Proiectarea Sistemului Informatic la S.C AVCORE S.R.L

Proiectarea Sistemului Informatic la S.C AVCORE S.R.L

FACULTATEA DE CONTABILITATE SI FINANTE

CUPRINS

CAP. I

Studiul si analiza sistemului existent

Prezentarea firmei (pe scurt)

Localizarea in sfera economica

Structura organizatorica

CAP. II

Necesitatea implementarii unei baze de date informatice ( pe scurt)

2.1. Elemente de contabilitate actuale

2.2. Posibile eroari sau elemente negative

CAP. III

Structura sistemului informational

3.1. Prezentarea activitatii economice

3.2. Fluxul produselor

3.3. Prezentarea produselor

3.4. Descrierea procedurilor

3.5. Analiza critica si directia spre perfectionare

CAP. IV

Definirea obiectivelor

4.1. Prezentarea ferestrelor si meniurilor de lucru

4.2. Proiectarea intrarilor si iesirilor

4.3. Estimarea necesarului de resurse ( ce se foloseste pt punerea in functiune a programului (soft/hard)

4.4. Relationari intre tabelele bazei de date

4.5. Punerea in functiune a aplicatiei

CAP. V

Concluzii si propuneri

Consideratii privind eficienta aplicatiei

Bibliografie

Anexe.

CAP. I

Studiul si analiza sistemului existent

Pe piata economica actuala se cunoaste o dezvoltare din ce in ce mai acerba in domeniul sistemelor informatice. Incepind cu anul 2007 Romania a trecut la o informatizare generalizata a principalelor institutii, motiv pentru care comerciantii sunt obligati sa tina pasul cu statul in care activeaza.

Sistemele informatice se aplica acum in toate domeniile incepand de la agricultura pana la gradinite si spitale.

Prezentarea firmei

Societatea AVCORE S.R.L. a fost infiintata in Februarie 2000 si face parte din grupul RONDO, care comercializeaza material de amenajari interioare, din care enumeram cateva: vopsele, instrumentar vopsitorie, adezivi, placi izolatoare.

Sediul social al companiei este in orasul Galati, jud. Galati, str.Aviatorilor nr.2a. Alegerea amplasamentului s-a facut dintre mai multe locatii, cea aleasa in final fiind cea care a intrunit cele mai multe apecieri pozitive la capitolele analizate: suprafata terenului disponibil, disponibilitatea vanzatorilor terenului pentru amplasament de a proceda la transferul de proprietate, apropierea de caile de transport rutiere si feroviare, posibilitatea de constructie a unei conexiuni de cale ferata proprie, calitatea si pretul fortei de munca, sprijin al autoritatiilor locale, etc.

Capitalul social la 31 decembrie 2001 a fost de 33.265.400 mii Lei, valoarea acestuia crescand in mai multe etape si ajungand la 31.12.2002 la valoarea de 128.791.800 mii Lei (respectiv peste 8,5 mil USD).

Magazinul societatii AVCORE S.R.L din Galati este situate in str. Ovidiu nr. 5, si este situat la parterul blocului A2.Magazinul are su 313d34d prafata de 120 metrii patrati, este conectat la toate facilitatiile zonale plus internet si cablu tv.Societatea mai detine doua magazine unul in Iasi si unul in Bucuresti.

Localizarea in sfera economica

Piata materialelor de constructii este un domeniu dinamic, concurential, aflat intr-o permanenta crestere si dezvoltare, un domeniu care valoreaza 140 de milioane de euro. Patru mari comercianti domina segmentul vopselelor - Dedeman, Fabryo, Köber si Policolor, ei ocupand mai mult de 75% din piata.

Productia totala a vopselelor decorative, a adezivilor, materialelor izolante si a lacurilor se ridica in Romania la o cifra estimata la 90 de milioane de euro. Oferta produselor este variata, incluzand vopselele decorative, de protectie, auto, industriale sau materii prime. Cele mai importante segmente ale pietei de acoperiri decorative sunt vopselele lavabile, care detin peste 55% din piata, fiind urmate de vopselele pentru lemn si metal, cu peste 35% din piata si restul de 20% de lacuri. Acest fenomen se explica prin dinamica pietei constructiilor.

Cel mai bine vandut produs ramane vopseaua lavabila. Aceasta vine pe fondul necesitatii acute de renovare a vechilor apartamente, care se modernizeaza si se schimba tot mai mult pe interior de la o zi la alta. Astfel, majoritatea vanzarilor merg catre consumatorii casnici, dar si ca segmentul consumatorilor industriali este in crestere. Furnizorii societatii sunt de obicei principalii producatori de materiale de constructii din tara dar si din import.

Cea mai mare parte a portofoliului de produse existente in magazinul AVCORE se adreseaza consumatorilor casnici, segmentul numit „do it yourself“, unde se incadreaza atat vopselele lavabile, acrilice si alchidice, cat si lacurile. Din estimarile Fabryo, “in jur de 60% din totalul vanzarilor reprezinta produsele pentru consumatorii casnici, restul de 40% fiind generat de consumatorii industriali“.

Societatea AVCORE se concentreaza si ea pe comercializarea de acoperiri decorative, acestea avand doua canale de distributie: reteaua magazinelor de materiale de constructii din care se aprovizioneaza consumatorii casnici si micii meseriasi si vanzarea catre profesionistii in constructii (firme de constructii, firme de amenajari interioare, echipe de zugravi).

Structura organizatorica

Organizarea si functionarea intreprinderii sunt orientate spre realizarea obiectivelor sale in sensul ca fiecare componenta organizatorica sau actiune trebuie sa corespunda unor cerinte clar definite reiesite din obiectivele acesteia.
Sistemele de conducere a unei intreprinderi reprezinta totalitatea elementelor componente si a relatiilor dintre acestea structurate intr-un anumit cadru organizatoric in care se desfasoara procesele de conducere ale activitatii in ansamblul sau.

Sistemul de conducere al unei societati si componentele sale se prezinta astfel:

1. structura de conducere
2. procesul de conducere.

La randul sau, structura de conducere cuprinde structura organizatorica si sistemul informational. Procesul de conducere este structurat in 4 componente si anume: - structura informala, metodele si tehnicile de conducere utilizate, stilurile de conducere precum si metodele de fundamentare si transmitere a deciziilor.
Se mai poate spune ca sistemul de conducere a unei intreprinderi este definit de urmatoarele componente si anume: subsistemul decizional sau conducator; subsistemul operational sau condus; subsistemul informational sau de legatura.

Organigrama simplificata S.C AVCORE S.R.L :

CAP. II

Necesitatea implementarii unei baze de date informatice.

Magazinul societatii are pe stocuri peste 5000 de produse in total si aproximativ 41250 de produse diferite ca producator.Toate aceste produse trebuiesc contabilizate, ceea ce necesita o cantitate impresionanta de munca si un personal mult mai mare.In aceste conditii apare factorul birocratiei care ingreuneaza comunicarea dintre vanzator si client dar si dintre comerciant si furnizor.

Sistemul informatic poate gestiona toate aceste intrari si furniza datele de iesire pe baza criteriilor de filtrare ultrarapide.

2.1. Elelmente de contabilitate actuale

In momentul actual in cadrul departamentului finante-contabilitate din cadrul AVCORE S.R.L contabilitatea este tinuta sub forma registrelor jurnal.

Caracteristica esentiala a formei de contabilitate “pe jurnale” este in­re­gistrarea succesiva a informatiilor financiar-contabile, mai intai cro­no­logic in Registrul-jurnal (cod 14-1-1 sau 14-1-1/b) si apoi sistematic in Registrul car­tea-mare (cod 14-1-3).

Aici intervenim noi si inlocuim intrariile de cod cu o numerotatie unica in baza noastra de date, sub indicativul primar ID_Produs.

O alta caracteristica principala a formei de contabilitate “pe jurnale” consta in sistematizarea intermediara a informatiilor contabile inregistrate in Registrul-Jurnal in “Jurnale-situatii privind operatiile contabile” adaptate continutului si specificului principalelor ca­tegorii de operatii economico-financiare, cum ar fi:

a)      Jurnal-situatie privind operatiiunile

b)      Jurnal privind relatiile cu furnizorii

c)      Situatia incasarii-achitarii facturilor

d)      Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri

e)      Situatie privind miscarea stocurilor

f)       Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale

g)      Jurnal privind vanzarea produselor si alte iesiri

h)      Jurnal privind vanzarea marfurilor si alte iesiri

Toate acesteoperatiuni pe baza de inscriere in paginile jurnalurilor le vom automatiza si le vom transforma in rapoarte.Rapoartele vor fi simple sau filtrate.

Astfel vom inlocui jurnalul cu un raport informatizat ca in figura de mai jos:

Astfel automatizarea ne va oferi urmaatoarele posibilitatiS

Registrul de intrari/iesiri: evidenta electronica a tuturor intrarilor si iesirilor, fie ca este vorba de comunicarea cu parteneri externi ai organizatiei sau comunicarea din interiorul organizatiei;

Stocare documente: posibilitatea stocarii centralizate a documentelor electronice sau nu prin catalogarea lor, versionarea automata a documentelor

Circuitul documentelor in cadrul organizatiei: posibilitatea crearii circuitelor pe care documentele trebuie sau le pot urma si punerea la dispozitie a unei interfete prietenoase pentru manipularea rapida si sigura a documentelor pe parcursul lor in cadrul circuitelor urmate.

Managementul usor al departamentelor, utilizatorilor, drepturilor de acces, tipurilor de documente si circuitul documentelor, datorita unui motor flexibil de administrare integrat in Sistemul Informatic AVCORE.

Schema grafica automatizari aduse proceselor contabilitatii.

2.3. Posibile eroari sau elemente negative

Indexarea elementelor introduse in baza de date sunt foarte putine, mai ales daca utilizam chei primare.:

Puterea sistemelor care gestioneaza baze de date relationale consta in faptul ca, in astfel de sisteme, este posibila cautarea si prelucrarea simultana a informatiilor care sunt memorate in mai multe tabele distincte, prin intermediul diferitelor interogari, formulare si rapoarte.

Pentru realizarea tratarii simultane a informatiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie sa aiba cel putin un camp (sau un numar de campuri) care sa contina o valoare unica pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin continutul acestui camp fiecare articol memorat in tabel poate fi identificat in mod unic. Informatia memorata in campul respectiv este denumita valoarea cheii primare (sau valoarea cheii principale), iar despre camp se spune ca are atributul decheie primara a tabelului.

Dupa ce utilizatorul desemneaza campul care va aveaatributul de cheie primara a tabelului, programul Access va supraveghea permanent informatia care se introduce in campul respectiv. Astfel, in cazul in care utilizatorul introduce intr-un camp care are atributul de cheie primara o valoare care deja a fost utilizata sau nu introduce nici o informatie intr-un astfel de camp, programul Access sesizeaza imediat aceasta greseala si emite un mesaj de eroare, cerand remedierea erorii.

Aspecte negative ale utilizarii sistemului informatic AVCORE

In actualul stadiu de realizare a sistemului, acesta nu ne permite, utilizarea lui prin intermediul internetului sau la distanta, el putind fi accesat doar din reteaua locala a magazinelor AVCORE S.R.L.

Un alt aspect negativ este pentru moment neintroducerea unui sistem de back-up a datelor sau de conversie a bazei de date pentru mzsql sau postgres.Aceste aspecte urmind a fi solutionate pe viitor

CAP. III

Structura sistemului informational

Sistemul informatic are menirea de a acoperi toate problemele agentului economic, de a crea interdependente intre componente, astfel incat structurii fizice din sistemul atasat agentului economic i se suprapune o structura in plan informational. Fluxurilor de productie le corespund fluxuri informatice. Actorilor implicati in procese li se asociaza emitatori si receptori de informatii cu niveluri diferite de prelucrare.

Dezvoltarea directa de sisteme informatice se dovedeste o intreprindere riscanta daca nu este precedata de activitati care au menirea de a impune o echipa, o tehnologie unitara de analiza, design, dezvoltare, implementare, exploatare si mentenanta, aspecte care trebuie luate in considerare la efectuarea unui audit de sistem informatic.

Sistemele informatice sunt constructii complexe, realizate pe

parcursul mai multor ani, necesitand:

fonduri foarte mari, uriase in anumite cazuri;

echipe complexe si stabile de analisti, designeri, programatori si

personal care se ocupa de testare, implementare si mentenanta;

stabilirea obiectivelor;

definirea unei strategii de dezvoltare, exploatare si mentenanta;

achizitionarea de echipamente, instrumente necesare realizarii de

prelucrari, de conexiuni si dezvoltarii fluxurilor cu exteriorul;

calificarea personalului pentru utilizarea corecta si eficienta a

sistemului.

Complexitatea sistemelor informatice si durata, relativ mare, de realizare a acestora genereaza o serie de probleme care trebuie luate in considerare si solutionate astfel incat, in final, sa se obtina rezultatele scontate.

SCHEMA SISTEMULUI INFORMATIC

Pe baza acestei structuri se executa macheta de introducere a datelor primare, apoi se proiecteaza blocul de vizualizare/modificare a datelor si in final, procedura de listare.

Odata terminate si testate blocurile ce urmeaza a fi implementate pe statiile de lucru, se trece la proiectarea aplicatiilor de pe server si anume la blocul de centralizare a datelor si la modulul de liste centralizate.

Centralizarea datelor se face pe o structura de baza de date asemanatoare cu cea in care s-au facut actualizari pe statiile de lucru, avand aceleasi campuri ca acestea si an plus altele necesare calcularii salariilor, etc. Acest subprogram adauga deci la baza de date de pe server bazele de date de pe statiile de lucru, le sorteaza dupa tipul angajatului (operator sau muncitor), dupa locul de munca, etc, pregatind astfel baza de date pentru listele centralizate – obiectivul final al aplicatiei.

Dupa terminarea si testarea aplicatiei, urmeaza instructajul beneficiarului si in final darea in folosinta cu asigurarea intretinerii aplicatiei.

Se stabileste deci ca aplicatia va avea urmatoarele module:

Introducere date – cu ajutorul acestui modul se vor introduce datele referitoare la personal in sistem. Acest modul va fi instalat la randul sau pe toate cele trei statii de lucru.

Vizualizare/modificare date – permite vizualizarea si/sau modificarea/corectia anumitor date introduse.

Rapoarte – cu acest modul se vor lista la imprimanta diferite liste cu pontaje, liste de personal, etc

Prelucrare date – daca celelalte trei module vor fi instalate pe fiecare din cele 3 statii de lucru, acesta va fi instalat doar pe server, aici centralizandu-se datele.

Liste centralizate – se vor scoate listele finale, obtinute dupa centralizarea si prelucrarea datelor.

Prezentarea activiitatiilor economice

Activitatea de gestiune constituie una din activitatile de baza a oricarei societati ,de a carei mod de organizare si desfasurare depinde in mare masura realizarea ritmica a planului de productie.

Descriere

Clientul emite o comanda de produse finite, transmisa prin fax sau e-mail,se primeste comanda ,si se da catre departamentul de aprovizionare.
Personalul de gestiune intocmeste bonuri de consum,bonuri care sunt avizate de serviciul de aprovizionare.Pe baza acestor bonuri serviciul de aprovizionare comada tipul de materie prima necesara de la furnizori .Furnizori livreaza marfa ,receptia si inregistararea marfii se realizeaza la depozit,inregistrarea marfii la departamentul contabilitate prin nota de receptie.

Un rol important il are activitatea de aprovizionare, care asigura resursele materiale necesare (respectiv materii prime, materiale, combustibili, energie, utilaje) desfasurarii activitatii.
Obiectivul activitatii de aprovizionare il reprezinta asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu materiile prime si materialele necesare, la termenele solicitate si cu costuri cat mai mici.

In vederea realizarii acestui obiectiv se realizeaza o serie de activitati specifice, cum ar fi:

• determinarea volumului de materii prime si materiale necesare desfasurarii activitatii societatii;

• prospectarea pietei interne si externe in vederea selectarii furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;

Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare productiei, in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si ale unui profit cat mai mare. In acelasi cadru se include si activitatea de cooperare dintre intreprinderi pentru realizarea unor produse, ca o consecinta directa a gradului de dezvoltare si specializare in productie, de diversificare a relatiilor economice dintre acestea.Managementul desfacerii produselor reprezinta activitatea prin care se asigura vanzarea rezultatelor productiei.

Aceasta impica stabilirea cailor, formelor si modalitatilor prin care urmeaza a fi vandute produsele, si a pietelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor se incheie practic circuitul economic al intreprinderii.

Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe, carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-coordonare, de organizare, antrenare, de urmarire-control, analiza si evaluare.
Aprovizionarea materiala se integreaza in activitatea de ansamblu a unitatii economice asa cum se observa si din figura de mai jos.

Schema aprovizionarii materiale

Fluxul produselor

Dezvoltarea rapida a distributiei se datoreaza rolului pe care aceasta il are in procesul reproductiei, proces ce asigura evolutia societatii umane.

Astfel, fluxul produselor, care include totalitatea activitatilor ce au loc in timp si spatiu, de la terminarea produsului pana la intrarea lui in consumul final, detine rolul de intermediar intre productie si consum, asigurand finalizarea activitatii oricarui producator si obtinerea de catre consumator a bunului care-i satisface necesitatea.Prin vanzarea produsului, se recupereaza cheltuielile efectuate de producator si distribuitori si se obtine profitul – scopul final al activitatii oricarui intreprinzator – care trebuie sa le asigure o eficienta economica acceptabila, motivatoare, pentru reluarea activitatii pe o scara mai mare.

Astfel, distributiei ii revine rolul hotarator in asigurarea cursivitatii proceselor economice, intrucat ea finalizeaza activitatea unui producator, incheind ciclul de productie si asigurand resursele banesti pentru reluarea activitatii economice.

Rolul distributiei de asigurare neintrerupta a fluxului de produse catre consumator, consta in :

-         realizarea unei corelatii optime intre cerere si oferta, exercitand o influenta activa asupra productiei pe baza cunoasterii cererii consumatorilor (a celei in prealabil formulate, de pilda prin comenzi);

-         deplasarea produsului la locul cererii prin organizarea rationala a fluxului fizic al marfurilor;

-         asigurarea momentului optim al livrarii in raport cu cererea, ceea ce conduce la regularizarea miscarii marfurilor si atenuarea oscilatiilor sezoniere;

-         realizarea minimului rational de cheltuieli pentru punerea la dispozitia consumatorului a produsului dorit, cheltuieli pe care acesta le suporta.

Fluxul de produse in cadrul AVCORE S.R.L indeplineste rolul de ajustare dintre cerere si oferta si este creatoare de servicii, adaugand astfel valoare produsului respectiv. Aceasta inseamna, ca produsul livrat de producator sufera o serie de transformari, pana sa ajunga in posesia consumatorului final, transformari care dau produsului valoare adaugata.P. Avril, grupeaza aceste transformari in trei categorii:

– transformari materiale si fizice: operatii ce privesc impartirea produselor in cantitati mai mici, transportul si stocarea lor. Ele sunt de natura industriala, deci functii industriale;

2.      – transformari spatiale si temporale – considerate ca functii distributive propriu-zise, ce constau in aducerea unui produs in starea sa de:

-         loc – unde se gaseste produsul;

-         lot – cantitatea omogena a produsului;

-         sortiment – lista produselor propuse in acelasi loc si acelasi timp;

-         data – la care va fi observat produsul.

3.      – transformarile psihologice si comerciale – completeaza functiile industriale si distributive, permitand adecvarea dintre :starea cererii din amonte” si “starea cererii din aval”.

Trebuie precizat ca atat la nivelul producatorului individual, cat si la nivelul societatii, distributia ca sector de activitate specializat, aduce mai multe avantaje. Astfel, ea permite reducerea numarului de tranzactii si a cheltuielilor, deoarece serviciile distribuitorului se bazeaza pe cantitatea oferita de mai multi producatori, daca producatorul si-ar asigura singur distributia cheltuielile ar fi mult mai mari.

De asemenea, un flux de produse constant permite imbunatatirea sortimentului oferit consumatorului, deoarece distribuitorul ofera produsele mai multor producatori.

Departamentul de vanzari are in vedere plasarea si inregistrarea produselor in functie de urmatoarea schema:

Prezentarea produselor

In reteaua de magazine AVCORE, clientii nostri pot alege articole destinate instalatiilor termice, sanitare, electrice, de canalizare si gaz, materiale de baza in constructii, materiale pentru amenajari interioare, scule si accesorii, unelte si utilaje, echipamente de protectie, articole pentru gradina, mobilier, electronice si electrocasnice.

Gama produselor comercializate este extrem de generoasa depasind 45.000 de repere, acestea provenind de la producatori nationali sau din importuri - Franta, Italia, Spania, Polonia, Slovacia, Germania si China.

3.4. Descrierea procedurilor

Vom aborda mai jos o descriere asupra datelor de intrare si anume filtrarile ce au loc la introducerea datelor.

Filtrarea dupa categorie, aceasta filtrare ofera utilizatorului posibilitatea de a introduce produsul intr-o anumita categorie si furnizor sau nume si pret, cu ajutorul butonului grafic Produse pe care il selectam:

Dupa care accesam fereastra Informatii Produs:

Observam ca aici avem campurile de filtrare unde putem introduce datele :

ID Produs

Nume Produs

Furnizor

Categorie

Pretu Unitar

Bucati in Stoc

O cautare ulterioara sau un raport va putea fi executat in functie de elementele de filtrare prezentate mai sus.

Toate datele preliminare inainte de introducerea lor in system trebuie sa contina aceste campuri preyentate mai sus. Daca aceste date nu au aceste infoirmatii rapoartele finale care vor fi generate vor fi incomplete.Tot in acelasi timp trebuie sa detinem informatii despre furniyori cum ar fi:

Nume furnizor

Adresa furnizor

Contact furnizor

Categoriile sunt alt segment ce trebuie gandit inainte de a introduce datele, astfel ca produslele vor fi sortate conform unor category specific ca domeniu de utilizare.

Numele produselor trebuie sa contina doar elemente ce apartin alfabetului Romanesc, alte caractere ne putand fi acceptate de catre interfata program realiyata in Visual Basic.

CAP. IV

Definirea obiectivelor

Microsoft Access 2003 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocam si sa administram volume mari de date, organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte:

• Tabele – contin toate inregistrarile
• Interogari – localizeaza inregistrari specifice
• Formulare – afiseaza inregistrarile din tabele, una cite una
• Rapoarte – tiparesc loturi de inregistrari
• Pagini de acces la date – pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web
• Macrocomenzi – actiuni automate uzuale
• Module – stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care ne permit sa scriem programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software.

Utilitarele de asistenta din aplicatia Access asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.

Visual Basic face parte din pachetul Visual Studio al companiei Microsoft si, ca de altfel si celelalte limbaje 'vizuale' ale Microsoft este axat pe componenta de interfata a programului, programatorul putand realiza cu usurinta interfete standardizate de tip Windows fara a fi nevoie de scrierea de cod pentru acest lucru. Visual Basic detine o biblioteca de componente vizuale (liste, calendare, meniuri etc.) a caror componente (grafica si functionala) sunt deja implementate, avand posibilitatea ca programatorul sa introduca si sa foloseasca componente proprii sau realizate de alti programatori.

Visual Basic este un limbaj pur orientat pe obiecte , avand deja implementata o lista de clase cu utilizare generala. Pana la versiunea 6, VB putea utilizare si dezvolta componente COM/COM+ si ActivX dar si librarii clasice de functii tip DLL. Odata cu aparitia versiunii 7, adica odata cu aparitia tehnologiei .NET, VB poate utiliza si crea si componente .NET cu toate avantajele pe care acestea le aduc. VB este un limbaj de nivel inalt avand implementate mai multe nivelui de abstractizare a dezvoltarii unei aplicatii dar si posibilitatea de compilare in formatul Windows EXE sau DLL de 16 si 32 biti.

Programul Visual Basic 6.0

Realizarea interfetei de interogare a bazei de date pe care am realizat-o pentru societatea AVCORE a fost realizata cu Visual Basic versiunea 6.0, prezentata in imaginea de mai sus.

Functiile bazei de date trebuie sa fie cat mai complexe dar in acelasi timp, si foarte usor de utilizat.Astfel am ales interogarea cu ajutorul unei interfete realizate in Visual Basic, care preia aceste functii pe care le vom prezenta mai jos.

Functia de intrare, permite introducerea si stocarea datelor in baza de date access.

Functia de filtrare, ce atribuie datelor de intrare cat si de iesire anumite criteria selectate in proiectare.

Functia de utilizare confidentiala, in functie de statutul utilizatorului in firma, multiuser, multitask.

Functia de stocare a documentelor contabile: stocuri, vanzari, comenzi

Functia de afisare a anumitor rapoarte.

Functia de a stoca date despre furnizori

Functia de afisare grafica.

Alte functii secundare: calculator, notepad, ceas.

Procedee folosite pentru interogare in sistemul informatic

OLEDB (Object Linking and Embedding, Database) este un set de interfete proiectat de Microsoft pentru accesarea a diferite tipuri de date stocate intr-o maniera uniforma. A fost proiectata ca un inlocuitor de un nivel mai inalt, fiind de fapt succesorul lui ODBC, extinzandu-i caracteristicile. OLEDB separa printr-un set de abstractizari datele de aplicatia care are nevoie sa le acceseze. OLEDB este divizata la nivel conceptual intre consumatori si furnizori.

Consumatorii sunt aplicatiile care au nevoie sa acceseze datele iar furnizorul este componenta software care implementeaza interfata si drept urmare care reda datele consumatorului.  

ADO (ActiveX Data Objects) reprezinta un set de obiecte utilizate pentru accesarea surselor de date. ADO furnizeaza un nivel de abstractizare intre client si interfetele OLEDB. ADO permite dezvoltatorului sa scrie programe care acceseaza datele fara sa stie cum este implementata baza de date. Sunt necesare cunostinte privind baza de date doar pentru conectare. Nu sunt necesare cunostinte de SQL pentru a accesa baza de date, desi se poate folosi ADO pentru a executa comenzi SQL.

ADO este bazat pe OLEDB, cele doua nu sunt separate, nu sunt tehnologii distincte. OLEDB, fiind la un nivel mai jos decat ADO, este mai rapid. ADO prezinta un subset din capabilitatile OLEDB si abstractizeaza mult din functionarea OLEDB.

Prezentarea ferestrelor si meniurilor de lucru

Fereastra principala, realizata cu ajutorul interfetei grafice de constructive Visual Basic, a fost realizata cu ajutorul comenzii “Add new form”, dupa care a fost denumita “Form1.frm”, .frm fiind extensia ferestrelor de lucru in VB6.Titlul ferestrei a fost setat in campul “Caption”.

Fereastra de lucru principal are un meniu de navigare ce contine mai multe butoane:

Tranzactii: intrari-iesiri stoc, comenzi;

Produse;

Furnizori:

Utilizatori;

Rapoarte;

Unelte: calculator, ceas, notepad;

Inchidere sesiune: delogare;

Iesire: inchiderea sistemului.

Aceste butoane, “link-uri” spre functiile de baza lae sistemului sunt realizate grafic 3D, cu ajutorul imaginilor.

Fereastra principala de lucru

   Meniurile de context sun scurtaturi ale celor mai frecvente actiuni. Pentru a deschide un meniu de context executati click cu butonul dreapta la mouse-ului pe obiectul pe care il folositi. Meniurile de context sunt in functie de zona din IDE pe care executati click.

Fiecare forma rezida intr-o fereastra de proiectare a formei. Folosim fereastra de proiectare a formei pentru a adauga controale formei. Pentru fiecare forma se poate deschide o fereastra de cod (Code window). Aici vom scrie codul aferent formei respective. Putem deschide fereastra de cod efectuand dublu-click pe forma sau alegand comanda Code din meniul View.

Fereastra va pune la dispozitie un procesor de texte foarte specializat, cu numeroase facilitati ce ne vor ajuta sa scrieti cod intr-un mod cat mai usor.

Din fereastra principala dam click pe butonul grafic “Produse” pentru a accesa fereastra ce ne va afisa produsele :

Dupa cum observam si din imaginea de mai sus interfata grafica ne ofera urmatoarele optiuni pentru modificarea datelor din baza de date:

Butonul “Nou” ne permite introducerea unui nou produs

Butonul “Salvez” va salva noul produs introdus

Butonul “Update” va modifica un produs déjà existent

Butonul “Sterge” va elimina un produs din baza de date

Butonul “Cauta” va cauta un anumit produs dupa codul acestuia

Butonul “Anulare” va anula comanda precedent

Butonul “Iesire” ne va intoarce la fereastra principala

Fereastra “Profil Furnizor” accesata din fereastra principal cu ajutorul butonului grafic “Furnizori”

Afiseaza lista cu furnizorii introdusi in baza de date , si in acelasi timp ne permite sa executam functii asupra bazei de date, si anume introducere date noi, modificare, cautare.

Butonul afiseaza lista cu utilizatorii introdusi in baza de date , si in acelasi timp ne permite sa executam functii asupra bazei de date, si anume introducere date noi, modificare, cautare. Poate fi accesat doar de catre administratorul sistemului, pe baza de nume utilizator si parola.

Butoanele: “Rapoarte” “Ceas” “Inchidere” si “Iesire”

Permit generarea unor posibile rapoarte, vizualizarea datei si orei exacte, inchidere sesiune utilizator, si iesirea din system – inchiderea aplicatiei program.

Proiectarea intrarilor si iesirilor

In sistemul informatics proiectat avem urmatoarele date de intrare:

cu submeniurile :

Intrari stoc

Iesiri stoc

Comenzi

Toate aceste submeniuri au in fereastra lor de lucru optiune pentru introducerea unor date de intrare noi in baza de date cu ajutorul butonului “Nou”

Campurile pentru datele de intrare sunt:

Numar stocare, Numar produs, Cod furnizor, data comanda, data primire.

ID Produs, Nume, Furnizor, Categorie, Pret, Stoc, Iesire Stoc Nr., Cantitatea, Data.

ID Produs, Nume Produs, Furnizor, Categorie, Pret Unitar, Bucati.

ID Furnizor, Nume, Adresa, Telefon.

ID Utilizator, Nume Complet, Atribuire(functie), Departament, parola .

Datele de iesire sunt prezente in fiecare fereastra si afiseaza fiecare element ce se regaseste déjà introdus in baza de date, sau prezentate sub forma de rapoarte:

Estimarea necesarului de resurse

Societatea AVCORE S.R.L are déjà anumite resurse pentru acest proiect, si anume dispune déjà de 3 statii de lucru respective trei calculatoare personale de tip Intel Pentium IV.

Sistemul informatics proiectat este realizat in asa fel in cat sa ruleze sip e un system Intel Pentium III cu processor incepand de la frecventa de 500 Mhz si o memorie ram minim de 128 Mb

Pentru rapoarte calculatorul trebuie sa aiba o imprimanta conectata.

Programul informatics foloseste pentru generarea rapoartelor “Crystal Reports”, care trebuie instalat in prealabil pe statia de lucru, si de asemenea nu am inclus in distributie NET Framework, care este de asemenea necesar pe calculatoarele ce au sisteme de operare mai vechi.

Tinand cont de faptul ca resursele si instrumentarul este déjà present in unitate, singurele resurse ce trebuie allocate sunt o usoara instruire in functiile programului.

4.4. Relationari intre tabelele bazei de date

Pentru a stoca datele, ne-am creat un tabel pentru fiecare tip de informatie. Pentru a aduce datele impreuna din mai multe tabele intr-un query, intr-o anumita forma sau sub un anumit raport, am definit relationari intre tabele.

Pentru a gasi si scoate doar datele care intrunesc conditiile specificate, inclusiv date din tabele multiple, cream un query. Un query mai poate updata sau sterge inregistrari multiple in acelasi timp sau poate face diferita calcule in datele noastre

Avem doua tabele COMENZI si PRODUSE, asa cum in viata reala unei comenzi ii poate corespunde unul sau mai multe produse, trebuie sa stabilim si noi o relatie in interiorul bazei de date.

Observam ca deocamdata cele doua tabele sunt complet independente si nu exista nimic comun acestora.

In cazul nostru avem de-a face cu o relatie clasica, ce se numeste ‘1 la n’, sau ‘one to many’. Trebuie sa avem doua tabele,unul de tip parent (COMENZI) si unul de tip Child (PRODUSE). Intr-o relatie ‘1 la n’, unei linii din tabela Parent ii pot corespundemai multe linii din tabela Child. Pentru a rezolva aceasta relatie, in tabela Child trebuie sa introducem o noua coloana care sa stocheze ID-ul corespunzator parintelui.

In tabela PROUSE mergeti in modul Design View.

Adaugam o noua coloana imediat dupa coloana ID _PRODUS: facem click dreapta pe linia NUME si alegem Insert rows

Pentru a stabili exact relatia, adica pentru a specifica factul ca datele din clooana ID_ PRODUS din COMENZI este replicata in ID_PRODUS din PRODUSE, mergem in Database Tools >Relationships.

Selectam ambele tabele si apasam Add, apoi Close.

Cele doua tabele nu sunt inca relationate. Tragem (Drag&Drop) coloana ID _ COMANDA din COMENZI peste coloana ID_PRODUS din PRODUSE. In fereastra deschisa bifam checkbox-ul Enforce Referential Integrity. Apasam Create.

Punerea in functiune a aplicatiei

Momentul punerii in functiune a aplicatiei este acela dupace s-au realizat urmatoarele etape:

Pregatirea datelor de intrare, trecerea din registrele contabile a tuturor variabilelor si constantelor;

Pregatirea personalui pentru lucrul cu interfata grafica, si pentru intampinarea anumitor situatii;

Verificarea echipamentelor electronice;

Verificarea sistemelor de operare;

Asigurarea protectiei contra virusilor informatici;

Instalarea unui program de back-up pentru baza de date.

Crearea utilizatorilor de catre administratorul societatii

Dupa ce am realizat pasii de mai sus vom copia programul informational de pe cd sau usb stick pe unitatile de lucru.Daca folosim o singura statie de lucru doar pentru usurarea muncii in contabilitate baza de date va fi prezenta doar pe aceea statie, daca nu ea va fi instalata pe unul din calculatoarele din retea, iar celelalte statii se vor conecta “remote” calculatorul cu baza de date, care va rula un server Microsoft.

CAP V.

Concluzii si propuneri

Noile tehnologii digitale fac ca accesul, stocarea si transmiterea informatiei sa fie din ce in ce mai facile si mai accesibile ca tarife. Dispunand de informatia digitala, aceasta poate fi transformata in noi valori economice si sociale, creand imense oportunitati pentru dezvoltarea de noi produse si servicii. Informatia devine resursa-cheie si factor de productie pentru economia digitala.

Pentru viitor propunem realizarea unui system mai complex ce va utilize o baza de date SQL, portata din MS Access, si implementarea acesteia pe un server MySql sau Postgres, o securizare pe 128 de biti a informatiilor prezente in system, posibilitatea interactiuni directe cu clientul pe platform sistemului ce urmeaza s ail proiectez.

Inlocuirea interfetei grafice realizata in Visual Basic cu Interfete grafice PHP.

Consideratii privind eficienta aplicatiei

Dupa implementarea aplicatiei, numarul de ore dedicate departamentului financiar s-a redus cu 15 procente, timpul de asteptare la casele de marcat s-a redus cu aproximativ 10 procente, ceea ce a generat procesarea unui numar mai mare de client si cresterea multumirii acestora fata de serviciile firmei.

Reducerea numarului de ore si marirea numarului de client sar si de produse pe comanda se observa in graficile de mai jos efectuate comparative pe o perioada de trei luni in cursul anului 2010 in cadrul societatii S.C AVCORE S.R.L

Grafic comparativ dupa implementarea sistemului in septembrie 2010

BIBLIOGRAFIE

Cristian Georgescu, “Analiza si proiectarea sistemelor informatice“, Editura Radial, 1999 17799qmq81kpg8b

Georgescu C.,Georgescu M., Negoescu Ghe., “Reteaua Internet“, Editura Algorithm+, Galati, 2008

Mihaela Georgescu, “Structuri de date si baze de date“, Editura Pax Aura Mundi, Galati, 2002

Cristian Georgescu, Mihaela Georgescu, “Retele de calculatoare si Internet“, Editura Didactica si Petagogica, Bucuresti 2003

Norton P., “Secrete PC“, Editura Teora, Bucuresti, 1996 mp799q7181kppg

Popescu T.& colectiv, “Dictionar de informatica“, Editura stiintifica si enciclopedica, Bucuresti, 1999

Andone I., Tugui A, “Baze de date inteligente in managementul frmelor“, Editura Dosoftei, Iasi, 1997

Fotache M., “Baze de date relationale“, Editura Junimea, Iasi 1997

Roger Jennings, “Totul despre Microsoft Access 2000“, Editura Teora, Bucuresti, 2006

Pascu C., Pascu A., “Totul despre…SQL“, Editura Tehnica, Bucuresti 1994

Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ionita C., Badescu G., “Sisteme de gestiune a bazelor de date“, Editura Peritron, Bucuresti, 2000

***, Microsoft Press, Microsoft Visual Foxpro 6.0, “Ghidul programatorului“, Editura Teora, Bucuresti, 2000

***, “Next generatione-commerce“, Escalate Inc. While paper, 2000

***, “Meet the profit imperative“,Escalate Inc. While paper, 2001

***, Microsoft Corp., Windows 2000 Server, Resource Kit

pentru codul sursa si program

[email protected]