INVENTARIEREA PATRIMONIULUI
1.1. DEFRINIREA, IMPORTANTA SI CLASIFICAREA INVENTARIERII
Inventariera este definite ca fiind acel procedeu al metodei contabilitatii de constatare faptica la o anumita data,a existentei elementelor patrimoniale ale unitatii sub aspect cantitativ, calitatic si valoric.
Scopul inventarierii consta in stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si ea cuprinde toate elementele patrimoniale apartinand acesteia, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor personae juridice sau fizice.
Inventariera sta la baza intocmirii unui bilant real,contribuind la asigurarea iamaginii fidele si la aplicarea prudentei in contabilitate. Conform regulamentului de aplicare a legii contabilitatii, unitatile patrimoniale au obligatia legalade a efectua inventarierea patrimoniului:
a) la inceputul activitatii,pentru stabilirea si evaluarea aportului in natura;
b) cel putin odata pe an pe parcursul functionarii lor;
c) in cazul fuzionarii sau incetarii activitatii;
d) la unitatile nou infiintate inventariera constituie punctual de plecare in deschidera si organizarea contabilitatii stabilind si evaluand elementele patrimoniale aduse ca aport in natura;
e) cu ajutorul inventarierii se realizeaza un control asupra integritatii si gestionarii patrimoniului unitatii. Cu ocazia inventarierii se descopera si se evalueaza eventuale lipsuri, degradari, sustrageri, furturi, delapidari, permitand stabilirea raspunderilor si luarea masurilor necesare impotriva celor vinovati pentru recuperarea prejudicilor cauzate
f) Asigurand o situatie reala a elementelor patrimoniale inventariera contribuie la calculul correct a unor indicatori economici cu implicatii directe in determinarea rezultatelor finale ale unitatii. Este vorba de calculul correct al costului productiei, determinarea productiei neterminate, stabilirea rezultatelor financiare etc.
g) Cu ajutorul inventarierii se identifica si se mobilizeaza unele resurse interne ale unitatii, asigurand pe aceasta cale accelerarea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante si respectarea disciplinei financiare.
Aceste reserve se refera la o serie de stocuri de bunuri neutilizabile,avariate sau degradate, invechite, greu vandabile, comenzi sistate, creante si datorii cu termene depasite, care pot fi atrase in circuitul economic.
In cadrul interdependentei ce exista intre procedeele metodei contabilitatii, inventariera este strans legata cu celelalte procedee.
Astfel, exista o legatura intre inventariere si calculatia pentru dimensionarea productiei neterminate si prin aceasta calculatia costurilor, pentru determinarea diferentelor dintre scriptic si faptic. De asemenea, exista legatura intre inventariere si bilant, in sensul ca inventarierea este operatiunea ce se efectueaza inainte de a se intocmi bilantul si ea asigura exactitatea datelor inscrise in bilant.
Clasificarea inventarierii:
Inventarierea fiind o operatie complexa, se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:
1. Dupa continutul economic al elementelor patrimoniale supuse invenatarierii, deosebim:
a) Inventarierea mijloacelor economice: mijloace fixe, materiale, obiecte de inventar, produse finite, marfuri, ambalaj, mijloace banesti etc.
b) Inventarierea acticelor circulante in deconatre: clienti, debitori, decontari cu actionarii si asociatii etc.,se efectueaza pe baza documentelor justificative care au stat la baza constituirii acestor creante;
c) Inventariera obligatiilor fata de furnizori, bugetul statului, banici, creditori etc. care se efectueaza prin controlul documentelor care au stat la baza constituirii acestor obligatii.
2. Dupa sfera de cuprindere:
a) Inventarierea generala cuprinde toate elementele patrimoniale ale unitatii, precum si bunuri proprietate a altor unitati dar care se afla temporar in cadrul unitatii inventariate. Aceasta inventariere generala se executa odta pe an.
b) Inventariera partiala cuprinde mai multe elemente patrimoniale sau numai gestiuni, sectii etc din unitate.
3. Dupa intervalul de timp la care se efectueaza:
a) Inventariera anunala cuprinde toate elementele patrimoniale, fiif o inventariere general. Confom legii contabilitatii, inventariera anunala este obligatorie de efectuat inaintea inchiderii conturilor si a intocmirii bilantului.
b) Inventarierea periodica se efectueaza la intervale de timp mai mari de un an sau la perioade mai mici de un an, in functie de particularitatile fiecarei gestiuni si de ritmul miscarii elementelor patrimoniale. Astfel, numerarul din casierie se inventariaza cel putin odata pe luna, marfurile din magazinele de desfacere cu amanuntul se inventariaza de doua, trei ori pe an, cladirile si constructiile odata la trei ani, celelalte mijloace fixe se inventarieaza annual.
4. Dupa nodalitatea de efectuare:
a) Inventarieri totale, cuprind toate sortimentele ce formeaza un element patrimonial sau toate bunurile dintr-o gestiune, indifferent de natural lor.
b) Inventarieri prin sondaj cuprind numai anumite sortimente sau numai bunuri dintr-o gestiune.
5. Dupa modul de programare:
a) Inventaieri ordinare sunt cele programate la inceputul anului de catre compartimentul financiar-contabil.
b) Inventarieri extraordinare sunt in afara celor stabilite initial si impuse de anumite situatii cum ar fi :
- cand intervin operatii de predare-primire de gestiune;
- cu ocazi modificarii preturilor;
- la cererea organului de control;
cand o unitate comerciala cu amanuntul trece din categoria de neplatitor de TVA in categoria de platitor TVA, in vederea stabilirii TVA neexigibila asupra stocului de marfuri;
cu ocazia divizarii sau comasarii de gestiuni;
in urma calamitatilor sau a altor cazuri de forta majora;
cand exista sesizari si indici ca, in anumite gestiuni se petrec fapte ilicite, si ca exista plusuri si minusuri in gestiune.
1.2. FUNCTIILE INVENTARIERII
Inventarierea, ca procedeu al metodei contabilitatii realizeaza urmatoarele functii:
1. Functia de control a concordantei dintre datele din contabilitate si cele reale constante la inventrieri
Cu toare masurile luate pentru buna desfasurare a activitatilor de depozitare si gestionare a bunurilor economice precum si pentru o buna organizare a contabilitatii elementelor patrimoniale, in anumite situatii pot sa apara in unitatile patrimoniale diferente intre datele inregistrate in conturi si cele existente in realitate.
Aceste diferente se datoreaza unor factori obiectivi pe care contabilitatea nu-i poate surprinde si care influenteaza continutul datelor inregistrate in contabilitate. Acestea se refera la :
a) Modificarile cantitative si calittive pe care le sufera bunurile economice pe timpul transportului, manipularii si depozitarii lor, in sensul ca, se inregistreaza scaderi cantitative datorita proprietatilor fizico-chimice ale unor materiale care se evapora, se usuca, se oxideaza etc., iar alte bunuri isi pierd parametrii calitativi datorita expirarii termenului de garantie,depozitarii necorespunzatoare,accidentelor etc.
b) Sustrageri, furturi, risipa, proasta gospodarie ce au loc in anumite gestiuni sau la anumite bunuri;
c) Omiterea de a inregistra anumite documente primare sau inregistrarea lor eronata;
d) Neglijenta sau nepricepere din partea personalului care gestionaeaza si manipuleaza aceste bunuri
e) Existenta unor stocuri fara miscare, greu vandable sau de prisos precum si a unor comenzi de productie in curs anulate de clienti;
f) Distrugeri inregistrate in urma calamitatilor naturale sau alte cazuri de forta majora.
Cu ocazia inventarii se determina situatia reala, existent ape teren privind elementele patrimoniale si care se compara cu stituatia scriptica din contabilitate, stabilindu-se si minusurile de inventar .
De asemenea, prin aceata functie de control a concordantei dintre datele din contabilitate si realitate se creaza posibiltatea de a se identifica si determina influenta acestor factori si pentru a se lua masuri in vederea preantampinarii sau limitarii pagubelor si evitarii lor in viitor.
2. Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului.
Rezultatele inventarierii servesc in contabilitate pentru inchiderea si deschidera conturilor si pentru definitivarea bilantului contabil. Pornind de la inventariere se determina situatia neta a patrimoniului si rezultatul net al unitatii, dupa relatie:
Situatia neta a patrimoniului = Active inventariate – Datorii inventariate
Rezultatul net = Situatia neta de la sfarsitul exercitiului – Situatia neta de la
Inceputul ex
3.Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor
Aceasta functie se realizeaza in cadrul unitatilor care aplica pentru evidenta stocurilor metoda inventarului intermittent. In cadrul acestei metode in conturile de stocuri se inregistreaza numai stocuri initiale si finale iar intrarile de la terti de materii prime, materiale, marfuri etc. se inregistreaza direct in conturile de cheltuieli corespunzatoare. La sfarsitul fiecarei luni se face inventariera si se stabilesc stocurile finale care se scad din cheltuieli si se inregistreaza in conturile de stoc. Aceste stocuri finale la inceputul lunii urmatoare se anuleaza, se dau in consum si se include pe cheltuieli.
In acest mod, inventarierea de la sfarsitul lunii a stocurilor de materii prime sta la baza determinarii consumurilor si deci a cheltuielilor, iar inventarierea produselor finite sta la baza determinarii veniturilor din productia stocata, prin relatia :
Iesiri din depozite = Stocuri initiale + Intrari in cursul perioadei – Stocuri finale
3.3 ORGANIZAREA SI DESFASURAREA INVENTARIERII
Inventarierea este o operatie complexa atat prin continutul ei cat si al sferei de cuprindere, fapt pentru care pregatirea si desfasurarea ei trebuie sa se faca in cele mai buna conditii.
Din aceasta cauza, la inceputul fiecarui an, compartimentul de contabilitate intocmeste un program al inventarierilor, tinand seama de obligativitatea stabilita prin legea contabilitatii ca toate elementele patrimoniale sa fie inventariate cel putin odata pe an.
De asemenea, pentru reusita inventarierii, trebuie antrenati specialisti cu pregatire economica, buni cunoscatori ai legislatiei financiare si cu o tinuta etica ireprosabila.
Organizarea si desfasurarea inventarierii se face in urmatoarele etape:
1. Pregatirea inventarierii este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise si de care depinde reusita tuturor lucrarilor ulterioare.
In aceasta etapa se iau o serie de masuri si anume:
a) Masuri de natura organizatorica, care se refera la :
● stabilirea obictivului inventarierii si a sferei de cuprindere, adica bunurile ce vor fi supuse inventarierii, lucru care se face prin decizia emisa de conducatorul unitatii privind efectuarea inventarieri;
● stabilirea comisiilor de inventariere care se face prin aceeasi decizie emisa de conducatorul unitatii si se refera la constituirea a doua comisii :
▫ comisia centrala de inventariere se constituie de unitatile mari si este formata din conducatorii diferitelor compatimente si au sarcina sa coordoneze, sa indrume, sa supravegheze modul cum se deruleaza operatia de inventariere sis a informeze conducerea unitatii despre faptele semnificative constante. Deasemenea, aceasta comisie efectueaza instrctajul subcomisiilor de inventariere, privind tehnica de inventariere si modul de complectare a documentelor specifice operatiei;
▫ subcomisii de inventariere, formate din 2-3 persoane si au sarcina sa efectueze inventarierea propriu-zisa si sastabileasca diferentele.
Potrivit normlor legale din aceste comnisii nu pot face parte gestionarii respectivi, seful compartimentului supus inventarierii si nici contabilului care tine evidenta gestiuni respective. Prezenta acestora este obligatorie la efectuarea inventrierii.
● sigilarea locurilor si a cailor de acces in gestiune;
●sistarea operatiilor de intrare-iesire a bunurilor in / din gestiune in timpul inventarierii, iar daca aceasta nu este posibila, operatiile in cauza se efectueaza numai in prezenta comisiei de inventariere;
● se solicita gestionarului o declaratie scrisa din care sa rezulte:
▫ daca are in gestiunea sa bunuri nereceptionate sau bunuri care nu apartin gestiuni;
▫ daca are documente de intrare-iesire pentru bunuri, care nu au fost operate in evidenta sa operative sau nu u fost predate la contabilitate;
▫ daca a primit sau predate bunuri fara sa se intocmeasca documentele necesare;
▫ daca are cunostinta de existenta unor plusuri sau minusuri in gestiune;
● masuri organizatorice de sporire a operativitatii inventarierii, cum ar fi :
▫identificarea locurilor in care sunt depozitate bunurile ce se inventarieaza;
▫ separarea bunurilor degradate, a bunurilor primate in custodie, spre prelucrare sau pentru pastrare;
▫ verificarea aparatelor de masura utilizate la inventariere pentru a constata daca acestea sunt in stare de functionare.
b) Masuri de natura contabila se refera la:
● inregistrarea la zi a tuturor operatiilor economice in contabilitatea sintetica si analitica si in evidenta operative tinuta in cadrul gestiunii .
● verificarea exactitatii inregistrarilor prin intocmirea balantelor sintetice si anlitice si prin confruntarea datelor din contabilitate cu cele din evidenta operatica;
● ridicarea de la gestionari a evidentelor operative si vizarea lor de catre comisie dupa ultima operatiune inregistrata .
2. Inventarierea propriu-zisa consta in constatarea, descrierea si evaluarea elementelor patrimoniale supuse inventarierii.
Constatarea se face la locul unde sunt depozitate bunurile supuse inventarierii de catre comisia de inventariere.In functie de natura elementelor patrimoniale inventariate constatarea poate fi:
●constatarea directa se face prin urmatoarele procedee:
▫ pentru stocuri constatarea se face prin numarare, cantarire, masurare, cubane, dupa caz;
▫ bunurile aflate in ambalaje originale intacte se despacheteaza si se verifica prin sondaj;
● bunurile de volum mare ﴾ silozurile de cereale, rezervoarele de benzina, rezervoarele de vin etc.) se inventaraza pe baza de calcule tehnice sip e baza analizelor de laborator;
● constatarea indirecta se face pe baza documentelor de evidenta corespunzatoare si se utilizeaza pentru :
▫ bunurile apartinand unitatii dar care nu se afla in unitate la data inventarierii, cum ar fi: mijloacele fixe date cu chirie, materiale lasate in pastrarea furnizorilor, produse expediate catre clienti si refuzate de catre acestia; bunuri trimise spre prelucrarea la terti etc., la care inventarierea se face pe baza facturilor, avizelor de expeditie, procese-verbale predare-primire etc.
▫ disponibilitatile banesti aflate in conturi la banci inventariaza pe baza extraselor de cont ale bancii, verificandu-se soldul din extras cu cel al conturilor de contabilitate;
▫ creantele si obligatiile se inventarieaza pe baz extraselor de cont confirmate de debitori, creditori etc.
Constatarile comisiei de inventariere se fc numai in prezenta tuturor membrilor comisiei si in prezenta gestionarului si ele se inscriu intr-un document tipixat numit “ Lista de inventariere”.
Listele de inventariere, se intocmesc :
● seperat pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri sip e personae responsabile de integritatea lor;
● se intocmesc liste separate pentru :
▫ bunuri care nu apartin gestiunii inventariate dar care au fost gasite in cadrul acesteia;
▫ bunuri necorespunzatoare din punct de vedere calitatic;
▫ bunuri propri care nu se afla in unitate la data inventarierii;
▫ bunuri fara miscare sau de prisos;
▫ creante si datorii incerte sau in litigiu;
● cuprind elementele constante : denumire, cod, unitate de masura, cantitati ﴾ faptice si scriptice ), indici calitativi, prêt unitary, valoare ﴾ contabila, de inventar) alte elemente
● se completeaza citet, fara stersaturi sau intercalari de randuri;
● fiecare pagina din liste se semneaza de toti membri comisiei, precum si de gestionar;
● pe ultima fila gestionarul trebuie sa precizeze daca toate cantitatile au fost constantate in prezenta sa, daca bunurile respective se afla in raspunderea sa, daca mai are bunuri neinventariate, precum si eventualele obiectiuni, daca are de facut.
Dupa definirea operatiilor precizate mai sus, in vedera finalizarii actului de inventariere se face evaluarea elementelor inventariate procedand-se astfel:
● bunurile de natura imobilizarilor si stocurilor se evalueaza la valoarea actuala denumita de valoare de inventar;
● bunurile depreciate se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui bun, stabilita in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei;
● creantele si datoriile se evalueaza la valoarea lor nominala;
● creantele si datoriile incerte si in litigiu se evalueaza la valoarea lor de utilitate stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respective de plata;
● disponibilitatile, creantele si datoriile in divize se evalueaza la cursul in vigoare din ultima zi a exercitiului;
● titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate pe care o reprezinta pentru unitatea patrimoniala. Iar titlurile de plasament se evalueaza la cursul mediu al ultimei luni a exercitiului sau la valoarea probabila de negociere dupa caz.
In contabilitatea curenta elementele inventariate isi mentin valoarea de intrare contabila in patrimoniu. La inchiderea exercitiului financiar din compararea valorii de intrare sau contabila ﴾ Vc ) cu valoarea de utilitate ﴾ Vu ) stabilita pe baza inventarierii pot aparea urmatoarele situatii:
a) Pentru elementele de activ:
Vu ≥ Vc – nu se fac inregistrari in contabilitate, elementele isi mentin valoarea de intrare sau contabila;
Vu ≤ Vc – diferenta in minus se inregistreaza in contabilitate pe seama cheltuielilor cu provizioane sau amortizari, dupa caz, valoarea activelor mentinandu-se la valoarea de intrare;
b) Pentru elementele de pasiv:
Vu ≤ Vc – nu se fac inregistrari in contabilitate, elementele isi mentin valoarea de intrare;
Vu ≥ Vc – diferenta in plus se inregistreaza in contabilitate prin constituirea unui provision, valoarea pasivelor mentinandu-se la valoarea de intrare.
La sfrsitul inventarierii comisia intocmeste un process-verbal de inventariere in care se consemneaza rezultatele inventarierii si care cuprinde:
a) perioasa si gestiunile inventariat;
b) persoanele care au participat la inventariere;
c)plusurile si minusurile constatate;
d) bunurile depreciate, creante si datorii incerte si in litigiu;
e) propuneri care se pot referi la compensarea plusurilor cu minusurile pentru cazurile premise de lege, constituirea de provizioabe, scaderea din contabilitate a unor pagube, imputarea celor vinovati a unor pagube;
3. Stabilirea diferentelor la inventariere si regularizarea lor
Prin procesul-verbal de inventariere, comisiile de inventariere stabilesc plusuri si minusuri pe fiecare element patrimonial inventariat, prin compararea cantitatilor si valorilor faptice constante la inventar cu cele inscrise in contabilitate: daca cele faptice sunt mai mari decat cele din contabilitate avem plusuri de inventar, daca situatia este invers, avem minusuri de inventar.
Tot in procesul-verbal de inventariere comisiile de inventariere fac propuneri pentru regularizarea acestor plusuri si minusuri de inventar care, dupa ce au fost aprobate de conducera unitatii, compartimentul de contabilitate realizeaza punerea de accord a datelor din contabilitate cu realitatea constatata la inventariere. In principiu, plusurile se inregistreaza ca intrari in patrimonial unitatii, iar lipsurile se imputa persoanelor vinovate.
Inainte de inregistrearea in contabilitate a plusurilor si minusurilor, pentru anumite sortimente care se pot confunda intre ele se pot face compensari intre plusuri si minusuri la acelasi produs, in cadrul aceleiasi perioade de gestiune si la acelasi gestionar.
Inregistrarea in contabilitate se face tinandu-se seama de natura elementelor patrimoniale la care s-au constatat plusuri sau minusuri , astfel:
1. Inregistrarea plusurilor constate la inventariere se face ca intrari in patrimoniu :
a) Plusuri de mijloace fixe :
214 = 131
Mobilier,aparatura tehnica
Echipamente de protectie
A valorilor umane si Subventii pentru investitii
Materialelor si alte active
b) Plusuri de materii prime :
301 = 601
Materii prime Cheltuieli cu materii prime
Nota : Pentru a nu denature rulajul contului 601 “ Cheltuieli cu materii prime”, inregistrarea se poate face in rosu astfel :
601= 301
Cheltuieli cu materii prime Materii prime
Plusuri de materiale de natura obiectelor de inventar :
303 = 603
Materiale de natura Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor
Obiectelor de inventar de inventar
-Plusuei de produse finite :
345 = 711
Produse finiteVariatia stocurilor
-Plusuri de marfuri si ambalaje :
371 = 607
MarfuriCheltuieli prinvind marfurile
381= 608
Ambalaje Cheltuieli privind ambalajele
2. Inregistrarea lipsurilor constatate la inventariere se face la iesiri din patrimoniu .
Lipsuri de aparatura birotica amortizta integral :
281= 214
Amortizari privind Mobilier, aparatura birotica,echipamente de protectie
Imobilizarile corporale a valorilor umane si materiale si alte active corporale
-Lipsuri de mobilier amortizat partial :
% = 214
Mobilier,aparatura birotica,echipamente de protectie a
Valorilor umane si materiale si alte active corporale
281
6811
a) Lipsuri de materii prime:
601 = 301
Cheltuieli cu materii prime Materii prime
Lipsuri de materiale de natura obiectelor de inventar :
603 = 303
Cheltuieli cu materiale Materiale de natura obiectelor
De natura obiectelor de inventar
De inventar
b) Lipsuri de produse finite:
701 = 345
Variatia stocurilor Produse finite
c)Lipsuri de marfuri :
607 =371
Chetuieli privind Marfuri
Marfurile
Se imputa celor vinovati lipurile constatate la inventariere, indifferent de categoria de bunuri la care se refera imputatia :
461 sau 4282 = %
Debitori Alte creante in legatura
Diversi cu personalul
758
Alte venituri din exploatare
4427
T.V.A. colectata
- Produse finite si marfuri distruse de calamitati de naturale:
671= %
Cheltuieli privind
Calamitatile si alte
Evenimente extraordinare
345
Produse finite
371
Marfuri
Dupa inregistrarea in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate la inventariere, precum si dupa constituirea eventualelor provizioane pentru deprecieri, riscuri si cheltuieli, se intocmeste o noua balanta de verificare care serveste pentru intocmirea bilantului contabil .
|
