ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

acuitate auditiva normala;

vorbire normala.

Cerinte psihologice:

inteligenta de nivelul ridicat (capacitate de analiza si sinteza, memorie dezvoltata);

echilibru emotional

usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;

asumarea responsabilitatilor;

Educatie si pregatire profesionala:

cel putin studii superioare tehnice/economice;

simt tehnic, cunostinte in domeniul comercial/logistica

cunostinte de operare pe calculator;

cunoasterea cel putin a doua limbi straine.

La acest capitol se pot adauga toate conditiile pe care ar trebui sa le indeplineasca un candidat pentru a putea ocupa acest post, conditii care sunt stabilite in functie de specificul fiecarei organizatii in parte.

Deprinderi transferabile:

acordare si transmitere de informatii;

culegere, clasificare si interpretare a informatiilor;

pregatire de materiale si rapoarte.

Sanctiuni aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu, conform rigorilor prevazute in fisa de post:

pentru prima abatere de neindeplinire a sarcinii se aplica avertisment verbal, cu amendamentul ca vor exista consecinte evidentiate in calificativul de evaluare anuala a angajatului.

pentru a doua abatere de acelasi tip se va aplica o reducere a salariului brut pentru o perioada de la una la trei luni, cu un procent de 5-10 %, concomitent cu masurile hotarate de catre companie pentru redresarea situatiei: interviu individual, in prezenta conducerii companiei, pentru identificarea cauzelor care au determinat respectiva stare de fapt; solutiile adoptate de catre companie pentru: scolarizarea interna a angajatului (pe produse, pe domenii), reconsiderarea volumului de munca etc.

Avertizare:
1. La cumularea unor sanctiuni drastice repetate (maximum trei), conform prevederilor L.53/2003, Codul Muncii, in functie de gravitatea si consecintele abaterilor, se dispune concedierea angajatului.

2. Conform L.53/2003, art. 268, alin. 5, decizia de sanctiune poate fi contestata de catre angajat in termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicarii. In cazul in care situatia conflictuala nu este rezolvata in mod acceptabil, amiabil, intre angajat si angajator, partea nemultumita se poate adresa instantelor judecatoresti competente.

Director General Am luat la cunostinta,
……………………………. ……….………………………………
Data:..

Fisa postului este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea.

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca suport pentru evaluarea muncii acestuia.

Instrumentul de reprezentare a postului de munca in structura organizatorica este fisa postului. Acesta este un document ce se intocmeste pentru angajatii din structura organizatorica, indiferent ca sunt executanti sau manageri.

Fisa postului trebuie sa permita evidentierea clara a obiectivelor individuale, sarcinile, competentele si responsabilitatile titularului de post, precum si conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca o persoana pentru a ocupa postul respectiv.

Descrierea obiectivelor individuale se realizeaza prin intermediul sarcinilor lucrarilor si atributiilor.

Sarcina este cea mai mica unitate de munca individuala, cu caracter complet, care se desfasoara dupa o anumita procedura, intr-o succesiune prestabilita de operatii.

Lucrarea reprezinta concretizarea unor actiuni, a uneia sau a mai multor sarcini intr-un suport material. De exemplu: documentatii tehnico-economice, analize, studii, scheme, etc. Nu toate sarcinile se materializeaza in lucrari.

De exemplu: participarea la o sedinta.

Atributia reprezinta ansamblu de obligatii si imputerniciri conferite unui titular de post.

La partea 'LIMITE DE COMPETENTA' se grupeaza trei categorii de actiuni:

- avizari - actiuni de certificare a continutului unor lucrari, documente;

- aprobari - semnifica decizii simple, de obicei cu doua variante Da sau NU;

- decizii complexe - au mai multe variante.

Aprecierea activitatii titularului de post se face cu ajutorul criteriilor de evaluare ce urmaresc modul de realizare a obiectului activitatii titularului de post .

Va exemplificam in anexe modele de Fise ale posturilor din cadrul departamentelor.

c) organigrama - o reprezentare grafica a structurii organizatorice a intreprinderii si reda o parte din componentele structurii

Organigrama este un instrument important folosit in analiza managementului firmei.

Exista o serie de cerinte si etape in proiectarea unei structuri organizatorice eficiente, astfel procesul de analiza, proiectare, evaluare si imbunatatire a structurii organizatorice presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

1. numar mic de nivele ierarhice;

2. crearea si dependenta compartimentelor, adica o functiune – un compartiment specializat;

3.asigurarea unei conduceri si a unor servicii functionale competente;

4. asigurarea economiei de comunicatii;

folosirea delegarii in cadrul procesului de conducere.

Exemplu organigrama:

Procesul de analiza si proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

- analiza obiectivelor intreprinderii

- definirea activitatilor si stabilirea continutului lor

- proiectarea compartimentelor, gruparea lor si stabilirea relatiilor dintre ele

- proiectarea propriu-zisa a structurii organizatorice

- evaluarea functionalitatii si a laturii constructive a intreprinderii.

Compartimentele/Departamentele – pe masura ce o organizatie se dezvolta sarcinile individuale sunt grupate in subunitati sau departamente ce reunesc mai multi salariati. Ele se creeaza in functie de o dimensiune centrala (ex: dupa functie) si apoi se structureaza celelalte unitati dupa o alta dimensiune (produs, locatie, consumator, etc.)

Ideea centrala este aceea ca structura creata repartizeaza oamenii si sarcinile in asa fel incat sa se asigure:

       Comunicarea;

       Cooperarea;

       Indeplinirea sarcinilor;

       Distribuirea resurselor;

       Luarea deciziilor in modul cel mai eficace cu putinta.

Uneori modul in care o organizatie a fost proiectata nu mai este adecvat, nu permite rezolvarea unor probleme neprevazute. In acest caz sunt create unitati sau mecanisme cu caracter temporar.

De aceea activitatile mentionate le vom trata intr-un domeniu distinct. Pentru formarea unei imagini clare asupra structurarii pe verticala a actiunilor si proceselor desfasurate in firme, in tabelul de mai jos se prezinta principalele procese sub forma domeniilor functionale si principalelor activitati care se realizeaza in cadrul acestora si, ulterior legatura dintre acestea pentru unul din procese – cel de Aprovizionare.

In vederea cunoasterii si insusirii cat mai bune a continutului si obiectivelor activitatilor din cadrul fiecarui proces, in tabelul imediat urmator sunt inscrise o parte din principalele sarcini si atributii ale activitatilor realizate de catre compartimentele in care se materializeaza.

Grila activitati-elemente organizatorice in procesul de aprovizionare

Circuitul documentelor

Notiunea de informatie, in activitatile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informatie stiintifica, care constituie baza unei cercetari.

In cadrul firmelor cea mai mare parte a informatiilor circula cu ajutorul documentelor.

De aceea, metodele de analiza si proiectare a fluxurilor informationale urmaresc in mod deosebit circulatia documentelor si activitatile pe care le dau nastere existenta acestora.

La nivelul organizatiilor, orice angajat care vorbeste, efectueaza o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaza o chitanta, o schita etc. emite informatii. De asemenea, un termometru care indica temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tipareste rezultatul unui calcul, emit informatii.

Valorificarea informatiei pentru desfasurarea activitatilor administrative se face in urmatoarele etape succesive:

ˇ   Culegerea informatiilor

ˇ   Prelucrarea informatiilor

ˇ   Stocarea informatiilor

Parcurgerea acestor etape constituie asa numitele procese informationale

Orice angajat, implicat in activitatile de birou, trebuie sa cunoasca provenienta informatiilor pe care le culege, natura informatiilor, avantajele si dezavantajele metodelor si mijloacelor de prelucrare, directia de transmitere si rolul lor in sistem.

Organizatiile genereaza o multime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economica, administrativ sociala, culturala sau stiintifica, apare intai ca idee, apoi se concretizeaza treptat in documente care adeveresc, constata sau preconizeaza fapte.

Documentele scrise sunt utilizate, in proportie ridicata, si pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizatiei.

Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca „informatie inregistrata care poate fi tratata ca unitate intr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala si de caracteristicile acesteia”. (Standard ISO 2789).

In sens juridic, unele dictionare si enciclopedii, definesc documentul “ act oficial sau particular prin care se adevereste sau de preconizeaza un fapt, se confera un drept sau se recunoaste o obligatie.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat si aparitia altor definitii, cu sens mai restrans, in functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

Organizatiile creatoare de documente, practica la randul lor, alte criterii de clasificare in functie de sfera de activitate.

Pentru reflectarea clara si precisa a continutului operatiilor economice, documentele trebuie sa cuprinda anumite date cu caracter obligatoriu. Indiferent de natura operatiei pentru care se intocmesc, exista o serie de elemente comune pe care trebuie sa le contina toate felurile de documente, si anume:

denumirea documentului (factura, chitanta, bon de consum);

antetul, adica denumirea si adresa unitatii care a intocmit documentul sau locul de munca unde s-a intocmit;

data intocmirii documentului si numarul de ordine al acestuia;

indicarea partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor respective;

continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei;

etaloanele in care se exprima obiectul operatiei in functie de natura lui (cantitatea, valoarea) si

semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in document si realitatea ei. In cazul eliberarii de mijloace economice, actul trebuie semnat de persoanele care au primit mijloacele economice, cele care le-au predat, precum si de persoana care a dispus de eliberarea lor.

In afara acestor elemente comune tuturor documentelor, ele mai cuprind, in functie de natura operatiei economice pe care o consemneaza, elemente specifice. Astfel, factura in operatiile de vanzari cuprinde si elemente specifice, ca:

mentionarea comenzii si a contractului in baza caruia s-au expediat materialele,

numarul avizului de expediere intocmit cu ocazia expedierii,

contul de la banca al clientului din care se platesc materialele cumparate,

respectiv contul furnizorului in care se incaseaza contravaloarea lor.

Oricare ar fi procedura de completare aleasa, aceasta nu trebuie sa cuprinda   stergeri cu lama, suprascriere sau oricare alt tip de modificari. 

Documentele trebuie completate citet fara stersaturi.

Verificarea documentelor se face sub trei aspecte: verificarea formala, a fondului si cifrica.

Verificarea formala

Verificarea cifrica consta in controlul exactitatii calculelor aritmetice.

Verificarea de fond

Circulatia documentelor consta in parcursul descris de acestea din momentul intocmirii sau intrarii lor in unitate si pana la predarea lor in arhiva.

Circulatia documentelor trebuie astfel organizata incat toate documentele intrate la o anumita data in unitate sa fie verificate si inregistrate in cel mai scurt timp.

La organizarea circulatiei documentelor se impune respectarea urmatoarelor reguli:
- Circuitul documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte, printr-un numar cat mai restrans de verigi, asigurand continuitate in miscarea documentelor prin aceste verigi. Documentele intrate in intreprindere trebuie inregistrate la registratura unitatii si repartizate operativ pentru rezolvare.

- Rezolvarea documentelor sa se faca complet si la termenul specificat in graficul de circulatie al documentelor, care prevede: denumirea documentului, compartimentul care il intocmeste, verificarea documentelor, verigile prin care circula documentele, lucrarile care se executa in fiecare etapa a circuitului si termenele de executie.

- Graficul circulatiei documentelor, inainte de aplicare, trebuie aprobat de conducerea intreprinderii sau institutiei si prelucrat cu toti salariatii.

Circuitul documentelor Sistemul serviciu clienti

Explicarea descompunerii din schema

nivelul 1: sistemul Servicii clienti se descompune in trei subsisteme majore:

• subsistemul Evidenta clienti
• subsistemul Prelucrare comenzi
• subsistemul Actiuni promotionale

nivelul 2: fiecare dintre subsistemele de pe nivelul 1 se descompune in procese si/sau functii:

• subsistemul Evidenta clienti se descompune in functiile:
• Prelucrare tranzactii clienti
• Generare rapoarte clienti
• Intretinere date clienti
• subsistemul Prelucrare comenzi se descompune in procesele si functiile:
• Prelucrare tranzactii comenzi - functie
• Intretinere date comenzi - proces
• Intretinere date comenzi amanate- proces
• Intretinere date produse- proces
• subsistemul Actiuni promotionale se descompune in procesele:
• Inregistrare promotie lunara (inregistrarea datelor privind activitatea promotionala prevazuta pentru luna curenta)
• Generare promotie lunara
• Generare raport sintetic promotie
• Intretinere date promotie

nivelul 3: functiile de pe nivelul 2 al descompunerii se descompun la randul lor in procese

• functia Prelucrare tranzactii clienti se descompune in procesele:
• Prelucrare cereri reinscriere (ale fostilor clienti)
• Prelucrare cereri inscriere (ale clientilor noi)
• functia Generare rapoarte clientilori se descompune in procesele:
• Generare raport obligatii client - situatia la zi a unui client in raport cu obligatiile acestuia asumate prin conventia semnata
• Generare raport reduceri membru - situatia la zi a modului in care clientul a folosit reducerile de preturi oferite
• Generare raport clientii inactivi - date despre clientii care nu au cumparat nimic in ultimele l luni
• functia Intretinere date clienti se descompune in procesele:
• Intretinere date clienti
• Intretinere date grupuri de clienti'
• Intretinere date conventii
• functia Prelucrare tranzactii comenzi se descompune in procesele:
• Prelucrare comenzi automate pentru comenzile generate automat care nu au raspunsuri de la clienti
• Prelucrare raspuns clienti pe baza raspunsurilor acestora (anularea comenzii pentru selectia lunii curente, schimbarea selectiei)
• Prelucrare comenzi speciale pentru comenzile referitoare la articolele cu reducere