Sistemul "Light" prin programele pe care le reuneste este destinat înregistrarii, prelucrarii si tiparirii documentelor caracteristice contabilitatii, gestiunii si relatiile cu clientii - furnizorii. Acest set de programe a fost conceput pentru a se adapta unei game largi de domenii de activitate. Practic, prin configurarea programelor, sistemul "Light" se adapteaza la orice domeniu de activitate si la orice mod de lucru. Flexibilitatea programului este considerabil marita de introducerea facilitatilor din Windows: orice comanda se poate da de la tastatura sau cu mouse-ul, comunicarea cu programele de calcul tabelar (ex. Microsoft Excel), independenta fata de imprimanta, etc.

Lucrul cu acest pachet de programe este usor deoarece s-a lucrat mult la automatizarea introducerii datelor, verificarea corectitudinii datelor din punct de vedere sintactic si semantic, obtinerea rapoartelor. Întreaga putere de control asupra programului a fost transferata utilizatorului.

Sistemul "Light" contine urmatoarele programe:

Programul "Balanta" este destinat întocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecând de la notele contabile.

Programul "Registre" are ca scop principal asistenta realizarii notelor contabile pentru programul "Balanta". Pleaca de la înregistrarile contabile primare si genereaza note contabile. Inima acestui program este evaluatorul de articole contabile, modul, ce da posibilitatea automatizarii si usurarii muncii de introducere si centralizarii documentelor primare. Generatorul de rapoarte încorporat da posibilitatea obtinerii de liste dupa necesitatile specifice.

Programul "Salarii" are ca scop:

- evidenta datelor despre personalului angajat, inclusiv un istoric al tuturor operatiunilor realizate cu angajatii, de la începerea lucrului cu acest program;

- calculul drepturilor salariale ale angajatilor, calculul taxelor de platit de catre angajat si angajator (plecand de la pontaje si sporuri sau invers, de la venitul net);

- redactarea fiselor fiscale ale angajatilor din cadrul unitatii, în conformitate cu Ordonanta privind Impozitul pe venit din M.O. nr. 419 / 31.08.1999.

- redactarea declaratiilor pentru C.A.S. conform legii nr. 19 / 2000.

Programul "Mijloace fixe" este destinat evidentei miscarii mijloacelor fixe si amortizarii lor. Rapoartele programului permit evidentierea listei cu mijloacele fixe din unitate, fisa fiecarui mijloc fix, amortizarea fiecarui mijloc fix (individual sau pe grupe). Lista rapoartelor se încheie în mod firesc cu nota contabila a amortizarii mijloacelor fixe.

Echipamentul hardware necesar

Pentru a putea rula programul "Light" sunt necesare urmatoarele echipamente în configuratie minima:

Calculator IBM PC sau PS/2 (sau 100% compatibil IBM) cu procesor Pentium I sau mai performant;

16 MB RAM sau mai mult (recomandabil 32 MB RAM);

200 MB spatiu pe discul dur;

Imprimanta A4, suportata de WINDOWS;

Mouse (nu este absolut necesar, dar ca pentru toate aplicatiile WINDOWS usureaza folosirea programului);

Windows 95 sau mai nou;

Interactiunea cu sistemul de operare

Programul "Light" a fost proiectat pentru versiunea WINDOWS 95 a sistemului de operare, beneficiind de toate avantajele sistemului (administrare usoara, independenta fata de echipamentul folosit, a imprimantei si a marimii hârtiei folosite pentru liste).

Facilitatea sistemului WINDOWS 95 de a lucra cu fonturi TRUE TYPE (fonturi ce pot avea orice dimensiune) este intens folosita de program pentru a adapta automat marimea fontului din listele pe care le imprima astfel încât indiferent de marimea hârtiei folosite si orientarea paginii, sa încadreze perfect în pagina informatiile tiparite.

Datorita modului de export, toate listele afisate pe ecran pot fi salvate într-un fisier text în format CSV (coloanele sunt separate prin virgula). Acest format este "înteles" de alte programe cum ar fi de exemplu Microsoft EXCEL (program de calcul tabelar). De aici informatiile importate se pot folosi pentru alte prelucrari si chiar pentru a fi tehnoredactate si tiparite în alta forma decât cea pe care o realizeaza programul "Light".

Programele componente

Balanta

Programul "Balanta" este destinat întocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecând de la notele contabile.

Acest program poate lucra independent de celelalte module, datele de intrare fiind notele contabile, iar rapoartele ce pot fi tiparite sunt:

balanta lunara - sintetica, analitica, inafara bilantului

balanta pe o perioada

balanta cumulata pentru mai multe filiale

fisele de cont

fisa sah

registrul jurnal

notele contabile

Registre

Salarii

Programul "Salarii" este destinat evidentei datelor despre personalului angajat, calculul drepturilor salariale ale angajatilor, calculul taxelor de platit de catre angajat si angajator, redactarea fiselor fiscale necesare impozitului pe venitul global, redactarea declaratiilor pentru C.A.S. Programul poate functiona si independent, dar poate exporta nota contabila aferenta salariilor în programul "Registre".

Mijloace fixe

Programul "Mijloace fixe" are ca scop înregistrarea miscarilor de mijloace fixe, calculul automat al amortizarii si obtinerea listei cu mijloacele fixe din unitate, fisa fiecarui mijloc fix, amortizarea fiecarui mijloc fix (individual sau pe grupe). Programul poate transmite moduluilui "Registre" înregistrarile contabile aferente miscarilor mijloacelor fixe si amortizarii lor.

Pentru a va face o imagine mai clara asupra componentei sistemului "Light" si asupra interactiunii dintre modulele sale, va prezentam urmatoarea schema sintetica:

Elementele unui program Windows

Sistemul "Light" este un program pentru Windows. Aceste programe au anumite elemente comune. Sa vedem care sunt acestea:

Figura

Capul ferestrei

Reprezinta partea de sus a unei ferestre windows, zona în care în partea stânga este scris numele aplicatiei, iar în partea dreapta sunt trei butoane care au urmatoarele comenzi:

"Minimize" - micsorarea ferestrei de lucru - transformarea ei într-o iconita.
"Maximize" - "Restore" - marirea ferestrei pe toata suprafata ecranului sau refacerea dimensiunilor initiale ale ferestrei.
"Close" - închiderea ferestrei.

Meniuri

Meniurile reprezinta principalul mijloc de a da comenzi programului. În sistemul de meniuri al programului veti gasi absolut toate comenzile pe care le "întelege" programul. În cazul când o comanda nu are sens în contextul dat, ea va fi afisata într-un mod specific, cu un text de o intensitate diminuata. (De exemplu daca nici o gestiune nu este selectata, comenzile de salvare a datelor si de restaurare nu au sens deoarece nu se "stie" ce date trebuiesc salvate sau restaurate.)

Pentru a deschide un meniu, faceti clic cu mouse-ul pe acel meniu si el va desfasura lista de comenzi pe care le contine. De la tastatura, puteti deschide un meniu folosind combinatia de taste formata din tasta "Alt" + litera care este subliniata din numele meniului. Ex: Pentru a deschide meniul "Fisiere" veti folosi "Alt" + F.

În partea dreapta a comenzilor care sunt mai des folisite, este scrisa o combinatie de taste cu care puteti lansa mai repede acea comanda. Ex: Pentru a tipari un raport existent pe ecran, folositi combinatia de taste "Ctrl" + P.

Bara de unelte

Este o bara ce contine butoane ce reprezinta comenzile cele mai folosite din program. Toate comenzile incluse în bara de unelte se regasesc si în meniuri. Când mouse-ul se gaseste deasupra unui buton, va apare o scurta explicatie asupra comenzii pe care o va executa butonul respectiv. Aceasta tehnica se numeste "Tool Tips".

Bara de derulare

Când într-o fereastra nu încap toate informatiile ce trebuie afisate, pe marginile acelei ferestre apar doua bare de derulare: una verticala si una orizontala. Actionând cu mouse-ul butoanele de la capetele acestor bare de derulare, aduceti informatia din zona invizibila în zona vizibila.

Fereastra de rapoarte

În fereastra MDI a programului, pot exista mai multe ferestre "copil" (ferestre care nu pot parasi spatiul ferestrei principale) ce contin diverse rapoarte. În Figura 1 sunt prezentate doua ferestre cu rapoarte în stari diferite: una în pozitia normala si cealalta minimizata.

Bara de star 16316b114q e

Bara de star 16316b114q e este o zona în care se afiseaza informatii utile (societatea selectata - curenta -, luna si anul curent pentru care se introduc datele). Când pe ecran este deschis un meniu, în bara de stare sunt afisate explicatii suplimentare despre comanda selectata.

Meniul "Fisiere"

Meniul Fisiere cuprinde comenzi ce se refera la interactiunea programului cu sistemul de operare (data curenta, fonturi, parametrii imprimantei), comenzi generale ale listelor ce sunt afisate într-un moment dat pe ecran (imprimare continut fereastra, font fereastra, export în format CSV) si a parolei de intrare în program.

Data zilei

Comanda Data zilei modifica local data curenta din sistem. Modificarea este valabila numai pentru sesiunea de lucru curenta. Astfel, toate comenzile care folosesc ca valoare implicita data curenta, vor folosi data setata de aceasta comanda. Daca nu o modificati, data implicita va fi data din sistemul de operare. Daca doriti modificarea globala a datei sistem puteti folosi comanda Date/Time din programul Control Panel.

Figura

Calendar

Aceasta comanda deschide un calendar care are selectata data pe care ati stabilit-o prin comanda data zilei. Daca faceti dublu clic cu mouse-ul pe alta data din calendar, schimbati data zilei pentru sesiunea curenta de lucru cu programul.

Calculator

Aceasta comanda porneste un calculator cu care puteti face diferite calcule. Comenzile calculatorului le puteti da cu mouse-ul sau cu tastele numerice si operationale de la tastatura. Pentru a deschide mai usor acest calculator apasti tasta F12. Închideti calculatorul cu tasta "Esc".

Schimba parola în modulele Balanta si Registre

Pentru a evita folosirea neautorizata a programului de catre alte persoane, care au acces la calculatorul dumneavoastra, puteti pune o parola de intrare în program. Daca aceasta parola nu este cunoscuta, programul nu va putea fi folosit.

Figura

La selectarea optiunii Schimba parola va apare caseta de dialog prezentata în Figura 3.

Deoarece la introducerea parolei, aceasta nu se afiseaza în clar (ci sunt afisate caractere "***"), pentru a nu introduce erori de tastare este necesar sa fie introdusa de doua ori (Este putin probabil sa se faca de doua ori aceeasi eroare de tastare).

Atentie! Programul face distinctie între majuscule si minuscule. Aveti grija când tastati parola cum este activat "Caps Lock" - când ledul este aprins, implicit scrieti cu majuscule; când ledul este stins, implicit scrieti cu minuscule.

Schimba parola în modulele Salarii si Mijloace fixe

hlp_Continut

În aceste doua module puteti pune parole pe doua nivele:

parola pentru a intra în program

parola pentru a accesa o societate

Parola program

Aceasta comanda va permite sa restrangeti accesul celor care pot accesa programele Salarii si Mijloace fixe, prin introducerea unei parole. Ulterior, ori de cate ori veti lansa programul, va trebui sa tastati aceasta parola.

Parola introdusa prin aceasta comanda da dreptul utilizatorului sa intre in program, sa creeze o noua societate, sa introduca date si sa obtina rapoarte in aceasta societate. Parola nu ofera acces si in cadrul societatilor care au fost parolate (gradul II de securitate). Pentru a putea opera date intr-o societate va trebui sa cunoasteti si parola acelei societati.(vezi comanda Schimba parola societatehlp_SchimbaParolaSocietate din meniul Fisiere)

La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra.

Va trebui sa tastati parola pe care doriti sa o introduceti de doua ori, in cele doua campuri, dupa care sa apasati butonul OK. Daca v-ati razgandit, apasati butonul Renunta.

Observatie: Pe masura ce tastati parola veti observa ca literele tastate de dvs. Apar pe dialog ca "***". Aparitia stelutelor in locul literelor efective este necesara din considerente de securitate.

Parola societate hlp_Continut

Aceasta comanda va permite sa restrangeti accesul celor care pot introduce, modifica sau obtine rapoarte la o anumita societate, prin introducerea unei parole. Ulterior, ori de cate ori veti incerca sa selectati acea unitate, va trebui sa tastati aceasta parola acelei societati.

Daca doriti sa limitati accesul nu numai la o societate, ci la toate societatile (practic la tot programul), va trebui sa introduceti o parola globala (gradul I de securitate), prin comanda Schimba parola programhlp_SchimbaParolaProgram din meniul Fisiere)

La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra.

Va trebui sa tastati parola pe care doriti sa o introduceti de doua ori, in cele doua campuri, dupa care sa apasati butonul OK. Daca v-ati razgandit, apasati butonul Renunta.

Salveaza

Aceasta comanda se gaseste în modulele Balanta si Registre. Comanda are ideograma în bara de scule, se activeaza când în fereastra MDI a programului exista cel putin un raport afisat.

Selectând comanda Salveaza, puteti exporta datele din fereastra activa în format CSV. Acest fisier poate fi încarcat cu un program de calcul tabelar (de exemplu Microsoft EXCEL) pentru a putea folosi informatiile transmise din program pentru alte prelucrari ulterioare. Fiecare coloana din textul afisat pe ecran va ocupa o coloana separata în foaia de calcul tabelar, tinându-se cont si de tipul datelor (text sau numere).

Figura

La selectarea comenzii Salveaza, pe ecran apare caseta de dialog prezentata în Figura

În câmpul "Nume fisier" se introduce numele sub care se doreste a se regasi fisierul. Numele introdus trebuie sa fie în concordanta cu regulile de formare a numelor pentru fisierele sistemului de operare. În cazul în care nu se pune nici o extensie, automat este atribuita extensia "CSV". În cazul când fisierul specificat exista deja pe disc, se va cere confirmarea operatiei de înlocuire a fisierului vechi cu cel nou.

Salveaza copie.

hlp_Continut

Aceasta comanda se gaseste în modulele Salarii si Mijloace fixe. Comanda permite utilizatorului sa salveze un raport obtinut cu unul din aceste programe, într-un fisier de tip text.

La apelarea comenzii (din meniu, apasand direct butonul din toolbar sau apasand combinatia de taste Shift+F4), pe ecran apare urmatorul dialog:

Va trebui sa va pozitionati pe driverul (hard-disk-ul) pe care doriti sa salvati fisierul, selectand din lista Drivers driverul corespunzator. (in partea de jos a ferestrei de dialog)

Odata pozitionati pe driverul respectiv, trebuie sa va pozitionati pe directorul (folderul) in care doriti sa salvati fisierul. Pentru aceasta, selectati din lista de sub eticheta Folders. directorul (folderul) care va intereseaza. Daca directorul (folderul) este de fapt un subfolder (este inclus in alt folder), va trebui sa faceti dublu-clic pe folderul respectiv (folderul parinte), pentru a putea vedea care sunt sub-folderele acestuia.

Daca v-ati pozitionat corect pe director (folder), in lista de sub eticheta "File name" (in partea stanga) va apare numele fisierelor de tip text aflate aici. Tastati numele sub care vreti sa fie salvat fisierul in casuta de sub eticheta File name si apoi apasati butonul "OK" din partea dreapta sus a ferestrei de dialog. Daca v-ati razgandit, apasati butonul "Cancel".

Deschide fisier.

Aceasta comanda permite utilizatorului sa deschida un fisier de tip text direct din modulele Salarii sau Mijloace fixe, pentru a vizualiza anumite informatii necesare (fisierul deschis nu poate fi modificat).

La apelarea comenzii (din meniu, apasand direct butonul din toolbar sau apasand combinatia de taste Shift+F3), pe ecran apare urmatorul dialog:

Va trebui sa va pozitionati pe driverul (hard-disk-ul) pe care este fisierul, selectand din lista Drivers driverul corespunzator. (in partea de jos a ferestrei de dialog)

Odata pozitionati pe driverul pe care se gaseste fisierul, trebuie sa va pozitionati pe directorul (folderul) in care stiti ca se gaseste fisierul cautat. Pentru aceasta, selectati din lista de sub eticheta Folders. directorul (folderul) care va intereseaza. Daca directorul (folderul) este de fapt un subfolder (este inclus in alt folder), va trebui sa faceti dublu-clic pe folderul respectiv (folderul parinte), pentru a putea vedea care sunt sub-folderele acestuia.

Daca v-ati pozitionat corect pe director (folder), in lista de sub eticheta "File name" (in partea stanga) va apare numele fisierelor de tip text aflate aici. Faceti clic cu mouse-ul pe numele acestuia si apoi apasati butonul "OK" din partea dreapta sus a ferestrei de dialog. Daca v-ati razgandit, apasati butonul "Cancel".

Ferestrele deschise astfel se vor inchide facand dublu-clic cu mouse-ul pe butonul din coltul din stanga sus a ferestrei programului, sau prin comanda "Inchide tot" din meniul Ferestre.

Fisier paradox

Cu aceaasta comanda puteti vizualiza o tabela paradox, cu toate coloanele si toate informatiile continute.

Executa Script .

Cu aceasta comanda puteti lansa în executie comenzi SQL, comenzi ce pot actualiza bazele de date sau pot genera rapoarte ce nu sunt prinse în comenzile implicite ale programelor.

Font fereastra

Aceasta comanda se activeaza când în fereastra principala a programului exista cel putin un raport afisat si se refera la caracteristicile fontului cu care sunt afisate informatiile din fereastra activa.

Fiecare tip de fereastra poate avea un font al caracterelor tiparibile si o marime a fontului implicite. Comanda "Font fereastra" din meniul "Fisiere" stabileste caracteristicile fontului care va fi folosit la afisare pe ecran si la imprimarea datelor. Dumneavoastra trebuie numai sa alegeti din lista fonturilor, fontul dorit (imediat în câmpul "Exemplu" apare forma caracterelor în fontul ales). Deasemeni, tot din aceasta fereastra, puteti alege "tipul fontului": bold în care caracterele sunt îngrosate, italic în care caracterele sunt înclinate, etc. Puteti stabili dimensiunea corpului de litera, sau culoarea. Valorile selectate vor ramâne implicite pâna la o noua schimbare a lor.

Va recomandam sa alegeti pentru fereastra un font neproportional (font în care toate literele au aceeasi dimensiune). Aceste fonturi neproportionale pot fi: Courier New MS LineDraw, etc. Deasemenea va recomandam sa folositi un font TRUE TYPE.

În cazul în care alegeti un font proportional (latimile caracterelor sunt diferite în functie de litera) listele sub forma de tabel nu vor mai fi aliniate.

Aceasta comanda poate fi apelata si cu ajutorul combinatiei de taste Ctrl + O.

Tipareste

Comanda poate avea ideograma sau în bara de scule. Ea se activeaza când în fereastra principala a programului exista cel putin un raport afisat.

La selectarea ei, continutul ferestrei active este trimis la imprimanta prin intermediul programului sistem Print Manager.

În general, imprimanta este un dispozitiv periferic lent. Prin folosirea acestui mod de tiparire specific WINDOWS-ului, în timp cât datele sunt transmise efectiv la imprimanta, (de la Print Manager la echipamentul fizic) calculatorul poate fi folosit în continuare, imprimarea facându-se în Background, salvând astfel timpul dumneavoastra.

Tiparirea din modulele Balanta si Registre

La selectarea comenzii de tiparire pot exista doua posibilitati:

Daca continutul ferestrei încape pe o singura pagina, informatiile din fereastra sunt trimise la imprimanta fara a cere alte detalii suplimentare.

În cazul în care continutul ferestrei nu încape pe o singura pagina, pe ecran apare caseta de dialog din Figura 5, din care se poate stabili domeniul tiparit (tot documentul sau anumite pagini), si numarul de copii care vor fi transmise la imprimanta. Dupa selectarea butonului OK informatiile vor fi trimise la imprimanta prin intermediul programului sistem Print Manager.

Figura

Tiparirea din modulele Salarii si Mijloace fixe

La lansarea comanzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra de dialog:

Tiparirea se va realiza la imprimanta specificata dupa cuvantul "Printer:". Daca nu este aceasta imprimanta la care doriti sa tipariti, va trebui sa apasati butonul "Setup" si sa specificati care este imprimanta la care doriti sa faceti tiparirea, in sectiunea Printer din fereastra care apare pe ecran (este fereastra de la comanda Setare imprimanta).

La sectiunea "Print range" puteti selecta paginile care sa fie tiparite, astfel:

- daca bifati "All", vor fi tiparite toate paginile din cadrul raportului;

- daca bifati "Selection", va fi tiparita numai zona selectata;

- daca bifati "Pages", vor fi tiparite numai paginile cuprinse intr-un anumit interval. Capele intervalului (prima si respectiv ultima pagina) se vor completa in acest caz in casutele "From:" si respectiv "To:".

Calitatea tiparirii (rezolutia), va putea fi selectata de la campul Print quality. Aceste valori sunt doar cele suportate de imprimanta pe care ati selectat-o. O valoare mai mare a acestei rezolutii duce la o calitate mai buna a imprimarii, pe cand o valoare mai mica duce la o calitate mai proasta a tiparirii.

Numarul de exemplare in care doriti sa fie tiparit raportul se va preciza la campul "Copies". Implicit apare 1 (deci o singura copie).

Daca ati optat pentru mai multe copii, si daca doriti ca tiparirea sa se faca in ordinea: toate copiile paginii 1, apoi toate copiile paginii 2, s.a.m.d., in loc sa fie tiparita mai intai prima copie a intregului raport, apoi a doua copie, s.a.m.d, va trebui sa bifati casuta de validare cu titlul Collate copies.

Pentru orice alte modificari privind functiile imprimantei va trebui sa apasati butonul "Setup". Va apare pe ecran o noua fereastra, de fapt fereastra corespunzatoare comenzii Setare imprimantahlp_SetareImprimanta1) Asa cum s-a explicat la pagina acestei comanzi, puteti selecta imprimanta, orientarea hartiei, etc.

Pentru a valida comanda de tiparire, apasati butonul "OK". Pentru a anula modificarile facute si totodata si imprimarea, apasati butonul "Cancel".

Setare imprimanta

Aceasta comanda ce are ideograma sau în bara de scule, se activeaza când în fereastra principala a programului exista cel putin un raport afisat. Comanda va permite sa modificati diferiti parametri ai imprimantei înaintea operatiunii de tiparire.

Fiecare tip de fereastra cu rapoarte are asociat un font, un format de hârtie si orientarea lui. Formatul implicit se poate schimba selectând comanda "Setare imprimanta". Pentru o mai buna întelegere a acestor notiuni, specificam:

prin "font" se întelege tipul caracterelor tiparibile, de exemplu acesta este un font "Arial", iar acesta este un font "Courier New". Schimbarea fontului este explicata pe larg la "Font Fereastra".

prin "formatul hârtiei" se întelege dimensiunea hârtiei ce se foloseste la tiparire. Aceste dimensiuni sunt standardizate, de exemplu A4, A3, etc. Toate aceste formate de hârtie se gasesc într-o lista din fereastra de setare (stabilire a parametrilor) a imprimantei, dumneavoastra nu va ramâne decât sa alegeti din aceasta lista formatul pe care îl are hârtia pe care doriti efectiv sa tipariti.

prin "orientarea hârtiei" se întelege felul în care imprimanta va tipari raportul pe formatul de hârtie ales. În acest sens exista doua posibilitati: "Portrait" când documentul tiparit va fi "în picioare" si "Landscape" când documentul tiparit va fi "culcat". Modificarea modului de tiparire a documentului se face din fereastra de dialog Setare Imprimanta (nu prin modificarea pozitiei de introducere a hârtiei în imprimanta).

Noua setare pentru hârtie si orientare va deveni implicita pentru acel tip de fereastra pâna când va fi redefinit.

Indiferent de tipul formatului de hârtie si a orientarii care a fost aleasa, la imprimare, programul, va genera un font TRUE TYPE astfel încât informatiile ce se tiparesc sa se încadreze cât mai bine în pagina.

O setare incorecta a formatului hârtiei sau orientarii ei va produce o proasta încadrare a listei tiparite în formatul hârtiei. Deci este necesar ca hârtia efectiva pe care o introduceti în imprimanta sa fie exact comunicata si driver-ului de imprimanta (prin comanda Setare Imprimanta).

Fereastra de configurare a imprimantei difera în functie de imprimanta pe care o aveti instalata si de driver-ul ecesteia. Totusi câteva notiuni sunt asemanatoare:

La sectiunea "Printer" puteti selecta imprimanta la care sa fie tiparit documentul (daca aveti instalate mai multe imprimante). Daca bifati cu mouse-ul prima varianta: Default printer, va fi folosita imprimanta implicita, folosita in mod curent) Daca insa bifati varianta a doua: Specific Printer, veti putea selecta dintr-o lista o anumita imprimanta, care sa fie utilizata la aceasta tiparire.

La sectiunea Orientation puteti opta, tot cu ajutorul mouse-ului, pentru format de hartie normal (Portrait) sau culcat (Landscape).

Sectiunea Paper va permite selectarea formatului de hartie si a sursei de hartie a imprimantei. Formatul de hartie va trebui sa-l selectati din lista de la Size, iar sursa de hartie a imprimantei de la Source.

Pentru controlul deplin asupra imprimantei, prin intermediul mediului Windows, trebuie sa apasati butonul Options.. La apasarea acestui buton, va este afisat driverul (programul de conversatie) specific imprimantei selectate la sectiunea Printer din figura de mai sus. Bineinteles ca acest driver difera de la o imprimanta la alta.

Pentru a realiza tiparirea la o imprimanta din retea (care nu este conectata la calculatorul dvs.) trebuie sa apasati butonul Network..(in cazul in care imprimanta nu este disponibila la sectiunea Printer, Specific printer, din figura de mai sus.

Odata stabiliti acesti parametri, apasati butonul "OK" pentru a salva modificarile facute, respectiv "Cancel" pentru a le anula.

Control panel

Comenzile programului, ce se refera la optiunile si configurarea elementelor sistemului de operare, actioneaza local numai pe durata sesiunii de lucru. Daca doriti ca valorile cu care modificati optiunile sistemului WINDOWS sa ramâna implicite, trebuie sa folositi programul sistem Control Panel. Pentru a usura lansarea acestui program, în meniul Fisiere a fost inclusa aceasta comanda, care are ca efect lansarea programului Control Panel.

Iesire

Aceasta comanda ce are ideograma în bara de scule, termina executia programului "Light".

Unitate

Sistemul "Light" poate tine evidenta contabila si gestiunea cantitativ-valorica la mai multe unitati patrimoiniale. Numarul lor este limitat doar de spatiul existent pe discul dur. Din acest motiv, exista necesitatea unor comenzi care sa gestioneze, crearea, selectarea si stergerea acestor unitati. Totodata, pe masura trecerii timpului, este necesara arhivarea (salvarea) si restaurarea datelor.

Toate acestea sunt realizate de urmatoarele comenzi incluse în meniul "Unitate" pentru programele "Balanta" si "Registre" sau meniul "Gestiuni" pentru programele "Gestiune" si "Clienti-Furnizori".

Comanda "Selectie unitate"

Aceasta comanda poate fi data mai rapid apasând butonul SELECTIE din bara de comenzi, buton ce are ideograma: sau combinatia de taste CTRL +U.

Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 6.

Figura

Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:

lista societatilor sau a gestiunior.

butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou......, Copie, Modifica, Sterge, Închide.

Lista societatilor contine numele tuturor societatilor ce au fost definite.

Selectarea societatii

Selectarea unei societati, pentru introducerea de date noi sau realizarea de rapoarte, se relizeaza prin dublu click cu mouse-ul pe numele societatii respective sau deplasarea liniei de selectie cu ajutorul tastelor "sus" "jos", pâna când aceasta se suprapune peste numele societatii alese, apoi se apasa butonul "Selectie".

Crearea unei societati noi

Comanda Nou are rolul de a crea o noua societate sau gestiune si de a o adauga la lista celor existente deja. La selectarea comenzii va fi afisata caseta de dialog prezentata în

Figura 7

Figura

Câmpul "Nume unitate" este un cod, care va desemna numele directorului în care se va crea unitatea noua. Din acest motiv el trebuie sa îndeplineasca conventia de generare a numelor de fisiere din sistemul de operare (sa nu depaseasca opt caractere si sa nu contina spatii).

Câmpul "Descriere" reprezinta numele complet al unitatii. Acesta este de fapt numele cu care se va lucra, el aparând în listele de selectie si în listele de rapoarte. Pentru completarea lui nu exista reguli, putând contine orice caracter tiparibil.

La selectia butonului OK se va crea o unitatea noua. În cazul când mai exista deja o unitate ce are numele din câmpul "Nume unitate" identic cu acesta, se va cere o confirmare de suprascriere (înlocuire), deoarece în directorul de lucru nu pot exista doua fisiere (unitati) cu acelasi nume. Daca se raspunde cu YES atunci vechea unitate este stearsa si se va crea o unitate noua.

Butonul CANCEL anuleaza comanda de creare a unei unitati noi.

Butonul "Nou....." usureaza introducerea mai multor societati, fereastra de dialog din

Figura aparând automat dupa apasarea "OK" pregatita pentru introducerea unei societati noi.

Modificarea numelui societatii

Pentru modificarea numelui unei societati (nu se poate modifica "Nume unitate" care este numele fisierului creat pentru societatea selectata), se pozitioneaza linia de selectie pe societatea dorita si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din

Figura 7, câmpul "Descriere" continând numele vechi, nume pe care puteti sa-l modificati.

Stergerea unei societati

Stergerea unei societati definite, se face prin pozitionarea liniei de selectie pe societatea sau gestiunea dorita, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi întrebat înca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" societatea sau gestiunea respectiva va fi stearsa, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.

Atentie ! Stergând o societate pierdeti toate înregistrarile si definirile din acea societate. Nu mai aveti cum sa recuperati datele.

Închiderea ferestrei de dialog din Figura se face prin apasarea butonului "Închide".

Salvare

Salvarea datelor dintr-o societatesau gestiune pe dischte, se face cu comanda "Salvare" din meniul "Unitate" sau"Gestiune". Înainte de a lansa aceasta comanda introduceti o discheta fara informatii în unitatea "A". Daca datele arhivate nu încap pe o discheta, programul va cere dischete pe rând pâna când se vor salva toate datele. Dupa salvare, programul verifica arhivele de pe dischete si trebuie sa mai introduceti o data dischetele în ordinea creerii.

Restaurare

Restaurarea datelor - aducerea datelor salvate pe discheta în calculator - se face cu comanda "Restaurare" din meniul "Unitate". Înainte de a lansa aceasta comanda introduceti prima discheta din arhiva cu datele în unitatea "A".

Programul realizeaza automat restaurarea datelor de pe dischete în urmatorii pasi:

Salvarea datelor existente pentru siguranta. Programul va porni o procedura de arhivare a datelor existente. Dupa terminarea procedurii de arhivare închideti fereastra ramasa pe monitor.

Testarea arhivei aflata pe dischete. Introduceti pe rând în unitatea "A" dischetele din care se face restaurarea. Dupa terminarea procedurii de testare a arhivei de pe dischete, închdeti fereastra ramasa pe monitor.

Restaurarea efectiva a informatiilor. Introduceti pe rând în unitatea "A" dischetele din care se face restaurarea. Programul va aduce datele salvate pe dischete peste cele existente.

Modificarea lunii si a anului

Luna curenta

Schimbarea lunii pentru care se fac înregistrarile se face cu comanda "Luna curenta" din meniul "Setari". De la tastatura, folositi combinatia de taste Ctrl+L. Aceasta comanda are rolul de a selecta luna pentru care se fac înregistrarile. Lansarea acestei comenzi, face sa apara o fereastra de dialog ca în

Figura 8

Figura

Deschideti lista cu lunile apasând cu mouse-ul butonul din dreapta. Alegeti luna în care doriti sa lucrati. Puteti alege luna si cu ajutorul tastelor "sageata în sus" sau "sageata în jos". Dupa ce selectati luna dorita, apasati "OK" pentru validare.

În programul "Gestiune", la schimbarea lunii de lucru sunteti întrebat daca doriti sa copiati în luna noua si marfurile su stoc nul. Daca nu alegeti aceasta optiune, scapati din nomenclatorul de marfa de produsele care nu mai sunt pe stoc si nici nu o sa mai aveti intrari la ele (chiar daca mai aveti intrari la aceste produse, ele vor fi la alt pret de cumparare si trebuie sa deschideti o noua pozitie).

Selectie an

Schimbarea anului de lucru, se face cu comanda "Selectie an". Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca în Figura 9.

Figura

În câmpul de editare puteti introduce anul pentru care doriti sa faceti înregistrarile. Pentru validare, apasati "OK".

În programul "Balanta", odata selectat un an, programul calculeaza soldurile initiale pentru noul an prin recalcularea datelor din anul anterior. În cazul în care fisierul de solduri initiale pentru anul selectat exista, se cere confirmarea de înlocuire a acestui fisier cu datele calculate. În functie de situatia concreta în care va aflati puteti actualiza sau nu datele din fisierul de solduri initiale cu datele calculate.

Listele si comenzile acestora

Prin lista se întelege o însiruire de elemente ce au unele caracteristici asemanatoare: lista societatilor, lista gestiunilor, lista conturilor, lista cu grupe de marfa, lista documentelor introduse, lista marfurilor, lista cu parteneri, etc. Listele din programul "Light" apar în ferestre de forma:

Figura

Aceasta fereastra este formata din doua zone:

lista: contine o însiruire de elemente

butoane de comenzi: "Cautare", "Selectie", "Nou", "Nou,...", "Modifica", "Sterge", "Închide", cu ajutorul carora se pot face modificari în lista si asupra elementelor din lista.

Deoarece dimensiunea unor liste poate sa fie mare, gasirea unui element se poate face prin mai multe moduri:

se stabileste prin comanda "Cautare" dupa ce câmp din cadrul elementelor urmeaza a se cauta. Se tasteaza prima litera din numele câmpului respectiv si focusul (linia accentuata) se pozitioneaza pe primul element al carui câmp începe cu litera respectiva, daca nu este acesta elementul cautat se tasteaza a doua litera din câmp si focusul se pozitioneaza pe primul element din lista al carui câmp începe cu cele doua litere tastate. Actiunea se repeta pâna când focusul se pozitioneaza pe elementul cautat (de obicei este necesara tastarea primelor 2 - 3 litere din numele elementului cautat). Daca exista mai multe elemente cu aceleasi valori în câmul dupa care se face cautarea, iar acestea nu sunt în lista unele dupa altele, prin apasarea tastei "Blank space" (tasta de spatiu) focusul se pozitioneaza pe urmatorul element din lista ce are câmpul cautat de dumneavoastra. Pentru a ajunge înapoi la primul element cautat, apasati tasta "Backspace".

Ex. În lista de conturi, doriti sa gasiti contul "5311" - "Casa în lei". Stabiliti prin comanda "Cautare" câmpul dupa care se va face cautarea - "Simbol cont". Tastati "5" iar focusul se pozitioneaza pe "5 Conturi de trezorerie". Tastati "3" iar focusul se pozitioneaza pe "5311 Casa în lei".

Cu ajutorul barei de scroll (apare în dreapta listei în momentul în care elementele din lista nu mai încap în zona pentru afisare) se poate parcurge întreaga lista. Daca faceti click cu pointerul mouse-ului pe unul din butoanele barei de scroll ("sus" sau "jos") lista este parcursa cu câte un element. Daca faceti click cu pointerul mouse-ului pe bara de scroll lista este parcursa cu câte o pagina.

Cu ajutorul tastelor "sus"- , "jos"- puteti deplasa focusul (cu câte o pozitie) în sensul dorit de dumneavoastra.

Selectia unui element din lista se face prin pozitionarea focusului pe elementul respectiv si apasarea butonului "Selectie" (facând click cu pointerul mouse-ului pe el) din partea dreapta a ferestrei de dialog. Mai rapid, puteti selecta elementul dorit prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe el sau de la tastatura apasati tasta "Enter".

Pentru a aduce un nou element în lista, apasati butonul "Nou" si apare o noua fereastra de dialog, definita în functie de datele ce trebuiesc înregistrate pentru acel tip de element. Introducerea mai multor elemente în lista (pentru a reduce numarul de operatii) apasati butonul "Nou,..." iar dupa ce ati introdus datele necesare elementului si validat apasând butonul "OK", automat apare fereastra de introducere a datelor, pregatita pentru introducerea altui element (are toate câmpurile de introducere a datelor goale sau cu valorile implicite). Dupa ce ati introdus toate elementele în lista si fereastra de introducere a datelor a aparut (având toate câmpurile goale sau cu valorile implicite) apasati butonul "Cancel".

Pentru modificarea datelor (caracteristicilor) unui element din lista (sau numai pentru a vedea datele înregistrate pentru un element), pozitionati focusul pe elementul respectiv si apasati butonul "Modifica" (sau apasati butonul drept al mouse-ului). Fereastra de dialog aparuta contine toate datele înregistrate pentru acel element, date ce pot fi modificate. Tot pentru a modifica puteti face click cu butonul din dreapta al mouse-ului dupa ce ati focalizat elementul dorit prin una din metodele descrise mai sus.

Stergerea unui element din lista se face prin pozitionarea focusului pe elementul respectiv si apasarea butonului "Sterge". Veti mai fi întrebat o data daca doriti stergerea elementului respectiv, iar daca raspundeti cu "Yes" elementul va fi sters din lista, daca raspundeti cu "No" comanda de stergere va fi anulata.

Apasarea butonului "Închide" duce la închiderea ferestrei ce contine lista cu elemente.

Rapoartele

Prin raport întelegem prezentarea datelor, înregistrate în baza de date, sub forma de lista ce contine anumite informatii aranjate într-o anumita forma.

Comenzile prin care se pot obtine rapoartele specifice fiecarui program se gasesc grupate în meniul "Rapoarte". Obtinerea unui raport se face prin apelarea comenzii specifice pentru acel raport.

Înainte de obtinerea unui raport programul va da posibilitatea sa configurati acel raport prin selectarea infomatiilor ce vor fi continute si ordonarea lor asfel încât sa fie cât mai usor de citit. Raportul apare mai întâi pe monitor, pentru a putea fi studiat si verificat. Tiparirea unui raport afisat pe monitor se face cu comanda "Tipareste" din meniul "fisiere" sau prin apasarea butonului aflat în bara de scule.

Daca aveti mai multe rapoarte afisate pe monitor, le puteti aranja prin comenzile aflate în meniul "Ferestre".

Folosirea tastaturii si a mouse-ului

In timpul utilizarii programelor firmei AttoSOFT, veti avea ocazia sa actionati cele mai noi tipuri de controale Windows. Cu scuzele de rigoare pentru cunoscatorii sistemului de operare Windows, prezentam principalele controale folosite si modul de actionare a acestora cu ajutorul mouse-ului.

Liste de elemente:

Aceste liste de elemente sunt prezente in paginile programelor in care se introduc date sau in care puteti vizualiza informatii. Functie de pagina in care va aflati, lista va prezinta anumite informatii

Pentru a vizualiza toate elementele unei liste puteti realiza defilarea elementelor in sus sau in jos, apasand butoanele , respectiv .

Selectarea unui element al listei se face prin clic cu mouse-ul pe acel element. Dupa ce ati facut clic, bara de selectie (bara albastra din figura de mai sus) va fi pozitionata pe elementul respectiv.

Pentru inserarea de elemente, stergerea lor, actualizarea modificarilor sau anularea modificarilor, respectiv deplasarea rapida in baza de date afisata in lista puteti folosi butoanele navigatorului, asa cum este explicat la capitolul Despre folosirea navigatorului

Observatie: In unele programe exista un buton special (cu titlul Cautare) care permite sa selectati campul (coloana) dupa care se va face cautarea, prin bifarea cu mouse-ul a campului respectiv. Daca nu exista un astfel de buton, schimbarea criteriului (coloanei) dupa care se cauta informatia se va face "agatand si tragand" cu ajutorul mouse-ului coloana dorita in prima pozitie (ca prima coloana).

In toate listele puteti realiza cautare incrementala, astfel incat sa accesati rapid informatia care va intereseaza. Despre aceasta tehnica de cautare cititi mai multe la capitolul Despre cautarea incrementalahlp_CautareIncrementala.

Casutele de listare

Listele din paginile programului lucreaza impreuna cu un alt control Windows, si anume casuta de listare. Acest element permite utilizatorului sa selecteze o varianta (un tip de miscare, un criteriu de selectie, o anumita gestiune) dintr-o lista de variante. Functie de selectia pe care o faceti (ce varianta alegeti), in lista de elemente vor apare un anumit tip de elemente.

In toate cazurile casutele de listare sunt pozitionate chiar deasupra listelor de elemente.

La unele pagini, casutele de listare mai au atasat un element: casuta de validare, plasate in stanga casutei de listare. Prin debifarea acestui control, casuta de listare este inactivata, iar in lista sunt prezentate toate elementele din baza de date. Daca se bifeaza casuta de validare, casuta de listare se activeaza si va ofera posibilitatea de a selecta varianta care va convine.

Pentru a vizualiza variantele pe care vi le ofera o casuta de listare este necesar sa faceti clic cu mouse-ul pe butonul sau , aflat in partea dreapta a casutei de listare. Daca aceasta apasare nu are nici un efect, verificati ca casuta de validare din stanga sa fie bifata.

Casutele de validare

Casutele de validare reprezinta in Windows o posibilitate de a marca, de a valida ceva. In marea majoritate a cazurilor casuta de validare are o eticheta atasata. Daca casuta de validare este bifata (arata astfel: ), inseamna ca acea varianta, descrisa de textul etichetei, este adevarata, este valabila. Daca dimpotriva, casuta de validare nu este bifata (arata astfel: ), inseamna ca varianta descrisa de eticheta nu este valabila.

Un caz aparte il constituie casutele de validare care sunt atasate casutelor de listare; In aceste cazuri, casuta de validare nu are o eticheta. Atunci cand casuta de validare este bifata, casuta de listare este activa si puteti selecta informatii din aceasta. In cazul in care este debifata, casuta de listare este inactiva si nu poate fi accesata.

Despre folosirea tastaturii

Programele AttoSOFT au fost proiectate si realizate pentru a fi manevrate atat cu ajutorul mouse-ului, cat si exclusiv cu ajutorul tastaturii.

Folosirea tastaturii poate duce la o crestere a vitezei de utilizare a programului, in special daca se folosesc combinatiile de taste si tastele rapide pentru apelarea diferitelor comenzi.

Combinatiile de taste inseamna in cadrul mediului Windows apasarea simultana a doua sau trei taste. Majoritatea combinatiilor de taste din programe sunt folosite pentru apelarea directa a comenzilor din meniuri.

Meniurile pot fi derulate, in vederea actionarii unei comenzi, prin apasarea simultana a tastei Alt si a tastei corespunzatoare literei subliniate din numele meniului. Daca de exemplu, primul meniul are numele Fisiere (litera F este subliniata). Apasand combinatia Alt + F veti derula acest meniu. Comenzile din meniu care nu au o combinatie de taste specifica se apeleaza apasand din nou tasta corespunzatoare literei subliniate din numele ei.

Daca o comanda poate fi apelata printr-o combinatie, in meniu, in dreapta comenzii apare aceasta combinatie, asa cum veti vedea in figura de mai jos.

In aproape toate combinatiile de taste, una din cele doua taste este o tasta functionala: Ctrl , Shift sau Alt. Pentru a avea certitudinea ca veti realiza corect combinatia, procedati in felul urmator:

- apasati mai intai tasta functionala functionala Ctrl , Shift sau Alt, dupa caz, fara a o elibera.

- tinand apasata in continuare tasta functionala, apasati cea de a doua tasta. (A, X, etc).

Daca combinatia de taste este alcatuita din trei taste, procedati ca mai sus, cu mentiunea ca la primul pas apasati simultan doua taste functionale (Shift si Ctrl) si apoi, in pasul al doilea apasati a treia tasta: (ex. tasta F12).

In figura de mai jos puteti vedea comenzile meniului ? (Ajutor), precum si combinatiile de taste pentru comenzile Cauta Index ( tastele Shift si F1) si Program (tastele Shift si Ctrl si F12).

In ultima parte a acestei pagini de help gasiti lista cu toate combinatiile de taste si actiunea acestei combinatii.

Taste rapide

O parte din comenzile programului precum si o mare parte din controalele de pe paginile programului sunt actionate prin actionaraea unei taste, denumita in aceste cazuri tasta rapida. Ca exemplu prezentam in continuare meniul Societati, in care puteti observa, in partea dreapta a comenzilor, tastele rapide corespunzatoare: F3 pentru comanda Arhivare date, F4 pentru comanda Restaurare date:

In ultima parte a acestei pagini de help gasiti lista cu toate tastele rapide si actiunea acestor taste.

Un caz special de control Windows este navigatorul, pentru a carui actionare cu ajutorul mouse-ului si a tastaturii va trebui sa consultati capitolul Despre folosirea navigatoruluihlp_Navigator.

Combinatia de taste Actiunea

Alt + F Deruleaza meniul Fisiere

Alt + O Deruleaza meniul Societati

Alt + S Deruleaza meniul Setari

Alt + R Deruleaza meniul Rap. (Rapoarte)

Alt + D Deruleaza meniul Def. (Definiri)

Alt + E Deruleaza meniul Ferestre

Shift + F3 Deschide fisier

Shift + F4 Salveaza copie

Ctrl + O Font fereastra

Ctrl + P Tiparire raport

Shift + F10 Propietatile formatului de hartie

Ctrl + X Parasirea programului

Ctrl + S Selectie societate

Ctrl + L Luna curenta

Shift + F1 Cautare in fisierul de ajutor dupa index

Shift+Ctrl+F12 Informatii despre program, firma attoSOFT si calculatorul folosit

Tasta rapida Actiunea

F1 Lanseaza fisierul de ajutor

F2 Deschide casuta de listare (numai daca sunteti pozitionat pe campul acesteia)

F3 Apeleaza comanda Arhivare date

F4 Apeleaza comanda Restaurare date

F12 Apeleaza comanda Calculator

Observatie: Diverse programe folosesc in mod diferit combinatiile de taste. Este bine sa verificati aceste combinatii privind in meniul respectiv, in partea dreapta a comenzii (vezi capitolul Taste rapide).

Despre folosirea navigatorului

Navigatorul este un element specific bazelor de date. Functia sa este de a permite utilizatorului sa parcurga baza de date a programului, sa insereze un element nou in baza de date, sa stearga un element, sa actualizeze baza de date.

Navigatorul, pe care il gasiti in bara butoanelor accelerator (tool - bar) are urmatoarea forma:

Functiile navigatorului, amintite in primul paragraf pot fi obtinute facand clic cu mouse-ul pe butonul corespunzator acelei functii. Iata care sunt butoanele si functiile lor specifice:

Buton Functia specifica Tasta corespunzatoare

Pozitioneaza baza de date pe primul element HOME

Trece la elementul anterior al bazei de date PAGE UP

Trece la elementul urmator al bazei de date PAGE DOWN

Pozitioneaza baza de date pe ultimul element END

Pregateste baza de date pentru introducerea unui element nou INSERT

Sterge elementul curent din baza de date Ctrl+DELETE

Salveaza modificarile operate in baza de date Este automata

Anuleaza modificarile realizate in baza de date ESC

Despre cautarea incrementala

Tehnica de cautare incrementala a fost dezvoltata in programele AttoSOFT in scopul cresterii vitezei de lucru, mai exact a vitezei de cautare a unui element intr-o lista.

Aceasta tehnica presupune identificarea rapida a elementului cautat prin tastarea primelor trei - patru litere din numele acelui element. Pe masura ce se tasteaza aceste litere, bara de selectie se deplaseaza pe elementul a carui nume incepe cu literele respective sau cu cea mai apropiata secventa de litere.

EXEMPLU:

Sa presupunem ca in lista de mai jos dorim sa identificam rapid elementul cu codul 4.2.2.1.. Lista este pozitionata la primul element (daca nu este pozitionata pe primul element apasati tasta Backspace).

Vom incepe prin a tasta cifra "4". Bara de selectie se pozitioneaza pe primul element din lista care incepe cu cifra 4: (APARATE SI INSTALATII.).

Apasam tasta "." (punct), iar bara de selectie se pozitioneaza pe primul element care incepe cu carecterele "4." (Aparate si instalatii pentru masurarea marimilor geometrice.).

La apasarea tastei "2", bara de selectie s-a pozitionat pe primul element care incepe cu secventa de caractere "4.2" (Aparate si instalatii pentru masurarea timpului frecventei.).

Apasam tasta "." (punct) si bara de selectie ramane pe elementul "4.2.". Cand se apasa din nou tasta "2", bara de selectie se pozitioneaza pe primul element a carui cod incepe cu 4.2.2 (Punti de masurat.).

In acest fel, tastand mai departe caracterele "." (punct), "1", bara de selectie se pozitioneaza pe elementul cautat.

Acest exemplu prezinta cautarea incrementala pe coduri. Tehnica poate fi folosita insa pentru orice tip de elemente; singura conditie este aceea de a tasta caracterele (litere sau cifre) in ordinea corecta. De exemplu, pentru a cauta elementul "Calculatoare", va trebui sa tastati literele "C", "A", "L", "C". De obicei, dupa tastarea primelor trei - patru caractere, deja elementul cautat este deja vizibil si poate fi selectat cu ajutorul mouse-ului.

Daca in cursul tastarii literelor faceti o greseala, apasati tasta Backspace pentru a anula comanda de cautare. La apasarea acestei taste, bara de selectie se pozitioneaza pe primul element al listei, fiind gata pentru o noua cautare incrementala.

Propietatile raportului

Aceasta comanda permite modificarea parametrilor paginii pe care se vor tipari rapoartele pe care le trimiteti la imprimanta. Toti parametrii pe care ii stabiliti prin aceasta comanda sunt utilizati la imprimarea raportului la imprimanta, si vor ramane asa pana cand ii modificati dvs.

Pentru a apela mai rapid aceasta comanda puteti folosi butonul accelerator de pe bara butoanelor de accelerare (tool - bar).

Observatie: Aceasta comanda nu este disponibila in programele pachetului Light;

Parametrii pe care ii puteti modifica prin aceasta comanda sunt:

- formatul colii de hartie pe care se va tipari raportul;

- marginile colii de hartie, margini pe care nu se va tipari;

- orientarea hartiei, distanta dintre randuri;

- titluri si note de antet si subsol.

La lansarea acestei comenzi, pe ecran va apare o fereastra de dialog, alcatuita de fapt din trei pagini:pagina Margini, pagina Hartie si pagina Antet/Subsol. La aparitia pe ecran a ferestrei este activa prima pagina; celelalte pagini pot fi activate facand clic cu mouse-ul pe numele paginii, fie apasand simultan tastele Alt si H pentru pagina Hartie, respectiv Alt si A pentru pagina Antet/Subsol.

In prima pagina, prezentata in imaginea de mai sus, puteti specifica marginile formatului de hartie (zona in care sa nu se tipareasca). Valorile pe care le specificati sunt in milimetri. Va recomandam sa bifati casuta de validare cu titlul Alege fontul optim pentru tiparire, astfel incat programul, functie de formatul de hartie pe care l-ati ales sa selecteze automat cel mai bun tip de caractere pentru tiparire.

A doua pagina, prezentata in figura urmatoare, permite sa precizati formatul de hartie pe care tipariti, orientarea ei, precum si distanta dintre randuri la listare.

Pentru a selecta o alta distanta intre randuri decat cea implicita, faceti clic cu mouse-ul pe casuta Mod listare si selectati o alta distanta (la doua sau la trei randuri).

Tot in aceasta pagina puteti preciza orientarea hartiei: In picioare (portrait) sau Culcata (landscape), bifand cu mouse-ul varianta care va convine.

Pagina Antet/Subsol, prezentata in figura de mai jos, va permite sa inserati in raport, in afara informatiilor propiu-zise, care fac obiectul raportului, alte informatii, care se pot dovedi utile: Titlu, numerotarea paginilor, ora si data listarii. Aceste informatii se pot insera ca titlu sau in antetul, respectiv subsolul paginii.

Pentru a introduce aceste informatii, veti apela la urmatoarele butoane:

permite stabilirea fonturilor cu care se va tipari informatia auxiliara;

permite inserarea numelui;

permite inserarea titlului raportului;

permite inserarea numarului paginii (numerotarea paginilor);

permite inserarea orei la care s-a tiparit raportul;

permite inserarea datei la care s-a tiparit raportul;

Dupa cum se poate observa in figura de mai sus, atat la sectiunea Antet cat si la sectiunea Subsol exista cate trei campuri: Stanga, Centru si Dreapta. Odata pozitionati pe unul din aceste campuri (cu ajutorul tastaturii sau a mouse-ului) apasati butonul corespunzator informatiei pe care doriti s-o inserati in acea zona.

Exemplu:

Sa presupunem ca doriti sa inserati numerotarea paginilor in partea de jos (in subsolul paginii), in centul. Pentru aceasta trebuie sa va pozitionati (cu ajutorul mouse-ului sau a tastaturii) pe campul Centru din sectiunea Subsol, dupa care sa apasati butonul .

Odata modificate optiunile care nu erau convenabile, puteti apasa "OK" pentru ca ele sa devina valide si sa fie valabile pana la o noua modificare din partea dvs. Daca v-ati razgandit, apasati "Cancel" si modificarile facute vor fi anulate.

Apasarea butonului "OK" se face o singura data , indiferent daca modificarile s-au facut intr-o pagina sau in toate trei paginile.

Iesire din programe (închiderea programelor)

Dupa ce ati terminat de lucrat cu un program si vreti sa-l închideti, dati comanda "Iesire" aflata în meniul "Fisiere" sau combinatia de taste "Alt+X". Pentru apelarea mai rapida a acestei comenzi puteti folosi butonul accelerator din bara butoanelor accelerator (tool-bar).

Nu este necesar sa actionati nici o comanda pentru salvarea datelor. Aceasta operatiune se realizeaza automat, pe masura ce lucrati.

Balanta

Prezentare generala

Ce face programul Balanta.

Programul "Balanta" este destinat întocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecând de la notele contabile.

Programul automatizeaza foarte mult munca contabilului, deoarece poate prelua notele contabile obtinute prin înregistrarea documentelor primare în programul "Registre". Deasemeni, "Balanta" poate calcula automat unele note contabile: descarcarea gestiunii (prin calcului coeficientului "K" de descarcare a gestiunii), închiderea conturilor de TVA, închiderea conturilor de venituri si de cheltuieli. Se poate configura calculul unor indicatori de eficienta economica.

Din notele contabile introduse manual, preluate din programul "Registre" sau cele calculate automat de program, obtineti rapoarte centralizatoare pentru o societate: balanta lunara, balanta pe centre de profit, balanta pe o perioada, balanta lunara însumata (pentru o societate cu mai multe filiale), centralizator cartea mare, cartea mare sah, fise de cont, registrul jurnal global, notele contabile, indicatori de eficienta economica. Rapoartele pot fi obtinute sintetic sau analitic.

Programul poate evidentia automat centrele de profit definite pentru o firma.

Se poate lucra si în afara bilantului, pe conturile din clasele 8 si 9. Rapoartele amintite mai sus se pot obtine si pentru conturile din afara bilantului.

Datorita flexibilitatii sale, programul a fost implementat cu succes la numeroase firme, din diverse domenii de activitate. Schimbarile de legislatie nu afecteaza acest program, deoarece utilizatorul poate oricând sa modifice modul de înregistrare a datelor în contabilitate.

Interfata prietenoasa, usurinta în utilizare, posibilitatea de a se adapta la toate cerintele contabilului si siguranta în exploatare, sunt câteva atribute ale programului care au facut sa fie îndragit de cei care îl folosesc.

Prezentare generala a modului de lucru.

Deschiderea unei societati pentru care doriti sa tineti evidenta financiar - contabila se face prin definire societatatii (comanda "Nou" din meniul "Unitate"), selectarea societatii (comanda "Selectie" din meniul "Unitate") si stabilirea lunii si anului pentru care doriti sa introduceti date (comenzile "Luna curenta" si "Selectie an" din meniul "Setari").

"Balanta" este un program ascultator si usor de folosit. Pentru aceasta, trebuie sa urmati câtiva pasi pentru a configura modul de lucru la o societate anume: definirea planului de conturi, notele contabile calculate, notelor contabile virtuale. În definirea unei societati va puteti inspira si din exemplele care sunt în kitul de instalare. Utilitarul "Copie societate" sau comanda "Întretine nomenclatoare" va ajuta sa copiati din societatile exemplu sau din alte societati definite de dumneavoastra: conturi si note contabile calculate.

Odata configurata o societate, introducerea datelor pentru ea este simpla: se introduc soldurile initiale ale societatii (daca se începe cu luna ianuarie) sau se inroduc prin note contabile coloana de toatal sume a lunii precedente pentru care se doreste obtinerea balantei (daca se începe cu orice alta luna decât cu luna ianuarie).

Odata introduse soldurile initiale sau total sume a balantei precedente, legatura cu informatiile contabile ale firmei a fost facuta. În programul "Balanta" sunt preluate automat, sub forma de note contabile, informatii din celelalte module ala sistemului "Light". Programul poate calcula din informatiile existente si alte note contabile pentru a va usura munca de introducere a datelor si pentru a reduce posibilitatea de greseala.

Daca doriti sa introduceti manual note contabile, exista o procedura simpla: apelarea comenzii "Nou" din meniul "Note".

Modificarea sau stergerea unei note contabile introdusa gresit se realizeaza cu usurinta, prin deschiderea listei cu note contabile (comanda "Note contabile" din meniul "Note") pozitionarea focusului pe aceasta si folosirea comenzii "Modifica" sau "Sterge".

Fara a da comenzi suplimentare, de prelucrare a datelor, în orice moment puteti obtine rapoarte pe baza datelor introduse. Orice modificare asupra datelor introduse este preluata automat si va fi reflectata în rapoartele ce le veti obtine din acel moment.

Comunicatiile programului cu alte module ale sistemului Light.

Programul "Balanta" este un program care centralizeaza datele primite din celelalte module ale sistemului "Light". Din programele "Registre", "Gestiune" si "Clienti - Furnizori", sunt primite informatiile sub forma de note contabile.

Se pot introduce note contabile si manual în programul "Balanta", iar programul pe baza datelor existente si a unor formule de calcul poate genera note contabile automat.

Rapoartele obtinute din acest modul sunt rapoarte de sinteza: balante contabile, centralizator cartea mare, fise de cont, etc.

Configurarea programului

Programul "Balanta" se adapteaza evidentei financiar contabile specifice fiecarei societati. La definirea unei societati noi, ea este configurata dupa un model general. Va trebui sa configurati planul de conturi prin dezvoltarea lui în analitic si a conturilor în afara bilantului.

În functie de specificul firmei trebuiesc definite notele calculate, note pe care programul le va calcula automat din datele pe care le are la dispozitie.

Pentru a putea lista notele contabile sub alta forma decât au fost introduse sau preluate din programul "Registre", va trebui sa definiti notele virtuale.

Pentru a configura mai usor o societate nou introdusa, programul va pune la dispozitie comanda "Intretine nomenclatoare" (utilitarul "Copie societate") aflata în meniul "Optiuni" cu care puteti copia conturi si note contabile calculate din alte societati definite de dumneavoastra sau din societatile exemplu puse la dispozitie de program.

Definirea planului de conturi.

Planul de conturi general, precum si normele de utilizare ale acestuia sunt destinate tuturor unitatilor patrimoniale care desfasoara activitati economice si contine conturile necesare înregistrarii în contabilitate a operatiunilor patrimoniale, continutul si functia fiecarui cont, precum si monografia contabila a principalelor operatii.

Planul de conturi general contine noua clase de conturi simbolizate de o cifra, grupe de conturi simbolizate cu doua cifre, conturi sintetice de gradul I simbolizate cu trei cifre, conturi sintetice de gradul II simbolizate cu patru cifre. Conturile din clasele 1-7 sunt obligatorii, iar cel din clasele 8 si 9, precum si dezvoltarea în analitic a conturilor sintetice vor fi adaptate si completate de fiecare unitate patrimoniala, în functie de specificul activitatii si necesitatile proprii. Unitatile patrimoniale mici sau mijlocii pot utiliza numai conturile sintetice de grad I (cu trei cifre).

Programul are deja definit planul de conturi. Dumneavoastra puteti modifica acest plan de conturi prin adaugarea de conturi noi, care nu au fost prevazute, sau prin modificarea celor existente.

Deschiderea palanului de conturi se face prin comanda "Conturi" din meniul "Definiri", sau direct de la tastatura prin combinatia de taste "Ctrl+C".

Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca în Figura 11.

Fereastra de dialog este compusa din doua zone:

lista conturilor.

butoane de comenzi: Cautare, Selectie, Nou, Nou,...., Copie, Modifica, Sterge, Închide.

Lista conturilor contine simbolul conturilor si titlul conturilor ce au fost definite.

Figura

Prin comanda "Cautare" stabiliti dupa ce câmp cautati un cont. Este de preferat sa bifati câmpul "Simbol cont" pentru a cauta conturile dupa simbolul lor.

De exemplu, pentru a cauta contul "CASA IN LEI" va trebui sa tastati 5311, iar dunga de selectie se va pozitiona pe contul cautat. Pentru a cauta imediat alt cont, ex. "BANCA IN LEI" trbuie sa apasati tasta "Backspace" pentru a anula cautarea initiala si dupa aceea tastati codul contului 5121.

Butonul "Nou" are ca efect crearea unui cont nou si adaugarea lui în lista celor existente.

Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 12.

Figura

În câmpul "Cont" treceti numarul contului pe care-l creati (simbolul contului).

Din câmpul "Tip cont" alegeti:

activ - pentru conturile de activ: prezinta întotdeauna sold initial debitor. În debit se înregistreaza cresteri, în credit se înregistreaza descresteri si întotdeauna prezinta sold final debitor. În general conturile de activ tin evidenta mijloacelor economice de care dispune unitatea, creante (sumele pe care le are de încasat), soldurile acestora se trec în partea de activ a bilantului.

pasiv - pentru conturile de pasiv: tin evidenta surselor de finantare si a obligatiilor (a sumelor pe care unitatea patrimoniala le are de platit). Pot sa înceapa cu un sold initial creditor. În credit se înregistreaza cresteri, în debit se înregistreaza descresteri si în final soldul este creditor. Soldurile conturilor de pasiv se trec în pasivul bilantului.

bifunc. - pentru conturile bifunctionale: sunt la origine conturi de activ sau de pasiv dar ele pot avea fie sold debitor fie sold creditor.

total - acest tip de conturi însumeaza subconturile sale si afiseaza totalul în balanta de verificare. În aceste conturi nu se pot face înregistrari prin notele contabile (înregistrarile se fac numai în subconturile sale, pe care el le însumeaza).

În câmpul "Clasa cont" stabiliti daca contul este sintetic sau analitic.

În câmpul "Nivel" treceti nivelul analitic al contului (un numar de la 1 la 99). Astfel veti putea obtine balanta analitica pe mai multe nivele.

În câmpul "Centru cost" puteti trece numarul centrului de cost pentru care ati definit contul. Daca pentru o societate doriti sa evidentiati separat centrele de cost, trebuie sa creati analitice pentru conturile ce definesc un centru de cost. La definirea unui astfel de cont analitic, trebuie sa completati si câmpul "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care a fost creat. Configurând în acest mod planul de conturi si facând înregistrari în conturile analitice dedicate pentru fiecare centru de cost, veti putea obtine:

note contabile calculate automat de notele calculate create pentru fiecare centru de cost

balanta lunara pentru fiecare centru de cost.

indicatori de eficienta pentru fiecare centru de cost.

Bifati "Contul este inafara bilantului" daca contul pe care îl definiti este înafara bilantului.

În câmpul "Descriere" treceti titlul contului - exprima continutul economic (denumirea elementului patrimonial pe care îl evidentiaza).

Comanda "Copie" va ajuta sa definiti un cont nou folosind ca model un cont existent.

Ex: Doriti sa creati analitice la contul 4426 pentru TVA 11% si TVA 22%. Selectati contul 4426 prin tastarea simbolului sau (4426), dati comanda "Copie" si pe ecran apare Figura 12 cu câmpurile deja completate cu valorile de la contul 4426. Dumneavoastra mai introduceti la simbolul contului cifra "1" si veti obtine 44261, iar la "Descriere" adaugati "TVA 11%"

Pentru modificarea unui cont existent se focalizeaza contul dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 12, iar proprietatile contului pot fi modificate. Pentru a salva modificarile facute apasati butonul "OK" sau tasta "Enter".

Stergerea unui cont definit se face prin focalizarea contului dorit, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi întrebat înca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" contul respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.

Închiderea ferestrei de dialog din Figura 11 se face prin apasarea butonului "Închide".

Definirea notelor contabile calculate.

Programul "Balanta" pe baza datelor introduse, poate calcula automat anumite note care sunt necesare pentru închiderea balantei.

Se pot calcula automat urmatoarele note: decarcarea gestiunii (pentru societatile care folosesc coeficientul mediu de descarcare a gestiunii), închiderea conturilor de TVA, închiderea cheltuielilor, închiderea veniturilor. Puteti calcula si note care nu vor fi luate în calcul în balanta, note ce reprezinta indicatori economici.

O societate nou creata, contine formulele de calcul a unor note calculate. Dumneavoastra ar trebui sa modificati formulele de calcul cu conturile analitice specifice societatii respective.

Pentru a deschide lista cu note contabile calculate dati comanda "Note calculate" din meniul "Note". Pe monitor apare lista cu notele contabile calculate ca în Figura 13.

Figura

Aceasta lista contine notele calculate definite pâna în momentul respectiv.

Nota calculata este modelul de calcul a unei note contabile ce va fi emisa de program pe baza datelor din balanta.

Pentru a crea o nota calculata noua apasati cu mouse-ul butonul "Nou" din partea dreapta a listei. Pe ecran apare o fereastra de dialog ca în Figura 14.

Figura

În câmpul "Cod" scrieti codul notei contabile calculate pe care o veti crea. Codul pe care îl dati trebuie sa fie unic, adica sa nu mai fie dat si altei note contabile calculate. Daca dati la nota contabila calculata pe care o creati un cod care mai exista, când veti da comanda de salvare, programul va va anunta acest lucru prin mesajul "Violare index. (înregistrare dubla).". Pentru a salva nota calculata pe care ati creat-o, schimbati codul. În functie de cod, sunt ordonate în lista si notele contabile calculate. Tot în aceasta ordine vor fi calculate si notele contabile necesare pentru balanta. Acest lucru are importanta, deoarece pentru calculul unei anumite note sunt necesare date care sunt calculate printr-o nota anterioara. Exemplu: pentru calculul notei "Închiderea cheltuielilor" este necesar creditul contului 607 care trebuie sa fie calculat de nota "Descarcarea gestiunii". Deci nota calculata "Descarcarea gestiunii" trebuie sa fie înaintea (sa aiba codul mai mic) notei "Închiderea cheltuielilor".

În câmpul "Nume nota contabila calculata" scrieti numele explicit al notei contabile calculate. Nota contabila generata de aceasta nota calculata va avea si ea acest nume.

În câmpul "Centru cost" treceti numarul centrului de cost pentru care doriti sa fie calculata nota contabila. Prin completarea acestui câmp, din conturile de total scrise în formulele de calcul sunt luate în considerare doar conturile analitice definite pentru acest centru de cost. Astfel puteti obtine note contabile (care sunt calculate automat) pentru fiecare centru de cost împarte.

Daca doriti ca nota contabila generata de nota calculata pe care o creati sa nu fie luata în considerare la calculul balantei, bifati câmpul "Exclude nota contabila din calculul balantei". Programul va genera o nota contabila care nu va fi luata în calcul la balanta. Aceste note pot fi indicatori de eficienta economica, note ce sunt doar cu caracter informativ. Notele calculate ce nu au bifat acest câmp, genereaza note contabile ce intra în calculul balantei, de exemplu "Descarcarea gestiunii", "Închiderea conturilor de TVA", "Închiderea cheltuielilor", "Închiderea veniturilor".

În câmpul "Explicatii" puteti scrie o scurta explicatie a înregistrarii contabile ce se face pe acea linie.

În câmpul "Cont D" scrieti contul ce se va debita, iar în câmpul "Cont C" scrieti contul ce se va credita. Daca un cont pe care îl treceti este definit de tip "Total", programul când va genera nota contabila va face înregistrari în toate conturile care apartin de acest cont de total. Exemplu: la nota "Închiderea cheltuielilor", în câmpul "Cont C" scrieti contul "6" - total clasa 6. Programul va face înregistrari în toate conturile din clasa "6" care au sold.

În câmpul "Expresie calcul" se scrie expresia de calcul, al carei rezultat va fi înregistrat în debitul contului din câmpul "Cont D" si în creditul contului din câmpul "Cont C". Operatorii matematici pe care-i puteti folosi sunt: plus (+) pentru adunare, minus (-) pentru scadere, înmultit (*) pentru înmultire, împartit (/) pentru împartire.

Orice valoare din balanta o puteti folosi în expresia de calcul prin intermediul functiilor dedicate acestui scop. Aceste functii sunt în lista ce apare când apasati cu mouse-ul butonul "Expresie calcul". Aceasta lista este ca în Figura 15.

Figura

DC( ) rulaj Debitor al Contului. - functie care aduce valoarea rulajului debitor din luna curenta al contului scris între paranteze.

CC( ) rulaj Creditor al Contului. - functie care aduce valoarea rulajului creditor din luna curenta al contului scris între paranteze.

RDC( , ) rulaj Debitor CentruCost si contul... - functie care aduce valoarea rulajului debitor a contului dintr-un centru de cost. Completarea functiei se face astfel: între paranteze înainte de virgula se trece centrul de cost, iar dupa virgula se trece contul al carui rulaj debitor vrem sa-l obtinem. De exemplu dorim sa obtinem valoarea totala a cheltuielilor pentru centrul de cost "1". Vom completa RDC(1, 6).

RCC( , ) rulaj Creditor CentruCost si contul... - functie care aduce valoarea rulajului creditor a contului dintr-un centru de cost. De exemplu dorim sa obtinem valoarea totala a veniturilor din centrul de cost "1". Vom scrie RCC(1, 7)

RDP( ) Rulaj Debitor Precedent al contului. - functie care aduce valoarea rulajului debitor precedent al contului scris între paranteze.

RCP( ) Rulaj Creditor Precedent al contului. - functie care aduce valoarea rulajului creditor precedent al contului scris între paranteze.

RDT( ) Rulaj Debitor Total al contului. - functie care aduce valoarea rulajului debitor total al contului scris între paranteze.

RCT( ) Rulaj Creditor Total al contului. - functie care aduce valoarea rulajului creditor total al contului scris între paranteze.

SDC( ) Soldul Debitor al Contului. - functie care aduce valoarea soldului debitor al contului scris între paranteze.

SCC( ) Soldul Creditor al Contului. - functie care aduce valoarea soldului creditor al contului scris între paranteze.

SC( ) Soldul Contului. - functie care aduce valoarea soldului (debitor sau creditor) al contului scris între paranteze.

SGN( ) Semnul expresiei. - functie care poate sa aiba trei valori: "-1" atunci când valoarea expresiei dintre paranteze este negativa (un numar real negativ), "0" atunci când valoarea expresiei dintre paranteze este zero, "1" atunci când valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).

PZT( ) 0 pt. val<=0, 1 pt. val>0. - functie care poate sa aiba doua valori: "0" atunci când valoarea expresiei dintre paranteze este mai mica sau egala cu zero (un numar real negativ sau zero) si "1" atunci când valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).

Exemplul 1: Pentru a întelege mai bine modul de definire a unei note contabile calculate vom exemplifica nota de închidere a cheltuielilor.

Figura

În câmpul "Cod" am trecut valoarea "3" deoarece nota de închidere a cheltuielilor trebuie sa fie dupa nota de descarcare a gestiunii (nota care are codul "1"). Aceasta ordine de calcul a notelor calculate trebuie respectata deoarece în nota de descarcare a gestiunii este stabilita valoarea cheltuielilor cu marfa.

În câmpul "Nume nota contabila calculata" am trecut denumirea notei calculate: "Închiderea cheltuielilor". Acest nume va fi si numele notei contabile ce va fi generata de aceasta nota calculata.

Câmpul "Centru Cost" nu l-am completat, pentru ca nota contabila ce va fi generata sa închida toate conturile de cheltuieli. Daca se doreste închiderea conturilor de cheltuieli pe centre de cost, acest câmp se completeaza cu numarul centrului de cost pentru care se închid conturile de cheltuieli. Pentru închiderea conturilor de cheltuieli pentru celelalte centre de cost, se folosesc note calculate asemanatoare cu aceasta, dar care au acest câmp completat cu numarul fiecarui centru de cost. Închiderea conturilor de cheltuieli care nu sunt asociate unui centru de cost se face printr-o nota calculata asemanatoare, dar care nu are acest câmp completat. În planul de conturi, pentru conturile de cheltuieli si pentru contul profit si pierdere trebuie sa fie definite conturi analitice pentru fiecare centru de cost. La definirea acestor conturi analitice trebuie sa se specifice pentru ce centru de cost sunt dedicate.

Nu am bifat câmpul "Exclude nota contabila din calculul balantei de verificare" pentru ca nota contabila ce va fi generata sa fie luata în calculul balantei de verificare.

În câmpul "Explicatii" am scris "Închiderea cheltuielilor", explicatie ce va fi data la fiecare înregistrare din nota contabila ce va fi generata.

În câmul "Cont D" am trecut contul ce se va debita prin nota contabila: "121 - PROFIT SI PIERDERE".

În câmpul "Cont C" am scris contul ce se va credita prin nota contabila. Acest cont este "6 - CONTURI DE CHELTUIELI", un cont de total. Folosind un cont de total, programul va parcurge toate conturile care apartin de acest cont (toate conturile de cheltuieli) si va face înregistrari în ele conform expresiei de calcul.

În câmpul "Expresie calcul" am trecut formula de calcul dupa care se va calcula valoarea ce va fi înregistrata în debitul contului "121" si în creditul unui cont din clasa "6". Aceasta formula de calcul este: "=SC(6)", formula ce extrage soldul contului (debitor sau creditor) al fiecarui cont de cheltuieli.

Pentru a salva nota contabila calculata pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK".

Exemplul 2: În acest exemplu voi explica modul de definire al notei calculate "Descarcarea gestiunii". Aceasta nota este folosita pentru descarcarea gestiunii cu amanuntul. Daca o firma are mai multe gestiuni cu amanuntul, trebuiesc definite conturi analitice (la 371, 378, 4428, 4427, 707) pentru fiecare gestiune. La aceste conturi analitice se completeaza câmpul "centru cost" cu câte un numar pentru fiecare gestiune. Deasemeni, trebuiesc definite si note calculate de descarcare a gestiunii pentru fiecare gestiune în parte, la care se schimba în câmpul "centru cost" doar numarul gestiunii.

Nota calculata deduce coeficientul mediu "K", adaosul vândut, dupa care face înregistrarile în conturi pentru descarcarea gestiunii.

Am definit nota calculata "Descarcarea gestiunii" ca în Figura 17.

Figura

În câmpul "Cod" am trecut codul "1", pentru ca aceasta nota calculata sa fie prima, deoarece valoarea cheltuielilor cu marfa este necesara notei calculate "Închiderea cheltuielilor".

În câmpul "Nume nota contabila calculata" am trecut "Descarcarea gestiunii", nume pe care îl va avea si nota contabila ce va fi generata de aceasta nota clculata.

Câmpul "Centru cost" nu l-am completat pentru ca exista o singura gestiune si deci o singura nota de descarcare a gestiunii.

Câmpul "Exclude nota contabila din calculul balantei de verificare" nu este bifat pentru ca nota contabila ce va fi generata sa fie luata în calcul la balanta.

Pe prima linie, în coloana "Explicatii" am trecut "; K". ";" este necesar pentru ca aceasta linie este un comentariu, adica pe aceasta linie nu se fac înregistrari în conturi. Pe aceasta linie se calculeaza coeficientul mediu "K". În câmpul "Expresie calcul" am scris formula de calcul pentru coeficientul "K": k=RCT(378)/(rdt(371)-rct(4428))*100 - rulajul creditor total al lui 378 (adaos comercial) împartit la valoarea totala a marfii intrate, fara TVA neexigibila (rulajul debitor total al contului 371 din care se scade rulajul creditor total al contului 4428).

Pe a doua linie, calculam adaosul la stocul final de marfa din luna curenta. În coloana "Explicatii" am trecut ";Asf". Expresia de calcul este: asf=(rdt(371)-rct(4428)-rcp(371)+rdp(4428)-cc(707))*k/100. Adica intrarile totale de marfa fara TVA neexigibila (rulajul debitor total al contului 371 din care se scade rulajul creditor total al contului 4428), din care se scad iesirile totale de marfa fara TVA neexigibila pâna în luna curenta (rulajul creditor precedent al contului 371 fara rulajul debitor precedent al contului 4428) si vânzarile din luna curenta (creditul contului 707). Toate aceste calcule de pâna acum dau valoarea marfurilor fara TVA neexigibila ramase în gestiune la sfârsitul lunii curente. Aceasta valoare înmultita cu coeficientul adaosului mediu "K" ne da valoarea adaosului comercial al stocului de marfa de la sfârsitul lunii curente.

Pe linia a treia calculam adaosul comercial vândut în luna curenta. În câmpul "Explicatii" am trecut ";Av". Expresia de calcul este: av=rct(378)-rdp(378)-asf. Adica adaosul comercial vândut în luna curenta, este total adaos intrat în gestiune inclusiv luna curenta (rulaj creditor total al contului 379) din care se scade adaosul total iesit din gestiune pâna în luna curenta (rulaj debitor precedent al contului 378) si adaosul ramas în gestiune (asf - valoare ce a fost calculata în linia precedenta).

Pe linia a patra înregistram descarcarea adaosului comercial din gestiune. În câmpul "Cont D" am scris contul "378 - Adaos comercial" iar în câmpul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se înregistreaza în aceste conturi este "=av", adica adaosul vândut, valoare ce a fost calculata în linia precedenta.

Pe linia a cincea înregistram descarcarea TVA neexigibila din gestiune. În câmpul "Cont D" am scris contul "4428 - TVA neexigibila" iar în câmpul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se înregistreaza în aceste conturi este "tva=cc(44272)". Contul de TVA neexibibila se descarca cu valoarea rulajului creditor al contului "44272 - TVA colectata - marfuri" din luna curenta (în acest exemplu la 4427 mai avem un analitic 44271 - TVA colectata - servicii).

Pe linia a sasea înregistram cheltuielile cu marfa vânduta. În câmpul "Cont D" am scris contul "607 - Cheltuieli cu marfurile" iar în câmpul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se înregistreaza în aceste conturi este "=cc(707)-av". Adica cheltuielile cu marfa vânduta sunt egale cu veniturile din vânzare marfa (rulajul creditor al contului 707 din luna curenta) din care se scade adaosul vândut.

Pentru a salva nota contabila calculata pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK".

Definirea notelor virtuale.

Prin definirea notelor contabile virtuale puteti lista notele contabile sub o alta forma decât sunt notele contabile în lista notelor contabile.

Daca nu va place modul de prezentare al listei notelor contabile, puteti defini note contabile virtuale pentru a obtine o alta grupare a informatiilor sub forma de note contabile.

Prin comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note" deschideti lista notelor contabile virtuale definite. Pentru a crea o nota contabila virtuala apasati butonul "Nou" ce se afla în partea dreapta a listei notelor contabile virtuale. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 18.

Figura

În câmpul "Cod nota" introduceti un cod pentru nota virtuala pe care o veti crea. Notele contabile virtuale vor fi ordonate în ordine crescatoare a acestui cod.

În câmpul "Nume nota" introduceti numele pe care îl va avea nota contabila virtuala pe care o creati.

În câmpul "Cont" scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti nota. Puteti apasa cu mouse-ul butonul din dreapta acestui câmp pentru a alege din lista conturilor ce apare pe monitor, contul pentru care doriti sa obtineti aceasta nota contabila virtuala.

În câmpul "Mod cont" puteti selecta una din cele trei variante: "DEBIT", "CREDIT" sau "DEBIT/CREDIT" în functie de informatiile pe care doriti sa le contina aceasta nota contabila virtuala.

Pentru a salva nota contabila virtuala pe care ati definit-o apasati cu mouse-ul butonul "OK".

Exemplu: Deoarece notele contabile în programul "Balanta" pot proveni din mai multe jurnale din programul "Registre" sau din programele "Gestiune" si "Clienti - Furnizori", s-ar putea ca modul de prezentare al notelor contabile obtinute automat sa nu va placa. Aveti posibilitatea sa va definiti note contabile virtuale, care sa prezinte sub o alta forma informatia. Va voi prezenta modul de definire a notei contabile virtuale "CASA".

Am apelat comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note". Pe monitor apare lista notelor contabile definite. Prin apasarea butonului "Nou" pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 19.

Figura

În câmpul "Cod nota" am trecut codul pe care îl va avea aceasta nota contabila virtuala "1CAS".

În câmpul "Nume nota" am trecut numele notei contabile virtuale "1 CASA".

În câmpul "Cont" am trecut codul contului "Casa" - 5311.

În câmpul "Mod cont" am selectat modul "DEBIT/CREDIT", pentru a obtine în aceasta nota contabila virtuala toate înregistrarile de la casa (daca defineam nota "Încasari prin casa" în acest câmp trebuia sa aleg modul "DEBIT" pentru a obtine numai încasarile prin casa).

Pentru a salva nota contabila virtuala pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK".

Introducere date

Dupa etapa de configurare a programului pentru o anumita societate, urmeaza lucrul efectiv, adica introducerea datelor si obtinerea rapoartelor.

În primul rând, trebuiesc preluate datele din contabilitatea existenta a firmei. Daca se începe lucrul cu programul "Balanta" în luna ianuarie, trebuiesc introduse soldurile initiale, iar pentru a lucra cu acest program începând din oricare alta luna, trebuiesc introduse total sume din luna precedenta.

Datele de intrare în programul "Balanta" sunt notele contabile. Acestea în mare majoritate provin din programul "Registre" sau sunt calculate automat dupa modelul de calcul al notelor contabile calculate. Pe lânga aceste note obtinute automat, aveti si dumneavoastra posibilitatea sa introduceti manual note contabile.

Alegerea lunii de lucru.

Pentru a introduce date într-o firma, mai întâi, trebuie sa verificati în bara de stare data care este selectata pentru firma respectiva. Modificarea lunii de lucru se face cu comanda "Luna curenta" (sau prin combinatia de taste Ctrl+L) din meniul "Setari". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 20.

Figura

Selectati din lista lunilor luna în care doriti sa lucrati si apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter". În bara de stare va aparea noua data pe care ati ales-o, iar datele pe care le veti introduce vor fi înregistrate în acea luna.

Blocaj luna.

Acesta comanda este folosita pentru a bloca lunile în care nu mai doriti sa lucrati. Blocând o anumita luna, în lunile anterioare nu mai puteti intra si nici nu mai puteti introduce date. Comanda de blocare a lunilor în care nu vreti sa mai intrati este "Blocaj luna" (sau combinatia de taste Ctrl+B) aflata în meniul "Setari". Apelarea acestei comenzi duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca în Figura 21.

Figura

Din lista lunilor alegeti luna pe care vreti sa o blocati si apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter". Nu veti mai putea intra în lunile anterioare lunii pe care a-ti blocat-o si nu se vor mai putea modifica datele. Chiar si în programul "Registre" lunile blocate sunt doar pentru vizualizare, nu se vor mai putea introduce sau modifica datele.

Daca aveti de facut modificari în lunile blocate trebuie sa schimbati luna blocata în "Ianuarie". Toate lunile blocate anterior vor putea fi dinnou accesate, veti putea intra în ele sa faceti modificarile de care aveti nevoie. si în programul "Registre" se vor debloca lunile, veti putea face modificari în aceste luni.

Alegerea anului de lucru.

Selectarea anului în care vreti sa lucrati se face cu comanda "Selectie an" din meniul "Setari". Apelarea acestei comenzi deschide dialogul de schimbare a anului.

Figura

Scrieti anul în care doriti sa pozitionati societatea respectiva. Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter".

Când treceti în anul urmator, programul calculeaza soldurile conturilor pentru anul curent si le copie ca solduri initiale în noul an.

ATENŢIE !!! Daca ati introdus manual soldurile initiale pentru un anumit an, nu va întoarceti în anul precedent. Când veti reveni în anul curent, programul va va întreba daca doriti sa suprascrieti soldurile exitente cu cele calculate în anul precedent. Asta înseamna sa înlocuiasca soldurile pe care le-ati introdus dumneavoastra manual, cu soldurile calculate în anul precedent. Anul precedent neavând date, soldurile sunt zero. Daca raspundeti prin "Yes", veti pierde soldurile introduse manual, acestea vor fi zero. În acest caz trebuie sa dati comanda "No".

Folositi copierea automata a soldurilor finale ale anului precedent în noul an, atunci când ati lucrat în anul precedent. Dupa ce soldurile lunii decembrie sunt verificate de dumneavoastra si sunteti sigur ca doriti sa le copiati ca solduri initiale în noul an. De câte ori va întoarceti în anul precedent si faceti modificari, pentru a actualiza soldurile initiale ale anului în care intrati, trebuie sa dati comanda "Yes" la optiunea ce apare la schimbarea de an.

Când va întoarceti într-un an precedent, veti gasi luna decembrie blocata. Ca sa puteti lucra într-o alta luna decât decembrie, blocati luna ianuarie a acestui an si se vor debloca toate lunile. La revenirea dintr-un an precedent în anul curent, programul calculeaza soldurile conturilor de la sfârsitul anului si vrea sa le copie în soldurile initiale ale anului curent. Deoarece anul curent are deja niste soduri initiale, veti primi un mesaj prin care sunteti întrebat daca se vor schimba soldurile initiale existente cu soldurile abia calculate. Raspundeti cu "Yes" doar daca sunteti sigur ca ati facut modificari în anul precedent care trebuiesc aduse prin soldurile initiale si în anul curent. Daca ati intrat în anul precedent doar pentru vizualizare, raspundeti la întrebare cu "No".

Introducere solduri initiale.

Când începeti sa lucrati cu programul "Balanta" si doriti sa obtineti balanta de verificare lunara si în luna ianuarie, trebuie sa preluati din datele societatii soldurile initiale ale anului curent.

Introducerea soldurilor initiale se face apelând comanda "Solduri initiale" din meniul "Setari". Dupa ce ati dat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 23.

Figura

Aceasta fereastra de dialog contine în partea stânga toate conturile pe care le-ati definit în planul de conturi, iar în partea dreapta câmpuri în care se introduc soldurile conturilor.

Pentru a introduce soldul unui cont, va pozitionati pe unul din câmpurile de pe coloana "Debit" sau "Credit" (dupa cum este soldul contului respectiv debitor sau creditor) din dreptul contului si scrieti valoarea pe care o are acest cont în sold. Dupa ce ati terminat de introdus soldurile conturilor care se vad în pagina curenta, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare.

Va puteti deplasa în lista soldurilor initiale cu tastele: "Pg Dn" - o pagina în jos, "Pg Up" - o pagina în sus sau apasând cu mouse-ul butoanele ce au desenate niste sageti din partea dreapta a ferestrei de dialog.

În partea de jos a ferestrei de dialog, sub coloanele "Debit" si "Credit" programul calculeaza totalul soldurilor, pentru a putea verifica egalitatea dintre debit si credit.

Daca în momentul introducerii soldurilor nu gasiti în aceasta lista un cont pentru care trebuie sa introduceti soldul, închideti aceasta fereastra de dialog apasând cu mouse-ul butonul "OK" (este foarte important sa apasati acest buton pentru a salva datele deja introduse), deschideti planul de conturi (comanda "Selectie" din meniul "Conturi") si introduceti contul de care aveti nevoie. Reveniti la fereastra de introducere a soldurilor initiale si pozitionati-va pe contul pe care abia l-ati introdus pentru a continua introducerea soldurilor initiale.

Pentru a salva datatele introduse, când doriti sa închideti aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK".

Daca doriti sa închideti dialogul de introducere a soldurilor initiale fara a salva modificarile facute, apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".

Preluarea manuala a soldurilor se face o singura data, atunci când începeti sa lucrati cu programul "Balanta" din luna ianuarie. La trecerea de la un an la altul, programul copie automat soldurile finale din anul precedent, în noul an ca solduri initiale.

Introducere total sume.

Când începeti sa lucrati cu programul "Balanta" si doriti sa obtineti balanta de verificare lunara în oricare alta luna decât luna ianuarie, trebuie sa preluati din datele societatii coloana de total rulaje din luna precedenta lunii in care doriti sa obtineti balanta de verificare lunara. De exemplu daca doriti sa obtineti balanta de verificare lunara pentru luna mai, trebuie sa introduceti în luna aprilie coloana de rulaje totale a lunii aprilie din datele societatii. Total rulaje introduse în luna aprilie, devin în luna mai (luna pentru care doriti sa obtineti balanta de verificare) total rulaj precedent.

Introducerea coloanei de total rulaje pentru o societate în scopul de a obtine în luna urmatoare balanta de verificare folosind programul "Balanta" se face urmând urmatorii pasi:

Verificati în bara de stare daca este selectata societatea pentru care trebuie sa introduceti total rulaje. Daca este selectata o alta societate, prin comanda "Selectie" din meniul "Unitate" deschideti lista cu societati definite. Selectati din aceasta lista societatea pentru care doriti sa introduceti rulaje totale.

Verificati în bara de stare luna în care este pozitionata societatea respectiva. Prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" alegeti luna pentru care aveti obtinuta balanta din care introduceti total rulaje. Din luna urmatoare veti obtine balanta de verificare cu programul "Balanta".

Verificati în meniul "Note" comanda "Permite conturi vide" sa fie bifata. Daca nu este bifata, dati aceasta comanda.

Dati comanda "Nou." din meniul "Note" pentru a introduce total rulaje. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 24.

Figura

În câmpul "Nota nr:" scrieti numarul notei. În câmpul "Data" scrieti ziua pentru care înregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). În câmpul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota (de exemplu Total Rulaje 1). Scrieti codul contului pentru care introduceti rulajul total, pe una din coloanele "Debitor" sau "Creditor", în functie de valoarea debitoare sau creditoare a rulajului pe care o introduceti în câmpul "Suma". Pentru un cont care are rulaj pe debit si pe credit valori diferite, pe o linie preluati valoarea rulajului de pe debit, pe linia urmatoare valoarea rulajului de pe credit. Pentru conturile care au valoarea rulajului din debit egala cu valoarea rulajului din credit (ex.: 581, conturile din clasele 6 si 7), scrieti codul contului respectiv pe coloana "Debitor" si pe coloana "Creditor" iar în câmpul "Suma" treceti valoarea rulajului.

Deplasarea focusului de la un câmp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea în sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".

Când ati completat cele zece linii din prima pagina a acestei ferestre de dialog, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare. În acest moment programul verifica daca codurile conturilor pe care le-ati folosit exista în planul de conturi si va va anunta daca un cont folosit în aceasta pagina nu exista în planul de conturi sau este definit de tip total (în conturile definite de tip total nu se pot face înregistrari). Daca nu vreti sa continuati, apasati cu mouse-ul butonul "Conturi" iar pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Definiti contul care nu exista sau modificati tipul contului daca este de total.

Într-o nota contabila puteti înregistra o suta de pozitii ( o suta de linii). Daca în acest numar de linii nu ati putut prelua rulajul tuturor conturilor din balanta, apasati cu mouse-ul butonul "OK" si programul va salva aceste date în baza de date si va deschide pe monitor o noua nota contabila pentru a continua introducerea datelor.

Întoarcerea la o pagina anterioara se face cu tasta "Pg Up". Puteti derula paginile unei note contabile si cu ajutorul mouse-ului apasând butoanele ce au desenate niste sageti si care se afla în partea dreapta a ferestrei de dialog.

Modificarea unei note contabile prin care ati preluat total rulaje, se face prin deschiderea listei cu notele contabile definite (comanda "Note contabile" din meniul "Note" sau combinatia de taste "Ctrl + N"), pozitionarea pe nota pe care doriti sa o modificati si apasarea cu mouse-ul a butonului "Modifica". Daca doriti sa salvati modificarile facute apasati butonul "OK", daca nu vreti sa salvati modificarile apasati butonul "Cancel".

Introducere nota contabila.

Notele contabile din programul "Balanta" pot fi obtinute prin generare automata de catre programul "Registre", pot fi calculate automat dupa formulele de calcul din notele calculate automat sau pot fi introduse manual.

Înainte de a introduce o nota contabila manual, verificati în bara de stare daca este selectata societatea si luna în care doriti sa înregistrati notele.

Dati comanda "Nou." din meniul "Note" pentru a introduce o nota contabila noua. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 25.

Figura

În câmpul "Nota nr:" scrieti numarul notei. În câmpul "Data" scrieti ziua pentru care înregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). În câmpul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota (de exemplu "Operatiuni prin banca"). În câmpul "Explicatii" puteti scrie o explicatie a articolului contabil pe care îl înregistrati pe acea linie. Scrieti codul contului ce se va debita în coloana "Debitor" si codul contului ce se va credita în coloana "Creditor". În câmpul "Suma" scrieti valoarea ce trebuie înregistrata în debitul si creditul conturilor respective.

Deplasarea focusului de la un câmp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea în sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".

Într-o nota contabila puteti înregistra o suta de pozitii ( o suta de linii), în schimb, puteti defini oricâte note contabile.

Modificarea unei note contabile pe care ati introdus-o manual, se face prin deschiderea listei cu notele contabile definite (comanda "Note contabile" din meniul "Note" sau combinatia de taste "Ctrl + N"), pozitionarea pe nota pe care doriti sa o modificati si apasarea cu mouse-ul a butonului "Modifica". Daca doriti sa salvati modificarile facute apasati butonul "OK", daca nu vreti sa salvati modificarile apasati butonul "Cancel".

Corelatii conturi.

Aceasta comanda care se afla în meniul "Note" poate activa sau dezactiva functia programului de a verifica corelatiile conturilor din notele contabile. Daca activati aceasta functie (în fata comenzii este semnul vazut), programul va accepta pentru un cont, conturi corespondente pe debit doar conturile pe care le-ati trecut în câmpul "Corelatii conturi debitoare" când ati definit acel cont. Iar conturi corespondente pe credit doar conturile pe care le-ati trecut în câmpul "Corelatii conturi creditoare" când ati definit acel cont. În planul de conturi implicit nu sunt trecute pentru nici un cont corelatiile lui pe debit si pe credit. În acest caz, daca activati aceasta functie a programului, când vreti sa obtineti balanta de verificare va aparea pentru fiecare înregistrare din notele contabile, mesajul "Conturile ... ... nu se coreleaza".

Pentru a activa aceasta functie a programului trebuie sa parcurgeti planul de conturi si la fiecare cont sa specificati care sunt conturile cu care se coreleaza pe debit si care sunt conturile cu care se coreleaza pe credit.

Daca doriti ca aceasta functie sa nu fie activa, trebuie sa debifati comanda "Corelatii conturi".

Permite conturi vide.

Aceasta comanda care se afla în meniul "Note" când este activata (în fata comenzii este semnul vazut) face ca programul sa nu mai verifice daca fiecare cont din notele contabile au un cont corespondent. Comanda trebuie activata când introduceti total sume pentru a prelua datele unei firme la care veti tine evidenta contabila cu acest program. În notele contabile prin care preluati total sume din balanta precedenta nu toate conturile au cont corespondent.

Daca dezactivati aceasta comanda (în fata comenzii nu este semnul vazut) veti fi anuntat printr-un mesaj atunci când un cont dintr-o nota contabila nu are un cont corespondent.

Obtinere rapoarte

Rapoartele sunt prezentarea datelor înregistrate în baza de date sub anumite forme. Marea majoritate a rapoartelor sunt obtinute sub forma unor liste pe ecran, liste ce pot fi tiparite la imprimanta.

Înainte de a obtine un raport aveti posibilitatea sa-l configurati, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.

Pentru ca rapoartele pe care le veti obtine sa aiba la sfârsit functia si numele persoanelor care trebuie sa le semneze, trebuie sa apelati comanda "Semnaturi" din meniul "Optiuni. Pe ecran apare o fereastra ca în Figura 26.

Figura

În câmpurile puse la dispozitie puteti scrie pâna la trei nume de persoane care sa apara la sfarsitul fiecarui raport pentru a semna.

Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate în meniul "Rapoarte".

Nota contabila curenta.

Cu acest raport puteti vizualiza sau tipari o anumita nota contabila. Nota contabila pe care o prezinta acest raport este nota contabila curenta. Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare lista notelor contabile. Pozitionati bara accentuata pe nota contabila pentru care doriti sa obtineti raportul si apasati cu mouse-ul butonul "Selectie". Pe monitor mai apare o fereastra de dialog ca în Figura 27.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Toate notele contabile.

Acest raport contine toate notele contabile pentru o societate din luna curenta. Dupa lansarea comenzii "Note contabile" - "Toate notele contabile" din meniul "Rapoarte", pe ecran apare o fereastra de dialog ca în Figura 28, prin care puteti configura raportul pe care îl veti obtine.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Total note contabile.

Acesta este un raport centralizator, care contine toate notele contabile numai cu totalul lor. Comanda pentru obtinerea acestui raport este în meniul "Rapoarte", "Note contabile" - "Total note contabile".

Puteti obtine acest raport si pentru notele contabile ce contin conturi din afara bilantului.

Nota contabila virtuala curenta.

Notele contabile virtuale sunt o reprezentare sub o alta forma a notelor contabile. Pentru listarea unei anumite note contabile virtuale dati comanda "Note contabile - Nota contabila virtuala curenta" din meniul "Rapoarte". Pe monitor obtineti o fereastra de dialog ca în Figura 29.

Figura

Aceasta lista cuprinde toate notele contabile virtuale definite de dumneavoastra. Pozitionati bara accentuata pe nota contabila virtuala pe care vreti sa o listati si dati comanda "Selectie" (sau apasati tasta "Enter"). Pe monitor apare fereastra de dialog (Figura 30) prin care selectati ce tipuri de conturi (analitice, sintetice sau conturi înafara bilantului) sa apara în raport.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Toate notele contabile virtuale.

Notele contabile virtuale sunt o reprezentare sub o alta forma a notelor contabile. Modul de creare a notelor contabile virtuale este prezentat la comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note".

Pentru a obtine un raport ce contine lista notelor contabile virtuale dati comanda "Note contabile" - "Toate notele conntabile virtuale" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 31.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Fisa cont.

Fisa cont este un raport ce prezinta rulajul unui cont pe debit si pe credit si conturile corepondente.

Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Fise de cont" - "Fisa cont" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 32.

Figura

În câmpul de editare scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti fisa. Apasati cu mouse-ul butonul "OK" (de tastatura, tasta "Enter"). Veti obtine un raport ce contine fisa contului pe debit si un raport ce contine fisa contului pe credit.

Fisa de cont pentru operatii diverse.

Este un raport ce contine rulajul pe debit si pe credit a unui cont si soldul acestuia. Acest raport se poate obtine pe mai multe luni.

Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont" - "Fisa cont pentru operatii diverse" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 33.

Figura

În câmpul "Cont" completati codul contului pentru care doriti sa obtineti raportul.

În câmpurile "Început" si "Sfârsit" selectati lunile de început si de sfârsit pentru care doriti sa obtineti raportul.

Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu optiunile alese.

Fise de cont (din documentele primare).

Acest raport contine fisele lunare a tuturor conturilor. Rulajul unui cont este prezentat exact cum au fost facute înregistrarile în acel cont, prin documente primare sau prin note contabile.

Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont" - "Fise de cont (din documente primare)" aflata în meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, apare pe monitor o fereastra ca în Figura 34, fereastra ce contine raportul.

Figura

Prin apasarea cu mouse-ul a butonului ce are ideograma puteti stabili pentru acest raport ce coloane sa contina, dimensiunea fiecarei coloane, ordinea coloanelor.

Treceti în câmpul "Caractere pe fila un numar de caractere astfel încât sa obtineti o singura fila pentru raport.

Tiparirea raportului se face apasând cu mouse-ul butonul cu ideograma .

Registrul jurnal global (din documentele primare).

Raportul "Registrul jurnal global" realizeaza afisarea tuturor înregistrarilor contabile care s-au facut într-o luna, afisând totodata si articolele contabile folosite. Totalul acestui raport este rulajul din luna curenta.

Acest raport prezina fiecare înregistrare contabila realizata în luna curenta, fie ca a fost realizata din documente primare (înregistrari realizate prin programul "Registre") fie ca a fost înregistrata prin nota contabila (înregistrari realizate prin programul "Balanta").

Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont - Registrul jurnal Global (din documentele primare)" aflata în meniul "Rapoarte". Lansarea acestei comenzi duce la obtinerea pe monitor a unei ferestre de dialog ca în Figura 35.

Figura

În aceasta fereastra de dialog se pot introduce restrictii de selectie si diverse optiuni de configurare pentru a putea obtine diverse forme de raport, dupa dorintele si necesitatile fiecarui utilizator.

Astfel se pot introduce urmatoarele restrictii:

Câmpurile "Din ziua de" si "pâna în ziua de" folosesc la delimitarea perioadei pentru care se selecteaza înregistrarile din jurnal.

Daca se completeaza câmpul "Document", vor fi afisate numai înregistrarile ce apartin documentului cu numarul specificat.

Valoarea trecuta în câmpul "Nr.Crt" reprezinta valoarea de plecare a numarului curent în jurnalul listat.

Daca doriti ca raportul obtinut sa contina si partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, bifati câmpul "Afiseaza partener".

Daca câmpurile urmatoare sunt selectate, entitatile specificate for fi scrise în raport:

"Înregistrare jurnal" - adica toate pozitiile din document.

"Total înregistrare jurnal" - deoarece articolul contabil folosit poate fi un articol contabil compus, selectarea acestei optiuni va produce o totalizare a înregistrarii.

"Total document" - daca aceasta optiune este selectata, se obtine o totalizare a tuturor înregistrarilor dintr-un document (un document poate avea mai multe înregistrari elementare);

"Total zi" - selectati aceasta optiune pentru a obtine în raport totalul pe zile a înregistrarilor;

"Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce în raportul obtinut totalul tuturor îregistrarilor din jurnal. Acest total este centralizatorul jurnalului pentru care obtineti raportul este chiar raportul "Registrul jurnal Global (numai totalurile)".

Optiunile "Separator înregistrare jurnal" si "Separator document" vor insera în lista linii de separatie între înregistrarile elementare, respectiv documente.

Prin selectia optiunii "Conturi sintetice" în raportul obtinut vor fi afisate numai conturile definite ca sintetice.

Prin selectia optiunii "Conturi în afara bilantului" în raportul obtinut vor fi afisate numai conturile în afara bilantului.

Oricare din optiunile "Jurnalul curent (selectat)" si "Toate jurnalele definite" le selectati, raportul va contine toate înregistrarile care corespund criteriilor de data si a numarului de document.

Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul cerut de dumneavoastra, raport ce se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".

Registrul jurnal global (numai totalurile).

Acest raport prezinta valorile totale înregistrate în conturile corespondente.

Obtinerea raportului se face cu comanda "Fise de cont" - "Registrul jurnal global" din meniul "Rapoarte". Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca în Figura 36.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Cartea mare sah.

Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit sau pe credit si toate conturile corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare" - "Cartea mare sah" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 37.

Figura

În câmpul "Contul" scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti fisa sah. Bifati unul din câmpurile "Debit" sau "Credit" dupa cum doriti sa obtineti fisa sah pe debit sau pe credit pentru contul selectat mai sus. Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu selectiile facute.

Cartea mare sah - sintetic.

Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit sau pe credit si toate conturile sintetice corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare" - "Cartea mare sah - sintetic" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 38.

Figura

Cartea mare sah - (debit + credit).

Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit si pe credit si toate conturile corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare - Cartea mare sah -(debit + credit)" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 39.

Figura

Completati în câmpul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Perioada pentru care obtineti raportul este luna curenta.

În partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie cartea mare sah. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" însumeaza în raport înregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca în raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce în raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost înregistrate pentru documente.

Pentru a afisa în raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".

Centralizator cartea mare.

Acesta este un raport centralizator ce contine pe verticala debitul conturilor si pe orizontala creditul conturilor. La intersectia a doua conturi corespondente se afla valoarea ce a fost înregistrata pe debitul unui cont si creditul celuilalt cont.

Pentru a obtine acest raport dati comanda "Cartea mare - Centralizator cartea mare" din meniul "Rapoarte". Pe monitor va apare o fereastra de dialog ca în Figura 40.

Figura

Daca bifati câmpul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.

Daca bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.

Daca nu bifati nici un câmp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.

Dupa ce ati bifat câmpurile în functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".

Balanta lunara.

Pentru a obtine balanta lunara dati comanda "Balanta - Balanta lunara" din meniul "Rapoarte" sau apasati cu mouse-ul butonul aflat în bara de scule. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 41.

Figura

În aceasta fereastra de dialog specificati ce conturi apar în balanta de verificare pe care o sa o obtineti. Daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic în acest câmp.

Obtinerea balantei pentru un centru de cost, se face prin completarea câmpului "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care doriti sa obtineti balanta. Balanta obtinuta va contine toate conturile definite (au câmpul "Centru cost" completat) pentru acel centru de cost.

Completarea câmpului "Nivel analitic" cu un anumit numar, face ca balanta lunra pe care o obtineti sa contina doar conturile analitice la care ati stabilit nivelul analitic mai mic decât acest numar.

Pentru a obtine balanta de verificare lunara sintetica bifati câmpul "Numai conturile sintetice". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.

Pentru a obtine balanta de verificare în afara bilantului, bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare lunara pentru conturile din bilant.

Pentru a obtine o balanta ce contine doar conturile care au sold, bifati câmpul "Afiseaza numai conturile cu sold".

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cât mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare lunara cu optiunile selectate de dumneavoastra.

Dupa calculul balantei, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 42.

Figura

Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare lunara ce o veti obtine. Câmpurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare lunara cu patru egalitati.

Daca bifati câmpul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care îl veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati câmpul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

Balanta lunara (de la contul la contul).

Puteti obtine balanta lunara care contine doar conturile cuprinse între anumite conturi. Acest raport se obtine cu comanda "Balanta - Balanta lunara (de la contul la contul)" aflata în meniul "Rapoarte. Pe monitor apare o ferestra de dialog ca în

Figura

În aceasta fereastra de dialog specificati care va fi primul si ultimul cont ce vor apare în aceasta balanta. Deasemeni, în balanta pe care o veti obtine vor fi continute toate conturile cuprinse între cele doua conturi alese.

Pentru a obtine balanta de verificare lunara sintetica bifati câmpul "Numai conturile sintetice". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.

Pentru a obtine o balanta ce contine doar conturile care au sold, bifati câmpul "Afiseaza numai conturile cu sold".

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cât mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare lunara cu optiunile selectate de dumneavoastra.

Balanta lunara condensata.

Acest raport reprezinta balanta de verificare lunara. Forma de aranjare difera de raportul standard pentru ca întreaga informatie sa încapa pe monitor, fara a mai fi nevoie sa deplasti raportul pe orizontala.

Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Balanta - Balanta lunara condensata" din meniul "Rapoarte". Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 44.

Figura

Daca bifati câmpul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care îl veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati câmpul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

Balanta pe o perioada.

Cu acest raport puteti obtine balanta de verificare trimestriala, semestriala sau pe o perioada oarecare pe care o specificati dumneavoastra. Raportul se obtine cu comanda "Balanta - Balanta pe o perioada" din meniul "Rapoarte". Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 45.

Figura

În aceasta fereastra de dialog specificati ce conturi apar în balanta de verificare si perioada pentru care o sa o obtineti. Daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic în acest câmp.

Pentru a obtine balanta de verificare sintetica bifati câmpul "Numai conturile sintetice". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.

Pentru a obtine balanta de verificare în afara bilantului, bifati câmpul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare pentru conturile din bilant.

Selectarea perioadei pentru care doriti sa obtineti balanta de verrificare se face prin selectia lunii de început din câmpul "Început" si a lunii de sfârsit din câmpul "Sfirsit".

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cât mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare cu optiunile selectate de dumneavoastra.

Dupa calculul balantei de verificare, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 46.

Figura

Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare ce o veti obtine. Câmpurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare cu patru egalitati.

Daca bifati câmpul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care îl veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati câmpul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

Balanta lunara însumata.

Acesta este un raport prin care se însumeaza balantele de la mai multe societati (sau filiale ale aceleiasi societati) definite în acest program. Acest raport poate fi obtinut pentru o anumita perioada: trimestru, semestru sau o anumita perioada selectata de dumneavoastra.

Pentru a obtine acest raport dati comanda "Balanta - Balanta lunara insumata" din meniul "Rapoarte". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 47.

Figura

Pentru a obtine balanta de verificare sintetica bifati câmpul "Numai conturile sintetice". Daca acest câmp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.

Selectarea perioadei pentru care doriti sa obtineti balanta de verrificare se face prin selectia lunii de început din câmpul "Început" si a lunii de sfârsit din câmpul "Sfirsit".

Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cât mai aproape de dorinta dumneavoastra.

Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare cu optiunile selectate de dumneavoastra. Dupa ce ati dat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 48.

Figura

Aceasta lista contine toate societatile definite în programul "Balanta". Din aceasta lista selectati societatile pentru care doriti sa obtineti balanta însumata. Selectia societatilor se realizeaza tinând apasata tasta "Ctrl" si cu mouse-ul faceti click pe fiecare societate pentru care doriti sa obtineti balanta însumata. Dupa ce ati selectat societatile, eliberati tasta "Ctrl" si apasati cu mouse-ul butonul "OK".

Dupa calculul balantei însumate, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 49.

Figura

Daca bifati câmpul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care îl veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.

Daca bifati câmpul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.

Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

Utilitare

Întretinere fisiere.

Cu aceasta comanda puteti repara baza de date atunci când s-a alterat. Alterarea bazei de date se produce de obicei la o întrerupere brusca a calculatorului (întrerupere tensiune, blocarea calculatorului si restartarea lui prin resetare, etc.).

Când baza de date este alterata programul se blocheaza, ...

În aceste cazuri folositi comanda "Întretinere fisiere" din meniul "Fisiere". Aceasta comanda porneste un program utilitar care verifica si repara baza de date. La pornirea acestui utilitar sunteti anuntati ca în cazul în care programul este instalat în retea, toate sesiunile de lucru ale programului sa fie închise.

Reindexare fisiere.

Aceasta comanda trebuie apelata dupa ce ati folosit comanda "Intretinere fisiere", sau când apare mesajul "Indexul primar nu reflecta tabela".

Înlocuieste cont.

Cu acesta comanda puteti înlocui un cont cu un alt cont. Puteti înlocui un cont din soldurile initiale, documentele primare, notele contabile, articole contabile, notele contabile calculate, rapoartele definite. Comanda trebuie folosita cu atentie deoarece modificarea este ireversibila. Când contul cu care veti înlocui contul vechi, mai are înregistrari si daca doriti sa reveniti la starea initiala, programul nu mai poate sa separe înregistrarile care au fost pe contul vechi de cele care au fost pe contul nou. Recomandam ca înaintea folosirii ei, sa faceti o copie de siguranta a datelor din societatea curenta, pentru a putea reface, eventual, datele initiale.

De obicei, aceasta comanda este folosita când doriti sa creati un cont analitic la un cont deja existent si sumele existente în vechiul cont trebuiesc mutate în contul nou creat.

Exemplu:

Doriti sa înlocuiti contul 401 cu contul 401.AF pentru a lucra cu conturi analitice pentru furnizori. Contul 401 va trebui sa-l transformati dintr-un cont de pasiv în cont de total pentru a obtine în balanta totalul furnizorilor. Pentru a schimba tipul contului 401 în total, contul nu trebuie sa aiba înregistrari. Va trebui sa mutam înregistrarile facute pâna în luna curenta, din contul 401 în contul 401.AF.

Lansati comanda "Inlocuieste cont" din meniul "Note". Pe ecran va aparea prima pagina a procedurii de înlocuire a contului, ca în Figura 50.

Figura

Sunteti anuntati ca odata încheiata procedura de înlocuire a contului, nu se mai poate reveni automat la starea initiala (daca va razgânditi) si sunteti rugati sa faceti o copie de siguranta. Pentru a trece mai departe apasati tasta "Pg Dn".

Pe ecran apare urmatoarea pagina a procedurii de înlocuire a contului, ca în Figura 51.

Figura

Selectati din câmpul "Societatea" societatea pentru care doriti sa schimbati contul. Pentru a selecta societatea, apasati cu mouseul butonul din dreapta câmpului si alegeti din lista ce se deschide societatea dorita.

Câmpul "Anul" este completat implicit cu anul în care lucreaza societatea selectata. Puteti schimba anul pentru care doriti sa schimbati contul.

Selectati în câmpurile "Din luna" si "Pina in luna" luna de început si de sfârsit pentru care veti schimba contul. În cazul nostru luna de sfârsit este februarie. Dupa ce ati selectat valorile dorite, pentru a continua procedura de schimbare a contului, apasati tasta "Pg Dn".

Pe ecran apare urmatoarea pagina, ca în Figura 52.

Figura

În câmpul "Contul" completati codul contului ce va fi înlocuit. În câmpul "Cu contul" completati codul contului nou. Pentru a completa aceste câmpuri, puteti apasa tasta rapida "F2" si se va deschide planul de conturi al societatii (selectate la pagina anterioara). Tastati codul contului cautat si focusul se va pozitiona pe contul respectiv. Selectati contul ales prin apasarea tastei "Enter".

În cazul nostru, în câmpul "Contul" completam 401, iar în câmpul "Cu contul" completam 401.AF.

Pentru a trece la pagina urmatoare a procedurii de schimbare a contului, apasati tasta "Pg Dn".

Pe ecran apare urmatoarea pagina, ca în Figura 53.

Figura

În aceasta pagina trebuie sa bifati elementele în care va fi schimbat contul pentru societatea si perioada aleasa. În cazul nostru vom bifa solduri initiale, documente primare, note contabile, articole contabile, note contabile calculate.

Dupa ce ati bifat elementele în care doriti sa schimbati contul, treceti la pagina urmatoare prin apasarea tastei "Pg Dn".

Pe ecran apare urmatoarea pagina a procedurii de schimbare a contului, ca în Figura 54.

Figura

În acesta pagina aveti o recapitulare a datelor selectate în paginile anterioare. Va este prezentata societatea si perioada pentru care va fi schimbat contul, contul care va fi înlocuit si contul nou, elementele în care va fi schimbat contul.

Daca doriti sa schimbati ceva, aveti posibilitatea sa va întoarceti prin apasarea tastei "Pg Up" la pagina în care se seteaza informatiile pe care doriti sa le modificati. Aveti înca posibilitatea sa renuntati la schimbarea contului prin apasarea cu mouse-ul a butonului "Renunta".

Daca totul este în regula, dati comanda de înlocuire a contului prin apasarea tastei "Pg Dn".

Pe ecran apare o pagina a procedurii de schimbare a contului, ca în Figura 55, pagina ce va confirma schimbarea contului în elementele selectate de dumneavoastra.

Figura

Pentru a încheia procedura, apasati cu mouse-ul butonul "Sfirsit". Pe ecran apare ultima pagina a procedurii(Figura 56), în care se raporteaza rezultatul schimbarii contului. Închideti aceasta pagina apasând cu mouse-ul butonul "Gata".

Figura

Întretine nomenclatoare.

În cazul în care definiti mai multe societati, puteti copia anumite informatii dintr-o societate si în alte societati. Pentru aceasta, lansati comanda "Întretinere nomenclatoare" din meniul "Optiuni". Pe monitor va apare o fereastra ca în Figura 57

Figura

Cu acest utilitar în programul de balanta puteti copia: planul de conturi si note contabile calculate. Selectati din lista tipul de informatie pe care doriti sa-l copiati. Într-o fereastra a programului selectati societatea, anul si luna de unde doriti sa copiati informatiile iar în calalta fereastra selectati societatea, anul si luna în care doriti sa copiati informatiile. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouseul butonul ce are sageata orientata în sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.

Închideti programul apasând pe butonul "Iesire".

Registre

Prezentare generala

Ce face programul Registre

Programul "Registre" este destinat înregistrarii documentelor primare a unei societati si generarea notelor contabile pentru obtinerea balantei.

Documentele primare ale unei societati sunt introduse pe jurnale. Jurnalele unei societati le defineste utilizatorul dupa necesitatile societatii respectivee si dupa modul sau de lucru. Deasemeni, modul de înregistrare a documentelor în contabilitate este stabilit tot de utilizator, dupa specificul societatii si dupa cum este organizata contabilitatea pentru societatea respectiva. Practic, introducerea datelor din documentele primare este automatizata foarte mult, reducându-se la maximum timpul de lucru si posibilitatea de a gresi.

Din datele introduse, programul creaza rapoartele necesare evidentei contabile (registre jurnal, registrul de casa, fisele da cont, fise sah, registrul de TVA pentru cumparari, registrul de TVA pentru vânzari, etc.).

Programul dispune de un generator de rapoarte cu care puteti defini si alte rapoarte de care aveti nevoie (note de receptie, stat de plata, etc.).

Datele introduse în programul "Registre" sunt transferate automat sub forma de note contabile în programul "Balanta".

Interfata prietenoasa, usurinta în utilizare, posibilitatea de a se adapta la toate cerintele contabilului si siguranta în exploatare, sunt cîteva atribute ale programului care au facut sa fie îndragit de cei care îl folosesc.

Prezentare generala a modului de lucru

"Registre" este un program ascultator si usor de folosit. Pentru aceasta, trebuie sa urmati câtiva pasi pentru a configura modul de lucru la o societate anume: definirea jurnalelor, conturilor, articolelor contabile, rapoartelor. În definirea unei societati va puteti inspira si din exemplele care sunt în kitul de instalare. Utilitarul "Copie societate" sau comanda "Întretine nomenclatoare" va ajuta sa copiati din societatile exemplu sau din alte societati definite de dumneavoastra: conturi, articole contabile, rapoarte.

Odata configurata o societate, introducerea datelor pentru ea este simpla: se selecteaza jurnalul în care se va lucra si se introduc datele pe baza articolelor contabile ce au fost definite. Utilizatorul introduce minimul de informatii, articolul contabil prelucreaza aceste informatii si le înregistreaza în conturi.

Modificarea sau stergerea unei înregistrari introdusa gresit se realizeaza cu usurinta, prin selectarea jurnalului în care au fost introdusa si cautarea ei dupa anumite criterii.

Comunicatiile programului cu alte module ale sistemului LIGHT

În programul "Registre" sunt introduse toate documentele primare ale unei societati.

Daca lucrati cu modulul "Salarii" pentru calculul si obtinrea statelor de plata, a taxelor platite de angajat si de angajator, nota contabila aferenta salariilor nu va mai trebui introdusa în programul "Registre". Aceste informatii pot fi preluate automat din programul "Salarii".

Din programul "Mijloace fixe" puteti prelua automat înregistrarile contabile ce se fac la intrarea sau iesirea mijloacelor fixe, la majorarile sau diminuarile ce au loc asupra valorilor mijloacelor fixe si amortizarile lunare.

Programul "Registre" centralizeaza aceste informatii si le transmite automat sub forma de note contabile în programul "Balanta".

Configurarea programului

Programul "Registre" va permite sa configurati modul de preluare a datelor si modul de înregistrare a documentelor în contabilitate, astfel încât sa fie cât mai usor de lucrat iar evidenta contabila sa fie foarte clara.

La definirea unei noi societati, ea este configurata dupa un model general, standard. Înainte de introducerea datelor pentru evidenta contabila, trebuie sa configurati programul pentru specificul societatii si dupa modul dumneavoastra de lucru.

Daca definiti mai multe societati în programul "Registre", fiecare societate va avea configurarile ei specifice. Aveti la dispozitie un program utilitar ("Copie societate") cu care puteti copia de la o societate la alta anumite configurari care va convin.

Pentru a configura o societate nou introdusa în program, trebuie sa parcurgeti urmatorii pasi:

definirea jurnalelor

definirea planului de conturi

definirea articolelor contabile

definirea rapoartelor

Definirea jurnalelor

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza zilnic în mod cronologic, operatie cu operatie, toate miscarile patrimoniului unitatii.

Registrul jurnal se poate prezenta sub forma unui registru-jurnal general, iar unitatile cu volum mare de operatii pot utiliza pentru detaliere registre-jurnal auxiliare pentru: operatiile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia încasari-achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare etc.

Orice înregistrare în registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate, explicatii privind operatiile respective si conturile debitoare si creditoare în care s-au înregistrat.

Programul "Registre" creeaza anumite jurnale standard când definiti o noua societate. Dumneavoastra aveti posibilitatea sa configurati lista jurnalelor pentru o societate, dupa necesitatile acesteia, prin adaugarea de jurnale, modificarea celor existente sau stergerea celor de care nu aveti nevoie.

Într-un jurnal veti înregistra documentele primare de acelasi tip. Programul le va ordona cronologic, iar la sfârsit va genera nota contabila pentru acel jurnal. Orice modificare pe care o faceti în înregistrarile unui jurnal, va modifica în consecinta si nota contabila generata de acel jurnal.

Exemplu

1. "Banca" este un jurnal în care înregistrati toate operatiunile facute prin banca. Acest jurnal va genera nota contabila "Banca".

2. "Încasari prin Banca" poate fi un jurnal în care înregistrati toate încasarile facute prin banca. Jurnalul va genera nota "Încasari prin Banca".

"Plati prin Banca" poate fi un jurnal în care înregistrati toate platile facute prin banca. Jurnalul va genera nota contabila "Plati prin Banca".

Pentru a configura lista de jurnale pentru o societate, trebuie sa tineti cont de urmatoarele:

un jurnal, din toate înregistrarile pe care le contine, genereaza o nota contabila.

nota contabila poarta acelasi nume cu jurnalul care a generat-o.

înregistrati într-un jurnal documente de acelasi tip pentru a le regasi mai usor.

Deschiderea listei de jurnale se face cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau cu combinatia de taste "Ctrl+J". Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe ecran a listei cu jurnale definite pentru societatea comerciala selectata Figura 58.

Figura

Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:

lista jurnalelor contabile definite pentru societatea selectata.

butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou,...., Copie, Modifica, sterge, Închide.

Butonul "Nou" are ca efect crearea unui nou jurnal contabil si adaugarea lui în lista celor existente. Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe ecran a ferestrei de dialog din Figura 59.

Figura

În câmpul "Nume scurt" se trece numele pe care îl va avea fisierul ce o sa contina datele jurnalului contabil ce se creeaza. Fiind un nume de fisier, el trebuie sa respecte regulile de creare a fisierelor pentru sistemului de operare folosit (pt. MS DOS: sa nu depaseasca 8 caractere si sa fie unic). Daca mai exista un fisier care are numele identic cu cel introdus în acest câmp, programul va va întreba daca doriti sa rescrieti vechiul fisier, iar daca raspundeti cu OK fisierul vechi va fi sters.

În câmpul "Nume lung" se trece numele pe care îl va avea jurnalul contabil, acest nume nu are restrictii la formare. Deoarece este numele care apare în lista de selectie si numele notei contabile ce se genereaza pentru acest jurnal, trebuie sa fie un nume semnificativ pentru înregistrarile pe care le va contine.

În câmpul "Articol" se trece codul articolului contabil folosit implicit pentru acest jurnal. Pentru aceasta, apasati butonul aferent acestui câmp si alegeti din lista articolelor contabile ce apare, articolul contabil necesar.

Acest jurnal contabil poate contine înregistrari facute cu diverse articole contabile. Pentru aceasta nu trebuie decât sa schimbati câmpul "Articol" alegând un alt articol contabil.

Prin apasarea butonului "OK" se va crea jurnalul contabil. Prin apasarea butonului "Cancel" se va renunta la crearea unui jurnal contabil nou.

Butonul "Nou,...." usureaza introducerea mai multor jurnale contabile, fereastra de dialog din Figura 59 aparând automat dupa apasarea "OK" pregatita pentru introducerea unui jurnal contabil nou.

Pentru modificarea unui jurnal contabil (nu se poate modifica "Nume scurt" care este numele fisierului creat pentru jurnalul contabil selectat), se focalizeaza jurnalul contabil dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 59, câmpul "Nume lung" continând numele vechi, nume pe care puteti sa-l modificati, iar câmpul "Articol" contine codul articolului contabil prin care s-au facut înregistrari în jurnal ultima data. Prin selectarea altui articol contabil (apasati butonul aferent acestui câmp) puteti introduce în acest jurnal înregistrari specifice articolului selectat.

stergerea unui jurnal contabil definit, se face prin focalizarea jurnalului contabil dorit, apoi apasati butonul "sterge". Veti mai fi întrebat înca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" jurnalul contabil respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "sterge" va fi anulata. Atentie! stergerea unui jurnal duce la pierderea tuturor documentelor ce au fost înregistrate în acel jurnal.

Închiderea ferestrei de dialog din Figura 58 se face prin apasarea butonului "Închide".

Definirea planului de conturi

Programul are deja definit planul de conturi. Dumneavoastra puteti modifica acest plan de conturi prin adaugarea de conturi noi, care nu au fost prevazute, sau prin modificarea celor existente.

Deschiderea palanului de conturi se face prin comanda "Conturi" din meniul "Definiri", sau direct de la tastatura prin combinatia de taste "Ctrl+C".

Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca în Figura 11.

Fereastra de dialog este compusa din doua zone:

lista conturilor.

butoane de comenzi: Cautare, Selectie, Nou, Nou,...., Copie, Modifica, Sterge, Închide.

Lista conturilor contine simbolul conturilor si titlul conturilor ce au fost definite.

Figura

Prin comanda "Cautare" stabiliti dupa ce câmp cautati un cont. Este de preferat sa bifati câmpul "Simbol cont" pentru a cauta conturile dupa simbolul lor.

Butonul "Nou" are ca efect crearea unui cont nou si adaugarea lui în lista celor existente.

Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 61.

Figura

În câmpul "Cont" treceti numarul contului pe care-l creati (simbolul contului).

Din câmpul "Tip cont" alegeti:

bifunc. - pentru conturile bifunctionale: sunt la origine conturi de activ sau de pasiv dar ele pot avea fie sold debitor fie sold creditor.

În câmpul "Clasa cont" stabiliti daca contul este sintetic sau analitic.

În câmpul "Nivel" treceti nivelul analitic al contului (un numar de la 1 la 99). Astfel veti putea obtine balanta analitica pe mai multe nivele.

note contabile calculate automat de notele calculate create pentru fiecare centru de cost

balanta lunara pentru fiecare centru de cost.

indicatori de eficienta pentru fiecare centru de cost.

Bifati "Contul este inafara bilantului" daca contul pe care îl definiti este înafara bilantului.

În câmpul "Descriere" treceti titlul contului - exprima continutul economic (denumirea elementului patrimonial pe care îl evidentiaza).

Comanda "Copie" va ajuta sa definiti un cont nou folosind ca model un cont existent.

Ex: Doriti sa creati analitice la contul 4426 pentru TVA 11% si TVA 22%. Selectati contul 4426 prin tastarea simbolului sau (4426), dati comanda "Copie" si pe ecran apare Eroare! Fara sursa de referinta. cu câmpurile deja completate cu valorile de la contul 4426. Dumneavoastra mai introduceti la simbolul contului cifra "1" si veti obtine 44261, iar la "Descriere" adaugati "TVA 11%"

Pentru modificarea unui cont existent se focalizeaza contul dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 61, iar proprietatile contului pot fi modificate. Pentru a salva modificarile facute apasati butonul "OK" sau tasta "Enter".

Închiderea ferestrei de dialog din Figura 11 se face prin apasarea butonului "Închide".

Definirea articolelor contabile

Înregistrarea operatiunilor economice se face prin folosirea concomitenta a cel putin doua conturi, unul care se debiteaza si celalalt care se crediteaza. Aceasta înseamna contabilitate în partida dubla. Înregistrarea contabila poarta numele de articol contabil.

Exemplu 1:

Materiale = Furnizori

Înregistrarea contabila în care intra doua conturi se numeste articol contabil simplu.

Exemplu 2:

Marfuri = Furnizori + Adaos comercial

Înregistrarea contabila în care intra mai mult de doua conturi se numeste articol contabil compus.

Programul "Registre" permite automatizarea înregistrarii documentelor ce au o frecventa mare de repetare. Pentru un anumit tip de document se creeaza un articol contabil prin care se preiau valorile din acesta. Automat în cadrul articolului contabil se fac calcule necesare pentru deducerea valorilor ce se înregistreaza în conturi, indiferent daca înregistrarea contabila este simpla sau compusa.

La definirea unei societati aceasta contine o lista de articole contabile predefinite, dar dumneavoastra trebuie sa le adaptati la specificul societatii respective si la modul dumneavoastra de lucru.

Pentru a deschide lista de articole contabile apelati comanda "Articole contabile" din meniul "Definiri", sau combinatia de taste "Ctrl+A". Aceasta comanda poate fi data mai rapid apasând combinatia de taste CTRL + A.

Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 62.

Figura

Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:

lista articolelor contabile.

butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou,...., Copie, Modifica, sterge, Închide.

Lista articolelor contabile contine numele tuturor articolelor contabile ce au fost definite.

Selectarea unui articol contabil, se realizeaza prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe numele articolului contabil respectiv sau deplasarea liniei active (cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor "sus" "jos") pâna când aceasta se suprapune cu numele articolului contabil ales, apoi se apasa butonul "Selectie".

Butonul "Nou" are ca efect crearea unui nou articol contabil si adaugarea lui în lista celor existente. La selectarea acestei comenzi apare o fereastra de dialog ca în figura urmatoare:

Figura

Câmpul "Codul" poate avea maxim 8 caractere si trebuie ales astfel încât sa puteti regasi usor articolul contabil dorit. Totodata, acest câmp este unic pentru fiecare articol contabil definit.

Câmpul "Nume articol contabil" reprezinta o descriere pe scurt a articolului contabil definit. Singurul lui scop este de a explica cât mai scurt si cât mai clar continutul operatiilor contabile pe care le va face acest articol contabil.

Butonul "Functii articol" deschide o lista de functii predefinite pe care le puteti folosi în definirea articolelor contabile (Figura 64):

Figura

IMP( ) impozitul calculat pentru. - aceasta functie calculeaza impozitul pe salarii pentru valoarea ce reiese din calculul expresiei pe care o scrieti între paranteze.

ROUND( ) rotunjire expresie. - aceasta functie rotunjeste valoarea obtinuta în urma calculului expresiei dintre paranteze.

CURS( ) cursul valutar pentru valuta . - aceasta functie extrage cursul valutar pentru valuta scrisa între paranteze. Valutele le definiti prin comanda "Valute" din meniul "Definiri". Cursul valutar se definieste prin comanda "Curs valutar" din meniul "Definiri". Cursul valutar se defineste pentru valuta din documentele primare pe care doriti sa le înregistrati si pentru datele în care aveti aceste documente primare.

PART( ) analiticul partenerului pentru contul . - aceasta functie alege automat analiticul contului scris între paranteze, dedicat pentru un partener (terminatia contului analitic este aceiasi cu numele scurt al partenerului). Contul scris între paranteze poate fi oricare cont caruia trebuie sa-i creati si gestionati multe analitice: 401, 411, 409, 419, 542, 5121 (daca sunt multe banci), etc. Articolul contabil în care folositi aceasta functie creeaza automat un analitic pentru contul scris între paranteze, daca analiticul respectiv nu exista. Analiticul este creat folosind baza contul dintre paranteze, iar ca terminatie este folosit numele scurt al partenerului selectat în câmpul "Partener" din fereastra de introducere a datelor. Când înregistrati datele, pentru a introduce corect datele în conturile analitice dedicate partenerilor, trebuie sa selectati partenerul din lista de parteneri sau sa scrieti corect numele scurt al partenerului respectiv în câmpul "Partener" (numele lung al partenerului apare în dreapta acestui câmp). Daca în câmpul "Partener" scrieti un nume ce nu este numele scurt a nici unui partener (în dreapta câmpului nu apare nimic) programul va crea si va înregistra valoarea într-un analitic al contului scris între paranteze care nu are nici o terminatie (ex: "401.").

PART2( ) analiticul partenerului 2 pentru contul . - aceasta functie este identica cu anterioara si se foloseste când într-un articol contabil doriti sa faceti înregistrari în conturi analitice distincte, pentru doi parteneri (ex: la compensari). Când folositi aceasta functie, în fereastra de introducere a datelor apare automat un câmp pentru al doilea partener: "Partener 2". În acest câmp trebuie sa selectati partenerul pentru care doriti sa înregistrati o valoare în analiticul contului scris între paranteze.

CC( ) analiticul CC pentru contul . - aceasta functie va permite sa faceti înregistrari în analiticele contului scris între paranteze. Terminatia contului analitic pentru care doriti sa faceti înregistrari o veti introduce dumneavoastra în sectiunea "Valori document" a ferestrei de introducere a datelor. Pentru a folosi aceasta functie, în articolul contabil respectiv trebuie sa preluati variabila CC pe o linie comentariu (o linie care pe coloana "Cont D" are trecut simbolul ";"). Functia nu creeaza un cont analitic daca acesta nu exista când preluati datele. Trebuie ca planul de conturi sa contina conturile analitice în care doriti sa faceti înregistrari.

CONT.<CC> analiticul CC pentru contul "CONT" - functie asemanatoare cu precedenta, dar cu aceasta functie puteti lucra si cu analitice la care difera caractere din interiorul simbolului contului analitic si nu terminatia. Ex: 5124. <CC>.USD poate deveni 5124.1.USD, 5124.2.USD . - sunt analiticele pentru mai multe banci la care aveti USD, a contului "5124 - Conturi la banci in devize".

Articolul contabil propriuzis se defineste în matricea de 10x5 casute de editare, a caror coloane au urmatoarea semnificatie:

"Cont D"- în aceasta coloana se trec simbolurile conturilor debitoare care alcatuiesc articolul contabil.

"Cont C" - în aceasta coloana se trec simbolurile conturilor creditoare care alcatuiesc articolul contabil.

"Formula D" - în aceasta coloana se trece un nume de variabila (adica o secventa de litere) sau o expresie matematica de calculare a valorii ce se introduce în contul debitor corespondent.

"Formula C" - în aceasta coloana se trece un nume de variabila (adica o secventa de litere) sau o expresie matematica de calculare a valorii ce se introduce în contul creditor corespondent.

"Nume variabila" - se completeaza în cazul în care un câmp "Formula D" sau "Formula C" este completat cu o variabila (aceasta este o valoare ce este introdusa de utilizator în registrul jurnal). Utilizatorul care foloseste articolul contabil stie dupa acest "Nume variabila" ce valoare din documentul primar trebuie introdusa în registrul jurnal.

Pentru definirea articolelor contabile introducem urmatoarele notiuni:

Variabile - sunt valorile numerice ce se citesc în momentul introducerii efective a unei înregistrari în jurnal si pot fi folosite pentru calcularea valorilor ce trebuiesc introduse în alte conturi. Variabila este o secventa de caractere (litere) care poate fi introdusa în coloanele "Cont D", "Cont C", "Formula D" sau "Formula C". Daca numele variabilei este introdus într-o expresie de calcul (adica în dreapta semnului "="), valoarea numerica înmagazinata în ea participa la efectuarea calculului. Pe o linie (din cele 10 posibile) poate exista doar o singura variabila ce poate fi citita, dar nu conteaza numarul variabilelor care apar în expresiile de calcul. În cazul în care o variabila apare în stânga unei expresii, ea va primi valoarea expresiei. Odata definita o variabila ce apare singura într-un câmp de editare (caz în care este citita de la utilizator) sau apare în stânga unei expresii ea poate fi folosita mai departe în alte expresii matematice pentru alte calcule.

Formule - reprezinta expresii matematice ce pot contine operatori ( "+"- adunare, "-" - scadere, "*" - înmultire, "/" - împartire, "^" - ridicare la putere, "%" - procent) cu gradele de prioritate specifice, paranteze "(", ")" pentru modificarea ordinii de evaluare, expresii numerice si variabile.

Comentarii - reprezinta o linie care nu intra efectiv într-un articol contabil. Aceste comentarii pot fi folosite pentru pregatirea datelor ce se introduc în conturi. O linie este considerata "de comentariu" daca în coloana "Cont D" este trecut caracterul ";".

Exemplul 1.

Când creati un articol contabil, în primul rând trebuie sa stabiliti ce valori înregistrati de pe documentul primar si nota contabila ce se va folosi la înregistrarea acelui tip de document. Luam ca exemplu definirea articolului contabil necesar înregistrarii încasarilor prin banca.

Dati comanda "Articole contabile" din meniul "Definiri" (sau combinatia de taste "Ctrl+A"), pe monitor apare lista de articole contabile. În partea dreapta a acestei liste sunt butoane de comenzi. Apasati butonul "Nou" pentru a crea un articol contabil.

Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 65.

Figura

În câmpul "Cod" am completat IB, o prescurtare de la încasari prin banca. Am denumit acest articol contabil "INCASARI PRIN REGISTRUL DE BANCA", nume pe care l-am completat în câmpul "Nume articol contabil". Acest nume va apare si în lista articolelor contabile. Dupa el veti recunoaste ce înregistrare contabila va face articolul contabil.

Pentru a înregistra încasarile prin banca trebuie sa spunem programului sa ne ceara suma care trebuie înregistrata ca încasare si contul de unde s-a încasat. Pentru aceasta, pe prima linie, pe coloana "Cont D" am trecut caracterul ";", ceea ce înseamna ca aceasta linie este un comentariu, adica pe aceasta linie nu se vor face înregistrari în conturi. Pe aceasta linie se citeste doar suma care va fi înregistrata ca încasare în banca. Pe coloana "Formula D" am trecut "s" acesta este numele variabilei în care programul "va tine minte suma" ce trebuie înregistrata ca încasata prin banca. Pe coloana "Nume variabila" am scris numele variabilei "s" adica "SUMA INCASATA".

Pe linia a doua, am scris efectiv înregistrarile contabile pe care le va face acest articol contabil. În coloana "Cont D" am trecut contul banca "5121" iar pe coloana "Cont C" am trecut o alta variabila "CC", care va fi contul din care se face încasarea (acest cont în functie de documentul pe care îl înregistram poate sa fie: furnizori, dobânzi, viramente interne, etc.). Pe coloana "Formula D" am scris "=s", adica în contul de banca sa se înregistreze valoarea pe care programul "o tine minte" în aceasta variabila. Pe coloana "Formula C" am scris "=s", adica în contul corespondent, (din care se încaseaza în banca) sa se înregistreze valoarea pe care programul "o tine minte" în aceasta variabila. Pe coloana "Nume variabila" am scris numele variabilei "CC": "CONT CORESP."

Când veti folosi acest articol contabil pentru înregistrarea încasarilor prin banca, programul va genera doua câmpuri în care dumneavoastra trebuie sa introduceti valorile: suma încasata prin banca si contul corespondent de unde s-a facut încasarea (411 sau 581 sau 766, etc.).

Exemplul 2.

Exemplificam definirea articolului contabil de înregistrare a facturilor de intrare marfa în gestiune. Presupunem ca documentul primar de înregistrare este factura furnizorului (se poate defini un articol contabil pt. care documentele de intrare sunt factura furnizorului si nota de intrare receptie). Dorim ca pe lânga înregistrarea în contabilitate a intrarii de marfa sa obtinem si nota de intrare receptie. Pentru aceasta trebuie sa introducem din factura element cu element (daca am avea nirul la dispozitie, valorile de intrare ar fi: total factura furnizor si total valoare cu amanuntul din NIR. În articolele contabile predefinite care sunt create implicit la definirea unei societati sunt ambele variante de articole contabile.).

Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 66.

Figura

În câmpul "Cod" am completat F, o prescurtare de la factura. Am denumit acest articol contabil "INTR. MARFA CU TVA (FACTURA)", nume pe care l-am completat în câmpul "Nume articol contabil". Acest nume va apare si în lista articolelor contabile. Dupa el veti recunoaste ce înregistrare contabila va face articolul contabil.

Pentru a înregistra intrarea de marfa în gestiune, dar si pentru a obtine nota de intrare receptie, trebuie sa introduceti urmatoarele informatii: nr. bucati (sau cantitatea), pret furnizor fara TVA, valoare TVA, pret amanunt. Primele trei valori sunt citite din factura exact în aceasta ordine. Pretul cu amanuntul este stabilit de compartimentul de vânzari.

În articolul exemplificat primele patru linii le-am facut linii de comentariu, adica linii pe care citesc cele patru valori de care am nevoie. Pentru aceasta, am pus pe prima coloana (din cele patru rânduri) "Cont D" caracterul ";". Pe coloana "Formula D" am scris cele patru variabile: "nr." pentru numar bucati, "pf" pentru pret furnizor fara TVA, "tvad" pentru valoare TVA deductibila, "pa" pentru pretul cu amanuntul. În coloana "Nume variabila" am trecut pentru cele patru variabile numele lor "în clar". Aceste nume vor fi în dreptul câmpurilor în care veti introduce efectiv valorile, când veti folosi acest articol contabil la înregistrarea facturilor.

Începând cu linia a cincea, scriu nota contabila ce va fi folosita pentru înregistrarea în contabilitate. Pe linia a cincea, coloana "Cont D" am trecut contul de marfa - 371. Fiind un articol compus, pe coloana "Cont C" am trecut semnul urmatoarele "%". Pe coloana "Formula D" am calculat valoarea marfii cu amanuntul (VA), valoare ce se va înregistra în debitul contului 371. Am obtinut aceasta valoare din înmultirea numarului de bucati cu pretul cu amanuntul (VA=nr*pa). Din acest moment, programul "va tine minte" valoarea cu amanuntul în variabila "VA". Vom putea folosi aceasta valoare în calculele ulterioare ale articolului contabil.

Pe linia a sasea, în coloana "Cont C" am trecut contul 401 (furnizori). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va înscrie în creditul contului 401, am trecut-o în coloana "Formula C". Aceasta formula este: "VF=nr*pf", în care cu "VF" am denumit o variabila în care programul "va tine minte" valoarea furnizorului. Ea este obtinuta prin înmultirea numarului de bucati cu pretul furnizorului.

Pe linia a saptea, în coloana "Cont C" am trecut contul 4428 (TVA neexigibila). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va înscrie în creditul contului 4428 am trecut-o în coloana "Formula C". Calculul TVA neexigibila se face prin formula: "TVAN=VA*19/119".

Pe linia a opta, în coloana "Cont C" am trecut contul 378 (adaos comercial). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va înscrie în creditul contului 378 am trecut-o în coloana "Formula C". Calculul adaosului comercial se face prin diferenta dintre valoarea cu amanuntul si valoarea furnizorului si TVA neexigibila: "AC=VA-VF-TVAN".

Pe linia a noua, am înregistrat TVA deductibila. În coloana "Cont D" am trecut contul 4426 iar în coloana "Cont C" contul 401. Formula prin care se calculeaza valoarea ce se înscrie în aceste doua conturi este: "=tvad", adica chiar variabila ce a fost introdusa prin datele initiale.

Butonul "Nou,...." usureaza introducerea mai multor articole contabile, fereastra de dialog din Figura 63 aparând automat dupa apasarea "OK", pregatita pentru introducerea unui articol contabil nou.

Pentru modificarea definirii unui articol contabil, se focalizeaza articolul contabil dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 63. Nu recomandam modificarea definitiei unui articol contabil folosit deja ca model de înregistrare într-un jurnal.

stergerea unui articol contabil definit, se face prin focalizarea articolului contabil dorit, apoi apasati butonul "sterge". Veti mai fi întrebat înca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" articolul contabil respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "sterge" va fi anulata. Nu recomandam stergerea unui articol contabil folosit deja ca model de înregistrare într-un jurnal. Daca veti sterge un articol contabil care a fost folosit ca model pentru o înregistrare contabila într-un jurnal, programul nu va mai putea recalcula nota contabila asociata jurnalului.

Închiderea ferestrei de dialog din Figura 62 se face prin apasarea butonului "Închide".

Definirea rapoartelor

Pe lânga rapoartele standard din programul "Registre", puteti crea si alte rapoarte de care aveti nevoie. Cu ajutorul acestei optiuni se pot defini orice fel de rapoarte pentru fiecare jurnal, selectând datele ce sunt înregistrare în jurnale, în diverse forme, în functie de necesitatile utilizatorului.

Pentru a deschide lista cu rapoarte definite de utilizator, dati comanda "Rapoarte" din meniul "Definiri" (sau combinatia de taste "Ctrl+R"). Lansarea acestei comenzi duce la aparitia unei ferestre de dialog ca în Figura 67.

Figura

Aceasta fereastra dialog contine doua zone:

lista cu rapoarte definite.

butoanele de comenzi.

Pentru introducerea unui raport nou, apasati butonul "Nou" (pentru mai multe rapoarte "Nou,...") si pe ecran apare o fereastra de dialog ca în Figura 68

Figura

În câmpul "Titlu" specificati numele raportului. Acest nume va apare în meniul de rapoarte a jurnalului asociat, de aceea este bine ca el sa exprime cât mai scurt si semnificativ efectul raportului.

"Cod" reprezinta codul unic de înregistrare al raportului.

Câmpul "Jurnal" trebuie completat cu codurile jurnalelor la care este asociat raportul curent. Raportul va apare în meniul "Rapoarte" doar când unul din jurnalele din aceasta lista este selectat. Pentru a completa acest câmp, apasati butonul "Jurnal" si pe ecran apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalele la care asociati acest raport. Dupa selectia primului jurnal, lista cu jurnale o sa se redeschida automat pentru selectarea urmatorului jurnal. Dupa ce ati selectat toate jurnalele pentru care doriti sa asociati acest raport, apasati butonul "Închide".

Câmpul "Stânga" exprima câte caractere sa fie lasate la stânga raportului pâna la marginea hârtiei. Acest câmp serveste la buna încadrare în pagina a raportului.

În partea a doua a raportului se pot defini pâna la 20 de rânduri, rânduri ce vor desemna coloane în raportul tiparit. Câmpurile au urmatoarea semnificatie:

Descriere: reprezinta numele coloanei. Acest nume va apare în capul de tabel al raportului. Totalitatea numelor pe care le completati în coloana "Descriere" vor forma capul de tabel al raportului pe care îl veti crea.

Expresie - reprezinta modul de legatura al coloanei din raport cu datele înregistrate în jurnal. Apasând butonul "Expresie" veti obtine lista cu expresiile recunoscute dupa cum urmeaza:

"CC( )"- valoarea din creditul contului ...

"DC( )"- valoarea din debitul contului ...

"SCC( )"- semnul creditului contului. Aceasta expresie poate avea doar doua valori: "1" atunci când creditul contului specificat între paranteze are o anumita valoare si "0" atunci când creditul contului specificat între paranteze nu are valoare.

"SDC( )"- semnul debitului contului. Aceasta expresie poate avea doar doua valori: "1" atunci când debitul contului specificat între paranteze are o anumita valoare si "0" atunci când debitul contului specificat între paranteze nu are valoare.

"Corespondent( )"- contul corespondent contului din paranteze. Contul corespondent se selecteaza din articolul contabil folosit la înregistrarea în jurnal.

"NrCrt" - numarul curent ce se poate regla din comanda "Optiuni rapoarte".

" Document.Numarul" - numarul documentului.

" Document.Explicatii" - explicatiile aferente pentru o înregistrare din document.

" Document.Pozitia"- pozitia din document.

" Document.Data" - data din document.

" Document.Data.Zi" - ziua din document.

" Document.Data.Luna" - luna din document.

" Document.Data.An" - anul din document.

" Partener.NumeScurt".

" Partener.NumeLung".

" Partener.CodFiscal".

" Partener.Registru".

" Partener.Localitatea".

" Partener.Adresa".

" Partener.Telefon"

" Partener.Fax"

" Partener.Cont",

" Partener.Banca",

" Partener.Judetul"

" ContClient" - contul analitic creat pentru un client.

" ContFurnizor" - contul analitic creat pentru un furnizor.

" CodJurnal" - codul jurnalului din care este citita înregistrarea.

Expresiile numerice pot fi combinate cu operatorii matematici "+" adunare, "-" scadere, "*" înmultire, "/" împartire;

Lng - reprezinta lungimea în caractere a coloanei, inclusiv semnul si eventual punctul zecimal.

Zec - reprezinta numarul de zecimale cu care va fi afisata coloana din raport.

Total - bifati câmpul corespondent coloanei la care doriti sa obtineti total.

Necesar - Cu ajutorul câmpurilor din coloana "Necesar" realizati o selectie a informatiilor ce vor apare în raport. În lista pe care o veti obtine folosind acest raport, vor fi doar înregistrarile care au valori în coloana pentru care ati bifat câmpul "Necesar".

Exemplu

Figura

În Figura 69 este exemplificata definirea raportului "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI". Voi explica cum am realizat definirea acestui raport.

În câmpul "Titlu" am scris denumirea pe care o are raportul.

În câmpul "Cod" am trecut o codificare pentru raport: JCTVA.

În câmpul "Jurnal" am selectat din lista jurnalelor definite (pt. a obtine aceasta lista apasati butonul "Jurnal") urmatoarele jurnale: "Cheltuieli", Intrare marfa în gestiune", "Operatiuni prin casa". Am selectat aceste jurnale pentru ca în aceste jurnale se fac înregistrari de cumparari pentru firma sau de cumparari de marfa (înregistrari ce au TVA deductibila). Raportul pe care îl definesc va apare în meniul "Rapoarte" doar când unul din cele trei jurnale trecute în câmpul "Jurnal" este selectat.

În câmpul "Stânga" am trecut "8", adica opt caractere libere în partea stânga a listei ce va fi obtinuta prin raport.

În partea a doua a ferestrei de dialog am configurat coloanele ce le va contine raportul:

Pe aceasta linie am configurat prima coloana a raportului. Coloana se va numi "Nr." si va incrementa numarul curent al înregistrarilor. Expresia care incrementeaza efectiv numarul curent este "NrCrt" si am ales-o din lista ce apare pe monitor când este apasat butonul "Expresie". În câmpul "Lng" am trecut "3", adica aceasta coloana va avea latimea de trei caractere.

Pe aceasta linie am configurat a doua coloana a raportului. Coloana se va numi "Data" si va contine data calendaristica pentru fiecare înregistrare ce apare în raport. Expresia care va scrie data în raport este "Document.Data" si am ales-o din lista ce apare pe monitor când este apasat butonul "Expresie". În câmpul "Lng" am trecut "10", adica coloana în care se va scrie data înregistrarilor are o latime de zece caractere.

Pe aceasta linie am configurat a treia coloana a raportului. Coloana se va numi "Nr Doc." si va contine numerele documentelor ce vor apare în raport. Expresia ce va trece numerele documentelor în raport este "Document.Numarul" si am ales-o din lista ce apare pe monitor când este apasat butonul "Expresie". În câmpul "Lng" am trecut valoarea "10", adica o latime a coloanei de zece caractere.

Pe aceasta linie am configurat a patra coloana a raportului. Coloana se va numi "Furnizor" si va contine numele furnizorilor care au emis documentele ce vor apare în raport. Expresia ce va trece numele furnizorilor în raport este "Partener.NumeLung" si am ales-o din lista ce apare pe monitor când este apasat butonul "Expresie". În câmpul "Lng" am trecut valoarea "20", adica o latime a coloanei de douazeci de caractere.

Pe aceasta linie am configurat a cincea coloana a raportului. Coloana se va numi "Cod fisc." si va contine codul fiscal al furnizorilor. Expresia ce va trece codul fiscal al furnizorilor în raport este "Partener.CodFiscal" si am ales-o din lista ce apare pe monitor când este apasat butonul "Expresie". În câmpul "Lng" am trecut valoarea "10", adica o latime a coloanei de zece caractere.

Pe aceasta linie am configurat a sasea coloana a raportului. Coloana se va numi "Tot. Fact" si va contine valoarea totala a documentelor ce apar în raport. Expresia ce va calcula valoarea totala este: "CC(401)+CC(404)+(CC(5311)+CC(542))*SDC(4426)". În aceasta expresie am adunat sumele înregistrate în creditul conturilor 401 (furnizori), 404 (furnizori de imobilizari), 5311 (casa în lei) numai înregistrarile care au TVA deductibila, 542 (avansuri de trezorerie) numai înregistrarile care au TVA deductibila. Sumele înregistrate în creditul conturilor 5311 si 542 vor aparea în raport doar când documentele respective au fost înregistrate printr-un articol contabil compus, în care se deduce TVA-ul. Pentru a elimina din raport sumele înregistrate în 5311 si 542 care nu sunt purtatoare de TVA, am înmultit creditul celor doua conturi cu expresia "SDC(4426)". Aceasta expresie poate lua doar doua valori: 0 si 1. "SDC(4426)" ia valoarea 0 atunci când suma înregistrata în debitul contului 4426 este zero. "SDC(4426)" ia valoarea 1 atunci când suma înregistrata în debitul contului 4426 este diferita de zero. Deci sumele din creditul conturilor 5311 si 542 vor fi înmultite cu 0 atunci când nu au TVA deductibila si nu vor aparea în raport, si vor fi înmultite cu 1 atunci când au TVA deductibila si vor aparea în raport. "În câmpul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat câmpul din coloana "Total" pentru a obtine în raport totalul documentelor (cu TVA inclus).

Pe aceasta linie am configurat a saptea coloana a raportului. Coloana se va numi "Neimpozabile" si va contine valorile neimpozabile din documente. În cazul nostru este vorba de taxa de drum inclusa în combustibil. Expresia ce va trece aceste valori în raport este "TAXA" si este chiar numele variabilei folosita în articolul contabil prin care se înregistreaza cumpararea de combustibil. Deci puteti folosi în calculul expresiilor si numele variabilelor ce au fost folosite în articolul contabil prin care s-au facut înregistrarile. În câmpul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat câmpul din coloana "Total" pentru a obtine în raport totalul sumelor neimpozabile.

Pe aceasta linie am configurat a opta coloana a raportului. Coloana se va numi "Baz. imp 19%" si va contine valoarea fara TVA deductibila a documentelor ce apar în raport. Expresia ce va calcula valoarea totala este: "CC(401)+CC(404)+(CC(5311)+CC(542))*SDC(4426)-DC(4426)-TAXA". În aceasta expresie am adunat sumele înregistrate în creditul conturilor 401 (furnizori), 404 (furnizori de imobilizari), 5311 (casa în lei) numai înregistrarile care au TVA deductibila, 542 (avansuri de trezorerie) numai înregistrarile care au TVA deductibila, din care am scazut TVA-ul (DC(4426)) si "TAXA" (valoarea taxei de drum). Am eliminat sumele înregistrate în creditul conturilor 5311 si 542 atunci când nu sunt purtatoare de TVA, prin înmultirea acestora cu expresia "SDC(4426). "În câmpul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat câmpul din coloana "Total" pentru a obtine în raport totalul bazei de impozitare.

Pe aceasta linie am configurat a noua coloana a raportului. Coloana se va numi "TVAd 19%" si va contine valorile TVA-ului. Expresia ce va trece aceste valori în raport este "DC(4426)", adica valorile înregistrate în debitul contului 4426. În câmpul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat câmpul din coloana "Total" pentru a obtine în raport totalul TVA-ului. Am bifat câmpul "Necesar" pentru ca raportul sa contina doar înregistrarile care au TVA deductibila.

Introducere date

Dupa ce ati configurat o societate, urmeaza lucrul efectiv, introducerea de date. Prima grija pe care trebuie sa o aveti înainte de a introduce date într-o societate este sa verificati luna în care este setata acea societate. În bara de stare a programului sunt trecute întotdeauna informatiile: societatea în care se lucreaza, luna si anul în care este setata societatea respectiva. Daca luna în care este setata societatea nu corespunde cu luna pentru care doriti sa introduceti date, setati-o prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" sau combinatia de taste "Ctrl+L".

Principalele comenzi necesare pentru introducerea documentelor primare în programul "Registre" sunt:

- selectia jurnalului;

- introducerea datelor

- modificarea sau vizualizarea datelor.

Selectia jurnalului

Documentele primare ale unei societati le puteti gupa dupa tip si înregistra într-un jurnal. Documentele înregistrate într-un jurnal se vor centraliza si se va genera o nota contabila în programul "Balanta 2000".

Selectarea unui jurnal contabil, pentru introducerea de date noi se realizeaza prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe numele jurnalului respectiv sau deplasarea liniei active (cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor "sus" "jos") pâna când aceasta se suprapune cu numele jurnalului contabil ales, apoi se apasa butonul "Selectie". Fereastra de dialog cu lista jurnalelor definite se va închide, iar în bara de stare a programului va fi trecut numele jurnalului selectat.

Introducerea datelor

Introducerea datelor de pe documentele primare în jurnalul selectat se face cu comanda "Adaugare înregistrari" din meniul "Jurnale" sau cu tasta "+". Dupa aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 70.

Figura

Aceasta fereastra de dialog va propune sa introduceti datele folosind articole contabile predefinite.

Completati câmpul "Articol contabil" cu codul articolului contabil definit pentru tipul de document pe care trebuie sa-l înregistrati. Daca nu stiti codul articolului contabil apasati cu mouse-ul butonul aferent acestui câmp (sau combinatia de taste "Alt+A") si selectati din lista de articole contabile ce apare pe monitor articolul contabil dorit.

Deplasarea focusului de la un câmp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati câmpurile în ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab".

În câmpul "Partener" se introduce numele partenerului de tranzactie care apare pe document. Daca partenerul respectiv este introdus în baza de date, prin apasarea butonului aferent acestui câmp se selecteaza partenerul din lista ce apare pe ecran. Daca partenerul nu trebuie introdus în baza de date, se scrie direct în acest câmp numele partenerului.

În câmpul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta înregistrare.

În câmpul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele înscrise în document.

În functie de articolul contabil ales, în partea de jos a ferestrei de dialog ("Valori document") apar câmpurile necesare articolului contabil selectat pentru înregistrarea valorilor din document.

Exemplu:

Figura

Am ales articolul contabil "INTR. MARFA CU TVA 19%" explicat la "Definiri articole contabile". Pentru a înregistra o factura de marfa folosind acest articol contabil trebuiesc completate câmpurile "Nr. buc.", Pret furniz-TVA", "TVA deductibil", "Pret cu amanuntul".

Dupa ce ati terminat de completat câmpurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va înscrie în baza de date aceasta înregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate câmpurile pâna la "Valori document" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti câmpurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din câmpuri doar unde este necesar.

Operatia se va repeta pâna când ati introdus toate documentele în jurnalul selectat. Închideti ultima fereastra de dialog ce apare pe monitor cu tasta "Esc" sau apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".

Pentru a introduce un alt tip de documente în alt jurnal, selectati jurnalul respectiv.

Se pot realiza înregistrari fara folosirea unui articol contabil predefinit. Acest mod de lucru se foloseste pentru înregistrari ce nu au o repetabilitate mare si nu este necesara automatizarea introducerii lor printr-un articol contabil. Realizarea de înregistrari fara folosirea unui articol contabil se face astfel: apelati comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale". Aceasta operatiune va debifa optiunea de folosire a articolelor contabile pentru înregistrarea documentelor. Din acest moment, comanda de adaugare înregistrari în jurnalul selectat (comanda "Adaugare înregistrari" din meniul "Jurnale" sau cu apasarea tastei "+") duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca în Figura 72. Pentru a reveni la modalitatea de lucru cu articole contabile predefinite, mai dati o data comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale".

Figura

Deplasarea focusului de la un câmp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati câmpurile în ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab".

În câmpul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta înregistrare.

În câmpul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele înscrise în document.

În a doua parte a ferestrei de dialog se scrie înregistrarea contabila pe care doriti sa o înregistrati. Se scriu conturile în care doriti sa faceti înregistrari pe coloanele "Cont D" si "Cont C" în functie de înregistrarea contabila. Pe coloanele "Suma D" si "Suma C" se scriu valorile ce trebuiesc înregistrate în conturile respective.

Dupa ce ati terminat de completat câmpurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va înscrie în baza de date aceasta înregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate câmpurile pâna la "Inregistrare contabila" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti câmpurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din câmpuri doar unde este necesar.

Definirea partenerilor

Cu programul "Registre" puteti crea o baza de date cu partenerii cu care lucrati si pentru care doriti sa urmariti rulajele si soldurile. Introducerea unui partener în baza de date se face cu comanda "Parteneri" din meniul "Definiri" sau chiar în momentul introducerii documentelor când deschideti lista de parteneri.

Pentru a introduce un partener nou în lista de parteneri apasati cu mouse-ul butonul "Nou" sau combinatia de taste "Alt+N". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 73.

În câmpul "Nume scurt" introduceti un cod pentru acest partener. Codul poate sa fie alfanumeric, din maxim opt caractere si fara spatii. Programul va crea conturile analitice pentru acest partener cu acest cod.

În câmpul "Nume lung" completati numele în clar al partenerului.

Puteti înregistra si alte informatii despre partenerul respectiv: cod fiscal, registrul comertului, localitatea, judetul, adresa, telefon, fax, cont bancar, banca, etc.

Figura

Câmpurile "Cont client" si "Cont furnizor" pot fi completate automat de catre program cu conturile analitice ce le creaza pentru acest partener.

Dupa ce ati completat informatiile referitoare la acest partener, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura, tasta "Enter".

Pentru ca programul sa creeze automat conturi analitice pentru partenerii introdusi, apelati comanda "Clienti/furnizori" din meniul "Optiuni". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 74.

Figura

În câmpul "Baza cont client" selectati din planul de conturi contul pentru care programul va crea analitice pentru clienti. În câmpul "Baza cont furnizor" selectati din planul de conturi contul pentru care programul va crea analitice pentru furnizori. Conturile selectate ca baza, trebuie sa fie definite ca tip total. Programul nu va face înregistrari în aceste conturi, înregistrarile se vor face în conturile analitice create automat pentru clienti si furnizori.

Pentru clientii si furnizorii pe care nu îi introduceti în baza de date (în lista partenerilor), programul va înregistra datele pe conturile analitice pe care le-ati creat pentru clienti si furnizori diversi.

În câmpul "Cont client diversi" selectati din planul de conturi contul pe care l-ati creat pentru clienti diversi. În câmpul "Cont furnizor diversi" selectati din planul de conturi contul pe care l-ati creat pentru furnizori diversi.

Bifati câmpul "Definire automata conturi" si apasati cu mouse-ul butonul "OK".

Modificarea sau vizualizarea datelor

Documentele înregistrate deja, le puteti modifica sau vizualiza prin urmatoarea metoda:

Selectati jurnalul care contine înregistrarea pe care doriti sa o modificati sau sa o vizualizati. Pentru selectia jurnalului dati comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau combinatia de taste "Ctrl+J". Pe monitor

apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalul dorit.

Deschideti lista cu toate înregistrarile efectuate în acest jurnal prin comanda "Inregistrari jurnal" sau combinatia de taste "Ctrl+M". Pozitionati linia accentuata pe înregistrarea pe care doriti sa o modificati sau sa o vizualizati. Apasati cu mouse-ul butonul "Modifica" aflat în partea dreapta a listei cu înregistrarile din jurnal. Pe monitor apare o ferestra de dialog ce contine toate datele înregistrarii, date pe care puteti sa le modificati. Pentru a salva modificarile facute, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".

Dupa ce ati deschis o înregistrare cu comanda "Modifica" puteti vizualiza urmatoarea înregistrare apasând tasta "Page Dawn" sau înregistrarea precedenta apasând tasta "Page Up". Puteti parcurge lista pentru vizualizare sau modificare cu tastele "Page Dawn" si "Page Up" dupa ce ati deschis o înregistrare cu comanda "Modifica".

Stergerea unei înregistrari

Pentru a sterge o înregistrare, selectati jurnalul care contine înregistrarea pe care doriti sa o stergeti. Pentru selectia jurnalului dati comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau combinatia de taste "Ctrl+J". Pe monitor

apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalul dorit.

Deschideti lista cu toate înregistrarile efectuate în acest jurnal prin comanda "Inregistrari jurnal" sau combinatia de taste "Ctrl+M". Pozitionati linia accentuata pe înregistrarea pe care doriti sa o stergeti. Apasati cu mouse-ul butonul "Sterge" aflat în partea dreapta a listei cu înregistrarile din jurnal. Veti mai fi întrebat înca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" înregistrarea respectiva va fi stearsa, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.

Cautarea unei înregistrari.

Daca doriti sa gasiti documentul prin care s-a înregistrat o anumita suma sau un document cu un anumit numar pe care nu mai stiti în ce jurnal l-ati înregistrat, folositi comanda "Cautare date" aflata în meniul "Jurnale".

Aceasta comanda va ajuta sa gasiti un document dupa orice informatie pe care v-o mai amintiti despre el.

Comanda cauta un document dupa informatiile: numarul documentului, numele partenerului, explicatii, o anumita valoare înregistrata prin document. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii, programul va prezinta în raportul pe care îl veti obtine, toate documentele care contin valoarea pe care o cautati.

Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 75.

Figura

În aceasta fereastra de dialog, completati câmpurile:

"Valoare cautata" - scrieti în acest câmp ceea ce cautati. Puteti scrie în acest câmp numarul documentului, numele partenerului, ce credeti ca ati scris la explicatii, o valoare ce s-a înregistrat prin documentul cautat, etc. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii si scrieti de exemplu numai o parte din numele partenerului sau doar un cuvânt pe care credeti ca l-ati scris la explicatii, programul va trece în raport toate documentele care contin ceea ce ati scris în acest câmp. Este bine daca cautati o anumita valoare, sa treceti exact acea valoare pentru ca este posibil sa obtineti în raport prea multe documente gasite.

Bifati câmpul "Jurnalul selectat" daca doriti ca programul sa caute doar în jurnalul curent. Bifati câmpul "Toate jurnalele" daca doriti ca programul sa caute în toate jurnalele.

Selectati în câmpul "Inceput" luna de început a perioadei în care se face cautarea. Selectati în câmpul "Sfirsit" luna de sfârsit a perioadei în care se face cautarea. Implicit în aceste câmpuri este selectata luna curenta, pentru a se face cautatea doar în luna curenta.

Dupa ce ati completat optiunile dumneavoastra, dati comanda "OK", iar programul cauta înregistrarile ce respecta aceste optiuni. Rezultatul cautarii va fi scris într-un raport ce apare pe monitor. În acest raport sunt prezentate în amanunt toate documentele înregistrate în perioada selectata si care contin valoarea completata de dumneavoastra în câmpul "Valoare cautata".

Mutarea înregistrarilor introduse într-o data sau societate eronata.

De fiecare data când începeti sa introduceti date într-o societate trebuie sa verificati în bara de stare data selectata si societatea curenta. Daca nu verificati ca data si societatea curenta sa fie cele în care trebuie sa înregistrati datele s-ar putea ca sa în registrati datele într-o alta luna sau chiar într-o alta societate. Daca s-a întâmplat acest lucru, aveti la dispozitie o comanda prin care puteti copia datele întroduse eronat în societatea sau luna în care ar fi trebuit sa le introduceti.

Aceasta commanda este "Copie înregistrari" din meniul "Jurnale". Dupa ce lansati aceasta comanda pe monitor va apare o fereastra de dialog ca în Figura 76.

Figura

Cu acest utilitar puteti copia datele introduse gresit într-o alta luna sau într-o alta societate. Într-o fereastra a programului selectati societatea, jurnalul, anul si luna unde ati înregistrat eronat documentele, iar în cealalta fereastra selectati societatea, jurnalul, anul si luna în care doriti sa copiati datele. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouse-ul butonul ce are sageata orientata în sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.

Închideti programul apasând pe butonul "Iesire". Dupa ce ati folosit acest utilitar trebuie ca în fiecare societate si luna în care s-au facut modificari sa dati comanda "Calcul" aflata în meniul "Jurnale".

Obtinerea rapoartelor

Înainte de a obtine un raport aveti posibilitatea sa-l configurati, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.

Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate în meniul "Rapoarte".

Registru jurnal

Raportul "Registrul jurnal" realizeaza afisarea tuturor înregistrarilor contabile care s-au facut într-un jurnal, afisând totodata si articolele contabile folosite. La selectarea acestei optiuni este afisata fereastra de dialog din Figura 77.

Astfel se pot introduce urmatoarele restrictii:

Câmpurile "Din ziua de" si "pâna în ziua de" folosesc la delimitarea perioadei pentru care se selecteaza înregistrarile din jurnal.

Daca se completeaza câmpul "Document", vor fi afisate numai înregistrarile ce apartin documentului cu numarul specificat.

Valoarea trecuta în câmpul "Nr.Crt" reprezinta valoarea de plecare a numarului curent în jurnalul listat.

Daca doriti ca raportul obtinut sa contina si partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, bifati câmpul "Afiseaza partener".

Daca câmpurile urmatoare sunt selectate, entitatile specificate for fi scrise în raport:

"Înregistrare jurnal" - adica toate pozitiile din document.

"Total înregistrare jurnal" - deoarece articolul contabil folosit poate fi un articol contabil compus, selectarea acestei optiuni va produce o totalizare a înregistrarii.

Figura

"Total document" - daca aceasta optiune este selectata, se obtine o totalizare a tuturor înregistrarilor dintr-un document (un document poate avea mai multe înregistrari elementare);

"Total zi" - selectati aceasta optiune pentru a obtine în raport totalul pe zile a înregistrarilor;

"Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce în raportul obtinut totalul tuturor îregistrarilor din jurnal. Acest total este centralizatorul jurnalului pentru care obtineti raportul. În programul "Balanta" pentru un jurnal se obtine o nota contabila, care este de fapt totalul jurnalului.

Optiunile "Separator înregistrare jurnal" si "Separator document" vor insera în lista linii de separatie între înregistrarile elementare, respectiv documente.

Prin selectia optiunii "Conturi sintetice" în raportul obtinut vor fi afisate numai conturile definite ca sintetice.

Prin selectia optiunii "Conturi în afara bilantului" în raportul obtinut vor fi afisate numai conturile în afara bilantului.

Pentru a selecta informatiile numai din jurnalul selectat (jurnalul selectat este scris în bara de stare) bifati optiunea "Jurnalul curent (selectat)".

Pentru a obtine un raport ce contine informatii din toate jurnalele definite, selectati optiunea "Toate jurnalele definite".

Registru de casa

Aceast raport este obtinut prin comanda "Registre - Registru de casa" ce se afla în meniul "Rapoarte". Raportul reprezinta registrul de casa cu toate platile si încasarile ce s-au efectuat în perioada selectata. Comanda cauta înregistrarile contabile în toate jurnalele definite, nu numai în cel curent.

Deoarece contul de casa poate avea si subconturi analitice, pentru unele unitati patrimoniale, s-a prevazut posibilitatea specificarii contului de casa pentru unitatea curenta.

Aceasta comanda este echivalenta cu "Fisa contului", cu deosebirea ca are un cap de tabel specific.

Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 78. Completati în câmpul "Cont" codul contului de casa. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti registrul de casa. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.

Figura

Daca doriti registrul de casa pe mai multe luni, selectati luna de început si luna de sfârsit pentru care doriti raportul.

În partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie registrul de casa. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" însumeaza în raport înregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca în raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce în raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost înregistrate pentru documente.

Pentru a afisa în raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".

În cazul în care contul "Casa" cu a carui cod ati completat câmpul "Cont" este de tip total (contul totalizeaza mai multe analitice ale sale), selectarea optiunii "Afiseaza analiticile cronologic" registrul de casa va contine analiticile contului de casa ordonate cronologic. Daca aceasta optiune nu este selectata, raportul obtinut va avea înregistrarile grupate dupa fiecare analitic al contului.

Registru de casa zilnic

Acest raport este registrul de casa pentru o zi sau pentru mai multe zile din luna curenta. Pentru a obtine raportul apelati comanda "Registre - Registru de casa zilnic" din meniul "Rapoarte". Comanda cauta înregistrarile contabile în toate jurnalele definite, nu numai în cel curent.

Deoarece contul de casa poate avea si subconturi analitice, pentru unele unitati patrimoniale, s-a prevazut posibilitatea specificarii contului de casa pentru unitatea curenta.

Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 79. Stabiliti ziua de început si ziua de sfârsit pentru care doriti sa obtineti raportul. Completati în câmpul "Cont" codul contului de casa.

Figura

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" însumeaza în raport înregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca în raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce în raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost înregistrate pentru documente.

Fisa contului

Aceast raport este obtinut prin comanda "Fise cont - Fisa contului" ce se afla în meniul "Rapoarte". Raportul contine toate operatiunile ce s-au efectuat asupra unui cont în perioada selectata. Comanda cauta înregistrarile contabile în toate jurnalele definite, nu numai în cel curent.

Lista obtinuta este echivalenta cu lista "Fisa contului" din programul "Balanta 2000", cu deosebirea ca aici sunt afisate înregistrarile primare si nu o centralizare din note contabile cum este în "Balanta 2000".

Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 80. Completati în câmpul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti fisa contului. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.

Figura

Daca doriti fisa contului pe mai multe luni, selectati luna de început si luna de sfârsit pentru care doriti raportul.

În partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie fisa contului. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:

Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" însumeaza în raport înregistrarile efectuate pentru acelasi document.

Daca doriti ca în raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce în raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost înregistrate pentru documente.

Pentru a afisa în raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".

În cazul în care contul cu a carui cod ati completat câmpul "Cont" este de tip total (contul totalizeaza mai multe analitice ale sale), selectarea optiunii "Afiseaza analiticile cronologic" în fisa contului analiticile contului vor fi ordonate cronologic. Daca aceasta optiune nu este selectata, raportul obtinut va avea înregistrarile grupate dupa fiecare analitic al contului.

Fisa contului 2

Aceast raport este obtinut prin comanda "Fise cont - Fisa contului 2" ce se afla în meniul "Rapoarte". Raportul contine toate operatiunile ce s-au efectuat asupra unui cont în perioada selectata. Comanda cauta înregistrarile contabile în toate jurnalele definite, nu numai în cel curent.

Lista obtinuta este echivalenta cu lista "Fisa contului" prezentata mai sus, cu deosebirea ca în prima parte a raportului este evidentiat rulajul cu un anumit cont corespondent, dupa care urmeaza în ordine cronologica rulajul cu celelalte conturi corespondente.

Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca în Figura 81. Completati în câmpul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Completati în câmpul "Cont coresp." contul pentru care doriti sa evidentiati rulajul în fisa contului pe care o sa o obtineti. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti fisa contului. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.

Figura

Daca bifati câmpul "Afiseaza documentele" raportul va contine fiecare document cu care s-au facut înregistrari în contul respectiv. Daca acest câmp nu este bifat, raportul pe care îl obtineti contine numai rulajul pe zi a contului.

Daca doriti ca în raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost înregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".

Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce în raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost înregistrate pentru documente.

Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul pe zi al contului, bifati câmpul "Afiseaza total zi". Daca acest câmp nu este bifat, raportul obtinut va contine total rulaj cont corespondent ales si total rulaj alte conturi corespondente.

Document Info

Accesari: 7351
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta

Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul:
in pagina web a site-ului tau.

eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare