ASPECTE TEORETICE SI PRACTICE PRIVIND DOCUMENTELE SI REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI

ASPECTE TEORETICE SI PRACTICE PRIVIND DOCUMENTELE SI REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI

In derularea unei afaceri sunt folosite o serie de documente si register contabile.

Legea contabilitatii prevede ca orice operatie economico-financiara efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarii in contabilitate.

In raport cu forma,continutul,si rolul lor documentele se grupeaza in :

·     313l112d     Documente justificative

·     313l112d     Registre contabile

·     313l112d     Documente de sinteza.

Documentele economice din sfera contabilitatii numite si documente contabile realizeaza legatura intre cele 3 forme ale evidentie economice :

Ø     313l112d   Evidenta operativa

Ø     313l112d   Evidenta contabila

Ø     313l112d   Evidenta statistica

2.1Documentele justificative sau documentele primare sunt actele scrise intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii.

2.1.1FACTURA FISCALA

Serveste ca document de baza deconectarea produselor si serviciilor,a lucrarilor executate si serviciile prestate ;

Insoteste marfa in timpul transportului de la furnizori la cumparatori ;

Este document justificativ de inregistrare in contabilitae a bunurilor achizitionate de la furnizori ;

Se intocmeste de unitatea furnizoare in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare cuprinzand anumite referinte,privind emitentul si clientul(felul marfii,cantitae,valoare totala si valoare t.v.a)

Se arhiveaza la conpartimentul financiar-contabil.

2.1.2Aviz de insotire a marfii pentru achizitie si vanzare de bunuri

Continutul obligatoriu al avizului de insotire a marfii este :

• Seria si numarul intern de identificare a formularului
• Data emiterii formularului
• Datele de identificare ale furnizorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala)
• Datele de  identificare ale cumparatorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala)
• Denumirea si cantitatea bunurilor livrate ;
• Date privind expeditia :numele delegatului,buletin/cate de identitate(serie,numar),numarul mijlocului de transport,ora livrarii,semnatura delegatului,semnatula expeditotului.

Avizul de insotire al marfii este formular cu regim inern de tiparire si numeratare.

Caracteristici :

Se intocmeste in 2 sau mai multe exemplare,de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor,marfurilor sau altor valori materiale,precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale societatii.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati , dispersate teritorial,avizul de insotire a marfii poarta mentiunea '' fara factura ''.

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea ''pentru prelucrare la terti''

In alte situatii(decat cele prevazute mai sus)se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

Se arhiveaza la furnizor la compartimentul desfacere si la compartimentul financiar-contabil si la cumparator la compartimentul financiar-contabil.

2.1.3 STAT DE SALARII PENTRU OPERATII LEGATE  DE SALARII

Serveste ca :

·     313l112d     Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor,precum si al contributiilor si al altor sume datorate ;

·     313l112d     Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare,lunar,pe sectii,ateliere,servicii etc,pe baza :

ü     313l112d   Documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv ;

ü     313l112d   Documentelor de centralizare a  salariilor individuale pentru muncitorii salariati in acord etc. ;

ü     313l112d   Documentelor de evidenta si a documentelor privind retinerile legale ;

ü     313l112d   Listelor de avans chenzinal ;

ü     313l112d   Concediilor de odihna,certificatelor medicale(in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c).

Se semneza pentru confirmarea exactitatii calculelor,de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu retineri legale altele decat cele nominalizate in formular.

Pentru centralizarea la nivelul unitarii a salariilor si a elementelor componente ale acestora,inclusiv a retinelor,se utilizeaza aceleiasi formulare de state de salarii.

Platile facute in cursul lunii :avansul chenzinal,lichidarile,indemnizatiile de concediu,etc. Se includ in statele de salarii,pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legate din perioada de decontare respectiva.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil,separat de celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salarii.

Continutul minimal obligatoriu al formularului este urmatorul :

·     313l112d     Denumirea unitatii,sectiei,serviciului etc.

·     313l112d     Denumirea formularului ;

·     313l112d     Intocmit pentru luna,anul ;

·     313l112d     Numele si prenumele ;

·     313l112d     Venitul brut ;

·     313l112d     Contributia individuala de asigurari sociale ;

·     313l112d     Contribuita individuala la bugetul asiguarailor de somaj ;

·     313l112d     Contributia pentru asigurarile sociale de sanatate ;

·     313l112d     Cheltuieli profesionale ;

·     313l112d     Venitul net ;

·     313l112d     Deducere personala de baza ;

·     313l112d     Deduceri suplimentare ;

·     313l112d     Venitul baza de calcul ;impozitul calculat si retinut ;salariul net ;

·     313l112d     Semnaturi :conducatorul unitatii,conducatorul compartimentului financiar-contabil,persoana care il intocmeste.

2.1.4 CHIATNTA

Serveste ca documnt justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la caseria unitatii.

Sta la baza intocmirii registrului de casa.

Se intocmeste de catre casier in doua exemplare si se semneaza la primirea unei sume ;

Circula la depunator(exemplarul 1)iar (exemplarul 2) ramane in carnet,fiind folosit ca document de verificare a operatiilor inregistrate in registrul de casa ;

Este document tiparit,completat,folosit si pastrat conform dispozitiior legale in vigoare ;

Se arhiveza la compartimentul financiar-contabil numai dupa ce s-a completat in intregime carnetul.

ORDIN DE PLATA PENTRU INCASARI SI PLATI

Ordinul de plata este instrumentul prin care ordonatorul da o instructiune bancii sale de a pune la dispozitia beneficiarului,in contul de la banca acestuia,o anumita suma d ebani in vedrea stingerii unei obligatii banesti existenta intre parteneti.

Ordinul de plata se caracterizeaza prin :

·     313l112d     Existenta unei obligatii de plata asumata sau a unei datorii preexistente ce urmaeaza a se stinge prin onorarea platii ;

·     313l112d     Operatiunea de plata este initiata de ordonator(platitor) care stabileste regulile dupa care operatiunea se va derula ;

·     313l112d     Revocabilitatea(posibilitatea ca ordonatorul sa retraga,sa modifice instructinea de plata,numai daca ordinul d eplata nu a fost executat de banca beneficiarului,fara nici un fel de cosecinte pentru ordonator)

·     313l112d     Existenta provizionului(depozitului) in contul ordonatoruilui sau in lipsa acestuia,accesul la un credit bancar aprobat de banca in acest scop ;

Ordinul de plata se prezinta sub forma unui mesaj electronic care contine :

• Numele si adresa ordonatorului ;
• Banca si contul acestuia ;
• Numele si adresa beneficiarului ;
• Suma de plata si valuta ;
• Scopul platii,indicandu-se numarul si data facturarii ;
• Documentele care trebuie sa se prezinte de beneficiar la incasare,eventual alte instructiuni specifice ;
• Modul de suportare a comisioanelor si spezelor (daca nu se specifica acesta sunt suportate de ordonator) ;
• Semnatura autorizata si data emiterii ;
• Un cod secret al bancii emitente si al clientului pentru se curizarea transmiterii .

2.1.6 NOTE DE CONTABILITATE PENTRU OPERATII CARE NU AU LA BAZA DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

Nota de contabiliate este un document intocmit de contabil atunci cand nu exista alte documente justificative pentru inregistrarea unei operatiuni economice cum ar fi :

·     313l112d     Inchiderea conturilor de cheltuieli,venituri si TVA,

·     313l112d     Stornarea unei operatii inregistrate eronat in contabilitate.

2.1.7 REGISTRUL - JURNAL

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operatiune economico-finaciara se inregistreza in ordine cronologica,in functie de datele de intocmire sau de intrare a documentelor.

Registrul-jurnal se incasari si plati se editeza lunar iar paginile sunt numerotate pe masura editarilor.registrul-jurnal de incasari si plati parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial este completat lunar prin preluarea totalului sumelor din registrul-jurnal de incasari si plati tinute cu ajutorul tehnicii de calcul.

Caracteristici :

·     313l112d     Documentul contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si pasiv ale unitatii.

Se intocmeste de catre :

·     313l112d     Societatea comerciala

·     313l112d     Companii nationale ;

·     313l112d     Societati agricole

·     313l112d     Institutii publice ;

·     313l112d     Unitati cooperatiste ;

·     313l112d     Asociatii ;

·     313l112d     Alte persoane juridice ;

Se intocmeste intr-un singur exemplar.

Se numeroteaza (in ordine crescatoare ;volumele se numeroteaza in ordinea completarii) ;

Se snuruieste.

Se inregistreaza la organul fiscal territorial.

Numerotarea filelor si a registrelor se face in ordinea crescatoare,iar volumele se noteaza in ordinea completarii lor.

Se intocmeste zilnic sau lunar prin inregistrarea cronologica,fara stersaturi si spatii libere,a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si pasiv ale unitatii.

Cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor fieare operatiune economico-financiara se inregistreaza prin articole contabile,in mod cronologic,dupa data de intocmire sau d eintrare a documentelor in unitate.

Registru-jurnal se conduce de subunitati cu conditia interistrarii acestuia la nivelul subunitaii,in cazul in care unitatea are subunitati dispersate teritoral care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare.

Nu circula,fiind document de nregistrare contabil.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil,impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

2.1.8 REGISTRUL CARTEA-MARE

Registrul Cartea-Mare serveste la :

• Stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice,la unitati care aplica forme de inregistrare ''pe jurnale'' ;
• Verificarea inregistrarilor contabile efectuate ;
• Intocmirea balantei de verificare.

Se intocmeste la sfarsitul lunii(perioadei)astfel :

·     313l112d     Rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv int'o singura suma ,fara desfasurarea pe conturi corespondente ;

·     313l112d     Sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se raporteza din acele jurnale obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente ;

·     313l112d     Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulaje debitoare si creditoare ale contului respectiv,tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului (care se inscrie pe randul destinat in acest scop).

Registrul contabil obligatoriu poate fi inlocuit cu ''fisa de cont petru operatiuni diverse''  ea nu circula fiind un document de inregistrare contabila si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.