabil cu inscrierea colecteaza setul de documente de la Seful centrului local; angajatul responsabil cu inscrierea transmite o copie a deciziei catre solicitant, arhivand restul in conformitate cu instructiunile de inscriere. Inainte de semnarea si de emiterea deciziei, Seful centrului local trebuie sa se familiarizeze cu detaliile intregii documentatii aferente acestui caz

D 1.3.3 Etapa 11 din traseul de baza

Angajatul responsabil cu inscrierea sau Controlorul inregistreaza in sistem si transmite solicitantului decizia nr ... . Decizia este transmisa prin posta recomandata cu confirmare de primire.

In cazul unei cereri de inscriere in Registrul Fermierilor, inclusiv in cazurile de modificare a datelor, traseul este schimbat dupa etapa D 1.3.1. Acest traseu este marcat ca D 1.3.1.A si D1.3.2.A si este descris in etapele urmatoare.

D 1.3.1.A Pregatirea Instiintarii privind neintroducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor

Controlor pregateste versiunea pe hartie si versiunea electronica a Instiintarii privind neintroducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor. Instiintarea intocmita si dosarul cazului sunt inmanate Seful centrului local.

Semnarea Instiintarii privind neintroducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor

Seful centrului local semneaza doua copii ale Instiintarii cu privire la neintroducerea modificarilor de date in Registrul Fermierilor si transmite intreaga documentatie catre Controlor sau catre angajatul responsabil cu inscrierea. Angajatul responsabil cu inscrierea introduce o copie a Instiintarii in dosarul cazului si o transmite pe cealalta catre solicitant.

D 1.3.2.A. Etapa 11 din traseul de baza

Angajatul responsabil cu inscrierea inregistreaza in sistem si transmite instiintarea catre solicitant. Informatiile sunt transmise catre solicitant prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire.

Dupa finalizarea procedurii de clarificare a tuturor erorilor aferente cazului, Controlorul introduce cererile in dosarul cazului, iar dosarele sunt depozitate in locul adecvat de depozitare.

Toate operatiunile efectuate in sistem de catre Controlor sunt inregistrate si salvate automat in istoricul cazului. Istoricul cazului este lista operatiunilor corelate cu prelucrarea documentului, cu primirea documentului, cu introducerea datelor, cu confirmarea conformitatii datelor, cu controlul administrativ, cu introducerea modificarilor etc. Descrierea operatiunilor este compusa din: numele operatiunii, numele si prenumele persoanei care realizeaza respectiva activitate, data operatiunii si numarul documentului aferent operatiunii. De asemenea, sistemul inregistreaza toate erorile identificate pe parcursul tuturor controalelor, cuprinsul acestora, clasificarea si justificarea care trebuie asigurata de Controlor la momentul clarificarii acestora. Toate modificarile (pentru controlul administrativ) trebuie sa fie justificate de Controlor prin intermediul unei note privind toate modificarile introduse intr-o cerere. Este obligatorie justificarea modificarilor. Inexistenta unei justificari nu permite aprobarea si, in consecinta,inscrierea modificarilor operate.

Reguli privind generarea documentelor:

In timpul procesului de Apobare a cererii pentru care sistemul a detectat erori de completitudine, se genereaza un document de inlaturare a erorilor formale, cu conditia ca parametrul global al sistemului sa aiba valoarea "Da". Acest parametru inlocuieste un parametru mai general al sistemului care este utilizat pentru tipurile de cererei ramase. Configuratia actuala a parametrului permite aprobarea cererii cu erori de completitudine si generarea unei somatii la etpa controlului administrativ.

3.1.5.4.Cazuri speciale privind derularea procesului

Solicitantul are deja un numar de identificare

Daca in urma controlului administrativ se descopera ca solicitantul are deja un numar de identificare, se va utiliza traseul alternativ D 2.3.1 - Respingerea cererii. Acest traseu este descris la punctul 1.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

Cererea depusa este ilizibila si nu contine informatii cu privire la adresa solicitantului.

Daca nu este posibila contactarea solicitantului, cererea nu va fi luata in considerare.

Solicitantul nu este inregistrat in sistem (se refera la modificarea datelor).

Daca in urma controlului administrativ se identifica ca solicitantul nu este inregistrat in sistem, se va utiliza traseul alternativ D 1 1.3 - Respingerea cererii. Acest traseu este descris la punctul 1.1.5.3 - Trasee alternative ale procesului.

3.1.6.Reguli privind procedura

Reguli generale

R1.       Prelucrarea cererilor de inscriere in Registrul Fermierilor se realizeaza in conformitate cu Manualul de utilizare a programului informatic.

R2.       Cererile de inscrieri in Registrul Fermierilor pot fi depuse de urmatoarele tipuri de entitati:

- Regie autonoma (RA)

- Societate comerciala (SC)

-Organizatii cooperatiste

-Societati agricole (Legea 36/1991)

-Asociatie familiala (Legea 507/2002)

- Institute, statiuni de cercetare, unitati scolare

- Institutii publice

- Consilii locale

- Persoane fizice

- Alte forme de organizare (fundatie, unitate bisericeasca, etc.)

R3.       O persoana fizica care detine o exploatatie agricola si realizeaza o activitate economica (corelata cu agricultura), , se poate inregistra in Registrul Fermierilor in calitate de persoana fizica - producator agricol pe baza numarului C.N.P., sau ca persoana juridica care realizeaza activitati agricole pe baza numarului C.N.P., a si a numaului C.U.I.(C.F.) atribuit de Camera de Comert si Industrie a Romaniei. Intr-un astfel de caz, nu este posibila atribuirea a doua numere de identificare.

R4.       Persoana va fi de asemenea posibil sa se inlature din sistem activitatea aferenta fermierilor care nu realizeaza activitati sau care abandoneaza activititatile in cadrul PAC. Functionalitatea va permite:

Inlaturarea fermierului din registru, la cererea acestuia;

Inlaturarea fermierului fermierului din registru, ex officio;

Inlaturarea in grup a fermierilor, asa numita "colectare a gunoaielor"

R5.       Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor include o casuta in care angajatul responsabil cu inscrierea din cadrul centrului local confirma acceptarea cererii.

R6.       Campurile care trebuie sa fie completate au fost descrise la regulile privind indexul erorilor si instructiunile de completare a cererii.

R7.       Toate cererile depuse la nivel centrului local si transmise prin posta trebuie sa fie primite de angajatul responsabil cu inscrierea din cadrul biroului judetean (chiar si cererile cu erori).

R8.       Cererile trebuie sa fie transmise la centrul local al APIAIA care raspunde de resedinta sau sediul solicitantului.

R9.       Daca solicitantul traieste in strainatate, Adresa (Adresa domiciliului sau sediului Solicitantului) in cererea de inscriere in Registrul Fermierilor trebuie sa se scrie adresa exploatatiei din Romania.

R10.   Daca cererea este transmisa la biroul care nu este competent pentru adresa de domiciliu/sediu a solicitantului, aceasta trebuie sa fie transmisa la biroul competent in conformitate cu adresa inscrisa, ADRESA din cerere. Actiunile trebuie sa se realizeze in conformitate cu Manualul de Proceduri cu privire la Registrul Fermierilor si transferul exploatatiei.

R11.   Daca domiciliul solicitantului este intr-o localitate diferita fata de cea in care are exploatatia, solicitantul poate depune cererea la centrul local caruia ii este arondata exploatatia. Adresa exploatatiei trebuie sa fie inregistrata la ADRESA (adresa domiciliului sau sediului solicitantului). Daca exploatatia este formata din parcele in diferite judete, trebuie completata adresa exploatatiei, cererea fiind transmisa la biroul care raspunde de respectiva adresa.

R12.   Numarul de identificare este unic la nivelul intregii tari, nu se poate schimba pe parcursul existentei entitatii si nu se poate transfera catre un succesor legal.

R13.   Prelucrarea Cererii de inscriere in Registrul Fermierilor:

Formularele de cerere de inscriere in Registrul Fermierilor se gasesc la Centrele locale APIA si la Sucursalele judetene APIA.

Producatorii agricoli, , sunt inregistrati in Registrul Fermierilor pe baza cererii de inscriere in Registrul Fermierilor, care au fost depuse la Centrelor locale APIA .

Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor trebuie sa fie transmisa nu mai tarziu de 21 de zile inainte de transmiterea primei cereri de plata, insa

Producatorii agricoli care nu sunt inregistrati in Registrul Fermierilor si care preiau exploatatii agricole, trebuie sa depuna cererea nu mai tarziu de ziua in care se depune cererea de plata (transferul exploatatiei). Numarul de identificare este atribuit la momentul inscrieri in Registrul Fermierilor.

Solicitantilor care sunt inregistrati in Registrul Fermierilor pe baza mai multor titluri trebuie sa li se atribuie un singur numar unic de identificare.

Seful centrului local al Agentiei trebuie sa emita certificatul numarului de identificare pentru entitatile inregistrate in Registrul Fermierilor.

Certificatul numarului de identificare trebuie sa fie transmis entitatilor (prin posta) imediat dupa inscrierea acestora in Registrul Fermierilor, nu mai tarziu de 14 zile de la data depunerii cererii de inscriere in Registrul Fermierilor. Daca exista vreun risc de nerespectare a termenului de 14 zile pentru eliberarea certificatului, solicitantii trebuie sa fie notificati cu privire la intarzierea aparuta cu privire la eliberarea certificatelor. Notificarea se poate face in scris sau prin nota afisata la avizierul centrului local si la Primarie, cu consimtamantul biroului relevant, sau in alta maniera acceptata de anunt public intr-o anumita localitate la care au fost eliberate certificatele. Exemplu de specimen de notificare:

NOTIFICARE

Prin prezenta, Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura ii informeaza pe solicitanti care au depus cereri de inscriere in Registrul Fermierilor cu privire la fptul ca va exista o intarziere in eliberarea Certificatelor numerelor de identificare .

Motivatia intarzierii este:

Datorita celor de mai sus, certificatul numarului de inscriere o sa va fie transmis prin posta pana la .. (data)

In cadrul contactelor cu APIA, entitatile care sunt inregistrate in Registrul Fermierilor sunt obligate sa utilizeze numarul de identificare.

Refuzul de inscriere in Registrul Fermierilor se realizeaza pe baza unei decizii impotriva careia se poate depune contestatie trimisa la Seful centrului local APIA. Seful centrului local refuza sa faca inscrierea in Registrul Fermierilor in cazul in care solicitantul nu este fermier sau in cazul in care a primit un numar de identificare in prealabil.

Daca intr-un anumit an o entitate nu solicita plati pe suprafata, este posibil sa se depuna cererea de inscriere in Registrul Fermierilor pe o perioada nedefinita.

R14.   Procesul de prelucrare a formularului de corectare la Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor este acelasi cu procesul de prelucrare a cererii de inscriere in Registrul Fermierilor. Corectura trebuie sa fie transmisa numai cu trimitere la cererea de inscriere in Registrul Fermierilor care a fost depusa in vederea atribuirii unui numar de identificare.

R15.   Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor poate fi corectata la orice moment dupa depunere, in cazul erorilor evidente aprobate, de catre angajatul APIA (Controlor) sau de catre solicitant.

R16.   Controlorul (pozitie sensibila) poate schimba manual categoria de clasificare a erorii, insa numai in cazuri justificate. Pentru fiecare schimbare, sistemul va solicita o justificare care sa stea la baza realizarii schimbarii. Daca justificarea care sta la baza modificarii categoriei de clasificare a erorii este sub forma unui document asigurat de solicitant, in explicatie trebuie sa se mentioneze tipul documentului, data la care a fost eliberat documentul si autoritatea (institutia) care a emis documentul, precum si data cand s-a depus documentul. Acest lucru nu este necesar daca documentele suplimentare, precum declaratia bancii, au fost transmise impreuna cu corectura sau cu modificarea datelor si au fost atasate cazului in registru. In sistem se vor inregistra informatii cu privire la persoana si la momentul in care s-a realizat modificarea.

R17.   Controlorul poate de asemenea sa modifice manual cuprinsul erorilor, ceea ce genereaza respingerea sau transmiterea corecturii inainte de generarea:

deciziilor cu privire la inscrierea in registru;

somatiilor privind asigurarea de clarificari cu privire la cererea depusa in vederea inscrieri in Registrul Fermierilor;

somatie pentru asigurarea de clarificari cu privire la cererea depusa pentru inscrierea in Registrul Fermierilor;

Instiintare privind neintroducerea modificarii de date in Registrul Fermierilor.

Drept urmare, justificarea, cu continutul schimbat de controlor, va fi generata pe documentul relevant, iar fiecare paragraf va fi considerat o eroare unica de control si va fi inclus intr-un document scris (copie pe hartie)

R18.   Cererile care contin erori de completitudine pot face obiectul controlului administrativ / Erorile de completitudine care au trecut la controlul administrativ trebuie sa fie clarificate la aceasta etapa a controlului.

R19.   In timpul controlului administrativ, atunci cand sistemul detecteaza o eroare, Controlorul ia din dosarul cazului cererile in cadrul carora s-au identificat erori si lanseaza procesul de clarificare. Daca eroarea a fost comisa de persoana care a inregistrat datele in sistem, Controlorul are posibilitatea de a inregistra respectiva corectura in sistem, prin click pe butonul "Corecteaza".

In alte cazuri, corectura (sau clarificarea) privind deficientele identificate in cadrul controlului de completitudinesau sau erorile detectate pe parcursul controlului administrativ trebuie sa fie transmise catre centrul local, in decurs de 7 zile (in conformitate cu data de pe timbrul postal) de la transmiterea Somatiei catre solicitant. Daca corectura este incorecta sau daca este transmisa intr-o anumita limita de timp stabilita, atunci cererea nu este analizata (in Somatie se asigura informatii cu privire la faptul a neasigurarea unui raspuns determina neanalizarea cererii).

Atunci cand cererea ramane neanalizata, Controlor inchide cazul cererii. Solicitantului i se transmise o instiintare cu privire la situatia de fapt, neputand sa depuna o contestatie impotriva acesteia.

R20.   Pe parcursul controlului administrativ, Controlorul, in afara de clarificarea erorilor detectate de sistem, este de asemenea obligat sa efectueze un control material al documentelor si anexelor, in special al imputernicirilor si al certificatelor bancare.

In cazul in care exista un imputernicit care actioneaza in numele solicitantului si s-a prezentat imputernicirea, este necesar sa se verifice care sunt actiunile ce cad sub incidenta imputernicirii

Este necesar sa se verifice daca certificatul bancar depus este semnat de un angajat autorizat de banca si daca contine exact aceleasi date cu privire la numele si numarul contului ca si cele indicate. Acestea sunt informatiile personale ale solicitantului si ale imputernicitului acestuia.

R21.   Dupa control toate etapele de control si clarificare a erorilor trebuie sa fie finalizate si inchise. Nu se poate transfera nici o eroare in Somatii ulterioare.

R22.   Toate documentele care parasesc biroul centrului local trebuie sa fie copiate, copiile fiind arhivate in cadrul unitatii organizatorice. Copiile documentelor care sunt transmise catre solicitant trebuie sa fie semnate de Controlor si de seful centrului local, si apoi introduse in dosarele solicitantilor.

R23.   Realizarea corecturii la cererea de inscriere in Registrul Fermierilor:

Inainte de realizarea corecturii, formularul pentru editarea cererii in sistem nu este completat cu informatii din cele mai recente cereri sau cu corecturi la cereri ce apartin aceluiasi caz

Corectura cererii trebuie sa includa toate datele necesare pentru Cererea de inscriere in Registrul Fermierilor.

R24.   Daca in timpul selectiei unei cereri exista mai multe cereri incluse in acelasi caz (corecturi), atunci se va selecta cea mai recenta dintre cereri

R25.   Atunci cand se aproba sau respinge o cerere, celelalte cereri de acest tip din cadrul cazului nu sunt prelucrate de sistem.

R26.   Atunci cand detecteaza erori intr-o cerere, sistemul stabileste automat clasificarea acestora

R27.   Sistemul ii permite utilizatorului sa schimbe categoria de clasificare a fiecarei erori numai intr-o anumita masura (de exemplu in sistem pot sa apara erori pe care utilizatorul nu le poate clasifica ca justificate).

R28.   Somatiile, deciziile, instiintarile privind neanalizarea cererii si instiintarile privind neintroducerea modificarii datelor trebuie sa fie transmise prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire. Primirea confirmarii de primire de catre controlor pentru respectivele documente este inregistrata in sistem (data primirii documentului) de catre angajatul responsabil cu inscrierea si este apoi introdusa in dosarele cazurilor respective). Restul de documente (certificatee, instiintari privind inscrierea modificarilor de date) sunt transmise prin scrisoare obisnuita.

R29.   In cazul in care entitatea este inlaturata din Registru (daca exista o astfel de functionalitate) Controlor (care inlatura entitatea din Registru) scrie informatiile cu privire la data inlaturarii din registru pe formularul de cerere de inscriere in Registrul Fermierilor, semneaza formularul. apoi, inlaturarea din registru este aprobata de Seful centrului, care confirma decizia prin semnatura

R30.   Daca in Registrul Fermierilor este inregistrata o entitate care si-a anuntat falimentul, beneficiarul poate actiona in numele acesteia din urma.

Pentru o persoana juridica sau o unitate organizatorica fara personalitate juridica, acest beenficiar poate actiona ca reprezentant, insa in cazul unei persoane fizice poate actiona numai ca imputernicit (din cauza conditiilor sistemului). Hotararea judecatoreasca cu privire la numirea unui beneficiar reprezinta confirmarea dreptului de reprezentare.

R31.   Proceduri aplicabile in situatia in care se identifica ca entitati diferite utilizeaza acelasi numar C.N.P..

In situatiile in care sistemul afiseaza o instiintare conform careia solicitantul cu acelasi numar C.N.P. este deja inregistrat in Registrul Fermierilor, este necesar sa ne asiguram ca solicitantu care solicita inscrierea este deja inregistrat. Controlul consta in realizarea unei comparatii intre datele si adresa personala a solicitantului si datele producatorului inregistrat. Confirmarea conformitatii datelor inseamna ca solicitantul este deja inregistrat si ca trebuie sa se ia decizia cu privire la inscrierea in Registrul Fermierilor. Altfel, exista pericolul sa avem doua persoane diferite care utilizeaza acelasi numar C.N.P. sau cazul in care uneia dintre aceste persoane i s-a alocat un numar gresit. Mai intai, trebuie sa se verifice ambele numere C.N.P., pe baza copiilor dupa documentele de identitate (daca exista) si pe baza versiunilor pe hartie a cererilor de inscriere in Registrul Fermierilor.

Daca se confirma corectitudinea datelor, atunci aspectul va fi solutionat prin telefon; daca se dovedeste ca unul dintre solicitanti a furnizat numarul C.N.P. intr-o maniera incorecta in cerere, atunci acesta trebuie sa fie informat cu privire la cerinta de a depune o cerere pentru realizarea unei modificari in Registrul Fermierilor, si sa pregateasca (in afara sistemului) o somatie pentru asigurarea de clarificari, si in conformitate cu formularul standard si sa o transmita solicitantului prin posta, cu confirmare de primire. In cazul in care solicitantii nu pot fi contactat telefonic, atunci, imediat dupa identificarea erorii, trebuie sa se intocmeasca imediat somatiile pentru asigurarea de clarificari, care trebuie sa fi transmise solicitantilor prin posta, cu confirmare de primire.

Daca se confirma ca organismul responsabil pentru registrul populatiei a atribuit acelasi numar C.N.P. pentru doua persoane, sau daca entitatea inregistrata anterior in R.F.nu raspunde la somatie, atunci, pana la solutionarea cazului, solicitantul neinregistrat trebuie sa fie inregistrat in sistem prin introducerea numarului CNP in campul destinat inscrieri persoanelor de nationalitate straina, cu indicarea codului tarii ca RO.

Nota

Dupa ce organismul responsabil pentru registrul populatiei clarifica situatia (motivul atribuirii aceluiasi numar C.N.P. poate fi rezultatul unei imprimari gresite), solicitantul pentru care acest organism a corectat numarul C.N.P. este obligat sa informeze centru local cu privire la aceasta modificare, in decurs de 14 zile .In acest scop, solicitantul va depune o cerere de introducere a unei modificari in cererea de inscriere in Registrul Fermierilor, care va contine numarul C.N.P. corectate.

R32.   Numarul de cont inclus din cerere trebuie sa fie conform cu standardele NRB sau IBAN aplicabile in Romania Conturile bancare ce respecta alte standarde vor fi considerate incorecte, neaplicandu-se optiunea de clarificare.

R33.   Confirmare sau informare din partea bancii cu privire la contul bancar detinut, sub forma unui document, adica cu sigiliul bancii sau pe hartie cu antet si cu semnatura angajatului responsabil, cu sigiliu personal si continand numele detinatorului contului si numarul contului bancar. Acest document trebuie sa fie atasat la cererea transmisa, in vederea atribuirii numarului de identificare. Atunci cand este vorba de modificarea datelor, aceasta anexa este obligatorie. Confirmarea trebuie sa faca referire la solicitant sau la imputernicitul acestuia.

R34.La completarea cererii de inscriere in Registrul Fermierilor, solicitantul trebuie sa isi insuseasca instructiunile de completare a cererii, si:

Lista 3 la instructiunile de completarea cereri, care contine o lista a codurilor tarilor de origine, care trebuie sa fie utilizate de catre persoanele de nationalitate straina care solicita inscrierea in Registrul Fermierilor,

In cazul in care se face o eroare interna (o greseala a angajatului, de exemplu o greseala de scris) toate corecturile trebuie sa fie introduse in sistem prin utilizarea functionalitatii de anulare. Nu trebuie sa uitam ca toate aceste modificari trebuie sa fie introduse in cea mai recenta cerere de inscriere in Registrul Fermierilor.

R35.In cazul in care datele de identificare ale solicitantului sau datele privind detinatorul contului bancar din formularul de cerere (nume, prenume) contin simboluri, aceste simboluri trebuie sa fie inlaturate la introducerea in sistem.

Reguli privind modificarea datelor (reguli generale):

R36.Solicitantii (fermierii)l sunt obligati sa notifice orice modificare a datelor incluse in cerere, in decurs de 14 zile de la aparitia modificarii.

R37.Nu se pot modifica datele care determina schimbari cu privire la tipul entitatii si care presupun atribuirea unui nou numar de identificare. Atunci cand se notifica o modificare a datelor, nu se permite modificarea numarului C.N.P., C.U.I.(C.F.) sau Orice incercare de modificare a datelor de identificare mentionate mai sus va fi clasificata de sistem, automat, ca si eroare de excludere. Modificarile se pot realiza numai in cazul in care exista certitudinea ca datele din sistem sunt incorecte

R38.In situatia in care se refuza modificarea datelor in Registrul Fermierilor, se emite o instiintare privind neintroducerea modificarii in Registrul Fermierilor. Nu se poate depune contestatie impotriva acestei instiintari. Refuzul de a modifica datele poate sa apara de exemplu in situatia in care cererea nu contine semnatura solicitantului.

R48.   Atunci cand o modificare se refera la schimbarea adresei (noua adresa nu mai tine de jurisdictia biroului local la care s-a depus cererea de inscriere cu obiectivul "atribuirea numarului de identificare), atunci cererea trebuie sa fie depusa la centrul local de a carui jurisdictie apartine adresa solicitantului

R39.Atunci cand cererea de inscriere in Registrul Fermierilor este depusa cu scopul modificarii sau corectarii datelor, angajatul biroului local este obligat sa verifice documentele de identificare care contin numarul C.N.P. si sa verifice informatiile incluse in cerere. Daca o astfel de cerere (destinata "modificarii datelor" sau "corectarii datelor") este transmisa la centrul local prin posta, atunci trebuie sa se ataseze o copie a documentului de identificare care contine numarul C.N.P..

R40. Daca cererea de modificare a datelor contine erori care determina initerea procedurii de clarificare, solicitantului i se transmite o somatie la care trebuie sa raspunda prin depunerea unei alte cereri in care se mentioneaza obiectivul "modificarea datelor".

3.1.7. Reguli privind arhivarea si circulatia documentelor

41.Pe parcursul intregului proces de prelucrare a cererilor - de la acceptarea acestora si pana la eliberarea certificatului, deciziei sau rezolutiei, toate documentele sunt pastrate in dosarul fisierului.

Dosarele cazurilor initiate la nivelul centrului local sunt depozitate intr-o unitate organizatorica. Fiecare angajat care ia un astfel de dosar, dupa finalizarea activitatilor atribuite spre realizare, transmite dosarul in conformitate cu procedura, la urmatorul angajat, si il aseaza intr-o locatie specifica separata destinata depozitarii documentelor.

42.La fiecare etapa de prelucrare a cazului, cererea este pastrata in dosarul cazului alaturi de alte documente privind cazul respectiv.

43.In timpul analizei, dosarul cazului aferent cererii este pus la dispozitia tuturor angajatilor centrului local, intr-o locatie separata dedicata depozitarii documentelor.

44.Dupa finalizarea procesului de prelucrare a cererii, intregul set de documente colectate in dosarul fisierului este transmis la Registratura centrului local, unde este arhivat in conformitate cu instructiunile de inscriere. Dupa 5 ani, este transmis catre departamentul de arhiva din cadrul sucursalei judetene.

3.1.8. Reguli privind pregatirea profesionala

- Se vor aplica prevederile din "Manualul privind pregatirea profesionala"

3.1.9. Reguli privind evitarea conflictelor de interese

In legea privind codul de conduita al functionarului public ,conflictul de interese se defineste ca fiind acea situatie sau inprejurare in care interesul personal , direct sau indirect, al acestuia contravine iteresului public,astfel incit afecteaza sau ar putea afeta independeta si impartialitatea sa in luarea deciziilor ori indeplinirea la timp si cu imparialitate a indatoririlor care ii revin in exercitarea functiei publice detinute.(Legea nr. 7/18.02.2004 art.4(e).

Se iau masuri pentru a evita un conflict de interese pentru un functionar ce ocupa o functie publica cu responsabilitate in verificare, autorizarea ,plata din fondurile FEGA.

Cazurile de conflict de interese si evitarea acestora sunt detaliate in procedura de evitare a conflictelor de interese.

Declaratia de conflict de interese se semneaza annual de functionarul public.

3.1.10 Reguli pivind auditul intern

- Se vor aplica prevederile din "Manualul de proceduri privind auditul intern"

3.10.11 Reguli privind raportarile.

Raportarile(informarile) sunt tranmise de catre personae autorizate prin fisa postului.Informatiile provin din surse autorizate ,respectiv de la compartimentelor implicate in procesul de inscrierea in Registrul Fermierilor.

Modul de transmitere a informatiilor este reglementata de Manualul ativitatii de control/proceduri de cotabilitate.

Centrul local APIA

Post: angajat responsabil cu inscrierea(inregistrarea)cererii

Sarcinile care urmeaza a fi efectuate de angajatul responsabil cu inscrierea vor fi definite in Fisa postului elaborata de APIA. Toate sarcinile angajatului responsabil cu inscrierea vor cuprinde, urmatoarele operatiuni:

primirea cererilor,

controlul vizual,

verificarea datelor personale prin compararea acestora cu documentul ID in care se specifica numarul C.N.P.,

copierea documentelor,

inscrierea in sistem a cererilor si a confirmarilor de primire a documentelor,

initierea in sistem a cazurilor si a dosarelor.

Toate activitatile efectuate de angajatul responsabil cu inscrierea pot fi efectuate si de Controlor.

Post: Controlor

1. Controlorul colecteaza de la registratura cererea cu anexele, modificarile sau corecturile la cerere.
2. Realizeaza controlul vizual si tematic cu privire la cuprinsul documentatiei, verifica  daca au fost completate toate casutele, verifica textul imputernicirii, al deciziilor judecatoresti sau al altor documente transmise la centrul local
3. Inregistreaza in sistem datele din documentele pe hartie.
4. Efectueaza controlul de conformitate.
5. Introduce corecturile de date in cazul in care au fost detectate erori interne.
6. Verifica completitudinea.
7. Completeaza datele in vederea asigurarii completitudinii acestora, din perspectiva erorilor mentionate mai sus, in cazul in care sistemul a identificat erori interne de completitudine.
8. Confirma inscrierea datelor in sistem (aproba cererea).

Controlul administrativ:

1. Controlorul initiaza controlul administrativ.
2. Daca in urma controlului administrativ cererea este considerata corecta, confirma in sistem corectitudinea cererii;

Dupa finalizarea controlului administrativ, pregateste Certificatul si il transmite catre Seful centrului local.

a.      Daca sistemul gaseste cel putin o eroare evidenta si nici o eroare fundamentala, Controlor transmite cererea pentru corectare.

Efectueaza actiuni directionate catre explicarea erorilor pe care le poate corecta singur - prin contactarea solicitantului prin telefon, fax, e-mail, discutie cu solicitantul. Erorile pot fi corectate si personal de catre solicitant, in cadrul biroului.

Dupa obtinerea explicatiilor de la solicitant, Controlorul corecteaza erorile in sistem si scrie o nota privind corectia, data la care s-a realizat corectura, si semnatura pe cererea pe hartie.

Daca explicatiile sunt furnizate personal de catre solicitant, Controlorul este de asemenea obligat sa scrie, personal, pe versiunea pe hartie a cererii, data la care s-a facut modificarea alaturi de semnatura proprie

Controlorul realizeaza in sistem un alt control administrativ al cererii.

Daca nu clarifica erorile impreuna cu solicitantul sau daca primeste informatii insuficiente, transmite cererea pentru corectare.

Daca Controlorul a corectat toate erorile evidente si a efectuat un alt control administrativ, atunci cnfirma realizarea acestui controlului in sistem si pe documentul pe hartie (alaturi de semnatura proprie).

Controlorul include documentele pe hartie in dosarul cazului respectiv

b.      Daca sistemul detecteaza cel putin o eroare evidenta sau o eroare fundamentala care nu a fost clarificata, Controlorul transmite cererea pentru corectare.

Controlorul pregateste o scrisoare destinata solicitantului, numita Somatie pentru depunerea unui document/transmiterea de clarificari, care este semnata, inainte de trimitere, de catre Seful centrului local.

Transmite scrisoarea mentionata mai sus catre angajatul responsabil cu inscrierea.

Confirma in sistem realizarea controlului administrativ

Include documentele pe hartie in dosarul cazului solicitantului

Daca nu se primeste nici un raspuns la somatia transmisa, ia decizia de a nu lua in considerare cererea/de a nu o analiza (sistemul urmareste datele pe baza parametrului specificat)

c.      Daca sistemul detecteaza cel putin o eroare de excludere, Controlorul marcheaza cererea ca si "calificata pentru respingere".

Imprima in sistem un raport de control

Specifica in sistemul IT ca cererea se califica pentru respingere

Pregateste Decizia nr. ... sau Instiintarea

Post: Seful centrului local

1. Accepta Instiintarile, Deciziile nr ..., Certificatele si Instiintarile transmise de Controlor
2. Verifica documentele mai sus mentionate, verifica corectitudinea si caracterul legitim al executarii acestora, pe baza documentelor aferente cazului.
3. Semneaza documentele mentionate mai sus. Emite certificate, somatii, decizii si rezolutii.