Obiectivul documentului:

Prezentul document descrie solutia informatica ce va fi implementata prin sistemul My SAP ERP in cadrul proiectului REBU, si este compus din 2 parti:

transpunerea structurilor organizatorice REBU in structuri organizatorice SAP - modul Controlling

detalierea datelor de baza, pentru domeniile de activitate din aria de implemntare, cu care sistemul va lucra - modul Controlling

CUPRINS

Structuri contabilitate interna

Definitie

Reprezentare grafica structura organizatorica CO

Codificare

Date de baza contabilitate interna

Elemente de cost

Centre de cost

Tipuri de activitati

Comenzi interne:

Centre de profit

Structuri contabilitate interna

Definitie

Aria de control

Aria de control reprezinta unitatea organizationala specifica modulului Controlling, de gestiune a costurilor, la nivelul careia se desfasoara toate activitatile de urmarire si control a costurilor si veniturilor. O arie de control poate include unul sau mai multe coduri de companie, care pot opera in diferite monede. Toate codurile de companie din interiorul unei arii de control trebuie sa utilizeze acelasi plan de conturi operational si aceeasi varianta de an fiscal (poate fi diferit insa numarul de perioade speciale). Tranzactiile care se refera la alocari de costuri se pot efectua numai intre obiecte apartinand aceleiasi arii de control. Costurile primare sunt transferate din contabilitatea financiara in controlling si clasificate corespunzator cerintelor contabilitatii de gestiune. In cadrul modulului Controlling cheltuielile directe si cele indirecte vor fi colectate pe diverse obiecte de cost (centre de cost, comenzi interne, etc.). Sistemul aloca apoi aceste cheltuieli, pana la colectarea lor pe obiecte de cost final destinatare, utilizand tehnici interne de alocare, in functie de sursa acestora.

In momentul crearii datelor de baza, utilizatorii sistemului aloca obiectele Controlling unei arii de control si unui cod de companie.

La nivelul proiectului REBU s-a definit structura "arie de control " RER.

Moneda ariei de control RER (moneda in care se va tine contabilitatea de gestiune) pentru societatea RER Ecologic Service Bucuresti REBU S.A. a fost definita RON -  toate inregistrarile (plan si actual) fiind in aceasta moneda.

Tipul monedei ariei de control este 10 - moneda codului de companie (codurilor de companie)

Planul de conturi al ariei de control RER este identic cu planul de conturi al codului de companie REBU, respectiv RER; varianta de an fiscal este K4 - an fiscal (01.01.n - 31.12.n): 12 perioade normale (corespunzator lunilor calendaristice), 4 perioade speciale (corespunzatoare lunilor : ianuarie - aprilie).

Pentru proiectul REBU s-a definit un sigur cod de companie REBU si o singura arie de control, RER, la care s-a alocat codul de companie REBU, fiind posibila alocarea ulterioara a altor coduri de companie la aria de control RER.

Ierarhia standard a centrelor de cost

Tot in cadrul structurilor organizationale Controlling este inclusa si ierarhia standard a centrelor de cost - aceasta reprezinta o structura arborescenta ce grupeaza, pe criterii organizatorice si de activitate, toate centrele de cost apartinand ariei de control RER.

Pentru proiectul REBU s-a definit ierarhia standard a centrelor de cost RER.

Ierarhia standard a centrelor de profit

Ierarhia standard a centrelor de profit reprezinta o structura arborescenta care include toate centrele de profit ale ariei de control RER; pentru REBU s-a definit ierarhia standard a centrelor de profit RER.

Atat pentru centre de cost, cat si pentru centre de profit se pot defini oricate grupari alternative, pentru necesitati specifice de raportare.

Reprezentare grafica structura organizatorica CO

5. Alocare cod de companie REBU la structurile Controlling

b. Ierarhia standard a centrelor de cost RER

c) Ierarhia standard a centrelor de profit RER

Codificare

a) Codificare structuri controlling

b) Codificare centre de cost

c) Codificare centre de profit

Date de baza contabilitate interna

Elemente de cost

Introducere

Elementele de cost descriu originea costurilor in interiorul unei arii de control, precum si fluxurile de costuri aparute. Acestea sunt definite fie ca elemente de cost primare, fie ca elemente de cost secundare.

Elementele de cost primare - sunt pozitii de costuri sau venituri relevante in planul de conturi cu conturi de cheltuieli sau venituri (conturi de Carte Mare).   Atunci cand se creaza un element de cost primar, sistemul verifica daca in modulul FI exista un cont de Carte Mare corespondent. Elementele de cost sunt inregistrate pe obiecte de cost (centre de cost, comenzi, etc.) prin tranzactiile din modulele FI, MM, AM, SD. De asemenea, anumite tranzactii se efectueaza numai in modulul CO (ex: reinregistrari) pentru scopuri specifice modulului Controlling.

Elementele de cost secundare - sunt utilizate exclusiv in controlling pentru identificarea fluxurilor de valori interne in contabilitatea costurilor, cum ar fi alocarile de activitate, distributia indirecta sau proceduri de decontare. In momentul crearii unui element de cost secundar, sistemul verifica daca in modulul FI exista deja un cont corespondent cu acesta. Daca un astfel de cont exista, elementul de cost secundar nu poate fi creat.

Date de baza

Informatiile care definesc elementele de cost (pentru aria de control RER) sunt:

denumirea (lungime fixa de 8 caractere)

aria de control (RER)

perioada de valabilitate (de la 01.01.2005 pana la 31.12.9999)

Ecranul de baza al elementelor de cost p 13313r1714n rimare contine numele si descrierea acestora, precum si categoria elementului de cost, care poate fi:

Costuri primare/venituri care reduc cost

Regularizari per majorare

Regularizari per debit = efectiv

Venituri

Deducere vanzari

Decontare externa

Pentru proiectul REBU se vor utiliza elemente de cost primare de categorie 1, corespunzatoare conturilor de clasa 6 din planul de conturi RER si un element de cost primar de categorie 22, corespunzator contului CM 72200000 - Venituri din productia de imobilizari corporale, pentru decontarea comenzilor interne tip investitiii pe mijloacele fixe pentru care au fost create.

Ecranul de baza al elementelor de cost secundare contine numele si descrierea acestora, precum si categoria elementului de cost, care poate fi:

Decontare interna

Analiza rezultate comanda/proiect

Rate cheltuieli generale

Distributie indirecta

Alocare interna activitate

Intrare comenzi legate de proiect: Venit

Intrare comenzi legate de proiect: Alte

Intrare comenzi legate de proiect: Costuri

Val.dobândita

Pentru proiectul REBU se vor utiliza urmatoarele elemente de cost secundare:

de categorie 21 - pentru decontarea interna a comenzilor de reparatii pe comenzile interne deschise permanent pentru masini si pentru decontarea comenzilor interne pentru masini pe centrele de cost pe care le deservesc;

de categorie 41 - pentru aplicarea cheltuielilor de transport si a cheltuielilor generale de regie pe comenzile de reparatii;

de categorie 42 - pentru distributie indirecta de costuri de pe centre de cost / profit pe alte obiecte de cost (centre de cost, comenzi interne, comenzi reparatii, centre profit)

de categorie 43 - pentru alocarea manoperei tarifate pe comenzile de reparatii

Pentru aria de control RER au fost generate in mod automat, pe baza conturilor de clasa 6 din planul de conturi RER, elementele de cost primare de categorie 1, dupa cum urmeaza:

Pentru aria de control RER au fost create urmatoarele elemente de cost secundare:

Alocare cont implicita

Ecranul de "Alocare cont implicita" al elementului de cost primar sau secundar ofera posibilitatea contarii automate a elementului de cost primar sau secundar pe un centru de cost sau comanda interna.

Pentru proiectul REBU vor fi folosite urmatoarele alocari implicite de elemente de cost primare pe centre de cost:

Grupe de elemente de cost

Grupele de elemente de cost vor fi create in sistemul SAP in functie de necesitatile de raportare si pentru cicluri de repartizare. Pana in prezent au fost identificate urmatoarele grupe de elemente de cost (alte grupari vor aparea dupa stabilitea fluxurilor de costuri si rapoartelor din controlling):

1. Grupuri de elemente de cost primare:

2. Grupuri de elemente de cost secundare :

3. Grupuri de grupuri de elemente de cost:

Grup origine

Originea este o subdivizare a elementelor de cost care permite distinctia intre diferite materiale asignate aceluiasi element de cost.

S-a identificat urmatoarele grupuri de origine ca subdiviziuni elemente de cost:

Centre de cost

Introducere

Centrele de cost reprezinta entitati de sine statatoare in care se inregistreaza costuri, putand sa reprezinte, in cadrul unei arii de control, atat unitati organizationale, cat si activitati. Definirea acestor entitati poate fi facuta in functie de criterii functionale, categorii de costuri, activitati desfasurate, locatie sau responsabilitati. Centrul de cost reprezinta nivelul de baza al responsabilitatii intr-o intreprindere.

Centrele de cost vor fi organizate in primul rand dupa o structura ierarhica numita in SAP ierarhie standard a centrelor de cost; in momentul definirii unui centru de cost, utilizatorul va fi obligat sa aleaga nodul din ierarhia standard in care se doreste a fi inserat centrul de cost respectiv.

La crearea centrelor de cost pentru proiectul REBU s-a avut in vedere natura activitatii desfasurate, precum si locatia, rezultand urmatoarele categorii de centre de cost:

D  Subcontractare

E  Garaj

F  Menajer

G  Stradal

H  Mecanizat

L  Manual

M  Reparatii

S  Reciclare

T  Tehnica SAP

V  Containere

W  Administrativ

Informatiile care definesc un centru de cost sunt:

denumirea (maxim 10 caractere)

aria de control (RER);

perioada de valabilitate (stabilita intre 01.01.2005 - 31.12.9999)

Ecranul de date de baza al centrului de cost contine denumirea si descrierea centrului de cost, precum si informatii despre:

- Persoana responsabila - nume, prenume

- Departament - functie persoana responsabila

- Categorie centru de cost

- Domeniu ierarhie (grupul la care este alocat centrul de cost in Ierarhia standard)

- Domeniu activitate - nu este cazul REBU

- Domeniu functional - nu este cazul REBU

- Moneda - RON

- Centru de profit la care este alocat

Alte informatii despre centrele de cost se pot introduce in ecranele: Adresa si Comunicatie.

Tipuri de activitati

Introducere

Tipurile de activitati clasifica activitatile produse de centre de cost in cadrul unei arii de control. Pentru planificarea si alocarea activitatilor sistemul inregistreaza cantitati masurate in unitati de activitate. Pretul unitar este folosit pentru a evalua cantitatea activitatii.

Un centru de cost poate produce unul sau mai multe tipuri de activitati sau niciuna.

Pentru proiectul REBU, manopera directa pentru comenzile de reparatii va fi reprezentata prin urmatoarele tipuri de activitate :

MECANI - Mecanica

ELECTR - Electrica

TINVOP - Tinichigerie, vopsitorie

LACSUD - Lacatuserie, sudura

SPALAR - Spalare

TAMINS - Tamplarie, instalatii

Centrul de cost emitent pentru tipurile de activitate de mai sus va fi REBUC0901 - ACR2.

Comenzi interne:

Introducere

Comenzile interne sunt obiecte de cost utilizate pentru planificarea, monitorizarea si decontarea costurilor unor operatiuni sau joburi temporare sau permanente in interiorul unei companii. Sistemul SAP permite controlul comenzilor interne pe intreg ciclul de viata al acestora, de la crearea initiala, planificare, inregistrari efective, pana la decontarea finala si inchiderea tehnica.

O caracteristica foarte importanta a comenzilor interne este tipul lor; comenzile interne sunt impartite in diferite tipuri, in dependenta de scopul pentru care au fost create. Tipul comenzii determina valorile implicite pentru diverse campuri din datele de baza, precum si o serie de caracteristici, cum ar fi setarile pentru decontare, planificare si bugetare.

Pentru proiectul REBU s-a definit tipul de comanda MREB pentru urmarirea costurilor pe masini. Pentru fiecare masina din parcul auto REBU se va crea o comanda interna de acest tip, cu caracter permanent. Cheltuielile colectate pe aceste comenzi interne se vor deconta la sfarsit de perioada pe centrele de cost pe care le deservesc, conform regulii de decontare din datele de baza.

Game de numere aferenta acestui tip de comenzi, create cu alocare externa, este:

M00000 - MZZZZZZZZ

Logica de alocare a numarului de comanda este M + 'numar inmatriculare', unde 'numar inmatriculare' nu va contine caractere speciale: ' ', '-', '.', etc.

Pentru evidenta cheltuielilor cu mijloacele fixe in curs, construite in regie proprie, se va utiliza tipul de comanda 0600 - Comanda interna: investitie de capital. La punerea in functiune comanda interna se va deconta pe mijlocul fix la care se refera, generandu-se nota contabila 231 = 722.

Game de numere aferenta acestui tip de comenzi, create cu alocare interna, este:

Centre de profit

Introducere

Centrele de profit reprezinta entitati de sine statatoare in controlling in care se inregistreaza venituri si care reflecta o structura organizationala orientata catre management, in scopul analizei rezultatelor operationale si realizarii controlului intern al profitabilitatii intreprinderii.

Centrele de profit sunt alocate ariei de control. Acestea vor fi organizate in primul rand dupa o structura ierarhica numita in SAP ierarhie standard a centrelor de profit; in momentul definirii unui centru de profit, utilizatorul va fi obligat sa aleaga nodul din ierarhia standard in care se doreste a fi inserat centrul de profit respectiv.

Informatiile care definesc un centru de profit sunt:

denumirea (maxim 10 caractere)

aria de control (RER);

perioada de valabilitate (stabilita intre 01.01.2005 - 31.12.9999)

Ecranul de date de baza al centrului de profit contine urmatoarele informatii:

Denumire

Descriere

Stare - poate avea una din urmatoarele stari:

Activ

Inactiv: creare

Inactiv: modificare

Inactiv: stergere

Perioada de analiza - identica cu perioada de valabilitate

Persoana responsabila - nume, prenume

Departament - functie persoana responsabila

Grup centru de profit - grupul la care este alocat centrul de profit in ierarhia standard

In momentul crearii unui centru de profit, acesta este alocate implicit tuturor codurilor de companie din aria de control. Ulterior aceasta alocare se poate modifica in ecranul Coduri companie din datele de baza ale centrului de profit.

In proiectul REBU centrele de profit sunt alocate codului de companie REBU in cadrul ariei de control RER.

Alte informatii despre centrele de profit se pot introduce in ecranele: Adresa si Comunicatii.