Fluxuri informationale de reflectare a operatiunilor specifice activitatilor de asigurare si reasigurare
Pentru a-si desfasura eficient activitatea, agentii de asigurare, inspectorii si personalul administrativ trebuie sa aiba la dispozitie toate materialele necesare.
Timpul pierdut de un agent pentru "a face rost" de un formular, poate fi folosit mai bine pentru convingerea unui potential client.
Pentru stabilirea exacta a sarcinilor care trebuie respectate, directorul sucursalei nominalizeaza prin Decizie interna, persoana desemnata ca Gestionar al formularelor cu regim special. Dupa achizitia acestor documente, în cadrul OMNIASIG S.A, formularele cu regim special (chitantiere, polite, tichete etc.) vor fi evidentiate pe Fisele de magazie a formularelor cu regim special.
În functie de necesarul de formulare stabilit, gestionarul din sucursala, la Botosani acesta fiind casierul, face o comanda cu numarul de formulare si tipul acestora pe care o trimite prin e-mail la Directia Administrativa Achizitii si Investitii. Gestionarul Formularelor cu regim special din cadrul Centralei OMNIASIG va transmite aceste documente catre sucursala pe baza de Proces - verbal de predare - primire. Dupa primire Gestionarul sucu 525f53f rsalei va face receptia, va semna Procesul verbal si va transmite, prin fax, la Centrala, confirmarea de primire a tuturor formularelor consemnate în acest document, sau a eventualelor lipsuri.
O data sau de doua ori pe saptamâna angajatii trebuie sa întocmeasca un necesar de formulare. Un asemenea sistem ajuta la mentinerea unor înregistrari adecvate, la eliminarea pierderilor si la cresterea eficientei tuturor angajatilor.
La sfârsitul fiecarei luni, Directia Administrativa centralizeaza toate Procesele verbale pe sucursale si întocmeste centralizatoare cu preturile pe fiecare formular transmis si cantitatea pe care le înainteaza Directiei Economice pentru a descarca respectivele cheltuieli pe fiecare sucursala.
În baza unei solicitari, formular Cerere de necesitate, gestionarul va preda colaboratorilor sau inspectorilor, chitantierele si politele pe baza bonului de transfer, în care se mentioneaza tipul documentelor de asigurare eliberate, seria, numarul seriei si numarul de bucati. Dovada eliberarii documentelor o constituie semnaturile gestionarului care a predat (magazionerul), a gestionarului primitor (agent de asigurare, inspector) si a reprezentantului compartimentului contabilitate (viza de control financiar preventiv).
Contractele folosite pentru încheierea asigurarilor se predau la sucursala pe baza de borderou, completat în doua exemplare si care va fi verificat si semnat de catre inspectorul primitor. Aceste contracte vor fi predate la sfârsitul fiecarei zile operatorului pe calculator pentru a fi introduse în baza de date.
Chitantierele vor fi utilizate numai în mod individual de catre titular, fara a fi utilizate doua chitantiere, în paralel, de catre aceeasi persoana. Sumele încasate de salariatii OMNIASIG S.A., reprezentând prime/rate de prima de asigurare, vor fi depuse la casierie, în aceeasi zi sau cel mai târziu a doua zi lucratoare, la prima ora. Chitantierele depuse de colaboratori la sucursala, dupa utilizarea integrala sau retururi, sunt evidentiate de asemenea în Fisa de magazie, mentionându-se data predarii/primirii acestora.
Politele de asigurare sînt editate în doua exemplare, pot fi autocopiative caz în care pe verso la primul exemplar care dupa completare va fi înaintat asiguratului au trecute conditiile de asigurare, sau pot fi sub forma de carnet în care sunt cuprinse conditii si termeni din care dupa completare se detaseaza al doilea exemplar care împreuna cu cererea chestionar, notele de calcul, inspectii de risc, fotografii daca este cazul (locuinte, autovehicule) se predau la inspectorul coordonator care va verifica corectitudinea întocmirii contractului (suma asigurata, cota de prima, valabilitate, date de identificare pentru bunul asigurat). Politele de asigurare mai pot fi emise pe calculator mai ales pentru produsele care nu sunt standard cum ar fi asigurarea bunurilor apartinând persoanelor juridice (utilaje), asigurarea pentru transport marfa (cargo). Politele au serii diferite în functie de forma de asigurare: seria F (pentru bunuri persoane fizice si juridice), seria B (accidente persoane, individuale, de grup), seia C (casco), seria D (cargo), seria G (raspunderi si carte verde), seria MP (medicas perfect). Contractele completate gresit vor fi anulate si predate în toate exemplarele pe baza de borderou.
Chitantierele sunt tiparite în carnete câte 25 de citante în cotor, în trei exemplare autocopiative: originalul pentru client, exemplarul doi se anexeaza la borderoul de încasari, iar exemplarul trei ramâne la cotor si se preda la casierie dupa epuizarea carnetului. Completarea chitantelor se va face cu mentionarea obligatorie a numelui, cu denumirea contractului, numarul politei la care se refera încasarea si codul agentului, sau alte explicatii necesare.
Registrul de casa serveste ca: document de înregistrare operativa a încasarilor si platilor în numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire la sfârsitul fiecarei zile a soldului de casa. Se întocmeste zilnic, în 2 exemplare, de catre casierul unitatii, pe baza actelor justificative de încasari si plati. Se semneaza de catre casier pentru confirmarea înregistrarii operatiilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rând al registrului de casa pentru ziua în curs (ziua urmatoare). Se înregistreaza toate încasarile, dupa care se totalizeaza, se înregistreaza apoi toate platile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate prin însumarea încasarilor, pentru a stabili soldul de casa al zilei respective. Se completeaza monetarul zilnic al soldului de casa.
Registrul de casa, la fel ca si celelalte registre, va fi numerotat, snuruit, sigilat. Circula: la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor înscrise si respectarea dispozitiilor legale privitoare la efectuarea operatiilor de casa (exemplarul 2), exemplarul 1 ramâne în carnet. Se arhiveaza: la casierie (exemplarul 1), la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
Dispozitia de plata-încasare serveste ca: dispozitie de plata pentru casierie, în vederea achitarii în numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare precum si a diferentei de încasat de catre titularul de avans în cazul justificarii unor sume mai mari decât avansul primit, procurare de materiale etc.; document justificativ de înregistrare în registrul de casa si în contabilitate, în cazul platilor în numerar efectuate catre persoane fizice pentru restituiri de prime, plati daune. Circula: la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza, la persoana autorizata sa aprobe plata sumelor respective (director sucursala), la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitatea sintetica si analitica. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
Dispozitia de plata se va completa conform formularului, dupa caz: plata dosar de dauna: pe prima fata a dispozitiei de plata (nume, prenume pagubit/asigurat, numar dosar de dauna si numar de înmatriculare, suma în cifre si litere; pe verso: suma, semnatura pagubit/asigurat, suma, semnatura casierului.
Fisa de magazie serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor pentru formularele cu regim special (chitantiere, contracte de asigurare, extras din borderoul de plati). Se întocmeste într-un exemplar, separat pentru fiecare forma de asigurare. Se completeaza de catre: compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea înregistrarilor (data si semnatura de control).
Extras din borderoul de plati platile lunare efectuate de societatile comerciale (de asigurare si reasigurare etc.) catre persoane fizice, reprezentând contravaloarea comisioanelor din activitatea de intermediere în baza unui contract de mandat, agent sau comision, se vor efectua pe baza Borderoului de plati dintr-o anumita data.
Borderourile, au regim special, sunt autocopiante si se întocmesc în doua exemplare din care primul exemplar se preda la agentul persoana fizica si al doilea exemplar ramâne la OMNIASIG, la cotorul carnetului. Borderoul cuprinde în mod obligatoriu urmatoarele informatii: numele si prenumele beneficiarului de venit; codul numeric personal; venitul brut la care se aplica cota de impozit de 10%; impozitul pe venit retinut prin stopaj la sursa; suma achitata; semnatura beneficiarului de venit. Serveste ca: document pentru înregistrarea în contabilitate a sumelor platite si a impozitului pe venit retinut în conformitate cu contractele de agent; document pentru înregistrarea veniturilor din activitati independente în evidenta contabila în partida simpla a persoanelor fizice. Se arhiveaza: la persoana fizica care a efectuat prestatia (exemplarul 1); la beneficiarul de servicii (exemplarul 2).
Specific activitatii societatilor de asigurare este lipsa taxei pe valoare adaugata. Polita de asigurare este document justificativ pentru înregistrarea în contabilitatea agentilor economici a cheltuielilor privind asigurarile, nemaifiind necesara întocmirea facturii de catre asigurator pentru primele de asigurare. Indiferent de modul de decontare al contravalorii politelor de asigurare nu trebuie emise facturi fiscale pentru primele de asigurare, având în vedere ca în cazul operatiunilor de asigurare si reasigurare se încheie o polita de asigurare.
Arhivarea documentelor - având în vedere faptul ca legea prevede ca documentele create sau detinute de societate, trebuie sa fie pastrate în conditii corespunzatoare, asigurându-le împotriva deteriorarii sau distrugerii, în cadrul Sucursalei Botosani arhiva operativa curenta se pastreaza în birouri, iar pentru arhiva generala exista o camera special amenajata dar micuta si neîncapatoare, urmând ca în masura posibilitatilor sa fie gasita o solutie pentru rezolvarea acestei probleme.
Pentru activitatea de asigurare, arhivarea se face pe agenti si pe ramuri, pe inspectori si pe compartimente ca operatiuni distincte (asigurari auto, bunuri, raspunderi).
Pentru activitatea de daune auto si bunuri - raspunderi, arhivarea se face pe ramuri de asigurare si pe numar de dosare.
Scopul arhivarii documentelor este reprezentat, în general, de conservarea documentelor originale, pastrarea secretului profesional si decongestionarea permanenta a spatiilor de lucru.
Scoaterea documentelor din arhiva generala se poate efectua numai cu aprobarea conducerii sucursalei, în urmatoarele cazuri: la solicitarea compartimentelor operative, pentru informare; în urma selectionarii în vederea casarii; pentru transferul documentelor dintr-un depozit de arhiva, în altul; în cazul distrugerii, provocate de calamitati naturale sau evenimente imprevizibile.
Casarea documentelor - conducerea societatii (pentru Centrala) si conducerea sucursalei (pentru sucursale) vor numi, pe baza de Decizie interna, o Comisie de selectionare (formata din cel putin trei persoane - Presedinte, Secretar si cel putin un membru). Aceasta Comisie se întruneste anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica în parte, pentru a constata documentele cu termene de pastrare, expirate si pentru a stabilii modalitatea de înlaturare/casare a acestora.
În cadrul S.C. OMNIASIG S.A. programul de contabilitate folosit este "WIZCOUNT". Acest program este realizat de firma SC Wizrom Software SRL, cu sediul în Bucuresti.
Caracteristici fundamentale ale WizCount sistem integrat : este un program de gestiune economica si management proiectat pentru companiile care lucreaza într-un mediu în plina dezvoltare, în conditiile unei rate mari a inflatiei; cuprinde functionalitati de contabilitate, gestiune, vânzari, productie, logistica-aprovizionare, management, ce opereaza simultan pe aceeasi baza de date; informatiile prelucrate de sistem sunt transmise instantaneu în tot programul; tradus si adaptat; multi-firma, multi-utilizator: cu acelasi program pot fi gestionate simultan un numar nelimitat de companii, programul permite accesarea simultana a aceleiasi functii a programului, de catre un numar nelimitat de utilizatori; contabilitate conforma standardelor românesti si internationale: asigura controlul contabilitatii în ambele sisteme: românesc (Balanta de verificare, Note Contabile, Jurnale, etc.) si international (IAS si GAAP - Balance Sheet, Profit&Loss, Trial Balance etc.); flexibilitate si usurinta în utilizare; generare de rapoarte; securitatea accesului la informatie: protectia sistemului este asigurata prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe nivele; salvari/restaurari baza de date: programul dispune de facilitati interne de salvare comprimata si de restaurare a bazei de date de pe diferite suporturi externe, permite consolidarea informatiilor de la sediile din teritoriu catre sediul central (transmisia datelor se poate face prin modem, Internet, dischete etc.); viteza si siguranta: atât limbajul de programare folosit, Visual C++, cât si siguranta bazelor de date Oracle, asigura programului viteza în exploatare si stabilitate deosebita în lucrul cu baze de date foarte mari, fiind în acelasi timp disponibil pentru adaptari specifice; nu pierde si nu altereaza informatiile; import si export de date: permite importul si exportul de date din si catre alte programe.
Arhitectura sistemului WizCount se bazeaza pe integrarea tuturor operatiunilor firmei în sistemul informatic. Flexibilitatea programului asigura independenta fiecarui departament dar si controlul total, împreuna cu integrarea datelor în sistemul central.
Pentru diverse probleme legate de soft sau echipamente, ce se ivesc pe parcursul desfasurarii activitatii, sucursala apeleaza la specialistii din Centrala, Directia Informatica.
Emiterea statelor de plata pentru colaboratori la nivel de sucursala si a statelor de salarii pentru angajati la nivel de centrala se realizeaza cu ajutorul programului WizSalary.
WizSalary este un program de salarizare de ultima generatie, destinat întreprinderilor mijlocii si mari, special conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor de calcul salarial, inclusiv Impozitul pe Venitul Global si noile cerinte legislative, indiferent de tipul de activitate si de numarul de angajati ai firmei care îl utilizeaza. Avantaje: interfata prietenoasa si usor de utilizat; flexibil la schimbarile legislative; management de personal; calcul automat multi-valuta; calcul automat pentru concediu medical; evidenta pe centre de cost; importul datelor de pe foaia de pontaj; plata în sistem electronic; înregistrari în contabilitate; include generator de rapoarte; arhive salariale nelimitate.
Evidenta politelor de asigurare este realizata în programul INSIS. Acest program are module separate pentru: înregistrare de contracte si daune (introducere de noi colaboratori, comisioane pe ramura si pe fiecare agent, efectuare de plati pe polite si daune precum si generarea notelor contabile, generarea comisioanelor pe total sucursala, pe ramuri, valute, agenti); rapoarte: pe polite (scadente, neîncasate în termen, pe daune (rata daunei pe agent, pe forma de asigurare, pe client; cheltuieli cu lichidarea daunelor, regrese), rapoarte de activitate (pe sucursala subscris / încasat, pe inspector, pe agent, top polite prima subscrisa, polite introduse de un user, top clienti prima subscrisa, agenti schimbati pe contracte, numar de polite noi emise, polite reînoite, calcul numar de zile de la avizarea daunei pîna la finalizarea dosarului; gruparea platilor la daune dupa beneficiar, asigurat, etc.); gestiune a politelor (în acest modul se tine evidenta tuturor contractelor primite în sucursala si distribuite catre inspectori si colaboratori precum si redistribuirea acestora catre alte sucursale, introducerea directa a formularelor anulate, închiderea pachetelor consumate, stabilirea stocului de formulare), actuariat - pentru determinarea rezervelor de prima, de dauna (la nivel de sucursala este mai putin folosit).
Între programul de contabilitate si cel de asigurari legatura se realizeaza pe baza codului de agent, între programul de asigurari si cel de salarii cheia este marca agentului, iar între programul de salarii si contabilitate transferul datelor se face pe centre de cost: sucursala, puncte de lucru.
|
