Contabilitate furnizori

Contabilitate furnizori

Introducere

Prin intermediul modulului "Contabilitate Furnizori" se inregistreaza si se administreaza toate informatiile contabile despre furnizori. Evidenta contabila a furnizorilor este realizata pe de o parte, din punct de vedere valoric, in submodulul de contabilitate furnizori din cadrul modulului financiar, iar pe de alta parte, din punct de vedere cantitativ, in modulul de Managementul Materialelor.

Datele de baza ale furnizorului se vor defini o singura data, centralizat, fiind accesate de ambele module. Documentele financiar-contabile sunt procesate o singura data, fie din modulul MM (comenzi, NIR-uri, facturi produse stocabile/servicii), fie din submodulul Contabilitate Furnizori (avansuri, anumite categorii de facturi de servicii, plati s.a.); prin actualizarea automata a bazei de date unic definite se poate obtine in orice moment o imagine clara pe fiecare furnizor, atat din punct de vedere logistic, cat si financiar.

Prin inregistrare automata (contare automata) orice operatie contabila inregistrata pe un cod de furnizor va genera o inregistrare si in contul  401*.

Acest mod de lucru se va pastra si la inregistrarea tranzactiilor de natura avansurilor sau a altor tranzactii speciale, chiar daca se face inregistrarea in alt cont (ex. 409*). Imaginea oferita de sistemul R/3 va fi intodeauna prin prisma codului de furnizor, pentru obtinerea unor situatii analitice.

Functiile disponibile in cadrul modulului "Contabilitate furnizori" sunt urmatoarele:

Inregistrarea documentelor

Inregistrarea documentelor legate de tranzactiile cu furnizori se face in acelasi mod ca si inregistrarea documentelor de Carte Mare - vezi capitolul "Inregistrare document" (Operatiuni Financiar - Contabile Generale).

Pe langa aceste operatiuni generale, pentru furnizori pot aparea inregistrari specifice:

Procesare facturi furnizori

Inregistrarea facturilor se face in doua moduri:

din modulul de gestiune materiale (MM), in cazul in care factura este inregistrata in corespondenta cu un cont de stoc, deci contine si informatii logistice (cantitate, tip de material, gestiune, s.a.) sau pentru facturi de servicii care au la baza un contract si / sau comanda.

din modulul financiar (FI) in cazul in care inregistrarea se face in corespondenta cu un cont de cheltuiala, deci nu sunt necesare informatii cantitative (materiale nestocabile, servicii s.a.) si nu exista contracte sau comenzi care trebuie urmarite in sistem.

Nota

In ambele cazuri, este esential ca factura sa primeasca in campul "Referinta externa" numarul pretiparit al facturii. In felul acesta, se va mentine in permanenta o legatura intre factura initiala si documentele ulterioare (plati, compensari, s.a.).

Inregistrare plati

Platile efectuate pot fi partiale sau totale. Inregistrarea platilor se va face dupa acelasi principiu, apeland codul de furnizor, sistemul generand automat o inregistrare pe contul de furnizor, si una in contul de reconciliere corespunzator.

NOTA

In ambele cazuri, este esential ca atat factura initiala, cat si plata/platile partiale/reziduale/totale prin banca, sa primeasca in campul "Referinta externa" numarul pretiparit al facturii. In felul acesta, se va mentine in permanenta o legatura intre aceste documente.

Furnizori ocazionali

Pentru operatiunile economice desfasurate in cadrul activitatilor de baza ale FDFEE si SISE, exista o categorie de furnizori constanti pentru care sunt necesare pe langa datele economice efective (facturi si incasarile facturilor) si informatiile generale despre furnizorul respectiv (adresa, date bancare, diverse criterii de clasificare s.a.).

Toate aceste informatii se regasesc in datele de baza ale furnizorului; asadar fiecare dintre furnizorii stabili cu care FDFEE / SISE desfasoara activitati economice regulate primeste un cod si este regasit in sistem ca data de baza.

Pe langa aceasta categorie a furnizorilor constanti exista categoria furnizorilor ocazionali, cei cu care FDFEE / SISE desfasoara o singura tranzactie sau un numar nesemnificativ de tranzactii.

Pentru acest tip de furnizori, crearea datelor de baza (pe langa faptul ca informatiile pot fi insuficiente), ar duce la stocarea definitiva a furnizorului respectiv in bazele de date, lucru care inseamna atat consum de resurse hard, cat si ingreunarea procesarii tuturor tranzactiilor legate de furnizori, prin aparitia acestora in toate listele sau rapoartele specifice.

Pentru rezolvarea acestei probleme sistemul pune la dispozitie o metoda de inregistrare a tuturor tranzactiilor cu acest tip de furnizori, prin crearea unei singure date de baza, denumita generic "Furnizor ocazional" - definita in grupa de conturi de furnizori ocazionali. Aceasta data de baza nu contine informatiile specifice unui singur furnizor, cum ar fi numele, adresa sau datele despre banca. Toate aceste informatii se introduc odata cu inregistrarea tranzactiei referitoare la un astfel de furnizor si vor ramane stocate doar la nivel de document contabil, rapoartele standard, fiind disponibile cu informatii detaliate pentru fiecare dintre furnizorii ocazionali.

Tranzactii speciale

Tranzactiile speciale sunt definite in sistem pentru procesarea unor operatiuni economice care necesita o urmarire separata fata de tranzactiile uzuale si care folosesc aceleasi coduri de furnizori, dar necesita inregistrare pe alt cont decit cel de reconciliere din inregistrarea de baza. Pentru FDFEE / SISE se vor defini tranzactii speciale pentru urmatoarele tipuri de operatiuni cu furnizorii:

Avansuri platite furnizorilor - pe categorii de furnizori

Garantii furnizori, inregistrate bilantier in contul 167 - pe categorii de furnizori

Garantii furnizori, inregistrate extrabilantier in contul 8038 - pe categorii de furnizori

Furnizori - facturi nesosite

Furnizori platiti in plus - 461

Acest lucru va permite ca pe fisa unui furnizor sa poata fi urmarita fiecare astfel de operatiune in parte, avand in acelasi timp si o imagine globala asupra contului furnizorului respectiv.

In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga codul furnizorului si Indicatorul de Carte Mare special, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe contul corespunzator.

Ca exemplu, la inregistrarea unui avans, prin alegerea codului furnizorului si a Indicatorului de avans, sistemul actualizeaza automat soldul contului 409* si nu pe cel al contului 401*, asa cum se intampla la inregistrarea unei facturi sau la plata acesteia; in acelasi timp, in registrul de furnizori, se face inregistrarea avansului pe o pozitie separata; in acest fel, la afisarea fisei furnizorului se pot urmari atat facturile si platile, cat si avansurile sau celelalte tranzactii speciale.

Nota

Indicatorii de Carte Mare speciali nu pot fi utilizati pentru furnizori ocazionali.

Avansuri furnizori - stocuri

Cod tranzactie "OBYR"

Pentru inregistrarea avansurilor platite la furnizori se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "A":

Indicator: A

Nume: AVSTOC

Descriere: Avansuri furnizori - stocuri

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii furnizori 167 - FDFEE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor furnizor se va folosi indicatorul de Carte mare  special "B":

Indicator: B

Nume: GARANTF

Descriere: FDFEE_Garantii furnizori 167

Utilizare: FDFEE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii furnizori extrabilantiere - FDFEE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor furnizor (extrabilantiere) se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "C":

Indicator:C

Nume: GAREXTR

Descriere: FDFEE_Garantii furnizori extrabilant

Utilizare: FDFEE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

NOTA

Inregistrarea pe contul extrabilantier 8038 se va efectua in contrapartida cu un cont tehnic in felul urmator:

Garantii de buna executie servicii:

- inregistrare garantii

- deblocare garantii

Garantii de buna executie investitii:

- inregistrare garantii

- deblocare garantii

Furnizori - facturi nesosite

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea facturilor nesosite din FI se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "D":

Indicator: D

Nume: FACTNES

Descriere: Furnizori - facturi nesosite

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Inregistrarea facturilor din MM (facturi materiale, facturi servicii care au la baza contract si / sau comanda) se efectueaza intotdeauna in doi pasi:

Inregistrare receptie materiale / servicii:

3* (sau 6*) = (Cont tehnic furnizori facturi nesosite MM)

Inregistrare factura:

= 401*

Contul 4080010000 este un cont tehnic, inregistrarile pe acest cont efectuindu-se automat din modulul MM. Acest cont la sfarsit de luna trebuie sa aiba sold zero.

In cazul in care pe parcursul lunii au fost efectuate receptii de materiale / servicii din MM, pentru care nu au fost inregistrate facturile contul 4080010000 va ramane cu sold debitor. Pentru aceasta suma trebuie inregistrat TVA neexigibila (4428):

Inregistrare TVA neexigibila - inchidere luna N:

= 4080020000 (Cont Reconciliere facturi nesosite)

Inregistrarea de mai sus va fi efectuata pe baza unui raport din modulul MM care va fi tiparit la sfarsit de luna si trebuie sa contina lista comenzilor neinchise pe furnizor, adica lista comenzilor pentru care au fost inregistrate NIR-uri dar facturile nu au fost receptionate inca.

Datorita faptului ca inregistrarea ulterioara a facturilor va fi realizata din MM, si pentru a pastra o continuitate a operatiunilor la inceputul lunii urmatoare se va storna nota pentru TVA neexigibila:

Stornare in rosu nota TVA neexigibila - inceput luna (N+1):

= 4080020000 (in rosu)

(in rosu)

(in rosu)

Furnizori - efecte de platit

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea efectelor de plata se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "E":

Indicator: E

Nume: EFECTE

Descriere: Furnizori - efecte de platit

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Furnizori platiti in plus

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea platilor efectuate in plus din FI se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "J":

Indicator: J

Nume: FZ_PLUS

Descriere: Furnizori platiti in plus

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Avansuri furnizori - servicii

Cod tranzactie "OBYR"

Pentru inregistrarea avansurilor pentru furnizorii de servicii se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "V":

Indicator: V

Nume: AVSERV

Descriere: Avansuri furnizori - servicii

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Avansuri imobilizari - terenuri si constructii

Cod tranzactie "OBYR"

Pentru inregistrarea avansurilor pentru furnizorii de terenuri si constructii se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "X":

Indicator: X

Nume: AVTERCO

Descriere: Avansuri imobilizari - terenuri si constructii

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Avansuri imobilizari - instalatii si masini

Cod tranzactie "OBYR"

Pentru inregistrarea platilor efectuate in plus din FI se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "Y":

Indicator: Y

Nume: AVINSTM

Descriere: Avansuri imobilizari - instalatii si masini

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Avansuri imobilizari - alte imobilizari

Cod tranzactie "OBYR"

Pentru inregistrarea avansurilor pentru furnizorii de alte imobilizari se va folosi indicatorul de tranzactii speciale "Z":

Indicator: Z

Nume: AVINVAL

Descriere: Avansuri imobilizari - alte imobilizari

Utilizare: FDFEE, SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii furnizori activitatea de baza - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor furnizorilor din activitatea de baza SISE se va folosi indicatorul de Carte mare special "1":

Indicator: 1

Nume: GARSISE

Descriere: SISE_Garantii furniz act. baza

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii furnizori alte servicii/ leasing - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor furnizorilor de alte servicii/leasing SISE se va folosi indicatorul de Carte mare special "2":

Indicator: 2

Nume: GARSER

Descriere: SISE_Gar fz alte serv/leasing

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii furnizori materiale aprovizionare - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor furnizorilor de materiale aprovizionare SISE se va folosi indicatorul de Carte mare special "3":

Indicator: 3

Nume: GARMAT

Descriere: SISE_Gar. fz mater. aproviz.

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii extrabilantiere furnizori activitatea de baza - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor extrabilantiere pentru furnizorii din activitatea de baza SISE se va folosi indicatorul de Carte mare  special "4":

Indicator: 4

Nume: GAREXFZ

Descriere: SISE_Gar.extrab.fz_act de baza

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii extrabilantiere furnizori alte servicii - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor extrabilantiere pentru furnizorii alte servicii SISE se va folosi indicatorul de Carte mare special "5":

Indicator: 5

Nume: GAREXAL

Descriere: SISE_Gar.extrab.fz_alte serv.

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Garantii extrabilantiere furnizori materiale, aprovizionare - SISE

Cod tranzactie "OBXT"

Pentru inregistrarea garantiilor extrabilantiere pentru furnizorii de materiale SISE se va folosi indicatorul de Carte mare special "6":

Indicator: 6

Nume: GAREXMA

Descriere: SISE_Gar.extrab.fz_mat.aprov.

Utilizare: SISE

Acesta va avea urmatoarele setari:

Alocarea de conturi se va face dupa urmatorul tabel:

Precizari tehnice

Creare grupe de conturi furnizor

Tranzactie OBD3

Grupele de conturi furnizori au fost descrise in capitolul

Creare game de numere

Tranzactie XKN1

Numerotarea va fi externa, alfanumerica, cu exceptia grupelor de conturi furnizori externi, furnizori persoane fizice si furnizori de imobilizari persoane fizice pentru care va fi folosita numerotare interna, automat.

Tipuri de documente - furnizori

Tranzactie:OBA7

Definire tolerante de acceptare la plata /incasare

Cod tranzactie: OBA3

Pentru codul de companie FDFEE / SISE nu se folosesc grupuri de toleranta. Este setata toleranta de acceptare la plata/incasarela nivel de cod de companie.

Nota Semnificatia acestor sume/procente este urmatoarea: se vor trece automat pe venituri/cheltuieli diferentele fata de facturi, la plata, respectiv la incasare, in limita a 10%, dar nu mai mult de 1.000 ROL

Definire conturi pentru inregistrarea diferentelor +/- la plata/incasare

In cazul diferentelor la plata/incasare (in limita unor sume fixate de catre companie), sistemul permite inregistrarea aceestor diferente, automat, in conturi de venituri/cheltuieli. De exemplu, daca avem o factura de 1.000.001 lei, insa clientul plateste numai 1.000.000 lei, diferenta de 1 leu se poate trece automat in contul 6588020100 si in felul acesta factura se poate inchide. Pentru inregistrarea automata a diferentelor la incasare se vor defini doua analitice speciale ale conturilor 6588020100, respectiv 7588020100 - acestea vor fi setate fara cod taxa:

Definire tolerante

Coduri tranzactii: "OBA3", "OBA4"

Grupele de toleranta contin o serie de setari aplicabile la nivel de utilizator sau de client, respectiv furnizor; iata cateva exemple:

suma maxima care poate fi procesata la o pozitie dintr-un document

suma maxima care poate fi procesata pe intregul document

procentele maxime de discount care pot fi acordate

diferentele maxime la plata/incasare care se vor trece automat pe conturile de venituri/cheltuieli)