Manual De Utilizare A Aplicatiei De Gestiune Si Contabilitate
"EasySys"
I. Meniuri
II. Ferestre sistem
III. Ferestre Browse
Stocuri (marfuri, materiale, etc)
IV. Anexe
VII. Gruparea documentelor de introducere pe module
Execută inchiderea ferestrelor active sau ieșirea corectă din aplicație (daca sunt toate ferestrele inchise). Operația poate fi executată dacă sânt toate ferestrele închise. Închiderea aplicației în alt mod poate duce la deteriorarea fisierelor de date.
Conține operațiile ce se pot face cu societățile la care se ține evidența cu prezenta aplicație. Această opțiune este activă numai dacă nu există ferestre active pe ecran. Activează meniu cu operațiile:
Ø Activează meniul cu societățile declarate pentru evidență. Opțiunea este activă dacă există cel puțin două societăți declarate. Societatea aleasă este afișată în linia de stare din josul ecranului.
Ø Declară o societate pentru care se ține evidența contabilă. Opțiunea este activă pentru utilizatorul Admin. La lansarea comenzii se activează o fereastra în care se introduc datele necesare pentru definirea firmei. După introducerea datelor se închide fereastra, iar dacă datele au fost introduse corect se ințializează societatea.
Ø Șterge societatea curentă (documentele și cataloagele specifice societății). Opțiunea este activă pentru utilizatorul Admin. Înainte de aceasta operație se alege societatea ce se dorește a fi ștearsă cu opțiunea Alegere (CTRL+A)
Activează meniu pentru alegerea formatului de introducere, modificare a datelor. Opțiunea nu este activă dacă exista ferestre sistem active sau ferestre de actualizare lansate cu F8 din câmpul altei ferestre.
Activează meniu cu listele disponibile. Opțiunea nu este activa dacă exista ferestre sistem active pe ecran (verificați meniul Fereastră pentru a vedea ferestre active).
Reface valoarea inițială din câmpul curent. Aceasta opțiune este valabilă în câmpurile ferestrelor de tip Browse, și în câmpurile din ferestrele sistem. Este similară cu comanda Undo din meniul Edit al Word-ului.
Memorează șirul, numărul sau data selectată din câmpul curent. Este activă numai dacă există un șir selectat (vezi comanda Selectare (CTRL+A)). Este similară cu comanda Copy din meniul Edit al Word-lui
Introduce în câmpul curent valoarea introdusă în memorie prin comanda Copiere (CTRL+C). Este activă dacă există un șir în memorie. Este similară cu comanda Paste din meniul Edit al Word-ului.
Selectează tot câmpul curent. Este similară cu comanda Select All din meniul Edit al Word-ului. Este utilă pentru a șterge tot conținutul câmpului sau pentru putea executa comanda Copiere (CTRL+C)
Execută o căutare a unei valori în fereastra curentă (vezi fereastra Căutare)
Continuă operația de căutare.
Acest meniu conține comenzi pentru lucrul cu ferestrele.
Închide fereastra curentă și cea asociată acesteia (în cazul documentelor ambele ferestre ale documentului).
Mutarea cursorului în altă fereastră.
Comută între ferestrele aceluiași document (vezi ferestre Browse de tip document)
Mută fereastra din poziția curentă.
Modifică mărimea ferestrei curente.
Mărește la maxim fereastra curentă.
Micșorează la minim dimensiunile ferestrei curente.
După aceste opțiuni apare un meniu cu 21221l1112v titlurile ferestrelor active în momentul respectiv. Este posibil ca o fereastră să fie activă în ecran dar să fie ascunsă în spatele altor ferestre, situație în care prin consultarea meniului Fereastră se clarifică dacă este activă sau nu.
Acest meniu conține comenzile necesare în ferestrele Browse de actualizare. Este activ numai dacă fereastra curentă este de tip Browse (vezi Ferestre Browse).
Adaugă o înregistrare nouă în fereastra curentă. Adăugare în fereastra antet a unui document înseamnă adăugarea unui document nou, iar adăugarea unei înregistrări în fereastra cuprins a unui document înseamnă adăugarea unei poziții la documentul respectiv.
Permite modificarea înregistrărilor. Dacă operația reușește câmpul Validare conține valoarea 'N'. Operația nu poate reuși în următoarele situații:
operatorul ce efectuează operația nu
este cel care a întocmit documentul și nici nu are privilegii de
înregistrarea este blocată de către aplicație deoarece modificarea poate periclita coerența datelor
documentul este utilizat în întocmirea altor documente ce folosesc informații din acest document
Verifică corectitudinea datelor introduse, efectuează operațiile pe stocuri, solduri și blochează înregistrarea la modificări accidentale. Câmpul Validare conține valoarea 'D'. Înregistrările ce nu au câmpul Validare = 'D', nu sânt luate în considerare la rapoarte.
Șterge înregistrarea curentă din fereastra curentă. Atenție: dacă fereastra curentă este antetul unui document, se șterge tot documentul curent ( inclusiv pozițiile acestuia). Comanda este activă numai dacă înregistrarea nu este validată.
Această comandă este valabilă numai în câmpurile ce au semnul "+" la începutul titlului ( "+Explicație" ). Efectele acestei comenzi pot fi : activarea unui catalog pentru actualizare și consultare sau executarea unei prelucrări ( generare document)
Comandă de tipărire rapidă a documentului curent . Acesta trebuie să fie validat pentru a putea fi tipărit. Comanda nu este valabilă pentru toate tipurile de documente. Dacă se dorește tipărirea mai multor documente odată se folosește comanda Tipărire (F4) din meniul Sistem unde se pot aplica criterii de filtrare după număr document sau după dată.
Afișează o fereastră ce conține informații ajutătoare despre modul cum se completează câmpul curent. Aceasta comandă este activă chiar dacă înregistrarea este validată situație în care se folosește mouse-ul pentru poziționarea cursorului în câmpul dorit.
Afiseaza nota contabila pentru documentul curent (daca exista). Pe ferestra Lista de preturi, cu ALT+T se afiseaza lista de aprovizionari a articolului curent.
Executa operatia de devalidare in fereastra curenta incepand cu inregistrarea curenta pana la ultima.
Se poate renunta la operatie cu ESCAPE.
Executa operatia de validare in fereastra curenta, incepand cu inregistrarea curenta si pana la ultima.
Se poate renunta la operatie cu ESCAPE.
Activează fereastra sistem Căutare.
Execută căutarea următoarei înregistrări ce îndeplinește condiția de căutare definită cu comanda F11.
Mută cursorul la prima înregistrare din fereastra curentă.
Mută cursorul la ultima înregistrare din fereastra curentă.
Modifică ordinea de afișare a înregistrărilor după alte criterii de ordonare. Opțiunea este activă dacă sânt definite mai multe criterii de ordonare.
Ferestrele sistem sânt ferestre prin care se stabilesc anumiți parametri de funcționare ( Parola, Imprimanta) sau în urma cărora se declanșează anumite acțiuni (Căutare, Filtrare, Raport).
Toate aceste ferestre conțin mai multe tipuri de obiecte, deplasarea de la un obiect la altul făcându-se cu tasta TAB într-un sens și cu SHIFT+TAB în sens invers. Nu se va folosi tasta ENTER pentru deplasare, deoarece această tastă poate declanșa o comandă sau poate modifica starea comutatorului curent, etc. Ieșirea din fereastră se face cu ENTER pe butonul de ieșire (Exit, Continuare, Renunțare).
Tipuri de obiecte:
sânt obiecte în care se pot introduce valori de la tastatură. Acestea
pot fi:
tip caracter - acceptă orice fel de caractere ( vezi Numele, Look For
tip numeric - acceptă numai numere (vezi De la pagina, Număr de exemplare
tip dată calendaristică - acceptă doar valori de tip dată calendaristică (vezi De la
sânt
câmpuri ce conțin o listă prestabilită de valori ( vezi Destinația raportului Excel
Raportul poate fi tipărit la Imprimantă, vizualizat la Visual Fox, sau exportat in Excel sau Word în funcție de valoarea acestui câmp. Poziționa-ți cursorul în acest câmp și apoi cu tasta SPATIU.Domeniul de pagini ). Valorile listei pot fi derulate cu tasta SPAȚIU sau se poate folosi prima litera a opțiunii dorite pentru selectare. În linia de mesaje a ecranului ( ultima linie) sânt afișate opțiunile disponibile.
sânt obiecte ce pot avea două valori ( două stări):
·Ø [ ] fals, nebifat, și
·Ø [x] adevărat, bifat.
Starea comutatorului se modifică cu CLIC mouse sau ENTER. Vezi comutatoarele Wrap around Match word
buton de comandă: sânt obiecte ce declanșează o acțiune. Butoanele sânt încadrate în paranteze unghiulare ( vezi <Filtrare>, << Error! Reference source not found. >>, << Tipărire>>, <Șterg>). Dacă sânt paranteze duble atunci butonul respectiv se activează cu tastele CTRL+ENTER indiferent care obiect este curent.
buton
lista 
buton
ce activează o listă din care se poate selecta o opțiune. Au semnul ¯ în dreapta. Pentru activarea listei se execută ENTER
pe buton sau CLICK pe semnul ¯. Vezi Câmp Valoare ( buton ¯ Pagina obiect ce conține o listă vizibilă de valori din care se poate selecta una. În interiorul listei se poate defila cu tastele SAGETA SUS, SAGEATA JOS, HOME, END, se iese din lista cu TAB ( ENTER poate executa o comandă).
Cu opțiunea Parametri (F2) din meniul Sistem
Se tastează F2 și se modifca parametri doriti, apoi se iese din fereastră cu Exit
Perioada selectată si grupul curent sunt afișate pe linia de stare din josul ecranului.
Este necesară dacă se dorește limitarea intervalului de acces la documente după data emiterii acestora în timpul operației de actualizare. Documentele afișate vor avea data emiterii cuprinsă în perioada definită în această fereastră. Data întocmirii nu poate fi în afara acestui interval, aplicația ajustând dacă este necesar data introdusă.
Activare Cu opțiunea Parola (F5) din meniul Sistem, sau la intrarea în aplicație.
Conține data sistemului de calcul. Nu poate fi modificată. Este necesară pentru verificarea corectitudinii datei sistemului la intrarea în aplicație.
Se introduce numele de utilizator (cel din 10 caractere).
Se introduce parola utilizatorului dacă aceasta există. Câmpul este accesibil dacă numele utilizatorului este recunoscut de aplicație, dacă există o parolă pentru acesta sau se execută comanda de schimbare a parolei.
Se introduce noua parola, a doua oară, pentru a se evita o tastare greșită prima data, în câmpul Parolă.
Execută intrarea în aplicație. Este accesibil dacă numele și parola sânt corecte.
Execută ieșirea din aplicație.
Activează câmpurile Parola și Confirmare pentru introducerea noii parole. Dacă noua parola este introdusă identic în câmpurile Parola și Confirmare aceasta este salvată imediat și apare un mesaj de avertizare că parola a fost modificată. Butonul Schimbare este activ dacă sânt introduse corect numele și parola.
Se introduce numele (și parola dacă este cazul) apoi Continuare
Se tastează F5 și accesul la aplicație este protejat împotriva utilizatorilor neautorizați.
Se tastează F5, se introduc numele și vechea parola, apoi se execută comanda Schimbare ce permite introducerea noii parole în câmpurile Parolă și Confirmare, apoi se iese din fereastră cu Continuare sau Renunțare. Nu este obligatorie existența unei parole pentru utilizatori.
Dacă un utilizator nu are parolă, atunci oricine poate intra folosind numele acestuia și poate face operații în documente pentru care nu va trebui să-și asume răspunderea, și chiar poate introduce o parola astfel încât utilizatorul de drept nu va mai avea acces la aplicație. De aceea este recomandat ca fiecare să aibă o parolă de acces cunoscută numai de el, iar periodic să o schimbe. Utilizatorul curent este afișat în linia de stare din josul ecranului.
Există două ferestre de căutare în funcție de tipul ferestrei în care se
face căutarea: fereastră Browse sau fereastră Text.
Opțiunea Căutare (F11) din meniul Operare pentru ferestre Browse, sau opțiunea Căutare (F11) din meniul Editare pentru ferestrele Text.
Ø Se introduce valoarea căutată. Dacă valoarea căutată este de tip Data calendaristică se va scrie sub forma 01.01.1999.
Ø Stabilește poziția de la care se începe căutarea:
] începând de la poziția curentă a cursorului sau
[X] începând de la începutul fișierului
Ø Stabilește modul de căutare:
·Ø ] se caută un cuvânt ce conține
șirul introdus
·Ø [X] se caută exact valoarea introdusă.
Se activează fereastra în care se află informația căutată cu CLIC mouse pe aceasta
Se mută cursorul pe câmpul în care se află informația căutată tot cu CLIC mouse pe câmpul respectiv
Se tastează F11
Se introduce valoarea căutată în câmpul Look For
Se verifică starea celor doi comutatori Wrap around și Match word.
oš Astfel dacă se cunoaște că
înregistrarea ce conține valoarea căutată se află spre sfârșitul fișierului
atunci comutatorul Wrap around nu trebuie să fie bifat ( utilizați CLIC mouse
sau ENTER). Dacă nu se cunoaște poziția înregistrării relativ la înregistrarea
curentă, atunci bifați acest comutator. Pentru documente, este important ca
documentul ce conține valoarea căutată să aibă data emiterii cuprinsă în
perioada definită în fereastra Parametri
oš Dacă se cunoaște forma exactă a
valorii căutate atunci bifați comutatorul Match word. Dacă este posibil ca
valoarea să fie introdusă incorect sau nu se cunoaște forma exactă a valorii nu
se bifează comutatorul Match word, situație în care se caută șiruri ce conțin
valoarea introdusă în câmpul Look For.
Dacă starea celor doi comutatori este cea dorită atunci se poate tasta direct, CTRL+ENTER, sau se deplasează cursorul cu tasta TAB până la butonul Căutare și se apasă ENTER, pentru a se executa operația de căutare.
Dacă este găsit elementul dorit, fereastra se închide automat și înregistrarea curentă este cea căutata. Dacă nu este găsită valoarea respectivă se afișează mesaj de avertizare. În această situație verificați dacă valoarea introdusă este corectă, dacă starea comutatorilor este cea dorită, și dacă perioada (pentru documente) este corectă.
Dacă se dorește găsirea următoarei înregistrări ce conține valoarea respectivă se folosește comanda Continuare (CTRL+F11) (cursorul trebuie să fie în aceeași fereastră în care s-a început căutarea).
Căutarea în fereastra cuprins a unui document, execută căutare în cuprinsul tuturor documentelor cu data întocmirii aflată în perioada fixată anterior.
Activare Prin opțiunea Tipărire (F4) din meniul Sistem.
Prin opțiunea Tipărire (F7) din meniul Operare dacă este activă o fereastră Browse.
Imprimantă
Ecran
Visual Fox Preview
Visual Fox Print
Word Preview
Word Print
Excel Format
Excel DBF 1
Excel DBF 2
Raportul poate fi tipărit la Imprimantă, vizualizat in Visual Fox, sau export in EXCEL în funcție de valoarea acestui câmp. Poziționa-ți cursorul în acest câmp și apoi cu tasta SPATIU.
Toate Paginile
Interval de Pagini
Ø În funcție de valoarea acestui câmp se tipărește raportul în întregime sau numai un interval de pagini definit în câmpurile De la pagina și Până la pagina . Valorile pot fi selectate cu tasta SPATIU sau cu prima literă a opțiunii respective.
Ø Se introduce pagina de la care se începe tipărirea.
Ø Se introduce până la ce pagina se face tipărirea, sau valoarea 32767 dacă se dorește tipărirea până la ultima pagină a raportului.
Se introduce numărul de exemplare în care se dorește tipărirea raportului.
Se introduce partea raportului care se dorește a fi tipărită sau nimic dacă se dorește tipărirea întregului raport. Opțiunea este accesibilă dacă raportul se tipărește în mai multe părți.
Buton ce activează fereastra sistem Filtrare.
Buton ce activează fereastra Imprimanta prin care se pot stabili diverși parametri de tipărire. Opțiunea este activă dacă Destinația raportului este Imprimanta.
Buton ce execută operația de tipărire ținând cont de parametri stabiliți.
Buton prin care se iese din această fereastră.
Se activează fereastra de actualizare a documentului. Exemplu: se întocmește o Nota de recepție și se dorește tipărirea acesteia la imprimantă.
Se verifică dacă documentul este validat, și dacă în fereastra antet cursorul este poziționat pe documentul ce dorim să-l tipărim.
Se apasă tasta F7.
Se tastează CTRL+ENTER pentru execuția tipăririi. ( cu condiția ca parametrii de listare sa fie corect stabiliți anterior).
Se iese din fereastră.
Se apasă tasta F4.
Ø Se alege raportul dorit.
·Ø Se completează datele cerute în
fereastra dialog ce apare, și se apasă butonul Continuare pentru efectuarea
prelucrării sau butonul Renunțare pentru renunțarea la tipărire.
După terminarea prelucrării se activează automat fereastra Raport. Se verifică dacă opțiunile sânt corecte și se tastează CTRL+ENTER pentru execuția tipăriri, după care se poate ieși din fereastra Raport.
Pentru tipărire procesul de prelucrare a datelor are loc după comanda F4 sau F7 și până când se activează fereastra Raport. Din acest moment se poate repeta procesul de tipărire folosind diverse filtrări (vezi fereastra Filtrare ).
În orice moment se poate renunța la tipărire folosind tasta ESC.
Dacă se execută comanda F4 sau F7 și nu apare fereastra Raport, verificați dacă aceasta nu este în spatele ferestrelor active pe ecran, și închideți-o după care reluați operația.
Pentru mai multe amănunte privind procesul de tipărire studiați și ferestrele Filtrare și Imprimanta.
Trebuie precizat că în procesul de tipărire imprimanta are o memorie internă ce se poate goli prin întreruperea alimentarii, iar sistemul de operare ( Windows) poate avea o coada de tipărire în care se pot afla mai multe job-uri de tipărire. Dacă renunțarea la tipărire se face din aplicație ( cu ESC), trebuiesc golite și coada de așteptare a Windows-ului și memoria internă a imprimantei. Dacă se oprește imprimanta, atunci nu o veți porni până când nu opriți procesul de tipărire din aplicație și goliți coada de tipărire a Windows-ului.
ENTER sau CLIC pe butonul Filtrare din fereastra Raport
Ø Buton ce activează lista de câmpuri după care se poate face filtrare.
OperatorØ Buton ce activează lista cu operatorii logici disponibili.
·Ø egal identic (câmpul trebuie să aibă exact valoarea introdusă. Ex.: 'Client ==
ASIROM', 'Data == 03.04.99', 'Număr document == 31565')
oØ > mai
mare ( câmpul trebuie să aibă valori mai
mari decât valoarea introdusă. Ex.: 'Stoc > 30', 'Data > 01.01.99')
·Ø >= mai mare sau egal (câmpul trebuie să aibă valori mai mari sau cel mult
egale cu valoarea introdusă. Ex.: 'Stoc >= 20', 'Data >= 03.02.98')
·Ø < mai
mic (câmpul trebuie să aibă valori mai mici decât valoarea introdusă. Ex.:
'Stoc < 15', 'Data < 02.02.97')
·Ø <= mai
mic sau egal (câmpul trebuie să aibă
valori mai mici sau cel mult egale cu valoarea introdusă. 'Stoc <= 10',
'Data <= 02.02.99')
·Ø INLIST în lista ( câmpul trebuie să aibă
valori cuprinse în lista de valori introdusă. Ex.: 'Număr INLIST 20,22,34' sau
'Furnizor INLIST PLATIN, SPRINT', 'Data INLIST 02.03.99, 04.04.99').
·Ø LIKE asemănător ( câmpul trebuie să aibă valori asemănătoare ca formă cu
masca introdusă. Aceasta mască se formează cu ajutorul semnului ? ce
înlocuiește un caracter și semnului + ce înlocuiește un grup de caractere de
lungime necunoscută. Ex.: 'Client LIKE PROD+' = toți clienții care au primele
caractere PROD în numele acestora, 'Număr LIKE ??1345+' = numerele care sânt alcătuite în modul următor:
primele doua caractere nu se cunosc, următoarele 4 caractere sânt 1345 iar la
sfârșit pot avea orice și oricâte
caractere).
·Ø EMPTY gol ( câmpul trebuie să aibă valoarea vida.
Ex.: Număr EMPTY = adică înregistrările
ce nu au număr)
·Ø negație ( inversează sensul logic al expresiei. Ex.: Număr !EMPTY =
adică înregistrările ce au orice număr nevid, Client !==ASIROM orice client
care nu este ASIROM, Data !INLIST 01.02.99, 03.01.99 orice data care nu este în
lista 01.02.98, 03.01.99)
Ø Câmp în care se introduce valoarea dorită pentru filtrare. Aceasta valoare poate fi introdusă manual sau poate fi aleasă din lista de valori ce se activează din Valoare ( buton ¯
Ø Activează lista cu valorile existente în câmpul ales pentru filtrare. Valoarea selectată din aceasta se completează automat în Valoare (câmp) . Dacă valoarea dorită nu se află în această listă atunci nu va exista nici în raport. Aceasta lista se actualizează în funcție de condiția de filtrare deja construită și care apare în Lista de criterii de filtrare.
Ø Aceasta conține criteriile de filtrare construite și active. O condiție de filtrare poate conține mai multe criterii de filtrare. Aceste criterii se construiesc în linia de editare formată din Câmp, Operator și Valoare. Fiecare criteriu trebuie să conțină un câmp după care se face filtrarea, un operator și o valoare (dacă operatorul nu este EMPTY). Un criteriu se adaugă în listă prin comanda Adaug (Modific).
Ø Primul buton de pe linia de jos a ferestrei. Dacă promptul acestui buton este Adaug se adaugă un criteriu la cele existente, dacă promptul este Modific atunci se modifică criteriul curent din Lista de criterii de filtrare. Aceasta comandă verifică corectitudinea criteriului și execută filtrarea, după care se afișează în lista de criterii. Dacă nu este corect criteriul nu se adaugă la condiția de filtrare deja existentă. Dacă în urma filtrării nu sânt înregistrări, se anulează toate criteriile de filtrare.
Ø Buton ce șterge criteriul de filtrare curent din Lista de criterii de filtrare. După ștergerea criteriului se actualizează filtrarea înregistrărilor.
Ø Buton ce modifică operatorul logic de legătură dintre criteriile de filtrare. În mod normal operatorul logic de legătură este AND ( ȘI). Dacă se utilizează Gruparea atunci operatorul este OR (SAU). Ex.: Data > 01.03.99 SAU Data == 01.01.99
Ø Buton prin care se iese din fereastra Filtrare.
Se apasă butonul Filtrare din fereastra Raport
Se construiește criteriul de filtrare și se adaugă în lista de criterii. După terminarea construirii condiției de filtrare se iese din fereastră, și se poate lista raportul.
După listare se poate reveni în fereastra Filtrare și se poate modifica sau construi alta condiție de filtrare.
Aceasta fereastră este utilă dacă dorim sa listăm numai o parte din înregistrările unui raport ce îndeplinesc anumite condiții.
ENTER sau CLIC pe butonul Imprimanta din fereastra Raport
Buton ce activează lista cu tipurile de imprimante recunoscute de aplicație. Dacă imprimanta d-voastră nu figurează în aceasta listă și nici una cu care este compatibila, contactați autorul. Puteți încerca cu imprimanta Generic ce nu trimite caractere specifice imprimantei, situație în care trebuie să potriviți singuri densitatea de caractere și saltul la pagina al imprimantei.
Buton ce activează lista cu porturile la care poate fi conectată imprimanta. Aceste porturi pot fi locale (ale stației de lucru: LPT1, LPT2) sau de rețea (la un server \\Roxana\HP=LPT3, \\Iulian\NEC=LPT3). Porturile de rețea trebuiesc definite în fereastra Porturi imprimanta din meniul Sistem, Actualizare, Configurare.
Buton ce activează lista cu formatele de pagină definite și recunoscute de imprimanta curentă. Această opțiune este foarte importantă, deoarece în funcție de dimensiunile verticale și orizontale aplicația calculează numărul de linii din raport, iar pentru rapoartele ce necesita mai multe părți, în câte părți trebuie tipărit acesta. Dacă opțiunea Densitate este Optimizabil, atunci se calculează și densitatea de caractere necesară pentru ca raportul să se încadreze în lățimea hârtiei. Aceste calcule sânt influențate și de opțiunea Orientare. Formatele de pagină au dimensiunile trecute în cm. Cele care au denumire 'Banda .' sânt formate pentru hârtie continua tractor ( cu găuri pe margini).
Buton ce activează lista cu densitățile de caractere recunoscute de imprimanta curentă.
Ultima opțiune este Optimizabil, care permite calcularea de către aplicație a densității de caractere necesare în funcție de opțiunile Pagina și Orientare. Densitatea de caractere se măsoară în număr de caractere pe inch (cpi). Cele mai uzuale densități sânt 10, 12, 16.7, 20 cpi.
Buton ce activează lista cu Opțiunile Portrait și Landscape. Aceste opțiuni nu sânt valabile pentru orice tip de imprimanta. Opțiunea Landscape este valabilă pentru imprimantele cu jet de cerneală și cele cu laser. Aceste opțiuni precizează direcția în care sânt scrise liniile raportului (vezi figura alăturată).
Buton pentru ieșirea din fereastră.
Aceasta fereastra nu este necesara ipt.tiparirea in Visual Fox. Toți acești parametri fixați se salvează la ieșirea din fereastră pentru fiecare raport în parte. Este nevoie să intrați în această fereastră dacă raportul se listează prima dată pe stația de lucru curentă, dacă se schimbă formatul de pagină, dacă se schimbă imprimanta la care se tipărește sau dacă apare unul din următoarele simptoame:
apar caractere ciudate tipărite pe hârtie (tipul de imprimantă nu este corect),
saltul de la o pagină la alta se face constant mai mic sau mai mare decât pagina utilizată (se corectează formatul de pagina utilizat),
raportul nu intră în pagină pe lățime (se verifică formatul de pagină și densitatea de caractere). Aceste simptoame pot apărea și din cauze independente de aplicație ( imprimantă, cablul de conectare la imprimantă, sistemul de operare Windows)
Ferestrele Browse sânt ferestre de actualizare a datelor. Există două tipuri de ferestre de actualizare:
catalog
document
Ferestrele catalog sânt de sine stătătoare. Exemple: Articol, Planul de conturi, Gestiune, Adresa.
Ferestrele document formează un grup din două ferestre: Antet și Cuprins care sânt numerotate cu 1 și 2. În fereastra Antet se introduc Data documentului, Numărul, Gestiunea, etc. în funcție de fiecare document în parte. În fereastra Cuprins se introduc pozițiile documentului. Exemple de ferestre document: Factura ( FC1 - antet, FC2 - cuprins), Chitanța (CH1 - antet, CH2 - cuprins), Definire Formule Contabile ( DEFCONT1 - antet, DEFCONT2 - cuprins). Puteți comuta între ferestrele aceluiași document cu tasta F10 ( Meniul Fereastră, opțiunea Comutare (F10)) sau cu CLIC mouse pe fereastră.
Câmpuri speciale în ferestrele Browse:
Vezi și explicațiile de la opțiunile Devalidare (F12) și Validare (F12) ale meniului Operare.
Este prezent în toate ferestrele catalog și în antetul documentelor. Este primul câmp din aceste ferestre. Valoarea acestui câmp poate fi:
D: înregistrarea (sau documentul) este salvată (validată) și nu poate fi modificată sau ștearsă
N: înregistrarea (sau documentul) este în curs de modificare.
Valoarea acestui câmp se modifică prin comenzile Validare și Devalidare executate cu tasta F12.
Pe acest câmp se poate executa căutare pentru înregistrările nevalidate.
Dacă înregistrările sânt validate, deplasarea de la un câmp la altul nu se poate realiza decât cu mouse-ul, folosind săgețile aflate pe marginile ferestrei ( orizontale)
Grup
Camp ce specifica carui grup de lucru apartine documentul sau inregistrarea respectiva. Acest camp este util atunci cand aplicatia este instalata si la un alt grup de lucru decat sediu, si se face transfer de date la sediu prin email, sau dischete.
Acest câmp se află în ferestrele ce necesită și efectuarea contării. Este al doilea câmp imediat după câmpul Validare. Acest câmp poate avea valorile:
D: document. Permite numai actualizarea/modificarea câmpurilor documentului cu valorile necesare: se pot face adaugari, stergeri, sau modificari ale campurilor
C: contare. Permite numai efectuarea contării corespunzătoare documentului. Nu se pot face adaugari, stergeri sau modificari ale campurilor
A: permite ambele operații.
Un document se poate afla in urmatoarele situatii:
Accesul la document este D (doar document), si se doreste sa se conteze documentul. Se valideaza documentul. Se modifica accesul in F2 in Doar contare. Se devalideaza documentul. Accesul va deveni C, si se va putea efeectua contarea.
Accesul la document este C (doar contare) si este nevoie sa se modifice documentul. Se valideaza documentul. Se modifica accesul in F2 in Doar document sau Tot Documentul. Se devalideaza documentul.
*F8 (GEN)
Dacă se tastează F8 pe acest câmp sânt preluate date de pe alte documente și introduse în documentul curent, altfel spus se generează documentul curent pe baza datelor existente în bazele de date. Dacă există mai multe posibilități apare o listă, dacă nu, se execută direct prelucrarea. Exemple:
oš Factura a) Cumpărare se generează
pentru i) retururile de stocuri pe baza NIR-ului retur furnizori (Operație =
RF) sau ii) stornare aviz de însoțire pe baza avizului de însoțire, b) Vânzare
stocuri se generează pe baza dispoziției de livrare,
oš NIR-ul cumpărare furnizori se generează pe
baza facturii de cumpărare stocuri.
Observații
după introducerea unei valori în câmp se tastează ENTER pentru a se executa funcția de validare atașata câmpului respectiv. ACEST LUCRU ESTE FOARTE IMPORTANT.
nu se execută comenzi ce activează altă fereastră fără să se tasteze ENTER pe câmpul curent
funcția de validare atașată anumitor câmpuri se execută doar dacă se tasteaza ENTER
Dacă la validarea unui document sau înregistrare apare mesajul "Operare incorectă" se șterge conținutul câmpului și se reface operația pentru câmpul respectiv dacă este posibil, dacă nu, se reface toata poziția sau documentul ( se șterge și se reintroduce).
Cum se opereaza datele in ferestrele BROWSE:
Taste utilizate:
INSERT - adauga inregistrare noua in fereastra curenta
CTRL+DEL sterge inregistrarea curenta
F12 - valideaza/devalideaza inregistrarea curenta
F7 - tiparire document curent
F1 - help contextual la campul curent (cum trebuie operat in campul curent)
F11 - cautare
F9 - ordonare sau filtrare pe operatii (Incasari/Plati, Cumparari/Vanzari)
CTRL+↑ - pozitionare pe prima inregistrare
CTRL+↓ - pozitionare pe ultima inregistrare
ALT+H - afisare lista cu data, ora si utilizatorul care a efectuat modificari pe inregistrarea curenta
ALT+T - afiseaza nota contabila a documentului curent (daca are)
ALT+D - devalideaza grupul de inregistrari
ALT+V - valideaza grupul de inregistrari
Situatii:
a)-
Adaugare element nou intr-o fereastra catalog (Articol, Unitate,
Persoana, Adresa, Unitatate de masura, etc)
daca fereastra nu este activa se cauta in meniul de actualizare (tasta F3) fereastra cautata.
Se tasteaza INSERT pentru adaugare inregistrare noua
Se completeaza datele (se tasteaza ENTER dupa introducerea in fiecare camp)
La terminare se tasteaza F12 pentru validarea inregistrarii
b)-
Modificare element intr-o fereastra catalog
Se cauta inregistrarea dorita (cu F11 pa campul de cautare, vezi functia cautare)
Se tasteaza F12 pentru devalidare
Se modifica datele dorite. Obs: daca inregistrarea este utilizata in documente sau in alte ferestre este posibil sa nu se mai poata modifica orice camp al inregistrarii (ex: denumirea unui articol utilizat nu mai poate fi modificata).
La terminare se tasteaza F12 pentru validare.
c)-
Adaugare document nou
Se tasteaza INSERT pentru adaugare document nou (trebuie sa fie activa fereastra de header (cea cu numarul 1))
Se completeaza datele din fereastra header, apoi cu F10 se activeaza fereastra de cuprins
Se tasteaza INSERT pentru adaugarea unei pozitii in fereastra cuprins
Se completeaza datele din pozitia curenta
Daca este cazul se tasteaza INSERT pentru o noua pozitie, pana s-au completat toate pozitiile documentului
La terminare se tasteaza F12 pentru validarea documentului
d)-
Modificare document existent
Se cauta documentul dorit (vezi functia de cautare)
Se devalideaza documentul cu F12, daca este posibil. Daca informatia este utilizata documentul nu poate fi devalidat si deci modificat. Sunt doua solutii in acest caz:
-Ø
1. Cea recomandata: se introduce un nou document (sau mai multe) pentru
reglare
-Ø
2. Se devalideaza si se sterg documentele care utilizeaza informatia din
documentul respectiv (in ordine inversa cea a intocmirii acestora)
Observatii:
Pe masura ce se completeaza campurile aplicatia blocheaza accesul la modificare la unele din aceste campuri. Ex; in fereastra factura, dupa completarea campului nume partener, nu se mai poate modifica campul tip partener. Pentru corectare, trebuie sters campul denumire partener, apoi se va putea modifica campul tip partener. Ex: in fereastra Chitanta, dupa introducerea primei pozitii nu se mai poate modifica numele partenerului. Pentru corectare se sterg toate pozitiile, si apoi se poate modifica numele partenerului.
Mărfurile fac parte din familia mai largă a stocurilor (materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, produse finite, mărfuri), de aceea prin stocuri se va face referire nu numai la stocuri de mărfuri.
Se adauga o gestiune in fereastra catalog (INSERT)
Se stabilesc parametri de functionare a gestiunii (Tip gestiune = DEPOZIT (pret furnizor)/MAGAZIN (Pret amanunt); Evidenta=Cantitativa/Valorica)
observațiI:
lista de inventar poate fi devalidată și apoi modificată numai dacă nu au fost întocmite documente de ieșire pentru gestiunea respectivă
pentru gestiuni de marfa valorice pentru care se face descarcarea gestiunii, la sfarsit de luna, se declara Pret furnizor = ,N', se completeaza corect contul 371 analitic cu acelasi cont din formula contabila.
se recomanda creearea unei gestiuni pentru fiecare cont de stoc utilizat: 3711, 3712, 303, 301, 212 , 345, etc..
daca se vor face consumuri interne pentru nevoile societatii, se creeaza op gestiune CONSUM, cu contul 600, in care se vor varsa aceste consumuri.
daca se face productie, mai este nevoie si de o/mai multe gestiuni ATELIER, cu conturile 331, 332.
se identifică documentul prin care s-a făcut cumpărarea: a) factură, b) aviz însoțire marfă, c) bon fiscal, d) borderou de achizitie
se deschide fereastra corespunzătoare (cu același nume: factură, aviz însoțire marfă sau bon fiscal) și se completează:
Operație = "C" ( cumpărare)
Poziție = "S" ( stocuri)
pozițiile de pe factura care nu sânt stocuri se introduc cu Poziție = "D" ( diverse)
daca furnizorul ofera discount la marfa achizitionata, se introduce o pozitie ,DS', care va micsora pretul de intrare in gestiune.
se validează factura (F12) și se răspunde afirmativ la întrebarea pusa de aplicație: "Întocmiți NIR-ul ?" ce activează fereastra de NIR
se completează datele NIR-ului
Operație = "CF" ( cumpărare de la furnizori)
gestiune se introduce gestiunea pentru care se face recepția.
data trebuie sa fie data facturii
se genereaza NIR-ului cu tasta F8 pe campul Generare. Apare o listă cu documentele ( facturi , avize, chitanțe) ce au poziții pentru care nu s-a întocmit NIR. Se alege documentul dorit. Dacă operarea este corectă lista nu conține decât ultimul document de cumpărare întocmit.
dacă sânt poziții pe factură care trebuie să intre în altă gestiune acestea vor fi șterse de pe NIR-ul curent astfel încât în gestiunea curentă să nu intre decât cantitatea dorită. Pentru restul de poziții, după validarea NIR-ului curent se adaugă un alt NIR cu Operație = "CF" se introduce alta gestiune și se generează NIR-ul ce va conține restul de poziții, se repetă operația până când toate pozițiile de pe factură vor fi conținute pe câte o recepție
pentru gestiunile MAGAZIN prețul de evidență ( cu amănuntul) este preluat din lista de preturi, dacă nu mai este actual se modifică pe recepție (în același timp va fi actualizat de aplicație și în lista de preturi)
se validează NIR-ul (F12)
se listează (F7)
dacă se întocmește alt NIR pentru care documentul de cumpărare este introdus se adaugă o înregistrare noua în Antet (INS) și se reia ciclul de operații
Observații
NIR-ul se poate devalida (și modifica) dacă nu sânt întocmite documente ce utilizează stocurile create de acesta)
dacă se depistează o greșeala pe factură, se devalidează NIR-ul, se sterge, se devalidează factura, se modifică, se revine la NIR și se regenerează complet.
Se întocmește NIR-ul
Operație = "RF" ( retur furnizor)
Gestiune se completează gestiunea unde se afla stocurile ce vor fi returnate
Se completeaza furnizorul, tipul documentului pentru care se face returul (FC-factura sau AIM- aviz)
Campul document:
daca se completeaza cu numarul documentului, vor fi afisate doar stocurile create de acel document
daca se completeaza cu *, se vor afisa toate stocurile create de acel tip de document
daca nu se completeaza, se vor afisa toate stocurile existente
daca pe factura initiala a fost dat discount, pretul de furnizor trebuie sa difere de pretul de factura
Se validează NIR-ul
Dacă există stocuri și în altă gestiune ce trebuie returnate pe aceeași factură se răspunde negativ la întrebarea "Întocmiți factura ?" și se întocmesc toate NIR-urile retur ce trebuie prinse pe factura respectivă. La ultimul NIR, se poate răspunde pozitiv pentru a se putea genera factura.
Se completează factura (sau avizul):
Operație = "C" (cumpărare)
Se introduce numarul documentuldupoa care se preliau automat datele de pe NIR-uri. Apare lista cu recepțiile retur fără factură întocmită. Se alege recepția dorită, și se repetă operația pentru toate recepțiile ce trebuie prinse pe factura curentă.
se pot adauga si alte pozitii ( de alt tip pe acelasi document)
Se poate face transfer de stocuri intre doua gestiuni de același tip sau de tipuri diferite
Se deschide fereastra Nota de transfer intre gestiuni și se completează datele
Se deschide fereastra Proces Verbal Reglare Gestiune (PVRG) și se completează datele
gestiunea
explicația
poziția:
MINUS pentru minusuri sau stornări
PLUS pentru plusuri sau înregistrarea corectă
În acest document se pot face orice fel de reglări pe stocuri, motivul pentru care este necesară reglarea se specifică în explicație și pentru fiecare tip de reglare se stabilește nota contabilă corespunzătoare.
Se deschide fereastra Proces Verbal De Modificare Preț si se completează datele
Se deschide fereastra Monetar (MON) și se completează datele
Pentru vânzări exista următoarele metode de stabilire a pretului de vanzare (campul metoda):
- Discount prin adaos. Prețul de vânzare se stabilește ori prin aplicarea cotei de adaos comercial ori prin introducerea directa a prețului de vânzare.
- Discount pe client formula normala. Pentru fiecare client se introduce în catalog Unitate cota de reducere acordata. Formula de calcul reducere este cea normala.
- Discount pe total document formula redusă. Petru fiecare produs în parte se calculează reducerea pe baza procentului introdus pe document după formula:
Preț factura fără Tva = Preț Lista fără Tva ( 1 - Reducere /( 100 + Reducere))
- Discount pe total document formula normala. La fel ca la 2, formula de calcul fiind:
Preț factura fără Tva = Preț Lista fără Tva ( 1 - Reducere/100)
- Taxa de manipulare. Se adauga la valoarea marfii
- Discount pe total document cu afisare pe factura.
Efectuarea vânzării de marfă:
Întocmirea dispoziției de livrare:
se activează fereastra Dispoziție de livrare marfă
se completează datele:
-Ø
Document = "FC" pentru factura, "CF" pentru bon
fiscal, "AIM" pentru aviz
-Ø
Metoda
-Ø
Discount pentru tip discount = 2,3,5 se completează cu discount pe
document
se validează dispoziția de livrare
se răspunde afirmativ la întrebarea "Întocmiți factura, chitanta sau avizul ?" ce activează fereastra Factura
Se întocmește factura ( chitanța fiscală, avizul)
Operație = "V" ( vânzare)
se introduce numarul documentului sau cotorul la care se face tiparirea
se tastează F8 pe câmpul de generare, se alege dispoziția dorită din lista afișată ( dacă există mai multe dispoziții de livrare fără factură). Dacă sânt prea multe poziții pe dispoziție, va fi afișat mesaj. După validarea și listarea facturii curente se adaugă o noua înregistrare și se reia operația pentru generarea celei de a două facturi.
se introduc eventual și poziții de diverse pe factura
se completează modul de plata și număr document plata dacă plata se face cu numerar sau fila CEC
se validează factura.
dacă s-a completat la mod de plata CH sau CEC, se răspunde afirmativ la întrebarea "Efectuați plata ?" pentru deschiderea ferestrei CH sau CEC.
/XII. Se întocmește factura retur:
Operație = "V"
Poziție = "SR" (stocuri retur)
Document = numărul facturii prin care s-a efectuat vânzarea stocurilor ( daca exista in evidenta aplicatiei) sau * daca se doreste cautarea stocurilor in toate facturile vandute.
Cod ( sau explicație) = cu semnul '?' se afișează listă cu stocurile vândute în factura introdusă în câmpul Document
Daca factura din campul document a fost intocmita prin aplicatie atunci la validarea facturii se intocmeste o dispozitie de livrare; daca factura nu a fost intocmita prin aplicatia EasySys, atunci se intocmeste NIR
/XIII. Se întocmește NIR-ul:
Operație = "RC" ( retur clienți)
se generează NIR-ul și se validează.
/XIV. Intocmire DLM
Operatie = "R"
se valideaza dispozitia
se genereaza un nr. egal de DLM-uri retur cu nr. de facturi din care se face returul.
/XV. Se alege Pozitie = "A"
/XVI. Se introduce in campul Document
numarul avizului ( daca acesta exista in evidenta aplicatie: aplicatia anunta
daca exista avize nefacturate integral la furnizorul sau clientul pentru care
se intocmeste factura)
/XVII. cu semnul ? se afiseaza lista de
pozitii de pe aviz ramase nefacturate
/XVIII. daca exista diferente de pret intre
aviz si factura se adauga o pozitie de tip "R" pentru reglarea
valorica
/XIX. se pot adauga pozitii pentru alte
avize sau de alte tipuri
/XX. Se listează stocurile pentru
gestiunea respectivă.
/XXI. Se constată diferențele scriptic
față de faptic.
/XXII. Se operează diferențele în fereastra
Proces verbal de reglare gestiune ( și se listează).
/XXIII. Se listează din nou stocurile pentru
verificare.
/XXIV. Se operează lista de inventar: se
introduce gestiunea, data = data inventarului, se generează lista de inventar,
se validează și se verifică totalul.
/XXV. După întocmirea primului document de
gestiune ulterior inventarului nu se mai poate modifica inventarul.
/XXVI. Eventualele greșeli se pot corecta
prin întocmirea unui Proces verbal de reglare gestiune.
/XXVII. Se completează datele în fereastra
Solduri inițiale facturi
Operație = "C" ( cumpărare) pentru Furnizori și "V" ( vânzare) pentru Clienți
Data = data întocmirii facturii
Data înregistrării = data înregistrării în contabilitate
Scadența = numărul de zile începând cu data întocmirii până la care trebuie plătită factura
Total = valoarea totală inițială a facturii
Sold = soldul neachitat al facturii defalcat pe conturi
Tip sold = "D"/"C" (debit/credit)
Cont = simbolul contului ( 401, 411) sau analitice
/XXVIII. Intrările se operează în fereastra
Factura, prin completarea datelor
Operație = "C"/"V" (Cumpărare - Furnizori / Vânzare - Clienți)
Poziție = "S", "D", "R", "A" : stocuri, diverse, reglare, stornare aviz
/XXIX. Prin retur
Se întocmește factura cu datele:
Poziție = "SR", "DR", stocuri retur ( vezi 0 Retur stocuri către furnizori, Retur stocuri de la clienți), sau diverse retur
Document = trebuie să conțină numărul de factură din care a făcut parte poziția respectivă. Valoarea acestei poziții este scăzută din soldul acestei facturi.
/XXX. Plati facturi CH, CEC, OP
Se întocmește chitanța
Operație = "I" pentru încasări de la clienți, "P" pentru plăți furnizori, "PA" pentru plăți furnizori din avansuri de trezorerie.
Poziție = "FC", "FCT"
Document = numărul de factura achitat prin poziția curentă.
/XXXI. Prin compensare
se completează proces verbal de compensare facturi
/XXXII. Prin reglare
se completează Proces verbal de reglare parteneri
/XXXIII. Avansuri: pe documentele CH, OP, CEC, se
selecteaza pozitia A (Avans) sau AT (Avans Turism). Aceste avansuri vor apare
in fisa Partener cu minus. Avansurile pot fi stinse cu PVSA, daca au aparut
facturi in contul avansului sau cu CH, CEC, OP, DIP (Pozitie: RA=Restituire
avans), pentru resituire avansului.
/XXXIV. Stingere avansuri
se completeaza Proces verbal de stingere avans (PVSA) sau pe CH, CEC, OP, DIP cu pozitie "RA" (restituire avans)
se distribuie Avansurile create prin Pozitie="A" la CH, CEC, OP pe facturi din sold
/XXXV. Restituire plati/incasari; in
situatia in care la un furnizor/client, soldul devine negativ (facturile au
fost platite dar exista si retururi astfle incat se depaseste valoare initiala
de intrare), este necesara o operatie de plata la clienti (respectiv incasare
de la furnizori) pentru ca soldul sa devina zero. Aceasta operatie de executa
pe docmentele CH, CEC,OP si DIP cu pozitia "RFC", "RFCT", care este o plata la
clienti, respectiv incasare de la furnizor. Aceasta operatie opereaza doar pe
facturi cu sold negativ.
/XXXVI. Se deschide fereastra de facturi.
/XXXVII. Se adaugă o înregistrare noua
/XXXVIII. Se completează câmpul Cotor cu
numărul de cotor al facturii ce urmează a fi tipărita.
Daca se introduce ca număr de Cotor=0, atunci numărul facturii trebuie introdus manual.
Daca nu este definit un număr de cotor sau s-au epuizat facturile din ultimul cotor, trebuie definit un nou Cotor (se deschide cu F8 din câmpul Cotor sau cu F3, "Cotor document" din meniul Actualizare)
/XXXIX. Se completează restul
datelor din factura ( sau se generează daca este cazul)
/XL. Se validează factura.
/XLI. Daca datele sânt corecte
se deschide o fereastra în care se afișează numărul documentului ce urmează a
fi tipărit, si cate documente au rămas in cotor. Dac numărul afișat nu
corespunde cu numărul care urmează in facturier, acesta se corectează. Se alege
Tipărire pentru tipărirea documentului sau renunțare pentru revenirea in
ferestrele Facturii.
/XLII. După terminarea tipăririi
sânteți întrebat 'Care este starea Tipăririi ?'. Răspunsurile posibile:
Corecta - tipărire s-a efectuat corect. După acest răspuns factura NU MAI POATE FI MODIFICATA.
Incorecta - tipărirea nu s-a făcut corect (hârtia a fost prinsă în imprimantă, imprimanta s-a oprit din tipărire, etc.) Factura va fi anulata si NU VA MAI PUTEA FI MODIFICATA. în aceasta situație sânteți întrebat dacă doriți Regenerare documentului, situație în care se creează o noua factură cu exact același conținut ca cea precedentă ( ce a fost anulată)
Netipărită - tipărirea nu a fost efectuata deloc, formularul factura din facturier fiind disponibil pentru tipărire. In aceasta situație factura din calculator poate fi modificata si ulterior tipărita.
/XLIII. Observații:
Daca aplicația a fost închisa anormal ( întreruperea curentului) in timpul procesului de tipărire a facturii, se procedează astfel:
se rulează Scandisk - ul sau Norton Disk Doctor (daca nu se lansează automat)
se relansează aplicația
se revine la factura cu problema
se reface validarea
Sânteți întrebat 'Care este starea tipăriri ?" și răspundeți în funcție de situație ( vezi situațiile de mai sus). Daca este netipărită după alegerea opțiunii "Netipărită" se poate reface operația de validare pentru efectuarea tipăririi.
/XLIV. Soldul inițial de începere
se operează in Solduri initiale Casa
/XLV. încasări
prin chitanță ( Operație = "I" - încasare)
prin chitanță fiscală ( Operație = "V" - vânzare și simultan încasare)
prin monetar ( încasări din vânzarea mărfurilor prin numerar)
dispoziție către casierie ( Operație = "I" - încasare)
foaie de vărsământ ( Operație = "R" - restituire)
proces verbal de reglare casa ( Poziție = "I" - încasare)
/XLVI. plăți
prin chitanță ( Operație = "P")
prin chitanță fiscală ( Operație = "C" - cumpărare)
dispoziție către casierie ( Operație = "P" - plată)
foaie de vărsământ ( Operație = "D" - depunere)
stat plata ( drepturi achitate salariaților)
proces verbal de reglare casa ( Poziție = "P" - plată)
/XLVII. La sfârșitul zilei după ce au fost
introduse toate documentele primare, se generează registrul casa.
se verifică soldul
/XLVIII. Definirea conturilor bancare; In
fereastra Cont Bancar. Se va genera cate un extras pentru fiecare cont definit
in aceasta fereastra.
/XLIX. Soldul inițial de începere
In fereastra Solduri initiale Banca
/L. încasări
prin OP, CEC ( Operație = "I" - încasare)
Foaie de varsamat FVS ( Operație = "D" - depunere numerar la banca)
Nota contabila banca: NCB ( Poziție = "I" - încasare), pentru dobanzi sau orice alte operatii ce nu sant OP, CEC, sau FVS
/LI. plăți
prin OP, CEC ( Operație = "P")
foaie de vărsământ FVS ( Operație = "R" - restituire numerar)
Nota contabila banca NCB ( Poziție = "P" - plată), pentru dobanzi, si alte plati ce nu sant OP, CEC, FVS.
/LII. Transferurile intre conturi se face
pe OP cu operatie "P" iar la partener se introduce numele societatii, pozitia
va fi "D"
/LIII. La sfârșitul zilei după ce au fost
introduse toate documentele primare, se generează extrasul de cont.
se verifică soldul
/LIV. Acordarea avansurilor (DIP)
/LV. Justificarea cheltuielilor prin
chitanțe și facturi (pe CH se alege operatie PA, si se introduce nr. DIP)
/LVI. Restituire restului: pe DIP (cu
pozitie R)
/LVII. Suplimentarea avansului pentru
acoperirea soldului negativ (pe DIP, pozitie A)
LVIII. TRANSFER DE DATE INTRE PUNCTE DE LUCRU SI SEDIU
LIX. Se introduce notiunea de grup de lucru sau pe scurt GRUP, intre care nu exista retea, iar actualizarea datelor se face prin email sau pe dischete.
LX. Pot exista pana la 9 grupuri numerotate de la 1 la 9. Fiecare grup poate avea mai multe gestiuni (GRUPUL NU INSEAMNA GESTIUNE)
LXI. In fereastra Perioada apare si posibilitatea de filtrare dupa grup ( gol = toate grupurile), documentele din Actualizare ( F3) dar si rapoartele (F4) vor fi filtrare dupa grup ales in fereastra Perioada.
LXII. In toate ferestrele ce contin date ce se transfera intre grupuri, apare un camp suplimentar (GRUP, al doilea dupa Validare) care indica apartenenta inregistrarii la grup.
LXIII. Fiecare grup isi poate modifica doar stocurile din gestiunile proprii, la celelalte gestiuni avand doar acces de vizualizare.
1.LXIV. Nu se pot opera plati decat pe facturile
intocmite de grup
Documentele de plata facturi care contin plati pt. facturi Pl dar si Buc. se impart in
doua documente fiecare platind facturile din grupul său.
Chitantele care contin plati pt. facturi de la celălalt grup, se opereaza ca diverse, iar la celălalt grup se opereaza PVRF cu explicatie numar chit.
LXV. 6.Inregistrarile (documente, articole din cataloage) transferate nu mai pot fi modificate. La sediu documentele pot fi modificate ( devalidate) cu aceleasi restrictii ca si pana acum.
LXVI. 7. In Cataloage: (Articol, Unitate, Persoana, ContBanc, UM - Unitate de Masura, Oras, Judet, Valuta...), inregistrarile transferate la celalalt grup nu mai pot fi modificate sau sterse ( este vorba de campurile de COD si DENUMIRE, adresa, codul fiscal, saul alte astfel de campuri pot fi modificate doar de grupul care a adaugat inregistrarea).
LXVII. DECI MARE ATENTIE nu mai puteti modifica denumiri sau coduri din cataloage odata transferate.
LXVIII. 8. Daca la unul din grupuri de observa o greseala in documentele sau cataloagele intocmite de celalat grup, trebuie anuntat grupul respectiv sa corecteze ( print-un document de raglare), si apoi sa execute transferul datelor.
LXIX. 9. Transferul marfurilor intre gestiuni care apartin grupului se face prin Note de transfer ( ca pana acum).
LXX. 10.Transferul marfurilor intre gestiuni care nu apartin grupului se face cu PVRG, unde a aparut un camp suplimentar TRANSFER, care se completeaza astfel: M (MINUS) pentru iesiri din gestiune, si campul Gestiune2 se completeaza cu gestiunea unde ajunge marfa, sau P (PLUS) pentru intrari din transfer iar Gestiune2 trebuie sa fie gestiunea de la care se primesc marfurile.
LXXI. Intrarile se operareaza DUPA efectuarea transferului datelor cu PVRG-ul cu iesiri (M), completarea PVRG cu P facandu-se pe baza datelor din PVRG ( M) automat de catre program.
LXXII. Odata transferate PVRG-urile iesiri ( M) nu vor mai putea fi modificate. PVRG-urile intrari vor avea restrictiile la modificare daca nu se utilizeaza stocurile
LXXIII. Efectuarea transferului de date:
LXXIV. Acesta se face in doua sensuri: 1.Trimitere si 2.Receptie
LXXV. Trimitere:
pasul 1. (Transfer->Generare ) se colecteaza toate modificarile facute in fisiere de la ultima trimitere in grupul curent si se genereaza un fisiere arhiva de transfer. Acest fisier este creat in subdirectorul TRANSFER al aplicatiei EasySys. Numele fisierului respecta urmatoarea logica: ultimile doua cifre din nume reprezinta grupul care genereaza fisierul, iar primele caracterere reprezinta numarul de ordine al transferului generat. Ex: fisier 1102.zip - grupul care a generat transferul este 2 ( 02) iar transferul are numarul 11 - este al 11-lea trasnfer generat de grupul 02.
pasul 2. (Trimitere) acest fisier trebuie sa ajunga la celelate grupuri, ce se poate realiza prin doua metode:
LXXVI. prin email: dupa ce programul a terminat de creat mesajele de email, trebuie sa deschideti Outlookul si sa executati operatia de Send/Receive - pana cand mesajele sant transmise
-LXXVII. prin flopyy: se introduce o discheta
in Floppy, si veti fi intrebati daca doriti stergerea fisiereleor de pe
discheta, formatarea dischetei sau doar copiere
o§ daca se alege stergerea fisierelor,
acestea vor fi sterse, dupa care se va efectua copierea arhivei pe discheta
o§ daca se alege formatare, aceasta
operatie, nu numai sterge toate fisierele de pe discheta, dar si corecteaza
erorile detectate pe discheta, daca este posibil. In aceasta situatie veti fi
intrebati:
1. Insert new diskette for drive A: and press ENTER when ready... = se introduce o discheta si apasa ENTER pentru inceperea operatiei de formatare.
2. Volume label (11 ....) ? = se tasteaza ENTER.,
3. Format another ( y/n)? = Se raspunde cu N, dupa care aceasta fereastra se va inchide, si trebuie sa reveniti in EASYSYS, care este minimizat in bara Windows-ului.
o§ daca se alege copiere, se trece direct la
operatia de copiere.
Daca din diverse motive nu s-a reusit de prima data trimiterea arhivei ( prin email sau Floppy) aceasta operatie se poate repeta din optiunea Transfer-> Trimitere, unde se afiseaza o lista cu toate transferurile generate de grupul curent, si se alege transferul dorit (de regula ultimul, sau cel care este cerut de celalalt grup)
Daca generarea arhivei nu s-a reusit (intervenind o eroare de program sau altceva blocaj calculator), se repeta operatia ( Transfer->Generare).
LXXVIII. Receptie: ( Transfer->Receptie)
pasul 1.(EMAIL) Daca arhiva este primita prin email, trebuie sa deschideti Outlook-ul si sa actionati optiunea SEND/RECEIVE pentru primirea mesajelor. Dupa ce ati verificat primirea mesajelor ce contin transferuri reveniti in EasySys si actionati optiunea Transfer->Receptie unde la intrebarea 'Copiati arhive de transfer din : EMAIL, FLOPPY, NU. ?' raspundeti cu EMAIL, si programul cauta in Inbox ( Outlook) mesajele de transfer si va salva arhivele din email, in subdirectorul TRANSFER al aplicatiei. Daca programul gaseste arhive anunta indicativul acestora. Dupa terminarea acestei operatii programul trece la pasul 2.
pasul 1. (FLOPPY) Daca arhiva este primita pe discheta, aceasta se introduce in Floppy, si se actioneaza optiunea Transfer->Receptie, unde se alege FLOPPY. Programul anunta indicativul transferului si cere confirmarea copierii fisierului ( se raspunde cu da). La terminarea copierii arhivelor aflate pe discheta (pot fi mai multe transferuri pe discheta) programul trece la pasul 2.
pasul 2. se afiseaza lista cu fisiere arhiva de transfer salvate in subdirectorul TRANSFER si care nu au fost inca incarcate. Pot fi mai multe transferuri. Acestea trebuie luate in ordine crescatoare ( PROGRAMUL NU PERMITE ALTFEL). Daca, dupa selectarea primei arhive, programul atentioneza ca nu este arhiva cu indicativul corect, inseamna ca arhiva respectiva nu ajuns la d-voastra, situatie in care solicitati la grupul respectiv sa va mai trimita o data arhiva cu indicativul cerut de aplicatie. Operatia nu poate continua pana nu receptionati arhiva cu indicativul corect. Daca aveti mai multe transferuri de receptionat, repetati operatia Transfer-Receptie pana incarcati toate transferurile, dar fara pasul 1 (se raspunde cu NU la intrebarea 'Copiati arhive de transfer din : EMAIL, FLOPPY, NU. ?' )
LXXIX. Inainte de incarcarea unui transfer, programul efectueza o salvare, avandu-se astfel posibilitatea refacerii datelor in situatia in care incarcarea nu se termina corect ( blocare calculator, eroare de program, etc...)
LI - LISTA DE INVENTAR
NIR - NOTA DE RECEPTIE
NT - NOTA DE TRANSFER INTRE GESTIUNI
PVRG - PROCES VERBAL DE REGLARE GESTIUNE
PVMP - PROCES VERBAL DE MODIFICARE PRET
MON - MONETAR
DLM - DISPOZITIE DE LIVRARE MARFURI
CD - COMANDA PRODUCTIE
BC - BON DE CONSUM
BP - BON DE PRODUCTIE
FC - FACTURA
CF - CHITANTA FISCALA
BA - BORDEROU DE ACHIZITIE
AIM - AVIZ INSOTIRE MARFA
PVRF - PROCES VERBAL REGLARE FACTURA
PVCF - PROCES VERBAL COMPENSARE FACTURI
PVSA - PROCES VERBAL DE STINGERE AVANS
RTVA - REGLARE TVA
CH - CHITANTA CASA
DIP - DISPOZITIE CATRE CASIERIE ( DE INCASARE SAU PLATA)
FVS - FOAIE DE VARSAMANT ( DEPUNERE SAU RESTITUIRE)
SP - STAT DE PLATA SALARII (DREPTURI SALARIALE INCASATE)
PVRC - PROCES VERBAL DE REGLARE CASA
RC - REGISTRU CASA
OP - ORDIN DE PLATA
CEC - FILA CEC
NCB - NOTA CONTABILA BANCA ( COMISIOANE SAU ALTE SUME CALCULATE DE BANCA)
EC - EXTRAS DE CONT
F1 - afișează informații despre câmpul curent
F2 - deschide fereastra Parametri
F3 - afișează lista cu ferestrele de actualizare
F4 - afișează lista cu rapoarte
F5 - deschide fereastra de parola utilizator
F6 - activează un calculator de buzunar
F7 - efectuează tipărirea rapidă documentului curent
F8 - deschide fereastra catalog asociată câmpului curent sau execută o generare document
F10 - comută între ferestrele aceluiași document
F11 - deschide fereastră de căutare în câmpul curent
F12 - validează sau devalidează înregistrarea curentă
CLTR+A - comanda de selectare câmp (Select All)
CTRL+C - comanda de copiere câmp (Copy)
CTRL+V - comanda de inserare (Paste)
CTRL+Z - comanda de refacere câmp curent ( Undo)
CTRL+END - închide fereastra curentă
CTRL+F11 - continua operația de căutare precedentă
CTRL+F10 - mărește la maxim fereastra curentă
CTRL+F9 - micșorează la minim fereastra curentă
CTRL+F8 - modifică mărimea ferestrei curente
CTRL+F7 - modifică poziția ferestrei curente
INS - adaugă o înregistrare nouă în fereastra curentă
CTRL+T - șterge înregistrarea curentă sau tot documentul dacă este activă fereastra antet a documentului
CTRL+ - mută cursorul la prima înregistrare
CTRL+¯ - mută cursorul la ultima înregistrare
ALT+T - afiseaza nota contabila a documentului curent
ALT+H - afiseaza istoricul operatiilor de validare si operatorul
ALT+D - devalidare grup
ALT+V - validare grup
Furnizori și clienți
Solduri inițiale facturi
Factura
Chitanța fiscala
Chitanța casă
Ordin de plată
Dispozitie de plata
Fila de cec
Proces verbal de compensare facturi
Proces verbal de reglare parteneri
Proces verbal de stingere avans
Casa în lei
Chitanța casa
Monetar
Chitanța fiscală
Dispoziție către casierie ( de încasare sau plată)
Foaie de vărsământ
Stat de plată
Proces verbal de reglare casă
Registru casa
Avansuri spre decontare
Chitanța casa
Factura
Dispoziție către casierie ( de încasare sau plată)
Banca
Ordin de plată
Fila de cec
Foaie de vărsământ
Nota contabila banca
Extras de cont
Mărfuri
Lista de inventar
Nota de recepție
Nota de transfer între gestiuni
Proces verbal de reglare gestiune
Proces verbal de modificare preț
Monetar
Dispoziție de livrare mărfuri
Materiale și producție
Lista de inventar
Nota de recepție
Nota de transfer între gestiuni
Proces verbal de reglare gestiune
Bon de consum
Comanda
Reteta de productie
Plan de executie
Bon de producție
|
