REGISTRELE DE CONTABILITATE sI FORMELE DE ÎNREGISTRARE CONTABILĂ

7.1. Registrele de contabilitate

7.2. Formele de înregistrare contabila

Registrele de contabilitate si formele de Înregistrare contabila

7.1. Registrele de contabilitate

Datele privind operatiile care se produc în activitatea unei unitati, consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine cronologica, grupate si sistematizate în cadrul unor formulare denumite generic registre.

a - Notiunea si clasificarea registrelor

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul carora se realizeaza înregistrarea operatiilor economice si financiare în conturi si furnizarea, pe aceasta baza, de informatii privind situatia si miscarea patrimoniului. Ele se prezinta sub forma unor caiete, foi volante, fise sau documente informatice cu continutul si structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.

Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind continutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a operatiilor economice si financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:

- evidenta cronologica;

- evidenta sistematica;

- realizarea combinata a celor doua feluri de evidente.

Evidenta cronologica, organizata cu ajutorul registrelor, se realizeaza prin intermediul unui jurnal, ce serveste la înregistrarea operatiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practica, în acest scop se utilizeaza documentul numit "Registrul jurnal", precum si "Nota de contabilitate". 

Evidenta sistematica, prin intermediul registrelor, înseamna înregistrarea operatiilor economico-financiare în functie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub forma de cheltuieli si venituri. În asemenea registre se înscriu operatiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.

În categoria acestor registre sunt incluse:

- fisele de conturi fara dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare si, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. În activitatea practica sunt denumite "fise de cont pentru operatii diverse" (care sunt numai fise valorice, pentru debit, credit, sold). În cazul evidentei bunurilor de natura stocurilor, aceste fise contin în plus, pe lânga coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrata, iesita, stoc) si sunt denumite "fise de cont pentru valori materiale".

- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificative, în care sunt consemnate operatiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologica.

Registrele pentru evidenta combinata se utilizeaza la unitatile mici, care nu folosesc multe conturi si în care se efectueaza înregistrarile, atât în ordine cronologica, cât si în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).

Dupa sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenta contabila se împart în:

- registre pentru evidenta sintetica, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-sah, în functie de forma de înregistrare contabila folosita de unitate;

- registre pentru evidenta analitica ce se pot concretiza sub forma de fise valorice sau cantitativ valorice sau diferite situatii al caror continu 111e49b t informational se stabileste de unitatea patrimoniala;

- registre pentru realizarea combinata a celor doua forme de evidenta.

b - Continutul, completarea si gestionarea registrelor

Normele legale din tara noastra prevad ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar si Registrul "cartea mare".

Registrele de contabilitate reprezinta, alaturi de bilant si contul de profit si pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care unitatile patrimoniale înregistreaza, periodic, cronologic si sistematic, operatiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificari în patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operatiune cu operatiune, fara spatii libere, fara stersaturi, toate operatiile privind miscarile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmeste într-un singur exemplar, de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, dupa ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat. Acest registru se parafeaza de catre organele în drept, la începerea activitatii unitatii, precum si ori de câte ori este cazul.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate în acelasi loc de activitate (atelier, sectie, etc.) si în cursul aceleiasi zile, pot fi înregistrate într-un document centralizator care, la rândul sau, sta la baza înregistrarii în registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub doua forme:

registrul - jurnal general;

registrul - jurnal auxiliar, pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia încasarii - achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitatile patrimoniale care au un volum mare de operatiuni de înregistrat.

Acest registru serveste pentru înregistrarea cronologica a miscarii elementelor patrimoniale si ca proba în solutionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prima verificare cu balanta sintetica, în sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta conturilor sintetice, întocmita pentru luna curenta.

În situatia în care unitatea foloseste registre auxiliare, totalul acestora se înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regula lunar.

Fiind un document de înregistrare contabila el nu circula între compartimente, sau în afara unitatii. Se arhiveaza temporar, pe timp de un an, catre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dupa care se depune la arhiva unitatii patrimoniale împreuna cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Continutul informational al registrului jurnal este prezentat în continuare (tabelul 1.1.)

Unitatea ................... Nr. pag...

REGISTRUL - JURNAL

Întocmit, Verificat,

Registrul - jurnal de încasari si plati se întocmeste de catre agentii economici, persoane fizice (meseriasi, etc.) si asociatiile familiale. El serveste ca document de înregistrare operativa a încasarilor si platilor pe baza actelor justificative si ca document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic respectiv.

În registrul de încasari si plati se înregistreaza nu numai operatiunile în numerar, ci si cele efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc încasarea sau plata efectiva). Acest registru se numeroteaza si se snuruieste, se vizeaza de catre organul fiscal la începerea activitatii, precum si ori de câte ori este cazul.

Modelul registrului jurnal de încasari si plati se prezinta în tabelul 1.2.

Unitatea ............................  Tabelul 1.2.

Registrul jurnal de încasari si plati

Registrul inventar se întocmeste la sfârsitul anului, într-un singur exemplar, în vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistreaza toate elementele patrimoniale, de activ si de pasiv, grupate în functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate conform normelor legale.

Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Se parafeaza de organul fiscal teritorial la începerea activitatii, în cazul epuizarii filelor, când este necesara deschiderea unui registru nou, precum si la încetarea activitatii.

În tabelul 1.3. se prezinta continutul informational al registrului inventar.

Unitatea .......... ..... ...... ... Nr. pag..............

Registrul Inventar

la data de 31 decembrie ----- ----- --------

Registrul cartea - mare, în principal, serveste la înregistrarea operatiilor (în evidenta sistematica), la stabilirea rulajelor lunare si a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.

În activitatea practica, formularele acestui registru, concretizate în foi volante, îmbraca diverse forme cum sunt:

- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaza de catre unitatile care aplica forma de înregistrare contabila pe jurnale, prezentata în tabelul urmator (tabelul 1.4.):

Unitatea ...............

CARTEA MARE

Acest registru se întocmeste la sfârsitul lunii în cadrul compartimentului financiar-contabil si serveste în urmatoarele scopuri:

- stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile patrimoniale care aplica aceasta forma de înregistrare contabila;

- verificarea înregistrarilor contabile efectuate;

- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a unitatii patrimoniale;

- întocmirea balantei de verificare.

Pentru întocmirea acestui registru, se procedeaza astfel:

- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fara dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;

- rulajul debitor desfasurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale de credit;

- soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în cadrul formularului cartea mare, tinându-se seama de soldul initial de la începutul anului si de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;

Fiind un document de înregistrare contabila cronologica si sistematica nu circula între compartimente si se arhiveaza la biroul contabilitate.

- Cartea - mare (sah), cod 14-1-3/a, utilizata în cadrul formei de înregistrare contabila maestru sah.

Acest registru se întocmeste într-un singur exemplar, este tiparit pe ambele fete, format A4 si serveste la:

- organizarea contabilitatii sintetice a operatiunilor patrimoniale. În acest scop se deschid câte doua fise: una pentru debit si alta pentru credit;

- întocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice, scop în care la începutul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rând al coloanei "suma", se înscrie soldul initial; în cursul lunii se înregistreaza operatiile la baza documentelor justificative; la sfârsitul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul exercitiului si soldul final.

- furnizarea de date pentru analiza economico-financiara.

- Fisa de cont pentru operatii diverse, care nu dezvolta pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

Tabelul 1.6.

FIsA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Acest formular (registru) se foloseste pentru organizarea contabilitatii sintetice la unitatile mici, care aplica forma de înregistrare contabila clasica sau jurnalul unic.

La modul general, fisa de cont pentru operatii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o forma a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fise volante pentru conturile sintetice, precum si pentru conturile analitice (clienti, furnizori, casa etc.).

În cadrul acestui formular operatiile se înregistreaza zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dupa fiecare operatie, soldul contului (debitor sau creditor), dupa caz. La sfârsitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fiselor se stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balantei de verificare.

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finantelor.

Registrele de contabilitate se utilizeaza în strânsa concordanta cu destinatia acestora si se prezinta în mod ordonat completate, astfel încât sa permita în orice moment, identificarea si controlul operatiunilor patrimoniale efectuate.

Registrele se completeaza zilnic, sau periodic, în functie de frecventa operatiilor si de necesitatile informationale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de catre compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de încasari si plati se tine la casieria subordonata compartimentului financiar si a contabilului sef, registrul "cartea mare" se întocmeste si se gestioneaza de compartimentul contabilitate generala. Ele se pastreaza în unitate timp de 10 ani, de la data închiderii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie sa fie reconstituite în termen de maxim 30 zile de la constatare.

Registrele de contabilitate numerotate, snuruite, parafate, înregistrate la organele fiscale si conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor patrimoniale, în caz de faliment, precum si în alte situatii.

7.2. Formele de înregistrare contabila

7.2.1. Definirea formei de înregistrare contabila

Din momentul înregistrarii datelor în documentele primare si pâna la prezentarea lor spre analiza organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urmatoarele: consemnarea operatiilor economice în documentele primare, ceea ce se mai numeste culegerea datelor informationale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) si înregistrarea acestora în sistemul de conturi; verificarea exactitatii datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balantei de verificare; verificarea realitatii datelor înregistrate în contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea si generalizarea informatiilor contabile, în vederea cunoasterii de ansamblu a activitatii economice a unitatii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sinteza (bilantul contabil).

În cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru.

În cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor.

Îmbinarea si executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaza prin forma de înregistrare contabila, denumita si forma de contabilitate.

În contabilitatea altor tari notiunea de forma de contabilitate este înlocuita prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentându-se structura interna a metodei contabilitatii.

Daca ciclul contabil sau modul de înregistrare si prelucrare a datelor formeaza continutul formei de înregistrare contabila, formularele de evidenta si raportare a datelor folosite reprezinta instrumente de lucru ale acesteia.

Prin forma de înregistrare contabila se întelege un ansamblu de formulare corelate între ele, care servesc la înregistrarea si prelucrarea dupa anumite reguli a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale.

Formele de înregistrare contabila au aparut, s-au dezvoltat si s-au perfectionat în strânsa dependenta de conditiile orânduirii economice, experienta dobândita în practica contabila si perfectionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfectionarea formelor de înregistrare contabila, de-a lungul istoriei s-a realizat prin aparitia în cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme în scopul adaptarii acestora la conditiile specifice ale activitatii din diferite etape de dezvoltare.

Experienta teoretica si practica din activitatea financiar-contabila dovedeste ca nu se poate aplica aceeasi forma de înregistrare contabila în toate unitatile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influentata de natura activitatii unitatii patrimoniale, de marimea si structura organizatorica a acesteia, în functie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectiva, precum si de posibilitatile practice de utilizare a acestor mijloace.

7.2.2. Formele de înregistrare contabila utilizate în tara noastra

Ciclul contabil de înregistrare si prelucrare a datelor începe cu consemnarea în scris a datelor în documente, se continua cu reflectarea acestor documente în registrele contabile si se încheie cu întocmirea bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare, documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de înregistrare contabila, iar bilantul contabil limita superioara.

Discutate prin prisma evolutiei în timp, în diferite tari, se apreciaza ca sporirea potentialului informativ, concomitent, cu perfectionarea mijloacelor si tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de înregistrare contabila cum sunt: forma italiana, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-sah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafica (Ruff) si alte forme.

Dintre formele de înregistrare contabila folosite în prezent în unitatile patrimoniale din tara noastra mentionam:

- forma de înregistrare contabila maestru - sah;

- forma de înregistrare contabila pe jurnale;

- forma de înregistrare contabila în conditiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumita si forma informatica.

Fiecare forma de înregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrarii cronologice si sistematice.

La modul general, în categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de înregistrare contabila, se cuprind:

documentele justificative;

registrul jurnal;

registrul cartea mare;

purtatorii tehnici de date;

balanta conturilor;

registrul inventar;

situatiile sinteza si raportare financiar-contabila, denumite si conturi anuale.

Forma de înregistrare contabila maestru - sah are ca trasatura esentiala utilizarea a câte doua fise pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare si alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare" (sah). Continutul informational al acestor fise, prin care se realizeaza evidenta sintetica reprezinta o adaptare la noile cerinte a fiselor sintetice sah. Modelul acestor fise este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitica se realizeaza cu ajutorul diferitelor fise (fise de cont pentru operatiuni diverse) sau situatii, în raport cu metodele folosite pentru evidenta si calculul costurilor si rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaza sunt: registrul jurnal (pâna la data de 1 I 1994, în activitatea practica s-a utilizat jurnalul de înregistrare, denumit si fisa rulajelor); fisa - sintetica cartea mare sah, registrele auxiliare (pentru evidenta analitica), balanta de verificare a conturilor si bilantul contabil.

Tehnica de lucru în cadrul acestei forme de înregistrare contabila este urmatoarea:

documentele justificative, care stau la baza operatiilor economice, sunt supuse prelucrarii contabile ceea ce înseamna (sortare pe feluri de operatii, verificare, evaluare, contare); daca pentru acelasi fel de operatie exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau periodic în documente cumulative; pentru operatiile care nu au la baza documente (operatii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se întocmeste nota de contabilitate care este un document tipizat ce contine elementele articolului contabil. Sunt unitati patrimoniale care întocmesc note de contabilitate pentru toate operatiile patrimoniale (chiar daca au la baza documente).

operatiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv notele de contabilitate se înregistreaza în registrul jurnal folosit pentru înregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare si pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un numar în ordine cronologica documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate si, totodata, cu ajutorul lui se face o prima verificare cu balanta sintetica, în sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta conturilor întocmita pentru luna curenta.

în paralel, pe baza acelorasi documente si note de contabilitate, se efectueaza înregistrari, în mod sistematic si cronologic, în evidenta analitica ce se poate realiza cu ajutorul fiselor, situatiilor sau altor formulare specifice acesteia.

la sfârsitul lunii, pe baza datelor din fisele sintetice cartea mare sah (cartea mare sah se utilizeaza pentru întocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice, dupa totalizarea sumelor la sfârsitul fiecarei luni) se întocmeste balanta de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza înregistrarilor din contabilitatea analitica se întocmesc balantele de verificare pentru conturile analitice.

periodic, de regula la sfârsitul exercitiului, pe baza datelor din balanta sintetica a conturilor, precum si din balantele analitice, se întocmeste situatia patrimoniului (semestrial) si bilantul contabil (anual).

In unitatile patrimoniale mici, unde volumul operatiilor ce se înregistreaza zilnic este redus, se utilizeaza forma de înregistrare contabila clasica sau jurnal unic.

În cadrul acestei forme de înregistrare se folosesc urmatoarele registre: Jurnalul unic pentru înregistrarea cronologica; Cartea mare fara ca rulajele sa fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica, ce se concretizeaza în practica sub forma fiselor de cont pentru operatii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balanta de verificare a conturilor, pentru verificarea periodica a exactitatii datelor si documentele de sinteza si raportare financiar-contabila privind situatia patrimoniului si rezultatele obtinute.

Aceasta forma de înregistrare contabila prezinta o serie de dezavantaje în sensul ca înregistrarea în jurnal este greoaie si nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balantei de verificare, neexistând posibilitatea unei localizari mai usoare a erorilor produse.

Forma de înregistrare contabila pe jurnale are ca trasatura esentiala utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologica si sistematica a creditului fiecarui cont în corespondenta cu conturile debitoare respective.

Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabila sunt urmatoarele:

- jurnalele multiple care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica proprie conturilor sintetice (în unele cazuri se folosesc si pentru conturile analitice);

- situatii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa si Conturi curente la banci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaza în fiecare luna, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare).

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabila sunt: Jurnalul privind operatiile diverse, Jurnal situatie privind operatiile contabile, Jurnal - situatie privind operatiile de casa si banca, Jurnal privind decontarile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile si alte iesiri de materiale, Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale, Jurnal privind vânzarea produselor si alte iesiri, Jurnal privind vânzarea marfurilor si alte iesiri.

În categoria situatiilor pentru debitul conturilor mentionam: Situatia privind operatiile de casa si banca (care se afla pe versoul jurnalului privind operatiile de casa si banca); Situatia încasarii-achitarii facturilor; Situatia privind avansurile spre decontare; Situatia privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-aprovizionare.

Înregistrarile în jurnal si situatii se efectueaza în tot cursul lunii, sau numai la sfârsit de luna, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum si pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operatii care nu au la baza documente justificative (operatii de stornare, etc.).

Contabilitatea analitica se organizeaza fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitatii analitice (fise de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse, etc.).

Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se întocmeste la finele lunii în felul urmator:

- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecarui jurnal;

- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situatii pentru debitul lor, se determina prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intra în corespondenta în cadrul jurnalelor. Continutul informational al acestui jurnal, care îmbraca forma de fise, este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.).

În general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemanatoare cu cele prezentate la forma de înregistrare contabila maestru sah, cu particularitatile mentionate anterior.

Forma de înregistrare contabila în conditiile utilizarii tehnicii de calcul (informatica) se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale formelor de înregistrare contabila caracterizate anterior, cu deosebirea ca toate lucrarile specifice se realizeaza prin utilizarea calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, în general, aceleasi ca si în cazul formelor de înregistrare contabila abordate anterior, dar cu un continut informational specific, adaptat necesitatilor de prelucrare automata a datelor.

În cadrul acestei forme de înregistrare, în principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, si prin programe specifice de prelucrare se obtine Registrul jurnal, pentru evidenta cronologica, si registrele cartea mare, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica.

În plus, în conditiile acestei forme de înregistrare contabila, apar ca etape distincte, în cadrul tehnicii de lucru urmatoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare si elaborarea modelelor pentru datele informationale de intrare si situatiile informationale finale (de iesire).

Situatiile finale împreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri functionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar contabila (bilantul contabil).

Mentionam ca în cadrul acestei forme de înregistrare contabila, înregistrarea contabila sistematica (contabilitatea sintetica si analitica) este la fel de importanta ca si înregistrarea contabila cronologica, ambele realizându-se pe baza de registre sub forma de "listari informatice". Aceasta înseamna ca, la închiderea exercitiului, Registrul jurnal si registrele Cartea mare, obtinute la calculator sub forma de "liste", trebuie sa fie legate, numerotate, snuruite, parafate, sigilate si vizate înainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilitatii nr.82/l991, persoanele fizice si juridice care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor înregistrate în contabilitate.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea datelor de intrare (pe hârtie, disc, etc.) care asigura conservarea acestora în conditii de siguranta, precum si listele înregistrarilor efectuate în evidenta contabila, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari si adaugiri ulterioare.

Fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui document scris, la care sa poata avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automata organizate trebuie sa permita, în orice moment, reconstituirea elementelor si a continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind, fie de la datele de intrare, fie în ordine inversa, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe baza carora sa se poata determina datele de intrare.

Fiecare înregistrare, pentru operatia patrimoniala care a avut loc în unitate, trebuie sa aiba la baza elementele de identificare a datelor supuse prelucrarii.

În cazul unitatilor care prelucreaza în sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentatia de analiza, programare si de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuarii corespunzatoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel încât sa permita controlul respectarii reglementarilor în domeniu.

Potrivit normelor legale, în conditiile utilizarii acestei forme de înregistrare contabila, unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.