Logistica distributiei si a marfurilor

Tema 1: Problematica logisticii distributiei si a marfurilor

1. Logistica generala a firmei

Conform definitiei data de Philip Kotler, logistica generala a firmei consta in planificarea, implementarea si controlul fluxurilor fizice de materiale, produse finite si marfuri de la punctele de provenienta ale cestora la punctele de utilizare finala, astfel incat sa fie satisfacute cerintele utilizatorilor finali in conditii de eficienta a firmei.

Misiunea logisticii generale consta in crearea unor lanturi de furnizari (denumite si lanturi logistice), adica fluxuri de valoare adaugata dinspre furnizori spre consumatorii finali, organizate dupa urmatoarea schema generala:

Fig 1. Lant de furnizare/ lant logistic

Pentru a identifica domeniul specializat al logisticii distributiei si marfurilor in cadrul logisticii generale a firmei este necesara examinarea conceptelor de logistica produsu 919i87j lui si logistica de sustinere.

Logistica produsului priveste totalitatea fluxurilor fizice si informationale asociate intregului ciclu de productie si distributie de la aprovizionarea cu materii prime pana la stocarea marfurilor la comerciantii cu amanuntul.

Logistica de sustinere se refera la fluxurile fizice si informationale care apar din momentul desfacerii cu amanuntul a produselor pana la service-ul si mentenanta post-vanzare. Aceste doua concepte se imbina in urmatoarea schema analitica:

Logistica aprovizionarii + Logistica distributiei Logistica distributiei si a marfurilor.

In acest fel, logistica distributiei si a marfurilor poate fi definita ca organizarea si gestiunea fluxurilor fizice si informationale asociate activitatilor de aprovizionare si distributie.

O alta definitie a logisticii distributiei si marfurilor o prezinta ca ansamblul activitatilor care contribuie la optimizarea disponibilitatii unui produs material sau marfa dealungul intregului ciclu de viata a acestuia in conditiile imbunatatirii raportului costuri/performanta economica.

O a II-a definitie a logisticii distributiei marfurilor este interesata in special de ameliorarea urmatorilor indicatori de performanta:

1. Rata de disponibilitate a materialului/produsului/ marfii

2. Costul total al punerii la dispozitie a materialului/produsului/marfii.

Din schema prezentata, rezulta ca logistica reprezinta o activitate transversala (in care sunt implicate mai multe servicii specializate ale firmei) si care se desfasoara in stransa interconexiune cu celelalte functii ale firmei (productie, financiar-contabila, comerciala-marketing, resurse umane, cercetare-dezvoltare, administrare generala).

2. Importanta logisticii si distributiei marfurilor

Activitatile specifice logisticii distibutiei si a marfurilor conditioneaza urmatoarele aspecte esentiale ale functionarii firmei:

1. Modalitatea si ritmul de crestere al firmei, prin faptul ca stabileste pe de o parte modalitatile concrete de aprovizionare si pe de alta parte canalele prin intermediul carora produsele vor ajunge pe piata.

2. Gestiunea costurilor intrucat efectueaza monitorizarea tuturor operatiunilor legate de transport, depozitare si manevrare dealungul ciclului de productie si distributie. Fiecare faza a acestui ciclu implica anumite costuri pentru firma.

3. Posibilitatile de externalizare ale firmei: permite identificarea "vocatiei principale" a firmei, adica a acelor activitati si operatiuni pe care firma reuseste sa le execute in conditii de eficacitate maxima, astfel incat functiile si operatiunile mai putin performante sa fie cumparate de la diversi operatori de piata, adica externalizat.

4. Normalizarea produselor si proceselor de gestiune prin standardizarea anumitor componente si produse, introducerea unor norme privind cantitatile stocate si transportate, definirea unor proceduri de prelucrare a comenzilor si prin fixarea unor norme de consum si costuri.

5. Posibilitatile de diversificare ale firmei, astfel incat activitatile desfasurate dealungul lantului logistic permit largirea gamei de activitati si produse ale firmei prin utilizarea in comun a acelorasi resurse si competente.

6. Flexibilitatea si adaptabilitatea firmei. Logistica distributiei si a marfurilor prin faptul ca opereaza atat in amontele cat si in avalul activitatii desfasurate de firma permite imbunatatirea timpului de livrare, in acest fel crescand capacitatea de raspuns a firmei la cerintele pietei.

Exista totusi 2 domenii influentate direct si puternic de catre activitatile logisticii si distributiei marfurilor:

1.Amplasarea, numarul si dimensiunea medie a unitatilor de productie, stocare si distributie ale firmei.

2.Distributia spatiala in cadrul firmei, a locurilor de munca, materialelor si echipamentelor.

La randul sau, activitatile de logistica si distributie a marfurilor sunt influentate de o multitudine de factori, printre cei mai importanti, numarandu-se:

1. Strategia firmei prin activitati si produse ce vor fi realizate si prin nivelul calitatii si cantitatile acestor produse.
2. Factori economici cum ar fi: existenta si calitatea infrastructurii economice (drumuri, poduri, aductiuni, utilitati) si localizarea pietelor din amonte si aval.
3. Conditiile sociale: disponibilitatea mainii de lucru, calificarea lucratorilor, nivelul de sindicalizare al sectorului, potentialul aparitiei unor conflicte sociale.
4. Costurile de implementare si functionare legate de preturile la terenuri, costurile de constructie si de instalare.
5. Constrangerile tehnice, respective conditii specifice necesare pentru a desfasura o anumita activitate.
6. Factorii politici si institutionali: acordarea unor subventii guvernamentale, facilitatile fiscale, reglementarea juridical, achizitiile publice.

Obiectivele logisticii distributiei si marfurilor sunt urmatoarele:

1. Ameliorarea sistemelor de aprovizionare si distributie ale firmei.
2. Maximizarea calitatii si cantitatii serviciilor oferite clientilor.
3. Optimizarea costurilor de circulatie a materialelor, produselor si marfurilor
4. Imbunatatirea imaginii si reputatiei firmei.

Trebuie mentionat ca indeplinirea simultana a acestor obiective nu este posibila, intre ele existand numeroase contradictii. De exemplu, un nivel maxim de servicii oferite clientilor implica de regula mentinerea unor stocuri ridicate, realizarea unui transport de inalt nivel si existenta a numeroase depozite, insa toate aceste conditii duc la cresterea costului de distributie. Un cost minim, presupune, pe de alta parte, transporturi ieftine, stocuri reduse si depozite putine, ceea ce poate afecta calitatea produselor oferite clientilor. Deasemenea, pot exista contradicitii chiar si in cadrul aceluiasi grup de obiective. Sa luam, de exemplu, obiectivele de minimizare a costurilor: serviciul de expeditie poate utiliza ambalaje mai ieftine pentru a reduce costurile, insa aceasta poate genera o rata inalta de depreciere a marfurilor in momentul transportului, fapt care va produce o impresie proasta asupra clientilor.

Ex 2: Compartimentul de transport va tinde sa foloseasca transportul CFR in locul celui aerian, platind astfel mai putin, dar cum transportul CFR este mai lent, expedierea marfurilor cu trenul va imobiliza capitalul circulant pe o perioada mai inalta, va determina intarzierea platii de catre client, putand duce chiar la orientarea acestuia catre furnizori ce ofera servicii mai rapide.

3. Sistemul logisticii si ditributiei marfurilor

Momentul de referinta in planificarea si organizarea unui sistem de logistica si distributie a marfurilor il constituie studiul a ceea ce solicita clientii. Criteriile de care sunt interesati clientii se refera la:

a)      livrarea marfurilor la timp

b)      disponibilitatea furnizorilor de a le indeplini comenzi urgente sau speciale

c)      capacitatea furnizorilor de a manipula atent marfurile

d)      disponibilitatea furnizorilor de a-si recupera marfurile defecte si a le inlocui cu cele bune

e)      disponibilitatea furnizorului de a stoca si/sau transporta marfurile.

Pornind de la obiectivele activitatii logisticii si distributiei marfurilor, firma trebuie sa-si proiecteze un sistem care sa reduca la minimum costurile legate de atingerea acestor obiective.

Orice sistem de logistica si distributie a marfuilor este caracterizat printr-un anumit cost de functionare:

C=T+FD+VD+V+Cs+Ca

C- costurile logisticii si distributiei marfurilor

T- costul total al transportului in cazul sistemului propus

FD- costurile fixe totale cu depozitarea si stocarea in cazul sistemului propus

VD- costurile variabile totale cu depozitarea si stocarea in cazul sistemului propus

V- costul total aferent vanzarilor pierdute datorita intarzierii livrarilor in cazul sistemului propus

Cs- costul serviciilor oferite clientilor in cazul sistemului propus

Ca- costul de administrare a canalelor de aprovizionare si distributie in cazul sistemului propus.

Alegerea unui sistem LDM presupune examinarea costurilor LDM (C) specifice fiecarei variante alternative si selectarea sistemului care asigura un cost minim.

Daca unele elemente de cost sunt dificil de masurat si exprimat financiar, firma isi va propune sa minimizeze costurile cu logistica si distributia marfurilor in conditiile atingerii unui anumit nivel al serviciilor oferite clientilor.

Logistica si distributia marfurilor vizeaza cateva domenii decizionale specifice de maxima importanta pentru functionarea firmei:

Prelucrarea comenzilor- cum trebuie tratate comenzile clientilor

Depozitarea- sau unde trebuie amplasate stocurile de marfa

Stocarea- sau cata marfa trebuie mentinuta in stoc si la ce cost

Transportul- sau cum si de catre cine trebuie expediate bunurile

Gama de servicii suplimentare oferite clientilor

Alegerea si administrarea canalelor de aprovizionare si distributie.

Pe scurt, continutul fiecarui domeniu este urmatorul:

1. Prelucrarea comenzilor. Logistica incepe cu primirea unei comenzi de la un clinent. Pentru orice firma este esentiala scurtarea ciclului comanda-plata, adica a timpului scurs de la momentul lansarii comenzii si pana la momentul platii bunurilor ce au constituit obiectul comenzii respective. Acest ciclu implica mai multe faze, cele mai importante fiind:

a) Transmiterea comenzii de catre agentul de vanzari

b) Inregistrarea comenzii si verificarea, daca este necesar, a capacitatii de plata a clinetului.

c) Planificarea fabricatiei si a stocurilor.

d) Expedierea catre client a marfurilor comandate si facturarea acestora.

e) Incasarea banilor de la clienti.

Cu cat derularea acestui ciclu dureaza mai mult, cu atat insatisfactia clientilor poate fi mai mare iar profiturile firmei mai mici.

2. Depozitarea- este necesara intrucat ciclurile de productie si distributie pe de o parte si ciclurile de cumparare si consum pe de alta parte, de multe ori nu sunt sincronizate.

In acest domeniu, firma trebuie sa decida asupra numarului de locuri in care isi va depozita stocurile de marfuri. Mai multe locuri de depozitare inseamna livrarea mai rapida a marfurilor catre clienti, insa costurile de depozitare vor creste. Prin urmare, numarul de locuri de depozitare si amplasarea lor concreta trebuie alese astfel incat sa fie realizat un echilibru intre nivelul serviciilor oferite clientilor si costurile aferente distributiei.

3. Stocarea- stabilirea nivelului stocurilor constituie o decizie majora referitoare la distributie care afecteaza direct atat nivelul de satisfactie al clientului cat si performantele financiare ale firmei.

Agentii de vanzari ar dori ca firmele lor sa detina stocuri suficiente pentru a putea onora imediat comenzile clientilor, insa din punct de vedere financiar nu intotdeauna este eficient ca firma sa detina stocuri mari. Costurile de stocare, de regula cresc intr-un ritm tot mai mare, pe masura ce nivelul de servire al clientilor este mai mare. De aceea, managementul firmei trebuie sa stie cu cat ar creste vanzarile si performantele financiare daca s-ar mentine stocuri mai mari, in acest fel fiind posibila onorarea comenzilor clientilor intr-un timp cat mai scurt.

Luarea deciziilor de stocare presupune sa se cunoasca "cand sa se comande" si "cat sa se comande". Pe masura ce stocurile firmei se epuizeaza, managementul trebuie sa stie la ce nivel al stocurilor existente sa lanseze o noua comanda de aprovizionare care sa aduca la reimprospatarea acestora. Acest nivel al stocurilor se numeste prag de comanda. Pragul de comanda este cu atat mai ridicat cu cat perioada de onorare a comenzii este mai indelungata, rata de utilizare a bunurilor ce compun stocul este mai mare si cu cat nivelul serviciilor oferite clientilor este mai inalt. Daca timpul de onorare al comenzii si rata de utilizare a produsului sunt variabile, atunci pragul de comanda trebuie fixat la un nivel mai inalt pentru a avea la dispozitie un stoc de siguranta. Valoarea finala a pragului de comanda trebuie sa asigure un echilibru intre riscul de a ramane fara marfa in stoc si costurile generate de stocuri supradimensionate.

Cealalta decizie se refera la marimea cantitatilor ce trebuie sa se comande. Cu cat mai mari sunt cantitatile comandate cu atat mai rar vor trebui lansate comenzile de reaprovizionare. De aceea, firma va urmari echilibrul intre cheltuielile corespunzatoare prelucrarii comenzilor si costurile de stocare. Acestea din urma constau din elemente ca: taxa de depozitare, costul capitalurilor imobilizate in stocuri, diverse impozite si asigurari, cheltuieli determinate de depreciere sau invechire.

Cantitatea optima ce trebuie comandata poate fi stabilita prin observarea evolutiei sumei dintre costurile de prelucrare a comenzilor si costurile de stocare in functie de cantitatea comandata.

4. Transportul- alegerea modalitatilor de transportare a marfurilor influneteaza direct preturile de vanzare, rapiditatea livrarii si starea fizica a bunurilor atunci cand ele ajung la client. Toate aceste aspecte vor determina gradul de satisfactie al clientului.

Cele mai raspandite mijloace de transport sunt:feroviar, aerian, rutier, pe calea apei si cu ajutorul conductelor.

Responsabilii cu expedierea marfurilor vor analiza mijloacele de transport in functie de urmatoarele criterii: viteza, siguranta incarcaturii, frecventa, capacitatea, disponibilitatea si costul.

Datorita posibilitatii de containerizare, expeditorii pot combina doua sau mai multe mijloace de transport. In literature de specialitate s-au impus in legatura cu aceasta urmatorii termeni:

piggyback -utilizarea trenurilor si a transportului rutier(autocamioane)

fishyback- utilizarea transportului pe apa si a celui rutier

trainship- utilizarea trenurilor si a transportului pe apa

airtruck- utilizarea avionului si a transportului rutier.

Fiecare din aceste combinatii ofera diferite posibilitati pentru expeditor. De exemplu, piggyback este mai ieftina decat utilizarea exclusive a transportului auto, oferind in acelasi timp un grad destul de ridicat de flexibilitate. Deciziile referitoare la transport trebuie sa ia in considerare interdenpendentele existente intre diferite mijloace de transport precum si efectele utilizarii lor asupra altor elemente ale distributiei (depozitarea si stocarea).

5. Serviciile oferite clientilor. De regula, servicii mai numeroase si de o calitate mai inalta inseamna costuri mai ridicate si invers. In acelasi timp, numarul si calitatea serviciilor pentru clienti influenteaza direct comenzile acestora, si, in consecinta, vanzarile realizate de firma. De aceea, managementul trebuie sa realizeze un echilibru intre costurile serviciilor oferite clientilor si ritmul de crestere a vanzarilor datorita unor servicii suplimentare.

Firma poate oferi:

a)      Servicii precumparare. Ex: acceptarea comenzilor prin telefon, internet, posta; reclama, expunerea marfurilor in interiorul magazinului, program de lucru prelungit sau nonstop, prezentari de moda, aplicarea sistemului buyback.

b)      Servicii postvanzare. Ex: livrarea la domiciliu, instalare, montaj, ambalare, ajustari, reglaje, modificari aduse bunurilor, returnarea bunurilor necorespunzatoare.

c)      Servicii auxiliare: reparatii, garantii, facilitate de incasare, restaurante, parcare gratuita, vanzare pe credit, supravegherea copiilor, camere de odihna..

6. Selectarea si administrarea canalelor de aprovizionare si distributie- reprezinta unele dintre cele mai dificile decizii pe care trebuie sa le adopte o firma pe parcursul existentei sale. Fiecare filiera de aprovizionare sau distributie realizeaza venituri si implica costuri diferite. Din momentul in care firma isi alege canalele de aprovizionare si distributie ea va fi nevoita sa lucreze cu ele o perioada indelungata de timp. Canalul de aprovizionare si distributie ales va influenta si va fi influentat la randul sau de celelalte componente ale mixului de marketing( produs, pret, promovare). Intermediarii sunt utilizati de regula atunci cand se dovedesc capabili sa execute anumite operatiuni logistice intr-o maniera mai eficace decat firma insasi.

Cele mai importante operatiuni desfasurate dealungul unui canal de aprovizionare sau distributie sunt: informarea, promovarea, negocierea contractelor, prelungirea si onorarea comenzilor, finantarea si preluarea riscurilor, posesia fizica a marfurilor, efectuarea platilor si transmiterea drepturilor de proprietate. Aceste operatiuni exista si sunt realizate indiferent de numarul sau modul de organizare a angrosistilor si detailistilor care opereaza in cadrul canalelor de aprovizionare si de distributie.

Administrarea acestor canale presupune alegerea unui anumit numar de intermediari si motivarea lor prin aplicarea unui mix de relatii comerciale eficient din punct de vedere al costurilor.

Tema 2: Gestiunea stocurilor

1. Implicatiile gestiunii stocurilor

Initial, ideea de stocuri a fost legata de notiuni cum ar fi perspicacitatea si prundenta: un stoc era creat pentru a proteja firma de o posibila ruptura in aprovizionare sau desfacere. In prezent, idea de stoc se aplica atat in domeniul logisticii in amonte(de aprovizionare) cat si logistica in aval (distributie).

Stocul poate fi definit ca fiind ansamblul de marfuri sau alte articole creat in asteptarea unor utilizari productive sau comerciale ulterioare, mai mult sau mai putin indepartate in timp, in scopul evitarii timpilor prea indelungati de asteptare in cazul aprovizionarilor si livrarilor. Astfel, notiunea de stocuri, regrupeaza:

a)      Aprovizionarile - materii prime, materiale, furnituri;

b)      Stocurile de produse- intermediare sau finite

c)      Stocurile de marfuri- cumparari destinate revanzarii

Nivelul unui stoc la sfarsitul unei perioade se determina astfel:

Stoc sf per = Stoc inc per + Fluxuri intrari - Fluxuri iesiri

Numeroase ratiuni de ordin economic, financiar, ethnic sau commercial justifica existenta stocurilor.

Cele mai importante motive pentru care sunt create stocuri se refera la:

1. Motive financiare -stocarea unor produse costisitoare in scopuri speculative, stocarea anumitor marfuri in asteptarea evolutiei negative ale preturilor.
2. Rolul de reglare -sustinerea unor cresteri ale cererii, protejarea fata de anumiti factori imprevizibili legati de transport si productie.
3. Motive economice -existenta unor comenzi minime acceptate de furnizori in conditiile practicarii unor preturi mai mici, diminuarea cheltuielilor de transport, etc
4. Motive tehnice -asigurarea calitatii productiei si marfurilor, in special prin asigurarea unor conditii de depozitare adecvate.
5. Motive comerciale- legate in special de reducerea perioadei de livrare a marfurilor.

2. Obiectivele gestiunii stocurilor

Un stoc trebuie sa permita un raspuns rapid fata de cererile formulate de clienti sau fata de nevoile de utilizare productive ale firmei. Prin intermediul de gestiune a stocurilor este desemnat sistemul de reglare a volumul fizic si a valorii stocurilor tinandu-se cont de   modalitatile de aprovizionare si desfacere , urmarind in acelasi timp minimizarea costului total asociat, formarii si mentinerii stocului. Din aceasta perspectiva, responsabilii cu gestiunea stocurilor fimei, trebuie sa evite urmatoarele doua "capcane":

1. Supradimensionarea stocurilor (stocuri mai mari decat este necesar) care pot  avea urmatoarele efecte negative:

- alimentarea costurilor suplimentare legate de constructia si amenajarea depozitelor, asigurari, personal, paza;

- imobilizarea capitalurilor financiare necesare a fi investite pentru achizitioanrea si mentinerea stocurilor;

- pot sta la originea unor grave dificultati de trezorerie care pot fi explicate pe baza relatiei de calcul a nevoii de fond de rulment (necesarul de finantare a ciclului de exploatare a firmei):

NFR=STOCURI + CREANTE CLINETI - DATORII DE EXPLOATARE
Cu cat mai mare este nivelul stocurilor cu atat mai important va fi si volumul necesarului de finantare a ciclului de exploatare. Dificultatile de trezorerie apar atunci cand termenul mediu de plata al furnizorilor este mai scurt decat termenul mediu de incasare al clientilor.   

- cresterea riscurilor de deterioare sau invechire a produselor si marfurilor din stoc - poate conduce deseori la cedarea cu preturi reduse a marfurilor din stoc determinand in acest fel diminuarea veniturilor firmei.

2. Stocuri subdimensionate: efectele negative generate de ele se refera la urmatoarele aspecte:

- multiplica riscurile aparitiei unor rupturi in fluxurile de productie si distributie
- genereaza intarzieri in livrari care pot atrage diminuarea vanzarilor si insatisfactiei clientelei.

In acest fel firma trebuie sa urmareasca simultan indeplinirea urmatoarelor obiective:

1.sa reduca la maxim nivelul mediu al stocurilor intr-o anumita perioada
2.sa minimizeze riscurile producerii unor rupturi in fluxul de aprovizionare, fabricatie si distributie.
Aceste doua aspecte definesc obiectivele gestiunii economice a stocurilor, elaborarea si  operationalizarea unui sistem performant de gestiune a stocurilor implica adesea un efort financiar considerabil, din acest motiv se pune problema daca este nevoie sa se acorde aceeasi atentie tuturor articolelor din stoc.

Conceptul de gestiune a stocurilor prin exceptie consacra ideea de diferentiere a atentiei acordate diverselor elemente din stoc in functie de volumul acestora. Gestiunea prin exceptie se bazeaza pe principiul lui Pareto: "Adesea un mic numar de articole importante determina rezultatele, in timp ce intotdeauna va exista un numar mare de articole care exercita efecte foarte mici".

In virtutea acestui principui nu este necesar sa se acorde aceeasi atentie tuturor elementelor din stoc ci numai acelora care din punct de vedere valoric sunt importante. Aceasta regula se numeste Regula 20/80, adica 20% in medie din elementele stocului acopera in medie 80% din valoarea lui si 80% din componentele stocului contribuie cu 20% in valoarea lui. Asadar managementul stocurilor se va axa cu prioritate, pe cele cateva articole cu valoare ridicata, in timp ce, cele mai multe articole din stoc, dar de valoare scazuta vor fi gestionate ca un demers secundar.

Un alt concept modern "JUST IN TIME" acrediteaza posibilitatea mentinerii stocurilor la un nivel egal cu zero. Aplicarea practica a acestui concept, necesita organizarea sistemului de aprovizionare-productie-distributie a firmei pe baza urmatoarelor reguli:

1.Scurtarea la maxim in cadrul aceluiasi flux tehnologic a intervalelor de trecere de la o operatiune la alta, de la un utilaj la altul sau de la un produs la altul.
2.Asigurarea unei fiabilitati totale a masinilor si utilajelor (zero pene).
3.O rata a rebuturilor practic nula(zero defecte).

4.Introducerea unui sistem de pilotaj flexibil al fluxurilor de produse, de la o unitate la alta, bazat pe loturi foarte mici, dar intr-un ritm cvasi-continuu.

3. Gestiunea achizitiilor

3.1.Organizarea functiei de aprovizionare

Functia de aprovizionare are ca obiective achizitia materiilor prime si marfurilor precum si a serviciilor de care are nevoie firma pentru a-si desface activitatea de fabricatie si comercializare. Asadar, aprovizionarile, conditioneaza rentabilitatea firmei, calitatea si pretul produselor, precum si termenele de fabricatie si livrare.
Cu toata importanta acestei functii cele mai multe firme ii rezerva un caracter pur administrativ. Insa imperativul promovarii unor strategii de afaceri penetrante, determina managementul de varf al firmelor sa-i confere acestei functii un caracter tot mai economic, integrand deciziile legate de achizitii in procesele de reflectie strategica globala.
In profida constientizarii, rolul revenit achizitiilor, aceasta functie este rareori plasata sub responsabilitatea unui serviciu de aprovizionare autonom din punct de vedere operational si decizional. Deseori gestiunea relatiilor cu furnizorii este incredintata conducerii departamentului tehnic, in unele situatii managementul acestei zone revine directorului comercial. Insa practica economica a demonstrat ca cele mai multe beneficii economice si financiare asigurate de activitatile de achizitii sunt posibile numai atunci cand functia respectiva este organizata ca o unitate descentralizata, de regula, un departament incredintat unui director subordonat directorului general.

3.2. Abordarea traditionala in gestiunea achizitiilor

Aceasta abordare consta in evaluarea mai multor surse alternative de aprovizionare si selectarea acelor furnizori care ofera cele mai bune produse sub aspect calitativ sau cele mai bune conditii financiare ale vanzarii.

Procesul de gestiune traditionala a achizitiilor este impartit in cateva faze formate din lucrari specifice:

1. cunoasterea petelor din amonte presupune:

-identificarea furnizorilor potentiali 

-analiza capacitatilor

-compararea dimensiunii

-analiza produselor si a materiei prime si materialelor

-cunoasterea cumparatorilor concurentilor

Tehnicile de cunoastere a pietelor din amonte sunt foarte variate: studiile de piata, primirea reprezentantilor furnizorilor, analiza documentatiei comerciale, tehnice si economice.

2.Formularea nevoii de achizitie pe termen scurt si lung

Pe termen scurt (mai mic de un an) nevoile de achizitii pot fi:

-nonrepetitive, tratate de la caz la caz

-repetitive, fiind supuse gestiunii economice a stocurilor unde vor fi deterrminate cantitatile pentru fiecare comanda, periodicitatea aprovizionarii si datele de lansare a comenzilor de aprovionare

3.Formularea cererii de oferta, poate fi realizata in urmatoarele moduri:
-cumparatorul poate apela la actualii sai furnizori incercand sa negocieze o ameliorare a conditiilor de livrare

-serviciul de aprovizionare poate, in cazul unor marfuri importante sa lanseze o cerere de oferta de natura unei licitatii care ii va permite sa analizeze si sa selecteze pe cei mai buni furnizori

-in cazul bunurilor  de importanta exceptionala, cererea de oferta poate fi realizata prin intermediul publicitatii in mass-media nationala si internationala

4.Evaluarea si selectionarea furnizorilor

Tehnicile de evaluare sunt foarte diferite:

-grile de analiza multicriteriala

-tabele de compartie

-notarea si analiza financiara a furnizorilor potentiali

-functiilor scor

Alegerea finala a furnizorilor poate fi realizata cu ajutorul urmatoarelor criterii:

1.Cel mai bun raport calitate/pret

2.Natura relatiilor comerciale cu furnizorul, tinand cont de faptul ca o importanta mai mare o au acei furnizori care sunt simultan si clienti ai firmei

3.Dorinta de a privilegia furnizorii locali.

A-V-a faza a procesului de gestiune traditionala a achizitiilor este-negocierea cu furnizorii-care consta intr-o serie de demersuri,intalniri,schimburi de opinii pentru a ajunge la un acord cu furnizorii,dpdv a preturilor,calitatii,termenelor de livrare,etc.Negocierea duce la atingerea unui compromis,avand ca obiectiv stabilirea unor relatii durabile cu furnizorii si asigurarea unor conditii de cumparare cel putin satisfacatoare pentru firma.

A -VI-a faza: formularea si lansarea comenzilor.

Comanda reprezinta un contract care rezulta din selectarea furnizorilor si negocierile comerciale. O comanda facuta il angajeaza pe cumparator in raport cu furnizorul,angajament care constituie obiectul a numeroase si precise reguli juridice care trebuie sa precizeze explicit pretul tranzactiei si celelalte conditii comerciale.O comanda poate sa aiba un caracter punctual(lansat o singura data)sau poate sa implice vanzari succesive.

A-VII-a faza:urmarirea modului de onorare a comenzii de catre furnizori si receptia bunurilor comandate. Astfel,cumparatorii trebuie sa controleze modul de receptie de catre furnizori ,a conditiilor comerciale prevazute in contract.In cazul aparitiei unor dificultati,furnizorul poate repeta comanda pe baza unei scrisori,in care este motivat refuzul unei comenzi. La depozitele cumparatorului,magazionerii trebuie sa verifice calitatea bunurilor trimise de furnizori si comformitatea lor in raport cu clauzele contractului.

3.3 Gestiunea Furnizorilor_Abordare moderna in managementul achizitiilor

Termenul de- gestiune a furnizorilor-,este mult mai ambitios decat conceptul traditional de -gestiune a achizitiilor-.Prin gestiunea furnizorilor,firma urmareste sa obtina avantaje concurentiale durabile,pe baza stabilirii de ordin strategic cu furnizorii.Astfel,in primul rand,este voeba de asa numitele-parteneriate cumparatori_furnizori -,bazate pe o dependenta reciproca pe termen lung,care poate garanta o calitate superioara a achizitiilor si termene de livrare foarte scurte.

Modelul parteneriat presupune stabilirea unor relatii comerciale bazate pe :un nr destul dfe limitat de furnizori,o interactiune stransa intre serviciile de fabricatie si furnizori,apropierea geografica a furnizorilor care sa permita scurtarea termenelor de livrare.

Conceptul de -gestiune a furnizorilor-implica si realizarea unor inovatii in materie de aprovizionari,mai exact fiind vorba de:

1.incurajarea activitatilor inovative ale furnizorilor insisi care se va rasfrange pozitiv asupra calitatii si costurilor achizitiilor realizate de cumparatori.

2.identificarea furnizorilor care se situeaza in fruntea dezvoltarii tehnologice si implicarea lor in procesele de proiectare si fabricatie a produselor noirealizate de cumparatori

SUB.4 Gestiunea economica a stocurilor (GES)

Misiunea GES consta in solutionarea urmatoarelor probleme esentiale:

1.Care este cadenta sau numarul optim al aprovizionarilor?

2.Cand trebuie lansate comenzile de aprovizionare?
3.Care este cantitatea optima ce trebuie comandata?

Orice firma este supusa urmatoarelor constrangeri:

-o cadenta in aprovizionare prea mica genereaza costuri mari de stocare

-o cadenta in aprovizionare prea mare multiplica costul de procesare a comenzilor

Vis-a-vis de aceasta dubla constrangere, problema principala a GES consta in a determina nr optim de comenzi care va permiteminimizarea costului total al stocurilor.

COST TOTAL AL STOCURILOR=COST DE STOCARE +COST DE PROCESARE A COMENZII

Aceasta problema este solutionata cu ajutorul modelului WILSON(vezi seminar 1 si 2)care permite determinarea nr optim de comenzi care minimizeaza costul total de stocare prin realizarea unor economii,dpdv al costurilor de stocare si procesare a comenzii.In afara de aceasta,modelul Wilson,permite:

-estimarea nevoilor de consum a firmei

-calcularea costurilor asociate aprovizionarii

Se observa ca pe masura cresterii nr de comenzi costul de stocare are tendinta sa scade pe unitate de produs stocat,in timp ce costul de procesare a comenzilor va cresta continuu.Astfel,nr optim de comenzide aprovizionare corespunde punctu,lui de intersectie a curbei costurilor de stocare cu curba costurilor de procesare.In acest punct optim,costul total al costurilor este cel mai mic.

Limitele modelului Wilson, sunt urmatoarele:

-aplicarea acestui model presupune ca nu exista nici o incertitudine dpdv al fluxului de intrare si iesire a stocurilor,ca nevoile de consum ale firmei sunt cunoscute si relativ stabile si ca termenele de livrare sunt constante

-numerosi factori influenteaza cadenta aprovizionarilor incepand cu cei legati de sezonalitate si terminand cu cei de forta majora

Un alt aspect pe care trebuie sa il rezolve GES este dat de lansarea comenzilor de aprovizionare.Modul concret de solutionare depinde ,daca fluxul de intrari si iesiri a stocurilor,este cunoscut si regulat.Daca,au un caracter regulat,caz aproape teoretic,aplicarea modelului Wilson,asigura rezultate ideale.Atunci cand fluxul de intrari si iesiri ,nu are un caracter regulat,,firma este lipsita de posibilitatea de a face comenzi regulate si in cantitati fixe, fara a isca rupturi de stocuri.Astfel,eista doua tipuri de solutii:

1.lansarea comenzilor la date fixe,dar a caroe marime variaza in functie de nevoile perioadei=gestiunea calendaristica a aprovizionarii

2.fixarea unor cantitati constante pt fiecare comanda de aprovizionare ,dar determinarea datei de lansare a comenzilor,in functie de necesitati=sistemul pragului de comanda.

Acest aspect al GES trebuie sa ia in considerare si posibilele variatii in termenele de livrare ,a.i.,de multe ori se intampla ca termenul notmal de livrare sa sufere modificari,in sensul prelungirii,datorita unor probleme de ordin financiar,economic,tehnic,ce pot sa apara la furniozori.

O asemenea prelungire a termenului de livrare poate sa determine epuizarea stocurilor curente si aparitia unor rupturi de stocpana cand se reuseste urmatoarea aprovizionare.De aceea,atunci cand riscul unor prelungiri ale termenelor de livrare esta eridicat,este rezonabila determinarea unui stoc minim sau a unui stoc de alerta ,datorita caruia firma va putea face fata unor intarzieri de livrare.In cazul in care probabilitatea prelungirii termenului de aprovizionare si a rupturii de stoc este foarte ridicata,este utila,determinarea si mentinerea unui stoc de securitate,care se va adauga unui stoc de alerta.Acest stoc de securitate,i va permite firmei sa se protejeze in fata unei intreruperi bruste a aprovizionarilor sau in fata unei cresteri mari a propriilor nevoi de consum.

Un alt aspect al GES,este stabilirea cantitatii optime pe care firma sa o comande.Volumul aprovizionarilor va depinde in exclusivitate de modul de rezolvare a celor doua aspecte precedente.Atunci cand fluxurile de iesire a stocurilor sunt cunoscute si regulate,nivelul cantitatilor comandate va decurge directdin cadenta sau nr optim de aprovizionari.

CANTITATE OPTIMA=NEVOI DE APROVIZIONARE/NR OPTIM DE APROVIZIONARI

Atunci,cand fluxurile de iesiri sunt neregulate,firma va opta intre doua posibilitati:

1.firmele care au ales sistemul pragului de comanda,caracterizat prin cantitati comandate constante si volumul de reaprovizionare determinat in functie de manifestarea unor factori ca:previziuneanevoilor de consum,nivelul stocului de alerte si securitate,capacitatile de stocare,costul de procesare a unei comenzi.

2.firmele care au ales sistemul de gestiune calendaristica,caracterizat prin:cantitati comandate variabile care sa permita reconstruirea rapida a nivelului de stoc initial;

Factorii care influenteaza volumul aprovizionarilor,sunt de regula,urmatorii:

-marimea firmei

-profilul firmei,firmele cu profil productiv comanda mai rar dar in cantitati mai mari si firmele de comert comanda mai des dar in cantitati mici

-structura produselor stocate,produsele finite sau produsele in curs de executie,de regula primele sunt stocate in cantitati mai mici,majoritatea fiind destinate vanzarii,iar cealalta categorie de produse este stocata in cantitati mari asteptand urmatoarele faze de prelucrare tehnologica

-natura nevoilor de consum ale firmei,pot fi repetitive sau izolate,in primul caz aprovizionarile fiind mai frecvente dar mici dpdv cantitativ,iar in cazul nevoilor izolate,achizitiile sunt foarte rare dar importante ca valoare si cantitate

-sistemul de gestiune al fabricatiei.

Exista doua mari sisteme de organizare si gestiune a fabricatiei:

a)fabricatie pe stoc, care presupune mai intai executarea produselor, stocarea lor,gasirea clientilor si vanzarea; acest sistem presupune aprovizionarea cu cadenta mai mica dar in cantitati mari.

b)fabricatie la comanda,unde mai intai sunt identificati clientii si apoi lansata productia;presupune aprovizionari dese dar in cantitati mici in functie de particularitatile fiecarei comenzi

GES nu se limiteaza doar la aplicarea unor tehnici care sa faciliteze optimizarea aprovizionarilor,ci asigura conditiile materiale si resursele umane necesare stocarii si administrarii depozitelor.

Mijloace materiale si umane implicate in gestiunea stocurilor. Organizarea administrativa a gestiunii stocurilor

Gestiunea stocurilor nu se limiteaza la aplicarea tehnicilor de optimizare a proceselor de aprovizionare. Astfel, dupa receptia achizitiilor de la furnizori marfurile trebuie stocate intr-o maniera rationala din punct de vedere economic. Daca performantele sistemului de stocare rezida in mare masura in alegerea locurilor de stocare ea depinde deasemenea si de alti factori, printer care se numara:

1. Mijloace materiale si umane necesare stocarii
2. Organizarea administrative a depozitelor si magazinelor
3. Informatizarea proceselor de stocare

1. Eficacitatea sistemului de gestiune a stocurilor este legata pe competenta personalului afectat depozitelor si magazinelor. Prin urmare, este necesara o selectare riguroasa a magazinelor astfel incat formarea lor profesionala sa include obligatoriu elemente cum ar fi:

-cunostinte de gestiune administrative a stocurilor (nomenclatorul de produse, urmarirea miscarii articolelor stocate cu ajutorul fiselor de magazine, borderourilor si facturilor, efectuarea lucrarilor de inventariere, etc)

-cunostinte privind principiile de stocare (planul de stocare al firmei, natura produselor stocate, conditii de stocare)

-cunostinte privind functionarea si caracteristicile tehnice ale echipamentelor si utilajelor folosite in stocarea si manipularea marfurilor in magazii

-cunostinte privind siguranta stocarii si functionarii unui depozit (riscurile de accidente, procedurile de interventie in caz de accidente, regulile de stocare a bunurilor cu un grad ridicat de risc)

Plecand de la analiza nevoilor sale economice, obiectivelor strategice si mijloacelor financiare disponibile, firma va elabora un model de principiu al stocarii care va specifica urmatoarelor aspecte: localizarea cladirilor depozitelor, capacitatea de stocare a acestora, capacitatea de receptie si expeditie, calitatea si rapiditatea serviciilor.

La elaborarea acestui model trebuie luate in considerare o multitudine de constrangeri associate in special diversitatii prouselor stocate:

-produsele stocate sunt lichide, solide sau gazoase?

-care sunt conditiile fizice optime de conservare a acestor produse?(temperatura, umiditate, luminozitate)

-este vorba de produse cu caracteristici speciale in termen de fragilitate sau periculozitate?

2. Sarcinile administrative realizate in cadrul depozitelor sau magaziilor au o importanta aparte in asigurarea eficientei stocarii. De exemplu, inregistrarea intrarilor si iesirilor de stoc reprezinta baza gestiunii economice a stocurilor permitand in primul rand luarea deciziilor privind momentele de lansare a noilor comenzi de aprovizionare. Deasemenea, aceste sarcini faciliteaza in special la nivelul mediu al acestora in diferite perioade de timp, ratele de rotatie a stocurilor sau ratele de deteriorare si depreciere a acestora.

Din momentul receptiei si pana in momentul iesirii lor din depozite, miscarea stocurilor comporta o succesiune de sarcini administrative interconectate asociate unor operatiuni materiale de gestiune a stocurilor.

Inafara de aceasta, gestiunea eficienta a stocurilor presupune:

1. Constatarea miscarilor de stocuri: intrari-iesiri ale stocurilor
2. Calcularea datelor de lansare a comenzilor de reaprovizionare si a cantitatilor care vor fi comandate
3. Determinarea marimii stocului de alerta si a stocului de securitate
4. Analiza performantelor sistemului de gestiune a stocurilor pe baza calcularii ratelor de rotatie a stocurilor in zile.

r = stoc mediu/ vanzari sau CA in preturi curente x 360

Aceste rate se calculeaza atat pe ansamblul stocurilor cat si pe diferite categorii ale acestora.

Cresterea valorii ratelor de rotatie a stocurilor este un semnal al scaderii eficientei gestiunilor. In schimb, reducerea valorii ratelor de rotatie indica o amelioarea a performantei gestiunii stocurilor.

5. Analiza ratelor de rotatie
6. Stabilirea previzionala a nevoilor pe termen mediu si lung pentru diferite categorii de materiale, materii prime, furniture si marfuri.

Gestiunea stocurilor reprezinta unul din aspectele fundamentale ale managementului logisticii. Aceasta importanta majora este conferita de faptul ca in economiile moderne cheltuielile legate de stocare ating deseori cota de 30-40 % din pretul final de vanzare al produselor catre consumator.

Aceasta pondere semnificativa sugereaza ca gestiunea stocurilor reprezinta una dintre cele mai importante cai de minimalizare a costurilor de productie si distributie a bunurilor.