PARTICULARITATI ALE ORGANIZARII CONTABILITATII DE GESTIUNE LA S.C. TINO S.A. BRASOV

PARTICULARITĂŢI ALE ORGANIZĂRII CONTABILITĂŢII DE GESTIUNE LA S.C. TINO S.A. BRAsOV

Cu privire la particularitatile organizarii contabilitatii de gestiune la S.C. TINO S.A. Brasov putem spune ca acestea se refera la:

specificul societatii

3.2. utilizarea metodei cost-standard

3.3. sistemul informatic

Specificul societatii

Peste tot în lume exista confectii cu eticheta ,,Made in Romania". Nu întotdeauna, însa, este vorba de exporturi sub marca proprie a unor fabrici din România, ci de multe ori, de produse executate în sistem lohn, cu materiale, modele si marci ale unor parteneri de afaceri din strainatate.

Lohn-ul reprezinta un tip de contract international prin car 252v211c e un producator (executant)  se obliga sa execute un produs la comanda unui beneficiar (ordonator), în schimbul unei remuneratii si pe baza documenatiei tehnice pusa la dispozitie de ordonator.

În tarile unde forta de munca este ieftina, cum este cazul României, al statelor din Sud-Estul Europei sau al celor asiatice ( China, Taiwan, India etc.), se practica frecvent sistemul de productie în lohn. Beneficiarul pune la dispozitia producatorului materialele si materiile prime, documentatia de executie (modele, proiecte, desene etc.) dupa care va fi realizat produsul finit, stabileste parametrii tehnici si indicatorii de calitate a produsului finit. La rândul sau producatorul se angajeaza sa realizeze produsul finit în conformitate cu normele tehnice stabilite de beneficiar, pâna la data prevazuta în contractul de lohn.

Pentru a putea fi îndeplinite aceste conditii, trebuie asigurate si echipamentele tehnologice. Producatorul are avantajul ca de acestea se ocupa de multe ori beneficiarul, care asigura retehnologizarea fabricii, calificând si mâna de lucru la standarde occidentale si asigurând consultanta de specialitate. Investitia producatorului este minima, deoarece beneficiarul suporta si cheltuielile de aprovizionare, costurile de productie, transport si desfacere.

Pe de alta parte, însa, producatorului îi revine doar un mic procent din profit, care nu îi permite o dezvoltare a afacerii, prin forte proprii. El ramâne în acest fel dependent de beneficiarii care îi aduc comenzi. Volumul acestor comenzi trebuie sa fie ridicat, pentru ca venitul producatorului sa creasca si el direct proportional.

Sistemul de lohn este preferat si de întreprinzatorii care au facut investitii - si-au deschis mici fabrici, au cumparat tehnologie moderna etc. - si doresc sa le recupereze în timp cât mai scurt si sa asigure continuitatea productiei.

Industria confectiilor ramâne domeniul predilect pentru productia în lohn, deoarece aici nivelul de salarizare este scazut, iar retehnologizarea necesita investitii moderate din punct de vedere al beneficiarului. Din pretul de vânzare al produsului, unei fabrici de lohn îi revine aproximativ 10% (calculat doar la costul manoperei), iar salariatului în jur de un procent. Dar confectiile nu sunt singura ramura unde se practica lohn-ul. Un alt sector este cel al tehnologiei informatiei (IT), unde programatorii români sunt platiti de câteva ori mai putin decât colegii lor din Occident.

Desi lohn-ul este considerat un tip de tranzactie rentabila în primul rând pentru beneficiar, a fost adoptat ca mod de productie de multe firme românesti. Dar firmele bazate în mare parte pe lohn au sanse reduse de dezvoltare, tocmai pentru ca profiturile pe care le încaseaza sunt vizibil mai mici în comparatie cu exporturile facute în nume propriu.

Utilizarea metodei standard cost

Una dintre formele de planificare a costurilor o reprezinta calculatia costurilor standard, a carei geneza se gaseste în SUA si Marea Britanie. Costurile standard, ca marimi-etalon, au introdus comparatii între costul standard si costul efectiv, deschizându-se palierul analizei abaterilor de la costul standard.

Istoria calculatiei costurilor standard este marcata de numeroase faze de evolutie: pentru calculatia costurilor de plan un impact direct l-a avut ,,Estimated Cost System" (Sistemul costurilor antecalculate) si ,,Standard Cost Accounting" (Calculatia costurilor standard).

Sistemul costurilor antecalculate consta, în esenta, în antecalculatia anuala a costurilor de productie pe unitatea de produs, separat pentru costul materialelor si costurile separat pentru cel al prelucrarii. În fiecare luna, se inmulteste productia în unitati cantitative cu costurile antecalculate pe unitatea de produs, iar rezultatul se compara cu costurile efective. Pentru simplificare, costurile efective se calculeaza în mod global pentru întreaga productie si nu în mod analitic pe fiecare purtator de costuri. Singura calculatie analitica este cea a costurilor antecalculate.

Sistemul conturilor este, în general, sincron cu forma germana de calculatie a costurilor normale, cu deosebirea ca primul nu lucreaza cu cote de costuri normalizate pe locuri de costuri, ci cu costuri de prelucreare (fabricatie) normalizate pe unitatea de produs. Daca s-ar detalia pe locuri de costuri, sistemul de costuri antecalculate s-ar apropia pâna la congruenta de calculatia costurilor normale.

Masura în care sistemul costurilor antecalculate se apropie de calculatia costurilor normale, cea a costurilor standard sau a costurilor pe plan depinde de modul în care se construiesc costurile antecalculate pe unitatea de produs - valori medii, calcule tehnice si analiza consumurilor.

Prin dezvoltare si perfectionare, ,,Estimated Cost System" s-a transformat în ,,Standard Cost Accounting".

Calculatia costurilor standard a stimulat preocuparea autorilor europeni pentru dezvoltarea si perfectionarea procedeelor de calculatie.Un asemenea interes a condus, în Germania, la transformarea calculatiei rigide a costurilor normale în calculatie rigida a costurilor de plan.

În cadrul acestei transformari, doua probleme au contribuit efectiv la trecerea de la costurile normale la cele de plan. Prima este elaborarea de marimi standard, respectiv marimi de plan, pentru costurile comune. Solutia adopta  a fost cea a determinarii costurilor comune planificate pe baza unor marimi de referinta proportionale, stabilite în mod analog cu cele care se foloseau, de mult timp, ca etalon pentru dimensionarea costurilor directe planificate de salarii. S-a constatat ca, în cele mai multe cazuri, costurile comune sunt într-un raport direct proportional cu timpul de fabricatie. Asadar, prin calcularea de cote de costuri comune pe unitatea de timp (ore-productie, ore-masina) ponderate, la rândul lor, cu timpul de fabricatie planificat, s-a putut ajunge la determinarea costurilor comune planificate pe fiecare loc de costuri.

A doua problema, abordarea calculatiei costurilor prin prisma metodelor analitice ale stiintei organizarii si conducerii întreprinderii, respectiv, recunoasterea faptului ca pretul de cost este o functie a numerosilor factori de influenta, a condus la concluzia ca pentru calculatia de costuri-etalon sunt necesare:

Stabilirea relatiilor de dependenta a costurilor fata de factorii de influenta;

Determinarea unor marimi-etalon sau de referinta care sa arate gradul de influenta a fiecarui factor;

Transcrierea relatiilor de dependenta a costurilor sub forma de ecuatii liniare, prin luarea în considerare a gradului de influenta a fiecarui factor.

De asemenea, acceptarea adevarului potrivit caruia costul este o functie de numerosi factori a transformat calculatia costurilor în pivorul hotarâtor pentru realizarea obiectivului central al planificarii rentabilitatii întreprinderii. În aceste conditii, singura varianta în masura sa ofere o solutie nu putea fi decât calculatia costurilor de plan.

3.2.1. Caracteristicile calculatiei costurilor standard:

Urmatoarele elemente definesc conceptul calculatiei costurilor standard:

a.    Stabilirea de costuri standard pe fiecare purtator de costuri, respectiv pe unitatea de produs, care prin componenta lor sunt costuri de productie sau costuri complete;

b.   Calcularea unor cote de costuri standard diferentiate pe locuri de costuri pentru elaborarea costurilor de regie (indirecte). Aceste cote sunt fundamentate prin bugete, care pot fi fixe sau flexibile;

c.    Înctrucât, în forma initiala, calculatia costurilor standard se bazeaza pe o anumita încarcare a întreprinderii, luând în considerare oscilatiile gradului de activitate, poate fi catalogata ca o forma a calculatiei rigide a costurilor;

d.   Integrarea calculatiei costurilor standard în sistemul de planificare al întreprinderii.

Autorul german Winkelmann a divizat esafodajul calculatiei standard în patru trepte:

Alegerea încarcarii planificate;

Elaborarea de etaloane ale încarcarii;

Construirea de locuri de costuri, a unor costuri comune standard, corespunzatoare încarcarii planificate;

Calcularea si evaluarea corecta a abaterilor.

3.2.2. Metodologia de calculatie a costurilor standard

Revenind la calculatia standard asa cum este perceputa în tarile anglo-saxone, aplicarea sa implica mai multe etape, dupa cum urmeaza:

Stabilirea volumului standard al activitatii. Consta în alegerea volumului standard de activitate al intreprinderii în functie de care sunt dimensionate costurile standard. Acest volum este exprimat în unitati cantitative sau valorice (ore, unitati monetare standard, salarii etc.) De regula se aleg orele-executie, care redau în mod real volumul standard al activitatii.

Stabilirea pe baza fiselor tehnologice sau retetelor de fabricatie a costurilor standard pentru costurile directe de materiale si manopera. Pentru determinarea costurilor standard de materiale se folosesc standardele cantitative, adica normele de consum cuprinse în documentatia tehnica de fabricatie, precum si standardele de pret, respectiv preturile de achizitie prestabilite ale materiilor prime, materialelor de baza si ale celorlalte feluri de materiale prevazute a se utiliza în procesul de productie. În cazul salariilor, preturile sunt înlocuite prin tarifele de salarizare. Aceste preturi prestabilite pot fi egale, dupa caz, cu preturile medii de achizitie realizate în perioadele precedente, actualizate în functie de evolutia preturilor si de alti factori.

Costurile standard de materiale = Standardele cantitative de materiale x preturile standard stabilite

Costurile standard de salarii = standardele cantitative de manopera (normele de timp) X tarife orare de salarizare stabilite pe operatii, repere

Analiza prin prisma valorii lor informationale, standardele fizice si valorice folosite pot fi curente (ale perioadei de referinta) si de baza (permanente), valabile pe o perioada mai îndelungata. (5-10 ani)

Stabilirea standardelor pentru costurile indirecte. În vederea standardizarii costurilor indirecte de productie (regia sectiilor), generale de administratie (regia generala) si de distributie (desfacere) se pot folosi doua metode: metoda analitica si metoda sintetica, implicit standardele individuale si standardele globale.

Standardele individuale reprezinta norme valorice privind costurile indirecte, stabilite pe unitatea de masura a volumului activitatii obtinut în cadrul locului de costuri (centrului de gestiune). Ele se stabilesc pe feluri de costuri indirecte, apelând la disocierea lor în costuri variabile si costuri fixe.

Standardele individuale privind costurile variabile se antecalculeaza în doua etape principale, dupa cum urmeaza:

a.     Determinarea costurilor variabile normale, pe baza relatiei:

Costuri variabile normale = total costuri variabile din perioada precedenta x Volumul activitatii standard / Volumul activitatii realizate în perioada precedenta

b.    Determinarea costurilor standard variabile, în baza relatiei:

Costurile standard variabile = costurile normale variabile x (100 - procentul de economii de realizat în perioada standard)

Standardele individuale privind costurile fixe se stabilesc pe baza realizarilor din perioadele precedente, folosind media statistica, actualizata sau neactualizata.

Standardele globale reprezinta volumul total al costurilor indirecte determinat pe baza mediilor pe mai multi ani sau pe baza rezultatelor obtinute în anul precedent.

Sinteza lucrarilor de stabilire a standardelor pentru costurile indirecte se realizeaza cu ajutorul bugetului de costuri. Acesta se întocmeste pe fiecare loc de costuri si pe întreprindere, în ansamblu.

Pe baza standardelor privind cheltuielile indirecte se determina cotele standard pentru decontarea costurilor indirecte. Acestea se stabilesc în raport de volumul standard al activitatii ales pentru locul de costuri. Relatia de calcul este:

Cota de costuri = costuri totale indirecte standardizate ale locului de costuri/volumul activitatii locului de costuri

Structural, calculatia se poate face în mod global sau diferentiat pe feluri de costuri.

Pentru a spori relevanta calculatiei, costurile indirecte se împart în costuri variabile si costuri fixe.

Determinarea costurilor indirecte decontate asupra purtatorilor de costuri se face pe baza relatiei:

Costuri totale decontate = volumul standard al purtatorului de costuri X cota de costuri standard decontate

Întrucât calculatia standard este o forma rigida a calculatiei costurilor,  relatia este valabila pentru orice fel de costuri indirecte.

Stabilirea costurilor standard pe purtator de costuri. La nivelul costurilor standard se pot calcula costuri complete sau costuri partiale. De regula, se calculeaza un cost de productie pe baza formulei: costuri directe de productie + costuri indirecte de productie (costurile de regie ale sectiilor).

Modelul general de calculatie a costurilor standard pe purtatori de costuri se prezinta astfel:

În cazul în care la nivelul purtatorului de costuri se calculeaza costurile complete, determinarea costurilor generale de administratie si a costurilor de desfacere este similara celei prezentate în modelul de mai sus privind costurile de regie ale sectiilor.

Pe baza costurilor standard totale se calculeaza costul standard pe unitatea de produs. Relatia de calcul este o simpla diviziune a costurilor standard totale la cantitatea standard privind produsul nominalizat.

Evidenta abaterilor. Costurile standard se urmaresc operativ pe feluri si pe locuri de costuri (fabrici, sectii, ateliere si alte locuri de munca), pe parcursul desfasurarii procesului de exploatare. În raport cu felul costurilor, respectiv cu particularitatile si tehnologia productiei, evidenta abaterilor se poate realiza în unul din urmatoarele moduri:

Pe baza documentelor de lansare si urmarire a consumurilor de materiale sau manopera (bon de consum, bon de lucru, raport de fabricatie). În toate cazurile când se fac economii sau se depaseste consumul standard de materiale si manopera, abaterea respectiva se consemneaza în cadrul aceluiasi document de lansare sau în documente distincte.

Periodic (decadal, chenzinal, lunar), prin compararea nivelului efectiv al consumurilor de materiale, al remuneratiilor, al costurilor,cu nivelul standard din documentatia tehnologica sua bugetele de costuri.

Abaterile de la costul standard privind materialele se explica prin relatiile:

a.     Abaterile de cantitate (

	ΔQ = [Q (e) - Q (s)] x pu(s)

unde: Q_(e) - cantitatea efectiva aferenta productiei realizate

Q_(s) - cantitatea standard aferenta productiei realizate

p_u(s) - pretul unitar standard

b.    Abaterea de preturi (ΔP):

ΔP = Q _(e) x (p_u(e) - p_{u (s)})

Unde: p_u(e) - pretul unitar efectiv

Sau: ΔP = (Q_(e) x p_u(e)) - (Q_(e) x p_u(s))

c.     Abaterile totale de consum si preturi (ΔT)

ΔT = (Q_(e)x p_u(e)) - (Q_(s) x p_u(s))

Abaterile de la costurile standard de salarii se definesc prin prisma relatiilor:

a.     Abaterile din folosirea orelor productive (ΔH)

ΔH = (H_(e) - H_(s)) x t_u(s)

unde: H_(e) - timpul efectiv aferent productiei realizate

H_(s) - timpul standard aferent productiei realizate

t_u(s) - tariful unitar standard

b.    Abaterile din variatia tarifelor de salarizare: ΔS

ΔS = H _(e) x (t_u(e)-t_u(s))

unde: t_u(e)= tariful unitar efectiv

c.     Abaterile totale de folosire a orelor si din tariful de salarizare ΔT

ΔT = (H_(e) x t_u(e)) - (H_(s) x t_{u (s)})

6.Contabilitatea costurilor standard. În conditiile folosirii metodei costurilor standard se pot aplica trei variante de organizare a contabilitatii: metoda costului standard unic, metoda costului standard partial si metoda costului standard dublu.

1. metoda costului standard unic: utilizeaza conturile 921 ,,Cheltuielile activitatii de baza" si contul 922 ,, Cheltuielile activitatilor auxiliare".

Abaterile se înregistreaza în conturi distincte de abateri care functioneaza paralele cu conturile de costuri standard pe produse si pe articole de calculatie. Conturile de abateri se închid la sfârsitul perioadei prin rezultatul exercitiului. O asemenea metoda se poate aplica întreprinderilor cu numar mare de produse si repere.

Ciclul de înregistrari contabile proprii acestei variante de contabilitate interna de gestiune se prezinta astfel:

a.     Colectarea costurilor primare: la costul efectiv al factorilor de productie utilizati, cu defalcarea lor în conturile de calculatie, în cost standard si abateri.

În functie de felul costurilor si de particularitatea organizarii si tehnologiei productiei, identificarea si evidenta abaterilor de la costurile standard se pot realiza:

pe baza documentelor de lansare si urmarire a consumurilor de materiale sau manopera. În toate cazurile când se fac economii sau se depaseste consumul standard de materiale si manopera, abaterea respectiva se consemneaza în cadrul aceluiasi document de lansare sau în documente distincte;

b.    periodic, prin compararea nivelului efectiv al consumurilor de materiale, al remuneratiilor, al costurilor indirecte cu nivelul lansat prin documentatia tehnologica sau prin bugetele operative. În acest scop, se întocmesc situatii distincte în cadrul carora se calculeaza marimea abaterilor.

2.Metoda costului standard partial. Se distinge prin înregistrarea în debitul conturilor 921 ,,Cheltuielile activitatii de baza" si 922 ,,Cheltuielile activitatiilor auxiliare" a costurilor efective aferente întregii productii, iar în credit a costurilor standard ale produselor finite si productiei neterminate. În acest caz, soldul conturilor de calculatie reprezinta abaterile de la costurile standard, preluate în conturi distincte de abateri, care sunt apoi virate la contul de rezultate. În detaliu, conturile de costuri si cele de abateri se dezvolta pe feluri de produse (numai daca se efectueaza o calculatie pe produs) si pe articole de calculatie (materii prime, materiale, salarii directe si cheltuieli indirecte de productie).

Abaterile se calculeaza numai la sfârsitul perioadei (lunii). În acest scop este necesar sa se determine cantitativ si sa se evalueze în costuri standard productia neterminata.

3. Metoda costului standard dublu. se caracterizeaza prin înregistrarea paralela a costurilor efective si standard în debitul si creditul conturilor analitice, pe articole de calculatie, ale contului 921,,Cheltuielile activitatii de baza", dupa schema:

D C

o           Consumuri efective la costuri  productia obtinuta la costuri efective Y

efective  X

o           Consumuri standard la costuri  productia obtinuta la costuri standard Y

Standard X

Z productia în curs de executie la cost efectiv

standard Z productia în curs de executie la cost standar

Se precizeaza ca toate înregistrarile privind colectarea costurilor si decontarea productiei obtinute se efectueaza la preturi - costuri efective. Formalizarea informatiei privind abaterile se realizeaza printr-un cont colector denumit 9XX ,,Cont de compensare standard" care preia rulajele debitoare si creditoare, pret-cost efectiv si pret-cost standard, ale conturilor 921 si 922.

3.3.Sistemul informatic

3.3.1. Generalitati

Pentru obtinerea unor rezultate bune, conducerea firmei trebuie sa ia decizii care sa aiba la baza o informare complexa, operativa, exacta. Pentru aceasta, este necesar sa se cunoasca cât mai complet, exact si la timp costul de productie.

Datorita faptului ca la baza fundamentarii decizilor managementului modern sta costul de productie, calculatia acestora ocupa un loc central în cadrul firmei.

Sistemele informatice prezinta un interes deosebit în principal datorita performantelor obtinute în planul calitatii, corectitudinii si operativitatii.

Un sistem informatic performant, la nivel de firma, presupune integrarea în contabilitate a urmatoarelor module:

Contabilitatea generala

Contabilitatea costurilor

Gestiune clienti

Gestiune furnizori

Gestiune încasari/plati

Salarizare personal

Management - tablou de bord

Fiecare modul va satisface nevoile anumitor compartimente. Rezultatele obtinute în cadrul fiecarui modul sunt transferate unitar si controlat catre contabilitatea financiara, contabilitatea de gestiune si tabloul de bord.

Prin utilizarea retelei de calculatoare si a cunostiintelor contabile încorporate, se realizeaza legaturile informationale la nivel de firma astfel:

Pe orizontala, realizarea automata a legaturilor între module, conform principiului înregistrarii unice a datelor în sistem, la locul producerii lor si transmiterii lor automate la toate celalalte module, aplicatii care le utilizeaza;

Pe verticala, toate modulele care se înregistreaza si emit documente primare, prelucreaza contabil datele si le transfera automat în contabilitate sub forma notelor contabile, care permit obtinerea directa a situatiilor contabile de sinteza.

a.           Obiectivele si functiile generale ale sistemului:

Asistarea organizarii rationale a contabilitatii din firma prin:

Gestionarea planului de conturi al întreprinderii ca submultime a planului general de conturi

Normalizarea, clasificarea si codificarea operatiilor contabile;

Asigurarea coerentei în sistemul de evidente analitice, subanalitice, sintetice;

Operarea cu machete de date de intrare adaptate structurii documentelor utilizate

Furnizarea de situatii finale în conformitate cu cerintele legislatiei contabile.

Înregistrarea tuturor structurilor de date primare, conform cerintelor contabilitatii, prin controlul si validarea concomitenta cu prelucrarea lor.

Elaborarea automata a majoritatii a majoritatii documentelor de intrare întocmite de beneficiarul sistemului (facturi, nota contabila pentru salarii, amortizare etc.);

Atribuirea automata a formulei contabile pentru cea mai mare parte a tranzactiilor înregistrate, pe baza configurarii initiale a sistemului si a tipului operatiilor

Extragerea din modulele specifice a datelor cu semnificatia contabila si transferul acestora spre contabilitatea generala;

Înregistrarea sistematica automata a operatiilor contabile în fise de cont, jurnale contabile, cartea mare

Elaborarea balantei de verificare analitica si sintetica.

Elaborarea pachetelor de documente în conformitate cu legislatia în vigoare (lunar, trimestrial)

Raportari anuale.

b.          Obiectivele si functiile specifice pe module:

În ceea ce priveste obiectivele si functiile contabilitatii generale, putem enumera: definirea planului de conturi detaliat, asa cum apare în balanta de verificare sintetica si analitica; definirea conturilor din contabilitatea de gestiune necesare activitatii de postcalcul; definirea modulului de aplicare a TVA; stabilirea de procente si formule de calcul; definirea jurnalelor contabile; definirea formulelor contabile pentru generarea automata a articolelor contabile privind receptiile, livrarile si miscarile de materii/produse; definirea conturilor de diferente de pret aferente conturilor de stoc; închiderea automata a conturilor la sfârsit de luna; situatiile contabile finale.

Contabilitatea costurilor se ocupa cu: colectarea cheltuielilor cu manopera, amortizarea, materiale si alte cheltuieli, pe locuri de cheltuiala definite (sectii, ateliere, filiale); decontarea cheltuielilor între sectiile de productie; calculul costului - postcalcul.

Modulul ,,gestiune clienti" se refera la activitatea de livrare si de urmarire a livrarii si încasari marfuri, determinarea stocurilor si contabilitatea analitica a vânzarilor; emiterea automata a facturilor pe baza documentelor de livrare, a configuratiilor initiale incluse în sistem (tipuri de facturi, modalitatea de plata, numarul de exemplare), precum si a accesului la datele de context (soldul contului clientului, nomenclatorul de produse si preturi, nomenclatorul parteneri); urmarirea livrarilor valoric si cantitativ pe produse, grupe de produse, intern, export, pe clienti, pe orice perioada; gestiunea avansurilor de la clienti; contabilitatea analitica a vânzarilor cu evidentierea: vânzarile în conturile de venituri; întocmirea juranalelor de vânzari; decont TVA.

Modulul ,,gestiune furnizori" cuprinde achizitiile de materii prime si materiale, semifabricate stocabile si cele privind furnizorii de servicii (forta, gaze, energie, apa); înregistrarea datelor primare din facturi, note de receptie, chitante fiscale prin corelarea cumparaturilor cu facturile de la furnizori; evidenta si urmarirea achizitiilor pe furnizori, pe materiale, pe perioade; corelarea gestiunilor analitice a furnizorilor cu gestiunea analitica cantitativ-valorica a stocurilor; urmarirea obligatiilor si creantelor întreprinderii fata de furnizori, a facturilor neîncasate, a scadentelor si a platilor în avans; analiza preturilor de achizitii pe furnizori, materiale si perioade.

Modulul ,,gestiunea încasari/plati" realizeaza evidenta si gestiunea mijloacelor banesti ale unitatii si urmarirea deconturilor cu tertii, preluând date din extrasele de conturi, foi de varsamânt, chitante, numerar, avansuri spre decontare; gestiunea contabila a tuturor conturilor de mijloace banesti; elaborarea situatiilor privind încasarile si platile (jurnal casa, jurnal banca) si evidentierea conturilor corespondente.

Modulul cu privire la ,,gestiunea stocurilor de materiale(produse finite) marfuri" cuprinde intrarile de la furnizori cu iesirile prin consum si vânzare cu stocurile de materiale, produse, marfuri, cantitativ valoric pe gestiuni; înregistrarea stocurilor initiale de materiale, produse finite; înregistrarea consumurilor, tranferurilor de materiale, includerea în costuri; corelarea intrarilor (din modulul furnizori) cu iesirile de materiale, gestiunea stocurilor de materii, situatii intrari/iesiri pe diferite perioade, gestiuni; corelarea iesirilor de produse finite (din modulul clienti) cu notele de predare, consumuri interne, transferuri produse finite; posibilitatea cunoasterii stocurilor zilnice pe gestiune atât la materii prime, semifabricate, produse finite, mijloace fixe (în functie de metoda de organizare a contabilitatii stocurilor); gestiunea obiectelor de inventar a echipamentelor de lucru si corelarea cu calculul retinerilor salariale.

Modulul ,,salarii" are în vedere: înregistrarea datelor generale despre salariat, a pontajelor, a drepturilor, a retinerilor pe fiecare salariat; calculul si evidenta salariilor, întocmirea statelor de plata; calculul cheltuielilor cu manopera, includerea automata a acestora în costuri, pe locuri de cheltuieli etc.

Modulul ,,activele corporale si calculul amortizarii" are în vedere: calculul amortizarii lunare pentru imobilizarile corporale, necorporale supuse amortizarii, folosirea metodei adecvate si evidentierea ei în contabilitatea financiara a firmei; prelucrearea în contabilitatea de gestiune a amortizarilor lunare, colectarea ei pe locuri de folosinta (centre de cost) în vederea reflectarii ei în contabilitatea produselor fabricate (postcalcul); controlul utilizarii activelor imobilizate, distributia lor pe locuri de folosinta, furnizarea de informatii privind imobilizarile amortizate complet care pot fi scoase din functiune; recalcularea capitalului social în urma operatiunilor de reevaluare etc.

Modulul ,,management-tablou de bord". Pentru ca datele necesare conducerii sunt raspândite în întreaga baza de date a sistemului informatic sub forma de date primare, pentru a raspunde la cât mai multe situatii posibile s-au proiectat diferite modalitati de prelucrare pentru tabloul de bord.

Ca urmare a tututor prelucrarilor contabile, devine posibila afisarea oricarui indicator valoric care se poate obtine într-o formula contabila, indicatori economico-financiari, pe orice perioada.

Din fiecare modul sunt preluate în timp util date specifice, în detaliu sau de sinteza, putându-se obtine: situatia patrimoniului unitatii; situatia cheltuielilor (postcalcul): materiale, manopera si amortizare pe un centru de cost definit; situatia stocurilor de materiale/produse finite pe gestiune etc.

Prin utilizarea sistemului informatic se realizeaza un sistem integrat, prin folosirea unui generator baza de date care sa rezolve probleme legate de: definirea fisierelor bazelor de date; configurarea interactiva a machetei de culegere de date; extensia bazei de date; securitate.

Existenta unui sistem informatic bine proiectat în firma faciliteaza obtinerea unor date care sa raspunda urmatoarelor cerinte:

Asigura concordanta stricta a rezultatelor prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeza;

Asigura listarea tutuor operatiilor efectuate în evidenta contabila pe baza de documente justificative, numerotate în ordine cronologica, fiind imposibil de efectuat înserari, modificari, precum si orice adaugire ulterioara;

Asigura elementele constitutive ale înregistrarilor cotabile: data înregistrarii, numarul si felul documentului contabil;

Asigura listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a firmei etc.

Cerintele pentru optimizarea procesului de luare a deciziilor au impus folosirea de noi mijloace de evidenta si calcul al costurilor si, astfel, sistemul de informare economica s-a perfectionat.

Exista programe informatice care pot prelucra o mare cantitate de date si ofera situatii felxibile. 

3.3.2. Socrate - modulul ,,Contabilitate"

Acest modul permite înregistrarea tuturor tranzactiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea si raportarea lor. Totodata, tine evidenta datelor contabile si ofera informatii financiare. De asemenea, înglobeaza un sistem performant de auditare si validare a înregistrarilor si realizeaza legatura cu celalalte module.

1.Caracteristici si avantaje ale modulului:

a.    Structura flexibila a conturilor:

Planul de conturi este predefinit. Acesta se poate adapta la specificul fiecarei firme si suporta patru nivele de detaliere. Codificarea conturilor este alfanumerica si permite legatura cu celalalte module.

b.    Introducerea usoara si rapida a contarilor

Contarilor se realizeaza fie manual, fie automat. Vizualizarea lor se poate face în functie de diferite criterii de selectie: date, jurnale, documente, utiliuzatori. Contarea automata se face la nivelul documentelor primare în functie de monografiile si activitatile contabile definite. În functie de constructia monografiei, informatia legata de nivelele de analitic se transmit automat.

c.         sistem de raportare flexibil:

Acest modul prezinta toate rapoartele standard si exista posibilitatea construirii de rapoarte specifice nevoilor clientilor. Raportarile se pot face pentru perioade de timp diferite, pe un cont sau o selectie de conturi, pâna la orice nivel de detaliere sau pentru diferite valute. De asemenea, se pot obtine rapoarte financiare de sinteza pe perioade mari de timp: luni, trimestre, ani.

d.         Automatizarea tranzactiilor:

Operatiunile care se realizeaza în mod frecvent, ca de exemplu: închiderea conturilor de TVA, de profit si pierdere, închiderea anului etc., se realizeaza în mod automat la sfârsitul perioadei.

e.         Evidenta paralela în mai multe valute:

În legatura cu realizarea contarilor, aceste se pot face atât în lei, cât si în alte valute, ceea ce permite urmarirea conturilor sau a altor situatii pe diferite valute;

f.           Sistem de securitate si auditare:

Aceasta presupune ca utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, iar urmarirea documentelor se poate realiza dupa persoana care a introdus sau validat documentul. Sistemul verifica totodata consistenta contarilor introduse.

2.Structura:

a.             Definiri: utilizatorii definesc elementele de baza cu care lucreaza modulul: conturi, structura lor, documente, rapoarte, drepturi de acces.

Figura 3.1. Partea de definiri

b.      Documente: se introduc  notele contabile sau se pot vizualiza contarile dupa diferite criterii.

Figura 3.2. Partea de introduceri

c.       Rapoarte: se pot obtine lista rapoartelor pe care le genereaza acest modul.

Figura 3.3 Partea de rapoarte

d.      Speciale: permite închiderea conturilor si transferul soldurilor la sfârsit de an.

Figura 3.4 Partea speciale

Documentele primare necesare modulului Contabilitate se transfera din urmatoarele module:

Cumparari (aviz de expeditie, NIR, factura fiscala, chitanta fiscala);

Plati;

Stocuri (bon primire, bon consum, bon transfer, bon autoreceptie);

Vânzari (aviz expeditie, factura fiscala, chitanta fiscala);

Încasari.

		Cumparari

Figura 3.5. Transferul documentelor primare

3.Introducerea notelor contabile:

Figura 3.6 Fereastra introducerii notelor contabile

Pentru contarea documentelor primare se selecteaza din meniul principal optiunea:

Documente/ Note contabile

Care afiseaza un ecran (Figura 3.6.) pentru vizualizarea tuturor documentelor contate si pentru introducerea unor noi contari.

O noua contare se realizeaza dupa cum urmeaza:

Se apasa butonul de introducere;

În partea de sus a ecranului se specifica datele legate de documente si anume: data contabila, numar, data document, tip document, centralizatorul, pozitia, explicatii legate de document;

În partea de mijloc se introduc formulele contabile, respectiv conturile, inclusi analiticele, subanaliticele, subsubanaliticele, explicatii legate de de fiecare operatie în parte, sumele în lei sau în valuta. Pe masura ce se fac deplasari în grila de introducere a formulelor contabile, în partea de jos a ecranului apar informatii legate de structura contului care a fost introdus pe rândul pe care se afla cursorul;

Pentru înregistrarea în baza de date se apasa butonul ,,Aduga document".