Studiu de caz business to business

Studiu de caz business to business

Cerinta:

Sunteti o echipa de consultanti si ati fost angajati de catre compania Comexstar pentru a o sfatui in aspecte de optimizare a proceselor care se desfasoara in aceasta companie. Din pacate, o parte din membrii echipei nu au obtinut rezultate foarte bune intr-un alt proiect de consultanta si clientul Comexstar stie acest lucru, motiv pentru care exista o presiune foarte mare asupra Dvs.

Sarcina Dvs este sa consiliati Consiliul de Administratie al companiei, sa identificati problemele din companie, sa recomandati solutii de optimizare si sa analizati impactul solutiilor propuse asupra eficientei organizationale.

Compania Comexstar este un important producator de hartie in Romania. Pentru mai bine de 80 de ani compania a produs celuloza si hartie pentru piata interna, dar si pentru piata externa.

Fabrica isi desfasoara activitatea in Tulcea si a deschis cinci puncte de lucru in tara, respectiv in Bucuresti, Cluj, Timisoara, Craiova si Bacau.

Compania a trecut 121i86b prin doua procese de restructurare, numarul total de angajati in acest moment fiind de 574, din care numai 24,4% sunt sub 35 de ani, iar media de varsta in companie este de 47 de ani.

In 2001, compania a fost privatizata si in acest moment obiectul de activitate principal consta in producerea si comercializarea de hartie igienica, renuntandu-se la productia de celuloza. Principalul obiectiv al noilor proprietari a fost acela de a moderniza linia tehnolohica de fabricatie de hartie igienica motiv pentru care accentul  in primii doi ani dupa privatizare a fost pus pe aceasta latura. Ca urmare, compania are stocuri foarte mari si piata de desfacere nu este acoperita corespunzator.

Cifra de afaceri realizata in anul curent a fost de 12.2 milioane Euro, iar pentru anul urmator se doreste o crestere a acesteia cu 35%. Compania are nevoie insa de rezultate foarte rapid intrucat inceputul de an nu a fost unul foarte bun din punct de vedere al vanzarilor, iar in acest moment depozitele sunt pline.

In urma cu o luna, directorul general al companiei si-a depus demisia si a parasit compania, in acest moment compania fiind condusa de un Consiliului de Admininstratie format dintr-un Presedinte (care este un fost director general al companiei) si trei persoane din partea investitorului, care coordoneaza fiecare cate o zona: comerciala, financiara si de productie.

Structura actuala a companiei este cea redata in Anexa 1.

Date generale despre fiecare department din organigrama companiei:

1. Directia Comerciala

Are trei departamente de vanzari in subordine:

a.       Distributie indirecta produs finit (role mici de hartie igienica) pe piata interna - departamentul este condus de un nou Director de Vanzari si Marketing care coordoneaza o echipa de sase responsabili de zona (care la randul lor coordoneaza reteaua de distribuitori ai companiei), un responsabil clienti mari si trei persoane care asigura suport din birou echipei de vanzari de pe teren. In momentul in care a venit in departament, noul director a restructurat directorii de zona de la noua persoane la cinci persoane, si a angajat o a sasea persoana. Datorita nerespectarii clauzelor contractuale, distribuitorii nu vor sa mai promoveze pe piata produsele Comexstar. De asemenea, produsele companiei sunt prezente doar in Metro si Billa si au fost refuzate categoric de Carrefour. Se doreste insa intrarea si in aceasta locatie, precum si in alte retele de magazine de acest tip.

Gama de produse tip role hartie igienica este formata din 14 sortimente, grupate in 5 brand-uri care nu sunt pozitionate corespunzator pe piata (desi s-a incercat o segmentare a pietei, din cauza gamei foarte largi brand-urile se suprapun).

b.       Distributie directa produs semifabricat (care poate fi mai departe prelucrat si transformat in role mici de hartie igienica) pe piata interna si externa - departamentul este nou creat in companie si are un Director de Dezvoltare Afacere, care coordoneaza o echipa de patru responsabili de zona (cele patru persoane restructurate in departamentul de mai sus) care nu performeaza prea bine. Pentru ca unul din obiectivele sale este promovarea produselor semifabricate pe piata externa, directorul acestui departament trebuie sa colaboreze foarte strans cu Biroul Import-Export si Biroul Operatiuni Vamale. Se pare insa ca persoana responsabila din Biroul Import - Export nu este pregatita din punct de vedere profesional pentru acest post si intampina multe probleme din acest motiv (de cele mai multe ori Directorul de Dezvoltare Afacere trebuie sa intocmeasca chiar el actele necesare formalitatilor de export).

c.       Distributie directa produs finit hartie de scris pentru piata interna - departamentul nu are un coordonator, are o singura persoana care se ocupa de gasirea de clienti si de promovarea produsului pe piata interna.

Pe langa cele doua departamente de mai sus, mai exista inca trei departamente:

d.       Departamentul Aprovizionare - are trei birouri principale: Biroul de Achizitii, are patru persoane si asigura aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare in procesul de fabricatie (din care una este coordonator de birou si este nou venita in companie), Biroul Import-Export (are o persoana) si Biroul Operatiuni Vamale (are o persoana); nici o persoana nu vorbeste limba engleza si din acest motiv trebuie sa se apeleze la o colega din alt departament pentru ajutor in traduceri de documente sau comunicari cu furnizorii externi. Acest departament are in permanenta probleme mai ales in ceea ce priveste termenele de livrare a materiilor prime.

e.       Departamentul Depozite si Magazia Centrala - este organizat in doua depozite principale mari, unul de produse hartie tip igienica si unul de hartie de scris, si o Magazie Centrala de materiale auxiliare. Are 53 de angajati in total, respectiv gestionari, motostivuitoristi si muncitori necalificati;

f.        Departamentul Transporturi - este organizat in doua directii: cai ferate interne si parcul auto, ambele fiind coordonate de o singura persoana necalificata pentru acest post. In total aici lucreaza 26 de angajati si nu exista un director de departament care sa coordoneze intreaga activitate de transport materii prime si materiale auxiliare, precum si activitatea de livrare a produselor finite (care in acest moment se face apeland la companii de transporturi specializate intrucat parcul auto este format din cinci camioane). Neavand un director de transporturi, responsabilii de zona si responsabilul clienti mari din departamentele de vanzari raspund si de livrarea produselor catre clientii lor. In plus, pentru ca firma nu si-a platit furnizorii de transporturi la timp, acestia nu mai vor sa lucreze cu Comexstar si se intampina mari probleme in identificarea de companii transportatoare, iar marfurile nu ajung la timp la clienti.

Nu exista un director comercial motiv pentru care toti directorii sau coordonatorii de departament raporteaza Consiliului de Administratie.

2. Directia Financiara

Pana in acest moment directia a fost condusa de un director economic care coordona activitatea a zece contabili, doi analisti financiari si doi responsabili cu salariile. De curand insa, s-a luat decizia de angajare a unui director financiar care sa il coordoneze pe directorul economic si care se va ocupa de strategia financiara a companiei. Aceasta persoana va incepe insa activitatea luna urmatoare si va avea ca principal obiectiv reorganizarea departamentului care in acest moment lasa de dorit.

3. Directia Productie

Are doua departamente de productie in subordine:

a.       Productia de hartie igienica

a1. Productie de semifabricate tip hartie igienica

a2. Productie de produse finite tip hartie igienica

b.       Productia de hartie de scris

In total, in cele doua departamente de productie lucreaza 359 de angajati.

Ambele departamente intampina mari probleme de calitate: in primul datorate retetelor de fabricatie care nu au fost inca definitivate, iar al doilea datorita instalatiilor foarte vechi cu care se produce hartia de scris.

Centrul de productie de hartie igienica este format de curand din personal adus din diverse departamente din fabrica si nu a fost instruit corespunzator. Nici seful centrului de productie hartie semifabricat nu are experienta in producerea de hartie igienica si din acest motiv retele de fabricatie sunt inca in probe si nu se pot definitiva. Din pacate, este singura persoana din companie care poate coordona acest centru de productie.

De asemenea, in directie mai exista cinci departamente care asigura suport celorlalte doua departamente de productie:

c.       Departamentul Planificare, Urmarire si Lansare Productie (are un coordinator si cinci persoane care asigura programarea productiei)

d.       Departamentul Intretinere Mecanica (are un coordonator si 36 de persoane care asigura intretinerea mecanica a utilajelor si instalatiilor din fabrica)

e.       Departamentul Intretinere Electrica (are un coordonator si 22 de persoane care asigura intretinerea electrica a utilajelor si instalatiilor din fabrica)

f.        Departamentul Utilitati si Mediu (are un coordonator si 18 persoane care asigura bunul mers al instalatiilor producatoare de utilitati pentru fabrica: abur, apa industriala si potabila, gaz, aer comprimat etc)

g.       Departamentul Control Calitate (are un coordonator si 7 controlori de calitate care fac analize de laborator, controlul calitatii materiilor prime care intra in fabricatie, si controlul calitatii prosuselor finite). Reducandu-se foarte mult numarul persoanelor din acest departament, controlul pe fluxul de fabricatie nu se mai face, accentual punandu-se pe analizele de laborator pentru productia de hartie igienica, unde reteta de fabricatie nu a fost inca definitivata. In plus, aparatuta de laborator nu a mai fost modernizata de 30 de ani motiv pentru care se pierde foarte mult timp cu repetarea analizelor.

Nu exista un director de productie, motiv pentru care de cele mai multe ori cele cinci departamente de mai sus sunt intr-o continua stare conflictuala in ceea ce priveste deservirea celor doua departamente principale de productie.

Pe langa aceste directii, exista si cateva functiuni: Juridic, Resurse Umane, Tehnlogia Informatiei (IT).

Departamentul Juridic - este format din doua persoane care asigura consiliere legala pentru companie, atat pe linie comerciala (contractele incheiate cu terti), cat si pe linie de resurse umane sau orice alta activitate care implica prezenta unui jurist.

Departamentul Resurse Umane - este format din o singura persoana care este de fapt fostul sef al Biroului Personal si este implicat numai in probleme de administrare contracte si carti de munca. Avand in vedere ca nu se inregistreaza o fluctuatie mare de personal, recrutarile sunt ocazionale si in acest caz se implica doar in activitatile de gestionare a procesului si nu in derularea lui.

Departamentul IT - este format din trei persoane care asigura suport la nivelul intregii companii in cazul in care angajatii acesteia intampina greutati in operarea pe calculator sau a echipamentelor auxiliare. Pentru intretinerea retelei a fost desemnata o companie externa cu care se colaboreaza de doi ani. In companie sunt 154 statii de lucru si principala problema consta in faptul ca nu toti angajatii din birouri au calculator ceea ce ingreuneaza foarte mult si procesul de comunicare.

Evenimente:

Pentru ca ambalajele a sase sortimente din gama de produse de hartie igienica - role - nu respecta legislatia in vigoare din punct de vedere al informatiilor care trebuie sa fie prezente pe etichete, OPC-ul a interzis comercializarea acestora in toata tara.

Seful centrului de productie hartie igienica tip semifabricat si-a anuntat demisia din motive personale. Perioada de preaviz a fost negociata la doua saptamani si in acest moment nu aveti un inlocuitor pentru el.

Concurenta lanseaza pe piata un nou produs - hartie igienica in pachet de 4 role, produs care nu exista pana acum pe piata si la care v-ati gandit si Dvs.. De aceasta idee stia numai persoana desemnata de investitor sa coordoneze directia comerciala si despre care intre timp ati aflat ca este prieten foarte bun cu directorul general al firmei concurente.

Liderul de sindicat pe fabrica va anunta ca vrea sa inceapa renegocierea contractului colectiv de munca, proces care a fost amanat de la inceputul anului. De subliniat ca din 574 de angajati, 570 sunt membrii sindicali. Daca nu se acorda atentie acestui subiect, sindicatul a amenintat cu greva.

Anexa 1