Evaluarea controlului intern

EVALUAREA CONTROLULUI INTERN

Sistemul contabil este ansamblul si succesiunea de proceduri, documente si registre (fisiere) dintr-o entitate care permite prelucrarea informatiilor referitoare la tranzactii si operatii in scopul inregistrarii lor in conturi. Sistemul contabil identifica, grupeaza, analizeaza, calculeaza, inregistreaza, sintetizeaza si raporteaza informatiile referitoare la tranzactii si ale evenimente.

Sistemul de control intern este reprezentat de totalitatea controalelor interne instituite de conducerea unei entitati, care contribuie la stapanirea si securitatea acesteia.

Controlul intern cuprinde:

1. controlul administrativ intern;
2. controlul reciproc;
3. autocontrolul;
4. controlul financiar preventiv;
5. controlul contabil intern;
6. comisiile de inventariere, comisiile de receptie si alte comisii ale comitetului de directie;
7. auditul intern etc.

Evaluarea controlului intern se bazeaza pe patru categorii de lucrari, carora le corespund patru etape obligatorii, astfel:

1. cunoasterea si descrierea procedurilor;
2. evaluarea preliminara;
3. controlul functionarii procedurilor;
4. evaluarea definitiva si analiza punctelor slabe.

Pentru cunoasterea, intelegerea si descrierea procedurilor utilizate in entitate auditorul apeleaza la una sau mai multe tehnici cum sunt:

1. interviul sau investigatia consta in obtinerea de informatii de la persoane bine informate, de conducere si executie. Investigatia se materializeaza in obtinerea unei descrieri motivate a procedurilor folosite, intr-o maniera informala, fara utilizarea unui suport standard.
2. chestionarele descriptive de control intern si ghidurile operationale.
• chestionarele sunt de mai multe tipuri. Pentru descrierea procedurilor se recomanda ca ele sa fie deschise pentru ca ele exclud posibilitatea ca raspunsurile la intrebarile auditorului sa fie da/nu. Intrebarile sunt astfel formulate incat sa-l oblige pe interlocutor sa formuleze raspunsuri detaliate, care dovedesc daca acesta cunoaste sau nu, procedurile folosite in compartimentul respectiv sau pentru operatia respectiva.
• ghidurile operationale se aseamana cu chestionarele descriptive, dar ele nu iau forma unor intrebari.

3. diagramele de circuit sunt reprezentari grafice ale unor lanturi de operatii in care diferite documente, posturi de lucru sau compartimente, decizii, responsabilitati, operatiuni etc. sunt reprezentate prin simboluri legate intre ele in functie de organigrama administrativa a entitatii. Diagramele de circuit pot fi orizontale sau verticale si trebuie sa fie cat mai simple. In interiorul unei entitati trebuie sa se foloseasca aceleasi simboluri.

Pentru evaluarea preliminara a riscurilor pe care le prezinta sistemul contabil si sistemul de control intern din entitate se utilizeaza mai multe tehnici cum sunt:

1. observarea vizuala a sistemelor si procedurilor cu scopul de a stabili maniera in care acestea reactioneaza in diferite situatii. Aceasta tehnica prezinta riscul ca unele aspecte sa fie uitate sau omise;
2. chestionare pentru testarea procedurilor de control intern sunt de regula inchise, adica astfel concepute incat raspunsurile la diferite intrebari sa se poata da numai prin da/nu.
3. fisa punctelor de control impune:
• definirea si inventarierea obiectivelor;
• descrierea mijloacelor de care dispune entitatea pentru atingerea acestor obiective;
• evaluarea manierei in care obiectivele au fost atinse.

Controlul modului de functionare a procedurilor de control intern se poate face cu ajutorul mai multor tehnici sau programe cum sunt:

1. programe standard care prevad obiective si mijloace generale, comune tuturor entitatilor;
2. programe elaborate in functie de mijloace care inventariaza mijloacele de control disponibile in entitatea respectiva fara sa cuprinda si obiectivele care trebuie atinse. Ca urmare pot fi omise unele obiective care sunt semnificative pentru entitatea auditata;
3. programe prin puncte de control care cuprind pentru fiecare obiectiv: controalele care trebuie efectuate, calendarul controalelor si referirea la foaia de lucru. Pe baza acestor programe auditorii efectueaza doua categorii de teste:
• teste de permanenta  se refera la punctele foarte bune si forte si urmaresc daca punctele de control sunt efective si functioneaza in permanenta;
• teste relevatoare (de detectare) se refera la punctele slabe si foarte slabe care rezulta dintr-o defectuasa concepere a procedurilor de control intern.

Fisa punctelor de control intocmita cu ocazia evaluarii preliminare a procedurilor de control intern se completeaza in functie de concluziile la care s-a ajuns in urma controlului modului de functionare a sistemului si pe aceasta baza se face o evaluare definitiva asupra modului de concepere si de functionare a procedurilor.

Raportul asupra evaluarii controlului intern are menirea de a informa conducerea entitatii asupra slabiciunilor sistemului contabil si sistemului de control intern si de a contribui la luarea unor masuri organizatorice si metodologice in vederea cresterii eficacitatii acestor sisteme.