7 Pasi esentiali pentru realizarea cu succes a oricarui proiect
Ce este un proiect?
Un proiect este o interventie.
Urmareste realizarea unuiscop.
Scopul se realizeaza prin atingerea unorobiective.
Obiectivele se ating pe masura obtinerii unor rezultate.
Rezultatele se obtin in urma intreprinderii unor activitati.
Activitatile implica utilizarea unor resurse.
Definire:
Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise. In alti termeni, un proiect este o idee de imbunatatire a unei stari de lucruri.
Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze necesitatea si avantajele implementarii ideii unui proiect).
Concepere:
1. Ce proiect doriti sa realizati?
Analiza problemei:
Ideea demararii unui proiect este data intotdeauna de necesitatea rezolvarii unei probleme existente la nivelul unui grup, al unei comunitati sau chiar la nivelul intregii societati. Asadar, inainte de a incepe orice alt demers, organizatia trebuie sa identifice problema pe care doreste sa o abordeze si sa se documenteze asupra ei.
Definirea problemei:
Problema poate sa consiste, in general, intr-o nevoie, o stare de fapt negativa ce trebuie inlaturata. Pentru toate formele pe care le poate lua problema, o putem defini ca o situatie sau un complex de situatii care afecteaza un grup de oameni, o comunitate, sau intreaga societate la un moment dat.
Recomandari:
Problema este a oamenilor nu a resurselor. Ea este generata de cele mai multe de lipsa resurselor, reprezentand un efect pe care lipsa de resurse il are asupra oamenilor. Ex: (lipsa rechizitelor, alimentelor sau banilor pentru taxe scolare, au ca efect abandonul scolar sau obtinerea de rezultate slabe la invatatura)
Problema este orientata spre nevoi si nu spre oferta. Demonstrati ca exista o nevoie si nu e doar o idee a organizatiei. E bine sa puteti consulta si ceva studii sau dovezi obiective privind existenta problemei. Pentru aceasta folositi sondaje de opinie, date publicate de diverse agentii guvernamentale sau ONG, opinii ale unor experti sau articole din presa etc. (daca exista).
Problema trebuie sa fie concreta, nu abstracta. Generalitatile, afirmatiile filozofice sau abstracte nu impresioneaza. Analizati fapte, exemple concrete sau dovezi clare pentru a argumenta problema.
O „buna” problema este, bineinteles, rezolvabila. Descrieti o problema care se rezolva prin solutia data.
O „buna” problema are efecte negative serioase.
O „buna” problema este urgenta. Unele lucruri sunt mai urgente ca altele. Dar nu fi modest – gandeste-te mai degraba ce s-ar intampla beneficiarilor tai daca nu ai face nimic. Si ce pierd altii pentru ca nu poti incepe noul program. Descrie problema cu un simt rezonabil al urgentei.
2. De ce doriti sa realizati acest proiect?
Definirea scopului:
Scopul este stadiul in care ajunge problema ca urmare a derularii proiectului. Situatia ideala o reprezinta rezolvarea problemei ceea ce nu se intampla intotdeauna. Asadar odata definita problema, trebuie sa fie usor de definit si scopul.
Recomandari:
Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis.
Nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia „si” pentru a desparti doua propozitii. Daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de doua scopuri.
De asemenea, folosirea cuvantului „prin” atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului . Nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune.
Definirea obiectivelor:
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Pe masura ce se ating obiectivele proiectului, se micsoreaza distanta dintre stadiul actual si scop.
Recomandari:
Trebuie avuta mare atentie cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu activitatile. Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele.
Obiectivele reprezinta un sfarsit, in timp ce metodele reprezinta un drum. Cea mai buna metoda de deosebire a lor este urmatoarea: Daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul, inseamna ca ati enuntat, de fapt, o actiune.
Obiectivele trebuie sa fie SMART: S – specific – obiectivul trebuie sa fie specific scopului, ceea ce inseamna ca nu are rost sa ne propunem un obiectiv care nu ne conduce catre atingerea scopului; M – masurabil – obiectivul trebuie sa fie astfel formulat, incat la sfarsitul proiectului sa ne putem da seama daca il vom fi atins sau nu; A – abordabil / tangibil – obiectivul trebuie sa poata fi atins; R – realist – sa se bazeze pe realitatea din teren; T – incadrabil in timp – sa aiba un termen limita.
Definirea rezultatelor:
Rezultatele sunt stadiile la care ne raportam pentru a vedea schimbarile sau imbunatatirile produse de proiect pentru populatia tinta.
Recomandari:
Pentru fiecare obiectiv in parte, definiti care sunt rezultatele care dovedesc realizarea obiectivului!
Stabiliti o masura cantitativa pentru fiecare rezultat!
Evaluati corect daca rezultatul poate fi obtinut!
Stabiliti care este corelatia dintre rezultate!
3. Pentru cine doriti sa realizati proiectul?
Finantatorul, oricare ar fi el, prefera sa finanteze oameni si nu idei, proiecte sau institutii. Se uita sa vada cine va beneficia de faptul ca el ofera organizatiei, respectiv proiectului organizatiei, o suma de bani pe care o solicitati. Beneficiarii pot fi: directi (cei care beneficiaza direct si in timpul derularii proiectului organizatiei) sau indirecti (cei care beneficiaza de rezultatele finale ale proiectului prin intermediul beneficiarilor directi). Beneficiarii sunt multi. Extrapoland beneficiile, putem enumera intreaga societate ca beneficiind separat si impreuna de proiectul nostru. Ceea ce nu este total ne-adevarat, dar nu acesta este scopul prezentei acestei rubrici in proiect.
Incercati sa identificati argumentat pe beneficiarii directi si pe cei indirecti, fara a exagera cu imaginatia. Nu omiteti finantatorul dintre beneficiari. Daca nu are nici un beneficiu, foarte probabil ca nici nu va finanta. Daca a finantat, sau daca aveti dorinta sa va fie finantator, este de dorit sa prezentati potentialele beneficii pe care le-ar avea din aceasta actiune.
Grupul tinta este grupul de copii vizat de actiunile proiectului nostru (copiii din cartierul / scoala X si nu cei 20 de copii pentru care vom realiza noi proiectul – care, de altfel, fac parte dintre copii din grupul tinta vizat). Ceea ce trebuie mentionat clar este faptul ca grupul tinta trebuie sa fie format din OAMENI.
4. Cum doriti sa interveniti?
Definirea metodelor:
Metoda este descrierea detaliata a activitatilor care vor fi implementate pentru a atinge rezultatele finale fixate in obiective. Cateodata mai sunt numite activitati sau strategii.
Sectiunea din proiect referitoare la activitati, cuprinde descrierea detaliata a ceea ce organizatia urmeaza sa intreprinda pentru atingerea obiectivelor. Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie retinut faptul ca pentru atingerea unui obiectiv este necesara punerea in practica a mai multor metode. Asa cum s-a mentionat si la capitolul „obiective”, daca pentru un obiectiv nu se poate defini decat o metoda de a fi atins, inseamna ca obiectivul respectiv este, de fapt, o activitate.
Programarea activitatilor:
1. Enuntarea fiecarei activitati in parte;
2. Specificarea responsabilului activitatii respective;
3. Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp);
4. Descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile.
Recomandari:
Resursele specificate la sectiunea „activitati” trebuie sa corespunda cu resursele prevazute in buget. Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, s.a.) va trebui „tradusa” in bani si regasita in buget.
Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati ales.
Faceti o scurta discutie despre riscul punerii in practica a metodelor respective.
Aratati de ce metodele pe care le-ati ales, implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.
Definirea bugetului:
Bugetul este planul de actiune al propunerii, exprimat in moneda acceptata de
finantator (USD, ECU, Lei, etc. ). El descrie si estimeaza venitul scontat din alte surse (inclusiv
aport propriu) si cheltuielile pe care organizatia va trebui sa le faca pentru indeplinirea
obiectivelor din propunere. Bugetul se redacteaza sub forma tabelara.
Elementele bugetului:
1. bugetul detaliat cuprinde cate un tabel separat pentru fiecare categorie de cheltuieli;
2. sumarul bugetului cuprinde un singur tabel toate categoriile de costuri.
Categoriile de costuri depind de natura problemei si a obiectivelor. Cateva exemple de categorii ar fi:
- Cheltuieli de personal (angajati cu carte de munca si colaboratori cu conventie de prestari servicii); Taxe si impozite pentru salarii;
- Servicii de consultanta;
- Costuri administrative (chirii, costuri de intretinere, gaz, curent electric, telefon, posta, transport, etc.);
- Inchiriere sau achizitionare de echipamente, mobilier, aparatura;
- Materiale consumabile.
Recomandari:
Nu uitati sa includeti aportul dvs. in bani sau natura (munca voluntara, costuri administrative, etc.);
Nu „umflati”! Fiti realisti in calcule!
Revizuiti calculele de doua ori.
In sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui buget detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiara activitatilor proiectului, planificarea generala a proiectului „mergand mana in mana” cu cea a bugetului. De asemenea, reprezinta si un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuie luata in considerare.
6. Cum evaluati proiectul?
Definirea evaluarii:
Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse.
Recomandari:
Evaluarea se concentreaza asupra a patru aspecte principale: resurse investite, activitati desfasurate, rezultate obtinute, beneficii realizate.
Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita, in cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toata perioada derularii proiectului, adica monitorizarea proiectului.
Asadar, monitorizarea este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile organizatiei. Monitorizarea ne ajuta sa efectuam o verificare regulata a ceea ce facem in mod curent; informatiile pot reprezenta indicatori atat cantitativi, cat si calitativi.
Planul de evaluare trebuie sa cuprinda deci, referiri la modul cum vor fi culese informatiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) si la felul in care se va aprecia masura in care au fost atinse obiectivele si s-au obtinut rezultatele preconizate.
7. Cum continuati proiectul?
Definitie:
Aceasta componenta, denumita si „finantarea viitoare” a proiectului descrie un plan
de continuare dincolo de perioada donatiei si / sau disponibilitatea altor resurse necesare pentru
implementarea donatiei.
Recomandari:
Pentru a elabora finantarea viitoare, raspundeti la urmatoarele intrebari:
Veti intrerupe proiectul dupa perioada donatiei?
Cat timp va continua proiectul?
Ce resurse vor fi necesare pentru continuarea lui?
Veti avea resurse interne ?
Beneficiati de oferte externe in timp si resurse, din partea unor persoane, fundatii, societati etc.?
|
