Conturi de Carte Mare

Conturi de Carte Mare

Datele de baza de CM (conturi) sunt necesare pentru stabilirea functiilor fiecarui cont. Acestea controleaza modul de inregistrare a tranzactiilor contabile in conturi, precum si procesarea lor ulterioara.

Inainte de a se putea face inregistrari intr-un cont trebuie creata o inregistrare (data) de baza a contului in sistem. Datele de baza ale unui cont din CM sunt impartite in doua segmente, in asa fel incat codurile companiei cu acelasi plan de conturi sa poata utiliza aceleasi conturi din CM, cu setari diferite.

Definire parametri de control

Segmentul Plan de conturi

Acesta contine date ce sunt valabile pentru toate codurile de companie. Urmatoarele date fac parte din acest segment:

Numarul si denumirea contului (textul scurt - 20 caractere si textul lung - 50 caractere)

Indicatorul care specifica daca un cont este sau nu un cont de venituri sau de cheltuieli (in terminologia R/3, cont de bilant, respectiv cont de profit si pierdere). La inceputul unui nou an fiscal, soldul unui "cont de bilant" se reporteaza in acelasi cont. Soldul unui "cont de profit si pierdere", adica de venituri sau de cheltuieli, se inchide lunar in contul de profit si pierdere; in acest caz trebuie specificat, pentru fiecare astfel de cont, contul in care acesta se va inchide. Atat pentru FDFEE Munteni 19219g63t a Sud cat si pentru SISE Muntenia Sud se vor folosi 4 analitice ale contului 121, dupa cum urmeaza:

La crearea fiecarui cont de venituri sau de cheltuieli trebuie alocat unul dintre indicatorii de mai sus.

Grupa de conturi. Prin intermediul grupei de conturi, conturilor similare ca functiuni le pot fi atribuite o serie de caracteristici comune. De asemenea, grupa de conturi controleaza crearea si modificarea conturilor si anume:

Intervalul de numere in care un cont poate lua valori

Dispunerea campurilor in ecranele de creare sau modificare a conturilor (daca un camp este obligatoriu, optional sau trebuie sa nu apara).

In momentul crearii unui cont este obligatorie specificarea grupei de conturi din care acesta trebuie sa faca parte.

Grupele de conturi vor respecta, in general semnificatia claselor de conturi din Planul de conturi standard din Romania (ex. conturi de capital, de imobilizari, de cheltuieli, etc). Exceptie vor face conturile de reconciliere (de mijloace fixe, clienti, furnizori si asimilate), pentru care vor fi definite grupe de conturi speciale. Conturile care nu se pot incadra in nici una dintre categoriile mentionate vor fi alocate unei grupe generale de conturi, "GEN." (de exemplu un cont din clasa IV, de furnizori, dar care nu este de reconciliere, va fi alocat la aceasta grupa; un cont de furnizori, de reconciliere, va fi alocat, insa, la grupa "FURN").

Grupele de conturi si gamele de valori corespunzatoare pentru cele doua planuri de conturi definite in sistem ( ELEC si SISE) sunt urmatoarele:

Grupele de conturi "IMOB", "FURN", "CLNT" si "EXRC" se vor aloca numai la conturile de reconciliere corespunzatoare. Grupa de conturi "MAT." se va folosi numai pentru conturile de stocuri (cele gestionate in modulul MM, pentru care se va tine si evidenta cantitativa). Celelalte conturi, daca acestea nu pot fi delimitate clar intr-una dintre grupele de mai sus, vor fi alocate la grupa de conturi "GEN."

Segmentul Cod de companie

Acesta contine date specifice codului de companie (aceste date pot varia de la un cod de companie la altul). Urmatoarele date fac parte din acest segment:

Moneda contului. Un cont definit in moneda codului de companie (in cazul nostru, ROL) poate fi folosit la inregistrari in orice valuta. Un cont definit intr-o alta valuta decat cea a codului de companie, nu poate fi folosit decat pentru inregistrari in acea valuta. De aceea, toate conturile vor fi definite in lei (ROL).

Numai solduri in moneda locala. Toate conturile, exceptandu-le pe cele de reconciliere si de asemenea pe cele gestionate cu pozitii deschise pentru care nu este important calculul diferentelor de curs, vor fi setate in acest fel.

Categorie impozit. Acest camp se va completa pentru urmatoarele categorii de conturi:

Inregistrare fara taxa permisa. Acest camp se va selecta pentru conturile de mai sus (la care a fost setat indicatorul "Categorie impozit"), in cazul in care pentru aceste conturi sunt posibile si inregistrari fara TVA.

Tip cont reconciliere. Un cont de reconciliere este un cont care este automat actualizat atunci cand are loc o inregistrare in contabilitatea analitica (de clienti, furnizori sau mijloace fixe). Tipurile de conturi de reconciliere sunt prezentate in tabelul urmator:

Gestiune pozitii deschise. Conturile gestionate cu pozitii deschise permit ca o inregistrare sa poata fi "legata" de una sau mai multe inregistrari din acelasi cont (de exemplu, o factura furnizor, de plata acestei facturi). Conturile de reconciliere sunt setate automat cu aceasta optiune, asadar pentru acest tip de conturi nu este necesara setarea pozitiilor deschise. In schimb, aceasta optiune este utila pentru mai multe conturi de CM.

Afisare inregistrare. Aceasta optiune trebuie setata pentru toate conturile (in caz contrar, la afisarea situatiei unui cont va fi disponibil numai soldul, nu si inregistrarile).

Cheie de sortare. Este un indicator in functie de care se face sortarea inregistrarilor dintr-un cont, in momentul afisarii situatiei contului. In tabelul de mai jos sunt enumerate principalele chei de sortare standard. Sistemul pune la dispozitia utilizatorului sortarea inregistrarilor in functie de trei criterii - liber definite, insa cheia de sortare se refera la sortarea implicita, in momentul afisarii. Cheile de sortare utilizate in aplicatia model sunt prezentate in tabelul urmator:

Grupa stare de camp. Este un indicator care controleaza dispunerea campurilor in momentul inregistrarii unei tranzactii; el determina ce campuri trebuie sa apara, si dintre acestea, care trebuie sa fie obligatorii, optionale sau numai afisate (fara posibilitatea editarii lor). Conturile care au aceeasi functionalitate vor avea aceeasi Grupa de stare de camp. Ca modalitate de lucru, aceste grupe vor fi definite pentru planul de conturi operational; in momentul crearii unui nou cont, acesta va fi creat prin referinta dupa un cont deja definit.

NOTA:

Deosebirea dintre grupele de conturi si grupele de stare de camp este ca grupele de conturi controleaza campurile care apar la crearea/modificarea unui cont iar grupele de stare de camp controleaza campurile care apar in momentul inregistrarii unei tranzactii contabile. Intre grupele de conturi si grupele de stare de camp nu exista o relatie directa: este posibil ca mai multe conturi din aceeasi grupa de conturi sa aiba stari de campuri diferite (de exemplu, daca aceste conturi sunt definite in coduri de companie diferite).

Chiar daca grupa de stare de camp controleaza campurile care apar in momentul inregistrarii unei tranzactii, acest parametru nu trebuie definit la inregistrarea tranzactiei; el se defineste numai in momentul crearii unui cont si ramane valabil pentru acel cont pentru toate tranzactiile in care acesta apare.

In sistem sunt definite mai multe grupe de stare de camp (in cadrul variantei de grupe de stare camp ELEC):

Numai inregistrare automata. Pe un cont setat astfel nu se pot face inregistrari manuale (note contabile din modulul FI). In mod obisnuit, aceasta setare se foloseste numai pentru conturile de stocuri si pentru conturile de casa (in cazul in care inregistrarile pe aceste conturi se fac numai din aplicatia "Registru de casa"). In aceste cazuri aceasta setare este obligatorie.

Supliment pentru inregistrarea automata. Se foloseste la conturile pentru care sistemul genereaza inregistrari automate (conturile de TVA, de diferente de curs, .). Conturile setate cu acest parametru vor fi marcate distinct in momentul salvarii unui document, permitand utilizatorului sa completeze/modifice inregistrarea generata automat.

Relevant pentru tranzactii monetare. Se seteaza la conturile care contin inregistrari monetare (conturile de casa, banca .)

Conturi tehnice

In scopul bunei functionari a sistemului (pentru un control mai bun al documentelor introduse, precum si pentru limitarea greselilor de operare si pentru o functionare fluenta a subaplicatiilor din SAP), au fost definite in planul de conturi o serie de "conturi tehnice".

De mentionat ca aceste conturi nu influenteaza in nici un fel rulajele conturilor de venituri sau de cheltuieli si nici alte conturi care ar putea sa afecteze calculul indicatorilor financiari ai societatii. In plus, pentru fiecare dintre aceste conturi se pot da explicatii cu privire la modul de utilizare a acestora, iar soldul lor, dupa decontarea tuturor tranzactiilor, este intotdeauna zero (acesta este, de altfel, un control care arata ca toate operatiunile din cele doua subaplicatii care sunt legate printr-un astfel de cont au fost inregistrate complet si corect). De asemenea, rulajele acestor conturi pot fi izolate cu exactitate, in orice moment fiind disponibila o varianta a balantei care contine totalitatea rulajelor, fara conturile tehnice, sau, rulajele conturilor tehnice pot fi anulate printr-o simpla operatiune contabila din modulul financiar. In schimb, nu este posibila eliminarea acestor conturi din fisa contului sau din Cartea Mare. Transparenta vis-à-vis de utilizarea conturilor tehnice poate fi asigurata prin mentionarea acestui aspect in caietul de politici contabile (conform OMF nr. 94/2000), sau conform Legii 82/1990, prin aspectele relevante ce trebuie mentionate in anexele de la bilant.

Lista conturilor tehnice folosite in implementarea de la ELECTRICA Muntenia Sud, este urmatoarea:

4080010000 - Furnizori - facturi nesosite (cont tehnic MM)

Acest cont se foloseste in inregistrarea procesului de aprovizionare, care in sistemul SAP R/3 se desfasoara in doua etape:

Receptia bunurilor

3xxx = 408001000 (cont de Carte Mare)

Inregistrare factura:

= 401xxx (cont de reconciliere, anailza pe fiecare furnizor)

408001000 (cont de Carte Mare)

442600000

Chiar daca materialele (marfurile) sosesc impreuna cu factura, modul de lucru al sistemului - pentru a inregistra cele doua documente - nu permite inregistrarea directa:

= 401xxx

3xxx

4426

Aceasta, deoarece este prevazut ca receptia sa poata fi facuta de catre gestionar, direct la depozit, iar inregistrarea facturii sa fie facuta pe baza NIR-ului si cu verificarea facturii, la contabilitate (deci intr-o alta locatie, si de catre persoane diferite).

Pentru cazurile in care factura este primita odata cu marfurile (materialele) soldul acestui cont este zero la sfarsitul zilei. Daca la sfarsitul perioadei, dupa inregistrarea tuturor documentelor, acest cont are sold, inseamna ca exista marfuri care au fost receptionate in cursul lunii, doar pe baza avizului de expeditie; in urma rularii unui raport, vor fi listate toate aceste cazuri, urmand ca soldul contului sa fie inregistrat (pe fiecare furnizor in parte) in contul 4080020000 - Furnizori - facturi nesosite FI, care tine evidenta facturilor nesosite; cu aceasta ocazie se va face si inregistrarea pe contul 4428:

4080020000 (cont de reconciliere, cu analiza pe fiecare furnizor)

(cont de Carte Mare -tehnic)

Practic, la sfarsitul lunii, dupa efectuarea inregistrarii de mai sus va ramane cu sold doar contul 4080020000.

La inceputul lunii, aceasta inregistrare se va storna, in vederea refacerii soldului contului 408001000, de unde, la sosirea facturii, se va face automat, pe baza receptiei deja inregistrate in luna precedenta, inregistrarea

401xxx

(cont de Carte Mare -tehnic)

Conturi tehnice utilizate in modulul FI:

481020xx05 - Compensari interne client-furnizor Sucursala xx  - pentru FDFEE

481020xx09 - Compensari interne client-furnizor Agentia xx - pentru  SISE

Aceste conturi se folosesc pentru inregistrarea compensarilor interne client - furnizor, desfasurate in cadrul unei Sucursale/Agentii. Ca mod de lucru, atat facturile furnizorilor cat si cele ale clientilor se inchid prin acest cont. Acest lucru permite, pe de o parte, lucrul in paralel al utilizatorilor de la serviciile de aprovizionare, respectiv vanzare (abonati), iar pe de alta parte, elimina compensarile partiale, multiple, care s-ar fi facut in cazul inregistrarii directe 401 = 411.

Soldul unui astfel de cont trebuie sa fie zero dupa inregistrarea unui ordin de compensare, acest lucru fiind o cheie de control al unei inregistrari corecte.

Inregistrarile cu aceste conturi se vor realiza in modul urmator:

FDFEE:

401XXXXXXX = 481020XX05 - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al sucursalei XX

481020YY05 = 411XXXXXXX - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al sucursalei YY

481020XX05 = 481020YY05 - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al Filialei (8000)

SISE:

401XXXXXXX = 481020XX09 - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al agentiei XX

481020YY09 = 411XXXXXXX - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al agentiei YY

481020XX09 = 481020YY09 - inregistrarea se va efectua pe domeniul de activitate al SISE (8000)

• 4810208005 - Decontari interne Filiala Muntenia Sud

Are aceeasi functionalitate ca si contul precedent, insa se foloseste la compensarile directe client - furnizor, din cadrul Filialei.

Pentru SISE se va folosi atat contul 4810208000 - Decontare compensari intre agentii cat si conturile 481020XX08 - Decontari SISE / AISE XX - compensari

Inregistrarile cu acest cont se vor realiza in modul urmator:

FDFEE:

401XXXXXXX = 4810208005 inregistrarea pe domeniul de activitate al Filialei si inchide pozitia pe furnizor DA= 8000

4810208005 = 411XXXXXXX - inregistrarea pe domeniul de activitate al Filialei si inchide pozitia pe Client DA= 8000

SISE

401XXXXXXX = 4810208000 inregistrarea pe domeniul de activitate 8000

4810208000 = 411XXXXXXX inregistrarea pe domeniul de activitate 8000

, Cont tehnic incasari clienti energie prin banca - la FDFEE

5121888882 - Cont tehnic alte incasari clienti prin banca - la FDFEE

NOTA

Se solicita de catre SISE Muntenia Sud utilizarea unui cont tehnic suplimentar pentru incasari de la alti clienti (acest cont exista deja pentru FDFEE Muntenia Nord, nu si pentru SISE - 5121888882)

Pentru conturile tehnice folosite la inregistrarea extrasului de banca, in creditul acestor conturi se va inregistra totalitatea incasarilor de energie/altele din cursul unei zile (in corespondenta cu contul de disponibil), iar in debitul acestora se va inregistra repartizarea sumelor incasate pe facturi (clearing-ul facturilor de clienti). Necesitatea folosirii acestor conturi este caracterizata de urmatoarele aspecte:

Utilizatorul care prelucreaza extrasul nu dispune intotdeauna de informatiile necesare inregistrarii unei sume incasate (de exemplu, pe ordinul de plata nu este precizata destinatia sumei, iar clientul are in sold facturi de energie, penalitati, servicii, un debit in contul 461 sau are una sau mai multe facturi trimise in compensare). Aceste informatii sunt cunoscute de catre persoanele implicate in gestiunea abonatilor.

Numarul incasarilor este relativ mare, ceea ce necesita procesarea simultana a extrasului de banca, de catre mai multe persoane.

Aplicatia de introducere a extrasului bancar nu permite inregistrarea unui extras decat de catre o singura persoana odata, ceea ce ar duce la marirea timpului de inregistrare a extrasului, datorita prelucrarii acestuia pe rand, de catre fiecare persoana implicata in procesul de inregistrare a incasarilor si a platilor.

Facturile de energie si taxe legate de abonatii de energie se preiau global din aplicatiile externe, urmand ca operatiunea de cliring sa se faca pe baza rapoartelor furnizate de aceste aplicatii (pe categorii de clienti si CRC-uri).

Urmatoarele conturi, folosite la inregistrarile operatiunilor de incasari si plati prin casierie, sunt folosite din aceleasi considerente prezentate pentru prelucrarea extrasului de banca, in plus, adaugandu-se necesitatea inregistrarii unei plati/incasari intr-un timp cat mai scurt (practic, un casier nu trebuie sa introduca decat suma, destinatarul incasarii/platii si eventual numarul facturii/facturilor in contul careia/carora se face operatiunea respectiva). Cealalta eventualitate, in care casierul ar fi fost raspunzator si de clearing-ul facturilor, ar fi presupus pe de o parte, un timp de operare sensibil mai mare, iar pe de alta parte, un nivel de competenta sporit (de exemplu, in cazul incasarilor partiale sau a celor a caror destinatie nu este precizata, casierul ar fi trebuit sa decida prioritatea cu care ar trebui sa fie facuta incasarea - in functie de tipul facturilor - de energie, de penalitati, de servicii, ., - ar trebui sa stie care dintre facturile in sold sunt trimise in compensare, s.a.).

Conturile tehnice folosite pentru operatiunile prin casierie sunt urmatoarele:

5311888881 - Incasari energie prin casa - Cont tehnic - pentru FDFEE

In creditul acestui cont se vor inregistra incasarile din energie (in corespondenta cu contul de casa), iar prin debitul contului se va face clearing-ul facturilor de energie.

5311888882 - Alte incasari prin casa - Cont tehnic - pentru FDFEE/SISE

Aceeasi functionalitate ca si a contului precedent, singura deosebire este ca se foloseste pentru alte incasari de la clienti, decat cei de energie.

5311888883 - Incasare debitori/creditori prin casa - Cont tehnic pentru FDFEE/SISE

Aceeasi functionalitate ca si a contului precedent, singura deosebire este ca se foloseste pentru incasari de la debitori/creditori diversi.

5311999991 - Plata furnizor prin casa - Cont tehnic - pentru FDFEE/SISE

In debitul acestui cont se inregistreaza platile furnizorilor (in corespondenta cu contul de casa), iar in creditul contului se va inregistra clearing-ul facturilor de furnizori.

5311999992, Plata creditori/debitori prin casa - Cont tehnic - pentru FDFEE/SISE

Acest cont are aceeasi functionalitate ca a contului precedent, deosebirea constand in faptul ca realizeaza inregistrarile pentru creditori/debitori diversi.

Ca o caracteristica generala, soldul conturilor tehnice folosite pentru casa si banca va fi zero dupa procesarea tuturor incasarilor/platilor efectuate pe parcursul unei zile. In cazul in care o incasare nu a putut fi repartizata pe facturile corespunzatoare, conturile tehnice de incasari pot ramane cu sold pana la clarificarea situatiei respective; daca la sfarsitul perioadei, unul dintre aceste conturi prezinta sold, suma respectiva va fi trecuta in contul 473, astfel incat, la inchiderea lunii, soldul tuturor conturilor tehnice sa fie zero.

NOTA 

Se solicita de catre FDFEE Muntenia Sud utilizarea unui cont tehnic suplimentar pentru inregistrarea compensarilor Clientilor de energie, care vor fi tinuti global in SAP - pentru a urmari inregistrarile de compensare inainte de a fi descarcate pe Clientii globali si a le compara cu inregistrarile din aplicatiile externe - in care se va tine evidenta detaliata a Clientilor de energie:

Cont tehnic compensari Clienti de Energie

In creditul acestui cont se vor inregistra compensarile pentru clientii din energie, pe baza Procesului verbal de compensare. In debitul lui se vor inregistra descarcarile pe facturile globale, pe baza rapoartelor din aplicatiile externe.

Conturi cu alocare implicita la obiecte de cost

Deoarece la inregistrarea intr-un cont de cheltuiala sau de venit este necesara precizarea unui obiect de cost (comanda interna, centru cost) pe de o parte, iar unele programe realizeaza inregistrari automate pe cont de venit sau cheltuiala (ex. diferente de inventar, diferente la plata/incasare) iar utilizatorul nu are posibilitatea sa introduca obiectele de cost corespunzatoare, a fost necesara alocarea implicita la un obiect de cost  pentru aceste conturi; inregistrarile sunt distribuite ulterior, in modulul CO, conform unor chei de distributie.

Cheltuieli alte mat.consumabile - diferente inventar

In acest cont sunt inregistrate diferentele de inventar care apar la toate conturile de stocuri pentru materiale

6588020100 - Cheltuieli cu diferente la plata/incasare

7588020100 - Venituri din diferente la plata/incasare

Aceste conturi sunt necesare pentru inregistrarea diferentelor la plata sau la incasare (diferente in limita sumei de 1.000 lei). Intrucat notele contabile de inregistrare a diferentelor in cuantumul sumei de mai sus se fac automat, in procesul de clearing al facturilor clientilor sau furnizorilor, este necesara folosirea unor conturi cu alocare implicita la obiectele de cost (similar cazului de mai sus).