WIZCOUNT - DEFINITII

Meniul "Definitii" cuprinde setari generale pentru intreaga companie si nomenclatoarele folosite in contabilitate si gestiune.

Fig. 2.1

Definitii firma: In aceasta rubrica definim date generale despre firma, tipuri de tranzactii pentru jurnalele de TVA, numerotarea documentelor si formatul de tiparire.

Utilizatori: Permite definirea de noi utilizatori si modificarea autorizatiilor de acces pentru acestia.

Cursuri valutare: In aceasta rubrica se introduc cursurile valutare pentru monedele straine.

Nomenclatoare: In aceasta rubrica definim denumirile diverselor nomenclatoare:

date, sume si informatii aditionale pentru conturi, articole,angajati ;

coduri sintetice si coduri analitice pentru conturi si articole ;

agenti, depozite, delegati, soferi, masini, km parcursi;

preturi, clauze de balanta, coduri pentru valute, factori de alocare;

validare / invalidare conturi si articole

Coduri de plata in rate: In aceasta rubrica se definesc modalitatile de plata in rate pentru clienti (se refera la plata ratelor aferente unui document ).

2.1. DEFINITII FIRMA

Fig. 2.2

Prezentarea campurilor

In acest ecran se seteaza datele generale despre firma, sistemul de contabilitate si de gestiune a stocurilor.

Denumire firma: Campul trebuie completat corect si complet cu datele de identificare ale firmei, deoarece acestea vor fi tiparite pe documentele si rapoartele emise din companie.

Adresa: Aceasta adresa este completata asa cum este tiparita in antetul documentelor emise din companie.

Denumire suplimentara / adresa: Se introduc numele si adresa punctului de lucru.

Denumire prescurtata: Numele firmei care va fi prezentat in biblioteca firmelor.

Data Doc. contabile / data scadenta: Data documentelor reprezinta intervalul calendaristic in care se pot introduce operatiuni contabile ( de exemplu exercitiul financiar ).

In acest camp se se stabilesc limitele datelor tranzactiilor. La introducerea notelor contabile WizCount2000 va controla daca datele tranzactiilor sunt in limitele stabilite, in caz contrar va fi afisat un mesaj de atentionare ("Data este in afara limitelor stabilite").

Se recomanda actualizarea Datelor Doc. contabile si Datelor scadente la inceputul fiecarui an fiscal, sau chiar pe perioade mai scurte, de cateva luni.

Data scadenta - reprezinta intervalul calendaristic in care se pot introduce operatiuni contabile din punct de vedere a datei scadente a documentelor .

In general limita superioara a datei scadente trebuie sa fie mai mare decat limita superioara a documentelor .

EX: La inceputul anului 2000 pot fi limitate datele in felul urmator:

Data documentului: de la 01/01/2001 pana la 31/12/2001;

Data scadenta : De la 01/01/2001 pana la 30/03/2002;

Limitele datelor scadente se stabilesc in functie de coditiile de plata ale clientilor si conditiile de plata ale furnizorilor. In exempul de mai sus se arata limitarea datelor scadente tinand cont de existenta termenului maxim de plata la trei luni.

Moneda principala pentru reevaluare: WizCount2000 are posibilitatea de a lucra cu mai multe monede. Orice operatiune poate fi introdusa in moneda locala si o alta moneda de reevaluare.

In acest ecran se stabileste moneda implicita de reevaluare. Reevaluarea tranzactiei se face in functie de data scadenta iar in cazul in care aceasta este o data viitoare reevaluarea se realizeaza in functie de ultimul curs actualizat.

Numerotare note contabile de la: In WizCount2000 inregistrarea operatiunilor se realizeaza in note contabile. Un grup de inregistrari contabile constituie o "NOTA contabila". Fiecare nota contabila are un numar de ordine. In campul prezent se stabileste de la ce numar incepe numerotarea notelor contabile.

Schimbare tip index: Inainte de prima definire a conturilor si articolelor, se poate stabili tipul de index al cheii de cont sau cheii de articol (alfanumeric, numeric, numeric cu cifra de control). Dupa definirea primului cont / articol, aceasta setare nu mai poate fi modificata.

Tva %: Procentul de TVA calculata in documentele fiscale aferente operatiunilor impozabile. Se completeaza cu analiticele conturilor de TVA aferente diverselor cote (daca firma are mai multe).

Verificare analitic: La definirea conturilor de cheltuiala se pot utiliza urmatoarele codificari: pe al 4-lea caracter M (masina) sau A (angajat), adica ^^^M^ sau ^^^A^; si pe al 5-lea caracter 0, 1 sau 2. Bifa de verificare analitic testeaza in note contabile daca in tranzactia curenta contul de pe debit are una din codificarile enumerate mai sus si semnaleaza printr-un mesaj obligativitatea de a mai completa niste campuri suplimentare, dupa cum urmeaza:

^^^M^ - trebuie completat campul Cod Masina din Campuri suplimentare ;

^^^A^ - trebuie completat campul Marca Angajat din Campuri suplimentare;

^^^^0 - trebuie completat campul Cod Cost cu un centru de cost;

^^^^1 - trebuie completat campul Cod Cost si Centru cost 1 din Campuri suplimentare;

^^^^2 - trebuie completat campul Cod Cost, Centru cost 1 si Centru cost 2 din Campuri suplimentare;

Banca: Se inregistreaza banca principala din companie, care va aparea pe documentele de vanzare.

Cont bancar: Contul aferent bancii principale, definita in campul Banca

Banci: Pot fi definite mai multe banci daca acestea vor fi folosite diferentiat pe diversi clienti. Se deschide o fereastra in care se vor completa denumirea bancii si numarul de cont aferent.

Depozite: In acest camp se trece un depozit implicit care va aparea pe documente.

Agenti: Se trece un agent implicit pe documente, daca in fisa contului respectiv nu exista nici unul setat.

Depozite multiple: Daca este bifata aceasta optiune, se accepta ca articolele unei facturi sa aiba depozite diferite. Totodata, la emiterea documentului, nu va fi bifata optiunea "Actualizare linii precedente".

Agenti multipli: Analog ca la "Depozite multiple"

Cod divizie: Aici se seteaza divizia, care va aparea in tranzactii. Trebuie sa existe o divizie si o filiala implicite (sa fie completate campurile), chiar daca firma respectiva nu lucreaza nici cu divizii nici cu filiale.

Filiala: In acest camp se completeaza filiala (fiecare filiala a unei companii va avea setat acest camp care ii identifica).

Tip plata: Tipul implicit de plata, din nomenclatorul de tipuri de plata (de ex: CASH, CEC, OP, etc).

Tip: Seteaza tipul articolelor cu care se va lucra in aceasta companie: NORMALA, CAFEA, TUTUN sau ALCOOL.

2.1.2. Definitii casierie

In acest ecran se definesc datele referitoare la evidenta numerarului, respectiv se stabileste legatura intre casa si contabilitatea conturilor. Unele dintre campuri (in special cele legate de card-uri) se completeaza pentru firmele care au atasate dispozitive de citire pentru aceste suproturi sau imprimanta fiscala.

Fig. 2.3

2.1.3. Definitii jurnale

Se seteaza fiecare tip de tranzactie, pentru a aparea corect pe jurnalele de TVA, in coloanele corespunzatoare (vezi fisierul primit la instalare, numit "Instructiuni jurnale").

Fig. 2.4

2.1.4. Definitii gestiune

Fig. 2.5

In acest ecran se vor defini setari referitoare la rotunjirea sumelor pe documente, formatele tipizate pentru facturi si alte documente, numerotarea acestora si alte setari legate de gestiune.

Pot fi setate mesaje de atentionare sau chiar blocare a utilizatorilor care realizeaza o operatie nepermisa (Optiuni suplimentare / Setare mesaje de atentionare):

Fig. 2.6

Data de emitere a documentelor: Analog cu Data Doc contabile din ecranul Definitii Firma, aici vor fi setate limitele intre care se vor putea introduce documentele de gestiune. Daca se va incerca introducerea unei tranzactii din alta perioada, va aparea un mesaj de avertizare: "Data este in afara limitelor permise"

Detalii Documente:

Permite setari suplimentare pentru documentele de gestiune.

fig. 2.7

Testare stoc negativ: Daca se bifeaza Agenti sau Depozite, testarea stocului nu se va face global, ci pe depozitul/agentul de pe factura/articolul respectiv.

Permisiune de modificare a denumirii produselor: Permite modificarea denumirii articolelor pe liniile documentelor temporare.

Date delegat - obligatoriu: Daca se bifeaza, trebuie selectat un nomenclator din care sa se completeze automat datele delegatului de pe facturi (din agenti, soferi, delegati, user). De exemplu daca se bifeaza Agent si pe o factura am agentul 1, la datele delegatului vor fi completate automat datele acestuia din nomenclatorul de agenti (CNP, buletin, auto, etc.).

Capital Subscris / Capital Varsat: Actualizeaza niste campuri ce pot fi listate pe facturi la cererea clientului. Analog pentru Adresa de livrare.

Tiparire Documente: Permite alegerea imprimantei cu care se va tipari fiecare tip de document.

Fig. 2.8

2.2. UTILIZATORI

Fig. 2.9

Fiecarui utilizator i se pot seta o parola si autorizatii pentru vizualizare, modificare sau stergere (pe documente, in nomenclatoare sau pentru alte operatii).

OBS: A nu se defini utilizatori fara parola sau cu acelasi users au aceeasi parola!

Se pot completa si detalii suplimentare, deoarece un utilizator (user) poate fi trecut ca delegat pe o factura, completandu-i-se CNP, etc.

Fig. 2.10

NOMENCLATOARE

Nomenclatoarele sunt tabele in care se definesc datele de baza cu care se opereaza in contabilitate si gestiune: conturi, articole, denumiri preturi, agenti, depozite si diverse informatii despre acestea.

Fig. 2.11

WizCount2000 da posibilitatea de a adauga 3 tipuri de campuri suplimentare:

a)      sume suplimentare - de tip numeric (cifra de afaceri, vanzarile intr-o anumita perioada, etc)

b)      date suplimentare - de tip data calendaristica (data unui contract important, o data de expirare, etc)

c)      informatii suplimentare - de tip alfanumeric (numele persoanelor de contact, client fidel, etc).

Actualizarea campurilor se va face in ecranul fiselor de cont, fiselor articolului sau in fisele angajatilor. Schimbarea denumirii campurilor, este actualizata automat in toate fisele existente in sistem (adica daca definesc pentru un articol o suma aditionala numita vanzari aprilie, acest camp va aparea in toate celelalte articole). Nu pot fi stabilite campuri suplimentare (alte campuri suplimentare ) pentru diverse fise .

Sistemul de date din WizCount2000 v3.0 cuprinde de la inceput un numar de campuri suplimentare (suma suplimentara 1, suma suplimentara 2, etc.). Aceste campuri pot fi actualizate in urma unor rapoarte (de exemplu Vanzari pe articole) sau scriind direct sumele dorite pentru fiecare articol, respectiv cont.

NUME CODURI SINTETICE CONTURI/ARTICOLE

In fisele contului / articolului apare un camp cu numele "Cod sintetic". Acest camp stabileste carei grupe din nomenclator apartine fisa clientilor / furnizorilor / venituri / cheltuieli etc.). Cand emitem o balanta de verificare, WizCount2000 sorteaza raportul in functie de codurile sintetice si la inceputul fiecarui cod de sortare tipareste ca titlu dernumirea codului sintetic. In ecranul prezent stabilim aceste titluri.

Defnitii Nomenclatoare Denumiri Coduri Sintetice - Conturi

Fig. 2.12

In acest ecran introducem codul de sintetic si denumirea potrivita (la fel se procedeaza si in cazul articolelor).

Este obligatoriu de introdus titlurile tuturor codurilor sintetice care apar in balanta de verificare sintetica.

In coloana de terti se trece valoarea 1 la conturile care au multe analitice (furnizori/clienti), pentru a avea posibilitatea de a da rapoarte fie doar pe total 401/411, fie pe fiecare in parte (specificare terti).

In coloana Reevaluare se trece 1 la furnizori si 0 la clienti (analog pentru orice conturi pentru care se doreste efectuarea de diferente de curs valutar - 1 pt conturile creditoare si 0 pentru cele debitoare).

Bifa "nu se face total" trebuie pusa la TVA, pentru a nu se totaliza pe rapoarte sumele conturilor de TVA.

DENUMIRI CODURI ANALITICE CONTURI / ARTICOLE

In fisele conturilor si ale articolui exista un camp cu numele analitic (filtru). Acest camp face posibil selectarea de diversele grupuri care nu sunt consecutive in timpul emiterii rapoartelor. In fiecare caracter se poate nota o litera sau o cifra oarecare. Fiecare caracter poate sa specifice o anumita caracteristica a fisei contului. In ecranul care urmeaza definim pentru fiecare caracter caracteristica pe care o reprezinta. Datele din fereastra definitiei codului analitic nu apar in rapoarte si folosesc doar ca "unelte" ajutatoare utilizatorului.

WizCount2000 va prezenta urmatorul ecran:

Defnitii Nomenclatoare DefinitiiCod Analitic Conturi

Fig. 2.13

Pentru fiecare caracter notam semnificatia caracterului in codul analitic (filtru).

Iesire - Pentru incheiere, alegem acest buton.

DENUMIRI PENTRU PRETURI

Penrtu fiecare articol in WizCount2000 exista posibilitatea de a stabili (a fixa) un numar de liste de preturi, fara limita. De exemplu, lista de preturi fixa (oficiala), lista de preturi pentru engrosisti, lista de preturi clienti preferentiali (clienti fideli), etc.

In acest capitol stabilim listele de preturi si numele lor. Listele de preturi pot fi schimbate sau anulate oricand. Actualizarea preturilor in listele de pret se face prin fisa articolului (Capitolul "Liste de preturi") sau prin actualizarea generala in menu-ul articolelor.

WizCount2000 va prezenta urmatorul ecran:

Defnitii Nomenclatoare Denumiri Preturi

Fig. 2.14

Adaugarea listei de pret se realizeaza prin adaugarea liniei in tabelul numelor listelor de preturi (stabilirea pretului se va realiza in fisa articolului). O alta posibilitate este folosind tasta TAB - Adaugarea liniei se realizeaza astfel: indreptam sageata spre ultimul rand din tabelul listelor de pret si apoi in dreapta numelui listei de pret. Cand ajungem cu sageata la ultimul rand din coloana, se va vedea noua lista .

DENUMIRI PENTRU MONEDE

Aici stabilim pentru fiecare moneda un nume si o locatie in tabelul monedelor. Multe firme nu folosesc toate monedele. Acestea pot ordona tabelul monedelor in functie de cerintele lor in tabelul cursurilor valutare, in masura in care sunt folosite.

WizCount2000 prezinta urmatorul ecran:

Defnitii Nomenclatoare Setare coduri pentru valute

Fig. 2.15

DENUMIRI PENTRU FACTORI DE ALOCARE

In acest capitol stabilim caracteristicile centrilor de cost necesare repartizarii cheltuielilor indirecte pentru calcularea costurilor auxiliare ale centrului de cost.

WizCount2000 prezinta urmatorul ecran:

Defnitii Nomenclatoare Denumiri pentru Factori de alocare

Fig. 2.16

In acest tabel sunt 6 factori de alocare definiti: numar persoane, suprafata, my factor (un factor cu semnificatie personala), costuri de exploatare, numar de consumatori, numar de tranzactii. Factorii suplimentari pot fi redefiniti.

NUME AGENTI / DENUMIRE DEPOZITE

Rubricile "Nume depozite" si "Nume agenti" - definesc numele agentilor de vanzari activi in sistem si numele depozitelor.

Pentru a defini numele agentilor alegem urmatorul ecran:

Fig. 2.17

Defnitii Nomenclatoare Nume Agenti

Denumiri agenti

Pentru a defini denumire depozitelor alegem urmatorul ecran:

Fig. 2.18

Rubricile din fereastra nume agenti si din fereastra nume depozite sunt asemanatoare.

Urmeaza o explicatie scurta a acestor rubrici:

Cod agent/depozit - Numarul de cod al agentului/depozitului din sistem.

Nume agent/depozit - Numele complet al agentului/ depozitului.

Observatii - Observatii care se refera la agent/depozit. (Exemplu: Nr. telefon, zile libere (concediu) localizare, suprafata, etc.)

Cumulativ: Bifa specifica faptul ca mai multe depozite vor fi verificate cumulat pentru stoc in cazul in care intr-unul dintre ele nu avem stoc suficient la un anumit articol.