DERULAREA NEGOCIERILOR COMERCIALE INTERNATIONALE

Organizarea si derularea sedintelor de negociere

Organizarea negocierilor cade in sarcina partenerului „gazda” care trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

stabilirea agendei de lucru;

crearea conditiilor de lucru favorabile pentru negociere;

sustinerea logistica a negocierii;

organizarea salii de negocieri.

Debutul sedintelor de negociere se prezinta sefii si echipele de negociere, se schimba fraze de politete, urmarindu-se in acelasi timp doua obiective principale:

crearea unui climat de incredere intre parti in vederea desfasurarii in bune conditii a tratativelor;

studierea partenerului pentru cunoasterea intereselor si motivatiilor sale reale.

Asigurarea unei atmosfere favorabile purtarii tratativelor presupune instaurarea unei stari de conlucrare intre parteneri. Este necesar sa se utilizeze formulari pozitive, sa se evite expresiile negative, sa se mentina interesul partenerului in legatura cu problematica abordata.

Cunoasterea cerintelor partenerului se face in doua sensuri: identificarea solicitarilor si nevoilor acestuia pe plan tehnic si comercial, cunoasterea motivatiilor personale ale acestuia si a raportului dintre pozitia sa oficiala si convingerile sale intime. Tehnica ascultarii active consta in:

ascultarea care presupune trei faze: urmarirea discursului interlocutorului, observarea comportamentului nonverbal al partenerului, transmiterea unui feed-back pozitiv.

intrebarile indeplinesc mai multe functii si anume: de informare, de clarificare si aprofundare, de ordin tactic, de orientare.

reformularile pot fi utilizate si ca tehnici de minimizare a unor critici facute de catre partener.

Desfasurarea tratativelor

Tratativele constau dintr-un ansamblu de argumente si obiectii prin care partile isi definesc pozitia si urmaresc sa-si impuna interesele, ca si dintr-un sir de concesii si compromisiuni, prin care partenerii incearca sa-si apropie punctele de vedere si sa-si armonizeze interesele in scopul realizarii unei intelegeri de afaceri, respectiv contractul sau acordul comercial.

Argumentarea, respectiv sustinerea pozitiei asupra unor puncte aflate in dezbatere este un proces care se realizeaza in trei etape:

prezentarea

explicarea

demonstratia

Argumentarea poate fi teoretica sau practica.

Obiectiile reprezinta reactii negative ale partenerilor, prezentate in mod direct sau sugerate.

Pentru combaterea obiectiilor se pot utiliza diferite metode, cum ar fi:

folosirea obiectiei partenerului ca punct de plecare pentru noi argumente;

propunerea de amanare a rezolvarii obiectiei pentru mai tarziu

trecerea voita cu vederea a obiectiei partenerului

compensarea

„previzionarea” obiectiei

Concesia repreinta renuntarea unilaterala de concesii reciproce pentru a netezi drumul spre acordul de vointa al ambelor parti sau pentru a debloca tratativele.

Finalizarea negocierilor

Intreaga munca, desfasurata in cadrul negocierilor, se finalizeaza prin decizii care reprezinta incheierea unui contract sau a unui acord comercial.

Strategii de negociere

Strategia consta in modul de combinare si dirijare a unui ansamblu de dispozitii si tehnici comerciale, in vederea realizarii obiectivului proiectat.

A.     Dupa modul in care sunt lansate si acceptate ofertele si comenzile se disting doua tipuri de strategii si anume:

strategia deciziei rapide;

strategia deciziei de asteptare.

Raportul dintre parteneri pe piata internationala . Poate fi de dominare, de dependenta sau de nesiguranta.

Situatia de dominare. Dominarea pietei de catre exportator se caracterizeaza prin ponderea mare pe care acesta o detine in necesarul de import al partenerului. Strategia pe care o va adopta exportatorul este aceea a deciziei rapide. Va oferi cantitati mici la preturi mari. In cazul in care importatorul se afla intr-o situatie de dominare, el va practica o strategie de asteptare. Va comanda cantitati modeste, oferind preturi mici.

Situatia de dependenta. Apare in cazul in care piata este dominata de exportator si, invers, situatia de dependenta a exportatorului este determinata de dominarea pietei de catre importator. Pentru a scapa de presiunea exercitata de exportator asupra sa, importatorul trebuie sa-si diversifice din timp sursele de aprovizionare. Numai in felul acesta el isi va putea elabora o strategie de asteptare, de selectare a ofertelor celor mai convenabile. La randul sau, exportatorul aflat in situatia de dependenta, va lua masuri din timp pentru diversificarea pietelor de desfacere. De cele mai multe ori insa, el este nevoit sa adopte strategia deciziei rapide.

Situatia de nesiguranta apare, in cazul importatorului si exportatorului insuficient experimentati sau in cazul unor mari dereglari conjuncturale, determinate de cauze de forta majora sau de alte evenimente fortuite. Atat exportatorii cat si importatorii aflati in situatii de nesiguranta, vor adopta cu predilectie strategia de asteptare.

B.     Dupa momentul adoptarii si modul de actiune se disting urmatoarele tipuri de strategii:

Abtinerea. Este strategia care conduce spre profitul maxim, cu asumarea riscului maxim. Abtinerea in luarea deciziilor pentru incheierea tranzactiei de afaceri se bazeaza pe rabdare, curaj si informare operativa. Se aplica de catre negociatori experimentati si bine documentati. Aceasta strategie consta, in a avea taria si cunostintelenecesare pentru a surprinde momentul optim pentru incheierea tranzactiei comerciale vizate. Negociatorul in cauza mizeaza si pe lipsa de informare a oponentului sau.

Limita de timp. Negociatorul urmareste sa exercite presiuni psihologice asupra partenerului. Este considerata ca fiind o metoda de presiune, care se abate de la principiul fundamental al negocierilor, care consta in flexibilitate, intelegere si toleranta.

Simulacrul. Se bazeaza pe o serie de exagerari si chiar neadevaruri cu privire la marile posibilitati pe care le are compania negociatorului respectiv de a vinde sau de a cumpara marfa aflata in discutie. Strategia vizeaza majorarea/micsorarea pretului, prin impresionarea partenerului slab informat.

Surpriza. Este strategia negociatorului rafinat, bine informat, care isi propune sa complice negocierile, imprimandu-le, la inceput, o totala lipsa de flexibilitate, mizand sa fie pe lipsa de documentare a partenerului cu privire la conjunctura pe piata, fie pe trecerea timpului intr-o perioada de conjunctura agitata, cu tendinta de a-l avantaja. Surpriza proiectata consta in schimbarea brusca de atitudine, negociatorul devenind flexibil si disponibil pentru anumite concesii, intr-un moment neasteptat pentru partenerul de tratative.

Retragerea. Este strategia pe care negociatorul o aplica in faza finala a tratativelor, urmarind sporirea la maximum a avantajului sau. El porneste de la premisa ca partenerul de tratative este deosebit de interesat in incheierea tranzactiei. Adopta o pozitie intransigenta anuntand ca se retrage din negocieri pentru a mai reflecta o perioada definita sau nedefinita de timp. Prin aceasta retragere mimata, negociatorul isi asuma riscul de a pierde o afacere buna, dar de cele mai multe ori, oponentul isi flexibilizeaza pozitia si devine dispus sa faca concesii.

Concentrarea argumentelor. Este o strategie utilizata atunci cand se constata un interes real al partenerului pentru incheierea contractului. Ea consta in prezentarea graduala a argumentelor, pana la un punct de maxima persuasiune, care ar putea declansa flexibilizarea partenerului in acordarea unor concesii substantiale.

„Pasii marunti”. Aceasta strategie este foarte des intalnita in negocierile comerciale internationale. Prin aplicarea ei se are in vedere obtinerea de rezultate partiale, repetate, astfel incat avantajele mici dar cumulate sa conduca, in final, la succesul scotat. Unii autori numesc aceasta strategie „salami”.

Invocarea unor precedente. Precedentele invocate sunt de doua categorii. Precedentele inregistrate in negocieri care au avut loc intre aceiasi parteneri, facandu-se apel la formulari de genu „am mai convenit acest lucru in negocierile anterioare”. A doua este cea a precedentelor inregistrate in negocierile pe care partenerul le-a purtat cu terti.

C.     Alte clasificari

Strategii directe utilizate atunci cand raportul de forte este net favorabil negociatorului.

Strategii indirecte utilizate atunci cand partenerul este mai puternic. Aceste strategii se bazeaza pe folosirea mijloacelor psihologice pentru a limita libertatea de actiune a partenerului.

Strategii conflictuale (competitive) prin care se cauta sa se obtina avantaje fara a face concesii. Pot fi profitabile dar nu si de lunga durata.

Strategii cooperante care urmaresc realizarea unui echilibru intre avantaje si concesii, evita starile conflictuale si folosirea mijloacelor de presiune. Aceste strategii se raporteaza la un partener si nu la un adversar.

Tactici de negociere

Prin tactica de negociere se intelege modul de combinare, in procesul negocierilor, a diferitelor metode si tehnici de comert exterior cu factori de natura psihologica, in cadrul strategiei adoptate, in scopul obtinerii unor rezultate maxime.

Se disting doua mari categorii de tactici comerciale in negocierile internationale:

tactici ofensive

tactici defensive.

A.     Tactici ofensive

Tacticile ofensive sunt preferate de negociatorii dinamici, cooperanti si plini de initiativa. In procesul negocierii, se utilizeaza, de obicei, o combinare a mai multor tactici ofensive, in functie de imprejurari si de pozitia adoptata de partener. In multe cazuri, tacticile ofensive sunt substituite cu cele defensive sau combinate cu aceasta, in fuctie de turnura pe care o iau negocierile.

Cateva dintre tacticile ofensive sunt urmatoarele:

Suita de intrebari. Aceasta este compusa din trei intrebari: intrebarea de testare, intrebarea specifica si intrebarea de atac. Testarea consta intr-o intrebare de tatonare a pozitiei partenerului, in scopul descoperirii de la inceput a punctelor slabe. In cazul in care acestea sunt descoperite in urma intrebarii de testare, lucrurile se simplifica si negociatorul aflat in ofensiva poate trece direct la intrebarea de atac, care sa ii permita atingerea rapida a scopului propus. In cazul in care intrebarea de testare nu duce la rezultatul scontat, se recurge la o a doua intrebare specifica, fundamentat pregatita, la care de obicei se primeste raspunsul cu informatia de care este nevoie petru lansarea intrebarii de atac.

Intrebarea „DA sau NU”. Aceasta tactica se aplica de obicei, la sfarsitul unor discutii anevoioase, dupa ce au fost clarificate problemele de fond, dar partenerul de negocieri devine ambiguu si nedecis. Negociatorul recurge la intrebarea ultimativa „DA sau NU”, obligandu-si partenerul, devenit indecis, sa ia o pozitie clara.

Iritarea partenerului. Este tactica adoptata de negociatorul slab, care mizeaza pe posibilitatea de enervare a partenerului. Cand iritarea partenerului isi atinge scopul, acesta se grabeste in luarea deciziilor, face, fara sa vrea, dezvaluiri de secrete comerciale, toate soldate cu pierderi de pozitie.

Acceptarea aparenta. Este tactica prin care negociatorul creeaza partenerului impresia falsa ca este de acord cu toate argumentele acestuia si cu propunerile pe care le face. Nu respinge nici o propunere si il lasa pe partener sa-si epuizeze toate argumentele. In final, negociatorul va actiona decisiv, facand contrapropuneri consistente, bazate pe dezvaluirile facute de partener pe toata durata negocierilor.

B.     Tactici defensive

Pretinsa neintelegere. Prin aceasta tactica se urmareste obtinerea cat mai multor infosrmatii de la partener, facandu-l sa repete propunerile si argumentele sale, sub pretextul unei continue neintelegeri a celor prezentate. Negociatorul este foarte atent si exploateaza, toate contradictiile care pot sa apara in repetatele prezentari la care l-a obligat pe partener.

Ontra-intrebarea. Este o tactica care se aplica de catre negociatori in situatii critice, aparute ca urmare a lipsei de diplomatie a partenerului la un moment dat. Contra-intrebarea adresata acestuia se refera la o problema colaterala, avand ca scop abaterea atentiei de la starea conflictuala creata. Dupa depasirea momentului critic, negocierile isi urmeaza cursul normal.

Amanarea discutiilor. Se aplica ori de cate ori apar, in timpul negocierilor, probleme greu de rezolvat, fiind nevoie de un anumit timp de analiza colectiva. Amanarea discutiilor mai poate fi ceruta de oricare parte, atunci cand cealalta parte se manifesta incorect, recurgand la metode de iritare sau la metode arbitrare. De retinut ca, un bun negociator nu va recurge niciodata la intreruperea brusca a negocierilor, indiferent de manifestarile partenerului sau. El va recurge, la amanarea discutiilor, sub pretextul reanalizarii mandatului primit, ca o consecinta a argumentelor invocate de partener.