Negocierea in tranzactiile comerciale internationale
In scopul abordarii cu sanse de succes a pietelor straine, specialistii in tranzactii comerciale trebuie sa stapaneasca arta negocierilor contractelor comerciale internationale.
Negocierile in afaceri cuprind trei etape:
faza pregatitoare,
faza de interactiune intre parteneri ,
faza postnegociere.
Etapa pregatirii negocierilor contractelor comerciale internationale
Pentru a reusi in afaceri, atat exportatorii cat si importatorii, trebuie sa-si pregateasca in avans, cu foarte mare atentie etapele negocierii cu partenerul. Pregatirea sistematica a negocierilor este o sarcina importanta, si in acest context trebuiesc mentionate urmatoarele directii principale de activitate la nivelul firmei comerciale:
analiza pozitiei propriei firme,
cunoasterea pozitiei partenerului,
cunoasterea concurentei,
cunoasterea propriilor limite de negociere (elaborarea de variante viabile, pana la varianta limitei minime de rentabilitate acceptata),
eleborarea strategiei si tacticii in domeniul negocierii.
Negociatorii trebuie sa-si dovedeasca capacitatea de a aprecia onest si obiectiv punctele forte si cele slabe ale propriei firme, dar si ale partenerului. In cursul tratativelor , acestia vor da dovada de seriozitate si profesionalism, 212j91c evitand greselile care pot apare frecvent, din superficialitate, si anume:
lipsa de claritate a obiectivelor,
subaprecierea, necunoasterea sau ignorarea partenerului si a obiectivelor sale,
tratarea acestuia ca pe un adversar,
absenta unei strategii privind concesiile ce trebuiesc acordate,
lipsa de pregatire fundamentata a unei pozitii si optiuni in avans,
ignorarea concurentei,
lipsa de profesionalism in desfasurarea negocierilor,
luarea unor decizii si efectuarea unor calcule gresite,
lipsa de pricepere in finalizarea negocierilor.
Cunoasterea partenerului si a asteptarilor sale este obligatorie, astfel ca, inainte de antamarea tratativelor, negociatorul trebuie sa analizeze relatiile firmei partenere cu alti clienti, cu bancile, firmele de consultante, etc., in scopul evaluarii pozitiei ei pe piata. Partenerul trebuie verificat si sub aspectul bonitatii sale, prin institutiile de specialitate.
Negociatorii trebuie sa-si stabileasca cu exactitate limitele concesiilor pe care firma reprezentata de ei le poate acorda, pentru a nu pierde tranzactia. Ei isi vor fixa pretul minim acceptabil, daca sunt exportatori, sau pretul maxim (plafonul de pret) acceptabil, daca sunt importatori, calculate in functie de profitabilitatea afacerii. Astfel, ei trebuie sa-si stabileasca, in prealabil, rezolvarea urmatoarelor probleme:
care este oferta cea mai dezavantajoasa pe care o pot accepta,
care este oferta cea mai buna la care pot spera,
care este oferta cu cele mai mari sanse de a incheia o tranzactie rezonabila.
Pentru ca procesul de negociere sa decurga intr-un mod satisfacator, negociatorul isi va pregati o "lista de control", pe baza careia se va face planificarea actiunilor de pregatire si se vor desfasura tratativele in cadrul perioadei de negociere. Lista de control cuprinde, de regula, o serie de factori ce trebuiesc studiati la nivelul firmei in cauza si al partenerului acesteia, precum si la nivelul concurentei:
obiectivele negocierii,
principalele probleme ce trebuiesc dezbatute,
care sunt punctele tari,
care sunt punctele slabe,
cine se afla pe o pozitie de forta,
ce concesii se pot acorda si cum anume,
care sunt limitele concesiilor,
ce se poate negocia si ce nu se poate negocia,
care sunt ofertele asteptate pentru care se pot face contrapropuneri,
care este oferta de deschidere a negocierilor.
Negocierile propriu-zise reprezinta partea vizibila a acestei etape de incheiere a unei tranzactii, dar ele nu se pot desfasura cu competenta si cu rezultate favorabile, decat daca se bazeaza pe o abordare fundamentata a fazelor invizibile, respectiv planificarea si pregatirea cu seriozitate a negocierilor.
Strategiile si tacticile de negociere
Procesul de negociere reprezinta un ansamblu de decizii prin care se urmareste realizarea obiectivelor si promovarea intereselor unei firme prin incheierea unor contracte avantajoase si asigurarea unei perspective favorabile a afacerilor.
Strategiile de negociere sunt orientari si optiuni care se refera la ansamblul procesului de negociere. Ele reflecta, pe de o parte, optiunile fundamentale ale managementului in afaceri, si pe de alta aprte, conditiile de desfasurare a negocierilor (produsul, piata, experienta partilor, raportul de forte, etc.)
Tehnicile de negociere reprezinta modalitati de actiune pentru realizarea obiectivelor firmei, propuse spre negociere.
Tacticile de negociere sunt actiuni punctuale de valorificare a unor conditii sau oportunitati, au un caracter versatil si pot fi schimbate frecvent.
Strategiile de negociere
Abordarea strategica a negocierilor pune in fata reprezentantului firmei, o serie de optiuni majore, prezentate in literatura de specialitate ca alternative decizionale, si anume:
Conflict versus cooperare, respectiv o alegere intre o pozitie bazata pe confruntare, fiecare partener incercand sa castige, iar celalalt sa piarda (win-lose), si o orientare bazata pe cooperare, in care partile incearca sa ajunga la o intelegere, pentru ca fiecare sa castige (win-win). Strategia integrativa sau cooperativa considera ca negocierea este un joc cu suma pozitiva (win-win), partile trebuind sa caute solutii pentru realizarea unui acord, plecand de la obiectivul comun al incheierii unei tranzactii reciproc avantajoase (caracterul integrativ). Strategia conflictuala sau distributiva, presupune ca orice castig al unui partener se bazeaza pe o pierdere din partea celulilalt partener, deci negocierea este considerata un joc cu suma negativa (win-lose). Ca urmare negociatorul trabuie sa aiba o pozitie de forta, partile devenind in acest caz adversari.
Ofensiva vs. defensiva. Negociatorul urmareste sa ia initiativa, sa atace si sa obtina cat mai multe avantaje, in timp ce partenerul sau este nevoit sa se apere, sa reziste si sa contraatace.
Dictat (impunere) vs.adaptare, implica o alegere intre rigiditate si flexibilitate in conducerea tratativelor.
Inchidere vs. deschidere, implica o alternativa intre a purta tratativele in limitele strict predeterminate, sau a permite extinderea acestora daca apar oportunitati.
Negociere scurta vs. negociere lunga, se refera la perioada de timp, alegerea urmand a se face in functie de raportul de forte, criteriile economice si chiar prin luarea in consideratie a diferentelor culturale.
Tehnicile de negociere
Tehnicile de negociere au dat nastere unei game largi de modalitati de actiune in vederea atingerii obiectivelor urmarite in cadrul procesului de negociere, respectiv:
Tehnica negocierii secventiale, numita si "negocierea punct cu punct" sau "tehnica salamului", presupune impartirea obiectului negocierii pe puncte, care se trateaza separat si succesiv. Este o abordare tipic analitica, fiecare problema abordandu-se individual, fara a se face legatura intre componentele obiectului negocierii. Dezavantajele acestei tehnici constau in: rigiditate, lipsa de creativitate, induce un climat conflictual ce poate duce la blocaj, rezultatele sunt adesea mediocre, necesita mult timp si energie. Pe baza acesteitehnici s-au creat alte doua tehnici de negociere: 1) punerea in evidenta a punctelor de divergenta si conditionarea negocierii de rezolvarea acestora, si 2) ignorarea (pentru inceput) punctelor de divergenta si discutarea punctelor de convergenta.
Tehnica de negociere integrata, denumita si "negocierea in pachet", presupune obtinerea unei solutii de ansamblu asupra "pachetului" de probleme aflate in negociere. Acest lucru se realizeaza printr-un schimb de concesii intre parti si prin impartirea avantajelor si riscurilor (o concesie asupra unui punct poate fi compensata printr-o contraconcesie asupra altui punct). Avantajele acestei tehnici constau in faptul ca, induce un climat de cooperare, procesul este mai rapid si permite depasirea tensiunilor si a blocajelor, si asigura fluiditatea si flexibilitatea negocierilor. In cazul in care nu exista incredere intre parti si raportul de forte este puternic dezechilibrat, pot aparea tensiuni si blocaje insurmontabile. O varianta a acestei tehnici este negocierea globala, care presupune cuantificarea tuturor punctelor de negociere si determinarea unei valori globale, care apoi se repartizeaza prin tratative, dupa criterii convenite (ale beneficiilor si costurilor globale), intre parti.
Tehnica falsului pivot, care consta in emiterea unor pretentii "ferme" asupra unor puncte presupuse importante pentru negociator, dar care nu au de fapt mare insemnatate. Aceste pretentii (falsul pivot) vor fi abandonate la un moment dat, in favoarea obtinerii unor concesii cu adevarat importante.
Tehnica celor patru trepte, presupune prezentarea din partea negociatorului, la inceputul tratativelor, a doua scenarii (I si IV), inacceptabile pentru ambii parteneri. Intrucat cele doua parti nu pot cadea de acord, acesta va oferi scenariul II, cu o solutie mai echitabila, iar daca nici aceasta nu este agreata, atunci va propune o varianta de incheiere a negocierilor reciproc avantajoasa, apeland la solutia III.
Tehnica folosirii unui reprezentant, care va urmari solutionarea pana la un moment dat a problemelor de interes reciproc, putand insa invoca, daca este in avantajul sau, competentele sale limitate privind anumite aspecte ale problemelor aflate in negociere.
Tehnica bilantului, este utilizata in momentele de blocaj sau atunci cand se intentioneaza fortarea finalizarii. Evidentierea avantajelor dobandite de partener fata de concesiile oferite de acesta, urmareste sublinierea faptului ca avantajele prevaleaza.
Tacticile de negociere
Negociatorul profesionist trebuie sa cunoasca aceste tactici fie pentru a le utiliza in propriul sau interes, fie pentru a le contracara, atunci cand sunt folosite de partener.
Tacticile de negociere se caracterizeaza printr-o mare diversitate, ele cuprinzand:
Tacticile de persuasiune, urmaresc sa convinga partenerul privitor la justetea pozitiei sustinute de negociator, in cazul negocierii cooperative, sau sa-l forteze in a accepta aceasta pozitie, in cazul negocierii conflictuale. In negocierile cooperative se practica persuasiunea, recomandarea, recompensa, apelul normativ pozitiv, iar in negocierile conflictuale se utilizeaza amenintarea, imperativul, apelul normativ negativ.
Tacticile de influentare incearca sa determine partenerul sa-si modeleze conceptiile si pozitiile sale in functie de cerintele incheierii acordului, negociatorul urmarind ca interesele sale sa fie cat mai bine reflectate in acest contract.
Tactici de influentare
Negociere cooperativa Negociere conflictuala
- dezvaluirea obiectivelor de la inceput; - amenintare (de ex.: cu suspendarea joc pe incredere (cu "cartile pe masa") tratativelor si bluff)
-surpriza placuta; - supralicitare
- promisiuni neconditionate - marirea revendicarilor
- argumentare pozitiva utopica ("viitor de aur") - disimularea informatiei
- invitatie la crestivitate - absente, intarzieri, ostilitate,
agresivitate verbala.
- schimbarea negociatorului`
Finalizarea negocierilor
Intreaga activitate, adesea anevoioasa, desfasurata in cadrul negocierilor se finalizeaza in decizii care reprezinta, de fapt, incheierea negocierilor. Finalizarea se poate realiza natural, prin parcurgerea tuturor punctelor discutate si convenite, sau se apeleaza la o serie de tactici si metode pentru a urgenta incheierea tratativelor.
O prima metoda consta in folosirea unui limbaj si comportament corespunzatoare finalizarii negocierilor: se sugereaza finalizarea favorabila a discutiilor, limbajul este afirmativ si pozitiv, se accentueaza dialogul cooperativ, se exprima convingerea asupra consolidarii acordului.
Un alt grup de tactici se refera la argumentarea orientata spre finalizare, utilizandu-se de exemplu metoda "concentrarii argumentelor". Aceasta urmareste depasirea unui prag critic al partenerului, prin argumente care reiau idei deja prezentate, lansandu-se si propuneri noi, avantajoase pentru acesta.
Se poate utiliza de asemenea "metoda bilantului" sau cea a "presiunii timpului". Aceasta din urma, se foloseste atunci cand negocierile se prelungesc in mod nejustificat si se doreste o fortare a luarii deciziei finale.
Alte tactici si tehnici de finalizare utilizate sunt:
metoda surprizei - schimbarea brusca a pozitiei in negociere, putand insemna oferirea unor concesii neasteptate,
stratagema "resemnarii" - transmite mesajul ca negociatorul s-a resemnat, a renuntat la lupta, el pastrand, de fapt, controlul asupra situatiei,
stratagema "renuntarii" - in acest caz resemnarea este insotita de renuntarea la negociere. Renuntarea trebuie anuntata atunci cand partenerul este, teoretic, in posesia succesului, spectrul pierderii acestuia determinandu-l sa accepte o negociere in termeni noi.
Reusita negocierii trebuie evaluata, in final, nu numai in functie de castigul direct obtinut in urma semnarii contractului, ci si in functie de masura in care acordul intre parti asigura dezvoltarea pe viitor a relatiilor intre acestia. De asemenea, performanta negociatorului trebuie apreciata in masura in care a respectat mandatul acordat de firma, dar si dupa modul in care a dovedit calitati de creativitate in abordarea negocierilor, oferind perspective noi si avantajoase pentru ambii parteneri.
Cererea de oferta si oferta internationala
Pregatirea negocierilor presupune, pe langa cunoasterea pietei externe si a partenerilor, definirea obiectivelor negocierii si a raporturilor cu partenerii, si stabilirea legaturilor de afaceri prin contacte directe, prin intermediari sau prin corespondenta.
Principalele scrisori comerciale utilizate in corespondenta comerciala sunt: cererea de oferta si oferta.
Cererea de oferta
Cererea de oferta reprezinta manifestarea de vointa a unei firme importatoare de a cumpara o marfa..
Continutul si forma cererii de oferta difera in functie de obiectul acesteia, precum si de caracteristicile segmentului de piata. Daca importatorul are nevoie urgenta de marfa, cererea de oferta se poate transforma direct in comanda, importatorul indicand marfa, cantitatea si un nivel limita al pretului. De asemenea, in cererea de oferta se pot specifica conditiile de livrare, termenul de livrare sau alte elemente ale unui contract.
Principala functie a cererii de oferta consta in initierea tratativelor cu partenerii externi, in vederea incheierii unor tranzactii. Alte functii indeplinite de aceasta sunt cele de informare si de cercetare a pietei externe.
Oferta de marfuri
Oferta de marfuri constituie unul din documentele comerciale cele mai importante pentru incheierea unei tranzactii. Aceasta poate sa fie transmisa din initiativa exportatorului sau poate fi un raspuns la o cerere de oferta..
Oferta trebuie sa indeplineasca o serie de conditii de continut (elementele ofertei) si de forma (claritate, precizie, concizie, aspect estetic, corectitudine, traducere foarte corecta).
Oferta poate fi ferma sau facultativa. In primul caz , exportatorul se obliga sa pastreze conditiile oferite importatorului intr-un anumit termen de optiune, care poate sa fie diferit in functie de marfa, conjunctura pietei, etc. Daca importatorul nu accepta oferta pana la data indicata, aceasta se considera ca a fost refuzata.
In cel de-al doilea caz, exportatorul are posibilitatea de a modifica oferta facuta initial.
Oferta are un rol comercial, determinand partenerul sa cumpere marfa respectiva si juridic, pregatind realizarea acordului de vointa dintre parti. O oferta acceptata este considerata un contract incheiat, deoarece ea materializeaza acordul de vointa intre parti. Ca regula generala, tacerea nu este considerata o acceptare.
Elementele care intra in continutul ofertei sunt:
Descrierea marfii (tipul si calitatea acesteia, caracteristici, greutate, dimensiune, volum, ambalaj, etc.)
Cantitatea (indicarea numarului sau a cantitatii),
Indicatii de pret (pret unitar / total, moneda de plata, riscul de pret),
Conditia de livrare ( de exemplu: conditia INCOTERMS),
Conditii de plata (moneda, modalitatea de plata, data si locul platii, garantii),
Termenul / data livrarii (termenul de livrare, daca se fac livrari partiale),
Rezerve privind oferta (durata limita, oferta fara angajament),
Alte conditii (locul de executare, dreptul aplicabil, clauze de arbitraj)
|
