SISTEME INFORMAȚIONALE CONTABILE - STUDIU DE CAZ

SISTEME INFORMA IONALE CONTABILE I

STUDIU DE CAZ

PLAN STUDIU DE CAZ:

1.Identificarea proiectului:

Descrierea organizarii intreprinderii ;

Prezentarea principalelor resurse informatice existente;

Proiecte informatice in curs de realizare sau propuse la nivelul organiza iei.

Ini ierea proiectului de dezvoltare a sistemului informa ional ales

Identificarea principalelor sisteme informa ionale financiar-contabile;

Definirea ariei de intindere a sistemului ales.

Descrierea detaliata a sistemului informa ional existent:

Descrierea ie irilor;

Descrierea prelucrarilor;

Descrierea intrarilor.

Modelarea sistemului informa ional existent:

Diagrama descompunerii func ionale;

Diagrama fluxurilor de date;

Diagrama entitate-rela ie;

Depozitul datelor.

Determinarea cerin elor informa ionale pentru noul sistem;

Cerin ele func ionale;

Cerin ele nefunc ionale.

1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1 DESCRIEREA ORGANIZARII INTREPRIDERII

OBIECT DE ACTIVITATE

SC.ATLASSIB SRL i i are sediul central in ora ul Sibiu, este o societate cu capital privat infiin at in 22 iulie 1993 de Ilie Carabulea i Corneliu Tanase, destinata transportului intern, interna ional de calatori, transport marfa i post-curier rapid. Urmare efortului continuu depus de cei peste 1000 de angajati si a dorintei celor doi asociati de a fi cei mai buni, ATLASSIB este, astazi, cel mai mare transportator interna ional de calatori din Romania Prin Departamentul CURSE SPECIALE oferim spre inchiriere autocare moderne pentru transport spre orice destina ie din lume.
La solicitarea pie ei, ATLASSIB a dezvoltat i divizia de po ta-curier rapid deservita de 16 microbuze Iveco i Mercedes, care ofera posibilitatea trimiterii de colete si plicuri, in maxim 72 de ore, spre aproape toate colturile Europei. ATLASSIB dispune de: 65 agen ii pe intreg cuprinsul Romaniei 10 agentii in Germania, 10 in Italia, 10 in Spania, 3 in Fran a, una in Suedia, una in Austria, parc auto: 114 autocare, 38 microbuze,
32 autoutilitare, 62 autoturisme.
  Dotare tehnica: hala moderna de intre inere si diagnosticare, cu patru canale, stand de probe pentru testarea instala iei de franare, cu aparatura de verificare si reglare a direc iei si farurilor, testare pentru emisia de noxe, aparatura pentru verificarea si repararea tahografelor si a sistemului de injectie. Incinta este incalzita cu ajutorul unei centrale termice proprii, iar iluminatul pe timpul de zi este natural.
Spalatorie ecologica acoperita, la care alimentarea cu apa din puturi proprii. La evacuarea apei reziduale, instalatia dispune de un separator apa-grasimi.
Unul dintre cele mai moderne ateliere de vopsitorie din Romania, dotat cu hala de pregatire, hala de vopsire instalatie computerizata pentru amestecul pigmentilor de culoare, instalatie de ventilatie cu filtre ce impiedica emisia de noxe in atmosfera. Cuptorul cu reglare digitala a temperaturii, permite uscarea unui autocar in cel mult 40 de minute.

FUNC IILE SOCIETA II

In cadrul firmei ATLASSIB se regasesc cele cinci func ii de baza ale unei intreprinderi, respectiv: cercetare-dezvoltare, produc ie, comerciala,finanzia-contabila, de personal.

Func ia de cecetare-dezvoltare asigura optimizarea fluxurilor de transport, imbunata irea condi iilor de tran sport, perfec ionarea permanenta a structurii organizatorice in toate filiale i agen iile din ara i strainatate. Obiectivele de devoltare ale firmei sunt:

Func ia de produc ie. Obiectivele func iei sunt:

Utilizarea eficienta a resurselor firmei;

Ob inerea serviciilor de calitate;

Satisfacerea clien ilor prin oferirea de servicii la timp i la costuri cat mai mici;

Eliminarea pierderilor de timp.

Func ia comerciala implica activita i legate de aprovizionarea cu materii prime materiale, combustibil, cercetarea pie elor i a concuren ilor, activitate de promovare, publicitate i reclama, participarea la targuri i expozi ii. Obiectivele firmei sunt:

Asigurarea ritmicita ii in aprovizionarea cu materii prime, materiale i combustibil;

Onorarea la timp a serviciilor;

Depistarea in timp util a noilor cerin e pe pia a;

Cre terea prestigiului firmei;

Pastarea unor bune rela ii cu furnizorii i ceilal i parteneri de afaceri.

Aceasta func ie cuprinde urmatoarele birouri:

Biroul de aprovizionare i desfacere desfa oara activitate de aprovizionare i desfacere a materiilor prime i materiale necesare, intocmirea listelor de stocuri pe computer, asigurarea aprovizionarii cu materiale contactand furnizorul obi nuit i asigurarea recep ionarii materialelor, etc.

Biroul directorului de marketing i vanzari asigura descoperirea de noi idei, sondeaza pia a, participa la targuri i expozi ii, se ocupa cu idei noi de pubicitate, inchiriaza autocarele pentru excursii interne a tuturor asocia ilor din ara, excursii colare, etc.

Func ia financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, eviden a tranzac iilor economice, urmarirea modului de ob inere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destina ii a profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor crean elor, organizarea contabilita ii, etc. Obiectivele func iei sunt:

Cre tera profitabilita ii;

Cre terea patrimoniului;

Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.

Aceasta func ie cuprinde urmatoarele birouri:

Birou contabilitate efectueaza activita i privind inregistrartea i eviden a elementelor patrimoniale ale firmei, contabilitatea agen iilor de turism din ara, efectueaza inventare la schimbare de personal, predarea de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor saptamanal, lunar i a proceselor de inventariere saptamanale, lunare, i a copiilor fi elor de alimentare individuala pe ma ini.

Birou caserie cuprinde activita i prin care se realizeaza incasarile i pla ile efectuate in numerar, intocme te registrul de casa, etc.

Economistul asigura prelucrarea primara a datelor i ob inerea balan elor de verificare

asigura relatiile de decontare cu bancile on-line, prime te bilan urile lunare de la filialele din strainatate.

Func ia de personal asigura determinarea necesarului for ei de munca, acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare, selec ia, angajarea, stabilirea responsabilita ilor fiecarui post, stabilirea modului d salarizare, etc. Func ia este realizata in biroul de resurse umane care are ca atribu ii realizarea activita ilor privind for a de munca, calculul drepturilor salariale, etc.

ORGANIZAREA FIRMEI

Firma ATLASSIB are o structura organizatorica de tip geografic-func ionala. Sistemul de comunicare func ioneaza atat pe verticala cat i pe orizontala.

Componentele sistemului informa ional sunt realizate astfel incat sa se asigure circularea informa iilor on-line, informa ii cu privire la rezervarile clien ilor pe autocare in zilele dorite, inregistrarea transporturilor de marfa i inregistrarea coletelor, plicurilor, pana la destina ie. Acest sistem informatic on-line este folosit de toate agen iile din ara i strainatate.

Schematic organigrama este prezentata in fig. 1.1.

1.2 PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICE

Resurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP.

-aplica ii economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru inserirea tuturor cheltuielelor i incasarile firmei, pentru intocmirea balan elor, a bilan urilor;

-pentru gestionarea pompelor de motorina se folose te un program de inserire a datelor alimentarii fiecarii ma ini.

Resurse umane specializate: personalul Departamentului informatic este format din : 1 analist de sisteme; 2 programatori iar fiecare filiala cate un tehnician intre inere sisteme.

1.3 PROIECTE INFORMATICE

In cadrul firmei ATLASSIB momentan in planul de dezvoltare a sistemului informatic nu sunt proiecte in curs.

2. INI IEREA I PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMA IONALE ECONOMICE DIN ORGANIZA IE

Principalele sisteme informa ionale folosite in ATLASSIB, sunt sisteme orientate spre date, sisteme de prelucrare mixt, bazate pe web. Firma folose te un software de re ea personalizat on-line utilizat de agen iile de turism indiferent de ora , necesar rezervarii biletelor, numerelor locurilor in autobuzele societa ii, a numelui clien ilor, a datelor bagajelor, precum i locul plecarii i sosirii. Biruol de analize economice controleaza evenimentele care au avut loc, modalitate sigura de a determina care au fost rezultatele activita ii desfa urate, analizarea datelor exacte fara erori. Fiecare agent de turism are o parola de intrare i un cont pe care lucreaza, la sfar itul zilei inregistreaza orice cumparare de bilet pe care a efectuato in cursul zilei.

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR

COMPONENTELE ORGANIZATORICE CARE AU RESPONSABILITA I PE LINIE DE GESTIUNE A STOCURILOR

Directorul economic

Semneaza contracte economice cu furnizorii;

Legaturi cu biroul avocatului, biroul contabilului expert autorizat, banca BCC, etc;

Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit i a eviden elor sintetice necesare elaborarii prognozelor, repara ii, consumuri, i a luarii deciziilor.

Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu furnizorii de combustibil, de piese de schimb, etc.

Biroul financiar-contabilitate

Pentru activitatea de control de gestiune:

Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor cash sau virament bancar);

Efectuarea inventarierelor periodice;

Verificarea constituirii comisiilor de inventar i documentelor de inventar saptamanale i lunare a gestionarului de motorina;

Verificarea inregistrarii in fi ierele magaziei, documentele de intrare-ie ire a materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, piese de schimb i a materialelor cu caracter publicitar.

Pentru activitatea financiara:

Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;

Calculul, inregistrare i eviden a TVA;

Urmarirea pla ii furnizorilor;

Controlul biletelor i a coletelor prin intocmirea de tabele excel pentru fiecare agent de turism;

Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agen ii catre banca;

Intocmirea situa iei contului folosind extrasul de cont on-line, plata prin transfer on-line , etc.

Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu banca, agen iile de turism, furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.

Realizarea opera iunilor legate de inventariere;

Organizarea contabilita ii sintetice i analitice a patrimoniului;

Colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile de materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de schimb, prestari servicii, amortizare i salariale.

Are legaturi cu toate birourile firmei, agen iile de turism.

Biroul aprovizionare i depozit:

Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor de inventar, piese de schimb i material publicitar;

Asigurarea condi iilor de pastrare i depozitare a bunurilor materiale;

Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ie irilor de bunuri;

Valorificarea stocurilor;

Aprovizionarea cu materiale consumabile, material publicitar i materiale de natura obiectelor de inventar, a tuturor agen iilor i filialelor firmei.

Biroul marketing:

Participarea la ac iunile de negociere a pre urilor oferite pentru serviciile de inchiriere a mijloacelor de transport in ara i in strainatate;

Evaluarea pre urilor biletelor i comisioanelor la kg de colet;

Are legaturi interne cu toate birourile firmei i agen iile de turism, legaturile externe cu clien i, coli, institu ii,etc.

Participan i externi i interni ai firmei ATLASSIB:

SC. PETROM SA. pentru furnizarea motorinei necesare alimentarii mijloacelor de transport;

Holding Atlassib: transport intern persoane: Transmixt, Transdara, Autotim, T.A.S.A. Suceava, Autogara Interna ionala Rahova. Transport marfuri: Transcar, Comtram, Transcom;

3. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMA IONAL EXISTENT

In urma studierii societa ii Atlassib, privind procesele interne care au loc in cadrul sistemului de gestiune a stocurilor SGS, avem urmatoarele transformari:

a)      Aprovizionarea cu materiale consumabile, combustibil, materiale publicitare, materiale de natura obiectelor de inventar, care urmare te prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare:

Calculul necesar de materiale;

Lansare comenzi de aprovizionare;

Efectuarea recep iilor.

b)      Eviden a operativa a tranzac iilor cu materiale, combustibil, prin care se culeg, verifica i prelucreaza datele generate de urmatoarele opera ii economice:

Intrari de materiale prin cumparare;

Intrari de motorina prin cumparare;

Consumuri de motorina;

Consumuri de materiale;

Dare in folosin a a obiectelor de inventar;

Transferul de materiale de la o gestiune la alta.

c)      Inventarierea stocurilor, urmare te prelucrarea datelor ob inute in urma desfa urarii inventarierei, avand in vedere trei tipuri de diferen e:

Intrari de materiale din plusuri la inventar;

Ie iri de materiale din lipsuri de inventar;

Ie iri de motorina din lipsuri de inventar.

d)      Actualizarea stocurilor, prin preluarea informa iilor din procesele de prelucrare anterioare, a centralizatorului saptamanal cu alimentarile de motorina, materiale, urmarindu-se impreuna cu comisia de inventariere, a proceselor verbale ale comisiei de inventariere, verificarea fi ierelor de magazie pentru materiale consumabile.

DESCRIEREA PRELUCRARILOR

Am ales sa analizez sistemul informa ional de gestiune a cisternei cu motorina, a societa ii ATLASSIB. Aceasta dispune de cisterne de motorina pentru alimentarea autovehicolelor proprii, acestea fiind localizate la filialele firmei. Gestiunea operativa (alimentare, cumparare motorina), are loc la fiecare sediu in parte, iar gestiunea contabila este facuta de Contabilitatea din Sibiu prin contabilul desemnat.

Fiecare sediu are desemnat un gestionar care are motorina in gestiune i raspunde de modul de gestionare. La fiecare sediu se va constitui o comisie de inventariere a motorinei.

Desfa urarea activita ii: Gestionarul care are in primire motorina va efectua alimentarile dupa cum urmeaza: la pompa se prezinta oferul cu ma ina care va pregati foaia de parcurs i chilometrii de la bordul ma inii, va efectua alimentarea care va fi inregistrata in tabelul din anexa 1*, i pe fi a individuala de alimentare, anexa 2*, pe care o semneaza oferul primitor, alimentarea va fi trecuta pe foaia de parcurs a ma inii i va fi semnata de gestionar.

La sfar itul fiecarei saptamani, sambata, gestionarul intocme te centralizatorul saptamanal cu alimentarile conform anexei3*, iar impreuna cu comisia de inventariere va intocmi procesul verbal de inventariere care il trimite la contabilitate Sibiu (anexa 4*). Cantitatea alimentata in cursul lunii, gestionarul eviden iaza pe fiecare ma ina in fi a individuala de alimentare inscriind obligatoriu nr. de inmatriculare a ma inii, data alimentarii, nr.foii de parcurs, cantitatea alimentata, semnatura oferului. La far itul fiecarei luni, gestionarul intocme te un centralizator conform anexei 5*, care il trimite la Coloana Sibiu, la Contabilitate i la Departamentul Norme Consumuri la Sibiu, pana in data de 2 a lunii succesive. Deasemeni gestionarul intocme te procesul verbal de inventariere lunar conform anexei 6*, semnat de comisia de inventariere,care i acesta va fi trimis la Coloana Sibiu, Contabilitate i Departamentul Norme Consumuri la Sibiu pana in data de 2 a lunii succesive.

La fir itul lunii gestionarul trebuie sa trimita copie de la fi ele de alimentare individuala pe ma ini catre Coloana Sibiu.

Responsabilita i: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor de motorina, preda la timp contabilita ii, coloanei i seviciului consumuri procesele verbale cerute. Comisia de inventariere efectueaza inventarul motorinei saptamanal, sambata, i la sfar itul lunii, in ultima zi a lunii prin masurarea cu ajutorul jojei a situa iei faptice din cisterna.

Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat i cu ajutorul calculatorului, unde se introduc datele ma inii alimentate (nr. de inmatriculare, foaie parcurs, chilometraj, cantitate combustibil distribuita, ulei, data alimentarii).

Intrari de motorina prin cumparare

Descrierea documentelor primare/date de intrare.

In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea autovehicolelor firmei ATLASSIB, intervin urmatoarele documente: -factura primita de la furnizor, i avizul de inso ire a cantita ii de motorina ceruta.

Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei, pompa prevazuta cu un ceas de nivel combustibil. Lanseaza comanda de aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon,fax, sau email. Furnizorul trimite prin fax, telefon ,sau email oferta pre ului de motorina/litru in perioada ceruta. Gestionarul intocme te un referat cu cantitatea necesara i oferta pre motorina/litru, care il trimite spre aprobare la directorul general la Sibiu, prin fax.

Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la pre ul oferit, copie dupa factura i avizul de inso ire a cantita ii de motorina ceruta.

Furnizorul trimite factura originala prin po ta la sediul firmei, la biroul financiar-contabil la Sibiu. Dupa primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:

Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;

Intocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;

Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau pe conturile de stocuri (pentru cantitatea aflata inca pe stoc).

Dupa clarificarea situa iei facturii i intocmirea recep iei acesteia se realizeaza inregistrarea in contabilitate. Se inregistreaza i valoarea TVA in vederea intocmirii decontului TVA.

DESCRIEREA INTRARILOR

CENTRALIZATOR FACTURI FISCALE

MARTIE-2007

DIRECTOR GENERAL  DIRECTOR ECONOMIC

ING. CARABULEA ILIE ING. BUDAU VICTOR

4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul descompunerii func ionale, modelul proceselor, modelul datelor.

4.1 Modelul descompunerii func ionale

Descompunerea func ionala a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina se realizeaza cu ajutorul diagramei de descompunere func ionala.

Sistemul de gestiune a stocurilor de motorina se descompune in urmatoarele procese i subprocese de prelucrare:

Aprovizionare motorina cu urmatoarele subprocese:

Stabilire necesar motorina;

Generare situa ie comenzi pentru aprobare;

Lansare comenzi motorina.

Inregistrarea tranzac iilor economice cu urmatoarele subprocese:

Generare fi a alimentare mijloacele de transport;

Inregistrare note contabile;

Inregistrare documentelor de plata furnizori;

Inregistrarea tranzac iilor cu motorina.

Actualizare stoc motorina cu urmatoarele subprocese:

Operare stoc;

Operare liste inventar;

Ob inere balan a analitica.

Eviden a furnizori

Diagrama descompunerii func ionale este reprezentata in Anexa 1.

4.2 Modelul proceselor

In procesul de modelare a proceselor am plcat de la diagrama descompunerii func ionale i de la descrierea orientata pe tranzac ii/transformari a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina.

Diagrama de context este prezentata in Anexa 2, diagrama de nivel 0 este prezentata in Anexa 3. Descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese este prezentata in DFD de nivel 1 Anexa 4 i 5, a subproceselor in module prin DFD de nivel 2 Anexa 6.

4.3 Modelarea datelor

La analizarea cerin elor informa ionale i func ionale ale sistemului de gestionare a stocurilor de motorina pot fi identificate ca entita i de baza: furnizor, recep ie, gestiune, etc.

Gestionarul pompei folose te i intocmirea de Bonuri de Consum pentru utilizarea de catre mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc,aflate in gestiunea mecanicului filialei. Se inscrie pe Bonul de consum toate datele ma inii, de la ce coloana face parte, i ce consuma.

5.DETERMINAREA CERIN ELOR INFORMA IONALE PENTRU NOUL SISTEM

CERIN ELE FUNC IONALE ALE NOULUI SISTEM

In cadrul firmei ATLASSIB , nu am obsevat nici o descentralizare a func iei contabile sau eviden a analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale facute pentru fiecare gestionar in parte, luat la cuno tin a imediat la angajare (avizat de Directorul General) i semnat de catre acesta precum i de inginerul responsabil cu protec ia muncii.

CERINTELE NEFUNC IONALE ALE NOULUI SISTEM

La re eaua centrala a unita ii din cadrul firmei este asigurat un server de aplica ii i un server de baze de date, precum i dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii datelor in timp real de la i spre entita ile externe din cadrul firmei, intre filiale i intre agen iile de turism din toata ara. Este asigurata i securitatea datelor interne avand stabilit de niverluri, pasword-uri de acces pentru agen ii de turism, contabili i gestionari. Fiecare agent poate intra numai la anumite aplica ii necesare desfa urarii postului de munca, ex: rezervari bilete de transport intern i interna ional, coletarie intern i interna ional, precum i ordonarea biletelor i coletelor la rand, pe ora i minutele cand s-a facut vanzarea