Manual De Utilizare A Aplicatiei De Gestiune Si Contabilitate
"EasySys"
I. Meniuri
II. Ferestre sistem
III. Ferestre Browse
Stocuri (marfuri, materiale, etc)
IV. Anexe
VII. Gruparea documentelor de introducere pe module
Executã inchiderea ferestrelor active sau ieºirea corectã din aplicaþie (daca sunt toate ferestrele inchise). Operaþia poate fi executatã dacã sânt toate ferestrele închise. Închiderea aplicaþiei în alt mod poate duce la deteriorarea fisierelor de date.
Conþine operaþiile ce se pot face cu societãþile la care se þine evidenþa cu prezenta aplicaþie. Aceastã opþiune este activã numai dacã nu existã ferestre active pe ecran. Activeazã meniu cu operaþiile:
Ø Activeazã meniul cu societãþile declarate pentru evidenþã. Opþiunea este activã dacã existã cel puþin douã societãþi declarate. Societatea aleasã este afiºatã în linia de stare din josul ecranului.
Ø Declarã o societate pentru care se þine evidenþa contabilã. Opþiunea este activã pentru utilizatorul Admin. La lansarea comenzii se activeazã o fereastra în care se introduc datele necesare pentru definirea firmei. Dupã introducerea datelor se închide fereastra, iar dacã datele au fost introduse corect se inþializeazã societatea.
Ø ªterge societatea curentã (documentele ºi cataloagele specifice societãþii). Opþiunea este activã pentru utilizatorul Admin. Înainte de aceasta operaþie se alege societatea ce se doreºte a fi ºtearsã cu opþiunea Alegere (CTRL+A)
Activeazã meniu pentru alegerea formatului de introducere, modificare a datelor. Opþiunea nu este activã dacã exista ferestre sistem active sau ferestre de actualizare lansate cu F8 din câmpul altei ferestre.
Activeazã meniu cu listele disponibile. Opþiunea nu este activa dacã exista ferestre sistem active pe ecran (verificaþi meniul Fereastrã pentru a vedea ferestre active).
Reface valoarea iniþialã din câmpul curent. Aceasta opþiune este valabilã în câmpurile ferestrelor de tip Browse, ºi în câmpurile din ferestrele sistem. Este similarã cu comanda Undo din meniul Edit al Word-ului.
Memoreazã ºirul, numãrul sau data selectatã din câmpul curent. Este activã numai dacã existã un ºir selectat (vezi comanda Selectare (CTRL+A)). Este similarã cu comanda Copy din meniul Edit al Word-lui
Introduce în câmpul curent valoarea introdusã în memorie prin comanda Copiere (CTRL+C). Este activã dacã existã un ºir în memorie. Este similarã cu comanda Paste din meniul Edit al Word-ului.
Selecteazã tot câmpul curent. Este similarã cu comanda Select All din meniul Edit al Word-ului. Este utilã pentru a ºterge tot conþinutul câmpului sau pentru putea executa comanda Copiere (CTRL+C)
Executã o cãutare a unei valori în fereastra curentã (vezi fereastra Cãutare)
Continuã operaþia de cãutare.
Acest meniu conþine comenzi pentru lucrul cu ferestrele.
Închide fereastra curentã ºi cea asociatã acesteia (în cazul documentelor ambele ferestre ale documentului).
Mutarea cursorului în altã fereastrã.
Comutã între ferestrele aceluiaºi document (vezi ferestre Browse de tip document)
Mutã fereastra din poziþia curentã.
Modificã mãrimea ferestrei curente.
Mãreºte la maxim fereastra curentã.
Micºoreazã la minim dimensiunile ferestrei curente.
Dupã aceste opþiuni apare un meniu cu titlurile ferestrelor active în momentul respectiv. Este posibil ca o fereastrã sã fie activã în ecran dar sã fie ascunsã în spatele altor ferestre, situaþie în care prin consultarea meniului Fereastrã se clarificã dacã este activã sau nu.
Acest meniu conþine comenzile necesare în ferestrele Browse de actualizare. Este activ numai dacã fereastra curentã este de tip Browse (vezi Ferestre Browse).
Adaugã o înregistrare nouã în fereastra curentã. Adãugare în fereastra antet a unui document înseamnã adãugarea unui document nou, iar adãugarea unei înregistrãri în fereastra cuprins a unui document înseamnã adãugarea unei poziþii la documentul respectiv.
Permite modificarea înregistrãrilor. Dacã operaþia reuºeºte câmpul Validare conþine valoarea 'N'. Operaþia nu poate reuºi în urmãtoarele situaþii:
operatorul ce efectueazã operaþia nu
este cel care a întocmit documentul ºi nici nu are privilegii de
înregistrarea este blocatã de cãtre aplicaþie deoarece modificarea poate periclita coerenþa datelor
documentul este utilizat în întocmirea altor documente ce folosesc informaþii din acest document
Verificã corectitudinea datelor introduse, efectueazã operaþiile pe stocuri, solduri ºi blocheazã înregistrarea la modificãri accidentale. Câmpul Validare conþine valoarea 'D'. Înregistrãrile ce nu au câmpul Validare = 'D', nu sânt luate în considerare la rapoarte.
ªterge înregistrarea curentã din fereastra curentã. Atenþie: dacã fereastra curentã este antetul unui document, se ºterge tot documentul curent ( inclusiv poziþiile acestuia). Comanda este activã numai dacã înregistrarea nu este validatã.
Aceastã comandã este valabilã numai în câmpurile ce au semnul "+" la începutul titlului ( "+Explicaþie" ). Efectele acestei comenzi pot fi : activarea unui catalog pentru actualizare ºi consultare sau executarea unei prelucrãri ( generare document)
Comandã de tipãrire rapidã a documentului curent . Acesta trebuie sã fie validat pentru a putea fi tipãrit. Comanda nu este valabilã pentru toate tipurile de documente. Dacã se doreºte tipãrirea mai multor documente odatã se foloseºte comanda Tipãrire (F4) din meniul Sistem unde se pot aplica criterii de filtrare dupã numãr document sau dupã datã.
Afiºeazã o fereastrã ce conþine informaþii ajutãtoare despre modul cum se completeazã câmpul curent. Aceasta comandã este activã chiar dacã înregistrarea este validatã situaþie în care se foloseºte mouse-ul pentru poziþionarea cursorului în câmpul dorit.
Afiseaza nota contabila pentru documentul curent (daca exista). Pe ferestra Lista de preturi, cu ALT+T se afiseaza lista de aprovizionari a articolului curent.
Executa operatia de devalidare in fereastra curenta incepand cu inregistrarea curenta pana la ultima.
Se poate renunta la operatie cu ESCAPE.
Executa operatia de validare in fereastra curenta, incepand cu inregistrarea curenta si pana la ultima.
Se poate renunta la operatie cu ESCAPE.
Activeazã fereastra sistem Cãutare.
Executã cãutarea urmãtoarei înregistrãri ce îndeplineºte condiþia de cãutare definitã cu comanda F11.
Mutã cursorul la prima înregistrare din fereastra curentã.
Mutã cursorul la ultima înregistrare din fereastra curentã.
Modificã ordinea de afiºare a înregistrãrilor dupã alte criterii de ordonare. Opþiunea este activã dacã sânt definite mai multe criterii de ordonare.
Ferestrele sistem sânt ferestre prin care se stabilesc anumiþi parametri de funcþionare ( Parola, Imprimanta) sau în urma cãrora se declanºeazã anumite acþiuni (Cãutare, Filtrare, Raport).
Toate aceste ferestre conþin mai multe tipuri de obiecte, deplasarea de la un obiect la altul fãcându-se cu tasta TAB într-un sens ºi cu SHIFT+TAB în sens invers. Nu se va folosi tasta ENTER pentru deplasare, deoarece aceastã tastã poate declanºa o comandã sau poate modifica starea comutatorului curent, etc. Ieºirea din fereastrã se face cu ENTER pe butonul de ieºire (Exit, Continuare, Renunþare).
Tipuri de obiecte:
sânt obiecte în care se pot introduce valori de la tastaturã. Acestea
pot fi:
tip caracter - acceptã orice fel de caractere ( vezi Numele, Look For
tip numeric - acceptã numai numere (vezi De la pagina, Numãr de exemplare
tip datã calendaristicã - acceptã doar valori de tip datã calendaristicã (vezi De la
sânt
câmpuri ce conþin o listã prestabilitã de valori ( vezi Destinaþia raportului Excel
Raportul poate fi tipãrit la Imprimantã, vizualizat la Visual Fox, sau exportat in Excel sau Word în funcþie de valoarea acestui câmp. Poziþiona-þi cursorul în acest câmp ºi apoi cu tasta SPATIU.Domeniul de pagini ). Valorile listei pot fi derulate cu tasta SPAÞIU sau se poate folosi prima litera a opþiunii dorite pentru selectare. În linia de mesaje a ecranului ( ultima linie) sânt afiºate opþiunile disponibile.
sânt obiecte ce pot avea douã valori ( douã stãri):
·Ø [ ] fals, nebifat, ºi
·Ø [x] adevãrat, bifat.
Starea comutatorului se modificã cu CLIC mouse sau ENTER. Vezi comutatoarele Wrap around Match word
buton de comandã: sânt obiecte ce declanºeazã o acþiune. Butoanele sânt încadrate în paranteze unghiulare ( vezi <Filtrare>, << Error! Reference source not found. >>, << Tipãrire>>, <ªterg>). Dacã sânt paranteze duble atunci butonul respectiv se activeazã cu tastele CTRL+ENTER indiferent care obiect este curent.
buton
lista 
buton
ce activeazã o listã din care se poate selecta o opþiune. Au semnul ¯ în dreapta. Pentru activarea listei se executã ENTER
pe buton sau CLICK pe semnul ¯. Vezi Câmp Valoare ( buton ¯ Pagina obiect ce conþine o listã vizibilã de valori din care se poate selecta una. În interiorul listei se poate defila cu tastele SAGETA SUS, SAGEATA JOS, HOME, END, se iese din lista cu TAB ( ENTER poate executa o comandã).
Cu opþiunea Parametri (F2) din meniul Sistem
Se tasteazã F2 ºi se modifca parametri doriti, apoi se iese din fereastrã cu Exit
Perioada selectatã si grupul curent sunt afiºate pe linia de stare din josul ecranului.
Este necesarã dacã se doreºte limitarea intervalului de acces la documente dupã data emiterii acestora în timpul operaþiei de actualizare. Documentele afiºate vor avea data emiterii cuprinsã în perioada definitã în aceastã fereastrã. Data întocmirii nu poate fi în afara acestui interval, aplicaþia ajustând dacã este necesar data introdusã.
Activare Cu opþiunea Parola (F5) din meniul Sistem, sau la intrarea în aplicaþie.
Conþine data sistemului de calcul. Nu poate fi modificatã. Este necesarã pentru verificarea corectitudinii datei sistemului la intrarea în aplicaþie.
Se introduce numele de utilizator (cel din 10 caractere).
Se introduce parola utilizatorului dacã aceasta existã. Câmpul este accesibil dacã numele utilizatorului este recunoscut de aplicaþie, dacã existã o parolã pentru acesta sau se executã comanda de schimbare a parolei.
Se introduce noua parola, a doua oarã, pentru a se evita o tastare greºitã prima data, în câmpul Parolã.
Executã intrarea în aplicaþie. Este accesibil dacã numele ºi parola sânt corecte.
Executã ieºirea din aplicaþie.
Activeazã câmpurile Parola ºi Confirmare pentru introducerea noii parole. Dacã noua parola este introdusã identic în câmpurile Parola ºi Confirmare aceasta este salvatã imediat ºi apare un mesaj de avertizare cã parola a fost modificatã. Butonul Schimbare este activ dacã sânt introduse corect numele ºi parola.
Se introduce numele (ºi parola dacã este cazul) apoi Continuare
Se tasteazã F5 ºi accesul la aplicaþie este protejat împotriva utilizatorilor neautorizaþi.
Se tasteazã F5, se introduc numele ºi vechea parola, apoi se executã comanda Schimbare ce permite introducerea noii parole în câmpurile Parolã ºi Confirmare, apoi se iese din fereastrã cu Continuare sau Renunþare. Nu este obligatorie existenþa unei parole pentru utilizatori.
Dacã un utilizator nu are parolã, atunci oricine poate intra folosind numele acestuia ºi poate face operaþii în documente pentru care nu va trebui sã-ºi asume rãspunderea, ºi chiar poate introduce o parola astfel încât utilizatorul de drept nu va mai avea acces la aplicaþie. De aceea este recomandat ca fiecare sã aibã o parolã de acces cunoscutã numai de el, iar periodic sã o schimbe. Utilizatorul curent este afiºat în linia de stare din josul ecranului.
Existã douã ferestre de cãutare în funcþie de tipul ferestrei în care se
face cãutarea: fereastrã Browse sau fereastrã Text.
Opþiunea Cãutare (F11) din meniul Operare pentru ferestre Browse, sau opþiunea Cãutare (F11) din meniul Editare pentru ferestrele Text.
Ø Se introduce valoarea cãutatã. Dacã valoarea cãutatã este de tip Data calendaristicã se va scrie sub forma 01.01.1999.
Ø Stabileºte poziþia de la care se începe cãutarea:
] începând de la poziþia curentã a cursorului sau
[X] începând de la începutul fiºierului
Ø Stabileºte modul de cãutare:
·Ø ] se cautã un cuvânt ce conþine
ºirul introdus
·Ø [X] se cautã exact valoarea introdusã.
Se activeazã fereastra în care se aflã informaþia cãutatã cu CLIC mouse pe aceasta
Se mutã cursorul pe câmpul în care se aflã informaþia cãutatã tot cu CLIC mouse pe câmpul respectiv
Se tasteazã F11
Se introduce valoarea cãutatã în câmpul Look For
Se verificã starea celor doi comutatori Wrap around ºi Match word.
o¨ Astfel dacã se cunoaºte cã
înregistrarea ce conþine valoarea cãutatã se aflã spre sfârºitul fiºierului
atunci comutatorul Wrap around nu trebuie sã fie bifat ( utilizaþi CLIC mouse
sau ENTER). Dacã nu se cunoaºte poziþia înregistrãrii relativ la înregistrarea
curentã, atunci bifaþi acest comutator. Pentru documente, este important ca
documentul ce conþine valoarea cãutatã sã aibã data emiterii cuprinsã în
perioada definitã în fereastra Parametri
o¨ Dacã se cunoaºte forma exactã a
valorii cãutate atunci bifaþi comutatorul Match word. Dacã este posibil ca
valoarea sã fie introdusã incorect sau nu se cunoaºte forma exactã a valorii nu
se bifeazã comutatorul Match word, situaþie în care se cautã ºiruri ce conþin
valoarea introdusã în câmpul Look For.
Dacã starea celor doi comutatori este cea doritã atunci se poate tasta direct, CTRL+ENTER, sau se deplaseazã cursorul cu tasta TAB pânã la butonul Cãutare ºi se apasã ENTER, pentru a se executa operaþia de cãutare.
Dacã este gãsit elementul dorit, fereastra se închide automat ºi înregistrarea curentã este cea cãutata. Dacã nu este gãsitã valoarea respectivã se afiºeazã mesaj de avertizare. În aceastã situaþie verificaþi dacã valoarea introdusã este corectã, dacã starea comutatorilor este cea doritã, ºi dacã perioada (pentru documente) este corectã.
Dacã se doreºte gãsirea urmãtoarei înregistrãri ce conþine valoarea respectivã se foloseºte comanda Continuare (CTRL+F11) (cursorul trebuie sã fie în aceeaºi fereastrã în care s-a început cãutarea).
Cãutarea în fereastra cuprins a unui document, executã cãutare în cuprinsul tuturor documentelor cu data întocmirii aflatã în perioada fixatã anterior.
Activare Prin opþiunea Tipãrire (F4) din meniul Sistem.
Prin opþiunea Tipãrire (F7) din meniul Operare dacã este activã o fereastrã Browse.
Imprimantã
Ecran
Visual Fox Preview
Visual Fox Print
Word Preview
Word Print
Excel Format
Excel DBF 1
Excel DBF 2
Raportul poate fi tipãrit la Imprimantã, vizualizat in Visual Fox, sau export in EXCEL în funcþie de valoarea acestui câmp. Poziþiona-þi cursorul în acest câmp ºi apoi cu tasta SPATIU.
Toate Paginile
Interval de Pagini
Ø În funcþie de valoarea acestui câmp se tipãreºte raportul în întregime sau numai un interval de pagini definit în câmpurile De la pagina ºi Pânã la pagina . Valorile pot fi selectate cu tasta SPATIU sau cu prima literã a opþiunii respective.
Ø Se introduce pagina de la care se începe tipãrirea.
Ø Se introduce pânã la ce pagina se face tipãrirea, sau valoarea 32767 dacã se doreºte tipãrirea pânã la ultima paginã a raportului.
Se introduce numãrul de exemplare în care se doreºte tipãrirea raportului.
Se introduce partea raportului care se doreºte a fi tipãritã sau nimic dacã se doreºte tipãrirea întregului raport. Opþiunea este accesibilã dacã raportul se tipãreºte în mai multe pãrþi.
Buton ce activeazã fereastra sistem Filtrare.
Buton ce activeazã fereastra Imprimanta prin care se pot stabili diverºi parametri de tipãrire. Opþiunea este activã dacã Destinaþia raportului este Imprimanta.
Buton ce executã operaþia de tipãrire þinând cont de parametri stabiliþi.
Buton prin care se iese din aceastã fereastrã.
Se activeazã fereastra de actualizare a documentului. Exemplu: se întocmeºte o Nota de recepþie ºi se doreºte tipãrirea acesteia la imprimantã.
Se verificã dacã documentul este validat, ºi dacã în fereastra antet cursorul este poziþionat pe documentul ce dorim sã-l tipãrim.
Se apasã tasta F7.
Se tasteazã CTRL+ENTER pentru execuþia tipãririi. ( cu condiþia ca parametrii de listare sa fie corect stabiliþi anterior).
Se iese din fereastrã.
Se apasã tasta F4.
Ø Se alege raportul dorit.
·Ø Se completeazã datele cerute în
fereastra dialog ce apare, ºi se apasã butonul Continuare pentru efectuarea
prelucrãrii sau butonul Renunþare pentru renunþarea la tipãrire.
Dupã terminarea prelucrãrii se activeazã automat fereastra Raport. Se verificã dacã opþiunile sânt corecte ºi se tasteazã CTRL+ENTER pentru execuþia tipãriri, dupã care se poate ieºi din fereastra Raport.
Pentru tipãrire procesul de prelucrare a datelor are loc dupã comanda F4 sau F7 ºi pânã când se activeazã fereastra Raport. Din acest moment se poate repeta procesul de tipãrire folosind diverse filtrãri (vezi fereastra Filtrare ).
În orice moment se poate renunþa la tipãrire folosind tasta ESC.
Dacã se executã comanda F4 sau F7 ºi nu apare fereastra Raport, verificaþi dacã aceasta nu este în spatele ferestrelor active pe ecran, ºi închideþi-o dupã care reluaþi operaþia.
Pentru mai multe amãnunte privind procesul de tipãrire studiaþi ºi ferestrele Filtrare ºi Imprimanta.
Trebuie precizat cã în procesul de tipãrire imprimanta are o memorie internã ce se poate goli prin întreruperea alimentarii, iar sistemul de operare ( Windows) poate avea o coada de tipãrire în care se pot afla mai multe job-uri de tipãrire. Dacã renunþarea la tipãrire se face din aplicaþie ( cu ESC), trebuiesc golite ºi coada de aºteptare a Windows-ului ºi memoria internã a imprimantei. Dacã se opreºte imprimanta, atunci nu o veþi porni pânã când nu opriþi procesul de tipãrire din aplicaþie ºi goliþi coada de tipãrire a Windows-ului.
ENTER sau CLIC pe butonul Filtrare din fereastra Raport
Ø Buton ce activeazã lista de câmpuri dupã care se poate face filtrare.
OperatorØ Buton ce activeazã lista cu operatorii logici disponibili.
·Ø egal identic (câmpul trebuie sã aibã exact valoarea introdusã. Ex.: 'Client ==
ASIROM', 'Data == 03.04.99', 'Numãr document == 31565')
oØ > mai
mare ( câmpul trebuie sã aibã valori mai
mari decât valoarea introdusã. Ex.: 'Stoc > 30', 'Data > 01.01.99')
·Ø >= mai mare sau egal (câmpul trebuie sã aibã valori mai mari sau cel mult
egale cu valoarea introdusã. Ex.: 'Stoc >= 20', 'Data >= 03.02.98')
·Ø < mai
mic (câmpul trebuie sã aibã valori mai mici decât valoarea introdusã. Ex.:
'Stoc < 15', 'Data < 02.02.97')
·Ø <= mai
mic sau egal (câmpul trebuie sã aibã
valori mai mici sau cel mult egale cu valoarea introdusã. 'Stoc <= 10',
'Data <= 02.02.99')
·Ø INLIST în lista ( câmpul trebuie sã aibã
valori cuprinse în lista de valori introdusã. Ex.: 'Numãr INLIST 20,22,34' sau
'Furnizor INLIST PLATIN, SPRINT', 'Data INLIST 02.03.99, 04.04.99').
·Ø LIKE asemãnãtor ( câmpul trebuie sã aibã valori asemãnãtoare ca formã cu
masca introdusã. Aceasta mascã se formeazã cu ajutorul semnului ? ce
înlocuieºte un caracter ºi semnului + ce înlocuieºte un grup de caractere de
lungime necunoscutã. Ex.: 'Client LIKE PROD+' = toþi clienþii care au primele
caractere PROD în numele acestora, 'Numãr LIKE ??1345+' = numerele care sânt alcãtuite în modul urmãtor:
primele doua caractere nu se cunosc, urmãtoarele 4 caractere sânt 1345 iar la
sfârºit pot avea orice ºi oricâte
caractere).
·Ø EMPTY gol ( câmpul trebuie sã aibã valoarea vida.
Ex.: Numãr EMPTY = adicã înregistrãrile
ce nu au numãr)
·Ø negaþie ( inverseazã sensul logic al expresiei. Ex.: Numãr !EMPTY =
adicã înregistrãrile ce au orice numãr nevid, Client !==ASIROM orice client
care nu este ASIROM, Data !INLIST 01.02.99, 03.01.99 orice data care nu este în
lista 01.02.98, 03.01.99)
Ø Câmp în care se introduce valoarea doritã pentru filtrare. Aceasta valoare poate fi introdusã manual sau poate fi aleasã din lista de valori ce se activeazã din Valoare ( buton ¯
Ø Activeazã lista cu valorile existente în câmpul ales pentru filtrare. Valoarea selectatã din aceasta se completeazã automat în Valoare (câmp) . Dacã valoarea doritã nu se aflã în aceastã listã atunci nu va exista nici în raport. Aceasta lista se actualizeazã în funcþie de condiþia de filtrare deja construitã ºi care apare în Lista de criterii de filtrare.
Ø Aceasta conþine criteriile de filtrare construite ºi active. O condiþie de filtrare poate conþine mai multe criterii de filtrare. Aceste criterii se construiesc în linia de editare formatã din Câmp, Operator ºi Valoare. Fiecare criteriu trebuie sã conþinã un câmp dupã care se face filtrarea, un operator ºi o valoare (dacã operatorul nu este EMPTY). Un criteriu se adaugã în listã prin comanda Adaug (Modific).
Ø Primul buton de pe linia de jos a ferestrei. Dacã promptul acestui buton este Adaug se adaugã un criteriu la cele existente, dacã promptul este Modific atunci se modificã criteriul curent din Lista de criterii de filtrare. Aceasta comandã verificã corectitudinea criteriului ºi executã filtrarea, dupã care se afiºeazã în lista de criterii. Dacã nu este corect criteriul nu se adaugã la condiþia de filtrare deja existentã. Dacã în urma filtrãrii nu sânt înregistrãri, se anuleazã toate criteriile de filtrare.
Ø Buton ce ºterge criteriul de filtrare curent din Lista de criterii de filtrare. Dupã ºtergerea criteriului se actualizeazã filtrarea înregistrãrilor.
Ø Buton ce modificã operatorul logic de legãturã dintre criteriile de filtrare. În mod normal operatorul logic de legãturã este AND ( ªI). Dacã se utilizeazã Gruparea atunci operatorul este OR (SAU). Ex.: Data > 01.03.99 SAU Data == 01.01.99
Ø Buton prin care se iese din fereastra Filtrare.
Se apasã butonul Filtrare din fereastra Raport
Se construieºte criteriul de filtrare ºi se adaugã în lista de criterii. Dupã terminarea construirii condiþiei de filtrare se iese din fereastrã, ºi se poate lista raportul.
Dupã listare se poate reveni în fereastra Filtrare ºi se poate modifica sau construi alta condiþie de filtrare.
Aceasta fereastrã este utilã dacã dorim sa listãm numai o parte din înregistrãrile unui raport ce îndeplinesc anumite condiþii.
ENTER sau CLIC pe butonul Imprimanta din fereastra Raport
Buton ce activeazã lista cu tipurile de imprimante recunoscute de aplicaþie. Dacã imprimanta d-voastrã nu figureazã în aceasta listã ºi nici una cu care este compatibila, contactaþi autorul. Puteþi încerca cu imprimanta Generic ce nu trimite caractere specifice imprimantei, situaþie în care trebuie sã potriviþi singuri densitatea de caractere ºi saltul la pagina al imprimantei.
Buton ce activeazã lista cu porturile la care poate fi conectatã imprimanta. Aceste porturi pot fi locale (ale staþiei de lucru: LPT1, LPT2) sau de reþea (la un server \\Roxana\HP=LPT3, \\Iulian\NEC=LPT3). Porturile de reþea trebuiesc definite în fereastra Porturi imprimanta din meniul Sistem, Actualizare, Configurare.
Buton ce activeazã lista cu formatele de paginã definite ºi recunoscute de imprimanta curentã. Aceastã opþiune este foarte importantã, deoarece în funcþie de dimensiunile verticale ºi orizontale aplicaþia calculeazã numãrul de linii din raport, iar pentru rapoartele ce necesita mai multe pãrþi, în câte pãrþi trebuie tipãrit acesta. Dacã opþiunea Densitate este Optimizabil, atunci se calculeazã ºi densitatea de caractere necesarã pentru ca raportul sã se încadreze în lãþimea hârtiei. Aceste calcule sânt influenþate ºi de opþiunea Orientare. Formatele de paginã au dimensiunile trecute în cm. Cele care au denumire 'Banda .' sânt formate pentru hârtie continua tractor ( cu gãuri pe margini).
Buton ce activeazã lista cu densitãþile de caractere recunoscute de imprimanta curentã.
Ultima opþiune este Optimizabil, care permite calcularea de cãtre aplicaþie a densitãþii de caractere necesare în funcþie de opþiunile Pagina ºi Orientare. Densitatea de caractere se mãsoarã în numãr de caractere pe inch (cpi). Cele mai uzuale densitãþi sânt 10, 12, 16.7, 20 cpi.
Buton ce activeazã lista cu Opþiunile Portrait ºi Landscape. Aceste opþiuni nu sânt valabile pentru orice tip de imprimanta. Opþiunea Landscape este valabilã pentru imprimantele cu jet de cernealã ºi cele cu laser. Aceste opþiuni precizeazã direcþia în care sânt scrise liniile raportului (vezi figura alãturatã).
Buton pentru ieºirea din fereastrã.
Aceasta fereastra nu este necesara ipt.tiparirea in Visual Fox. Toþi aceºti parametri fixaþi se salveazã la ieºirea din fereastrã pentru fiecare raport în parte. Este nevoie sã intraþi în aceastã fereastrã dacã raportul se listeazã prima datã pe staþia de lucru curentã, dacã se schimbã formatul de paginã, dacã se schimbã imprimanta la care se tipãreºte sau dacã apare unul din urmãtoarele simptoame:
apar caractere ciudate tipãrite pe hârtie (tipul de imprimantã nu este corect),
saltul de la o paginã la alta se face constant mai mic sau mai mare decât pagina utilizatã (se corecteazã formatul de pagina utilizat),
raportul nu intrã în paginã pe lãþime (se verificã formatul de paginã ºi densitatea de caractere). Aceste simptoame pot apãrea ºi din cauze independente de aplicaþie ( imprimantã, cablul de conectare la imprimantã, sistemul de operare Windows)
Ferestrele Browse sânt ferestre de actualizare a datelor. Existã douã tipuri de ferestre de actualizare:
catalog
document
Ferestrele catalog sânt de sine stãtãtoare. Exemple: Articol, Planul de conturi, Gestiune, Adresa.
Ferestrele document formeazã un grup din douã ferestre: Antet ºi Cuprins care sânt numerotate cu 1 ºi 2. În fereastra Antet se introduc Data documentului, Numãrul, Gestiunea, etc. în funcþie de fiecare document în parte. În fereastra Cuprins se introduc poziþiile documentului. Exemple de ferestre document: Factura ( FC1 - antet, FC2 - cuprins), Chitanþa (CH1 - antet, CH2 - cuprins), Definire Formule Contabile ( DEFCONT1 - antet, DEFCONT2 - cuprins). Puteþi comuta între ferestrele aceluiaºi document cu tasta F10 ( Meniul Fereastrã, opþiunea Comutare (F10)) sau cu CLIC mouse pe fereastrã.
Câmpuri speciale în ferestrele Browse:
Vezi ºi explicaþiile de la opþiunile Devalidare (F12) ºi Validare (F12) ale meniului Operare.
Este prezent în toate ferestrele catalog ºi în antetul documentelor. Este primul câmp din aceste ferestre. Valoarea acestui câmp poate fi:
D: înregistrarea (sau documentul) este salvatã (validatã) ºi nu poate fi modificatã sau ºtearsã
N: înregistrarea (sau documentul) este în curs de modificare.
Valoarea acestui câmp se modificã prin comenzile Validare ºi Devalidare executate cu tasta F12.
Pe acest câmp se poate executa cãutare pentru înregistrãrile nevalidate.
Dacã înregistrãrile sânt validate, deplasarea de la un câmp la altul nu se poate realiza decât cu mouse-ul, folosind sãgeþile aflate pe marginile ferestrei ( orizontale)
Grup
Camp ce specifica carui grup de lucru apartine documentul sau inregistrarea respectiva. Acest camp este util atunci cand aplicatia este instalata si la un alt grup de lucru decat sediu, si se face transfer de date la sediu prin email, sau dischete.
Acest câmp se aflã în ferestrele ce necesitã ºi efectuarea contãrii. Este al doilea câmp imediat dupã câmpul Validare. Acest câmp poate avea valorile:
D: document. Permite numai actualizarea/modificarea câmpurilor documentului cu valorile necesare: se pot face adaugari, stergeri, sau modificari ale campurilor
C: contare. Permite numai efectuarea contãrii corespunzãtoare documentului. Nu se pot face adaugari, stergeri sau modificari ale campurilor
A: permite ambele operaþii.
Un document se poate afla in urmatoarele situatii:
Accesul la document este D (doar document), si se doreste sa se conteze documentul. Se valideaza documentul. Se modifica accesul in F2 in Doar contare. Se devalideaza documentul. Accesul va deveni C, si se va putea efeectua contarea.
Accesul la document este C (doar contare) si este nevoie sa se modifice documentul. Se valideaza documentul. Se modifica accesul in F2 in Doar document sau Tot Documentul. Se devalideaza documentul.
*F8 (GEN)
Dacã se tasteazã F8 pe acest câmp sânt preluate date de pe alte documente ºi introduse în documentul curent, altfel spus se genereazã documentul curent pe baza datelor existente în bazele de date. Dacã existã mai multe posibilitãþi apare o listã, dacã nu, se executã direct prelucrarea. Exemple:
o¨ Factura a) Cumpãrare se genereazã
pentru i) retururile de stocuri pe baza NIR-ului retur furnizori (Operaþie =
RF) sau ii) stornare aviz de însoþire pe baza avizului de însoþire, b) Vânzare
stocuri se genereazã pe baza dispoziþiei de livrare,
o¨ NIR-ul cumpãrare furnizori se genereazã pe
baza facturii de cumpãrare stocuri.
Observaþii
dupã introducerea unei valori în câmp se tasteazã ENTER pentru a se executa funcþia de validare ataºata câmpului respectiv. ACEST LUCRU ESTE FOARTE IMPORTANT.
nu se executã comenzi ce activeazã altã fereastrã fãrã sã se tasteze ENTER pe câmpul curent
funcþia de validare ataºatã anumitor câmpuri se executã doar dacã se tasteaza ENTER
Dacã la validarea unui document sau înregistrare apare mesajul "Operare incorectã" se ºterge conþinutul câmpului ºi se reface operaþia pentru câmpul respectiv dacã este posibil, dacã nu, se reface toata poziþia sau documentul ( se ºterge ºi se reintroduce).
Cum se opereaza datele in ferestrele BROWSE:
Taste utilizate:
INSERT - adauga inregistrare noua in fereastra curenta
CTRL+DEL sterge inregistrarea curenta
F12 - valideaza/devalideaza inregistrarea curenta
F7 - tiparire document curent
F1 - help contextual la campul curent (cum trebuie operat in campul curent)
F11 - cautare
F9 - ordonare sau filtrare pe operatii (Incasari/Plati, Cumparari/Vanzari)
CTRL+↑ - pozitionare pe prima inregistrare
CTRL+↓ - pozitionare pe ultima inregistrare
ALT+H - afisare lista cu data, ora si utilizatorul care a efectuat modificari pe inregistrarea curenta
ALT+T - afiseaza nota contabila a documentului curent (daca are)
ALT+D - devalideaza grupul de inregistrari
ALT+V - valideaza grupul de inregistrari
Situatii:
a)-
Adaugare element nou intr-o fereastra catalog (Articol, Unitate,
Persoana, Adresa, Unitatate de masura, etc)
daca fereastra nu este activa se cauta in meniul de actualizare (tasta F3) fereastra cautata.
Se tasteaza INSERT pentru adaugare inregistrare noua
Se completeaza datele (se tasteaza ENTER dupa introducerea in fiecare camp)
La terminare se tasteaza F12 pentru validarea inregistrarii
b)-
Modificare element intr-o fereastra catalog
Se cauta inregistrarea dorita (cu F11 pa campul de cautare, vezi functia cautare)
Se tasteaza F12 pentru devalidare
Se modifica datele dorite. Obs: daca inregistrarea este utilizata in documente sau in alte ferestre este posibil sa nu se mai poata modifica orice camp al inregistrarii (ex: denumirea unui articol utilizat nu mai poate fi modificata).
La terminare se tasteaza F12 pentru validare.
c)-
Adaugare document nou
Se tasteaza INSERT pentru adaugare document nou (trebuie sa fie activa fereastra de header (cea cu numarul 1))
Se completeaza datele din fereastra header, apoi cu F10 se activeaza fereastra de cuprins
Se tasteaza INSERT pentru adaugarea unei pozitii in fereastra cuprins
Se completeaza datele din pozitia curenta
Daca este cazul se tasteaza INSERT pentru o noua pozitie, pana s-au completat toate pozitiile documentului
La terminare se tasteaza F12 pentru validarea documentului
d)-
Modificare document existent
Se cauta documentul dorit (vezi functia de cautare)
Se devalideaza documentul cu F12, daca este posibil. Daca informatia este utilizata documentul nu poate fi devalidat si deci modificat. Sunt doua solutii in acest caz:
-Ø
1. Cea recomandata: se introduce un nou document (sau mai multe) pentru
reglare
-Ø
2. Se devalideaza si se sterg documentele care utilizeaza informatia din
documentul respectiv (in ordine inversa cea a intocmirii acestora)
Observatii:
Pe masura ce se completeaza campurile aplicatia blocheaza accesul la modificare la unele din aceste campuri. Ex; in fereastra factura, dupa completarea campului nume partener, nu se mai poate modifica campul tip partener. Pentru corectare, trebuie sters campul denumire partener, apoi se va putea modifica campul tip partener. Ex: in fereastra Chitanta, dupa introducerea primei pozitii nu se mai poate modifica numele partenerului. Pentru corectare se sterg toate pozitiile, si apoi se poate modifica numele partenerului.
Mãrfurile fac parte din familia mai largã a stocurilor (materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, produse finite, mãrfuri), de aceea prin stocuri se va face referire nu numai la stocuri de mãrfuri.
Se adauga o gestiune in fereastra catalog (INSERT)
Se stabilesc parametri de functionare a gestiunii (Tip gestiune = DEPOZIT (pret furnizor)/MAGAZIN (Pret amanunt); Evidenta=Cantitativa/Valorica)
observaþiI:
lista de inventar poate fi devalidatã ºi apoi modificatã numai dacã nu au fost întocmite documente de ieºire pentru gestiunea respectivã
pentru gestiuni de marfa valorice pentru care se face descarcarea gestiunii, la sfarsit de luna, se declara Pret furnizor = ,N', se completeaza corect contul 371 analitic cu acelasi cont din formula contabila.
se recomanda creearea unei gestiuni pentru fiecare cont de stoc utilizat: 3711, 3712, 303, 301, 212 , 345, etc..
daca se vor face consumuri interne pentru nevoile societatii, se creeaza op gestiune CONSUM, cu contul 600, in care se vor varsa aceste consumuri.
daca se face productie, mai este nevoie si de o/mai multe gestiuni ATELIER, cu conturile 331, 332.
se identificã documentul prin care s-a fãcut cumpãrarea: a) facturã, b) aviz însoþire marfã, c) bon fiscal, d) borderou de achizitie
se deschide fereastra corespunzãtoare (cu acelaºi nume: facturã, aviz însoþire marfã sau bon fiscal) ºi se completeazã:
Operaþie = "C" ( cumpãrare)
Poziþie = "S" ( stocuri)
poziþiile de pe factura care nu sânt stocuri se introduc cu Poziþie = "D" ( diverse)
daca furnizorul ofera discount la marfa achizitionata, se introduce o pozitie ,DS', care va micsora pretul de intrare in gestiune.
se valideazã factura (F12) ºi se rãspunde afirmativ la întrebarea pusa de aplicaþie: "Întocmiþi NIR-ul ?" ce activeazã fereastra de NIR
se completeazã datele NIR-ului
Operaþie = "CF" ( cumpãrare de la furnizori)
gestiune se introduce gestiunea pentru care se face recepþia.
data trebuie sa fie data facturii
se genereaza NIR-ului cu tasta F8 pe campul Generare. Apare o listã cu documentele ( facturi , avize, chitanþe) ce au poziþii pentru care nu s-a întocmit NIR. Se alege documentul dorit. Dacã operarea este corectã lista nu conþine decât ultimul document de cumpãrare întocmit.
dacã sânt poziþii pe facturã care trebuie sã intre în altã gestiune acestea vor fi ºterse de pe NIR-ul curent astfel încât în gestiunea curentã sã nu intre decât cantitatea doritã. Pentru restul de poziþii, dupã validarea NIR-ului curent se adaugã un alt NIR cu Operaþie = "CF" se introduce alta gestiune ºi se genereazã NIR-ul ce va conþine restul de poziþii, se repetã operaþia pânã când toate poziþiile de pe facturã vor fi conþinute pe câte o recepþie
pentru gestiunile MAGAZIN preþul de evidenþã ( cu amãnuntul) este preluat din lista de preturi, dacã nu mai este actual se modificã pe recepþie (în acelaºi timp va fi actualizat de aplicaþie ºi în lista de preturi)
se valideazã NIR-ul (F12)
se listeazã (F7)
dacã se întocmeºte alt NIR pentru care documentul de cumpãrare este introdus se adaugã o înregistrare noua în Antet (INS) ºi se reia ciclul de operaþii
Observaþii
NIR-ul se poate devalida (ºi modifica) dacã nu sânt întocmite documente ce utilizeazã stocurile create de acesta)
dacã se depisteazã o greºeala pe facturã, se devalideazã NIR-ul, se sterge, se devalideazã factura, se modificã, se revine la NIR ºi se regenereazã complet.
Se întocmeºte NIR-ul
Operaþie = "RF" ( retur furnizor)
Gestiune se completeazã gestiunea unde se afla stocurile ce vor fi returnate
Se completeaza furnizorul, tipul documentului pentru care se face returul (FC-factura sau AIM- aviz)
Campul document:
daca se completeaza cu numarul documentului, vor fi afisate doar stocurile create de acel document
daca se completeaza cu *, se vor afisa toate stocurile create de acel tip de document
daca nu se completeaza, se vor afisa toate stocurile existente
daca pe factura initiala a fost dat discount, pretul de furnizor trebuie sa difere de pretul de factura
Se valideazã NIR-ul
Dacã existã stocuri ºi în altã gestiune ce trebuie returnate pe aceeaºi facturã se rãspunde negativ la întrebarea "Întocmiþi factura ?" ºi se întocmesc toate NIR-urile retur ce trebuie prinse pe factura respectivã. La ultimul NIR, se poate rãspunde pozitiv pentru a se putea genera factura.
Se completeazã factura (sau avizul):
Operaþie = "C" (cumpãrare)
Se introduce numarul documentuldupoa care se preliau automat datele de pe NIR-uri. Apare lista cu recepþiile retur fãrã facturã întocmitã. Se alege recepþia doritã, ºi se repetã operaþia pentru toate recepþiile ce trebuie prinse pe factura curentã.
se pot adauga si alte pozitii ( de alt tip pe acelasi document)
Se poate face transfer de stocuri intre doua gestiuni de acelaºi tip sau de tipuri diferite
Se deschide fereastra Nota de transfer intre gestiuni ºi se completeazã datele
Se deschide fereastra Proces Verbal Reglare Gestiune (PVRG) ºi se completeazã datele
gestiunea
explicaþia
poziþia:
MINUS pentru minusuri sau stornãri
PLUS pentru plusuri sau înregistrarea corectã
În acest document se pot face orice fel de reglãri pe stocuri, motivul pentru care este necesarã reglarea se specificã în explicaþie ºi pentru fiecare tip de reglare se stabileºte nota contabilã corespunzãtoare.
Se deschide fereastra Proces Verbal De Modificare Preþ si se completeazã datele
Se deschide fereastra Monetar (MON) ºi se completeazã datele
Pentru vânzãri exista urmãtoarele metode de stabilire a pretului de vanzare (campul metoda):
- Discount prin adaos. Preþul de vânzare se stabileºte ori prin aplicarea cotei de adaos comercial ori prin introducerea directa a preþului de vânzare.
- Discount pe client formula normala. Pentru fiecare client se introduce în catalog Unitate cota de reducere acordata. Formula de calcul reducere este cea normala.
- Discount pe total document formula redusã. Petru fiecare produs în parte se calculeazã reducerea pe baza procentului introdus pe document dupã formula:
Preþ factura fãrã Tva = Preþ Lista fãrã Tva ( 1 - Reducere /( 100 + Reducere))
- Discount pe total document formula normala. La fel ca la 2, formula de calcul fiind:
Preþ factura fãrã Tva = Preþ Lista fãrã Tva ( 1 - Reducere/100)
- Taxa de manipulare. Se adauga la valoarea marfii
- Discount pe total document cu afisare pe factura.
Efectuarea vânzãrii de marfã:
Întocmirea dispoziþiei de livrare:
se activeazã fereastra Dispoziþie de livrare marfã
se completeazã datele:
-Ø
Document = "FC" pentru factura, "CF" pentru bon
fiscal, "AIM" pentru aviz
-Ø
Metoda
-Ø
Discount pentru tip discount = 2,3,5 se completeazã cu discount pe
document
se valideazã dispoziþia de livrare
se rãspunde afirmativ la întrebarea "Întocmiþi factura, chitanta sau avizul ?" ce activeazã fereastra Factura
Se întocmeºte factura ( chitanþa fiscalã, avizul)
Operaþie = "V" ( vânzare)
se introduce numarul documentului sau cotorul la care se face tiparirea
se tasteazã F8 pe câmpul de generare, se alege dispoziþia doritã din lista afiºatã ( dacã existã mai multe dispoziþii de livrare fãrã facturã). Dacã sânt prea multe poziþii pe dispoziþie, va fi afiºat mesaj. Dupã validarea ºi listarea facturii curente se adaugã o noua înregistrare ºi se reia operaþia pentru generarea celei de a douã facturi.
se introduc eventual ºi poziþii de diverse pe factura
se completeazã modul de plata ºi numãr document plata dacã plata se face cu numerar sau fila CEC
se valideazã factura.
dacã s-a completat la mod de plata CH sau CEC, se rãspunde afirmativ la întrebarea "Efectuaþi plata ?" pentru deschiderea ferestrei CH sau CEC.
/XII. Se întocmeºte factura retur:
Operaþie = "V"
Poziþie = "SR" (stocuri retur)
Document = numãrul facturii prin care s-a efectuat vânzarea stocurilor ( daca exista in evidenta aplicatiei) sau * daca se doreste cautarea stocurilor in toate facturile vandute.
Cod ( sau explicaþie) = cu semnul '?' se afiºeazã listã cu stocurile vândute în factura introdusã în câmpul Document
Daca factura din campul document a fost intocmita prin aplicatie atunci la validarea facturii se intocmeste o dispozitie de livrare; daca factura nu a fost intocmita prin aplicatia EasySys, atunci se intocmeste NIR
/XIII. Se întocmeºte NIR-ul:
Operaþie = "RC" ( retur clienþi)
se genereazã NIR-ul ºi se valideazã.
/XIV. Intocmire DLM
Operatie = "R"
se valideaza dispozitia
se genereaza un nr. egal de DLM-uri retur cu nr. de facturi din care se face returul.
/XV. Se alege Pozitie = "A"
/XVI. Se introduce in campul Document
numarul avizului ( daca acesta exista in evidenta aplicatie: aplicatia anunta
daca exista avize nefacturate integral la furnizorul sau clientul pentru care
se intocmeste factura)
/XVII. cu semnul ? se afiseaza lista de
pozitii de pe aviz ramase nefacturate
/XVIII. daca exista diferente de pret intre
aviz si factura se adauga o pozitie de tip "R" pentru reglarea
valorica
/XIX. se pot adauga pozitii pentru alte
avize sau de alte tipuri
/XX. Se listeazã stocurile pentru
gestiunea respectivã.
/XXI. Se constatã diferenþele scriptic
faþã de faptic.
/XXII. Se opereazã diferenþele în fereastra
Proces verbal de reglare gestiune ( ºi se listeazã).
/XXIII. Se listeazã din nou stocurile pentru
verificare.
/XXIV. Se opereazã lista de inventar: se
introduce gestiunea, data = data inventarului, se genereazã lista de inventar,
se valideazã ºi se verificã totalul.
/XXV. Dupã întocmirea primului document de
gestiune ulterior inventarului nu se mai poate modifica inventarul.
/XXVI. Eventualele greºeli se pot corecta
prin întocmirea unui Proces verbal de reglare gestiune.
/XXVII. Se completeazã datele în fereastra
Solduri iniþiale facturi
Operaþie = "C" ( cumpãrare) pentru Furnizori ºi "V" ( vânzare) pentru Clienþi
Data = data întocmirii facturii
Data înregistrãrii = data înregistrãrii în contabilitate
Scadenþa = numãrul de zile începând cu data întocmirii pânã la care trebuie plãtitã factura
Total = valoarea totalã iniþialã a facturii
Sold = soldul neachitat al facturii defalcat pe conturi
Tip sold = "D"/"C" (debit/credit)
Cont = simbolul contului ( 401, 411) sau analitice
/XXVIII. Intrãrile se opereazã în fereastra
Factura, prin completarea datelor
Operaþie = "C"/"V" (Cumpãrare - Furnizori / Vânzare - Clienþi)
Poziþie = "S", "D", "R", "A" : stocuri, diverse, reglare, stornare aviz
/XXIX. Prin retur
Se întocmeºte factura cu datele:
Poziþie = "SR", "DR", stocuri retur ( vezi 0 Retur stocuri cãtre furnizori, Retur stocuri de la clienþi), sau diverse retur
Document = trebuie sã conþinã numãrul de facturã din care a fãcut parte poziþia respectivã. Valoarea acestei poziþii este scãzutã din soldul acestei facturi.
/XXX. Plati facturi CH, CEC, OP
Se întocmeºte chitanþa
Operaþie = "I" pentru încasãri de la clienþi, "P" pentru plãþi furnizori, "PA" pentru plãþi furnizori din avansuri de trezorerie.
Poziþie = "FC", "FCT"
Document = numãrul de factura achitat prin poziþia curentã.
/XXXI. Prin compensare
se completeazã proces verbal de compensare facturi
/XXXII. Prin reglare
se completeazã Proces verbal de reglare parteneri
/XXXIII. Avansuri: pe documentele CH, OP, CEC, se
selecteaza pozitia A (Avans) sau AT (Avans Turism). Aceste avansuri vor apare
in fisa Partener cu minus. Avansurile pot fi stinse cu PVSA, daca au aparut
facturi in contul avansului sau cu CH, CEC, OP, DIP (Pozitie: RA=Restituire
avans), pentru resituire avansului.
/XXXIV. Stingere avansuri
se completeaza Proces verbal de stingere avans (PVSA) sau pe CH, CEC, OP, DIP cu pozitie "RA" (restituire avans)
se distribuie Avansurile create prin Pozitie="A" la CH, CEC, OP pe facturi din sold
/XXXV. Restituire plati/incasari; in
situatia in care la un furnizor/client, soldul devine negativ (facturile au
fost platite dar exista si retururi astfle incat se depaseste valoare initiala
de intrare), este necesara o operatie de plata la clienti (respectiv incasare
de la furnizori) pentru ca soldul sa devina zero. Aceasta operatie de executa
pe docmentele CH, CEC,OP si DIP cu pozitia "RFC", "RFCT", care este o plata la
clienti, respectiv incasare de la furnizor. Aceasta operatie opereaza doar pe
facturi cu sold negativ.
/XXXVI. Se deschide fereastra de facturi.
/XXXVII. Se adaugã o înregistrare noua
/XXXVIII. Se completeazã câmpul Cotor cu
numãrul de cotor al facturii ce urmeazã a fi tipãrita.
Daca se introduce ca numãr de Cotor=0, atunci numãrul facturii trebuie introdus manual.
Daca nu este definit un numãr de cotor sau s-au epuizat facturile din ultimul cotor, trebuie definit un nou Cotor (se deschide cu F8 din câmpul Cotor sau cu F3, "Cotor document" din meniul Actualizare)
/XXXIX. Se completeazã restul
datelor din factura ( sau se genereazã daca este cazul)
/XL. Se valideazã factura.
/XLI. Daca datele sânt corecte
se deschide o fereastra în care se afiºeazã numãrul documentului ce urmeazã a
fi tipãrit, si cate documente au rãmas in cotor. Dac numãrul afiºat nu
corespunde cu numãrul care urmeazã in facturier, acesta se corecteazã. Se alege
Tipãrire pentru tipãrirea documentului sau renunþare pentru revenirea in
ferestrele Facturii.
/XLII. Dupã terminarea tipãririi
sânteþi întrebat 'Care este starea Tipãririi ?'. Rãspunsurile posibile:
Corecta - tipãrire s-a efectuat corect. Dupã acest rãspuns factura NU MAI POATE FI MODIFICATA.
Incorecta - tipãrirea nu s-a fãcut corect (hârtia a fost prinsã în imprimantã, imprimanta s-a oprit din tipãrire, etc.) Factura va fi anulata si NU VA MAI PUTEA FI MODIFICATA. în aceasta situaþie sânteþi întrebat dacã doriþi Regenerare documentului, situaþie în care se creeazã o noua facturã cu exact acelaºi conþinut ca cea precedentã ( ce a fost anulatã)
Netipãritã - tipãrirea nu a fost efectuata deloc, formularul factura din facturier fiind disponibil pentru tipãrire. In aceasta situaþie factura din calculator poate fi modificata si ulterior tipãrita.
/XLIII. Observaþii:
Daca aplicaþia a fost închisa anormal ( întreruperea curentului) in timpul procesului de tipãrire a facturii, se procedeazã astfel:
se ruleazã Scandisk - ul sau Norton Disk Doctor (daca nu se lanseazã automat)
se relanseazã aplicaþia
se revine la factura cu problema
se reface validarea
Sânteþi întrebat 'Care este starea tipãriri ?" ºi rãspundeþi în funcþie de situaþie ( vezi situaþiile de mai sus). Daca este netipãritã dupã alegerea opþiunii "Netipãritã" se poate reface operaþia de validare pentru efectuarea tipãririi.
/XLIV. Soldul iniþial de începere
se opereazã in Solduri initiale Casa
/XLV. încasãri
prin chitanþã ( Operaþie = "I" - încasare)
prin chitanþã fiscalã ( Operaþie = "V" - vânzare ºi simultan încasare)
prin monetar ( încasãri din vânzarea mãrfurilor prin numerar)
dispoziþie cãtre casierie ( Operaþie = "I" - încasare)
foaie de vãrsãmânt ( Operaþie = "R" - restituire)
proces verbal de reglare casa ( Poziþie = "I" - încasare)
/XLVI. plãþi
prin chitanþã ( Operaþie = "P")
prin chitanþã fiscalã ( Operaþie = "C" - cumpãrare)
dispoziþie cãtre casierie ( Operaþie = "P" - platã)
foaie de vãrsãmânt ( Operaþie = "D" - depunere)
stat plata ( drepturi achitate salariaþilor)
proces verbal de reglare casa ( Poziþie = "P" - platã)
/XLVII. La sfârºitul zilei dupã ce au fost
introduse toate documentele primare, se genereazã registrul casa.
se verificã soldul
/XLVIII. Definirea conturilor bancare; In
fereastra Cont Bancar. Se va genera cate un extras pentru fiecare cont definit
in aceasta fereastra.
/XLIX. Soldul iniþial de începere
In fereastra Solduri initiale Banca
/L. încasãri
prin OP, CEC ( Operaþie = "I" - încasare)
Foaie de varsamat FVS ( Operaþie = "D" - depunere numerar la banca)
Nota contabila banca: NCB ( Poziþie = "I" - încasare), pentru dobanzi sau orice alte operatii ce nu sant OP, CEC, sau FVS
/LI. plãþi
prin OP, CEC ( Operaþie = "P")
foaie de vãrsãmânt FVS ( Operaþie = "R" - restituire numerar)
Nota contabila banca NCB ( Poziþie = "P" - platã), pentru dobanzi, si alte plati ce nu sant OP, CEC, FVS.
/LII. Transferurile intre conturi se face
pe OP cu operatie "P" iar la partener se introduce numele societatii, pozitia
va fi "D"
/LIII. La sfârºitul zilei dupã ce au fost
introduse toate documentele primare, se genereazã extrasul de cont.
se verificã soldul
/LIV. Acordarea avansurilor (DIP)
/LV. Justificarea cheltuielilor prin
chitanþe ºi facturi (pe CH se alege operatie PA, si se introduce nr. DIP)
/LVI. Restituire restului: pe DIP (cu
pozitie R)
/LVII. Suplimentarea avansului pentru
acoperirea soldului negativ (pe DIP, pozitie A)
LVIII. TRANSFER DE DATE INTRE PUNCTE DE LUCRU SI SEDIU
LIX. Se introduce notiunea de grup de lucru sau pe scurt GRUP, intre care nu exista retea, iar actualizarea datelor se face prin email sau pe dischete.
LX. Pot exista pana la 9 grupuri numerotate de la 1 la 9. Fiecare grup poate avea mai multe gestiuni (GRUPUL NU INSEAMNA GESTIUNE)
LXI. In fereastra Perioada apare si posibilitatea de filtrare dupa grup ( gol = toate grupurile), documentele din Actualizare ( F3) dar si rapoartele (F4) vor fi filtrare dupa grup ales in fereastra Perioada.
LXII. In toate ferestrele ce contin date ce se transfera intre grupuri, apare un camp suplimentar (GRUP, al doilea dupa Validare) care indica apartenenta inregistrarii la grup.
LXIII. Fiecare grup isi poate modifica doar stocurile din gestiunile proprii, la celelalte gestiuni avand doar acces de vizualizare.
1.LXIV. Nu se pot opera plati decat pe facturile
intocmite de grup
Documentele de plata facturi care contin plati pt. facturi Pl dar si Buc. se impart in
doua documente fiecare platind facturile din grupul sãu.
Chitantele care contin plati pt. facturi de la celãlalt grup, se opereaza ca diverse, iar la celãlalt grup se opereaza PVRF cu explicatie numar chit.
LXV. 6.Inregistrarile (documente, articole din cataloage) transferate nu mai pot fi modificate. La sediu documentele pot fi modificate ( devalidate) cu aceleasi restrictii ca si pana acum.
LXVI. 7. In Cataloage: (Articol, Unitate, Persoana, ContBanc, UM - Unitate de Masura, Oras, Judet, Valuta...), inregistrarile transferate la celalalt grup nu mai pot fi modificate sau sterse ( este vorba de campurile de COD si DENUMIRE, adresa, codul fiscal, saul alte astfel de campuri pot fi modificate doar de grupul care a adaugat inregistrarea).
LXVII. DECI MARE ATENTIE nu mai puteti modifica denumiri sau coduri din cataloage odata transferate.
LXVIII. 8. Daca la unul din grupuri de observa o greseala in documentele sau cataloagele intocmite de celalat grup, trebuie anuntat grupul respectiv sa corecteze ( print-un document de raglare), si apoi sa execute transferul datelor.
LXIX. 9. Transferul marfurilor intre gestiuni care apartin grupului se face prin Note de transfer ( ca pana acum).
LXX. 10.Transferul marfurilor intre gestiuni care nu apartin grupului se face cu PVRG, unde a aparut un camp suplimentar TRANSFER, care se completeaza astfel: M (MINUS) pentru iesiri din gestiune, si campul Gestiune2 se completeaza cu gestiunea unde ajunge marfa, sau P (PLUS) pentru intrari din transfer iar Gestiune2 trebuie sa fie gestiunea de la care se primesc marfurile.
LXXI. Intrarile se operareaza DUPA efectuarea transferului datelor cu PVRG-ul cu iesiri (M), completarea PVRG cu P facandu-se pe baza datelor din PVRG ( M) automat de catre program.
LXXII. Odata transferate PVRG-urile iesiri ( M) nu vor mai putea fi modificate. PVRG-urile intrari vor avea restrictiile la modificare daca nu se utilizeaza stocurile
LXXIII. Efectuarea transferului de date:
LXXIV. Acesta se face in doua sensuri: 1.Trimitere si 2.Receptie
LXXV. Trimitere:
pasul 1. (Transfer->Generare ) se colecteaza toate modificarile facute in fisiere de la ultima trimitere in grupul curent si se genereaza un fisiere arhiva de transfer. Acest fisier este creat in subdirectorul TRANSFER al aplicatiei EasySys. Numele fisierului respecta urmatoarea logica: ultimile doua cifre din nume reprezinta grupul care genereaza fisierul, iar primele caracterere reprezinta numarul de ordine al transferului generat. Ex: fisier 1102.zip - grupul care a generat transferul este 2 ( 02) iar transferul are numarul 11 - este al 11-lea trasnfer generat de grupul 02.
pasul 2. (Trimitere) acest fisier trebuie sa ajunga la celelate grupuri, ce se poate realiza prin doua metode:
LXXVI. prin email: dupa ce programul a terminat de creat mesajele de email, trebuie sa deschideti Outlookul si sa executati operatia de Send/Receive - pana cand mesajele sant transmise
-LXXVII. prin flopyy: se introduce o discheta
in Floppy, si veti fi intrebati daca doriti stergerea fisiereleor de pe
discheta, formatarea dischetei sau doar copiere
o§ daca se alege stergerea fisierelor,
acestea vor fi sterse, dupa care se va efectua copierea arhivei pe discheta
o§ daca se alege formatare, aceasta
operatie, nu numai sterge toate fisierele de pe discheta, dar si corecteaza
erorile detectate pe discheta, daca este posibil. In aceasta situatie veti fi
intrebati:
1. Insert new diskette for drive A: and press ENTER when ready... = se introduce o discheta si apasa ENTER pentru inceperea operatiei de formatare.
2. Volume label (11 ....) ? = se tasteaza ENTER.,
3. Format another ( y/n)? = Se raspunde cu N, dupa care aceasta fereastra se va inchide, si trebuie sa reveniti in EASYSYS, care este minimizat in bara Windows-ului.
o§ daca se alege copiere, se trece direct la
operatia de copiere.
Daca din diverse motive nu s-a reusit de prima data trimiterea arhivei ( prin email sau Floppy) aceasta operatie se poate repeta din optiunea Transfer-> Trimitere, unde se afiseaza o lista cu toate transferurile generate de grupul curent, si se alege transferul dorit (de regula ultimul, sau cel care este cerut de celalalt grup)
Daca generarea arhivei nu s-a reusit (intervenind o eroare de program sau altceva blocaj calculator), se repeta operatia ( Transfer->Generare).
LXXVIII. Receptie: ( Transfer->Receptie)
pasul 1.(EMAIL) Daca arhiva este primita prin email, trebuie sa deschideti Outlook-ul si sa actionati optiunea SEND/RECEIVE pentru primirea mesajelor. Dupa ce ati verificat primirea mesajelor ce contin transferuri reveniti in EasySys si actionati optiunea Transfer->Receptie unde la intrebarea 'Copiati arhive de transfer din : EMAIL, FLOPPY, NU. ?' raspundeti cu EMAIL, si programul cauta in Inbox ( Outlook) mesajele de transfer si va salva arhivele din email, in subdirectorul TRANSFER al aplicatiei. Daca programul gaseste arhive anunta indicativul acestora. Dupa terminarea acestei operatii programul trece la pasul 2.
pasul 1. (FLOPPY) Daca arhiva este primita pe discheta, aceasta se introduce in Floppy, si se actioneaza optiunea Transfer->Receptie, unde se alege FLOPPY. Programul anunta indicativul transferului si cere confirmarea copierii fisierului ( se raspunde cu da). La terminarea copierii arhivelor aflate pe discheta (pot fi mai multe transferuri pe discheta) programul trece la pasul 2.
pasul 2. se afiseaza lista cu fisiere arhiva de transfer salvate in subdirectorul TRANSFER si care nu au fost inca incarcate. Pot fi mai multe transferuri. Acestea trebuie luate in ordine crescatoare ( PROGRAMUL NU PERMITE ALTFEL). Daca, dupa selectarea primei arhive, programul atentioneza ca nu este arhiva cu indicativul corect, inseamna ca arhiva respectiva nu ajuns la d-voastra, situatie in care solicitati la grupul respectiv sa va mai trimita o data arhiva cu indicativul cerut de aplicatie. Operatia nu poate continua pana nu receptionati arhiva cu indicativul corect. Daca aveti mai multe transferuri de receptionat, repetati operatia Transfer-Receptie pana incarcati toate transferurile, dar fara pasul 1 (se raspunde cu NU la intrebarea 'Copiati arhive de transfer din : EMAIL, FLOPPY, NU. ?' )
LXXIX. Inainte de incarcarea unui transfer, programul efectueza o salvare, avandu-se astfel posibilitatea refacerii datelor in situatia in care incarcarea nu se termina corect ( blocare calculator, eroare de program, etc...)
LI - LISTA DE INVENTAR
NIR - NOTA DE RECEPTIE
NT - NOTA DE TRANSFER INTRE GESTIUNI
PVRG - PROCES VERBAL DE REGLARE GESTIUNE
PVMP - PROCES VERBAL DE MODIFICARE PRET
MON - MONETAR
DLM - DISPOZITIE DE LIVRARE MARFURI
CD - COMANDA PRODUCTIE
BC - BON DE CONSUM
BP - BON DE PRODUCTIE
FC - FACTURA
CF - CHITANTA FISCALA
BA - BORDEROU DE ACHIZITIE
AIM - AVIZ INSOTIRE MARFA
PVRF - PROCES VERBAL REGLARE FACTURA
PVCF - PROCES VERBAL COMPENSARE FACTURI
PVSA - PROCES VERBAL DE STINGERE AVANS
RTVA - REGLARE TVA
CH - CHITANTA CASA
DIP - DISPOZITIE CATRE CASIERIE ( DE INCASARE SAU PLATA)
FVS - FOAIE DE VARSAMANT ( DEPUNERE SAU RESTITUIRE)
SP - STAT DE PLATA SALARII (DREPTURI SALARIALE INCASATE)
PVRC - PROCES VERBAL DE REGLARE CASA
RC - REGISTRU CASA
OP - ORDIN DE PLATA
CEC - FILA CEC
NCB - NOTA CONTABILA BANCA ( COMISIOANE SAU ALTE SUME CALCULATE DE BANCA)
EC - EXTRAS DE CONT
F1 - afiºeazã informaþii despre câmpul curent
F2 - deschide fereastra Parametri
F3 - afiºeazã lista cu ferestrele de actualizare
F4 - afiºeazã lista cu rapoarte
F5 - deschide fereastra de parola utilizator
F6 - activeazã un calculator de buzunar
F7 - efectueazã tipãrirea rapidã documentului curent
F8 - deschide fereastra catalog asociatã câmpului curent sau executã o generare document
F10 - comutã între ferestrele aceluiaºi document
F11 - deschide fereastrã de cãutare în câmpul curent
F12 - valideazã sau devalideazã înregistrarea curentã
CLTR+A - comanda de selectare câmp (Select All)
CTRL+C - comanda de copiere câmp (Copy)
CTRL+V - comanda de inserare (Paste)
CTRL+Z - comanda de refacere câmp curent ( Undo)
CTRL+END - închide fereastra curentã
CTRL+F11 - continua operaþia de cãutare precedentã
CTRL+F10 - mãreºte la maxim fereastra curentã
CTRL+F9 - micºoreazã la minim fereastra curentã
CTRL+F8 - modificã mãrimea ferestrei curente
CTRL+F7 - modificã poziþia ferestrei curente
INS - adaugã o înregistrare nouã în fereastra curentã
CTRL+T - ºterge înregistrarea curentã sau tot documentul dacã este activã fereastra antet a documentului
CTRL+ - mutã cursorul la prima înregistrare
CTRL+¯ - mutã cursorul la ultima înregistrare
ALT+T - afiseaza nota contabila a documentului curent
ALT+H - afiseaza istoricul operatiilor de validare si operatorul
ALT+D - devalidare grup
ALT+V - validare grup
Furnizori ºi clienþi
Solduri iniþiale facturi
Factura
Chitanþa fiscala
Chitanþa casã
Ordin de platã
Dispozitie de plata
Fila de cec
Proces verbal de compensare facturi
Proces verbal de reglare parteneri
Proces verbal de stingere avans
Casa în lei
Chitanþa casa
Monetar
Chitanþa fiscalã
Dispoziþie cãtre casierie ( de încasare sau platã)
Foaie de vãrsãmânt
Stat de platã
Proces verbal de reglare casã
Registru casa
Avansuri spre decontare
Chitanþa casa
Factura
Dispoziþie cãtre casierie ( de încasare sau platã)
Banca
Ordin de platã
Fila de cec
Foaie de vãrsãmânt
Nota contabila banca
Extras de cont
Mãrfuri
Lista de inventar
Nota de recepþie
Nota de transfer între gestiuni
Proces verbal de reglare gestiune
Proces verbal de modificare preþ
Monetar
Dispoziþie de livrare mãrfuri
Materiale ºi producþie
Lista de inventar
Nota de recepþie
Nota de transfer între gestiuni
Proces verbal de reglare gestiune
Bon de consum
Comanda
Reteta de productie
Plan de executie
Bon de producþie
|
