Sisteme informationale contabile

PROIECT

STUDIU DE CAZ

SISTEME INFORMATIONALE CONTABILE

Obectivul studiului de caz din prezent lucrare o constitue analiza sistemului informational, modelarea sistemului analizat, precum si indentificarea componentelor din sistem ce pot fi pastrate, respectiv a celor care trebuie schimbate in cadrul SC TEROM SA

Structura studiului urmeaza etapele de baza ale microanalizei si analizei unui sistem informational, urmarindu-se principalele aspecte, dupa cum urmeaza:

.Indentificarea proiectului

1.1.Definirea misiunii , obiectivelor si strategiei organizationale la firma S.C.TEROM SA

1.1.1. Misiunea

Misiunea firmei este de a oferi clientilor nostri produse reprezentand fire si fibre sintetice de cea mai buna calitate , de o finete superioara, la preturi cat mai accesibile;

Noi promovam calitatea prin produselor vandute ,precum si prin relatiile cu furnizorii si clientii nostri.

SC TEROM SA fiind cea mai mare producatoare de fire si fibre sintetice din tara

isi distribuie produsele catre persoane juridice si persoane fizice.

1.1.2. Obiective

Principalele obiective pe care si le propune firma sunt:

SC Terom SA se straduieste sa-si extinda segmentul de piata existent si sa-si sporeasca profitabilitatea;

SCTerom SA este considerata etalonul pietei cu produsele oferite clientilor sai;

Firma va fi inventiva in ceea ce priveste apelarea la noi tehnologii care sa dea noi produse pe piata si intr-o gama cat mai variata;

Pe viitor firma se va axa pe personal cu o inalta pregatire profesionala, prin care sa se poata realiza obiectivele firmei;

Intensificarea activitatii de marketing in vederea patrunderii pe noi piete.

1.1.3.Stategiile organizationale

+ Strategia de dezvoltare a societatii se bazeaza pe adaptarea de noi tehnici manageriale complexe, care sa vizeze cresterea competitivitatii produselor si serviciilor realizate, mentinerea beneficiarilor existenti si cucerirea a noi segmente de piata.

In concordanta cu obiectivele declarate mai sus, societatea a adoptat strategia producatorului cu costuri mici.

Pentru crestera eficientei economice a activitatii desfasurate se va urmari:

- indentificarea posibilittilor de reducere a consumurilor specifice de resurse materiale si de timp de munca;

policalificarea personalului, modernizarea utilajelor si tehnologiilor precum si readaptarea lor pentru obtinerea de noi produse de o calitate superioara cautate atat pe piata interna cat si pe piata externa.

1.2. Descrierea organizarii societatii

1.2.1.Obiect de activitate, relatii cu partenerii

SC TEROM SA este persoana juridica cu sediul in Iasi.Conform actului de constitutivde infiintare, a actelor aditionale la statut si potrivit cererilor ulterioare de inscriere de mentiuni,prezentate la Oficiul Registrului Comertului,obiectul de activitate al societatii il constituie:

producerea si comercializarea firelor si fibrelor sintetice ;

folie tip PES;

fibra tip PP (polipropilena);

piese de schimb pentru terti,cit si pentru activitatea interna a societatii;

var lavabil, covoare din fir poliester,antigel (produse noi).

Firele poliesterice pe baza de polietilen tereftalat sunt folosite pentru tesaturi destinate : articolelor de lenjerie,stofelor,paturilor in amestec cu lana etc.

Firele tehnice se folosesc la obtinerea: atei de cusut, benzi transportoare, curele trapezoidale,furtune,plase pescaresti etc.

Folia poliesterica este folosita in industria electronica si electrotehnica,iar societatea noastra este unicul producator din tara.

Activitatea de desfacere a produselor se desfasoara pe piata interna cat si pe piata externa.In general piata interna si externa a societatii se caracterizeaza printr-o relativa stabilitate, datorita relatiilor cu o serie de clienti constanti.Exista si clienti care cumpara sporadic cantitatimai mari sau mai mici acestia fiind persoane fizice.Exista perspectiva mentinerii pietelor de desfacere inperioada urmatorilor 3 ani cu conditia mentinerii productiei existente si a diversificarii produselor.Grupele de produse mai profitabile sunt:

-firele PES de finete mica si cu torsiuni mari ;

-fire PES vopsite in autoclava;

-fire PES tip pale si cablu;

-fire textile multiplicate;

-fibra cu piling redus;

Analiza activitatii firmei s-a realizat prin urmatoarele aspecte de baza:

Furnizorii. Principalele materii prime folosite in prezent la fabricarea

Firelor si fibrelor PES sint granulele PET care dupa 1990 sunt aduse din import. Ca atare principalii furnizori de materii prime sunt: Chemihendel Germania, Lekwiu, Petchem Elvetia, Aectra Elvetia, Kenya Tex Co ,Rompetrol Petrochimicals SRL Constanta (furnizor intern).Relatiile se desfasoara pe baza de contracte, incheiate la inceputul fiecarui an calendaristic.

Deasemeni SC TEROM SA foloseste din import colorantii pentru fire si fibre avind ca principali furnizori mari firme precum: Clariant Franta, Dystar Germania, BI.VA.FIL Italia, Mitsuy Japonia Bezema Elvetia, Bohme Germania s.a.

Clientii societatii sunt consumatori directi de fire si fibre sintetice sau

agenti comisionari in special penrtu exportul produselor.Principalii clienti de pe piata interna a societatii sunt 737f51h : Textila Rosiori, Stofe Buhusi, Argesana Pitesti, Dorobantul Ploiesti, Ata Odorhei, Textor Tg.Mures, Mondex Sibiu, Siretul Pascani,Pantex Brasov

Favil Rm.Valcea ,Tomiris Iasi, Moldova Tricotaje Iasi, s.a.

Deasemeni pentru piata interna societatea a infiintat doua magazine proprii in zone diferite ale orasului pentru a face cat mai cunoscute produsele societatii.

In ceea ce priveste piata externa a SC TEROM SA este constituita din clienti din peste 10 tari ca de exemplu: SUA, CANADA, MEXIC, ITALIA, ANGLIA, REPUBLICA MOLDOVA, FRANTA, UNGARIA, CEHIA, s.a. Exportul produselor se realizeaza direct de catre societate prin serviciul Export.

Barierele de intrare pe piata sunt relativ putine pe piata interna,

avand in vedere traditia firmei, calitatea produselor si preturile practicate de aceasta.Chiar daca la momentul actual societatea se confrunta cu probleme majore inceea ce priveste aprovizionarea cu materii prime din import,SC TEROM SA a reusit sa-si castige o pozitie importanta pe care o pastreaza datorita promtitudinii,seriozitatii in onorarea contractelor, si a calitatii produselor livrate clientilor.

Concurenta. Pe plan intern este reprezentata de toti producatorii de

fire si fibre sintetice dar care sunt putini la numar si dispun de capacitati mici de productie.(exp.Sc Moldosin Sa Vaslui)

Pe piata externa concurenta esta acerba datorita intrarii infunctiune de noi capacitati de productie cu tehnologii foarte moderne, cu consumuri reduse ,respectiv preturi acesibile.

SC TEROM SA detine cateva atuuri prin care se va mentine in continuare un producator important de fire si fibre sintetice:

-tehnologia discontinua folosita permite trecerea mai usoara de pe un sortiment pe altul, existand posibilitatea realizarii de loturi mici, precum si a unor sortimente speciale la care nu se angajeaza marii producatori cu tehnologie continua, la care schimbarea sortimentelor des nu este economica;

gama mare si diversa de fire textile si fire tehnice ,permite societatii atunci cand cererea pe piata pentru unele produse se diminueaza,sa functioneze in continuare cu celelalte sortimente;

- bunul renume castigat de societate atat pe piata interna cat si pe cea externa, fiind cotat ca un furnizor serios care respecta cu strictete contractele, atat din punct de vedere al calitatii produselor cat si al respectarii termenelor contractuale, face sa se aprecieze ca volumul vanzarilor la intern si la extern va ramane cel putin la nivelul realizat in prezent .

Avand in vedere ca firele si fibrele PES nu sunt produse de stricta necesitate pentru mentinerea pietelor existente si patrunderea pe alte piete , sunt necesare masuri suplimentare care sa reduca efectul concurentei.

1.2.2. Istoria firmei

SC TEROM SA a fost infiintata in anul 1966 sub numele de ,,Uzina de Fibre Sintetice,,.In anul 1973 denumirea societatii a fost schimbata in ,,Combinatul de Fibre Sintetice,,

Conform Legii nr.15/1990 privind reorganizarea unitatilor economice in regii autonome si societati comerciale, si in baza HG nr. 1176/2.11.1990 s-a produs transformarea in societate comerciala sub denumirea de ,,SC TEROM SA,,

Prima sectie de productie a luat fiinta in anul 1969, pe baza tehnologiei achizitionate de la firma HOECHST-Germania, uzina dispunea de o capacitate de productie de 10000 to/an fibre si 3000 to/an fire textile si tehnice, ulterior capacitatile de productie ale combinatului au crescut succesiv.Cu timpul s-au deschis noi sectii de productie cum ar fi:

-sectia mecanica pentru producerea pieselor de schimb, utilajelor si accesoriilor pentru fabricarea firelor si fibrelor sintetice;

-sectia de confectii unde se lucreaza articole de imbracaminte(geci,pantaloni tricouri etc.) echipament de protectie pentru folosinta interna, cat si pentru terti;

.-sectia de tesatorie covoare este relativ nou infiitata,si se depun eforturi substantiale de promovare a covoarelor pe piata interna;

-sectia de productie var lavabil destinat atat consumului intern cat si extern .Aceasta sectie a luat fiinta prin readaptarea utilajelor si instalatiior existente.

Pentru a ajunge la aceste realizari societatea a cautat sa foloseasca forta de

munca policalificata fara a fi nevoie sa sporeasca nr. de personal. In prezent societatea are urmatoarea structura de personal:

- TESA - 316

- Muncitori - 1656

TOTAL 1972

1.2.3. Functiile intreprinderii si compartimentele care le realizeaza

In cadrul SC TEROM SA ,tinandu-se cont de principiile care stau la baza organizarii si conducerii activitatii de divizare in compartimente functionale si compartimente de productie. Astfel in firma se regasesc cele cinci functii de baza ale unei intreprinderi respectiv:

-cercetare -dezvoltare;

-productie;

-comerciala;

-financiar contabila;

-de personal.

Structura organizatorica a societatii este urmatoarea:

-conducerea administrativa care potrivit legii si statutului de infiintare, conducerea administrativa a firmei este asigurata de directorul general;

-conducerea executiva a societatii care este alcatuita din:

director comercial;

director tehnic si de productie;

director economic;

director prestari-servicii;

director energetic si automatizari;

director resurse umane.

Multe dintre activitatile care se desfasoara in cadrul societatii sunt cuprinse in mai una sau multe functii neputand exista o delimitare clara intre functii si activitati desfasurate De exemplu aprovizionarea unitatii se regaseste atat in functia comerciala cat si in functia de productie.Activitatea de dezvoltare a sistemelor informationale poate fi incadrata in toate functiile unitatii, pentru ca este nevoie de specialistii tuturor departamentelor organizate pe structura functionala a intreprinderii.

Prin functia decercetare-dezvoltare este asigurata asimilarea tehnologiilor moderne, imbunatatirea tehnologiilor de fabricatie, adptarea tehnologiilor si a utilajelor pentru producerea de noi produse astfel incat sa fie atinse obiectivele de calitate si productivitate ale unitatii.

Obiectivele de baza ale acestei functii sunt:

-optimizarea fluxurilor in procesul de productie;

-imbunatatirea proceselor de munca a activitatilor de intretinere si reparat

-perfectionarea structurii organizatorice

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentului de proiectare,care urmareste realizarea obiectivelor din domeniul producerii de noi produse in scopul satisfacerii cererii clientilor. Principala sarcina pe linia sistemului informational economic a acestui compartiment consta in elaborarea normelor de consum specific si intocmirea fisei tehnice a produselor in vederea calculului pretului de cost(fisa antecalculatie).

Functia de productie

Grupeaza toate activitatile care asigura :

-fabricarea produselor ce constituie obiectul de activitate ;

-organizarea si realizarea comenzilor;

-programarea si lansarea productiei;

-controlul tehnic de calitate;

-intretinerea ,repararea si modernizarea echipamentelor si instalatiilor;

-alimentarea cu combustibili (motorina, benzina , uleiuri);

-aplicarea normelor de protectie a muncii si de prevenire si stingere a

incendiilor,a masurilor de prevenire si combatere a poluarii.

Obiectivele acestei functii sunt:

-asigurarea unei capacitati optime de de productie;

-utilizarea eficienta a resurselor;

-obtinerea produselor de calitate;

-satisfacerea clientilor prin oferirea de fire si fibre sintetice de o calitate superioara si la costuri cat mai mici posibil;

-eliminarea consumurilor nejustificate si a rebuturilor .

Din perspectiva sistemului informational economic, biroul tehnic are ca

principale activitati stabilirea planului de productie si lansarea comenzilor in fabricatie

iar sectiile de productie realizeazanormarea personaluluicare lucreaza in sectii si

intocmirea raportului de productie.Aceasta functie este realizata in cadrul biroului tehnic si a celor cinci sectii de productie,(trei sectii mari si doua departamente conform organigramei).Aceasta functie este subordinata directorului de productie.

Functia comerciala

Implica activitati complexe legate de aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare procesului de productie, dar si pentru celelalte activitati desfasurate in cadrul societatii, desfacerea produselor pe piata interna si externa,cercetarea pietelor de desfacere,activitatea de promovare, publicitate si reclama, participarea la tirguri si expozitii.

Obiectivele acestei functii sunt:

-asigurarea ritmicitatii in aprovizionarea cu materii prime si materiale;

-cresterea segmentelor de piata;

-onorarea la timp a comenzilor clientilor;

-pastrarea unor bune relatii cu furnizorii si clientii si ceilalti parteneri de afaceri.

Functia comerciala se realizeaza in cadrul compartimentului comercial, structurat astfel:

Biroul aprovizionare desfasoara toate activitatile necesare asigurarii la timp

a societatii cu resursele materiale necesare realizarii procesului de productie.

Principalele activitatii ale acestui compartiment sunt intocmirea planului de aprovizionare si asigurarea receptionarii materialelor de la furnizori. In vederea indeplinirii obiectivelor prevazute in programul de aprovizionare, societatea incheie cu furnizorii contracte, emite comenzi catre furnizorii, iar pentru urmarirea modului in care sunt realizate contractele de aprovizionare, serviciul aprovizionare organizeaza evidenta operativa care cuprinde : registrul de comenzi , si fisa de urmarire a executarii comenzilor .In aceste registre se inscriu comenzile emise catre furnizori, precum si termenele de livrare stabilite de comun acord cu acestia, prin contactele economice sau in lipsa acestora prin confirmarea de comanda trimisa de furnizor,data la care a fost executata comanda, se fac mentiuni privind revenirile pentru urgentarea executarii comenzi, penalizarile datorate pentru neexecutarea conditiunilor contractuale, etc.

In cadrul executarii comenzii si a contractului de aprovizionare firma primeste de la furnizor avizul de insotire si / sau factura. Avizul de insotire se emite pe masura livrarii, de compartimentul vanzari a furnizorului si serveste ca document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, document care sta la baza intocmirii facturii, document de primire in gestiune si inregistrare a cantitatilor intrate in registrul de evidenta al aprovizionarilor.

Operatia de luare in primire a valorilor materiale aprovozionate se numeste receptie. La sosirea materialelor de la furnizor se face receptia cantitativa si calitativa a produselor prin confruntare datelor din comanda cu vizul de insotire sau factura primita de la furnizor, si cu materialele efectiv sosite, concordanta intre sortimentele sicantitatile de materiale inscrise in factura cu cele primite.Se intocmeste nota de receptie si constatare diferente(NRCD). Prin acest document eventualele materiale necorespuzatore calitativ sau in neconcordanta cu comanda sunt respinse la receptie si returnate furnizorului.

Primirea avizului de insotire si a facturii, sosirea transportului si plata facturii se inscriu in ordine cronologica, in registrul de comenzi si in fisa de urmarire a executarii comenzilor. Dupa verificare , avizare si inregistrare in evidenta tehnico-operativa a serviciului aprovizionare, aceste documente se transmit la compartimentul contabil-financiar.

Biroul desfacere cuprinde activitati legate de intocmire facturilor, livrarea produselor catre terti care se face cu sau fara comanda.In cazul in care exista comanda

intre societate si client se incheie un contract economic in care sunt stabilite toate detaliile cuprivire la livrarea produselor(termen de livrare, pret si alte clauze contractuale).Acest contract este semnat de reprezentantii celor doua unitati patrimoniale in care una are calitate de furnizor si cealalta de client.

In cadrul serviciului desfacere este organizata o evidenta operativa,care cuprinde registrul de comenzi, unde sunt inregistrate comenzile primite de la clienti. Dupa aprobarea si inregistrarea comenzilor serviciul desfacere verifica solvabilitatea clientului , stocul existent si dispune livrarea produselor. In cazul in care clientul este insolvabil se refuza comanda iar acesta este instiintat.

In cadrul executarii comenzii si a contractului privind desfacerea produselor,

se intocmesc documentele de livrare, avizul de insotire si /sau factura .Avizul de insotire se emite pe masura livrarii si serveste ca document pentru eliberarea si scaderea din gestiune a produselor din depozit, document pentru intocmirea facturii. Dupa livrare se procedeaza la actualizarea stocului , prin operarea de catre gestionar,in fisa de magazie , a cantitatilor livrate , precum si a documentelor care au stat la baza livrarii.

Dupa verificare , inregistrare in evidenta tehnico-operativ, aceste documente se transmit la compartimentul contabilitate in termenele stabilite de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Biroul desfacere intocmeste lunar rapoartele de livrari,care sunt inaintate conducerii pentru a fi analizata.

Biroul export desfasoara toate activitatile necesare desfacerii produselor catre clientii externi. In cadrul acestui birou sunt inregistrate urmarite si onorate toate comenzile de la clientii societatii externi.

Biroul marketing nu functioneaza distinct in cadrul SC TEROM SA , activitatile acestui birou sunt desfasurate de catre agentii de vanzari din cadrul biroului desfacere . Ei desfasoara activitati al caror scop este de a asigura vanzarea produselor in functie de nevoile consumatorilor, respectiv prospectarea pietelor, descoperirea de noi segmente de piata, participarea la targuri si expozitii.

Birourile aprovizionare, desfacere, export, sunt subordonate directorului comercial.

Functia financiar-contabila in cadrul acestei functii se integreaza activitatile prin care se asigura fondurile financiare necesare desfasurarii activitatii economice a societatii, precum si utilizarea lor eficienta, evidenta in expresie valorica a resurselor intrate inprocssul de productie si obtinute in urma desfasurarii lui.

O deosebita importanta o are crearea unui sistem informational cu ajutorul caruia sa se poata efectua analiza si controlul economico-financiar operativ al tuturor activitatilor, elaborarea programelor de dezvoltare economico-financiara prin dimensionarea reala a nevoilor si resurselor,elaborarea, analiza si controlul operativ al costurilor cat mai aproape de locul unde acestea se produc in vederea determinarii reale a cheltuielilor de sectii si eliminarii fenomenelor negative care afecteaza profitul, asigurarea echilibrului financiar, dimensionarea reala a nivelului de credite,evaluarea patrimoniului societatii, stabilirea si negocierea preturilor si tarifelor produselor si serviciilor in functie de cere si oferta. Deasemeni acesta functie asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice.urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, stabilirea preturilor, calculul indicatorilor economico-financiari, repartizarea pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarii creantelor, elaborarea documentelor de sinteza,organizarea contabilitatii etc.

Obiectivele acestei functii sunt:

cresterea profitabilitatii;

utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei;

asigurarea capacitatii de plata a firmei;

cresterea patrimoniului s.a.

Acesta functie este realizata in cadrul compartimentului financiar-contabil, condus de directorul economic, in care sunt cuprinse urmatoarele birouri:

Biroul contabilitate .Atributiile acestui birou sint:

raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii valorilor patrimoniale ale societatii;

asigura respectarea prevederilor legale privind integritatea proprietatii societatii comerciale ,ia tote masurile legale de reintregire a avutului societatii in cazul cand a fost pagubita;

organizeaza si efectuiaza inventarierea anuala a patrimoniului societatii, inregistreaza rezultatele inventarelor in Registrul inventar si prezinta conducerii sinteza inventarierii;

intocmeste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice;

verifica corectitudinea operatiunilor privitoare la decontarea cheltuielilor de productie de catre economistii centrelor de cost;

asigura corecta si la timp a tuturor inregistrarilor contabile privind evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarilor, evidenta cheltuielilor de investitii, a veniturilor si a cheltuielilor exceptionale;

intocmeste si asigura respectarea graficului de circulatie a documentelor din sistemul financiar contabil;

pimeste si verifica inventarul lunar al productiei neterminate, bilanturile tehnice si situatia deseurilor si semifabricatelor de la sectiile de baza;

asigura intocmirea corecta a jurnalului de cumparari pentru stabilirea TVA deductibila;

asigura furnizarea datelor necesare petru intocmirea bilantului si analiza rezultatelor economico-financiare;

participa la organizarea si perfectionarea sistemului informational;

asigura intocmirea si depunerea la termen a declaratiilor fiscale,s.a.

Contabilitatea societatii este organizata si condusa in mod corespunzator normelor legale, este tinuta la zi, datele inregistrate sint clare, precise si complete conform regulamentului de aplicare a Legii Contabilitatii nr.82 /1991 si reglementarile ulterioare.

In cadrul biroului contabilitate lucreaza personal specializat format din economisti si contabili , care in activitatea lor cuprind ansamblu de procedee si tehnici de lucru, folosite pentru refletarea si urmarirea in mod sistematic exact si neintrerupt a patrimoniului unitatii, a proceselor economice care au loc si a rezultatelor activitatii desfasurate.

Documentele elaborate de biroul contabilitate sint:

balanta si analitica sintetica contabilitate de gestiune ;

balanta si analitica sintetica contabilitate financiara;

fise cont sintetice si analitice;

jurnal ptr.cumparari;

balanta furnizorilor;

jurnalul iesirilor ;

jurnalul intrarilor;

decizii de inventariere;

evolutia veniturilor si cheltuelilor;

bilant;

nota de contabilitate;

lista NIR-urilor;

jurnalul cheltuelilor;

lista notelor de predare;

balanta stocurilor de materiale;

balanta obiectelor de inventar;

liste de inventar;

lista stocurilor fara miscare;

lista comenzilor pe sectii;

situatia deseului sectiilor de productie;

situatia semifrabicatului;

decontarea sectiilor de productie;

situatia amortizarii mijloacelor fixe;

centralizator salarii;

repatizarea salariilor pe costuri,s.a

Biroul financiar.realizeaza activitati prin care se urmareste:

obtinerea si folosirea eficienta aresurselor financiare;

asigurarea prin bugetul de venituri si cheltuieli fondurile necesare desfasurarii ritmice a programului de productie ;

intocmeste proiectul bugetului de venituri si cheltueli;

stabileste prin bugetul de venituri si cheltueli annual si tremestrial cheltuelile ce se suporta direct din rezultate si inregistrarea corectape conturi analitice aceste cheltueli;

urmareste primirea in termen a facturilor pentru marfurile exportate si importante;

urmareste permanent circulatia documentelor de decontare cu banca, analizeaza volumul facturilor neincasate si stabileste masurile corespunzatoare;

efectueaza decontarea in termen a operatiunilor rezultate din activitatea de comert exterior;

urmareste lichidarea stocurilor de productie de produse finite si lichidarea refuzurilor de plata;

efectueaza verificarea garantiei creditelor pentru operatiuni de export si regularizare intre conturi;

asigura organizarea si tinerea la zi a contabilitatii operatiunilor de trezorerie, creantelor si obligatiilor de plata, a cheltuielilor financiare, a drepturilor salariale si retinerilorn;

asigura intocmirea documentatiilor de credite, obtinerea si rambursarea acestora;

asigura intocmirea lucrarilor de analiza si sinteza privind rezultatele economico-financiare ale societatii;

asigura intocmirea corecta a bilantului contabil, darilor de seama, statistici specifice cit si a declaretiilor fiscale pe baza balantelor de verificare si raspunde de exactitatea acestora ;

asigura inventarierea conturilor de clienti creditori si debitori;

asigura evidenta obligatiilor de plata fata de actionarii societatii;

verifica efecturea corecta a activitatii de casierie;

asigura arhivarea tuturor documentelor din compartimentul financiar, s.a.

Biroul analize economice calculeaza preturile practicate de societate pentru produsele si prestarile de servicii (pretul antecalculat), si participa la negocierea acestora , calculeaza si urmareste indeplinirea principalilor indicatori economico-financiari.

Casieria cuprinde activitatile pirn care se realizeaza incasarile si platile efectuate in numerar si asigura relatiile de decontare cu bancile, intocmeste registrul de casa, si impreuna cu documentele anexate il preda la biroul contabilitate.

Functia de personal este compartimentul din SC TEROM SA care asigura indeplinirea atributiilor legate de:

asigurarea fortei de munca,cu personal cu pregatire corespunzatoare posturilor;

orientarea , selectia, instruirea permanenta a personalului;

stabilirea modului de salarizare, si cointeresare materiale;

normarea muncii;

rezolvarea problemelor sociale ale salariatilor,s.a.

Obiectivele acestei functii sunt:

crearea unor conditii optime de munca pentru toti salariatii;

urmareste trimestrial structura fortei de munca pe meserii si functii, in vederea asigurarii cu personalul necesar tuturor compartimentelor pentru activitatea curenta si de perspetiva;

in colaborare cu toate sectoarele stabileste masuri pentru intarirea disciplinei in munca, reducerea fluctuatiei si asigurarea stabilitatii personalului;

efectueaza lucrari de evidenta a personalului si misicare a acestuia, intocmeste legitimatii de serviciu si le vizeaza semestrial, elibereaza adeverinte solicitate, privind calitatea de salariat;

intocmeste, pastreaza si tine evidenta corecta a carnetelor de munca in conformitate cu prevederile legale si a altor documente personale ale salariatilor;

intocmeste dosarele personale privind trecerea in somaj sau pentru pensionarea salariatilor;

verifica,cerceteaza si ancheteaza cazurile de abateri disciplinare de la regulamentul de ordine interioara(R.O.I.),propune masuri de sanctionare si raspunde de incadrarea in prevederile legale;

intocmeste raporturi statistice privind forta de munca;

colaboreaza cu celelalte compartimente invederea realizarii sarcinilor comune, s.a.

Functia de personal este realizata in cadrul serviciului resurse umane

.

1.2.4.Organizarea firmei

SC TEROM SA dispune de organigrama functionala aprobata in care sint stabilite subordonarile ierarhice functionale, pe trei nivele:

Conducere;

Servicii, birouri, departamente functionale;

Hale de productie, depozite etc.

Structura oranizatorica a SC TEROM SA cunoaste periodic procese de adaptare in vederea asigurarii unei conduceri cat mai elastice si operative.

Conform prevederilor actelor constitutive societatea are urmatoarele organe de conducere generala:

Adunarea Generala a Actionarilor formata din reprezentanti AVAS care detin 85% din actiuni, iar 15% le detin salariati ai societatii si alte persoane fizice ;

Managerul societatii comerciale ;

Echipa de conducere operativa, compusa din directori de specialitate ai societatii comerciale .

Firma este organizata ca o societate pe actiuni condusa de Consiliul de Administratie, a carei componenta este hotarata de AGA si in subordinea careia se afla directorul general. Impreuna formeaza nivelul 1 de conducere.

AGA este organul de conducere a societtii care decide asupra activitatii acesteia si asigura politica economica si comerciala. Principala sarcina pe linie financiar-contabila este aprobarea sau modificarea bilantului si a contului de profit si pierdere, si aprobarea repartizarii profitului. AGA isi exercita prerogativele prevazute de legea nr.31/1990 fiind convocata in sedinte ordinare anuale sau dupa caz in sedinte extrordinare.

Consiliul de Administratie este compus dintr-un presedinte si 2 membri, alesi de AGA pe o perioada de 4 ani. Directorul Genaral numit de Cosiliul de Administratie, urmareste realizarea obiectivelor decise de AGA si Consiliul de Administratie . Dupa cum rezulta din organigrama,activitatea firmei este organizata in 6 compartimente principale conduse de 6 directori ce se afla pe nivelul 2 de conducere:

Director comercial;

Director tehnic-productie;

Director economic;

Director prestari-servicii;

Director energetic si automatizari;

Director resurse umane.

Birourile,sectiile de productie si sefii acestora asigura activitate curenta din intreprindere si activitatea decizionala de la nivelul operational.

Activitate de conducere este sustinuta de un sistem informational care asigura elementele necesare luarii deciziilor.

Departamentul informatic este subordonat directorului general . Aici sunt desfasurate toate activitatile privind dezvoltarea sitemelor informationale din unitate, precum si intretinerea acestora si a echipamentelor corespunzatoare sistemului informatic existent.

Serviciul administrativ are ca obiectiv desfasurarea activitatilor paza a unitatii, gestionarea fondului de carte si reviste, activitati gospodaresti s.a.

Oficiul juridic are rolul de a asigura legalitate asupra tranzactiilor economice desfasurate in cadrul unitatii, apararea drepturilor firmei in caz de litigii, asigurarea fondului legislativ pe baza caruia se poate desfasura activitatea intreprinderii.

1.3.Prezentarea principalelor resurse informatice existente

In prezent, majoritatea componentelor sistemului informational sunt realizate astfel incat sa se asigure atingerea obiectivelor acestuia si implicit, ale firmei.

Scopul este in primul rand, de a asigura integrarea sistemelor existente si trecerea la sistemul de prelucrare distribuita a datelor.De asemenea, se urmareste realizarea unui nou sistem informational contabil in conditiile in care conducerea serviciului financiar-contabil doreste trecerea la descentralizarea evidentei contabile pe centre de cost.

Sistemul informatic al intreprinderii are in componenta urmatoarele elemente:

Personalul serviciului Informatic este format din: 1 inginer sistem; 4 programatori; 3 operatori PC.

Aplicatiile din cadrul sistemului informatic al SC TEROM SA sunt:

aplicatia vanzari asigura intocmirea facturilor pe baza avizului de insotire a marfurilor, actualizarea bazelor de date privind tranzactiile cu vanzari, actualizarea datelor privind clientii, obtinerea unor rapoarte diverse privind vanzarile societatii.Aplicatia este instalata pe calculatoarele din cadrul serv.Defacere si Export.

aplicatia CONTA-GEN contabilitate generala. Aplicatia realizeaza contabilitatea analitica si sintetica a societatii, si are urmatoarele functiuni: permite preluarea si prelucrarea notelor contabile, balante de verificare si bilantul, adaugarea modificarea sau stergerea conturilor din planul de conturi, inchiderea lunara a situatiei contabile , salvarea si arhivarea datelor.

aplicatia GESTOC realizeaza gestiunea tuturor tipurilor de stocuri materiale prin preluarea si prelucrarea tranzactiilor privind stocurile, actualizarea datelor privind elementele de stoc, intomirea balantelor analitice si sintetice ale stocurilor, inregistrarea de coduri ptr produsele noi (fisier de coduri), intocmirea listei privind intrarile si iesirile din gestiunea stocurilor, fise cont.etc.

aplicatia REMPERS este o aplicatie orientata pe probleme de salarizare si evidentiere a salariatilor asigurand prelucrarea pontajelor,calculul drepturilor salariale, evidenta concediilor de odihnasi a altor drepturi de personal, inregistrarea diverselor retineri, sporuri, prime, calculul vechimii in munca, intocmirea listelor de plata, fisier personal, actualizarea datelor din baza de date, fise fiscale

FF1,FF2 etc.

aplicatia MIFIX asigura preluarea si inregistrarea tranzactiilor privind mijloacele fixe, calculul amortizarii lunare, actualizarea bazei de date , intocmirea balantei de mijloace fixe, a listei de inventariere si a altor situatii.

Aplicatiile Vanzari, Gestoc, Mifix,Conta -gen, sunt aplicatii realizate in cadrul societatii cu specialisti proprii, din cadrul serv. Informatic.Aplicatia REMPERS

este achizitionata de la firma SINTA, care asigura si servisul aplicatiei.

In planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse urmatoarele proiecte:

se urmareste achizitionarea de noi calculatoare mai performante;

dezvoltarea de noi aplicatii privind activitatea de incasari si plati;

imbunatatirea aplicatiei existente;

dezvoltarea unui sistem informatic privind vanzarile din societate,cat si magazinelor de prezentare si desfacere din teritoriu.

.

1.4. Factorii de influenta asupra realizarii proiectului

Factorii interni:

sistemele propuse vor fi dezvoltate cu forte proprii, cu ajutorul informaticienilor din cadrul serv. Informatic.Pentru aceasta seful serv. Informatic v-a informa conducerea si va solicita resursele financiare necesare punerii in aplicare a proiectului.

Factorii externi:

factorii economici, care ar putea influenta dezvoltarea sistemului ar fi lipsa disponibilitatile banesti, ptr. care societatea poate apela la finantare externa daca investitia se dovedeste a fi viabila.

Factorii juridici, si politici sunt nesemnificativi.

2.Initierea si planificarea proiectului

2.1. Descrierea principalelor sisteme informationale existente in unitate

Principalele sisteme informationaleeconomice din cadrul firmei sunt:

sistemul informational al contabilitatii generale;

sistemul informational al productiei;

sistemul informatioanal al furnizorilor;

sistemul informational al clientilor;

sistemul informational de gestiune a stocurilor;

sistemul informational al salarizarii;

sistemul informational al mijloacelor fixe;

sistemul informational al trezoreriei.

Sistemul informational al contabilitatii generale

Acest sistem realizeaza contabilitatea analitica si sintetica a societatii.

Datele de intrare in sistemul informational al contabilitatii generale sunt:

- date contabile din productia si manopera pe sectii ;

- date contabile din incasari si plati;

- date contabile din gestiunea stocurilor de materii prime, materiale si produse finite;

date contabile din evidenta/situatia mijloacelor fixe;

date contabile din salarii

alte date contabile rezultate in urma diverselor operatiuni contabile.

Date de iesire :

Nota contabila;

Registru jurnal;

Fise cont;

Balanta de verificare;

Bilantul contabil;

Diferite liste cerute de catre utilizator dupa diverse criterii(dupa cod primitor sau dupa cod primitor s.a.)

Sistemul informational al productiei

In cadrul acestui sistem sunt operate la zi tranzactiile privind stocurile de produse precum si prelucrarea automata a documentelor ce stau la baza tranzactiilor produselor din gestiuni.

Intrari.

Note de predare din sectie producatoare catre gest.de produse finite, este intocmita de catre sectie in 3 exemplare, primul merge la gest. de produse finite, al doilea la serv.Tehnic-productie, iar al treilea la sectie. Articolul contabilal este 345 = 711. Nota de predare este semnata de catre serv CTC, de catre sectia producatoare, gest.primitor.

NRCD(NIR) este intocmit in trei exemplare , primul exemplar merge la contabilitate, al doilea merge la plata, iar al treilea ramane la gestiunea care l-a intocmit. Este intocmit in baza facturii fiscale, sau in baza avizului de insotire a marfii.Articolul contabil ptr NIR cu factura:

% = 401(analitic 100si 200)

301

302

303

4426

Articol contabil ptr NIR intocmit pe baza de Aviz de Expeditie:

% = 408

302

303

4428

NIRUL este semnat de catre comisia de receptie, care este alcatuita din specialisti, de catre tehnicianul serv Aprovizionare, si de catre gestionarul care receptioneaza materialele.

Note de restituire sunt intocmite in doua exemplare de catre sectia care

dispune restituirea, un exemplar merge la gest. primitoare iar al doilea ramane la gest predatoare.Este semnat catre ambii gestionari ,poarta stampila de control preventiv al economistului sectorului de activitate.

Articol contabil: 601,602,603 9221, 9222 = 301, 302, 303 .Nota de restituire este inversul bonului de consum, si are rolul de a diminua cheltuielile sectiei cu materialele nefolosite pana la sfarsitul lunii.

- Notele de transfer au acelasi mod de ciculatie si intocmire ca notele de restituire,diferenta consta in faptul ca nu sunt purtatoare de cont de cheltuiala, iar cu nota de transfer circula in general ambalajele. Articolul

contabil este: 381(analitic) = 481. Notele de transfer pot avea rolul de

intrari sau de iesiri.

-Lista de inventariere serveste ca document pentru inventarierea valorilor

materiale aflate in gestiunile societatii, document de baza ptr.stabilirea

lipsurilor si plusurilor de inventar, document justificativ de inregistrare in

evidenta depozitelor, document ptr.intocmirea registrului inventar.Se intocmeste in doua exemplare, este semnat de comisia de inventariere , de

gestionar,si este avizat de conducerea unitatii. Circula la gestionar , la

comisia de inventariere, birou contabilitate, la conducatorul societatii

insotit de procesul verbal de inventariere .

Iesiri

Diferite rapoarte privind productia;

-Balante analitice de verificare pe gestiuni ptr.serv. contabilitate;

-Lista intrarilor si iesirilor de materiale pe gestiuni ;

-Situatia stocurilor de produse;

-Lista consumurilor pe gestiuni etc.

Sistemul informational al furnizorilor

In cadrul acestui sistem se evidentiaza situatia furnizorilor.

Intrari:

- Facturile se predau de catre serv.Aprovizionare pe baza de borderou sub semnatura la serv. Financiar.

- Documentele de plata, CEC, Ordin de plata, Bilet la Ordin, Extasele de banca, articol contabil 401 = 5121.

- NRCD de la depozite

Iesiri:

-Jurnalul de cumparari tine evidenta tuturor facturilor de la furnizori, si sta la baza intocmirii jurnalului de cumparari , TVA deductibil 4426.

- Balanta furnizorilor care evidentiaza facturile primite de la furnizori, cat si platile efectuate catre acestia. Este tinuta pe coduri de furnizori.

- Rapoarte catre conducere

Sistemul informational al clientilor

Acest sisteme realizeaza evidenta clientilor in ceea ce priveste volumul si valoarea vanzarilor.

Intrari:

Factura fiscala aferenta vanzarilor de produse finite care se intocmeste in baza dispozitiei de livrare intocmite de catre agentul de vanzari din cadrul serv. Desfacere. Factura se intocmeste automat din calculator in 3 exemplare din care primul (exempl. albastru ) merge la beneficiar, al doilea (exempl. verde ) merge la contabilitate, iar al treilea (exempl.rosu ) ramane la serv. Desfacere. Articolul contabil aferent facturilor de vanzare este: 4111 = %

701,702, 703, 704, 707.

4427

Documente de plata: CEC-uri, chas in casieria societatii, Ordin de plata. Articol contabil 5311 = 4111; 5121 = 4111.

Iesiri:

Rapoarte privind clientii incerti;

Rapoarte privind soldul clientilor;

Rapoarte privind volumul vanzariloretc.

Sistemul informatonal al mijloacelor fixe

Acest sistem realizeaza evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii lunare a acestora.

Intrari:

Factura, Avizul de expeditie si documentatia tehnica a mijlocului fix;

Bonul de miscare a mijlocului fix (anexa la dosar);

Proces verbal de receptie (anexa la dosar);

Proces verbal de casare(anexa la dosar)

Registrul numerelor de inventar;

Factura este documentul care sta la baza intocmirii procesului verbal de receptie a mijlocului fix, document intocmit de catre gestionarul gestiunii catre care a fost dirijat mijlocul fix. Este intocmit in 3 exemlare, primul merge la contabilitate, al doilea la Registrul nr. de inventar, iar al treilea ramane in gest.primitoare.Articolul contabil generat este :  % = 404

2132

2133

4426

Bonul de miscare a mijloacelor fixe : serveste ca document de predare primire a mijloacelor fixe intre sectii si atelierele societatii, ca document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la sectia predatoare la cea primitoare, ca document justificativ de inregistrare in evidenta tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinta si la contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe. Ambele exemplare sunt semnate de catre persoana care dispune miscarea mijlocului fix in cadrul unitatii. Primul exemplar merge la locul de folosinta pentru inregistrare, iar al doilea la biroul contabilitate pentru a se inregistra miscarea mijlocului fix(exemplu anexat).

Procesul verbal de receptie a mijlocului fix : se intocmeste in doua exemplare, are la baza factura emisa de furnizorul de imobilizari. Este semnat de catre o comisie formata din specialisti,i se atribuie nr. de inventar din registrul numerelor de inventar iar apoi se preda primul exemplar la birou contabilitate, iar al doilea ramane la gestiunea primitoare(exemplu anexat)

Registrul numerelor de inventar: serveste ca document de atribuire a nuimerelor de inventarmijloacelor fixe existente in unitate in vederea indentificarii lor. Se intocmeste pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intate in unitate. Se foloseste cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe. In scopul asigurarii controlului asupra existentei mijloacelor fixe se atribuie fiecarui mijloc fix un numar de inventarin momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire care se consemneaza in registrul numerelor de inventar.Mijloacele fixe inchiriate se evidentiaza in contabilitatea unitatii care le-a inchiriat, in conturile din afara bilantului, cu numere de inventar atribuite de unitatea care le-a dat spre inchiriere . Nu circula, fiind un document de evidenta numerica.

Procesul verbal de casare a mijloacelor fixe serveste ca document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe.Se intocmeste in doua exemplare, pe baza documentatiei prevazute in normele legale (notei privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din functiune).Ambele exemplare sunt semnate de catre comisia de casare alcatuita din 1,2 ingineri specialisti si un economist, care analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si decid scoaterea din functiune a acestuia, datorita gradului avansat de uzura .Primul exemplar merge la biroul contabilitate iar al doilea la compartimentul care a cerut scoaterea din functiune(exemplu anexat).

Iesiri:

Lista mijloacelor fixe pe sectii, pe grupe;

Rapoarte privind amortizarea si a valorii ramase neamortizate;

Rapoarte privind scoaterea din folosintaa mijloacelor fixe.

Sitemul informational al gestiunii stocurilor

Acest sistem informational asigura gestionarea corecta a stocurilor precum si prelucrarea automata a documentelor de miscare a materialelor din gestiuni.

Intrari:

Facturi/Avize de expeditie de la compartimentul comercial;

NIR-uri;

Note de predare /transfer de la compartimentul productie;

Bon de consum dela compartimentul productie;

Fisa limita de consum(documente anexate ).

Bonul de consum serveste la scaderea din gestiune a stocurilor, se intocmeste in doua exemplare ,primul merge la biroul contabilitate ,iar al doilea ramanela compartimentul care a dispus consumul de materiale.Este purtator de cont de cheltuiala,drept pentru care este semnat, contat,si stampilat de catre economistul centrului de cost.Articolul contabil: 601, 602,603- 921,922,923 = 301,302,303.Este semnat si de catre gest.predator si de catre cel primitor (exemplu anexat la dosar).

Fisa limita de consum serveste ca document justificativ de scadere din gestiune a materialelor, document de stabilirea depasirilor consumurilor de materiale. Fisa limita de consum evidentiaza consumurile succesive de materiale si este folosita pentru a evidentia consumul acelor materiale care sunt consumate succesiv pe parcursul intregii luni. Exemplu evidentierea alimentarii cu carburanti a mijloacelor de transport a societatii(document anexat la dosar)Comporta aceleasi semnaturi ca bonul de consm si aceleasi conturi.

Note de predare /transfer serveste ca document de predare a produselor finite rezultate din procesul de productie. Este intocmita in doua exemplare, poarta semnaturile gest predator si primitor,cat si stampila serviciului CTC care atesta calitatea produselor finite predate in depozit, in vederea comercializarii. Notele de predare trebuie neaparat sa contina pretul de productie a firelor si fibrelor si a altor produse rezultate din procesul de productie.Articolul contabilpentru notele de predare este 345 = 711.(exemplu anexat).

Nota de transfer esta cea care asigura tranzactiile privind ambalajele, are acelasi circuit ca si bonul de consum.Articolul contabil pentru notele transfer:

381.900 = 481 si 381 8100 =481

Iesiri :

Lista nirurilor ordonate dupa cont creditor(401 100;401 200) si cont

debitor(301,3021,3022,3023,3024,3028).

Lista iesirilor de materiale ordonate dupa formule contabile: 601 = 301;

Balanta analitica a stocurilor pe gestiuni;

Liste de inventariere;

Fisele de magazie care sunt verificate si semnate lunar de catre contabilul de resort;

Fisele cont pentru verificarea soldurilor(soldul fisei cont trebuie sa fie acelasi cu soldul balantei de stocuri).

Fisele de magazie servesc ca document de evidenta cantitativala locul de depozitare a materialelor .In fisa de magazie sunt operate la zi intrarile si iesirile de materiale. Se intocmeste intr-un singur exemplar si contine: nr. de gestiune, denumire material, cod material, grupa din care face parte materialul.

In SC TEROM SA, materialele si produsele finite sunt dirijate astfel:

depozite pentru materiale achizitionate ;

depozite pentru produse finite.

Depozitele ptr. materialele aprovizionate sunt:

depozitul 2- cuprinde materiile prime, materiale auxiliare , carburanti si lubrefianti;

depozitul 3 - cuprinde ambalaje si materiale pt. Ambalat;

depozitul 6 - sunt materiale metalurgice si de constructie;

depozitul 7 - detine obiecte de inventar si materiale gospodaresti;

Depozitele de produse finite sunt:

gestiunea 28- cuprinde sortimentele de fibra-folie;

gestiunea 29- fire textile colorate;

gestiunea 27- fire textile;

gestiunea 76- fibra tip pala;

gestiunea 97- piese schimb ptr.terti.

Sistemul informational al salarizarii

Intrari:

pontajele primite de la compartimentul salarii;

ceficient avans s.a.

Iesiri :

state de plata;

fise fiscale F1si F2;

fluturasii;

liste salarii avans;

liste salarii lichidare;

liste retineri salariati;

datorii catre bugete.

Sistemul informational al trezoreriei

Acest sistem realizeaza evidenta la zia incasarilor si platilor.

Intrari:

dispozitie de plata;

dispozitie de incasare;

registrul de casa;

plata salariilor conform statelor de plata primite de la ser. Financiar;

chitante pentru incasari s.a.

Iesiri :

note contabile de la biroul financiar;

evidenta facturi platite /incasate;

lista debitori s.a.

2.2.Delimitarea ariei de intindere a sistemului de gestiune a stocurilor

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilitati pe linie de gestiune a stocurilor

Directorul economic

asigura evidentele necesare elaborarii prognozelor pentru productie;

dimensioneaza consumurile;

semneaza contractele economice cu furnizorii;

asigura coordonarea raportarilor statistice;

isi asuma responsabilitatea luarii deciziilor.

Oficiul juridic

asigura rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale;

avizarea contactelor comerciale;

avizarea deciziilor de imputare

. Biroul financiar

a) Pentru activitatea de control de gestiune

- controlul documentelor ce cuprind operatiuni referitoare la drepturile si obligatiile patrimoniale ale firmei (incheierea contractelor, plata furnizorilor);

verificarea constituirii garantiilor pentru gestionari;

controlul constituirii comisiilor de receptie si a documentelor de receptie;

verificarea inregistrarii in fisele de magazie a documentelor de intrare si de iesire a materialelor;

efectuarea inventarierilor periodice;

verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare.

b)    Pentru activitatea financiara:

primirea documentelor pentru livrarile de la furnizori;

urmarirea platii furnizorilor;

intocmirea jurnalului si a situatiei contului pe baza operatiunilor din extrasul de cont;

organizarea evidentei realizarii contactelor comerciale si a comenzilor;

calculul si evidenta TVA

Biroul contabilitate

organizarea contabilitatii sintetice si analitice a patrimoniului;

colectarea costurilor pe conturi sintetice si analitice din centralizatorul privind consumurile de materiale, obiecte de inventar,amortizare si cele salariale;

realizarea operatiunilor legate de inventariere;

inregistrarea TVA;

Biroul anlize economice

calcularea preturilor ;

defalcarea bugetului de venituri si cheltuieli pe elemente de costuri si resurse

Biroul tehnic-productie

fisa tehnica a produsului;

elaborarea de solutii tehnice;

necesarul de materii prime si materiale;

planul de productie si urmarirea acestuia.

Biroul aprovizionare si depozite

asigurareapregatirii si desfasurarii negocierilor contactelor comerciale;

aprovizionarea cu materii prime si materiale, piese de schimb,obiecte de inventar;

valorificarea stocurilor fara miscare sau cu miscare lenta, a deseurilor, si ambalajelor;

urmarirea respectariiprevederilor cuprinse in contactele de aprovizionare;

constituirea comisiilor de receptie si efectuarea receptiilor;

asigurarea conditiilor de pastrare si depozitarea bunurilor materiale;

asigurarea inregistrarii in fisele de magazie a intrarilor si iesirilor de materiale.

2.2.2. Functiile sistemului de gestiune

Principalele clase de operatii economice, reflectate in sistem sunt:

stabilirea necesarului de aprovizionat,intocmirea comenzilor de

aprovizionare sau a contractelor;

- intrarea materiilor prime si a materialelor in gestiunea depozitelor

presupune intocmirea receptiei, constatarea plusurilor sau minusurilor la

receptie, ocazie cu care se stabileste daca factura va fi platita in totalitate

(receptia coincide cu factura) sau partial (in cazul in care apar diferente in

minus la receptie).Daca se constata produse in plus la receptie,acestea sunt trecute pe custodie si returnate furnizorului.

- consumul de materii prime si materiale, pe baza solicitarilor primite de la

de la sectiile de productie sau celelalte componente organizatorice, pe baza de bon de consum sau fisa limita de consum;

determinarea plusurilor si minusurilor de inventar la nivel de gestiuni;

restituirea materialelor din sectie la depozit, in situatia neconsumarii integralea cantitatilor date in consum;

transferul materialelor de la o gestiune la alta, pe baza notelor de transfer in evidenta gestiunilor participante la operatiune.

Pe baza acestor operatii, la nivelul Sistemului de Gestionare a Stocurilor au fost indentificate urmatoarele procese de prelucrare:

prelucrarea datelor privind aprovizionarea cu materii prime si materiale cuprinde urmatoarele procese: stabilire necesar de materiale, comandare mteriale, urmarire realizare comenzi sau contracte.Etapa incepe cu completarea unei cereri (referat)de aprovizionare, care se intocmeste de cater fiecare sectie sau compatiment in parte si se transmite la serv. Aprovizionare, care face analizaofertelor primite de la furnizori.

evidenta operativa a tranzactiilor cu materii prime si materiale presupune verificarea si inregistrarea tuturor operatiunilor cu materii prime si materiale (intrari , consumuri ,transferuri, inregistrare diferente inventariere) intocmirea listelor, si generarea notelor contabile.

actualizarea stocurilor presupune operarea in stoc, intocmirea balantei analitice a stocurilor si a altor liste privind stocurile, verificarea lunara a fiselor de magazie (metoda inventarului permanent).

inregistrarea rezultatelor inventarierii stocurilor cuprinde ca procese: intocmirea listelor de inventariere, stabilirea diferentelor la inventariere si intocmirea procesului verbal.

evidenta furnizorilor din punct de vedere al aprovizionarii presupune operarea in creditul conturilor analiticede evidenta a furnizorilor, obtinerea fisei analitice a furnizorilor si oferirea altor informatii

Sistemul de gestiune a materialelor din ScTerom Sa intra in legatura cu urmatoarele entitati externe: furnizori, serv.Productie, serv. Contabilitate, Conducere, alte compartimente.

Principala entitate externa cu care intra in legatura sistemul pe baza tranzactiilor privind privind procesul de aprovizionare sunt furnizorii. Furnizorii emit

Oferte, care ajung la serv. Aprovizionare, unde sunt analizate, si selectate cele mai avantajoase.

Societatea se aprovizioneza cu materii prime si materiale pe baza de comanda sau contract.Contractul poate fi onorat pe baza unei singure comenzi sau esalonat. Materialele cuprinse in comanda odata intrate in unitate, sunt verificate ptr a fi prevenite anumite erori: cantitatea de pe comanda sa nu depaseasca cantitatea prevazuta in contract, termenul de livrare al materilelor solicitate nu trebuie sa depaseasca termenul de valabilitate a contractului. Materialele sunt aduse in societate in baza avizului de insotire a marfii sau factura, sunt dirijate in depozitul de profil, unde sunt receptionate, verificate de comisia de receptie, dupa care nirurile sunt predate la serviciul Contabilitate pentru a fi prelucrate.

Serviciul Productie este entitatea care solicita serviciului Aprovizionare, materii prime si materiale necesare desfasurarii in mod continuu a procesului de productie. Materialele sunt ridicate de catre sectie cu bon consum, fisa limita de consum sau bon transfer, transportate la sectie si introduse in procesul tehnologic. Serv. Productie tansmite catre sistemul de gestionare a materialelor , planul de productie, Raportul lunar de productie etc.

La sfarsit de luna, in urma inventarierii de catre economistul centrului de cost, a productiei terminate si neterminate(cont 331) materiale ramase neconsumate sunt restituite la depozit (a se vedea exemple de note de restituire anexate la dosar).

Serviciul contabilitateare rolul de a verifica concordanta actelor primite de la depozitele de materiale,(se verifica datele din factura cu NIR-ul, pretul etc) se conteaza si se prelucreaza. La sfarsit de luna se scoate lista tuturor intrarilor , pe gestiuni, care este ordonata dupa cont creditor 401 100; 401 200 si cont debitor 301; 3021; 3022; 3023; 3028(analitic 100 sunt furnizori interni , 200 furnizori externi) Neconcordantele descoperite in actele primite de la depozite, se rezolva prin colaborarea dintre serv. Contabilitate cu gestionarii cat si cu tehnicienii serv. Aprovizionare.

Sistemul de gestionare a materialelor intra in legatura frecvent cu comisia de inventariere alcatuita din :

presedintele comisiei;

tehnicianul de resort al serv. Aprovizionare;

secretarul comisiei(contabil).

Dupa inventarierea faptica a stocurilor se intocmeste lista de inventar insotita de declaratiile gestionarului, si de alte documente stau la baza intocmirii procesului verbal de inventariere.

3.Descrierea sistemului informational existent

In urma studierii documentatiei firmei s-au obtinut informatii suplimentare privind procesele de prelucrare care au loc in cadrul Sistemului de gestionare a materilelor, in functie de principalele operatiuni economice si transformarii, astfel:

Aprovizionarea cu materiale,care urmareste prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare, facturile si receptiile, plecand de la urmatoarele tranzactii:

Intocmirea necesarului de materiale;

Lansare comenzi de aprovizionare;

Intocmirea receptiilor.

Evidenta operativa a tranzactiilor cu materiale, prin care se culeg, verifica si prelucreaza datele generate de urmatoarele operatii economice:

Intrari de materile prin cumparare;

Intrari de materiale prin returnare de la sectie(NR; BT);

Consumuri de materii prime si materiale;

Darea in folosinta a obiectelor de inventar si a echipamentului de lucru si protectie;

Vanzarea materialelor;

Transferul materialelor de la o gestiune la alta.

Inventarierea stocurilor , urmareste prelucrarea datelor obtinute in urma desfasurarii inventarierii, avand in vedere doua tipuri de diferente:

Intrde materiale din plusuri de inventar(art. Contabil 301 = 601);

Iesiri de materiale din lipsuri de inventar(601 = 301concomitent635 = 4427).

Actualizarea stocurilor, prin preluarea informatiilor din procesele de prelucrare anterioare, urmarindu-se operarea la nivelul stocului, intocmirea balantei analitice, verificarea fiselor de magazie si generarea listelor de inventariere.

Evidenta furnizorilor, prin preluarea datelor din procesul de aprovizionare si colectarea datelor din sistemul de trezorerie

Descrierea tranzactiei intrarilor de materiale prin cumparare,urmarind trei aspecte de baza:

a)     descrierea documentelor primare, pentru a se constata,care este sursa datelor de intrare in SGS, cum circula fiecare docoment si, eventual, ce particularitati trebuie urmarite inprocesul de prelucrare.

b)    descrierea fluxurilor informationale si aproceselor de prelucrare;

c)     descrierea listelor, rapoartelor, situatiilor de iesire sau a documentelor ce rezulta din procesul de prelucrare.

Intrari de materiale prin cumparare

a)    Descrierea documentelor primare

In cazul cumpararii de materiale, intervin urmatoarele documente:

Factura;

Avizul de insotire a marfii;

Scrisoare de trasura;

Declaratia sumara;

Nota de receptie si constatare de diferente;

Note contabile.

Nota de receptie si constatare diferente

NRCD este intocmita de gestionarul depozitului unde sunt dirijate materialele, semnata de membri comisiei de receptie care participa la receptia materialelor primite pe baza documentelor de insotire a transportului. Documentul de insotire a transportului poate fi factura, avizul de insotire a marfii sau scrisoare de trasura. NRCD este intocmit in 3 exemplare cu urmatoarele destinatii:

primul exemplar va fi trimis la contabilitate ca document justificativ ptr. inregistrarea in contabilitate a intrarii materialelor in gestiune;

un exemplar va fi trimis la biroul financiar, impreuna cu factura furnizorului in original, in vederea platii furnizorului si inregistrarea in contul de furnizori.

In cazul in care se constata diferente la receptie in plus, se intocmeste un NIR cu cantitatea constatata in plus, si se inregistreaza in custodie pana la clarificarea situatiei(art.contb.8033/ cod frnizor). In cazul in care se constata diferente in minus, comisia de receptie intocmeste un proces verbal de constatare in care se mentioneaza cantitatea gasita lipsa sau calitate necorespunzatoare. In acest caz se retine de la plata a facturii si se poarta corespondenta cu furnizorul in vederea clarificarii situatiei(se restituie materialele,in cazul in care nu corespunde calitate , sau se accepta la plata numai cantitatea efectiv receptionata, in cazul constatarii lipsei constatate).

un exemplar ramane la depozit.

b)Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

In cazul primirii materialelor fara factura, NRCD-ul este intocmit pe baza avizului de expeditie sau scrisoare de trasura. In SC TEROM SA se intalnesc foarte des cazuri in care factura soseste mai tarziu, iar pretul materialelornu este cunoscut, caz in care trebuie stabilit un pret de inregistrare. In aceasta situatie se utilizeaza ca pret de inregistrare pretul ultimei aprovizionari la materialul respectiv.

In urma analizei efectuate s-a constatat ca intre facturi si NRCD-uri exista o legatura de tipul ,,multe-la multe,,ceea ce inseamna ca:

Unei facturi ii pot corespunde mai multe NRCD-uri, valabil in urmatoarele situatii:

pe o factura se primesc mai multe materiale ce vor intra in depozite diferite(se va intocmi cate un NRCD pentru fiecare depozit);

pe o factura se primesc mai multe materiale care sunt evidentiate in conturi diferite de evidenta a stocurilor.In acest caz se scrie pe nir umatorul articol contabil:  %= 408

3021

3028

4428

In ceea ce priveste faptul ca unui NIR ii poate corespunde mai multe facturi, acesta situatie nu se intalneste in sistemul informational existent in SC TEROM SA.

Prin prelucrarea tuturor NRCD-urilor dintr-o luna calendaristica se obtine ,,Lista nirurilor,, pe gestiuni,care este anexata in dosarul cu alte liste ale gestiunii cum ar fi ,,lista consumurilor pe locuri de gestiuni, lista iesirilor, balanta analitica a stocurilor,,

In ceea ce priveste modul de inregistrare a tranzactiilor privind intrarile de materiale prin cumparare, exista urmatoarea situatie:

- Cumparari de materiale achitate cu ordin de plata sau cecuri din conturile curente ale societatii,iar receptia se efectueaza la depozitele de la sediul societatii.

Dupa sosirea facturii la societate aceasta este vizata de catre Controlul Financiar Intern ( serv.CFI), si apoi este transmisa la serv. Financiar pe baza de semnatura. Dupa primirea facturilor, ele sunt supuse urmatoarelor prelucrari:

datele facturilor sunt inregistrate in jurnalul de cumparari;

sortare facturilor pe furnizori si intocmirea centralizatorului facturilor;

intocmirea instrumentelor de plata si urmarirea acestora.

NRCD este predat serv. Contabilitate insotit de copia facturii(dupa ce a fost vizata de serv. CFI),avizul de insotire a marfii si fluturasul de dirijare a marfii catre depozitul corespunzator. Contabilul verifica daca imperecherea este realizata complet si nu rezulta diferente de pret, sau daca acesta exista se intocmeste nota contabila avand urmatoarele aricole contabile:

Pretul de achizitie > Pretul prestabilit

10000 lei 9000lei

% = 401 100(200) 1190000

301 900000

308 100000

4426 190000

Pretul de achizitie < Pretul prestabilit

20000 lei 22000 lei

% = 401 100 2380000

301 2000000

4426 380000

308 = 301 200000

Se colecteaza soldul contului 308 pe parcursul lunii, iar la sfarsitul perioadei se repartizeaza asupra consumurilor.....

Pentru NRCD-urile care nu s-a primit factura, se inregistreaza in contul 408(facturi furnizori nesosite), avand urmatorul articol contabil:

% = 408

3028

4428

Daca factura soseste in decursul lunii in care s-a intocmit receptia, se intervine direct pe NIR, schimband formula scrisa initial iar daca factura soseste dupa inchiderea situatiilor lunare se intocmeste nota contabila astfel:

% = 401

408 (cu valoarea materialelor inregistrate in cont 408)

4426 = 4428 (valoarea TVA)

Factura fiscala insoteste bunurile sosite de la furnizori.Este un formular cu regim special de inscriere si numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru -exemplarul 1; rosu -exemplarul 2; verde -exmplarul 3.

Serveste ca :

document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de plata aferent achizitionarii bunurilor, a lucrarilor sau serviciilor prestate;

document de insotire a bunurilor pe timpul transportului;

document de incarcare a gestiunii primitoare;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste cu ajutorul tehniciide calcul sau manual, in trei exemplare, la livrarea produselor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat, pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executare lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrari, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite pe timpul transportului, de avizul de insotire a marfi.In vederea corelarii documentelor de livrare numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Circula la cumparator:

compartimentul aprovizionare pentru confirmarea operatiunii si pentru a

primi acceptul la plata;

la serv. CFI (Control Financiar Intern) care efectueaza operatiunea de

control financiar preventiv pentru acordarea vizei (se aplica stampila

de control preventiv si se semneaza de catre cel care efectueaza verificare

datelor din factura);

la serv. Financiar, pentru a sta la baza intocmirii instrumentului de plata

care furnizor si inregistrarea ei in jurnalul de cumparari.

Se arhiveaza la cumparator-serv. Financiar si are termen de pastrare 10 ani.

Formularul tipizat al unei facturi fiscale contine:

denumire furnizor (CUI, sediu, contul, banca, capitalul social);

denumire cumparator(CUI, sediu, contul, banca);

numarul facturii;

data facturii (ziua, luna, anul,);

numarul avizului de insotire a marfii (daca este cazul);

cota de TVA.

Factura fiscala este compusa din urmatoarele campuri:

nr. curent;

denumirea produselor sau serviciilor;

unitatea de masura (U.M.);;

cantitatea;

pretul unitar(fara TVA), in lei;

valoare (cantitate *pret unitar) in lei;

semnatura si stampila furnizorului;

date privind expeditia (datele delegatului);

semnatura de primire;

total de plata(valoare produs +valoare TVA).

Avizul de insotire a marfii

Se admit la receptie si bunurile insotite doar de avizul de insotire a marfii.

Avizul de insotire a marfii este un formular cu regim special de tiparire, inscriere si numerotar, tiparit in blocuri de cate 150 file, formate din 50 seturia cate trei file, in culori diferite: albastru- exemplarul 1; rosu - exemplarul 2; verde- exemplarul 3. Serveste ca :

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document care sta la baza intocmirii facturii;

document de incarcare in gestiunea cumparatorului;

document de insotire a bunurilor transferate de la o gestiune la alta, dispersate teritorial ale aceleasi societati.

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se mentiunea ,,Urmeaza factura,, In cazul transferului de bunuri intre gestiuniunile aceleasi societati avizul de insotire v-a purta mentiunea ,,Fara factura,, se emite de catre serv.Desfacere care semneaza ptr. intocmire.

Cicula la cumparator:

la compartimentul aprovizionare respectiv depozite ptr. inregistrarea can

cantitatii aprovizionate(exemplarul 1).

la magazinele societatii pentru incarcarea in gestiune cu marfurile sau

produsele transferate (exemplarul 1).

Se arhiveaza la cumparator, la serv. Contabilitate impreuna cu NRCD si copia facturii.

Formularul ,,Aviz de insotire a marfii,, prezinta urmatoarele campuri:

numar curent;

specificatia(produse, ambalaje etc.);

unitatea de masura(U.M.);

cantitatea livrata;

pretul unitar fara TVA;

valoarea;

semnatura si stampila furnizorului;

date privind expeditia (datele delegatului care ridica marfa);

total;

semnatura de primire a delegatului.

In urma analizei efectuate s-a constatat ca intre avizul de insotire a marfii si NRCD-uri exista o legatura de tipul ,,multe-la-multe,, situatie asemanatoare legaturii dintre NRCD-uri si facturi.

Notele contabile

Sunt intocmite cu ocazia depistarii unor eroari aparute in urma inregistrarilor efectuate pe parcursul unei luni, sau operatiuni care nu pot fi operate in calculator(exemplu scoaterea din evidenta a mijloacelor fixe) si au rolul de a corecta urmatoarele tipuri de eroari:

corectie analitic la cont 401(exemplu anexat);

diferente de pret (exemplu anexat);

corectie cod furnizor(exemplu anexat);

scoaterea din evidenta a mijloacelor fixe;

prestarile de servicii ,fact.furnizorilor de utilitati(exemplu anexat)etc.

Scrisoarea de trasura este un document care insoteste transportul de marfuri pe calea ferata(document anexat).

Declaratia sumara(DS) este documentul care insoteste marfurile din import pentru care nu s-a platit taxe vamale, iar bunurile insotite de astfel de documente sunt receptionate pe custodie cont 8033(document anexat).

4. Modelarea sistemului informational

Pentru modelarea sistemului doua modele de baza, respectiv modelul descompunerii functionale, modelul proceselor.

4.1 Modelul descompunerii functionale

Descompunerea functionala a sistemului analizat se realizeaza cu ajutorul diagramei de descompunere functionala, care urmareste scoaterea in evidenta a modului de structurare a sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus in procese de prelucrare si subprocese.

Sistemul de gestiune a stocurilor se descompune in urmatoarele procese si subprocese de prelucrare:

aprovizionarea cu materiale, cu urmatoarele subprocese:

Ø     stabilirea necesarului de materii prime, materiale, obiecte de inventar;

Ø     lansarea comenzilor de aprovizionare;

Ø     prelucrare receptii;

evidenta operativa a tranzactiilor,cu urmatoarele subprocese:

Ø     inregistrarea operatiilor cu materiale;

Ø     intocmirea listelor si documentelor;

Ø     generare note contabile;

actualizarea stocurilor,care contine subprocesele:

Ø     operarea la nivel de stoc;

Ø     obtinere balanta analitica;

Ø     verificarea fiselor de magazie;

Ø     generarea listelor de inventar;

inventarierea stocurilor, cu urmatoarele subprocese:

Ø     tabilirea diferentelor de inventar;

Ø     intocmirea notelor contabile pentru diferente;

evidenta furnizorilor, care consta in urmatoarele subprocese:

Ø     actualizarea soldului furnizorilor;

Ø     obtinere fise analitice de furnizori.

Diagrama descompunerii functionale este prevazuta in anexa 1.

4.2. Modelarea proceselor

Modelarea proceselor se realizeaza cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date(DFD), care redau sub forma grafica modul in care fluxurile de date intra in procesul de prelucrare din diferite surse (entitati externe sau locuri de stocare a datelor) si iesirea fluxurilor de date catre diferite destinatii (entitati externe sau locuri de stocare a datelor).

In procesul de modelare a proceselor se pleaca de la diagrama descompuneriifunctionale si de la descrierea orientata pe tranzactii/transformaria sistemului existent. De fapt, se indentifica pentru fiecare procesde prelucrare fluxurile de date de intrare si de iesire.

Prima diagrama care se obtine este diagrama de context ( Anexa 2) care contine un singur simbol pentru procesul de prelucrare, respectiv sistemul care se modeleaza, precum si sursele/destinatiile principalelor fluxuri de date, fara a se prezenta locurile de stocare a datelor.

Urmeaza digrama de nivel 0 (Anexa 3), care prezinta principalele procese de prelucrare ale sistemului. Incepand cu aceasta diagrama apar si locurile de stocarea a datelor(tabele ale unei baze de date, baze de date, fisiere, dosare sau cartoteci in care se pastreaza datele).

Modelarea proceselor continua cu descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese, redata prin intermediul DFD-urilor de nivel 1(anexa 4 ), a subproceselor in module prin intermediul DFD-urilor de nivel 2 (Anexa 5).

Diagrama Entitate - Relatie

O entitate este o persoana, un loc, un obiect, eveniment sau concept din domeniul de activitate a utilizatorului despre care organizatia doreste sa pastreze anumite date.

1. Indentificarea entitatilor de date:

- furnizori: FURNIZOR

- facturi : FACTURA

- receptie: RECEPTIE

- localitate: LOCALITATE

- gestiune: GESTIUNE

- material: MATERIAL

- consum: CONSUM

- transfer: TRANSFER

2. Descrierea entitatii de date - se realizeaza prin intermediul proprietatilor (atributelor) sale:

Furnizor: (Cod Furnizor, Denumire Furnizor, Adresa, Localitate, Judet,

Cod Fiscal, Sold );

Factura : (NR. Factura, Data Factura, Mijlocul de transport);

Receptie: (NR. Receptie, Data Receptie);

Localitate: (Cod. Localitate, Denumire localitate, Judet);

Gestiune: (Cod. Gestiune, Denumire gestiune, Nume Gestiune);

Material: (Cod Material, Den. Material, U.M.,Stoc, Pret);

Consum: (Nr.Document, Tip doc., Data Doc., Nr.C-da., Loc consum);

Transfer: (Nr. Document, Data document).

3. Descrierea relatiilor dintre entitati.

Relatia LOCALITATE - FURNIZOR.

Relatia este de gradul 2 (binara, participa 2 entitati)

Unei localitati ii corespund: Minim 0; Maxim N, Furnizori

Unui furnizor ii corespunde: Minim 1; Maxim 1, Localitati

Relatia este de tipul ,,1- la- multe,,(1:M).

Relatia FURNIZOR - FACTURA

Relatia este binara - gradul 2;

Unui furnizor ii corespund: Minim 0; Maxim N, Facturi

Unei facturi ii corespund: Minim 1; Maxim 1, Furnizori

Tipul relatiei ,, 1- la- multe,,(1:M).

Relatia FACTURA - RECEPTIE

Relatia este binara - gradul 2;

Unei receptii ii corespund Minim 1;Maxim 1, Facturi;

Unei facturi ii corespund Minim 0; Maxim N, Receptii.

Relatie de tipul ,,1- la- multe,,(1:M).

Relatia RECEPTIE - MATERIAL

Relatie de gradul 2;

Fiecare receptie are Minim 1; Maxim N, Materiale

Fiecarui material ii corespunde Minim 0; Maxim N, Receptii

Relatie de tipul ,,multe - la multe,, (M:N).

Relatia GESTIUNE- MATERIAL

Unui material ii corespunde Minim 1; Maxim 1 Gestiune;

Unei gestiuni ii corespunde Minim 0 ; Maxim N Materiale;

Tipul relatiei ,,1- la -multe,,(1:M).

Relatia GESTIUNE - TRANSFER

O gestiune poate efectua Minim 0; Maxim N Transferuri;

Un transfer poate avea Minim 1; Maxim 1 Gestiuni primitoare;

Tipul relatiei ,,1-la-multe,,(1:M);

Relatia este de gradul 2.

Relatia MATERIAL- CONSUM

Relatia este binara- gradul 2;

Unui material ii corespunde Minim 0; Maxim N Consumuri;

Unui consum ii corespunde Minim 1;Maxim N Materiale;

Relatia este de tipul ,,multe-la-multe,,(M:N).

Modelul semantic al datelor

1. Furnizor

Descriere: toti furnizorii de materii prime, materiale,piese de schimb etc.

Atributele membrilor:

Nume

Valoarea clasei: NUME FURNIZOR

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Adresa

Valoarea clasei: ADRESE

Legatura

Valoarea clasei: COMANDA- FURNIZOR

Legat prin: FURNIZOR

Valori multiple

2. Factura

Descriere: toate documentele care insotesc produsele de la furnizori

Atibutele membrilor:

Nr. factura: Valoarea clasei: NUMAR FACTURA

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Data: Valoarea clasei: DATE- CALENDARISTICE

Cantitate: Valoarea clasei: CANTITATE

Valoare: Valoarea clasei: BANI

TVA: Valoarea clasei: TVA

Neschimbabil

3. Material

Descriere: reprezinta materii prime, materiale, piese de schimb etc.

Cod material: Valoarea clasei: COD PRODUS

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Denumire produs: Valoarea clasei: NUME -PRODUS

Unitate de masura: Valoarea clasei: U.M.

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Pret: Valoarea clasei: BANI

4. Receptia

Descriere: document de incarcare a gestiunii cu materialele achizitionate

Atributele membrilor:

Numar NRCD (receptie Valoarea clasei: NUMAR NRCD.

Data: Valoarea clasei: DATE-CALENDARISTICE

5. Localitate

Descriere: domiciliul furnizorului de materiale, materii prime etc.

Atributele membrilor:

Nume localitate: Valoarea clasei: NUME-LOCALITATE

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Cod localitate: Valoarea clasei: COD- LOCALITATE

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Judet: Valoarea clasei: NUME JUDET

Neschimbabil

Nu poate fi nul

6. Gestiune

Descriere: locul de depozitare a materialelor, materiilor prime receptionate.

Atributele membrilor:

Denumire gestiune: Valoarea clasei: NUME GESTIUNE

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Cod gestiune: Valoarea clasei: COD GESTIUNE

Neschimbabil

Nu poate fi nul

7. Consum

Descriere: trecerea materialelor din locul de stocare (depozit) pe cheltuielile locurilor de consum(sectiile de productie si sectiile auxiliare).

Atibutele membrilor:

Tip document: Valoarea clasei: TIP DOCUMENT

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Nr. document: Valoarea clasei: NUMAR DOCUMENT

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Data document: Valoarea clasei: DATE -CALENDARISTICE

Nr. c-da: Valoarea clasei: NR.- COMENZI

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Loc consum: Valoarea clasei: LOC CONSUM

Nu poate fi nul

8. Transfer

Descriere: trecerea materialelor din depozitul central catre o subgestiune transferul creaza stoc, dupa care are loc consumul pe baza Bonului de consum.

Atributele membrilor:

Nr. document: Valoarea clasei: NUMAR DOCUMENT

Neschimbabil

Nu poate fi nul

Data document: Valoarea clasei: DATE CALENDARISTICE

Depozitul (dictionarul) datelor

In timpul sau dupa finalizarea modelarii sistemului se poate realiza completarea elementelor inregistrate in timpul modelarii cu explicatii suplimentare. Prin completarea depozitului de date se urmareste:

- descrierea proceselor/subproceselor de prelucrare cu ajutorul englezei

structurate sau a pseudocodului;

descrierea entitatilor externe, specificand semnificatia si rolul entitatii

pentru sistem, momentele in care entitatile de date- sursa trebuie sa puna la dispozitie anumite fluxuri de date sau cand sistemul(prin procesele de prelucrare) trebuie sa furnizeze fluxuri de date entitatilor de date-destinatie;

descrierea fluxurilor de date si locurilor de stocare prin structurile de

date pe care le contin.

5. Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem

5.1 Cerintele functionale ale noului sistem

Datorita organizarii societatii, si a unui management defectuos, se constata urmaoarele deficiente, care se constituie in aceleasi timp cerinte functionale ale unei noi aplicatii:

1. Problema privind partea de hardware

tehnologie veche atat fizic cat moral si insuficienta;

retea neterminata.

2. Problema privind partea de software

soft vechi (DOS, Windows 95-98);

utilitare vechi (Antivirus, Norton si Arhivatoare)

Variantele de solutionare a acestor probleme sunt:

achizitionarea de echipamente performante;

imbunatatirea celor existente in functie de posibilitati

3.Problema aplicatiilor economico-manageriale,de analiza si control

In acest domeniu softul este depasit de noile cerinte legislative, greoi de manevrat de catre utilizatirii finali, iar interfata de dialog intre utilizator si program este neadecvata si obositoare.

Solutionari:

achizitionarea de echipamente compatibile cu noile sisteme de operare(calculatoare, imprimante rapide si selentioase);

achizitionarea sau crearea de programe usor de manevrat si integrate toate modulele intr-o singura aplicatie generala accesibila prin parole de utilizator(individuale sau pe module de gestionare).

4. Problema magazinelor de desfacere

Magazinele de prezentare si desfacere din societate sunt lucrari tinute manual.Receptiile insotite de facturi sau Avize de insotire a marfii(cazul produselor finite vindute prin reteaua proprie de magazine) stau la baza intocmirii notelor contabile care sunt prelucrate automat.In urma inregistrarii notelor se obtine balanta analitica a contului 371, 378, 4428, se calculeaza manual K378, dupa care se descarca gest. de marfurile iesite(cont.

Solutionarea acestei probleme este achizitionarea sau crearea cu forte proprii

a unui program care sa reduca volumul mare de munca necesar efectuarii calculelor.

5. Problema notelor de restituire

In prezent notele de restituire sunt listate numai in gestiunea care restituie materialele, iar depozitul in care intra nu le are evidentiate nici intr-o lista, decat in balanta stocurilor la rubrica de intrari. Eu pentru a verifica codurile materialelor, cantitatile, si preturile care sunt foarte importante trebuie sa solicit lista sectiei.

Varianta solutionarii acestei probleme este interventia in program si introdusa conditia listarii notelor de restituire atat dupa cod predator cat si dupa cod primitor.

6. Problema Avizelor de insotire a marfii cu ambalaje plecate la terti

pentru marfa

In prezent societatea achizitioneaza diferite substante chimice(acidul acetic, hipocloritul de sodiu) de la diferiti furnizori din tara care ne livreaza produsele in ambalajele beneficiarului.Pentru aceasta depozitul intocmeste A.E. care poarta pe el mentiunea ,,Ambalajele pleaca dupa marfa,, In contabilitate se conteaza astfel:

358/codul furnizor /gest.de unde pleaca ambalajele = 381 900. La intoarcere se intocmeste NIR pentru marfa cat si pentru ambalaje. NIR-ul are cont creditor 401ceea ce nu este valabil si pentru ambalaje. In acest caz intocmesc un artificiu pentru a-mi incarca gestiunea cu ambalajele plecate,intocmind pentru ambalaje un NIR fictiv avand articolul contabil: 381 900 = 358/Cod furnizor,astfel imi inchid articolul contabil de pe A.E.

Am solicitat interventia in program pentru a fi prevazuta si aceasta situatie, respectiv ca NIR-ul sa poata contine doua articole contabile, cu doua conturi creditoare si anume 401, 358.

5.2 Cerintele nefunctionale ale noului sistem

1.Asigurarea securitatii datelor prin stabilirea de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori.

2.Realizarea de interfete specifice mediilor de programare vizuale.

Bibliografie:

1. Oprea D. - Sisteme Informationale Contabile I

2. Analiza activitatii economice a SC TEROM SA

3. Model - Studiu de caz - la disciplina Sisteme Informetionale

Contabile I

4. Aplicatia Visible Analyste