Importanta, necesitatea si continutul documentelor contabile

Importanta, necesitatea si continutul documentelor contabile

Documentele contabile au importanta in general si pentru contabillitatate in special, din urmatarele motive:

documentele au importanta informa# 222b11c 5;ionala, aceasta insemnand ca din si

prin documente, cei interesati pot cunoaste cantitatea si calitatea activitatii desfasurate de entitatea patrimoniala.

documentele de evidenta economica au importanta prin valoarea lor

juridica, ele constituind, probe in justitie, pe baza lor fundamentandu-se hotarari ale instantelor judecatoresti.

constituie o legatura intre diferitele forme de evidenta economica,

informatiile pe care le contin fiind preluate pentru prelucrare si inregistrare in diferitele forme ale evidentei economice.

documentele contabile se folosesc frecvent in activitatea de control

financiar si de gestiune, atat de organele specializate din cadrul unitatii, cat si de cele din afara lor. (ordinul nr.3512/2008 privind Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile –M.Of. 870/23.12.2008). Ele permit controlul asupra realitatii operatiilor economico-financiare realizate, ale respectarii disciplinei financiar contabile de catre agentii economici si stabilirea raspunderii materiale privind gestionarea patrimoniului.

Constituind suportul material pentru analiza, prelucrarea si contabilizarea (inregistrarea in contabilitate), a datelor, documentele contabile primare se mai numesc si purtatori de date sau informatii primare; iar pentru ca justifica realitatea operatiilor economico-financiare ce au loc cu elementele patrimoniale, se mai numesc documente contabile justificative, stand la baza prelucrarii si contabilizarii datelor, a calcularii unor indicatori in marimi efective, astfel fiind: facturile pentru marfurile aprovizionate sau vandute; extrasele de cont pentru incasarile si platile prin banca; chitantele pentru operatiunile cu numerar; bonurile pentru consumurile de materiale, etc.

Un document justificativ trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

• denumirea documentului;
• denumirea si sediul entitatii economice, serviciului si sectorului (dupa caz),

care a intocmit documentul;

• numarul documentului si data intocmirii lui;
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (daca este

cazul);

• continutul operatiei economico-financiare, iar cand este cazul, temeiul legal

al efectuarii ei;

• datele cantitative si / sau valorice aferente operatiei economico-financiare efectuata;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de

efectuarea operatiilor, a celor care, au atributii de control financiar preventiv si ale celor in drept sa aprobe operatiile respective;

• alte elemente menite sa asigure o consemnare completa a operatiilor

economico-financiare in documentele justificative.

In principiu, documentele justificative se intocmesc la locul de munca unde se produce operatia. Facem mentiunea ca, potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, toti agentii economici persoane fizice si juridice, care au calitatea de comerciant (unitate patrimoniala), au obligatia sa consemneze operatiile economico-financiare, in momentul efectuari lor, in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile.

Dupa completare, documentele justificative sunt supuse operatiei de prelucrare care consta in: sortarea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare daca este cazul, cumularea sau precontabilizarea mai multor documente justificative si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare; verificarea de forma, aritmetica si de fond, a legalitatii, realitatii, oportunitatii, necesitatii si economicitatii operatiilor consemnate in document si, in final, inregistrarea in contabilitate.

Din punct de vedere metodologic, inregistrarile in contabilitate a documentelor justificative se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de inscriere sau de intrare in unitate si sistematic, in registrele deschise pentru conturile sintetice si analitice, in conformitate cu regulile pentru fiecare forma de contabilitate in parte. Inregistrarea se efectueaza fie manual, fie prin mijloace de prelucrare automata a datelor. Dupa ce documentele justificative au fost inregistrate in registrul de contabilitate, sunt supuse operatiilor de clasare si apoi de arhivare.