Inregistrarea si procesarea documentelor - Generalitati

Inregistrarea si procesarea documentelor - Generalitati

Coduri de TVA

Codurile de TVA sunt utilizate pentru:

Verificarea valorii TVA pe vanzari/achizitii

Calcularea automata a valoarii taxelor pe vanzari/achizitii (calculul se poate face automat; in cazul in care este necesar, valoarea TVA poate fi introdusa manual)

Verificarea faptului ca un cont setat pentru un anumit tip de TVA (deductibila, colectata sau neexigibila) a fost ales corect din punct de vedere al bazei de impozitare.

Stabilirea contului de TVA (4426, 4427, etc)

Editarea corecta a jurnalelor de vanzari/cumparari.

Definirea unui cod de TVA se face prin introducerea unui cod de doua caractere, caruia i se asociaza:

Tipul taxei (TVA deductibila, colectata sau neexigibila)

Rata procentuala

Contul in care se va inregistra valoarea calculata (4426, 4427 sau 4428)

Uzual, in tara noastra fiecare entitate juridica este obligata sa intretina jurnale separate de TVA, conform reglementarilor in vigoare (Legea 345 / 01 Iunie 2002, Ordin MFP 728 / 07 Iunie 2002 si Ordin MFP 865 / 26 Iunie 2002):

Un jurnal pentru vanzari

Trei jurnale pentru cumparari:

pentru cumparari deductibile si nedeductibile (carora li se aplica prorate pentru a calcula rata TVA deductibila si rata TVA nedeductibila)

pentru cumparari nedeductibile

pentru cumparari deductibile

Pentru jurnalul de vanzari, valoarea TVA pentru energie si taxele aferente abonatilor de energie va rezulta din facturile globale preluate din aplicatiile de facturare.

Jurnalul de cumparari:

Jurnalul de vanzari:

NOTA

Odata cu jurnalul pe fiecare dintre categoriile mentionate mai sus, prin definirea unei variante de raport care va contine toate codurile de TVA deductibila, respectiv colectata, se poate obtine un centralizator al tuturor acestor jurnale.

De asemenea pentru inregistrarea operatiunilor care nu trebuie sa apara in jurnalele de TVA se vor folosi urmatoarele coduri de taxa: 

Y0 - pentru cumparari

X0 - pentru vanzari

Tipuri de documente si game de numere

Definitie

Tipul de document este folosit pentru urmatoarele functii in componentele Contabilitatii Generale (FI-GL), a Clientilor (FI-AR), a Furnizorilor (FI-AP) si a Mijloacelor fixe (FI-AA):

Clasificarea tranzactiilor care au fost inregistrate (de exemplu, toate compensarile de un anumit tip vor avea acelasi tip de document). In acest fel, se pot face selectii dupa tipul documentului.

Controlul inregistrarii documentului. Aceasta este principala functie a tipului de document. Trebuie precizat un interval numeric pentru fiecare tip de document. Documentele dintr-un interval numeric sunt stocate impreuna.

Procedura de inregistrare a facturilor de furnizori (neta sau bruta). Tipul de document stabileste daca este sau nu folosita procedura neta la inregistrarea unei facturi de furnizor. Prin folosirea procedurii nete, sistemul deduce automat discountul, odata cu inregistrarea platii. Deocamdata, aceasta functie nu este folosita la FDFEE.

Tipul de document este introdus in antetul documentului si setarile referitoare la acesta sunt valabile pentru intregul document. Tipurile de documente sunt definite la nivel de client R/3 (sunt comune tuturor codurilor de companie create intr-o instalare R/3). Sistemul standard contine tipuri de documente predefinite (de exemplu, "DR" pentru factura client, "DZ" - pentru incasare de la client, .).

In functie de necesitatile de raportare aceste tipuri pot fi modificate; de asemenea, exista posibilitatea adaugarii/stergerii tipurilor de documente (in ceea ce priveste stergerea unui tip de document, acest lucru este posibil numai cand in sistem nu exista documente inregistrate cu acest tip).

Alocarea numerelor de document in sistemul R/3

Oricarui document din sistem i se aloca un numar unic in codul de companie. Pentru stabilirea modului de atribuire a numarul documentului se foloseste cate un interval numeric care va fi alocat fiecarui tip de document.

Numerele de document pot fi atribuite in mai multe feluri:

Extern: Utilizatorul introduce numarul documentului original in timpul inregistrarii documentului sau numarul este transferat automat dintr-un sistem de prefacturare. O conditie prealabila este aceea ca numerele documentului sa fie unice.

Intern: Sistemul atribuie automat un numar secvential din gama de numere alocata tipului de document.

NOTA

In modulul FI se pot defini si game de numere alfanumerice; in acest caz, numerele documentului pot fi atribuite numai extern.

Lista si caracteristicile tipurilor de documente care vor fi folosite in sistem este urmatoarea

Lista gamelor de numere definite - se atribuie pe fiecare an:

Chei de inregistrare

Cheile de inregistrare controleaza modul de inregistrare a unui document, precum si modul de prelucrare ulterioara a acestuia. Ele stabilesc daca un cont va fi inregistrat pe debit sau pe credit si tipul de cont care poate fi inregistrat (de client, furnizor, mijloace fixe, .); de asemenea, prin cheia de inregistrare impreuna cu varianta de stare de camp, se stabileste modalitatea de configurare a ecranelor de introducere a documentelor (ce campuri trebuie sa apara in ecranele de introducere a datelor, ce campuri trebuie sa fie obligatorii, optionale sau doar afisabile).

Regulile de inregistrare a unui document sunt fixate odata cu introducerea tipului documentului si a cheii de inregistrare; cheia de inregistrare stabileste:

Datele pe care le puteti introduce in inregistrare

Cum sunt prelucrate datele pe care le inregistrati

Cum actualizeaza sistemul datele pe care le introduceti

Cheile de inregistrare sunt diferite in functie de tipul contului pentru care acestea sunt folosite (client, furnizor, mijloace fixe, materiale sau conturi de CM). Urmatorul tabel contine cheile de inregistrare din sistemul standard (acestea nu se vor schimba, eventual se va modifica denumirea).

Operatii Financiar - Contabile Generale

Generalitati

Operatiunile financiar-contabile cu caracter general sunt gestionate in cadrul modulului "Contabilitate Generala - Carte Mare". Principalul rol al acestui modul este acela de a furniza o imagine completa asupra tuturor operatiunilor contabile si de a furniza instrumentele necesare in vederea raportarii externe. Datorita integrarii cu celelalte module, aici se vor regasi cu acuratete toate datele (inregistrari primare, decontari) care tin de celelalte arii operationale ale companiei.

La nivelul bazelor de date inregistrarile efective sunt structurate pe "registre/jurnale contabile" (Carte Mare, Clienti, Furnizori, Mijloace Fixe); acest mod de lucru al sistemului a fost adoptat in vederea obtinerii de rapoarte specifice atat la nivelul fiecarui domeniu in parte (clienti, furnizori s.a.), cat si la nivel centralizat.

Operatiunile financiar-contabile generale sunt inregistrate direct in registrul "Carte Mare". Principalele caracteristici ale acestui registru sunt:

Inregistrarea automata si simultana in acest registru a operatiunilor din celelalte sub-registre, in conturile corespunzatoare din planul de conturi (conturi de reconciliere);

Actualizarea simultana a conturilor si a obiectelor de cost din contabilitatea de gestiune;

Evaluarea in timp real a datelor contabile curente, mergand de la afisarea situatiei unui cont pana la obtinerea tuturor rapoartelor disponibile (balante de verificare, bilant, analize contabile diverse).

Fiecare operatiune contabila poate fi verificata oricand prin afisarea in intregime a documentului contabil, a pozitiilor individuale sau a rulajelor debitoare si creditoare la nivel de:

cont

jurnal

balanta/cont de profit si pierdere

Functiile disponibile in cadrul submodulului "Carte Mare" sunt urmatoarele:

Inregistrarea documentelor

Generalitati

Inregistrarile facute in sistemul SAP - R/3 se bazeaza pe "principiul documentului". Aceasta inseamna ca fiecare operatiune contabila este intotdeauna stocata sub forma unui document care ramane in sistem ca unitate de sine statatoare pana la arhivarea acestuia. In sistem nu pot fi introduse decat documente complete, "complet" insemnand ca soldul inregistrarilor de pe debit si credit sa fie zero.

De asemenea, un document nu se poate inregistra daca nu sunt completate campurile obligatorii - campuri cerute fie de sistem (data documentului si cea a inregistrarii, tipul documentului, moneda, cheile de inregistrare, conturile si sumele aferente), fie de configurarea specifica FDFEE/SISE (obiecte de cost in relatie cu conturile de venituri sau cele de cheltuieli, coduri de taxa, data scadentei pentru operatiunile cu conturi de trezorerie sau cele de clienti si furnizori, s.a.).

Sistemul verifica toate aceste intrari si in cazul introducerii unei valori care nu este definita in sistem sau care nu indeplineste conditiile impuse de validarile standard sau de cele specifice utilizatorului, emite un mesaj de eroare; in acest caz nu se poate continua procesarea documentului decat dupa corectarea erorii. Aceste verificari garanteaza faptul ca datele necesare vor fi introduse in sistem sub o forma completa si lipsita de erori.

In cazul in care utilizatorul este nevoit sa intrerupa introducerea documentului din lipsa sau pentru verificarea unor informatii (de exemplu), documentul se poate salva intr-o forma incompleta - ca document dispus - pentru a nu fi pierdute datele deja introduse (salvarea lui sub aceasta forma nu va afecta rulajele conturilor implicate); odata cu obtinerea tuturor informatiilor se va relua editarea documentului, sistemul va reverifica datele introduse si numai dupa aceasta documentul va fi inregistrat.

Structura unui document

Orice document este structurat in doua parti:

Antet

Linii de inregistrare.

Antetul documentului contine informatii valabile pentru tot documentul, cum ar fi data documentului, data inregistrarii sau moneda in care se efectueaza tranzactia. Tot aici sunt asociate regulile de control ale documentului - prin tipul documentului.

Liniile de inregistrare contin informatii asociate conturilor implicate in tranzactie, cum ar fi:

cheia de inregistrare (functie de care se stabileste inregistrarea pe debit/credit si tipul contului care poate fi introdus),

suma, codul de TVA (daca este cazul),

obiectul de cost (pentru reflectarea tranzactiei in contabilitatea de gestiune) s.a.

Un document poate contine doua sau mai multe linii de inregistrare, dintre care unele pot fi generate automat de catre sistem (ex linia de TVA).

Pe langa documentele de contabilitate propriu-zise, in sistem se pot crea modele de documente pentru simplificarea introducerii datelor (vezi capitolul "Documente de referinta").

Integrarea cu celelalte registre

Sistemul asigura integrarea subregistrelor (contabilitatea clientilor, a furnizorilor, a mijloacelor fixe) cu registrul de Carte Mare. La inregistrarea pe un cont de client, de exemplu, sistemul face automat o inregistrare in contul corespondent de carte mare (cont de reconciliere). Ca rezultat, totalurile obtinute in contabilitatea clientilor nu trebuie sa mai fie transferate in registrul "Carte Mare" in vederea pregatirii balantei de verificare.

Inregistrari automate

Sistemul genereaza automat pozitii in document pentru TVA sau diferente de curs. Datele propuse de sistem pot fi ajustate, daca acest lucru este necesar.

Introducere document

La introducerea unui document utilizatorul are urmatoarele optiuni:

Afisarea intregului document cu posibilitatea editarii antetului si a fiecarei linii introduse (mai putin contul si cheia de inregistrare), adaugarii unei noi linii sau stergerii uneia deja introduse;

Liniile generate automat de catre sistem pot fi editate, adaugandu-se informatii suplimentare, cum ar fi obiectul de cost corespunzator sau text.

In momentul apelarii functiei de inregistrare a documentului, daca nu au fost completate toate campurile obligatorii sau au fost introduse valori necorespunzatoare, sistemul afiseaza intregul document, marcand liniile care trebuie modificate.

Odata completat intregul document, acesta se poate inregistra.

Daca se doreste doar salvarea documentului, fara inregistrarea acestuia, documentul poate fi incomplet; aceasta situatie poate aparea cand utilizatorul nu detine toate datele necesare sau doreste verificarea unei anumite informatii. In acest caz informatiile deja introduse se salveaza temporar, sumele documentului neafectand rulajele conturilor. In momentul in care toate datele sunt disponibile, se poate reveni asupra documentului in vederea completarii lui dupa care se inregistreaza.

Procesare document

Definirea optiunilor de editare

Pentru procesarea documentelor utilizatorii au posibilitatea de a seta caracteristici proprii de operare, pentru urmatoarele functii:

Introducere document

Afisarea inregistrarilor

Procesarea pozitiilor deschise

Aceste caracteristici sunt stocate de catre sistem pentru fiecare utilizator in parte si permit acestora sa configureze formatul ecranelor ("layout"- afisarea selectiva a campurilor), pentru operarea eficienta a documentelor.

Modificare document

Sistemul nu permite modificarea tuturor campurilor unui document, odata ce acesta a fost inregistrat. De exemplu, suma, contul, cheia de inregistrare, data inregistrarii sau codul de TVA si suma aferenta acestui cod nu pot fi modificate. Aceasta, deoarece inregistrarea documentului a produs actualizarea in toate registrele implicate si o modificare a unui camp ar duce la imposibilitatea reconcilierii tuturor conturilor. Singura modalitate de a corecta o operatiune gresita este aceea de a storna documentul initial si a reinregistra corect un nou document.

Sunt posibile totusi modificari asupra datelor ce nu afecteaza conturile, si anume:

Referinta externa

Campurile de explicatii, atat cel de la nivel de document, cat si cele de la nivelul fiecarei inregistrari in parte.

Campurile care se pot modifica sunt marcate.

Stornarea unui document

Un document poate fi stornat din modulul de Contabilitare Generala numai daca:

Nu are pozitii compensate (in caz contrar mai intai trebuiesc resetate pozitiile inchise) - de ex. o plata sau o incasare asociata cu o factura;

Inregistrarile contin numai conturi de carte mare, clienti sau furnizori.

In cazul conturilor implicate in tranzactiile operate in alte module, documentele financiare nu pot fi stornate decat din modulele in care au fost inregistrate (aceasta deoarece operatiunea de intrare in stoc, de exemplu, pe langa documentul contabil, produce si actualizarea stocurilor; stornarea separata a documentului contabil ar duce la o inconsecventa intre valoarea stocului din gestiunea de materiale si cea inregistrata in balanta).

Documentele se vor storna numai in "rosu". Data stornarii este implicit cea a documentului initial, insa daca perioada de inregistrare corespunzatoare este inchisa, documentul va fi stornat la data curenta (prin suprascrierea datei propuse de sistem).

Resetare pozitii inchise

Pentru operatiunile pe conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise (conturile de clienti si furnizori, conturile 473, 581 s.a.), la inchiderea pozitiilor (de exemplu la plata unei facturi de furnizor) se genereaza si un document special, de "cliring". Acesta are rolul de a grupa documentele implicate intr-un proces economic complet (in exemplu de mai sus, inregistrarea facturii si plata acesteia). Pozitiile astfel grupate nu vor fi luate in calcul la o procesare ulterioara a contului respectiv, iar utilizatorul are posibilitatea sa urmareasca separat pozitiile ramase deschise, pozitiile inchise sau toate pozitiile (vezi capitolul "Cliringul pozitiilor deschise").

Functia de resetare a pozitiilor inchise se foloseste pentru a permite stornarea unui document eronat, care a fost deja compensat sau pentru repunerea unei inregistrari ca pozitie deschisa, in cazul in care "cliringul" nu a fost facut in mod corespunzator (de exemplu, plata facuta unui furnizor a fost alocata unei alte facturi decat cea corecta).

Documente de referinta

Pentru micsorarea efortului de introducere a unor documente similare se pot crea in sistem modele de documente care pot fi utilizate ca documente de referinta. Astfel, in momentul inregistrarii unei operatiuni se apeleaza un astfel de document, se completeaza (de exemplu, suma documentului), sau se modifica valorile propuse de sistem (de exemplu, data documentului sau cea a inregistrarii), si apoi se inregistreaza.

De asemenea se pot crea documente periodice, cu date de inregistrare complete, care pot fi planificate sa se execute pe mai multe perioade - de exemplu pentru cheltuielile inregistrate in avans.

Documentele de referinta care vor fi utilizate la ELECTRICA Muntenia Sud sunt:

Macheta de document

Model de alocare de conturi

Document periodic

Macheta de document

Crearea unui astfel de document se face dupa aceeasi procedura descrisa la punctul "Introducere document". Documentul trebuie sa fie "complet", adica sa contina toate informatiile necesare, iar soldul acestuia sa fie zero. In momentul salvarii documentului, acesta primeste un numar special dar sumele nu actualizeaza rulajele conturilor.

Model de alocare de conturi

Spre deosebire de macheta unui document, modelul de alocare de conturi poate fi un document incomplet. In timpul introducerii documentului, pot fi sterse linii de inregistrare, se pot modifica alocarile de obiecte de cost, se poate trece de la modelul de alocare la modul de inregistrare standard si invers. De asemenea, inregistrarea cu ajutorul unui model de alocare de conturi permite introducerea unei sume globale care sa fie distribuita automat pe fiecare pozitie din document, in functie de procente prestabilite.

Document periodic

Definirea unui document periodic permite generarea unor documente contabile  ale caror valori sunt constante si care trebuie sa se inregistreze cu o anumita periodicitate(ex lunar - trecere pe venit a subventiilor pentru investitii pe durata de amortizare a unui mijloc fix). Pentru un document periodic se specifica la creare: tipul documentului, perioada la care trebuie sa se execute, data primei executii si data ultimei executii.

Cliringul pozitiilor deschise

Pozitiile deschise se pot defini ca fiind procese economice incomplete; de exemplu o factura emisa unui client este evidentiata in contul acestuia ca pozitie deschisa, pana la incasarea ei integrala.

Aceste pozitii nu se pot inchide decat atunci cand pe contul respectiv se fac una sau mai multe inregistrari care sa compenseze suma initiala; deci soldul rezultat din alocarea acestor inregistrari, pozitiei deschise, trebuie sa fie zero. Cand se face cliring (compensare) pe o pozitie deschisa, sistemul asociaza acesteia numarul documentului de cliring si data la care a avut loc cliringul; acesta este modul prin care, o factura de client, de exemplu, este marcata ca fiind incasata.

Nu se poate face cliring decat asupra inregistrarilor din conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise. Conturile de clienti si de furnizori sunt implicit gestionate cu pozitii deschise. Pentru celelalte tipuri de conturi acest lucru trebuie specificat in datele de baza ale conturilor respective.

Functiile sistemului pentru cliring sunt urmatoarele:

Incasare

Plata

Inregistrare cu compensare

Chiar daca aceste functii pot avea ecrane diferite pentru introducerea datelor, ecranele de procesare a pozitiilor deschise sunt aceleasi.