SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL
cresterea nevoii de informatii
Noi toti traim în prezent sentimentul unei urgente, deoarece revolutia tehnologica care ne înconjoara si tehnologia societatii informationale ce a patruns deja în multe activitati, fac parte din viata noastra cotidiana.
Însa, o dezvoltare autentica a unei societati nu este posibila, decât daca se bazeaza pe un ansamblu de tehnologii evoluate, dupa cum progresul acestor tehnologii nu ar putea fi conceput în afara unui proces social, dinamic, evolutiv.
Din Evul Mediu si pâna în prezent, istoria tehnicii de calcul este legata si conditionata de câteva mari descoperiri stiintifice. Astfel, revolutia cauzata de inventia lui Gutenberg, la începutul secolului al XVI-lea, a însemnat trecerea de la manuscris la tipar, ceea ce a facilitat intensificarea circularii informatiei scrise si a stat câteva secole mai târziu, la baza construirii perifericelor de iesire ale calculatoarelor electronice. Însa, primul calculator mecanic a fost construit de Blaise Pascal si consta din roti dintate conectate în serie ce efectuau operatii de adunare si scadere, afisând rezultatele în cele sase ferestre ale sale. Un rol deosebit în dezvoltarea tehnicii de calcul îi revine si lui Leibnitz Gottfried, matematician si fizician englez, care în 1671 a construit prima masina de calcul capabila sa realizeze cele 4 operatii aritmetice.
Un moment important în dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea în S.U.A. de catre inginerul Herman Hollerith a masinii de tabulat care functiona pe baza introducerii datelor ini&# 757b14h 355;iale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta si-a înfiintat si propria sa companie care sa produca la scara industriala astfel de masini, companie care mai târziu, în 1924 avea sa devina International Business Machines (I.B.M.) Corporation.
Între 1930 si 1946 un numar important de descoperiri stiintifice în domeniul matematicii, fizicii, ingineriei electrice si statisticii, facute de universitari, au contribuit la aparitia primului calculator electronic ENIAC, în 1946, creat de catre John Manéhly, fizician de la Universitatea din Pensylvania si J. Prosper Eckert, inginer la aceeasi universitate.
Din acest moment si pâna în zilele noastre, toate inventiile în domeniul tehnicii electronice de calcul au fost organizate în cinci generatii de calculatoare electronice în functie de nivelul tehnologic, de modul de utilizare si tratare, de limbajele folosite si de obiectele tratate.
Prima generatie (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor electronice. Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor stiintifice si comerciale, programarea realizându-se în limbaj masina, având la dispozitie aproximativ 100 instructiuni simple.
În generatia a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor logice, calculatoarele din aceasta generatie posedând aproximativ 100 instructiuni complexe, memorie magnetica si dispozitive periferice.
Generatia a treia (1964-1973) este definita prin utilizarea circuitelor integrate, calculatoarele caracterizându-se prin posibilitati sporite de adresare a memoriei principale si secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe, disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel înalt si foarte înalt.
Calculatoarele generatiei a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza circuitelor integrate pe scara larga si foarte larga (LSI si VLSI), iar prin folosirea microprocesorului si a microprogramarii se confera masinilor un set complex de instructiuni si un grad sporit de flexibilitate.
Prezentul si viitorul apropiat apartin generatiei a cincea si se caracterizeaza prin circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele si prelucrarea cunostintelor.
Într-un asemenea context, al unui real progres tehnic si tehnologic, desi costurile echipamentelor de calcul si comunicatie scad semnificativ, echipamentele fiind miniaturizate, performantele (viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt majorate la maxim. Odata cu cresterea complexitatii si a performantelor produselor si serviciilor cerute de societatea moderna nu mai este suficienta numai "aplicarea sistematica a cunostintelor", ci se impune tot mai mult necesitatea folosirii inovative a acestora.
În aceasta societate informationala, postindustriala, în conditiile în care numarul "gulerelor albe" a depasit numarul "gulerelor albastre", adica cea mai mare parte a fortei de munca nu mai produce bunuri, ci munceste cu informatia, nici una din activitatile omului lucrator sau gânditor nu se poate realiza fara informatie. Pentru eficientizare, aceasta informatie trebuie perceputa de fiecare în mod critic, într-o continua evolutie. Informatia curatita, adaptata, interpretata, selectata si transformata devine cunostinta, iar cunostintele reprezinta unul dintre cele mai importante produse ale muncii omenesti. Informatia pe care omul o poate gândi ca operând în afara lui si în numele lui devine unul dintre "ingredientii" fundamentali ai evolutiei tehnologiei si societatii si de aici nevoia tot mai crescânda de informatii care sa fie prelucrate si interpretate.
Prin realizarile sale tehnologice omul a urmarit tocmai acest lucru: sa creeze instrumente care sa înregistreze, stocheze si prelucreze informatii, el urmând a-si concentra atentia asupra luarii deciziilor. Ba chiar, si pentru luarea anumitor decizii s-au creat astfel de instrumente.
Definita ca un element de noutate în raport cu cunostintele prealabile, informatia reprezinta aspectul cel mai comunicativ al realitatii, ea putând fi transferata cu usurinta de pe un suport pe altul, ceea ce face posibila nu numai transmiterea ei printr-un sistem de comunicatii, ci si codificarea si decodificarea ei.În felul acesta, în cadrul sistemelor de comunicatie apare o legatura de tip informational în care, dupa ce trece de pe un suport pe altul, informatia ajunge la un destinatar capabil sa recunoasca si sa actioneze în cadrul programului de functionare a sistemului caruia îi apartine.
Informatia este absolut necesara atât pentru organizarea substantei si energiei în sisteme complexe si ordonate în spatiu si timp, cât si pentru functionarea adecvata a acestor sisteme în medii extrem de variate.
În concluzie, notiunea de informatie are astazi doua întelesuri : primul este ca informatia este privita ca idee, concept, relatie, lucru, ca o comunicare care poarta în sine urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este ca informatia este privita ca un sir de caractere ale unui alfabet dat si care se poate prelucra prin procedee formale automatizate.
Orice societate, fie ca este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie ca este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fara informatii si fara comunicarea lor. Obtinerea si transmiterea informatiei presupun existenta unui sistem care sa asigure atât culegerea si prelucrarea datelor, cât si diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui sa fie) grefat pe structura organizationala a societatii în care functioneaza, presupunând un ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.
În ultimul timp, a devenit o realitate dependenta dintre nevoia de informatii, existenta unui sistem care sa asigure furnizarea acestora si dezvoltarea societatii, în general.Sistemul care poate oferii informatiile cerute este sistemul informational, un adevarat producator si distribuitor de informatii. El este cel care preia datele din mediul intern si extern al organizatiei în care functioneaza, le prelucreaza si le distribuie celor care au nevoie de informatiile obtinute, sub diferite forme.
Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marfa - Bani " , in care elementele componente sunt :
INFORMAŢIE (DATĂ) - DECIZIE - INFORMAŢIE .
Asa cum se observa, "materia prima " vehiculata în cadrul sistemului informational o reprezinta informatia, indiferent de numele sub care apare: "informatie", "data", "decizie". Dar informatia este mai mult decât atât. Ea reprezinta puntea de legatura intre subsistemul informational si celelalte subsisteme din cadrul oricarei societati.
Daca ar fi sa privim sistematic societatea contemporana si fluxul de informatii ce se desfasoara în interiorul ei, am oberva ca acesta se realizeaza pe 2 nivele:
Un prim nivel e reprezentat de informatiile care circula între subsistemele ce compun societatea (printre care se afla si subsistemul economic);
Un alt nivel îl constituie fluxul de informatii ce circula în cadrul aceluiasi subsistem, între diferitele nivele de organizare ce îl compun.
În ceea ce priveste subsistemul economic, celula elementara de organizare o constituie unitatea economica, adica întreprinderea, la nivelul careia au loc formarea si vehicularea informatiilor primare din economia unei tari.
Întreprinderea este principalul furnizor de informatii al domeniului economic.
Schematic fluxul de informatii
din cadrul unei intreprinderi se prezinta astfel :
Fig.1.1 Fluxul informational în cadrul întreprinderii
Schema ne arata importanta informatiei si a sistemului informatic, legatura ce exista între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informational este cel care prelucreaza datele oferite de sistemul operational pentru a le trimite sub forma de informatii sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informational, sistemului operational pentru a le pune în practica, rezultând astfel alte date, si ciclul se repeta.
Rezulta ca fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care corespunde subsistemului decizional) are la baza informatiile provenite de la nivelul sistemului informational. Acest lucru are o însemnatate deosebita pentru activitatea unitatii economice, întrucât bunastarea ei depinde într-o proportie covârsitoare de rapiditatea cu care se iau decizii si de corectitudinea lor, decizii care au la baza tocmai informatiile furnizate de catre sistemul informational.
Dupa unele aprecieri, întreprinderea apare în viitor, "ca o institutie centrala a societatii". si pentru ca de deciziile si evolutia activitatilor întreprinderii se intereseaza un public din ce în ce mai larg, responsabilii politici ai colectivitatilor locale sunt preocupati de contributia întreprinderilor la economia locala.
Iar fiindca în aceasta economie informationala resursa cea mai importanta este informatia si pentru ca procesul de productie s-a deplasat din întreprinderi prelucratoare în "întreprinderi gânditoare", care produc "informatie de masa" la fel cum obisnuiau sa produca automobile pe banda, se impune un nou domeniu al cunoastetii si anume acela al stiintelor gestiunii, iar în cadrul acestuia al contabilitatii.
Dar, contabilitatea, produs al unei activitati practice si teoretice îndelungate, este legata de devenirea omului ca fiinta economica (homo sapiens devenit homo economicus). Originile sale ne întorc cu mii de ani în urma, când oamenii participau la formarea primelor relatii ceconomice,dobândind notiuni noi ca unitate de masura, de numar si când a aparut si nevoia omului de a cunoaste si de a tine o "evidenta" a acestor relatii economice, nevoie justificata mai ales de simtul proprietatii. Este un moment extrem de important , multi autori considerând-ul momentul nasterii contabilitatii.
Însa, "nasterea" contabilitatii s-a produs de fapt cu mult mai târziu, odata cu cresterea nivelului de complexitate al relatiilor economice, în special a celor monetare. Se poate spune ca totul a inceput la Venetia, în anul 1494, când a fost publicata lucrarea de literatura contabila "Tratactus de computis et scripturis", a lui Luca Paciolo si în care este redat pentru prima data principiul partidei duble, element de baza al contabilitatii. Acum se naste practic contabilitatea în partida dubla.
Mergând înainte pe linia timpului, aparitia capitalismului, revolutia industriala cât si dezvoltarea concurentei au generat relatii economice din ce în ce mai complexe , relatii ce au necesitat sisteme de evidenta din ce în ce mai bune. Acum se formeaza o literatura contabila, iar contabilitatea , asa cum se prezinta la acest moment, devine o practica sociala generalizata.
Evolutia în timp, atît sub aspectul diversificarii formelor de manifestare ale vietii economice, cât si sub acela al tehnicilor folosite în practica contabila, au dus la sedimentarea si consacrarea contabilitatii ca o disciplina stiintifica, cu o baza practica si teoretica solida.
Definirea contabilitatii s-a lovit în timp în principal de categoria în care ar fi trebuit încadrata, fiind considerata pe rând arta, tehnica sau disciplina stiintifica. Mai ales datorita genezei sale din domeniul practic, cu toata baza stiintifica de care dispune, se pune întrebarea : este contabilitatea, asa cum se prezinta ea astazi, o tehnica sau o disciplina stiintifica? Unii autori, cum este si Michel Capron, considera contabilitatea ca fiind " o tehnica cantitativa de colectare, de prelucrare si de analiza a informatiei, aplicata evenimentelor economice si juridice ale întreprinderilor". O data însa cu dezvoltarea si construirea teoriei contabilitatii, bazata pe sistemul de principii contabile, se depaseste stadiul de tehnica. În opinia altor autori, cum ar fi profesorii N.Feleaga si I. Ionascu, contabilitatea este considerata ca fiind "o disciplina stiintifica matura, cu o pluritate de paradigme si grupuri disciplinare (comunitati stiintifice), deschisa cercetarii fundamentale si aplicative."
Ca disciplina stiintifica, contabilitatea poate fi definita ca un ansamblu coerent de obiective, principii (concepte), norme sau standarde si reguli prin care se informeaza si explica gestiunea resurselor economice separate ca entitati patrimoniale.
În prezent contabilitatea se prezinta de o maniera duala, fiind "scindata" în doua componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiara, orientata atît catre consumatorii interni de informatie, cât si catre cei externi si contabilitatea de gestiune, orientata exclusiv catre consumatorii interni de informatie.
Desi în teoria contabila exista obiceiul de a aseza la poli opusi contabilitatea financiara si cea de gestiune, aceasta ruptura este artificiala, caci în realitate nu exista un sistem de informatii pentru contabilitatea financiara si altul pentru contabilitatea de gestiune. Exista însa procedee de tratare analitica a datelor contabile care permit furnizarea de informatii utile gestiunii, rezultatul contabilitatii analitice putând fi înteles în functie de finalitati, în functie de rezultatele scontate.
Schematic, putem spune ca spre deosebire de contabilitatea analitica, care apare ca un instrument de analiza interna utilizata de gestionari, de unde si denumirea de contabilitate de gestiune,contabilitatea financiara este în mod esential un instrument de informare externa.
Dincolo de diferentele existente în cadrul celor doua componente ale sale, contabilitatea în prezent mai este scindata si dintr-un alt punct de vedere. La ora actuala în lume exista mai multe moduri de a privi contabilitatea si de aici mai multe sisteme de contabilitate. Se diferentiaza astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon si european. Având în vedere aria tot mai mare de desfasurare si complexitatea crescânda a relatiilor economice internationale, si necesitatea de a detine informatii capata alte dimensiuni.
Problema care se ridica în acest caz este aceea de asigurare a comparabilitatii informatiilor desprinse din contabilitate. Însa din sisteme de contabilitate diferite nu se pot obtine informatii comparabile si apare astfel necesitatea unificarii sau aducerii la un numitor comun a sistemelor de contabilitate.
Normalizarea contabilitatii la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor internationale de organizare si conducere a contabilitatii la specificul fiecarei tari, adaptare ce a avut în vedere atât nevoile de informatii specifice unitatilor economice din fiecare tara, cât si evolutia în plan doctrinar a teoriei contabilitatii.
În prezent, în contextul unificarii europene si introducerii monedei unice, prin directivele emise de CEE se încearca tocmai eliminarea diferentelor existente la nivel de tara în ceea ce priveste sistemul de contabilitate adoptat de fiecare tara. Directivele CEE au ca scop armonizarea legislatiilor din fiecare tara europeana în vederea asigurarii unui sistem informational contabil unitar si pentru eliminarea diferentierilor ce ar aparea în cadrul tarilor membre CEE din cauza legislatiilor diferite.
La nivel mondial, normalizarea si armonizarea contabilitatii se realizeaza prin intermediul Comitetului de Norme Contabile Internationale (IASC), fondat în 1973. Acesta elaboreaza si difuzeaza norme contabile internationale tarilor membre. Fiecare tara care face parte din IASC are obligatia sa recomande aceste norme agentilor economici din tara respectiva.
Rolul contabilitatii în economie este la ora actuala unul foarte important: informatiile furnizate prin intermediul situatiilor contabile fundamenteaza deciziile economice, atât la nivel la nivel de agent economic, cât si la nivel de tara si chiar la nivelul relatiilor economice internationale. În prezent, societatea informationala în care traim necesita "hrana vie" sub forma informatiilor bine fundamentate, informatii care în domeniul economic provin într-o proportie covârsitoare din sfera contabilului.
Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât ca rolul contabilitatii de furnizor de informatii se va accentua si va capata noi dimensiuni.
Este cunoscut faptul ca pentru realizarea proceselor de cunoastere si gestiune a patrimoniului se procedeaza la organizarea datelor si informatiilor într-un sistem informational. În acest scop, se identifica evenimentele si faptele ce genereaza date, se delimiteaza obiectivele cunoasterii si conducerii, se stabilesc purtatorii materiali de informatii si modul în care se culeg si înregistreza datele, se aleg modelele si instrumentele de prelucrare a acestor date, se defineste destinatia informatiilor si se organizeaza transmiterea lor la destinatari.
Discutata sub acest aspect, contabilitatea reprezinta un sistem informational orientat spre cunoasterea si gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În aceasta calitate ea se delimiteaza ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza si transmitarea informatiilor privind starea si miscarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informatii, suporturile materiale ale informatiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele si procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele informationale.
Fondul sau sistemul de informatii reprezinta de fapt componeneta de baza a sistemului informational contabil.
Într-o acceptie generala, informatia este o forma de cunoastere a realitatii prin care se aduc stiri cu privire la felul, caracteristicile si marimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor si proceselor ce formeaza mediul înconjurator, iar expresiile concrete ale informatiilor poarta denumirea de "date" si consta din:cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propozitii etc.
În viata social-economica, una din formale de baza ale informatiei este informatia economica, iar în cadrul acesteia informatia contabila, care vehiculeaza cunostinte de reflectare si control privitoare la situatia patrimoniului si rezultatele obtinute.
Analizata prin prisma teoriei informatiei, informatia contabila are o dubla determinare: calitativa sau de determinare si cantitativa sau de stare. Determinarea calitativa indica felul si natura elememtului patrimonial la care se refera informatia (mijloace fixe, materii prime, disponibilitati banesti), iar determinarea cantitativa se refera fie la starea în care se afla elementul de patrimoniu, fie la valoarea definita prin raportare.
Multitudinea si varietatea informatiilor pe care le gestioneaza si le ofera sistemul informational contabil se pot delimita în primul rând în informatii de natura juridica si financiara, care se refera la operatiile generate de relatiile cu tertii permitând cunoasterea în orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajatilor, organismelor sociale, creditorilor etc., cât si sumele de primit de la clienti, debitori si alti creantieri, prezentarea si justificarea catre organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor si cheltuielilor pe baza carora s-a determinat rezultatul sub forma de profit. În al doilea rând, se grupeaza în informatii de natura economica, care se refera la cunoasterea costurilor de fabricatie a bunurilor, de executare a lucrarilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma vânzarii lor pe piata, marimii valorica a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obtinute în cursul si la sfârsitul unui exercitiu financiar si totodata pentru cunoasterea în perspectiva a modului cum vor evolua în perioada viitoare situatia datoriilor, creantelor, costurilor de productie, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informatii furnizate conducerii întreprinderii se poate gestiona si dirija, în deplina cunostiinta de cauza, întreaga activitate economico-financiara.
În mod concret, informatiile contabile se identifica cu datele financiar-contabile privind starea si miscarea elementelor patrimoniale si cu indicatorii economico-financiari privind resursele si rezultatele obtinute.
Suporturile materiale ale informatiilor au calitatea de a conserva, stoca si restitui datele. În contabilitate purtatorii de informatii consta din: documente justificative, registre de evidenta contabila, situatii financiar-contabile de sinteza si raportare, precum si din purtatorii tehnici de date, benzi si discuri magnetice, microfilme etc.
Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor si consta din masini de calcul, masini de birou specializate, echipamente electronice, calculatoare.
Metodele si procedurile de prelucrare a datelor reprezinta partea logica a prelucrarii datelor în vederea obtinerii informatiilor si a indicatorilor economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode si proceduri se întemeiaza pe principiile si regulile metodei contabilitatii, iar în mod concret-aplicativ se identifica cu procedeele acestei metode.
Circuitele informationale desemneaza traiectul pe care-l parcurg informatiile contabile între emitator si prelucrator, între emitator sau prelucrator si destinatar, implicit returul lor.
1.5. Necesitatea automatizarii fluxurilor informationale
în cadrul unitatii economice
În cadrul unitatii economice, fluxurile de informatii care apar si se desfasoara antreneaza, pe lânga resurse materiale si umane, importante resurse de timp. În conditiile unei nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii timpului în care informatia ajunge de la sistemul operational la cel de conducere si a celui în care deciziile ajung la sistemele destinatare.
Pentru o mai buna circulatie a informatiei în cadrul unitatii economice, s-au gasit diverse solutii:
Optimizarea structurii organizationale a întreprinderii;
Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente ale întreprinderii
Reducerea numarului de verigi intermediare dintre conducere si unitatile operative
Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de calcul.
Aceasta din urma apare ca un proces de automatizare a fluxului informational din cadrul întreprinderii, cu un accent deosebit în ceea ce priveste sistemul informational al întreprinderii.
Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informational are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare, etc.
Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informationale le implica, determina, mai ales la unitatile economice mari, cu un volum considerabil de informatii si date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.
1.6. Reglementari legale privind utilizarea sistemelor informatice
în contabilitate
Cerintele pe care trebuie sa le îndeplineasca un sistem de prelucrare automata a datelor, potrivit legii, sunt:
Sistemele trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea datelor de intrare, precum si listele înregistrarilor efectuate în evidenta contabila pe baza de documente justificative care sa fie numerotate în ordine cronologica, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare.
Sistemele trebuie sa precizeze cu claritate originea, continutul si apartenenta fiecarei date; fiecare data trebuind sa aiba la baza continutul unui document scris.
Sistemele trebuie sa permita, în orice moment, reconstituirea elementelor si continutului conturilor, a listei si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe baza carora sa se poata determina datele de intrare.
Toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari, si dupa caz, a unui sold anterior acelui cont.
Fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii.
Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel încât sa permita controlul respectarii normelor în vigoare privind securitatea datelor si a fiabilitatii sistemului de prelucrare a datelor.
|
