Indiferent de continutul mai simplu sau mai complex. stufos sau laconic, încheierea unei afaceri presupune o temeinica pregatire în domeniul politicii comerciale.
Reusita în afaceri economice cu deosebire în cele internationale este conditionata în mare masura de cunoasterea practicilor de negociere, contractare si derularea lor.
Exigentele fata de pregatirea economica de specialitate au devenit foarte ridicate atât datorita instabilitatii preturilor cât si a diversificarii si modernizarii tehnicilor comerciale.
Negocierea este un complex de activitati constând din contacte, consultari. tratative, desfasurate între doi sau mai multi parteneri în scopul realizarii unor acorduri. convent 727c28h ii si contracte privind afacerile economice pe pietele internationale. Este un proces competitiv si vizeaza solutii reciproc avantajoase.
Negocierea presupune comunicarea deci si o cunoastere în profunzime a comporta-mentului uman.
Prenegocierea are ca punct de plecare prima discutie sau comunicare; lasa sa se înteleaga ca ar fi interesati de abordarea afacerii
Negocierea propriu-zisa - declararea oficiala a interesului partilor de a solutiona în comun o afacere, care sa concretizeze în încheierea ,unei întelegeri de regula scrise.
Postnegocierea vizeaza punerea în aplicare a prevederilor contractuale.
În procesul de negociere se desfasoara o activitate sustinuta în vederea convingerii partenerului printr-o argumentatie judicioasa., probe si demonstratii.
Deoarece finalizarea negocierilor în domeniul afacerilor economice si financiare se fac prin instrumente juridice, negociatorul trebuie sa aiba serioase cunostinte juridice si economice precum si de specialitate dar sa si cunoasca o limba straina de circulatie internationala. De aceea la negocierea unor afaceri mai complexe participa de obicei o echipa de specialisti.
Un model al unui negociator ideal trebuie sa aiba urmatoarele calitati:
capacitatea de a angaja si de a întretine relatii bune cu colegii din întreprindere;
vointa de a se pregati minutios si de a cunoaste bine produsele si criteriile de alegere calitativa;
simtul afacerii si cunoasterea problemelor pietei;
capacitatea de a face fata unor situatii conflictuale;
capacitatea de a se simti responsabil si de a-si asuma riscuri ;
respectul fata de cealalta parte si vointa de a gasi o solutie comuna reciproc avantajoasa;
rabdarea si capacitatea de a astepta, în cazul în care negocierile dureaza mai mult;
capacitatea de a gasi o relatie personalizata cu partenerii si colegii;
încrederea în sine;
sa stie sa se înconjoare de experti;
sa se cunoasca pe sine însusi.
Cadrul relatiilor de negociere trebuie sa fie suficient de elastic pentru a angaja constructiv responsabilitatea negociatorului chiar si atunci când conditiile economico-juridice sunt mai dificile.
Trebuie sa admitem posibilitatea controlului activitatii negociatorului deoarece nu putine sunt cazurile în care coruptia si-a facut loc în cazul negociatorilor care în fata unor mari tentatii sau datorita unor erori afacerile sau dovedit proaste.
Negocierea în echipa:
Complexitatea tot mai mare a negocierilor impune participarea unor specialisti din diverse domenii: economisti, juristi. ingineri, etc.; negocierea incluzând o serie de domenii, discutii, evaluare, argumentatii, explicatii care prin participarea simultana a mai multor persoane pot fi acoperite.
În constituirea unei echipe de negociatori este necesar sa se aiba în vedere:
echipa sa aiba în componenta atâti specialisti câti sunt necesari;
sa aiba în vedere coeziunea echipei si repartizarea cât mai exacta pe specialitati;
stabilirea unui sef si a mijloacelor de a comunica cu el.
concurenta accentuata care caracterizeaza piata mondiala actuala cu un caracter foarte dur;
mobilitatea economiei de piata care impune folosirea unor instrumente si metode variate de negociere pentru a câstiga avantajul afacerii;
politici economice nationale si internationale de grup;
diversificarea tehnicilor de comert exterior si de afaceri internationale cum ar fi: burse, licitatii, leasing, franchising lohn, reexport care necesita analize aprofundate si corecte a acestor tehnici;
în aceste conditii negocierea ca o improvizatie a flerului, lasa tot mai mult loc temeinicei pregatiri împotriva riscului elementelor surpriza.
Obiectivele proprii - sa se stie de la început ce se urmareste.
Daca obiectivul negocierii este o afacere comerciala trebuie avute în vedere volumul vânzarilor partenerilor, calitatea marfurilor, pretul, conditiile de livrare, conditii de finantare si de piata, riscurile posibile, mijloacele necesare de atingere a scopurilor. Pregatirea porneste de la evaluarea corecta a propriei unitati.
Anticiparea obiectivelor partenerului si reproducerea ;în conditii cât mai apropiate de realitate a unor actiuni cu scopul de a identifica dificultati
Simularea îsi atinge scopul în masura în care se vor imagina propuneri si situatii noi, solutii inventive care pot scapa analizelor obisnuite.
Planul de negociere trebuie sa contina urmatoarele elemente:
definirea si sustinerea scopului negocierii;
obiective maxime si minime a negocierii;
modul si pozitiile de tratare pe momente de interes reciproc;
variante de negociere;
limite de negociere, posibilitati de compromis;
Dosare informative, care se întocmesc pentru reusita negocierii::
Dosarul tehnic - în cazul produselor (instalatii) complexe sau unicat este necesara elaborarea unor documentatii tehnice care sa cuprinda parametri tehnici si de calitate, tolerante, performante, garantii redactate în câteva limbi straine, la cerere în limba preferata. De multe ori se organizeaza discutii pentru asigurarea documentatiei tehnice necesare.
Dosarul comercial - cuprinde conditii de livrare, felul ambalajului, mijloacele si caile de transport, modul de rectificare a preturilor la vânzarile pe termen lung si. riscurile fluctuatiilor cursurilor valutare, penalitati, solutionarea litigiilor.
Dosarul cu situatia conjuncturala a pietei - se fac trimiteri la alte tranzactii încheiate anterior, analize a unor date tehnice si comerciale, precum si taxele vamale, impozite, puterea de cumparare a monedei locale, modul de transfer a fondurilor acumulate, posibilitati de transport si comunicatii.
Dosarul privind concurenta în economia de piata, studierea concurentei este o cerinta permanenta, ea trebuie sa cuprinda elemente tehnico-economice semnificative a concurentei pentru a se putea stabili pozitia proprie.
Dosarul cu sursele de finantare si bonitatea firmei. Este bine ca banca finantatoare sa emita o scrisoare de bonitate si de asigurarea finantarii firmei.
Agenda de lucru cuprinsa în programul de negociere detaliaza elementele planului de negociere folosind unul din urmatoarele sisteme de lucru - succesiv, concomitent sau combinat. .Agenda de lucru poate contribui la realizarea a numeroase obiective: ordonarea activitatilor, selectarea prioritatilor, informarea negociatorilor, cunoasterea de principiu a succesiunii activitatilor.
Calendarul negocierii - programarea pe ore a întâlnirii participantilor cu specificarea subiectului discutiilor; se stabileste prin program, punct cu punct, pe zile si ore, desfasurarea amanuntita a tratativelor.
Bugetul tranzactiei - care cuprinde doua elemente: bugetul delegatiei si cel al operatiunii externe (comerciale).
În afacerile economice contemporane, stabilirea legaturilor cu partenerii externi se poate face prin numeroase modalitati:
corespondenta,
agentii economice de pe lânga reprezentantele diplomatice,
intermediari,
contacte directe cu viitorii parteneri.
Fiecare din aceste metode prezinta avantaje si limite în general, se considera ca cele mai bune rezultate se pot obtine prin contactul direct, care are dezavantajul ca este ceva mai costisitor. Contactele directe care duc 1a declansarea de negocieri se realizeaza pe scara larga cu prilejul târgurilor si expozitiilor internationale.
Recurgerea la contacte prin intermediatori apare oportuna mai ales când se introduc produse pe piete deosebit de exigente. În cazul contactelor prin corespondenta, un rol important îi detin cererile de oferta si oferta de marfuri.
Cererea de oferta este dorinta unui importator de a cumpara o marfa. Ea are functia de informare si de cercetare a pietelor externe.
În situatia în care importatorul are nevoie urgenta de marfa, cererea de oferta se poate transforma în comanda ferma - eventual având anexata si o factura pro forma.
În cererea de oferta cumparatorul poate preciza conditiile de livrare, cantitatile de livrare, termenul de livrare si eventual pretul oferit.
Oferta de marfuri, reprezinta propunerea pentru încheierea unei operatiuni de export care poate sa porneasca din initiativa exportatorului (vânzatorului) sau sa fie un raspuns la cererea de oferta. Are în continut urmatoarele elemente: cantitatea, calitatea, pretul, conditii de livrare, termen de livrare si conditiile de piata.
Oferta poate fi ferma sau facultativa. În cazul ofertei ferme exportatorul se obliga sa pastreze marfa la dispozitia clientului caruia i-a oferit-o un anumit termen de "optiune". Daca importatorul ( cumparatorul) nu accepta oferta ferma pâna la data indicata, oferta se considera refuzata.
În cazul ofertei facultative, vânzatorul are posibilitatea de a accepta comanda transmisa. sau de a modifica optiunea initiala. De asemenea poate oferi marfa mai multor clienti, executând comanda celui mai convenabil. Formulele folosite într-o astfel de oferta pot fi:
"oferta noastra este fara obligatii ..."
"comanda este acceptata când este confirmata în scris ."
"pretul nostru este valabil pâna la data de ..."
Mijloacele de ofertare utilizate în practica comerciala internationala sunt corespondenta, telegrame, telex, fax, scrisori comerciale, transmise prin:
agentiile economice;
târguri si expozitii internationale;
reprezentanti comerciali;
vizita la unitatea producatorilor;
brokerii;
Principiile ofertarii sunt:
promptitudine în transmiterea operativa a unui raspuns;
persistenta, informarea permanenta a importatorului asupra produselor noi aparute în nomenclatura vânzatorului;
politetea - redactarea elevata a corespondentei, aspectul placut precum si datele de identificare exacta a exportatorului (adresa, numar de telefon, fax, etc.).
Retragerea ofertei: este posibila daca ea nu a parvenit celeilalte parti sau transmiterea în timp util prin telegrama, telex, sau fax a retragerii ofertei înainte de încheierea contractului respectiv. Contraoferta, raspuns (scris) prin care cumparatorul propune vânzatorului conditii modificate fata de cele cuprinse în oferta si care pot contribui la încheierea contractului.
Principalele principii ale argumentatiei sunt:
prezentarea partenerului numai a elementelor necesare;
prezentarea de probe în sustinerea argumentelor astfel încât sa fie cât mai usor de înteles;
evitarea superlativelor si a formulelor artificiale.
Aceste argumentari trebuie prezentate într-o logica ce poate sa cuprinda urmatoarele etape:
delimitarea momentului de abordare a interlocutorului;
stabilirea posibilitatilor si limitelor în ce priveste compromisurile pe care partenerii le pot face;
alegerea unor argumente valabile în cazul respingerii acestor conditii.
Obiectiunile partenerului pot sa apara ca urmare a numeroaselor puncte de vedere diferite. Negociatorul trebuie sa distinga între:
obiectiile de forma care se fac mai mult din ratiuni tactice inclusiv din ratiuni de obtinerea unor concesii sau de a promova mai bine propriile interese;
obiectiuni reale care în lipsa unor contraargumente solide pot duce efectiv la insucces.
Mecanismul deciziei în negociere poate fi analizat prin aplicarea unor metode statistico-matematice. Negocierea fiind evaluata prin metode calitative emitându-se aprecieri si judecati de valoare atât pe termen scurt cât si într-o perspectiva mai larga.
Indiferent de natura modelului matematic sau logic negocierea necesita o analiza temeinica în primul rând a obiectivelor deciziei.
Comunicarea reprezinta un sistem de transmiterea a unor mesaje care pot fi procese mentale sau expresii fizice. Comunicarea verbala are un rol primordial din punct de vedere al tratativelor propriu-zise, derularea si activitatea de post-negociere ce fac obiectul negocierilor stabilindu-se prin dialog direct. Comunicarea verbala permite un joc logic al întrebarilor si raspunsurilor într-o derulare spontana si flexibila.
În conducerea conversatiilor apar diferite tipologii de negociatori:
"predominant analitic" este un talentat vorbitor iar si un atent ascultator, mottoul sau este "asculta";
"predominant vizual" genul care percepe ceva cu "ochii mintii" transmite ideea prin forme vizuale, schite, grafice, adnotari, motoul sau "ati vazut";
"predominant kinestezic" îsi întareste mesajele folosindu-se de probe materiale ("probeaza doar").
Exigentele si restrictiile în comunicare merg de la respectarea deplina a principiului politetii în exprimare, dozarea vorbirii pâna la tacerea (ascultarea) care este de "aur". De stiut ca din comunicarea verbala interlocutorii retin doar 30% din idei.
Expresiile psihice reflecta starile de spirit exprimate în limbajul nonverbal:
surâsul indica o persoana amicala;
bratele încrucisate denota o atitudine negativa, inchisa oricarei discutii;
mâinile pe masa indica o persoana de actiune;
a privi o persoana în ochi indica interesul celui ce vorbeste;
Negociatorul va trebui sa aiba în vedere si sa respecte o serie de reguli de comportament:
educatia vointei pentru pastrarea calmului si a nu se enerva;
pastrarea stimei si respectul fata de parteneri fara sub sau supraestimarea acestuia;
nici o acuzatie sau repros sa nu fie lasat fara raspuns;
sa nu admita stirbirea demnitatii nici unui colaborator;
actiunile protocolare sa fie sobre;
în nici o împrejurare, dar mai ales în fata partenerului sa nu se duca discutii contradictorii în echipa;
partenerul nu va fi întrerupt în timpul discutiei;
aspectul exterior si cel interior trebuie sa contribuie la obtinerea stimei publice.
În procesul comunicarii specifice negocierii pot aparea numeroase capcane datorate unor trasaturi de caracter sau unor lipsuri de pregatire:
timiditatea - reprezinta lipsa de siguranta;
nervozitatea fiind de obicei aliata cu speranta de a atinge un rezultat sigur;
concentrarea de a deveni atent cu partenerul;
. violenta este refuzul slabiciunii si a incompetentei.
Strategia negocierii cuprinde ansamblul obiectivelor urmarite, caile si modalitatile posibile de atingerea lor si resursele disponibile.
Dupa modul de lansare a lor pot fi:
strategii cu decizii rapide, respectiv contractarea urgenta a marfii;
strategia de asteptare când conditiile stabilite prin contract pot fi îmbunatatite odata cu trecerea timpului.
Dupa scopurile urmarite, strategiile de negociere pot fi împartite:
a) Strategii care vizeaza acordarea sau obtinerea de concesii. Strategia fara concesii este cea mai dura si prezinta un grad ridicat de pericol, deoarece concesiile sunt asteptate în negocieri. Conditiile în care se pot aplica astfel de strategii sunt:
când partile participante sunt inegale;
când suma implicata este mica.
b) Strategia win - win (câstig - câstig)
Prin aceasta strategie negocierea se abordeaza de pe pozitii egale, cele doua parti cautând solutii care sa le satisfaca propriile asteptari. Strategia se poate aplica când partile sunt de acord sa caute solutii comune si realizeaza ca problemele nu se vor solutiona doar prin concesii.
c) Strategia ce nu vizeaza ajungerea la un acord
Riposta la aceasta strategie se poate realiza brutal prin întreruperea negocierii
d) Strategia actionarii în vederea încheierii acordului.
Negocierea ajunge la un anumit punct în care este preferabil sa se obtina un acord ferm asupra termenilor conveniti, decât sa se continue negocierea si sa se piarda acordul.
Tacticile de negociere reprezinta acea parte a strategiei care cuprinde mijloacele realizarii obiectivelor. O tactica buna nu poate fi ;,conceputa în afara unei strategii bine definite.
Tacticile pot fi:
tactica impunerii unei preconditii adica a unor concesii negociabile care constituie conditia pentru continuarea negocierii:
tactica ;evitarii efectuarii primei oferte;
tactica solicitarii de raspunsuri ferme;
tactica dezbaterii, care consta în realizarea unor schimburi de vedere menite sa convinga partenerul sa accepte o pozitie;
tactica folosirii unei întreruperi folosita pentru regruparea fortelor sau reconsiderarea unei pozitii;
tactica "secretul lui Socrate", care începe prin sublinierea aspectelor carora opiniile nu difera, diferentele de opinii se deosebesc prin modalitatile de a-l atinge.
Proceduri ce urmeaza a fi folosite în desfasurarea discutiilor cu scopul de a ajunge la încheierea contractului:
tehnica mandatului limitat care urmareste trezirea spiritului de cooperare a partenerului;
tehnica "scurt-circuitarii" ce consta în "ocolirea" ;unui negociator dificil;
tehnica abaterii atentiei care presupune schimbarea subiectului, crearea de confuzii;
tehnica negocierii în spirala, adica reluarea discutiilor la un nivel superior;
tehnica "ostatecului" prin care se ofera instalatii fara piese de schimb, asistenta tehnica, service pentru care se negociaza separat de pretul discutat initial.
tehnica obosirii partenerului prin conditiile de negociere create;
tehnica ultimatumului - avansarea de propuneri care conditioneaza continuarea negocierii.
|
