Expertiza contabila extrajudiciara (amiabila)

Expertiza contabila extrajudiciara (amiabila)

Expertizele contabile extrajudiciare sunt efectuate de catre experti contabili în afara procedurilor reglementate privind rezolvarea unor cauze supuse verdictului justitiei (sunt efectuate în afara unui proces justitiar) si nu au calitatea de mijloc de proba în justitie; cel mult, servesc drept argument pentru solicitarea de catre parti a administrarii probei cu expertiza contabila judiciara sau pentru rezolvarea unor litigii pe cale amiabila. Expertizele contabile extrajudiciare sunt solicitate de catre partile care îsi aleg singure expertii contabili si le stabilesc obiectivele la care acestia trebuie sa raspunda. Economia de piata bazata pe libera initiativa constituie premisa extinderii domeniilor de abordare a expertizei contabile extrajudiciare.

Principalele trasaturi caracteristice ale expertizei contabile extrajudiciare sunt:

a.     Este mijloc de fundamentare a deciziilor , de conciliere între partenerii comerciali si de afaceri si de fundamentare preliminara a actiunilor si contestatiilor în justitie;

b.     Este activitatea prin care partile interesate pot dobândi -în afara actiunilor judiciare - lamuriri de natura economico-financiara din partea unor profesionisti contabili independenti, de înalta probitate si cu deontologie profesionala recunoscuta;

c.     Se axeaza pe cercetarea obiectivelor fixate de solicitant(ti) , dar expertul contabil poate releva si obiective colaterale, pe care le considera relevante în speta;

d. Este o activitate contractata la solicitarea celor care o considera oportuna în 626b118g actiunile pe care vor sa le întreprinda.

Expertizele contabile extrajudiciare au caracter complex, caracterizat prin pluralitatea si diversitatea problematicii abordate. Exemplificam câteva din domeniile ce pot fi identificate ca obiect al expertizelor extrajudiciare:

Fundamentarea deciziei de alegere a partenerilor comerciali si de afaceri. Expertizele din acest domeniu pot fi efectuate si fara acordul potentialilor parteneri comerciali si de afaceri, pe baza situatiilor financiare anuale si interimare publicate de catre acestia.

Concilierea derularii tranzactiilor comerciale si de afaceri . Eventualele conflicte generate de punerea în aplicare a contractelor comerciale si de afaceri au doua solutii alternative: recursul în justitie sau arbitrajul unui expert contabil agreat de catre parti. Ultima varianta prezinta urmatoarele avantaje: alegerea si desemnarea expertului contabil nu sunt supuse unor norme procedurale restrictive; partile au posibilitatea sa-si formuleze nerestrictiv obiectivele si întinderea expertizei contabile; expertul contabil poate avea el însusi un rol activ în formularea obiectivelor si întinderea expertizei contabile, putând emite consideratii lamuritoare colaterale obiectivelor fixate de parti; în caz de neconciliere , partile pot utiliza acest tip de expertize contabile extrajudiciare drept fundamentari preliminare în actiunile adresate justitiei

Fundamentarea preliminara a actiunilor adresate justitiei. Un mijloc de asigurare a calitatii, realitatii, exactitatii si legalitatii -sub aspect formal si de continut - informatiilor care stau la baza actiunii arbitrale îl constituie expertiza contabila, ca mijloc de fundamentare a actiunilor arbitrale judecatoresti, dispusa de conducerea agentului economic care solicita actiunea arbitrala.

Fundamentarea preliminara a actiunilor de contestare a actelor de control administrativ, în vederea eliminarii costurilor si economiei de timp.

Numirea expertilor contabili în cazul expertizelor contabile extrajudiciare se efectueaza pe baza de contract de prestari servicii, destinatarii fiind partile contractante. În cazul în care exista mai multe parti implicate, expertul contabil trebuie sa fie agreat de catre fiecare dintre acestea. Fiind un act bilateral, acest contract trebuie sa cuprinda un dispozitiv în care sa fie identificabile partile contractante, respectiv, cabinetul de expertiza contabila pe de o parte si solicitantul , pe de alta parte. Un contract destinat prestatiei unei misiuni de expertiza contabila extrajudiciara trebuie sa cuprinda urmatoarele clauze minimale:

Partile contractante, cu indicarea sediului social sau al adresei de domiciliu, dupa caz a calitatii contractuale si a reprezentantului legal. Expertul contabil trebuie sa mentioneze Sectiunea si pozitia din Tabloul Corpului.

Obiectul contractului consta în indicarea obiectivelor (întrebarilor) la care expertul contabil trebuie sa formuleze raspunsuri (concluzii). În situatia în care numarul de obiective este relativ mare, se poate introduce în contract o formulare care sa permita redactarea acestora într-o anexa la contract.

Materialul documentar minimal pe care beneficiarul trebuie sa-l puna la dispozitia prestatorului. În masura în care structura materialului documentar este diversificata, cuprinzând multe referinte documentare, este recomandabil ca acesta sa fie prezentat într-o anexa la contract.

Locul si data depunerii raportului de expertiza contabila extrajudiciara.

Onorariul expertului contabil, negociat în conformitate cu Tariful profesional. În spiritul profesionalismului si transparentei, se recomanda detalierea calculului onorariului.

Clauza de confidentialitate care are rolul de a consolida prestigiul profesiei contabile , prin comportamentul etico-profesional al membrilor sai.

Toate aceste clauze contractuale trebuie sa fie rezultatul negocierilor directe dintre partile contractante, lipsa oricareia dintre ele sau formularea neexplicita, putând conduce la nulitatea relativa sau la rezilierea contractului între oricare dintre cele doua parti.

Modelul unui contract de prestari servicii

Tabel nr.9

Programarea lucrarilor de expertiza contabila extrajudiciara presupune aceleasi demersuri ca si în cazul expertizei contabile judiciare, având în vedere angajamentele asumate prin contract în ceea ce priveste respectarea anumitor termene.

Responsabilitatea liber-profesionistului contabil consta în acceptarea sau refuzul unei misiuni , semnarea contractului de prestari servicii, a deciziilor privind sistarea sau anularea acestuia, analiza si semnarea rapoartelor si a oricaror alte atestari/certificari solicitate de client. 

În cazul expertizelor contabile extrajudiciare, anumite activitati pot fi delegate unor asistenti sau colaboratori. Contractele încheiate în acest scop pot include chiar clauze cu privire la lucrarile care sunt delegate si persoanele care le vor executa. Raspunderea finala pentru continutul si calitatea raportului de expertiza contabila extrajudiciara , revine integral expertului contabil care a contractat misiunea. Dimensiunile delegarii si supravegherii lucrarilor depind de marimea si complexitatea lucrarilor, volumul lucrarilor de executat si termenele de realizare ale acestora. Delegarea implica un control riguros al lucrarilor realizate. Prin urmare, orice delegare de atributii trebuie sa se efectueze astfel încât sa se asigure un grad rezonabil de certitudine cu privire la independenta, aptitudinile si competentele asteptate pentru îndeplinirea în bune conditii a lucrarilor. Membrii echipei trebuie sa posede calitati personale ( respectarea principiilor de integritate, obiectivitate, independenta si secret profesional ), aptitudini si competente . Organizarea echipei se realizeaza prin repartizarea responsabilitatilor în mod diferit ( în functie de nivelul competentelor, aptitudinilor si calitatilor personale ale fiecarui colaborator ) si prin fixarea de termene pentru fiecare lucrare care trebuie efectuata , în cadrul unui program de lucru. Organizarea superioara a muncii în echipa asigura un nivel rezinabil al raportului calitate/pret. În acest scop, expertul contabil liber profesionist responsabil cu supravegherea lucrarilor delegate asistentilor sau colaboratorilor, asigura instructiuni suficiente si corespunzatoare realizarii lucrarilor delegate, transmiterea catre asistenti si colaboratori a programului individual ce urmeaza a fi realizat de catre acestia, revederea lucrarilor efectuate de catre fiecare asistent sau colaborator fie personal, fie de un membru al cabinetului/societatii având competenta egala sau superioara celui supravegheat; supravegherea poate fi asigurata partial si de catre colaboratorii detinând un nivel de competenta satisfacator, adica o capacitate si o experienta corespunzatoare unor responsabilitati care le pot fi încredintate. Aceasta supraveghere se exercita, în principal, prin verificarea dosarelor de lucru, pentru a se asigura ca lucrarile progreseaza conform programului si termenelor prevazute pentru executarea lucrarilor colaboratorilor si pentru a le da acestora toate indicatiile de care au nevoie. Concret, supravegherea se materializeaza într-o nota de comentarii care se arhiveaza la dosarul lucrarii, diverse adnotari la documentele stabilite de catre colaboratori sau orice alte documente de lucru, note personale ale liber-profesionistului contabil. Opinia finala apartine liber-profesionistului contabil, care ramâne si raspunzator în mod personal.

În cazul angajarii de expertize contabile extrajudiciare de catre societati de expertiza si consultanta contabila sau cabinete individuale ale expertilor contabili care folosesc munca salariata, raspunderea pentru efectuarea acestora cu respectarea normelor deontologice de lucru si de raport elaborate de Corp revine administratorului si/sau sefului de cabinet, care trebuie sa contrasemneze lucrarile elaborate si supravegheate de subalternii lor. Executantilor le incumba raspunderea interna potrivit reglementarilor proprii raspunderea interna potrivit reglementarilor proprii de organizare si functionare ale fiecarei societati de expertiza si consultanta contabila, respectiv ale fiecarui cabinet individual de expertiza contabila.

Având în vedere faptul ca procedura de numire a expertilor se bazeaza pe încredere, aprecierea calitatii expertizei contabile extrajudiciare este mai putin vizata din punct de vedere subiectiv.

În cazul expertizelor contabile extrajudiciare , expertul contabil trebuie sa se conformeze doar normelor profesionale elaborate de organismul profesional. Având caracter amiabil, procedurile privind accesul la informatiile contabile nu sunt nici restrictionate, nici formalizate. Este recomandabil însa, ca aspectele esentiale privind documentarea si prezentarea concluziilor sa fie stabilite prin contractul specific acestui tip de misiune. Locul si data depunerii lucrarii trebuie sa rezulte din contractul încheiat între parti. În situatia în care aceasta clauza contractuala lipseste, locul trebuie sa fie registratura generala aflata la sediul solicitantului.

Responsabilitatea efectuarii expertizelor contabile extrajudiciare trebuie sa rezulte din contractul încheiat între expertul contabil si client. Expertizele contabile extrajudiciare nu trebuie sa faca rabat din punct de vedere al calitatii, cerintele etice, de documentare si fundamentare nediferentiind-o de expertiza contabila judiciara. Efectuarea fara responsabilitate a expertizelor contabile extrajudiciare se sanctioneaza cu scaderea prestigiului expertului contabil în rândul potentialilor solicitanti de astfel de misiuni. 

Redactarea Raportului de expertiza contabila extrajudiciara trebuie sa respecte aceleasi exigente ca si redactarea Raportului de expertiza contabila judiciara, cu urmatoarele particularitati:

În cazul în care misiunea de expertiza contabila extrajudiciara este solicitata unei societati de expertiza contabila, în cadrul Cap. I Introducere paragraful cu privire la identificarea expertului contabil va fi înlocuit cu mentiuni privitoare la denumirea si sediul social al societatii comerciale de profil, partea si pozitia acesteia în Tabloul Corpului, precum si numele si calitatea persoanei care reprezinta societatea în relatiile cu clientul. 

Având în vedere faptul ca relatiile expertilor contabili organizati în cabinete sau societati comerciale de profil cu clientii lor se stabilesc prin contract scris, semnat de ambele parti, este necesar ca în cadrul Capitolului I sa se mentioneze si numarul contractului semnat de ambele parti, denumirea, domiciliul sau sediul social al clientului.

Paragraful referitor la împrejurarile si circumstantele care au condus la necesitatea lucrarii de expertiza contabila extrajudiciara trebuie sa fie elaborat în mod profesional, cu conciziune, claritate si fara detalii inutile. Aceasta deoarece, spre deosebire de organul judiciar care are la îndemâna dosarul cauzei, utilizatorul expertizei contabile extrajudiciare nu dispune de un astfel de dosar. 

Obiectivele expertizei contabile extrajudiciare trebuie sa coincida cu cele formulate în contractul scris de prestari servicii.

În situatia în care obiectivele expertizei contabile extrajudiciare sau altele tangente au mai facut si obiectul altor lucrari de expertiza, este recomandabil ca expertul contabil sa analizeze detaliat punctele de vedere exprimate de catre alti specialisti sau salariati ai clientului. Aceasta detaliere se abordeaza doar în masura în care acestea sunt utile clientului sau altor utilizatori.

În cadrul misiunilor privind expertiza contabila extrajudiciara , confidentialitatea opereaza numai în raport cu tertii, nu si în raport cu clientul.

Celelalte paragrafe din Raportul de expertiza contabila judiciara ramân valabile si în cazul Raportului de expertiza contabila extrajudiciara.

Modelul Raportului de expertiza contabila extrajudiciara si redactarea acestuia

Tabel nr.10

În practica internationala expertizele contabile extrajudiciare au o arie mai ampla de extindere, fiind tot mai mult utilizate atât pentru fundamentarea deciziilor economice cât si pentru rationalizarea fluxurilor informationale si asigurarea cerintelor de informare a utilizatorilor de situatii financiare.