PROIECT

CONTABILITATE FINANCIARĂ

IMPLEMENTARE CONTABILITATII

FINANCIARE IN CADRUL

S.C. INCO S.R.L.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONSTITUIREA SI FUNCTIONAREA SOCIETATILOR

Subiectul acestei lucrari il reprezinta firma S.C. INCO S.R.L. care îsi desfasoara activitatea în cadrul industriei materialelor de constructii si a instalatiilor.

SC INCO SRL TURDA a fost infiintata in luna aprilie, anul 1990, si functiona ca o intreprindere mica. Obiectivul initial al firmei era executarea lucrarilor de montaj utilaje si instalatii in domeniul constructiilor. Odata cu aparitia legii nr 31/1990 privind constituirea si functionarea societatilor comerciale, firma devine societate comerciala cu raspundere limitata, având ca obiect de activitate constructiile si instalatiile.

Incepand cu anul 1992 firma se specializeaza si pe executarea de montaje de aluminiu, si executarea de lucrari in cadrul tâmplariei.

In 2006 a inceput sa importe linii tehnologice din Italia pentru confectionarea tâmplariei PVC cu geam termopan.

Pâna in prezent s-au efectuat lucrari de montaj utilaje si instalatii la societati comerciale din Turda, lucrari de constructii si instala# 21321d321v 5;iile aferente, pentru persoane fizice si/sau juridice (construirea sediilor societatilor, construirea de centre pentru batrâni, construirea de biserici etc).

Având in vedere nevoia de modernizare a locuintelor, cresterea gradului de comfort, precum si cresterea cererii pentru asamblarea de geamuri termopan atst din judetul Cluj cât si din cele limitrofe, SC INCO SRL a trecut la productia de tâmplarie PVC si aluminiu cu geam termopan.

Societatea studiata dispune de autonomie economico-financiara si manageriala si conform clasificarii C.A.E.N. - COD CAEN 4521 , are ca obiect principal de activitate construirea de cladiri si lucrari de genul civil.

Fenomenele economice, indiferent de spatiul in care se desfasoara sunt acte de vointa, deoarece se refera la afectarea resurselor. Aceste decizii au atat ca scop, cat si ca efectiv, generarea de fluxuri de munca, de materiale, de energie, de produse finite si nu in ultimul rând, de bani, intre diferite domenii si locuri de provenienta si consum.

Intreprinderea are ca scop final obtinerea de profit, in acest sens ea executa lucrari si presteaza servicii cumparatorilor solvabili la un pret mai mare decat costul obtinerii lor.

S.C. INCO SRL Turda, supusa studiului in prezenta lucrare, s-a constituit conform Legii 31/1990, privind constituirea si functionarea societatilor comerciale. Obiectul principal de activitate al societatii il reprezinta executarea de montaj instalatii - tamplarie PVC si aluminiu cu geam termopan si construirea cladirilor .

În prezent, în conformitate cu prevederile Legii 15/1990 si a  Legii 31/1990 S.C. INCO SRL Turda functioneaza ca persoana juridica cu certificat de înmatriculare înregistrat la Oficiul Registrului Comertului al judetului Cluj sub nr. J 12/537/1991. În ceea ce priveste înregistrarea fiscala, societatea a fost înregistrata la Directia Generala a Finantelor Publice si a Controlului Financiar de Stat Cluj prin Administratia Financiara a municipiului Turda cu nr. 13/36 din 1990 având codul fiscal R 202743.

S.C. INCO SRL Turda are sediul social în municipiul Turda, str.Ion Corvin nr. 1/B, jud. Cluj, având pozitie de identificare pe harta cadastrala a Cartii Funciare - CF 8593 - nr. top 1769/4/2 si 1769/4/1, cu o suprafata totala a terenului de incinta de 151.113 mp, proprietar fiind SC INCO SRL Turda.

In prezent societatea functioneaza ca persoana juridica româna cu capital in intregime privat, structura actionariatului conform ultimei mentiuni efectuate în Registrul Comertului, prezentându-se astfel:

- Unic asociat si administrator al societatii - Doamna Oprea Oltita (100%);

- Capitalul social al firmei în prezent este de 1.210 RON (12.100.000ROL).

SC INCO SRL Turda se incadreaza în categoria intreprinderilor mijlocii cu un numar de 26 de angajati si o cifra de afaceri de 120.000 RON , aceasta realizandu-se in conformitate cu prevederile art. 4, aliniatul 1 din Legea 133/23 iulie 1999.

Conducerea societatii este asigurata de Adunarea Generala a Actionarilor (A.G.A.), având structura de reprezentativitate conform celor mentionate privind actionariatul, având ca atributii problematica prevazuta în Legea 31/1991 modificata si completata la zi.

ORGANIZAREA CONTABILITATII

Contabilitatea intreprinderilor mici si mijlocii din Romania este organizata in dublu circuit. Informatiile publicabile tertilor, utilizate si de unitate sunt furnizate de contabilitatea financiara, iar informatiile confidentiale, utilizate numai de unitate, sunt furnizate de contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea financiara, numita si generala, are ca obiect inregistrarea tuturor operatiilor care afecteaza patrimoniul unitatii, spre a determina rezultatul financiar al acesteia.

Contabilitatea financiara prezinta urmatoarele caracteristici:

se analizeza dupa o schema normalizata, respectiv unificata, impusa de autoritatile fiscale si de cerintele de control ale statului;

este organizata in vederea prezentarii patrimoniului organismelor si persoanelor extreme;

prezinta patrimoniul unitatilor intr-o viziune globala, nepropunandu-si furnizarea unor informatii de detaliu;

din ratiuni juridice si fiscale, rezultatele financiare au in vedere un ciclu de un an, numit si exercitiu financiar.

Contabilitatea de gestiune mai poate fi definite si contabilitatea manageriala sau contabilitatea interna. Conducerea ei este obligatorie si pentru unitatile mici si mijlocii care desfasoara activitati de productie sau prestari de servicii.

Caracteristicile contabilitatii de gestiune:

are ca obiect gestiunea interna a patrimoniului si ofera un evantai de solutii pentru gestionarea concreta a unitatii;

este o contabilitate supla, adica adaptabila la toate unitatile, oricare ar fi marimea, activitatea si structura lor;

este condusa cu o peridiocitate variabila, adesea legata de ciclul de exploatare;

acopera insuficientele contabilitatii financiare in materie de gestiune interna a unitatii.

Forma de inregistrare contabila poate fi definita ca ansamblul mijloacelor de lucru existente si a modalitatilor de utilizare a acestora folosite in contabilitatea curenta a agentilor economici.

O forma de inregistrare contabila presupune imbinarea urmatoarelor elemente:

formularistica de lucru utilizata;

modul de completare a formularisticii de lucru;

tehnica de calcul utilizata.

In decursul timpului, formele de inregistrare contabila au evoluat, s-au perfectionat continuu. Formele de inregistrare contabila cu cea mai mare raspandire la agentii economici din Romania sunt: forma de inregistrare contabila "maestro-sah", forma de inregistrare contabila "pe jurnale", forma de inregistrare contabila adaptate la echipamentele moderne de prelucrare a datelor.

ORGANIGRAMA

Organigrama este reprezentare schematica, redare grafica a structurii organizatorice a unei intreprinderi, a unei institutii, a subordonarii compartimentelor acestora, a tipurilor de legaturi intre aceste compartimente.In mod obisnuit organigrama este alcatuita din dreptunghiuri ce reprezinta posturi de conducere sau compartimente si din linii care reflecta legaturile organizatorice.

Organigrama societatii S.C.INCO S.R.L.

REGISTRE DE CONTABILITATE

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii, in care se inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiile economico-financiare consemnate in documente justificative. Aceste registre sunt formulare cu liniatura speciala, care se prezinta sub forma de condici, foi volante sau listari informatice.

Principalele registre care se folosesc in contabilitate sunt:

Registrul-Jurnal este un document contabil obligatoriu, folosit pentru inregistrarea operatiilor economico-financiare, in ordinea efectuarii lor. Operatiile de acelasi fel realizate in acelasi loc de activitate, pot fi centralizate intr-un document cumulativ. Unitatile pot utiliza, alaturi de registrul-jurnal, si jurnale auxiliare, diferentiate pe genuri de operatii: de aprovizionari, de vanzari, de incasari, de plati etc. Periodic, de regula lunar, totalurile din documentele cumulative si din jurnalele auxiliare se centralizeaza in Registrul-jurnal general. Rulajul lunar obtinut in Registrul-jurnal trebuie sa corespunda cu cel din balanta conturilor.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, folosit pentru inregistrarea anuala grupata a rezultatelor inventarierii. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilant.

Registrul Cartea Mare se prezinta sub forma de foi volante si serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor copnturilor sintetice la unitatile care aplica forma de inregistrare contabila "pe jurnale". Registrul Cartea Mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. El poate fi inlocuit cu Fisa de Cont pentru operatii diverse. Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in functie de necesetatile proprii.

Nota de contabilitate se intocmeste de regula, pentru operatiile care au la baza documente primate justificative: amortizari, stornari, inchiderea conturilo de venituri si cheltuieli, inregistrarea impozitului pe profit.

Fisa de cont pentru operatii diverse

Fisele de cont pentru operatii diverse se folosesc pentru:

tinerea videntei analitice a conturilor de furnizori, clienti, creditori, debitori etc. ;

tinerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economico-financiare.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONTABILITATEA IMOBILIZARILOR

Imobilizarile sau activele imobilizate reprezinta bunuri si valori de orice natura, mobile sau imobile, corporale sau necorporale, achizitionate sau create de unitatea patrimoniala, detonate sa serveasca o perioada indelungata, mai mare de un an, in activitatea unitatii si care nu se consuma la prima utilizare.

Documentele de evidenta a imobilizarilor:

Registrul numerelor de inventar

Registrul se intocmesteintr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru atribuirea de numere de inventar imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin achizitionare, construire, confectionare, transfer, donatie.

. Fisa mijlocului fix

Se intocmeste intr-un exemplar de catre compartimentul financiar-contabil pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeiasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si se pun in functiune in aceeasi luna. se completeaza pe baza documentelor privind miscarea, modernizarea sau reevaluarea mijloacelor fixe, precum: proces verbal de receptie, de punere in functiune, bon de miscare, proces verbal de scoatere din functiune etc.

Bonul de miscare a mijloacelor fixe

Se intocmeste in doua exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe.

Serveste ca:

- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre 2 locuri de munca ale unitatii;

document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la sectie sau subunitatea predatoare la cea primitoare.

Procesul verbal de receptie

Se intocmeste in trei exemplare si sta la baza inregistrarii in contabilitate a intrarilor de imobilizari corporale.

Intreprinderea achizitioneaza de la un furnizor un autocamion la costul de achizitie de 2.400, TVA 19%. Durata normala de utilizare a autocamionului este de 5 ani. Plata se face prin banca.

NOTA DE CONTABILITATE

Entitatea hotaraste vânzarea unui automobil a carui valoare de intrare a fost de 3.500 lei si durata de utilizare a acestuia este de 5 ani. Entitatea aplica regimul de amortizare liniar. Automobilul a fost achizitionat in urma cu 3 ani. Pretul de vanzare este de 5.000 + TVA.

NC: 3.500/5*12 =58.33 lei/luna

NOTA DE CONTABILITATE

NC : 58.33*3ani*12luni =2.100 2813

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONTABILITATEA MATERIALELOR

1. Nota de receptie si constatarea de diferente

Se intocmeste in 2 exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, pe masura efectuiarii, pe masura efectuariireceptiei. Aceasta serveste ca: document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcare in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constate la receptie, document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Bonul de consum

Se intocmeste in 2 exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazin pentru consum, de catre compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul. Acesta serveste ca: document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale, document de scoatere din gestiune, document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si contabilitate.

3. Bonul de predare-transfer-restituire

I. In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor la depozit se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor de catre sectie, atelier. Acesta serveste ca: document de predare la magazie a produselor, document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si contabilitate, sursa de date pentru urmarirea realizarii productie, sursa de date pentru calculul si plata salariilor.

II. In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii se intocmeste in 2 exemplare pe masura ce se efectueaza transferuri intre gestiunile din incinta aceleiasi unitati. Serveste ca dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestine la alta in incinta unitatii, document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului.

III. In cazul utilizarii ca bon de restituire se intocmeste in 2 exemplare pe masura restituirii valorilor materiale, de catre organul care efecueaza restituirea si care semneaza la rubrica corespunzatoare. Serveste ca dispozitie de restituire a valorii materiale nefolosite, document justificativ in inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Fisa de magazie

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material de catre compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei si la verificarea inregistrarilor, gestionar sau persoana desemnata. Fisele de magazie servesc ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor din cadrul depozitului, document de inregistrare in contabilitatea analitica in cazul metodei operativ-contabile, sursa de informare pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor.

Raportul de gestiune

Evidenta operativa a marfurilor si ambalajelor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se tine cu ajutorul raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic, dupa cum stabileste conducerea unitatii.

Documentele pe baza carora se intocmesate raportul de gestiune pot fi: nota de receptie si de constatare de diferente, monetarul, inventarul de schimbare de pret, procesul verbal de scadere din evidenta etc.

. Bonul de primire in consignatie

Se intocmeste de catre unitatile de consignatie in 2 exempare. La primirea obiectelor se face descrierea caracteristicilor obiectelor si se stabileste pretul de vanzare. Acesta serveste ca dovada de primire/predare a obiectului spre vanzare in consignatie, act de plata catre deponent, document de inregistrae in contabilitate.

Borderoul de primire a obiectelor in consignatie

Se intocmeste in 2 exempare, de pretuitor sau de persoana desemnata cu evaluarea obiectelor primite de la deponenti. Serveste la centralizarea obiectelor primite spre vanzare in consignatie, ca document de incarcare in gestiune a obiectelor primite spre vanzare, ca document de intregistrare in contabilitate.

Borderoul de iesire a obiectelor din consignatie

Se intocmeste zilnic, in 2 exempare, de catre gestionar, pe baza bonurilor de vanzare sau facturilor, pe care il semneaza. Serveste la evidenta miscarii obiectelor primite in consignatie.

. Registrul stocurilor

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii, conturi, grupe prin integistrarea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor cu preturile de inregistrare. Acesta serveste ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din contabilitate.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONTABILITATEA MIJLOACELOR BANESTI

I Documente privind decontarile in numerar

1 Dispozitia de plata-incasare catre casierie

Se intocmeste intr-un exempar de ctre compartimentul financiar-contabil. Serveste ca dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii a unor sume, dispozitie catre casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume, document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

2. Monetarul se intocmeste de catre gestionar in 2 exemplare si se preda casierului, impreuna cu numerarul si raportul zilnic emis de casa de marcat fiscala.

3. Registrul de casa se intocmeste zilnic in doua exempare de casierul unitatii sau de o alta persoana autorizata, pe baza actelor justificative de incasari si plati. Acesta serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative, document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile soldului de casa, document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

4. Borderoul de achizitie se intocmeste in 2 exemplare de catre delegatul insarcinat sa aprovizioneze unitatea cu produse de pe piata taraneasca, de la producatorii individuali sau de la alte persoane fizice, in momentul achizitiei. Serveste ca document justificativ de inregistrare in contabilitate a valorii produselor cumparate, document de inregistrare in gestiune a produselor cumparate, document pentru justificarea sumelor primite avans pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizitii.

II Documente privind decontarile fara numerar

1. Cecul este instrumentul prin care se poate plati fara numerar o suma de bani din contul debitorului catre o alta persoana fizica sau juridica. Posibilitatile de transmitere a unui cec sunt: simpla retrimitere, cesiunea de creanta ordinara, girarea.

2. Ordinul de plata este un instrument emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de o ata persoana, dand dispozitie unei banci sa plateasca beneficiarului suma inscrisa pe formularul intocmit in trei exemplare.

3. Biletul la ordin este o promisiune scrisa prin care o persoana fizica sau juridica in calitate de debitor, se obliga fata de o alta persoana sa plateasca la un anumit termen o suma de bani.

4. Cambia este un instrument cu ajutorul careia o persoana in calitate de creditor, da ordin unui debitor de a plati o anumita suma unei persoane .

Entitatea incaseaza o creanta in valoare de 54000 lei de la unul dintre clienti, dintre care 4000 sunt incasati in numerar iar restul de 50.000 prin virament bancar.

NOTA DE CONTABILITATE

In data de 07.04.07, un client depune la casieria entitatii suma de 3.500 lei , reprezentand valoarea facturii referitoare la marfurile achizitionate de acesta.

NOTA DE CONTABILITATE

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONTABILITATEA DREPTURILOR SALARIALE

1. Statul de salarii

Se intocmeste in 2 exemplare, lunar pe sectii, ateliera, servicii etc, de compartimentul care are aceasta atributie pe baza urmatoarelor documente de evidenta a muncii, a documentelor privind retinerile legale, listelor de avans chenzinal, certificatelor medicale etc. Serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si a altor datorii, document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Lista de avans chenzinal

Se intocmeste lunar in 2 exemplare, de catre compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului efectiv lucrat, a certificatelor medicale etc. Serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale, document pentru retinerea in statul de salarii a avansurilor platite, document justificativ in contabilitate.

3. Lista pentru plati partiale

Se intocmeste in  2 exempare ori de cate ori se face o plata partiala in cursul lunii. Serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor pentru platile partial efectuate, document care sta la baza intocmirii statelor de salarii, document justificativ in contabilitate.

4. Registrul general de evidenta a salariatilor

Fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Angajatorul va inregistra la Inspectoratul de munca in a carui raza teritoriala isi are sediul, cel mai tarziu la data incheierii primului contract de munca. Registrul se intocmeste in format tipizat, se numeroteaza pe fiecare pagina si devine document oficial de la data inregistrarii. Registrul se pastreaza la sediul sau domiciliul angajatorului. La incetarea activitatii, registrul se depune in termen de 15 zile la Inspectoratul teritorial de munca la care a fost inregistrat.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONTABILITATEA CHELTUIELILOR SI VENITURILOR

Cheiltuielile reprezinta fie diminuari ale unor elemente de activ, fie majorari ale unor elemente de pasiv, care generaza o diminuare a beneficiilor econimice.

Veniturile reprezinta fie o crestere a unor elemente de activ, fie o diminuare a unor elemente de pasiv, care genereaza o majorare de beneficii economice.

Principalele obiective ale organizarii contabilitatii cheiltuielilor si veniturilor 

sunt: - fundamenterea cheltuielilor si veniturilor in bugetul de venituri si cheltuieli pe baza informatiilor din exercitiul financiar precedent si a obiectivelor din perioada urmatoare;

- separarea cheiltuielilor si veniturilor din perioada curenta fata de cele aferenta perioadei viitoare;

- gruparea cheiltuielilor si veniturilor dupa natura lor economica in vederea stabilirii rezultatului din exploatare, financiar si extraordinar.

Contabilitatea sintetica a cheiltuielilor si veniturilor se realizeaza cu ajutorul clasei 6 "Conturi de cheltuieli", iar contabilitatea veniturilor, cu ajutorul clasei7 "Conturi de venituri". Conturile de cheltuieli si venituri se inchid la sfarsitul exercitiului prin transferarea acestora asupra rezultatului exercitiului. Astfel, veniturile se preiau in creditul contului 121 "Profit si pierdere", iar cheiltuielile, in debitul contului 121 "Profit si pierdere".

Intrucat conturile de cheltuileli si venituri se soldeaza la sfarsitul exercitiului, acestea nu apar in bilant, dar influenteaza indirect structura si marimea acestuia prin intermediul soldului contului 121 "Profit si pierdere". Astfel soldul creditor al contului 121 "Profit si pierdere" reprezinta profitul, iar soldul debitor, pierderea. In felul acesta, contul de rezultate 121 "Profit si pierdere" realizeaza legatura dintre conturile de venituri si cheltuieli pe de o parte si conturile bilantiere, pe de alta parte.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND ORGANIAZAREA CONTABILITATII GENERALE

Inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi se face dupa consemnarea prealabila a acestora in documente corespunzatoare operatiilor respective. Deoarece asemenea documente preced si fundamenteaza datele cuprinse in ele, acestea se mai numesc documente justificative.

Documentele justificative reprezinta unul din elementele componente ale metodei contabilitatii, fara ele contabilitatea neputand face dovada efectuarii operatiilor respective.

In afara functiei informationale a documentelor justificative ce consta in suportul material al inregistrarii operatiilor economice si financiare in contabilitate, documentele justificative indeplinesc si o functie gestionara. Ele fac dovada infaptuirii operatiilor si angajeaza raspunderi, drepturi si obligatii cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale.

Pentru inregistrarea in contabilitate, documentele justificative sunt supuse analizei contabile si contarii, adica inscrierii pe ele a conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare.

Contarea si inregistrarea in contabilitate se face document cu document sau dupa o prealabila centralizare a documentelor justificative ce se refera la operatii de aceeiasi natura si din aceeiasi perioada.

Sub aspect metodologic, inregistrarea in contabilitate a operatiilor economice si financiare se face cronologisc, prin respectarea succesiunii documentelor justificative individuale sau centralizatoare, in functie de data de intocmire sau intrare in unitate si sistematic in registrele deschise pe conturi sintetice si analitice.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND INVENTARIEREA

Contabilitatea trebuie sa ofere o imagine clara, fidela si completa a patrimoniului. Uneori, insa, pot aparea discrepante intre datele din contabilitate si din realitate, cauzate de anumite fenomene economice, naturale, neglijente, greseli etc. Concordanta dintre informatiile scriptice si cele reale se poate verifica cu ajutorul procedeului numit inventariere.

Etapele inventarieri

Pregatirea inventarierii consta in luarea unor masuri organizatorice:

determinarea obiectului inventarierii;

constituirea comisiei de inventariere;

sistarea operatiilor de intrare-iesire a bunurilor din gestiune;

sigilarea cailor de acces in gestiuni;

aranjarea separata a bunurilor degradate, demodate;

verificarea aparatelor de masura.

Inventarierea propriu-zisa

In aceasta etapa are loc constatarea faptica si descrierea elementelor patrimoniale care se inscriu in listele de inventariere.

Listele de inventariere se intocmesc pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de elemente patrimoniale. Listele de inventariere reprezinta documente justificatve pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri si valori, precum si pentru constatarea deprecierilor.

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin compararea cantitatilor si valorilor consemnate in listele de inventariere si in situatiile analitice cu valorile si cantitatile inregistrate in contabilitate, in vederea stabilirii diferentelor de inventariere.

Inregistrarea diferentelor de inventar

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului verbal de inventariere de cate administrator.

GESTIONAREA, EVIDENTA SI FOLOSIREA FORMULARELOR CU REGIM SPECIAL

1. Avizul de insotire a marfii se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor, lucrarilor si serviciilor, de catre compartimentul de desfacere, atunci cand din motive obiective, cu totul exceptionale, nu se poate intocmi factura, facandu-se mentiunea "Urmeaza factura". Serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, document care sta la baza intocmirii facturii, document de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, in cadrul aceleiasi unitati.

2. Factura si factura fiscala se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul , in trei exemplare, la livrarea produselor, lucrarilor si serviciilor, de catre compartimentul de desfacere, pe baza dispozitiei de livarare, a avizului de insotire a marfii, sau altor documente. Factura fiscala serveste ca document pe baza caruia se deconteaza produsele, lucararile si serviciile prestate, document de insotire a marfii in timpul transportului, document de incarcare in gestiunea patrimoniului, document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si cumparatorului.

3. Chitanta se intocmeste in 2 exempare de catre casier, care semneaza de primirea sumei. Serveste ca docment justificativ privind incasarea unei sume in numerar, de ctre casieria unitatii. Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si in contabilitate.

4. Bonul de comanda-chitanta (TVA) se intocmeste in 3 exemplare de catre unitatile care presteaza servicii clientilor. Bonul de comanda-chitanta se intocmeste de unitatile neplatitoare de TVA, iar Bonul de comanda-chitanta(TVA) se intocmeste de catre platitorii de TVA. Aceste documente servesc ca Document pentru confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, document justificativ privind incasarea sumei de la client, Document pentru determinarea volumului serviciilor prestate si a meterialelor consumate.

5. Fisa de magazie a formulalelor de regim special se utilizeaza pentru evidenta operativa a documentelor cu regim special. Se intocmeste de catre gestionar, intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special. Serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare cu regim special si ca document de evidenta a formularelor cu regim special anulate.

6. Situatia incasarii-achitarii facurilor se intocmeste lunar sau pe masura efectuarii operatiilor, in cadrulcompartimentului financiar-contabil, fie pentru toti clientii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienti sau de furnizori. Serveste ca jurnal auxiliar pentru tinerea contabilitatii analitice a clientilor sau furnizorilor la unitatile la care aplica forma de inregistrare "pe jurnale".

SITUATIILE FINANCIARE

Bilantul este documentul contabil de sinteza prin care se prezinta ansamblul elementelor de active si de pasiv ale intreprinderii la sfarsitul exercitiului, precum si in cazul fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii.

Contul de profit si pierdere prezinta modul de generare a rezultatului si ofera informatii suplimentare privind cauzele care au determinat o anumita performanta economica.

Situatia fluxurilor de trezorerie reflecta cresterea sau descresterea neta a mijloacelor banesti in cursul unui exercitiu financiar.

Notele explicative la situatiile financiare contin informatii suplimenatere, relevante pentru necesitatile utilizatirilor, privind elementele mai semnificative.

Raportul administartorilor contine informatii semnificative privitoare la activitatea intreprinderii, care nu au fost cuprinse in bilant si in contul de profit si pierdere.

Intocmirea situatiilor financiare anuale marcheaza etapa cu care se incheie lucrarile contabile dintr-un exercitiu financiar si reprezinte punctual de plecare al contabilitatii din exercitiul urmator.

In cadrul situatiilor financiare, prezentare a informatiilor privind exercitiul financiar curent se face comparative cu datele privind exercitiul precedent.

Pentru intocmirea situatiilor financiare se apeleaza la surse de date:

informatiile privind situatia patrimoniului la inceputul exercitiului se preiau din bilantul intocmit la sfarsitul exercitiului precedent;

informatiile privind veniturile, cheltuielile si rezultatele aferente exercitiului precedent se preiau din contul de profit si pierdere intocmit la sfarsitul exercitiului precedent;

datele referitoare la situatia patrimoniului, precum si cele privind veniturile, cheltuielile si rezultatele aferente exercitiului expirabil se transcriu din ultima balanta de verificare.

Situatiile financiare se intocmesc in 3 exemplare si se semneaza de catre persoana care le-a intocmit si de catre administratorul societatii.