NEGOCIEREA

NEGOCIEREA

Elemente de baza ale negocierii

Negocierea

n sens larg, o forma concentrata si interactiva de comunicare interumana, în care doua sau mai multe parti aflate în dezacord urmaresc sa ajunga la o întelegere care rezolva o problema comuna sau atinge un scop comun

= activitate comerciala ce precede actul de vânzare-cumparare de produse, în cadrul careia part 313i83d ile implicate ajung, de comun acord, la o varianta a tranzactiei acceptata de ambele parti.

= o confruntare care conduce, în cazul unui succes, la un acord între partenerii interesati.

Obiectul negocierii poate fi reprezentat de:

pret,

calitate,

cantitate,

moment al livrarii,

modalitati de promovare,

finantare a stocurilor si a riscurilor etc.

Desfasurarea concreta a negocierii presupune urmatoarele:

sunt implicate cel putin doua parti;

partile au un conflict de interese cu privire la una sau mai multe chestiuni;

partile sunt, cel putin temporar, legate în cadrul unei forme speciale de relatie voluntara;

activitatea în cadrul acestei relatii priveste împartirea sau schimbul uneia sau mai multor resurse specifice sau solutionarea uneia sau mai multor chestiuni intangibile aparute între parti sau între cei pe care ele îi reprezinta;

activitatea presupune, de obicei, prezentarea de cereri sau propuneri de catre una dintre parti si evaluarea acestora de catre cealalta parte, dupa care urmeaza concesii si contrapropuneri.

Unii specialisti considera ca negocierea poate fi utilizata în scopul realizarii efective a actului de vânzare-cumparare în conditiile în care:

exista o multime de factori care au legatura nu numai cu pretul, dar si cu calitatea sau cu serviciile oferite;

riscurile implicate de afacere nu pot fi determinate cu precizie;

pentru producerea articolelor achizitionate este necesara o lunga perioada de timp;

activitatea de productie este întrerupta în mod frecvent, datorita numeroaselor comenzi ce solicita schimbari.

Analiza oricarui tip de negociere presupune existenta si delimitarea a trei elemente de baza:

pregatirea negocierii;

actorii negocierii si

mediul în care se desfasoara negocierea (spati, loc, timp, raporturilde forte).

Pregatirea negocierii

se concretizeaza, în majoritatea cazurilor, sub forma unui "dosar de pregatire a negocierii", ale carui elemente comune (indiferent de specificul negocierii) sunt:

a)        analiza situatiei concrete existente la un moment dat, ce include:

descrierea succinta a producatorului si a produsului pe care acesta îl propune spre vânzare:

- descrierea producatorului: experienta sa, cota de piata detinuta; o analiza a perioadei anterioare din punctul de vedere al produselor care au facut obiectul principalelor tranzactii în domeniul analizat.

- descrierea produsului: elaborarea unei "fise a produsului" care cuprinde, pe lânga descrierea produsului pentru distribuitor si recomandari referitoare la:

* modul de expunere în magazin a produsului,

* modul de ambalare a acestuia,

* cantitatea minima comandata precum si

* argumentele care sustin aceste recomandari.

analiza pietei prin prisma consumului: o prezentare a rezultatelor obtinute de diferitii agenti economici implicati în activitatea care face obiectul negocierii (de exemplu, se pot prezenta principalele magazine dintr-o anumita zona sau retea si cifra de afaceri înregistrata, lunar, de catre acestea)

analiza concurentei urmareste determinarea:

* cotelor de piata detinute de catre fiecare producator sau produs,

* modului în care acest indicator evolueaza precum si a perspectivelor

* punctelor slabe ale concurentilor etc.

pozitia detinuta de marca produsului ce face obiectul negocierii: analizata prin prisma strategiilor în cadrul carora va evolua aceasta; în contextul universului concurential în care marca respectiva este prezenta.

b)        obiectivele

De obicei, obiectivele sunt concretizate sub forma unor indicatori cum ar fi:

* cifra de afaceri sau

* numarul de produse si evolutia acestuia.

Se recomanda ca obiectivele sa nu fie prezentate si comunicate în totalitate pe parcursul unei negocieri. Prezentarea care se face va trebui sa contina, în primul rând, obiectivele ce pot fi acceptate de catre partener ca facând parte din propria sa strategie.

c) stabilirea conditiilor generale de vânzare

Este important ca o negociere sa respecte urmatoarele principii:

* rabatul comercial sa fie acelasi pentru toti partenerii;

* promovarea care se face produselor sa stimuleze vânzarile;

* eventualele facilitati acordate partenerilor sa fie în concordanta cu obiectivele proprii.

Un alt element extrem de important care însoteste orice negociere este dosarul de prezentare ce este oferit clientului, care cuprinde, în general:

realizarile firmei în perioada anterioara;

analiza diferentelor existente între diferite puncte de vânzare;

prezentarea produsului si a gamei de produse;

precizarea conditiilor concrete de prezentare a produsului în suprafata de vânzare;

eforturile de marketing;

conditiile generale de vânzare.

Actorii negocierii

Cumparatorul

Responsabilitatea acestuia se poate manifesta în:

* stabilirea conditiilor în care se va desfasura vânzarea-cumpararea, precum si în

* precizarea unor cerinte fata de produsul ce va face obiectul tranzactiei (atunci când furnizorul este "nou", produsul propus spre vânzare va fi analizat cu o atentie sporita)

va trebui sa tina seama, în permanenta, de cerintele impuse de operatorul care realizeaza distributia cu amanuntul a produsului respectiv

nu va fi omite asa-numitul "trecut" al produsului.

este supus presiunilor care vin din partea distribuitorilor, fie ca este vorba de distributia en gros, fie de cea cu amanuntul

trebuie sa faca fata cerintelor formulate de serviciile administrative, de gestiune, contabile si logistice ale diferitelor retele de distributie

va trebui sa raspunda în fata conducerii organizatiei din care face parte.

exercita presiuni însemnate asupra furnizorilor (sistemul de motivare al cumparatorilor este strâns legat de dimensiunea reducerilor de pret pe care le pot obtine de la furnizorii cu care negociaza)

Vânzatorul

Pentru a negocia conditiile generale de vânzare, alaturi de cumparator, la masa negocierilor este obligatorie prezenta vânzatorului.

de obicei exista o echipa de negociatori

indiferent de modul de organizare a negocierii, în practica exista sistemul formarii unei echipe alcatuita din doua persoane: "pilotul" si "copilotul".

"Pilotul":

* prezinta elementele dosarului sau

* comunica cu interlocutorii sai si

* conduce discutia.

"Copilotul" = observator al carui scop este acela de a descifra pozitiile interlocutorilor, mai ales atunci când acestea nu sunt extrem de clare si de precise.

în realitate, va încerca:

* sa fie destul de activ,

* sa-l ajute pe "pilot",

* sa detensioneze anumite situatii.

La masa negocierilor se poate aseza, alaturi de pilot si de copilot o a treia persoana (persoana sau actorul "ascuns"), de obicei însarcinata cu functii administrative în firma din care acestia fac parte (asistent comercial, responsabil de produs sau alta persoana).

În aceste conditii, dosarul de negociere este validat de:

* directorul comercial,

* pilot,

* copilot si

* persoana "ascunsa". 

Mediul negocierii

Spatiul de negociere = un univers limitat, în cadrul caruia se desfasoara "jocul" numit negociere.

= este alcatuit din doua tipuri de zone:

* zone de convergenta (punctele de acord ale actorilor implicati)

* zone de divergenta (punctele de dezacord (total sau partial, actual sau de viitor) dintre participanti)

Obiectivul pe care si-l propun partile implicate în negociere este acela de a creste dimensiunile zonei de convergenta, în paralel cu reducerea zonelor de divergenta.

* zone interzise, care se recomanda a fi ocolite, pe cât posibil (sunt descrise printr-o serie de norme, reguli, canoane extrem de precise si de rigide, care pot fi modificate destul de greu si de lent)

Locul de desfasurare = este extrem de important si îsi poate pune amprenta asupra rezultatelor finale ale acesteia.

= este preferabil terenul propriu.

= în practica, negocierile se pot desfasura fie la sediul vânzatorului, fie la cel al cumparatorului, fie pe un teren neutru.

Timpul afectat unei negocieri trebuie gestionat cu maximum de eficienta si transformat într-un adevarat prieten / aliat al negociatorului.

În general, variaza în functie de mai multi factori:

* dimensiunile, importanta si complexitatea tranzactiei care face obiectul negocierii;

* particularitatile si temperamentele specifice ale vânzatorului / cumparatorului;

* cadrul socio-economic în care se desfasoara negocierea etc.

Raportul de forte dintre "actorii" negocierii:

* element extrem de important al acestei activitati

* este dinamic, putându-se modifica rapid, de la o faza la alta, în functie de evolutia diferitilor factori care-si pun amprenta asupra negocierii

* poate fi definit prin urmatoarea ecuatie:

R_F = (X_A - X_B ) + (Y_B - Y_A )

în care: R_F = raportul de forte;

X_A = punctele forte ale negociatorului A; X_B = punctele forte ale negociatorului B

Y_B = punctele slabe ale negociatorului B; Y_A = punctele slabe ale negociatorului A

În situatia în care R este pozitiv, negociatorul A detine o pozitie dominanta si invers.

În prezent asistam la o extindere si dezvoltare fara precedent a comertului cu produse agricole si alimentare, atât în plan national cât si international. Acest fapt, se datoreaza, între altele, si:

* exploziei demografice;

* cresterii veniturilor populatiei;

* cresterii ofertei de produse agricole si alimentare, ca urmare a perfectionarii tehnologiilor de productie si de fabricatie si a cresterii productivitatii;

* dezvoltarii sustinute a infrastructurii de transport, depozitare, conditionare etc. a produselor agricole si alimentare.

Negocierile ce au ca obiect produsele agricole si alimentare - cerinte:

* activitatea de negociere sa se desfasoare cu promptitudine si rapiditate, sa fie respectate cu strictete termenele convenite;

* ar trebui sa se desfasoare periodic, la intervale scurte, si întotdeauna înainte de recoltare

* asigurarea unor conditii de depozitare corespunzatoare pentru aceste produse, precum si o previziune a riscurilor potentiale

* partajarea riscului trebuie sa fie neaparat inclusa în negocierile privind produsele agroalimentare.

Negocierea propriu-zisa

Metode de negociere

Metoda AIDA (atentie, interes, dorinta, acord) - etape:

* trezirea atentiei interlocutorului,

* declansarea interesului acestuia,

* nasterea dorintei si, în final,

* obtinerea acordului.

De-a lungul timpului, aceasta metoda a evoluat si s-a perfectionat:

* definirea nevoilo

* identificarea acestora

* prezentarea probelor favorabile produsului propus

* acceptarea de catre client a probelor respective

* dorinta de a derula tranzactia

* vânzarea propriu zisa.

Metoda bazata pe principiul succesului în vânzari - etape:

* identificarea problemei

* cautarea unor solutii care sa convina ambelor parti

* gasirea de raspunsuri la eventualele întrebari ce pot apare

* descoperirea celor mai adecvate solutii (din aplicarea carora sa aiba de câstigat ambele parti)

* definirea modalitatilor concrete de aplicare în practica a solutiilor respective

* reevaluarea în termeni de rentabilitate a solutiei retinute.

Metoda cunoscuta sub denumirea de negociere de tip stiintific si are în vedere o serie de principii, atât generale cât si particulare, specifice. 

Principiile generale:

* abordarea separata a elementelor legate de vânzare si a celor legate de factorul uman implicat în negociere;

* concentrarea dialogului în jurul obiectivului negocierii;

* gasirea unor solutii care sa contribuie la obtinerea de câstiguri de ambele parti;

* rezultatul final sa se bazeze pe luarea în calcul a unor criterii obiective, nu a unora de natura afectiva.

Principii particulare:

* abordarea tuturor aspectelor într-o maniera pozitiva;

* argumentarea sa fie bazata pe adevar si respectul partenerilor;

* neadoptarea unor pozitii "de lupta";

* respectarea tuturor conditiilor negociate / stabilite anterior.

Pentru a depasi eventualele situatii de criza, negociatorul poate apela la una din urmatoarele modalitati concrete de actiune:

* evitarea unor reactii dure, nepotrivite sau neconstructive

* "dezarmarea" prin argumente obiective a celeilalte parti

* schimbarea, acolo unde este posibil, a regulilor jocului

* suprimarea obstacolelor ce se ridica în jurul unui acord

* transformarea adversarului în partener

Negocierea este o activitate complexa, a carei realizare concreta presupune elaborarea unui set de strategii si de tactici adecvate fiecarei situatii concrete. Cum aceste situatii concrete sunt extrem de diverse, se pot contura o multitudine de tactici de negociere. Dintre tacticile de negociere considerate "standard", enumeram:

"comportamentul exaltat";

"miza mare";

"apelati la un aliat prestigios";

"putul a secat";

"competenta limitata";

"când doi se bat, al treilea câstiga";

"dezbina si cucereste";

"dispareti / lipsiti pentru un timp";

"fiti rabdator";

"sa facem un compromis";

"surprize".

Importanta comunicarii în negocieri

Comunicarea = instrument valoros pentru orice firma, care potenteaza eficacitatea tuturor celorlalte activitati.

Comunicarea = contribuie, în interiorul oricarei firme, la reducerea timpului necesar desfasurarii diverselor activitati, altfel spus la cresterea rentabilitatii activitatilor respective.

= o gestiune adecvata a problematicii comunicarii poate conduce la reducerea riscurilor aferente luarii deciziilor în conditii de incertitudine, conditii frecvent întâlnite în domeniul agricol.

Specialistii în comunicare au stabilit o serie de obiective precise ce trebuie urmate în scopul eficientizarii comunicarii, si anume:

Câstigarea interesului. Captarea atentiei celor care ne urmaresc poate fi realizata printr-o serie de mijloace, cum ar fi: semnalarea si sublinierea importantei problemei în cauza; adresarea, în mod egal, catre toate zonele audientei; modestia celui care expune etc.;

Mentinerea interesului. Acest obiectiv poate fi transpus în practica prin naturaletea discursului; prin prezentarea punctelor forte si a celor slabe în aceasta ordine; prin indicarea precisa a motivelor pentru care se apeleaza la elementul nou;

Asigurarea ca toata lumea întelege mesajul propus. O buna întelegere a discursului necesita utilizarea unor termeni simpli si concreti; de asemenea abordarea unei atitudini pozitive: se vor aborda problemele ce urmeaza a fi parcurse si nu acelea pe care le vom evita;

Reamintirea chestiunilor cheie. Se considera ca repetitia este necesara mai ales atunci când se insista asupra unor elemente.