Programul EXPERT_CONTAB (EC) a fost elaborat pe baza unei îndelungate experiente în informatica a autorului si mai ales de activitate în mijlocul utilizatorilor directi de produse informatice: economist, contabil, etc.

Varianta actuala a programului s-a obtinut dupa îmbunatatiri, perfectionari si adaptari succesive tinând seama de cerintele utilizatorilor, ale legislatiei si noului sistem contabil.

Deosebit la acest program este transparenta operatiunilor; ecranul calculatorului devine o fereastra prin care se poate urmari efectul oricarei operatiuni contabile. Acest lucru face din EXPERT_CONTAB un instrument de evidenta contabila simplu de utilizat, eficient si complet.

Functioneaza atât pe calculator monopost cât si pe o retea de calculatoare.

Manualul de fata este util îndeosebi în faza de implementare, iar mai târziu pentru reamintirea unor functiuni mai rar folosite ale programului. Aceasta pentru ca meniurile sunt deosebit de sugestive si te ghideaza usor spre optiunea dorita.

Observatiile dumneavoastra vor fi bine venite. Autorul va încerca sa tina cont de ele, dar în acelasi timp de legislatie si de normele actuale.

Informatician GHIRCOIAs OCTAVIAN

PREZENTARE

Aplicabilitate.

- Programul EXPERT-CONTAB (EC) functioneaza pentru o societate comerciala cu oricare din profilurile: productie, prestari servicii si comert.

- Se poate instala pe un calculator monopost sau pe o retea de calculatoare.

Facilitati:

- Usor de utilizat pentru persoane neinitiate în lucrul cu calculatorul.

- Introducerea datelor se poate face direct de pe documentul primar: factura, receptie, chitanta, nota contabila, extras de cont, registru de casa, etc.

- Emitere automata/manuala de facturi cu înregistrarea simultana a operatiunilor în calculator.

- Calcul automat TVA din baza de impozitare, respectiv baza de impozitare din TVA.

- Operare receptii de materiale/marfuri cu calcul automat de adaos comercial si TVA. Editare raport de gestiune.

- Urmarire facturi neâncasate/furnizori neplatiti. Fisa clientului/furnizorului.

- Jurnal pentru vânzari/cumparari.

- Urmarire analitica "conturi mici" (debitori, creditori, avansuri, etc.).

- Verificare la zi sold cont de banca/casa/cec cu cel din extras/registru de casa.

- Articole contabile predefinite si concomitente.

- Operatiuni simultane pe luna de gestiune si pe urmatoarele luni.

- Redeschiderea unei luni închise.

- Editare automata/manuala ordine de plata pentru impozite si taxe.

- închidere automata/manuala conturi de venituri si cheltuieli, contul 371.

- Editare automata: registru jurnal general, registre jurnal auxiliare, fise de cont, balante de verificare, cartea mare, etc.

- Calculul automat/manual al impozitului pe profit cu editarea declaratiei calculului impozitului pe profit.

- Operatiuni pe conturi de gestiune; note contabile, balanta, repartizare sume din conturi financiare pe conturi de gestiune si invers.

- Baza de date din EC poate fi alimentata automat cu articole contabile din programele de gestiune materiale (MAT), produse (PRO), marfuri (MR), mijloace fixe (MF) si salarii (SAL).

Luna de gestiune. Luna curenta.

Prin conventie în acest program luna de gestiune este prima luna care urmeaza dupa ultima luna închisa. De exemplu, luna de gestiune poate fi septembrie desi dupa calendar suntem în noiembrie.

Programul permite introducerea datelor pentru orice luna care nu este închisa. În exemplul de mai sus se pot introduce date atât pentru lunile septebmrie cât si pentru octombrie si noiebrie. Programul stie sa le separe dupa data documentului. Unele situatii se pot scoate la zi (de ex.facturi neîncasate), altele numai pâna la luna de gestiune (de ex. balanta de verificare).

CUPRINS

I. Cerinte hard; instalare program

1. Cerinte hard

2. Instalare

II. CONFIGURARE PROGRAM

1. Societate, cota TVA

2. Urmarire analitica clienti/furnizori/conturi mici

III. ÎNCĂRCAREA BAZEI DE DATE DE PORNIRE

1. Plan de conturi

2. Dictionar de clienti/furnizori (parteneri)

3. Balanta contabila de pornire

4. Activitati

5. Numere de facturi

6. Componenta sold de clienti/furnizori/conturi mici

IV. CLIENŢI

1. Emitere automata facturi

2. Operare manuala facturi

3. Consultare toate operatiunile

4. Liste

5. Evidenta numere de facturi atribuite

6. Actualizare conturi pe activitati

7. Reeditare facturi

8. Listare borderou de facturi

9. Optiuni

V. FURNIZORI

Operatiuni pe furnizor/factura

Oeratiuni pe nota contabila

Consultare toate operatiunile

Liste

Optiuni

VI. BANCA/ CASA/ CECURI

1. Operatiuni

2. Consultare toate operatiunile

3. Liste

4. Optiuni

VII. OPERAŢIUNI DIVERSE

1. Operatiuni

2. Consultare toate operatiunile

3. Registrul jurnal general

4. Optiuni

VIII. ÎNCHIDERE CONTURI. IMPOZIT PE PROFIT

IX. CONSULTARE OPERAŢIUNI PE UN CONT

X. SOLDUL UNUI CONT

XI. LISTE FINALE

1. Balante

2. Fise cont

3. Cartea mare

4. Ordine de plata impozite si taxe

5.Venituri-cheltuieli pe activitati

XII. DIVERSE

1. Societate

2. Configurare

3. Dictionar de clienti/furnizori

4. Plan de conturi

5. Refacere indexi

6. Salvare fisiere pe discheta

7. Închidere de luna

8. Redeschidere luna

9. Încarcare/modificare sume în balanta

10. Încarcare componenta sold la clienti/furnizori/conturi mici

XIII. ALTE OPERAŢIUNI

1. Defalcare sume din cont sintetic pe subconturi analitice

2. Comasare sume din subconturi analitice pe cont sintetic

XIV. INSTRUCŢIUNI PRIVIND NAVIGAREA PRIN MACHETELE ECRAN

Cap.I CERINŢE HARD, INSTALARE PROGRAM

Cerinte hard

Programul poate fi instalat pe un calculator PC 386, 486 etc. IBM compatibil, cu o memorie de minim 4MB, un hard disc de minim 40MB, o unitate de floppy disc si imprimanta.

Toate listele cu exceptia la Cartea mare se pot lista pe o imprimanta A4. Daca dispuneti de o imprimanta A3 listele se vor tipari tot pe hârtie A4 vertical sau orizontal, dupa caz, iar Cartea mare pe hârtie A3 montata orizontal.

2. Instalare

Se creaza urmatoarele directoare:

- Pentru programe:

C:\ECBD>

Acest director contine programul EC.EXE si fisierul SOCSER.MEM cu cheia de protectie a programului. Acest fisier se creeaza de furnizorul programului la instalarea lui. Daca el se sterge accidental trebuie copiat de pe discheta de rezerva. Daca se fac modificari în componentele de baza ale calculatorului (hard disc, placa de baza memorie) atunci se mai poate lucra pe program o perioada limitata, timp în care trebuie sa chemati furnizorul pentru a genera o noua cheie de protectie.

- Pentru baza de date permanenta se creaza un subdirector al celui de mai sus:

C:\ECBD\societate1\EC>

În acest director se copiaza toate fisierele bazei de date permanente. Atentie! Aceste fisiere nu trebuie sterse sau modificate; ele sunt gestionate numai de program.

- Pentru fisierele temporare (de manevra) se creaza un director similar celui de mai sus dar fara secventa BD:

C:\EC\societate1\EC>

În acest fisier se creaza fisiere temporare care pot fi sterse fara sa afecteze integritatea bazei de date.

Multisocietate

În acest caz directoarele C:\ECBD> si C:\EC> vor avea câte un subdirector pentru fiecare societate:

C:\ECBD\societate1\EC\baza de date societate 1

C:\ECBD\societate2\EC\baza de date societate 2, etc.

Monopost

În cazul monopost instalarea se face ca mai sus, eventual discul C: poate avea alt simbol.

Retea

În acest caz pe fiecare post de lucru (statie) se creaza directorul C:\EC\societate1\EC> (cu mai multe "societate i", în cazul multisocietate) pentru fisierele temporare.

Pe server se creaza directorul F:\ECBD\societate1\EC> (cu mai multe directoare "societate i" în cazul multisocietate) pentru baza de date permanenta dupa modelul de la monopost, cu deosebirea ca discul C: va fi de exemplu: F:, H:, D: etc.

Lansare în executie

În directorul C:\EC> trebuie sa existe fisierul EC.BAT cu urmatorul continut:

C:\ECBD\ECINI - pentru cazul monopost

F:\ECBD\ECINI - pentru cazul retea

(F: este ca titlu de exemplu, el poate fi înlocuit în orice simbol de driver pe server).

Lansarea în executie se fac tastând comanda EC <Enter> din directorul C:\EC>. Fisierul EC.BAT, se poate copia in orice director (în radacina de exemplu) pentru a putea tasta comanda EC si din aceste directoare.

Totusi prezenta fisierului EC.BAT în directorul C:\EC> este obligatorie.

Cap.II CONFIGURARE PROGRAM

1. Societate, cota TVA

Se intra pe optiunea "Diverse" si se tasteaza <Enter> pe "Societate". Se introduc datele cerute pe ecran. La cele trei rubrici de TVA se introduc în ordine: 22, 11 si 0 pentru cotele TVA 22, 11 si scutite. Daca societatea foloseste numai una din cote se va introduce 22,0,0 sau 11,0,0. În plus, daca societatea evidentiaza cotele TVA în analitice separate, atunci aceste analitice trebuie sa fie 1,2,3 respectiv pentru cotele 22,11,0. În acest caz rubrica "Pozitie TVA în cont" se completeaza cu numarul de ordine pe care îl ocupa cifra 1,2,3 în cont, numaratoarea începînd dupa radacina contului. Ex: pentru 3711 completam 1, pentru 37151 completam 2, pentru 44281 completam 1, pentru 442851 completam 2.

2. Urmarire analitica clienti/furnizori/conturi mici

Se intra pe optiunea "Plan de conturi" din meniul "Diverse" si se pune caracterul * în coloana URM în dreptul conturilor care se doresc a se umari analitic pe un cod de partener (cod fiscal). Exemplu: clienti, furnizori, debitori, creditori, avansuri primite, avansuri acordate, salarii neridicate, etc. La toate articolele contabile facute cu un astfel de cont trebuie completata rubrica COD. Codul la rîndul lui trebuie sa fie introdus în Dictionarul de clienti-furnizori.

Cap.III ÎNCARCARE BAZA DE DATE DE PORNIRE

De retinut ca urmatoarele optiuni se folosesc ori de cite ori e necesar, nu numai la implementare.

1. Plan de conturi

Programul este livrat împreuna cu un fisier plan de conturi redus care se va modifica si completa cu conturile folosite de beneficiar.

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Diverse". Fisierul contine urmatoarele informatii:

CONT - simbol cont sintetic si analitic

DENS - denumire cont (prescurtata)

TIP - tip (A-activ,P-pasiv,B-bifunctional)

RAD - lungime radacina (3 sau 4 cifre)

CEN - centralizabil: se completeaza cu DA daca în fisa de cont analitica dorim ca acest cont sa apara centralizat, desi înregistrarile s-au facut analitice (pentru a nu obtine liste prea lungi).

Ex: 411, 371, etc.

URM - indicator urmarire analitica pe un cod a contului respectiv. Se completeaza cu * daca contul se urmareste analitic. Daca contul are analitice e suficient sa se faca marcajul numai la contul radacina.

DEN - denumire completa (optional)

ANA_121 - se completeaza pentru conturile de venituri si cheltuieli numai daca se închid prin analiticele lui 121.

IC - se marcheaza cu * conturile marcate cu * în coloana URM numai daca împerecherea se doreste a se face doar pe COD nu si pe factura (nr.document).

Marcajele Activ/Pasiv, DA/NU, * se modifica tastând bara de spatiu.

Structura planului de conturi determina nivelele de totalizare din balanta. De exemplu: daca în planul de conturi am structura

411 Clienti

411.1 Clienti interni

411.1.1 Clienti vânzari produse

atunci în balanta analitica voi avea totaluri pe toate aceste trei niveluri. Balanta sintetica va contine numai total 411.

Nu se poate sterge un cont care are sold sau rulaje.

De retinut ca nu se poate face nici o înregistrare contabila daca contul nu e în planul de conturi pe ultimul nivel. Nu deranjeaza cu nimic faptul ca în fisierul plan de conturi sunt conturi nefolosite de beneficiar.

Radacina de 4 cifre se pune la conturile la care nu are sens un total pe primele 3 cifre. Ex: 5121, 5311, 4426, 4427 4428, etc. De retinut ca lungimea acestei radacini determina si nivelul de totalizare în Cartea Mare.

2.Dictionar de Clienti/Furnizori/Colaboratori

Nu e necesara încarcarea acestui fisier daca în Planul de conturi nu s-a completat rubrica URM la nici un cont. În acest fisier se înregistreaza urmatoarele informatii despre clienti/furnizori/colaboratori:

- codul fiscal

- denumirea

- banca

- contul curent la banca

- localitatea

- adresa

- judet

- intern/extern: DA= extern, spatiu sau NU=intern

Fisierul este utilizat la afisarea denumirii Clientului/Furnizorului/Colaboratorului în diferite liste, iar banca, contul, adresa, localitatea, judet sunt folosite la emitere automata facturi,ordine de plata, deci aceste ultime informatii se completeaza daca e cazul.

În locul codului fiscal al beneficiarului programul permite introducerea unui cod de 4 cifre, dar în acest caz programul nu va completa rubrica corespunzatoare codului fiscal la emitere automata facturi si dispozitii de încasare.

Tot în locul codului fiscal poate fi introdus de exemplu un nr. de comanda dupa care poate fi urmarita executarea unor lucrari pentru un client la care nu intereseaza urmarirea pe factura. De asemenea, daca se doreste urmarirea analitica a facturilor dar nu pe clienti/furnizori atunci se poate da un cod comun tuturor. (De exemplu: toti furnizorii pot primi acelasi cod: 1111).

La conturile mici în locul codului fiscal se poate introduce un cod al persoanei (marca) daca este cazul.

Daca se modifica codul unui client, atunci el se va modifica automat în toate operatiunile facute pe codul vechi.

3. Balanta contabila de pornire

Se intra pe optiunea "Încarcare/modificare sume în balanta" din meniul "Diverse". Se introduc soldurile si rulajele din balanta lunii precedente în doua variante (functie de continutul coloanelor acestei balante):

- Varianta 1: Se introduc soldurile de început de an si totalul sume (sold început de an + rulaje cumulate).

- Varianta 2: Se introduc soldurile de început de an si rulajele cumulate.

La iesirea din aceasta optiune se stabileste luna ale carei prime operatiuni se vor introduce prin programul EXPERT_CONTAB.

ATENŢIE !

- Planul de conturi trebuie completat înaintea încarcarii balantei.

- În balanta soldurile si rulajele trebuie introduse pe analiticele de ultim nivel din planul de conturi, totalurile pe sintetic dobândindu-se prin program.

- La iesirea din aceasta optiune necorelarile dintre balanta si planul de conturi apar pe rând pe ecran si trebuie rezolvate înainte de a face alte operatiuni. A se vedea si Cap."ALTE OPERAŢIUNI" paragrafele 1. si 2.

Dupa introducerea balantei se face o listare de proba a balantei intrând pe una din optiunile "Balanta..." din meniul "Liste finale". Daca sunt erori se revine pe optiunea "Introducere/modificare sume în balanta" pentru corectarea lor, apoi se reia verificarea pâna când balanta este corect introdusa.

4. Activitati

Se intra pe optiunea "Nr.activitati si conturi" din meniul "Clienti" numai daca se face facturare automata sau daca contul 411 este urmarit pe diferite activitati ale societatii.

Se introduc:

- nr. de activitate: 1,2,...9,A,B,...

- pozitia din cont în care apare ca analitic nr. de activitate (ex.4 pentru 4113). Daca activitatea nu se ia din analiticul contului ci se introduce direct în nota contabila ca rubrica separata atunci acest marcaj trebuie sa ia valoarea 1, 2 sau 3. Daca urmarirea pe activitati nu intereseaza marcajul ia valoarea 0.

- denumirea activitatii

- articolul contabil la emitere facturi: (ex. 4113 704)

- analitic TVA: (Ex.3 daca dorim sa generam contul 4427.3 la editare automata facturi)

- (optional) explicatia care sa apara implicit pe facturi la emitere automata facturi, explicatie ce poate fi completata cu alte informatii în momentul editarii facturii. Daca explicatia depaseste 22 de caractere (un rând pe factura), atunci inserând o bara (/) în text explicatia se va continua pe rândul urmator de factura. Inserând doua bare consecutive (//)se poate sari peste un rând de factura s.a.m.d.

5. Numere de facturi

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Clienti" numai daca se face editarea automata de facturi, pentru introducerea si corectarea numerelor de facturi acordate automat de program.

Se introduce:

- nr. minim (primul acordat)

- ultimul acordat

- nr. maxim (când se depaseste, programul de editare al facturii avertizeaza ca trebuie marit)

- ultimul nr. de facturi comunicat deja în borderoul facturilor emise catre banca.

Ultimul acordat este incrementat automat cu 1 la fiecare factura editata cu calculatorul.

ATENŢIE !

- Ultimul numar acordat trebuie sa fie cuprins între minim si maxim, de aceea modificarile trebuie facute într-o ordine logica: modificam întâi "maximul", apoi "ultimul acordat" si pe urma "minimul".

Exemplu:

Procedam astfel:

Initial Final faza1 faza 2 faza 3

- minim 1 8 1 1 8

- ultim acordat 5 15 5 15 15

- maximum 10 20 20 20 20

6. Componenta sold clienti / furnizori / conturi mici

Daca rubrica URM din Planul de conturi s-a completat la cel putin un cont, atunci trebuie introdusa înregistrarea care compune acest sold pe fiecare client/furnizor/colaborator (si factura):

- cod fiscal

- nr. factura

- data

- cont debitor

- cont creditor

- valoare

- explicatii (optional)

Observatii pentru cazul Clienti: (Se procedeaza similar pentru Furnizori si conturi mici.)

-În locul codului fiscal programul accepta introducerea unui cod intern de 4 cifre.

-Factura nu se completeaza daca urmarirea se face pe total client .

-Înregistrarea soldului unui client(factura) se face completând DATA cu data emiterii facturii sau orice data din perioada închisa, contul debitor cu 411, în valoarea cu soldul facturii la începutul perioadei.

Cap.IV CLIENŢI

1. Editare automata facturi

Prin aceasta optiune se face atât editarea facturii la imprimanta calculatorului cât si înregistrarile contabile corespunzatoare în fisierul jurnal de operatiuni. De retinut ca aceasta facturare are ca efect numai debitarea lui 411 nu si creditarea unui cont de stocuri.

În prealabil trebuie sa fie completate datele despre activitatile firmei prin optiunea "Activitati si conturi" din acelasi meniu "Clienti". De asemenea în fisierul de terti trebuie completate datele despre clienti prin optiunea "Terti" din meniul "Diverse".

Numarul de factura este dat automat de calculator si se poate vizualiza sau modifica prin optiunea "Evidenta nr. de facturi atribuite" din acelasi meniu "Clienti".

Corpul facturii se completeaza rând cu rând trecând cu <Enter> de la o coloana la alta. Coloana Explicatii se v-a completa automat cu continutul coloanei Explicatii din fisierul de Activitati.

Apasând tasta Page_Down când cursorul de ecran se afla în coloana Nr.crt. se sare automat la subsolul facturii.

Daca s-a gresit, cu optiunea <Reiau> se poate relua introducerea facturii, iar cu tasta ESC se poate abandona editarea facturii.

Daca la configurare s-a marcat cu [X] "înregistrari în clasa 9 odata cu %=7xx", atunci la începutul editarii programul ofera spre selectie conturile analitice 931.

2. Operare manuala facturi

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Clienti" pentru:

- înregistrarea valorii facturii si valoarea TVA la facturi emise manual.

- modificari la facturi înregistrate manual sau automat.

- consultare sold pe client/factura.

Daca la rubrica Cod fiscal nu se introduce nimic, atunci pe ecran vor aparea toti clientii care încep cu litera(literele) introduse în locul codului fiscal. Dupa pozitionarea pe clientul dorit se tasteaza ESC sau ENTER.

Daca la rubrica Factura nu se trece nimic, atunci pe ecran vor apare toate facturile emise la clientul respectiv.

De asemenea, pe ecran se vor vedea si înregistrarile pe creditul contului de clienti facute prin optiunile Banca/Casa.

Daca dupa înregistrarea 411 = 7xx se face imediat Adaugare 411 = 4427 programul ofera automat valoarea TVA. Aceasta trebuie verificata cu cea de pe document si se va corecta daca e cazul.

Imediat dupa factura rubrica T se completeaza numai daca pe aceeasi factura exista TVA-uri diferite: 1 pentru 22%, 2 pentru 11%.

Rubrica CONT_G se completeza daca la Configurare s-a marcat cu [X]"înregistrari în cls.9"

Înainte de Confirm/Abandon în rubrica de 1 caracter este pentru cod activitate. A se vedea paragraful 4. Activitati din Cap.III.

3. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile nesoldate facute prin "Clienti" (nu numai pe un anumit client ca în optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita înregistrare dupa oricare din coloana: COD_FSC, FACT, CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

4. Liste

Se pot edita urmatoarele situatii privind evidenta clientilor.

- Facturilor emise/încasate în luna curenta. Este necesara în special pentru vizualizare componenta rulaje în luna curenta si de asemenea, cât din acestea reprezinta venit si cât TVA, pe activitati si total firma.

- Centralizator pe conturi. Este o nota contabila a conturilor operate prin clienti pe luna curenta.

- Urmarire facturi neîncasate detaliata. Este necesara pentru cunoasterea tuturor facturilor neîncasate de clienti (care compun soldul contului la clienti). În varianta "cu afisare operatiuni soldate" vizualizeaza inclusiv facturile încasate în luna curenta .

- Urmarire facturi neîncasate concentrata. Se aseamana cu precedenta, cu deosebirea ca pentru fiecare factura apare un singur rând în lista (fara defalcare pe TVA, încasari partiale) si fara afisarea facturilor soldate.

- Fisa unui client. Contine totate operatiunile facute pe un client inclusiv soldul.

- Jurnal pentru vînzari necesar pentru evidenta TVA-ului.

- Registru jurnal de clienti

IMPORTANT: Aproape toate listele au la sfirsit soldul contului la clienti la sfârsitul lunii respective, sold obtinut din toate înregistrarile cu facturi nesoldate care se pastreaza în fisierul jurnal de operatiuni. (A se vede si optiunea "Închidere luna"). Pe de alta parte soldul acestor conturi se poate deduce si din soldul din balanta la sfirsitul lunii precedente si înregistrarle lunii curente. Aceste doua solduri trebuie sa fie identice, dar e posibil sa difere (a se vedea si optiunea "Soldul unui cont") datorita stergerii unor operatiuni din greseala sau din functionarea defectuoasa a calculatorului.

De exemplu, daca contul e declarat ca se urmareste analitic pe cod si sau facut înregistrari fara cod, atunci aceste înregistrari nu vor apare în listele analitice pe cod ci numai în fisa contului si balanta si astfel vom avea diferente la sold.

Comparînd între ele fisa contului, listele analitice pe cod si balanta (din luna curenta si luna anterioara) se pot determina înregistrarile gresite/lipsa, care se pot corecta/reintroduce fie prin optiunea "Operare manuala facturi" daca ele se refera la luna curenta , fie prin optiunea "Componenta sold clienti/furnizori/conturi mici" din meniul "Diverse" daca ele se refera la lunile închise.

Aceste observatii sînt valabile si la furnizori/conturi mici.

5. Evidenta numere de facturi atribuite

A se vedea punctul "5 Numere de facturi" din capitolul III.

6. Actualizare conturi pe activitati

A se vedea punctul "4 Activitati" din capitolul III.

7. Reeditare facturi

Prin aceasta optiune se poate retipari la imprimanta înca un exemplar al unei facturi (ratacite de exemplu).

8. Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasând tasta <Enter>, pentru urmatoarela variante de operare clienti în calculator:

[ ] Document auxiliar atasat facturii

Daca se pune X se permite introducerea unui numar auxiliar atasat facturii. Exemplu: numar situatie de lucrari, numar de comanda interna ,etc.

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII

Daca se pune X, se permite introducerea din tastatura a continutului rubricii EXPLICAŢII, în caz contrar, se completeaza automat de program cu " nume client".

<Articole contabile>

Aceasta optiune permite prestabilirea contului debitor si creditor care sa apara automat în rubricile CONT_D si CONT_C la operarea manuala facturi, în zona articol, la optiunea "Adaugare". În prima coloana se introduce indicativul CL, iar în urmatoarele doua conturile debitor si creditor. Se iese apasând simultan tastele <Ctrl> si <Enter>.

Se iese din "Optiuni" apasând tasta Esc.

Cap.V FURNIZORI

1.Operatiuni pe furnizor/factura

Problematica de la furnizori este similara cu cea de la clienti cu urmatoarele observatii:

- Cod fiscal - codul fiscal al furnizorului sau un cod intern.

- Factura - factura de la furnizor (sau NIR daca urmarirea furnizorilor se face pe receptii).

- Numar document - nr. nota de intrare-receptie: NIR (sau factura daca urmarirea furnizorilor se face pe receptii).

- Daca nu se doreste urmarirea soldului contului 401 pe furnizori, ci numai pe nota de intrare-receptie, se poate face o înregistrare simplificata astfel:

- la cod fiscal se introduce acelasi cod la toti (Ex. codul: 1111)

- la factura se introduce numar NIR

Este cazul, de exemplu, la firme cu comert "en gros" unde sunt multe receptii, dar care de regula sunt si platite la ridicarea marfii, deci nu se justifica urmarirea pe furnizori.

Pentru usurarea înregistrarii la receptii de marfuri este bine sa se introduca articolele contabile posibile prin optiunea "Articole contabile" din meniul "Optiuni", ceea ce va însemna ca pentru fiecare receptie programul sa ceara introducerea doar a sumelor nu si a conturilor. Daca pentru o anumita receptie un articol contabil prestabilit nu se face, atunci se introduce zero la valoare si astfel programul îl va ignora. Daca în meniul "Optiuni" se marcheaza cu [X] optiunea "Receptii marfuri", atunci programul cere total debit 371 si calculeaza automat TVA neexigibil si adaos comercial. În acest caz e important ca în "Articole contabile" sa se introduca conturile în ordinea: 371 la 401,4428,378 si apoi celelalte. Daca aceste conturi au analitice, atunci ca articole contabile predefinite e suficient sa se introduca numai perechile de conturi pentru analiticul cel mai frecvent, celelalte analitice introducîndu-se pentru fiecare receptie în parte.

În cazul când marcajul [X] Receptii marfuri e pus si doresc sa modific CONT_D sau CONT_C din înregistrarea contabila atunci pot sterge marcajul [X] ACP (Articole contabile predefinite).

2.Operatiuni pe nota contabila

În optiunea precedenta articolele contabile sunt grupate pe cod furnizor si factura. Daca doresc sa fac înregistrari pe aceeasi nota pentru mai multi furnizori (si facturi) de exemplu salarii, la prestatori, atunci fac introducerea prin aceasta optiune.

3.Consultare toate operatiunile

Similar cu clienti.

4.Liste

Listele (care sunt) sunt similare cu cele de clienti. Apare în plus "Raport de gestiune".

Observatiile de la paragraful "IMPORTANT" din cap.IV , punctul 4 Liste sînt valabile si la furnizori.

5.Optiuni

Similar clienti.

Cap.VI BANCA /CASA /CECURI

BANCA

1. Operatiuni

Se intra pe aceasta optiune pentru introducerea în calculator a extraselor de cont de la banca. De retinut ca prin jurnalul de banca se opereaza conturile: 5121, 5126, 5124, 519, 541. Se introduce mai întâi contul si data extrasului (ziua de banca), pe ecran va apare soldul de început al zilei, care trebuie sa fie identic cu cel din extras daca s-au operat corect toate extrasele precedente. Se opereaza apoi fiecare rând din extras selectând dupa caz optiunea "Incasari" sau "Plati".

Daca se face încasarea unei facturi si clientii se urmaresc analitic (marcaj cu * în planul de conturi), atunci trebuie introdus numarul de factura (si codul clientului daca factura nu a fost emisa).Daca nu se cunoaste nr.de factura, atunci se introduce codul fiscal, la rubrica factura nu se introduce nimic si pe ecran apare un total cu facturile neîncasate pentru a alege una din ele. În zona articol a ecranului va fi adusa automat suma totala de încasat, care se poate modifica daca încasarea s-a facut partial. În plus, daca optiunea "oglinda facturii" este marcata cu [X], atunci pe ecran imaginea extrasului este înlocuita temporar cu imaginea înregistrarilor facute pe factura respectiva. Daca se face o încasare în avans, pe ecran va apare avertsmentul "Aceasta factura la acest client nu a fost emisa !".

Daca se face plata unui furnizor care se urmareste analitic (marcaj cu * în planul de conturi) se procedeaza similar cu încasarea.

Daca se face o înregistrare cu un cont mic (care se urmareste analitic pe un cod) atunci trebuie completata obligatoriu rubrica COD_FSC.

Daca pentru aceeasi suma se fac mai multe articole contabile concomitent, atunci dupa ce s-a facut primul articol se alege optiunea "Concomitent" pentru a face si urmatoarele. De retinut faptul ca articolele contabile care nu afecteaza contul de banca vor apare tot în registrul jurnal de banca. Altfel, ele ar trebui întroduse prin "Operatiuni diverse" si ar apare în registrul jurnal general.

Daca se alege optiunea Încasari, pe credit apare %. Sunt doua cazuri: 1) peste % se introduce contul creditor si 2) peste % se tasteaza <Enter> iar în rubrica valoare se introduce total debit. În acest caz dupa ce se tasteaza <Enter> pe Confirm se cer pe rând conturile creditoare si valorile respective. Suma creditoare se va cere cât timp nu exista egalitate total debit cu total credit. Daca nu mai am nimic de înregistrat si programul mai cere, întrerup cu ESC si corectez înregistrarile deja introduse.

Daca se fac înregistrari cu TVA se procedeaza astfel: Încasari: În articolul cu % se introduce valoare totala, iar apoi se introduce contul 4427 si calculatorul va calcula automat TVA colectat. La articolul urmator se introduce contul de venit si calculatorul va afisa valoarea ca diferenta între total si TVA.

Daca se alege optiunea Plati se procedeaza similar.

2. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile facute prin "Banca" pe luna de gestiune (nu numai dintr-o anumita zi ca în optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita înregistrare dupa oricare din coloanele: CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

3. Liste

Se pot obtine urmatoarele liste:

- Situatia încasari/plati prin banca. Este o imagine a extraselor de banca.

- Centralizator pe conturi. Este nota contabila a înregistrarilor prin banca cumulate pe luna.

- Registrul jurnal de banca.

4. Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasând tasta <Enter>, pentru urmatoarele variante de operare banca în calculator:

[ ] Document auxiliar atasat extrasului de cont

Daca se pune X, se permite completarea rubricii numar document. Exemplu: Nr.extras de cont, ordin de plata, chitanta (la casa) etc.

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII.

Daca se pune X, se permite completarea acestei rubrici, altfel se completeaza automat cu "nume client" pentru încasari sau "nume furnizor" pentru plati.

[ ] Oglinda facturii/receptiei

Daca se pune X, dupa introducerea codului fiscal si a nr. de factura, imaginea extrasului de cont de pe ecran se înlocuieste temporar cu toate înregistrarile facute pe factura respectiva.

<Articole contabile>

Aceasta optiune permite prestabilirea contului debitor si creditor care sa apara automat în rubricile CONT_D si CONT_C în zona articol, la optiunile "Încasare" si "Plata". În prima coloana se introduce indicativul BC, iar în urmatoarele doua conturile debitor si creditor. Se iese apasând simultan tastele <Ctrl> si <Enter>.

Se iese din "Optiuni" apasând tasta Esc.

CASA

Problematica este similara cu cea expusa la Banca cu deosebirile:

- extrasul de cont este înlocuit cu fila registrului de casa;

- indicativul BC se înlocuieste cu CS.

- apare o situatie în plus si anume "Borderou de vînzari(încasari)" pentru vînzarile de marfa în numerar cu chitanta. În acest caz la introducerea operatiunilor (valoare marfa fara TVA si TVA) este obligatoriu completarea rubricii NRDOC cu nr.de chitanta.

Important: Nu se pot transfera sume între Banca-Casa printr-un singur articol contabil, ci numai prin cont intermediar (doua articole contabile).

Exemplu: la scoaterea de numerar din cont curent se fac 2 articole contabile:

- prin optiunea Banca 581=5121

- prin optiunea Casa 5311=581

Cap. VII OPERAŢIUNI DIVERSE

1. Operatiuni

Prin aceasta optiune se introduc toate articolele contabile, mai putin cele de Banca, Casa, debitul lui 411, creditul lui 401 (daca aceste conturi au fost marcate cu * în planul de conturi).

Se introduce la început numarul notei contabile si data. Urmeaza doua modalitati de lucru:

- la rubricile % = % se completeaza atât cont debitor cât si cont creditor (articol contabil simplu), atunci pentru fiecare articol contabil de introdus trebuie aleasa optiunea "Adaugare" si apoi introduse cele doua conturi ale inregistrarii.

- daca la una din rubricile % = % (articol contabil compus) se introduce un cont, atunci trebuie introdusa în rubrica alaturata total suma pe nota contabila, dupa care se mai introduce numai celalalt cont si suma pentru fiecare articol contabil ce compune totalul de sus. Se vor cere sume pe cont corespondent cât timp nu exista egalitate total debit cu total credit. Daca nu mai am nimic de înregistrat si programul mai cere sume, atunci întrerup cu ESC si corectez înregistrarile deja introduse.

Daca unul din conturi se urmareste analitic pe un cod (+factura) programul va crea completarea acestor rubrici. Rubrica de 1 caracter imediat dupa factura se completeaza numai daca pe aceleasi facturi am 2 TVA-uri (1=22%, 2=11%, 3=0). În rubrica de 1 caracter înainte de Confirm se completeaza cod activitate (daca e cazul).

2. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile facute prin "Operatiuni diverse" pe luna de gestiune (nu numai pe un anumit numar de document ca în optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita înregistrare dupa oricare din coloana: NRDOC, CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

3. Registru jurnal general

Acest registru contine pe lînga toate operatiunile facute prin optiunea "Operatiuni diverse" si totalurile din registrele auxiliare de clienti, furnizori, banca, casa.

Total rulaje din acest registru trebuie sa coincida cu cele din balanta.

4.Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasând tasta <Enter>, pentru urmatoarele variante de operare operatiuni diverse în calculator:

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII

Daca se pune X, se permite completarea acestei rubrici, altfel cursotul sare peste ea.

Cap.VIII INCHIDERE CONTURI. IMPOZIT PE PROFIT

Prin aceasta optiune se pot genera automat articole contabile pentru:

- Închidere cont 371.

- Închidere cont 348.

- Închidere conturi de venituri si cheltuieli.

- Calcul impozit pe profit.

- Listare: "Declaratia cu calculul impozitului pe profit".

Nu este obligatoriu ca aceste articole contabile sa se faca automat, ele se pot introduce si manual prin "Operatiuni diverse". În acest caz este bine ca prin optiunea "Configurare" din meniul "Diverse" sa se stearga marcajul X.

Chiar în cazul când se fac automat aceste articole contabile se pot modifica /sterge /adauga prin optiunea "Operatiuni diverse" intrând pe nr.document: NC995, NC996, NC997, NC998, NC999. Atentie: daca se reia închiderea de conturi, modificarile facute manual pe aceste note se vor pierde.

Închidere cont 371.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se creaza înregistrarile 607,378,4428=371 cu numar de document NC995. Coeficientul K se calculeaza procentual cu 2 zecimale pentru fiecare analitic al contului 371 în parte.

Închidere conturi de venituri si cheltuieli.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se creaza înregistrarile 7xx=121 cu numar de document NC997 si 121=6xx cu numar de document NC998.

Calcul impozit pe profit.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se genereaza "Declaratia privind calculul impozitului pe profit" pe baza datelor din calculator si a întrebarilor puse de program si se creaza înregistrarile 691=441 si 121=691 cu numar de document NC999. Pe ecran va apare "Declaratia privind calculul impozitului pe profit", din care, dupa consultare, se iese apasând tasta Esc.

Listare declaratie la imprimanta.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se va lista la imprimanta "Declaratia privind calculul impozitului pe profit".

Daca dupa ce s-au închis conturile si s-a calculat impozitul pe profit, se mai fac modificari în operatiuni (altele decât pe NC995, NC996, NC997, NC998, NC999), atunci trebuie reluate aceste optiuni. Prin reluare se vor sterge automat vechile înregistrari si se vor crea altele cu aceleasi numere: NC995, NC996, NC997, NC998, NC999. De regula daca se reia închiderea conturilor de venituri si cheltuieli trebuie reluat si calculul impozitului pe profit.

Cap.IX CONSULTARE OPERAŢIUNI PE UN CONT

Prin aceasta optiune se pot afisa pe ecran sau la imprimanta toate operatiunile facute pe un anumit cont indiferent daca au fost introduse prin "Operatiuni diverse" sau celelalte meniuri. Este utila pentru a vedea sumele din debitul si creditul contului.

Daca se introduce de exemplu contul 411.01 se vor afisa operatiunile facute pe acest analitic, iar daca se introduce 411 se vor afisa întregistrarile pe toate analiticele lui 411.

Cap.X SOLDUL UNUI CONT

Prin aceasta optiune se poate consulta la ecran soldul de început de an, rulajele cumulate la inceputul lunii, rulajele lunii si soldul de sfirsit de luna. Aceste sume se obtin relativ la luna dorita care poate fi luna de gestiune sau alta luna neînchisa. De asemenea, sumele se obtin pe cont sintetic sau analitic dupa cum contul s-a introdus cu sau fara analitic.

Daca contul solicitat este urmarit analitic (marcaj cu * în col. URM în planul de conturi), atunci soldul din balanta al acestor conturi trebuie sa coincida cu cel obtinut din înregistrarile ce îl compun. Daca nu coincid pe ecran va apare aceasta diferenta, care trebuie rezolvata. (A se vedea Cap.IV punctul 4 paragraful IMPORTANT).

Cap.XI LISTE FINALE

1.Balante

Balanta se poate scoate în patru variante:

- cu rulaje lunare si cumulate.

- cu rulaje lunare si total sume.

- cu rulaje cumulate si total sume.

- cu 5 serii de egalitati

Fiecare din cele 4 variante poate fi analitica sau sintetica. Cea sintetica contine total pe atâtea cifre din cont cât s-a declarat radacina în planul de conturi.

La un cont pot obtine subtotaluri în balanta analitica câte nivele s-au introdus în planul de conturi.

De exemplu: daca în planul de conturi am conturile 6 Cheltuieli:

600 Cheltuieli materiale

60001 Cheltuieli sectia 01

60002 Cheltuieli sectia 02

atunci în balanta voi avea aceste 4 rânduri de totaluri.

2.Fise cont

Fisele de cont contin operatiunile grupate pe fiecare cont (debit si credit). Ele se pot scoate pentru orice perioada se doreste si în acelasi timp pentru un anumit cont sau pentru toate. Deci aceste fise trebuie listate cel putin înainte de închiderea de an.

Conturile care au foarte multe operatiuni (411, 371, etc.) se pot lista centralizat daca în Planul de conturi coloana CEN se completeaza cu DA.

3.Cartea mare

Cartea mare are lunile pe orizontala (pe coloane), iar conturile pe verticala. Nu se poate lista decât pe o imprimanta A3 cu hîrtia montata orizontal.

Nivelul de totalizare din cartea mare este determinat de radacina contului (3 sau 4 cifre) declarata în planul de conturi.

4.Ordin de plata impozite si taxe

Cu aceasta optiune se pot edita automat la imprimanta ordinele de plata pentru impozite si taxe câte trei exemplare pe fiecare pagina A4. Sumele de plata se iau fie din rulajul lunar fie din soldul contului corespunzator din balanta. Aceste conturi precum si beneficiarii, banca si conturile de banca trebuie introduse într-un fisier în care se poate intra daca se raspunde cu DA la întrebarea "Modificati fisier taxe ?". Aceasta întrebare apare când se intra pe optiunea "Ordin de plata". A doua coloana din fisier se completeaza cu S, D, C dupa cum suma de plata se ia din sold, rulaj debitor sau rulaj creditor. Daca coloana SUMA se lasa necompletata (zero), atunci ea se va completa automat de program, iar daca se completeaza, atunci va fi preluata ca atare în ordin. În acest ultim caz nu e obligatorie completarea primelor 2 coloane.

Daca trebuie refacut un ordin pastrând numarul acordat de program, atunci la întrebarea "Ultimul numar acordat" se raspunde cu numarul ordinului minus 1 si se va raspunde cu DA numai la ordinul în cauza.

Venituri-Cheltuieli pe activitati

Dupa cum s-a vazut în paragrafele de introducere operatiuni, orice articol contabil care are în debit un cont de cheltuieli de exploatare, iar în credit un cont de venituri din exploatare, are atasat si contul de gestiune 921,923,924,931 cu analitice sectii, centre de cheltuieli sau subunitati.

Generare înregistrari în clasa 9

Pornind de la înregistrarile în conturi financiare care îndeplinesc conditiile de mai sus, programul face automat înregistrari contabile în clasa 9.

Optiunea: <9xx=901>

Prin aceasta optiune se genereaza automat înregistrarile care vor avea în debit contul de gestiune din înregistrarile cu cheltuieli de exploatare (6xx= % )

Exemplu: % =

921

923

924

Optiunea: <9xx=902>

Prin aceasta optiune se genereaza automat înregistrarile care vor avea în debit contul de gestiune din înregistrarile cu venituri din exploatare ( % =7xx )

Exemplu: 931

Repartizarea sumelor din conturile 923 si 924 se poate face manual sau automat de program.

Liste

Lista tuturor operatiunilor

Se obtine o lista cu toate înregistrarile din clasa 9 facute automat sau manual.

Situatia lunara (cumulata)

Se obtine pe de o parte situatia veniturilor în doua variante de listare:

venituri realizate de o anumita activitate defalcate pe feluri de venit.

venituri de un anumit fel defalcate pe activitatile care le-au realizat.

si pe de alta parte situatia cheltuielilor în doua variante de listare:

cheltuieli facute de o anumita activitate defalcate pe feluri de cheltuieli.

cheltuieli de un anumit fel defalcate pe activitatile care le-au facut.

Situatia comparativa

Contine venituri, cheltuieli si beneficii realizate de fiecare activitate.
Cap.XII DIVERSE

1.Societate

Cu aceasta optiune se stabilesc date specifice societatii pentru care e folosit programul. Unele din aceste date se folosesc la titlul sau finalul listelor, altele la facturi si dispozitii de încasare/plata.

2.Configurare

Pozitionarea pe una din optiunile urmatoare se face cu sagetile, iar marcajul X dintre parantezele drepte apare si dispare apasând tasta <Enter> .

[ ] Împrospatare automata a ferestrei.

Daca se pune X orice adaugare/modificare în zona articol apare imediat în zona fereastra.

[ ] Înregistrari în clasa 9 odata cu 6xx=%.

Daca se pune X orice articol contabil cu 6xx în debit (numai cheltuieli de exploatare) va cere introducere obligatorie cont de gestiune, (care trebuie sa existe în planul de conturi).

[ ] Înregistrari în clasa 9 odata cu %=7xx.

Similar cu cheltuieli dar pentru venituri din exploatare.

[ ] Blocare optiune "Operatiuni".

Se foloseste în special pe retea când responsabilul cu balanta a scos o balanta corecta, nu a închis înca luna si îi împiedica pe ceilalti utilizatori sa mai faca operatiuni. Ei pot totusi consulta operatiuni.

[ ] Închidere automata conturi.

Daca se pune X se activeaza optiunea "Închidere conturi si calcul impozit" din meniul "Operatiuni".

[ ] Data facturii indica luna de înregistrare în contabilitate.

Daca se pune X luna în care factura intra în contabilitate la emitere automata facturi este preluata din data facturii, altfel programul cere aceasta data.

[ ] Imprimanta.

Se intra pe un fisier cu câte o înregistrare pentru fiecare lista a programului. În functie de tipul imprimantei se poate modifica formatul A4/A3 Orizontal/Vertical si densitatea caracterelor pe rând si pe coloana.

3.Dictionar de Clienti/Furnizori

- codul fiscal

- denumirea

- banca

- contul curent la banca

- localitatea

- adresa

- judet

- intern/extern: DA= extern, spatiu sau NU=intern

Tot în locul codului fiscal poate fi introdus de exemplu un nr. de comanda dupa care poate fi urmarita executarea unor lucrari pentru un client la care nu intereseaza urmarirea pe factura. De asemenea, daca se doreste urmarirea analitica a facturilor dar nu pe clienti/furnizori atunci se poate da un cod comun tuturor. (De exemplu: la unitatile de comert cu ridicata toti furnizorii pot primi acelasi cod: 1111).

La conturile mici în locul codului fiscal se poate introduce un cod al persoanei (marca) daca este cazul.

Daca se modifica codul unui client, atunci el se va modifica automat în toate operatiunile facute pe codul vechi.

4. Plan de conturi

Programul este livrat împreuna cu un fisier plan de conturi redus care se va modifica si completa cu conturile folosite de beneficiar.

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Diverse". Fisierul contine urmatoarele informatii:

CONT - simbol cont sintetic si analitic

DENS - denumire cont (prescurtata)

TIP - tip (A-activ,P-pasiv,B-bifunctional)

RAD - lungime radacina (3 sau 4 cifre)

CEN - centralizabil: se completeaza cu DA daca în fisa de cont analitica dorim ca acest cont sa apara centralizat, desi înregistrarile s-au facut analitice (pentru a nu obtine liste prea lungi).

Ex: 411, 371, etc.

DEN - denumire completa (optional)

ANA_121 - se completeaza pentru conturile de venituri si cheltuieli numai daca se închid prin analiticele lui 121.

IC - se marcheaza cu * conturile marcate cu * în coloana URM numai daca împerecherea se doreste a se face doar pe COD nu si pe factura (nr.document).

Marcajele Activ/Pasiv, DA/NU, * se modifica tastând bara de spatiu.

Structura planului de conturi determina nivelele de totalizare din balanta. De exemplu: daca în planul de conturi am structura

411 Clienti

411.1 Clienti interni

411.1.1 Clienti vânzari produse

atunci în balanta analitica voi avea totaluri pe toate aceste trei niveluri. Balanta sintetica va contine numai total 411.

Nu se poate sterge un cont care are sold sau rulaje.

5.Refacere indexi

Din când în când, dar mai ales dupa oprirea fortata a calculatorului, întreruperi de curent, observarea unor incoerente sau mesaje neasteptate se va lansa aceasta optiune pentru refacerea unor legaturi ale fisierelor.

De retinut ca aceasta optiune poate doar ajuta, în nici un caz nu strica ceva.

6.Salvare fisiere pe discheta

Pentru securitatea datelor este bine ca periodic, dar cel putin o data pe luna înainte de închidere sa se faca o salvare pe discheta a datelor pentru a avea o rezerva în caz de alterare sau distrugere a fisierelor din cauza unor defectiuni hard, întreruperi de curent, etc.

Daca se reia salvarea pe aceeasi discheta fisierele se vor copia peste primele.

E de preferat sa se faca o salvare cu împachetare a bazei de date din afara programului pentru ca capacitatea dischetei este de cele mai multe ori prea mica.

7.Închidere de luna

Odata pe luna dupa introducerea tuturor operatiunilor, listarea situatiilor si verificarea lor, se lanseaza aceasta optiune pentru a pregati trecerea la luna urmatoare: incrementarea cu 1 a lunii de gestiune, cumularea rulajelor lunare la rulaje cumulate în balanta, trecerea în fisierul istoric a operatiunilor, etc. Pe luna închisa nu se vor mai putea face operatiuni.

Înainte de închiderea propriu-zisa programul face 3 verificari, si anume:

- daca s-a generat registru jurnal general;

- daca s-au mai facut înregistrari dupa generarea ultimei balante;

- daca exista înregistrari cu conturi urmarite analitic (marcate cu * în planul de conturi), dar care nu au completata rubrica Cod fiscal sau atât contul debitor cât si creditor din aceeasi înregistrare sunt urmarite analitic (În acest caz, operatiunea trebuie stearsa si facuta prin cont intermediar 581 pe doua înregistrari).

Închiderea de luna este o operatiune mai delicata si de aceea oprirea calculatorului sau întreruperea de curent pe parcursul executiei poate duce la alterarea bazei de date. O copie înainte de închidere este foarte importanta.

Închiderea lunii a XII-a are ca efect automat închiderea anului, odata cu care programul face arhivari ale datelor anuale.

8.Redeschidere de luna

Ultima luna închisa se poate redeschide pentru a mai face anumite operatiuni sau pentru reeditarea unor situatii. Este importanta la început de an când normele de bilant vin doar prin luna martie si trebuie redeschisa luna a XII-a.

9.Încarcare/modificare sume în balanta

Aceasta optiune se foloseste:

la implementarea aplicatiei pentru introducerea sumelor din balanta de pornire.

pentru corectarea sumelor din balanta în caz de alterare a acestora.

pentru defalcarea sumelor de pe un cont sintetic pe subconturi analitice daca acest lucru nu a fost facut la implementare.

pentru comasare sume din subconturi analitice în cont sintetic.

A se vedea si Cap.VIII Alte operatiuni.

10.Încarcare componenta sold la clienti/furnizori / conturi mici

Daca rubrica URM din Planul de conturi s-a completat la cel putin un cont, atunci trebuie introdusa înregistrarea care compune acest sold pe fiecare client/furnizor/colaborator (si factura):

- cod fiscal

- nr. factura

- data

- cont debitor

- cont creditor

- valoare

- explicatii (optional)

Observatii pentru cazul Clienti: (Se procedeaza similar pentru Furnizori si conturi mici.)

- În locul codului fiscal programul accepta introducerea unui cod intern de 4 cifre.

- Factura nu se completeaza daca urmarirea se face pe total client .

- Înregistrarea soldului unui client(factura) se face completând DATA cu data emiterii facturii sau orice data din perioada închisa, contul debitor cu 411, în valoarea cu soldul facturii la începutul perioadei.

Cap.XIII ALTE OPERAŢIUNI

1. Defalcare sume din cont sintetic pe subconturi analitice

Aceasta operatiune se face parcurgând urmatoarele faze:

a) Se introduc în planul de conturi conturile analitice.

b) Se intra pe optiunea "Încarcare/modificare sume în balanta" si se face pozitionarea pe contul analitic în cauza, apoi se selecteaza "Modificare".

- se introduc soldul si rulajele defalcate pe analitice.

- se sterge rândul de sintetic selectând "¦tergere".

c) Daca sunt operatiuni pe lunile neînchise în contul sintetic ele trebuie corectate în analitice.

Observatie: În unele cazuri e de preferat ca în loc sa se defalce soldul initial si rulajele cumulate de pe contul sintetic pe analitic, sa se creeze un analitic separat în care sa se preia aceste sume. Pe acest analitic nu se va mai opera în continuare, deci el nu va mai cumula rulaje, iar celelalte analitice create sau vor avea sold initial ci numai rulaje. Bineînteles în balanta pe totalul sintetic se vor vedea atât solduri initiale cât si rulaje.

Atentie: daca dupa operatiile de mai sus se face o redeschidere de luna, atunci e bine sa se consulte acest cont în balanta si sa se refaca daca e cazul planul de conturi cum a fost în luna redeschisa. Acelasi lucru trebuie facut si cînd se reia închiderea.

2.Comasare sume din subconturi analitice pe cont sintetic

Aceasta operatiune se face parcurgând urmatoarele faze:

a) Se sterg rândurile din balanta cu conturile analitice în cauza prin optiunea "Încarcare/modificare sume în balanta" (În prealabil se noteaza soldul initial si rulajale cumulate de pe conturile analitice pentru a se totaliza).

b) Se sterg din planul de conturi conturile analitice prin optiunea "Plan de conturi".

c) Se înregistreaza totalurile de la a) pe contul sintetic prin optiunea "Încarcare /modificare sume în balanta".

d) Daca sunt operatiuni pe lunile neînchise în conturi analitice, ele trebuie corectate în cont sintetic.

Cap.XIV INSTRUCŢIUNI PRIVIND NAVIGAREA PRIN MACHETELE DE ECRAN

Indiferent daca se introduc în calculator articole contabile sau se actualizeaza fisierele de plan de conturi, terti, balanta, machetele de ecran au o structura asemanatoare si se compun din urmatoarele zone:

- zona de grupare - apare la operare clienti, furnizori, banca, casa si operatiuni diverse. Aici se cer datele de grupare a articolelor respectiv pe :

- cod fiscal /factura - la clienti si furnizori.

- data - la banca, casa

- numar document - la operatiuni diverse

- zona fereastra - în care sunt vizualizate înregistrari facute pe un anumit grup, respectiv toate înregistrarile (daca nu exista grupare) dinaintea si dupa înregistrarea curenta. Se poate intra în aceasta zona daca se selecteaza "Fereastra" din zona actualizare.

- zona articol - în care este vizualizata înregistrarea curenta si în care se introduc si se modifica date. Pentru a-l modifica orice articol trebuie adus în aceasta zona. În fiecare din rubricile acestei zone se pot introduce sau corecta cifre sau alte caractere dupa care se apasa <Enter> ca sa treaca cursorul în rubrica urmatoare. Daca vrem sa trecem peste rubrici fara sa le modificam, atunci apasam doar <Enter>. Tot fara modificare se poate trece peste rubrici înainte cu tasta "sageata jos" si înapoi cu tasta "sageata sus". Ultimile doua rubrici sunt de control: "Confirm" si "Abandon". Selectarea uneia din ele se face cu sagetile si apasare <Enter>, sau apasând direct litera C sau A. Daca se selecteaza "Confirm" înregistrarea va fi preluata în calculator, altfel va fi abandonata. (Tot abandonare se obtine si daca se apasa Esc indiferent pe ce rubrica se afla cursorul).

Daca înregistrarea este preluata, atunci ea va aparea în zona fereastra. Cursorul va trece automat în zona de actualizare.

- zona de actualizare - contine optiunile de actualizare a fisierelor: adaugare, modificare, incasare, plata, stergere, fereastra, etc. Selectarea optiunii dorite se face fie prin deplasare cu sagetile si apasare <Enter>, fie apasând direct litera "aprinsa" a optiunii. Efectul este pozitionarea cursorului pe una din rubricile zonei articol. Exceptie face selectarea optiunii "Fereastra" care are ca efect marirea zonei fereastra si pozitionarea cursorului în aceasta zona cu scopul de a face o consultare de ansamblu a înregistrarilor. Deplasarea în aceasta zona se face cu tastele: sagetile, enter, home, end, page-up, page-down. Revenirea din zona fereastra în zona articol se face cu tasta Esc.

Iesire din zona actualizare în zona de grupare se face apasând Esc.

- zona de pozitionare - contine optiunile de pozitionare pe un anumit articol: primul, ultimul, urmatorul, precedentul, cautare. Selectarea optiunii dorite se face fie prin deplasare cu sagetile si apasare <Enter>, fie apasând direct litera "aprinsa" a optiunii. Efectul este aducerea din zona fereastra în zona articol a înregistrarii corespunzatoare cu scopul de a o vizuliza sau modifica. Daca s-a selectat "Cautare", se poate aduce în zona articol o înregistrare care are o anumita valoare a unei rubrici.

Document Info

Accesari: 6610
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta

Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul:
in pagina web a site-ului tau.

eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare