WIZCOUNT - GESTIUNE

5.1 ARTICOLE

Sunt entitati la nivelul carora e tinuta o evidenta a stocurilor. Ele sunt memorate intr-un nomenclator si se folosesc pe documente sau pot intra in componenta structurilor de tip arbore, care sunt folosite pentru Raportul de Productie sau pe documente de vanzare-cumparare.

5.1.1 Introducerea articolelor

Se realizeaza folosind optiunea "Introducere articole" din meniul "Articole".

Cel mai important camp pentru un articol este cheia, care reprezinta o codificare unica formata din litere si cifre ce va referi (la cautare, pe documente si pe rapoarte) obiectele la nivelul carora se tine o evidenta de stocuri. Nu se vor folosi simboluri speciale (#, @, $, %, ^, &, *, etc), spatiu sau cuvinte rezervate Oracle (vezi Anexa3). Se vor folosi maxim 20 caractere, ce pot include si punctul (ex: ART.001, BOXE200W)

In coltul din stanga-sus, in campul Cheie se scrie codificarea dorita pentru articol si se apasa "Enter" sau "TAB". Daca aceasta cheie nu exista in sistem va aparea un mesaj :"Articol inexistent, se creaza un nou articol?" . Raspunzand cu "Da" va fi creat noul articol.

Acelasi rezultat poate fi obtinut prin apasarea butonului "Nou" si introducerea cheii noi, fara sa ne mai intrebe daca dorim crearea.

Pentru a vizualiza sau modifica un articol, este suficient sa-i scriem cheia si sa iesim cu TAB sau ENTER din campul cheie, campurile fiind completate automat cu informatiile despre acel articol.

In continuare sunt descrise campurile din ecranul de articole.

Fig. 5.1

Denumire articol: Camp de 100 de caractere ce permite introducerea de litere si cifre. Este interzisa folosirea cuvintelor rezervate

Denumire suplimentara: Daca este nevoie de informatii suplimentare despre articol, poate fi setat sa apara si acest camp pe documente.

Cod sintetic: Este un filtru ce permite gruparea articolelor pe categorii sau grupe mari.

Exemplu: Un magazin alimentar poate avea urmatoarele grupe de articole: panificatie, lactate, bauturi, dulciuri, diverse. Codificarea informatiei se face numai cu cifre, preferabil un numar minim care sa defineasca in mod unic o categorie. De exemplu, panificatie = 1, lactate = 2, etc. Lungimea maxima a campului este de 10 cifre.

Cod analitic: Codul analitic din sectiunea de articole are acelasi rol ca si codul analitic din conturi. El permite selectarea pe rapoarte a articolelor care se incadreaza in categoriile definite. Se recomanda ca fiecare caracter din acest camp sa fie utilizat pentru cate o caracteristica diferita a articolului (adica sa nu se completeze cuvinte si codificari pe analitic).

Exemplu: B O 4 3 ^ ^ ^ ^ ^ ^

Primul caracter poate reprezenta materialul din care este facut articolul: B = Budinca

Al doilea caracter poate reprezenta marca articolului: O = Dr. Oetker

Al treiea caracter poate fi gramajul (o grupa): 4 = grupa de 400 g.

Al patrulea caracter poate codifica furnizorul principal al articolului: 3 = Pati Impex SRL

Codificarea se poate face folosind fie o litera sau o cifra reprezentative (B = Budinca), fie un numar care sa reprezinte o pozitie dintr-o lista (Pati Impex este al treilea furnizor din lista de furnizori ai companiei).

Greutate: Valoarea greutatii unei unitati din articolul respectiv. Dupa inregistrarea unei comenzi, se pot emite rapoarte pentru a vedea "greutatea totala" a comenzii respective, pe baza continutului campului "Greutate". Aceasta informatie este necesara, de exemplu, daca trebuie comandat un camion pentru livrarea acestor marfuri.

UM: Reprezinta unitatea de masura in care se tine stocul. De exemplu: buc. kg, etc. Se recomanda ca aceasta sa fie unitatea de masura la vanzare.

Volum: In acest camp se va introduce volumul unei unitati de articol. Se pot emite rapoarte (vezi explicatia de la campul Greutate)

Depozit: Se poate introduce un depozit implicit pentru anumite articole, cel mai des utilizat in tranzactiile cu acel articol.

Amplasare: In acest camp se poate introduce amplasarea acestui articol in depozit (descriere textuala, de exemplu zona, raftul, etc.).

Cod de bare: Introduceti in acest camp codul de bare al acestui articol. WizCount nu tipareste etichetele codului de bare, dar permite cautarea unui articol pe facturi dupa codul de bare al acestuia.

TVA: Se poate seta un procent de TVA pe articol (dupa legislatia actuala, 0%, 9% sau 19%, insa pot fi adaugate si procente suplimentare pentru a tine cont de modificarile legislative)

Categorie articol: Poate fi introdusa si o denumire pentru categoria din care face parte articolul, cea care a fost eventual setata in codul sintetic. Este un camp informativ.

Pret de vanzare: Aici se va introduce pretul de vanzare fara TVA pentru articolul respectiv (la care ne vom mai referi ulterior si ca "pret de fisa"). Acesta poate fi in lei sau valuta, in functie de moneda aleasa in campul alaturat.

Pret de transfer: Se completeaza cu pretul de transfer intre depozite, acesta fiind folosit doar pe documentul de transfer intre depozite.

Pret ultima cumparare: Va fi actualizat in mod automat de catre sistem dupa emiterea fiecarui NIR (sau a facturii de cumparare daca aceasta nu a fost emisa pe baza unui NIR).

Data ultimei cumparari: Este data ultimului document de cumparare emis pentru articolul respectiv.

Cod reducere: Precizeaza o grupare de articole ce vor fi vandute cu acelasi pret de lista unui client (eventual cu alt pret de lista altor clienti). Vezi capitolul 5.2 Preturi

% Reducere generala: Daca va decideti sa faceti ocazional reduceri la pretul de vanzare al acestui articol, introduceti in acest camp procentajul de reducere.

Scutire TVA: Bifarea acestui camp indica faptul ca acest articol este scutit de TVA. Pe documente nu se va calcula TVA p 10210k1020k entru respectivul articol.

OBS: Pe un document pot aparea atat articole cu TVA, cat si fara TVA.

Articol normal: Indica faptul ca articolul respectiv nu este inseriat. Este optiunea implicita.

Articol inseriat: Bifarea acestei optiuni permite inregistrarea pe documentele de vanzare/ cumparare a unei serii sau a unui interval de serii ce vor determina in mod unic fiecare bucata din articolul respectiv (de exemplu seriile de pe echipamentele electronice).

Utilizare loturi: Specifica faptul ca pentru acest articol se vor tine separat stocuri pe diverse loturi, la fiecare operatiune cu el putandu-se preciza pe documente din ce loturi se tranzactioneaza fiecare bucata.

FIFO: Daca se bifeaza aceasta optiune, descarcarea loturilor la vanzare se va face FIFO (primul intrat, primul iesit).

Cantitate / Bax: In acest camp se inregistreaza numarul de bucati din articol continute intr-un bax. Daca se completeaza acest camp, pentru a folosi multiplicatori trebuie bifata si optiunea Multiplicatori. (vezi urmatoarea optiune)

Multiplicatori: Aceasta bifa permite calcularea automata a numarului de bucati din articol pe baza cantitatii setate pentru un bax. La inregistrarea pe un document a articolului respectiv, cand se ajunge la campul Cantitate va aparea automat o fereastra in care se va putea introduce un numar de baxuri plus eventual un numar de bucati suplimentare, necontinute intr-un bax. WizCount va calcula cantitatea totala inmultind numarul de baxuri cu continutul campului Cantitate/Bax, la care va aduna numarul de bucati suplimentare.

Tip articol: Permite tiparirea pe tipizate diferite a facturilor cu articole din categorii diferite. Exista patru tipuri de articole: Normala, Cafea, Tutun, Alcool. Un articol de un anumit tip nu poate fi folosit pe o factura setata ca tipizat pentru alt tip. (Setarea se face in meniul Definitii / Definitii Firma / Tip Factura).

Campurile Nr. Puncte, Prioritate, S.U. se folosesc pentru promotii.

5.1.2 Cautarea unui articol

Un articol poate fi cautat apasand F7 in campul cheie sau denumire (sau folosind pictograma cu lupa din coltul stanga-sus al ecranului). Va aparea o fereastra de selectie in care putem scrie fie un fragment din cheie apoi sa folosim butonul "Mai mare sau egal", fie un fragment din denumire folosind apoi butonul "Include". Vom obtine un tabel cu articolele ce au cheia care incepe cu selectia din cheie sau articole care contin undeva in denumire fragmentul scris la denumire.

Exemplu Pentru localizarea tuturor articolelor a caror denumire de produs include secventa de caractere BATERII se introduce secventa la denumire cont si se apasa butonul Include

Rezultatul se va afisa intr-o fereastra de genul celei de mai jos :

Fig. 5.2

In fereastra rezultatelor cautarii WizCount prezinta articolele care corespund selectiei.

Creionul din stanga tabelului indica linia curenta (oriunde am da click in interiorul acesteia). Pentru a alege unul din articole apasam butonul "Selectie&Exit" (Alt+X), daca nu am gasit ce trebuia putem alege alta selectie sau sa abandonez utilizand butonul "Iesire".

Un click efectuat pe una din coloanele tabelului de rezultate (pe butonul cap de tabel) va avea ca efect ordonarea acestuia crescator sau descrescator dupa coloana respectiva.

Butonul "Detalii" va afisa un ecran cu detalii despre acel produs (Cod produs, denumire, denumire suplimentara, sintetic, analitic, cod de bare, unitate de masura.)

Pentru a abandona procedura de cautare se apasa butonul de "Iesire".

In afara de cheie sau denumire, se mai poate cauta si dupa diverse alte campuri din fisa articolului (butonul "Detalii din fisa articolului")

Pasul 1 Se alege campul la care se refera cautarea din lista campurilor care apar in fisa articolului:

Fig. 5.3

Pasul 2 Se alege operatorul de comparare din campul Metoda de cautare:

Fig. 5.4

Pasul 3 Se alege valoarea cu care se va compara campul ales:

Exemplu: Pentru a cauta toate articolele din grupa 100 (in acest exemplu grupa de produse electronice), selectia va fi facuta dupa cum urmeaza:

Campul in care se efectueaza cautarea (sau cuprinde criteriul de cautare): SINTETIC, Metoda de cautare: EGAL, Valoare : 100 pentru ca in aceasta companie grupa de produse electronice a fost definita ca avand sinteticul 100.

Pasul 4 Se apasa butonul "Cautare"

Fig. 5.5

OBS: Lista campurilor in care se face cautarea (pasul 1) poate fi reordonata folosind butonul din dreapta campului dupa care se efectueaza cautarea.

Va aparea urmatoarea fereastra :

Fig. 5.6

In campul Localizare se noteaza ordinea dorita pentru fiecare camp in cadrul listei derulante. Campurile fara localizare vor fi trecute la sfarsit, dupa cele cu localizare.

Aceasta modificare a ordinii se va face pentru cele mai utilizate campuri.

5.1.3 Optiuni suplimentare

Preturi de Lista: Aici se seteaza preturile de lista pentru articolul curent. (Vezi cap. 5.2 Preturi)

Fig. 5.7

Pasul 1) Se alege o lista de preturi din tabel, la care se doreste actualizare. Daca se doreste crearea unei noi liste se va apasa butonul Modificare lista preturi si se va trece numele noii liste pe primul rand gasit necompletat in tabel.

Pasul 2) Revenind in ecranul "Liste de preturi" (fig de mai sus), se alege lista dorita din tabel si se retine numarul ei din coloana Lista a tabelului (pe gri).

Pasul 3) Se alege din lista derulanta Lista (pe alb) numarul respectiv, apoi se completeaza valoarea dorita in campul Preturi, se alege moneda si data de cand va intra in vigoare pretul respectiv.

Pasul 4) Se apasa butonul Actualizare, iar pretul si data actualizata vor aparea in tabel in dreptul listei respective.

Informatii Achizitionare: Se pot introduce diverse informatii legate de cumpararea produsului.

Fig. 5.8

Cantitatea minima de cumparat: Reprezinta cantitatea minima pe care v-o vinde furnizorul odata. De exemplu: daca furnizorul va vinde doar cu duzina, introduceti numarul 12 in acest cimp.

Nivel inventar / Punct de comanda: Nivelul de inventar indica cantitatea maxima ce ar putea fi in depozite la orice moment. Punctul de comanda indica cantitatea minima ce ar trebui sa fie in depozite la orice moment (nivelul de securitate). Diferenta dintre stocul curent si nivelul de inventar reprezinta cantitatea ce trebuie sa fie comandata.

Timp de productie / aprov.: Introduceti in acest cimp numarul de zile (in medie) dintre momentul emiterii comenzii de cumparare si momentul producerii sau furnizarii articolului. Aceste date sunt destinate rapoartelor ce vor fi elaborate in viitor.

% Taxe: Taxele vamale pentru acest articol. Daca veti completa acest camp, el va fi utilizat la documentele de import. Va recomandam, deasemenea, sa utilizati acest camp si pentru descrierea altor taxe: taxa de cumparare, taxa de expeditie, etc.

Taxa de cumparare: Anumite companii trebuie sa indice taxa de cumparare intr-o coloana separata a facturilor (de exemplu: producatorii de tevi metalice).

Procentajul taxei de cumparare (%) este inregistrat in fisa de articol. O fisa de articol are doua tipuri de taxe de cumparare: pentru cumparatorii en-detail si pentru cumparatorii en-gros (in primul caz taxa de cumparare fiind mai mare).

Stocuri in depozite: Puteti determina la orice moment stocul din depozite pentru articolului curent. WizCount va calcula stocul existent in fiecare depozit in parte, exprimat in unitatea de masura introdusa in cimpul "UM" si va afisa si totalul pe depozite.

Date, Sume si Informatii Suplimentare: Pentru fiecare articol pot fi memorate diverse informatii (observatii textuale), date (semnificative pentru anumite operatii cu articolul respectiv, de exemplu date ale unor contracte, etc.) sau sume (care pot fi actualizate manual sau prin emiterea unui raport de Vanzari pe articole in care se specifica ce suma se va actualiza in fisa fiecarui articol de pe raport cu sumele nete de pe raport).

Denumirile acestor sume, date si informatii suplimentare pot fi modificate folosind butonul "Modificare denumiri campuri". O data aditionala creata pentru un articol este disponibila (ca si camp) pentru toate articolele, adica vom putea incarca in fiecare articol valori diferite pntru ea.

Fisa Articolului: Este similara ecranului de "Revedere tranzactii" din contabilitate. Afiseaza fisa cu tranzactiile articolului respectiv intr-o perioada care se poate selecta in partea de sus a ferestrei. Tranzactiile pot fi ordonate dupa oricare din coloanele tabelului (crescator sau descrescator) dand click pe butonul cap de tabel al coloanei respective.

In partea inferioara a ferestrei sunt afisate: Soldul initial (la inceputul perioadei selectate), Soldul Final (soldul initial plus totalul rulajelor in perioada). Daca lista de tranzactii este ordonata crescator dupa campul de data (folosind butonul Data din capul de tabel), poate fi calculat pentru fiecare tranzactie Soldul Cumulat la sfarsitul zilei tranzactiei respective, prin apasarea butonului cu acelasi nume.

Stergere Articol: Un articol poate fi sters doar daca nu s-au efectuat inca tranzactii cu el.

Copiere de la alt articol: Permite copierea datelor din ecranul principal al unui articol in alt articol. Butonul se aplica in cadrul noului articol, dupa ce am introdus cheia acestuia. Vom preciza cheia articolului sursa sau o vom cauta cu F7.

Numar de articole in fisier: Afiseaza un mesaj cu numarul total de articole din compania curenta.

5.2 Preturi

WizCount permite folosirea a 3 categorii de preturi pentru articole. La completarea unui articol pe documente, dupa introducerea cheii si a cantitatii, sistemul completeaza automat pretul, respectand urmatoarea ierarhie:

Preturi speciale

Preturi de lista

Preturi din fisa articolului (ecranul de definire articole)

Daca nu gaseste setat un pret valid la preturi speciale, cauta preturi de lista cu cod de reducere setat la clientul respectiv, iar daca nu gaseste, va trece pe document pretul de vanzare din ecranul de definire a articolului. Daca nu exista setate nicaieri preturi, el va trece 0 in campul pret pe factura si va trebui trecut manual un pret corect pentru a emite documentul.

OBS: Nu pot fi emise facturi cu suma totala 0!

5.2.1 Preturi speciale

WizCount va permite sa acordati fiecarui client sau furnizor produse la un pret propriu, eventual stipulat intr-un contract

Definirea lor se face din meniul Articole \ Preturi Speciale, astfel:

Pasul 1) Se introduce contul clientului / furnizorului pentru care se va aplica pretul special. Daca se apasa butonul "Selectie" aflat in dreapta campului Cont, cheia acestuia va fi memorata si va fi completata automat la crearea urmatoarelor preturi speciale, pana se apasa butonul "Anulare".

Pasul 2) Se introduce cheia articolului care va avea pretul special in campul Articol . Butonul "Selectie" din dreapta lui functioneaza ca mai sus.

Pasul 3) Se completeaza Data de incepere a valabilitatii, se apasa Enter si va aparea un tabel in care putem completa preturi. OBS: Un pret este operational pana la introducerea unui nou pret special la articolul respectiv, pentru acelasi client.

Pasul 4) Dupa introducerea datei, se completeaza pretul special si eventual pentru fiecare si o cantitate minima ce trebuie tranzactionata pentru a putea beneficia de acel pret special, Moneda si eventual o bifa de Ignorare pentru cazul cand dorim ca acel pret sa nu mai fie valabil. Mai multe preturi pot fi introduse in tabel doar cu cantitati diferite, indiferent de moneda aleasa, insa este obligatoriu sa completam un pret special pentru cantitate zero.

Pentru acest tabel de preturi avem urmatoarele optiuni:

Stergere linie: Sterge linia curenta din tabel.

Ignora complet: Bifeaza campul Ignorare pentru toate preturile din tabel.

Anulare semn: Anuleaza toate bifele de Ignorare din tabel.

Lista de preturi: Afiseaza toate listele de preturi ale articolului respectiv, pretul de vanzare si cel de la ultima cumparare (din fisa articolului), fiecare din ele putand fi selectat pentru a fi transferat in tabel pe linia curenta.

Selectie liste: Permite paginarea prin preturile speciale, in funtie de o selectie de conturi si/sau articole.

Actualizare preturi: Se pot mari / micsora preturi speciale in grup pentru mai multi clienti sau mai multe articole. Se face o selectie pe conturi, una pe articole si apoi se precizeaza tipul actualizarii (crestere sau micsorare) si cu ce procent. Datele vor putea fi rotunjite si se va preciza si o data de incepere a valabilitatii noilor preturi.

Preturile pot fi actualizate in doua variante:

a)      actualizarea este memorata direct peste pretul vechi (alegem la pret de baza(sursa) si la pretul actualizat (destinatia) aceeasi lista de preturi, de exemplu "pret de vanzare")

b)      actualizarea unui pret poate fi memorata in alta lista de preturi

Actualizarea poate fi facuta cu sau fara vizualizare. La Actualizare cu vizualizare pot fi vazute vechile si noile preturi la intreaga selectie de conturi si articole si putem alege sa aprobam sau sa anulam aceste schimbari. Actualizarea fara vizualizare nu mai ofera optiunea de a abandona operatia si se face fara a se afisa nimic.

Fig. 5.9

Stergere inregistrare: Sterge inregistrarea curenta in intregime, nu se refera doar la tabela de preturi.

5.2.2 Preturi de lista

Pentru fiecare articol pot fi definite mai multe liste de preturi (minim, maxim, promotional, de Metro etc). Articolele pot fi grupate astfel incat o grupa de articole sa se vanda unui client cu un anumit pret de lista, iar altui client cu alt pret de lista.

De exemplu, un magazin care vinde produse de panificatie si lactate ar putea sa-si defineasca doua preturi de lista, unul minim si altul normal sau eventual si unul de en-gros si altul de en-detail, astfel incat sa vanda unui client numit Gradinita nr.3 sau Scoala nr. 12 produsele din grupa ce cuprinde lactate si panificatie cu pret minim, clientilor normali care cumpara direct din magazin la preturile din lista en-detail si la alt client care cumpara mai mult, la preturile din lista en-gros.

Pasii ce trebuie urmati pentru a lega o grupa de articole de un client cu o lista de preturi sunt urmatorii:

Pasul 1) Se definesc si se actualizeaza cu valori listele de preturi in fisa fiecarui articol in parte. (Articole \ Definire articole \ butonul Optiuni Suplimentare \Preturi de Lista).

Pentru modificarea denumirii listelor de preturi sau definirea unora noi se va folosi butonul "Modificare lista preturi". Pentru a actualiza o lista, cautam in tabel numarul acesteia si il alegem apoi din lista derulanta a campului Lista. Introducem pretul si data de incepere a valabilitatii, apoi apasam butonul "Actualizare". Pretul actualizat va aparea in tabel in dreptul listei respective.

Fig. 5.10

Pasul 2) Se revine in fisa articolului si se completeaza campul Cod Reducere cu o cheie ce defineste grupa careia ii va apartine acel articol (de exemplu A, B, etc). Toate articolele dintr-o grupa vor avea acelasi cod de reducere si se vor vinde la aceleasi liste de preturi pentru un client anume.

Pasul 3) In Contabilitate / Conturi /(contul unui client), buton Optiuni Suplimentare / Definire reduceri si comisioane se alege cu ce liste de preturi se vor vinde anumite grupe de produse clientilor respectivi si ce eventuale reduceri sau comisioane li se vor aplica.

Se va preciza Codul de reducere (al grupei de produse), Numarul listei de preturi cu care se vor vinde toate articolele din grupa respectiva, un procent de reducere care se va aplica pentru pretul respectiv sau un procent de comision pentru acesta.

Pentru un client pot fi setate liste de preturi diferite pentru grupe diferite de produse.

Fig. 5.11

Butonul "Lista articolelor cuprinse in lista de reducere" afiseaza articolele din grupa cu codul de reducere de pe linia curenta.

5.2.3 Preturi din fisa

Pret Vanzare, Pret transfer (intre depozite) si Pret ultima cumparare.

Pretul de cumparare este actualizat automat in fisa dupa fiecare emitere a unui document de intrare cu articolul respectiv.

Pretul de transfer este luat in considerare doar pe documentul "Transfer intre depozite".

Pretul de vanzare va aparea pe documentele de iesire daca articolul respectiv nu are setate alte preturi (preturi speciale sau de lista cu cod setat pentru clientul de pe factura respectiva).

5.2.4 Modificare preturi

Pot fi actualizate preturi de vanzare si preturi de lista. Se alege optiunea din meniul Articole / Modificare preturi. Se fac urmatoarele selectii:

P1) articolele ce vor fi afectate de modificarea de preturi (dupa cheie, sintetic sau analitic)

P2) ce fel de modificare se efectueaza (crestere sau scadere) si cu ce procent

P3) care este pretul de baza (la valoarea caruia se aplica procentul de modificare)

P4) in ce pret va fi actualizata valoarea (acelasi cu cel de baza sau altul)

P5) daca se doreste sau nu rotunjirea preturilor (la zeci, sute, numere intregi, etc.)

Fig. 5.12

Daca se alege actualizarea fara vizualizare preturile vor fi modificate fara a fi afisate.

Actualizarea cu vizualizare permite si anularea modificarii preturilor in cazul in care se descopera ca preturile obtinute nu sunt cele dorite

Fig. 5.13

5.3 Arbori

Arborii sunt structuri ierarhice de articole folosite pentru a usura diverse operatiuni de calcul sau de introducere a datelor si a mari viteza de lucru. Ei sunt formati dintr-un tata care poate avea unul sau mai multi fii, grupati pe unul sau mai multe nivele (adica fii pot avea fii la randul lor).

Arborii se impart dupa functionalitate in 4 categorii: arbori de productie, arbori de cost, arbori de componente si arbori de facturi.

5.3.1 Arbori de productie

Acest arbore este utilizat doar pe documentul numit Raport de Productie.

Produsul tata (produsul finit) este adaugat la inventar (ii creste stocul), iar fiii (materiile prime) sunt scosi din inventar. El tine "retetarele" de productie, adica indica din ce componente si in ce cantitati este produs un articol tata.

Pe document se va scrie cheia tatalui, cu cantitatea de produs finit rezultata. Prin emiterea documentului raport de productie se vor efectua modificarile de stoc la tata si fii. (Vezi cap. Raport de Productie)

Exemplu: O haina de iarna (produs finit), obtinuta in urma unui proces de productie in care se folosesc: stofa, captuseala, ata, nasturi, fermoar, snur (pentru gluga).

5.3.2 Arbore de componente

Acest arbore poate fi utilizat pe orice document de vanzare/cumparare si are ca efect modificarea stocurilor la articolele fii. Tatal nu are stoc, el va aparea doar cu numele pe factura, ca si "grupare" pentru componentele sale. Nu se va tine stoc la nivelul tatalui, ci doar la al fiilor.

Pe document se scrie cheia tatalui, cantitatea tranzactionata si pretul unitar, iar in stoc vor fi tranzactionati fii cu cantitatea tatalui inmultita cu cantitatea fiecarei componente in parte.

Exemplu: un pachet de Sarbatori care contine diverse cosmetice.

Tata = Pachet 8 Martie

Fiu1 = Ruj Loreal , 2 buc

Fiu2 = Sapun Palmolive , 1 buc

Daca se vand 5 Pachete 8 Martie, va scadea stocul cu 5x2=10 buc Ruj Loreal si cu 5x1=5 buc Sapun Palmolive.

5.3.3 Arbore de facturi

Se poate folosi pe orice document de vanzare/cumparare.

Acest arbore economiseste timp la emiterea facturilor si a altor documente prin completarea automata a facturii cu componentele unui arbore.

Pe document se completeaza cheia tatalui si cantitatea, apoi se da TAB sau Enter. WizCount va sterge linia respectiva cu cheia tatalui si va completa factura cu toti fii acestuia, cu cantitatile inmultite cu cantitatea inscrisa la tata.

Tatal este fictiv, nu are stoc, prin emiterea documentului se modifica doar stocul fiilor.

Exemplu: o companie care vinde calculatoare cu diferite configuratii isi poate crea un arbore de facturi cu cheia tatalui "calculator" si fii diverse componente hard: "placa de baza", "memorie RAM", "harddisk", etc. Daca arborele contine 2 buc "memorie RAM" si se vand 3 buc "calculator", atunci cantitatea la articolul "memorie RAM" va fi de 6 buc pe factura respectiva.

Tatal este deci fictiv, stocul tinandu-se doar la nivel de componente si tatal neaparand nici macar pe facturi. Avantajul este ca la modificari minore de configuratie e usor de modificat arborele si factura urmatoare va fi completata cu configuratia dorita pentru calculator.

In continuare vom prezenta procedura de creare a unui arbore in WizCount V3.0.

Se alege optiunea Articole \ Definire arbori si se completeaza tatal si fiii, astfel:

Cheie tata: Se introduce cheia articolului tata. Eventual poate fi cautata folosind tasta F7 (vezi cap 5.2 Cautare articole). Daca se introduce o cheie de articol care nu exista in nomenclator, sistemul va intreba daca se doreste Definire articol, Cautare articol sau Anulare, deci articolul poate fi creat si in acel moment, nu este nevoie sa existe in baza de date. Denumirea articolului va aparea automat in dreapta campului cheie.

Schimbare tip arbore: Poate fi selectat unul din cele 4 tipuri de arbori, pe care dorim sa-l cream.

Arbore de productie

Arbore de cost

Arbore de componente

Arbore de facturi

Cantitate : Se introduce cantitatea din articolul tata. De regula aceasta cantitate este 1, adica de regula un arbore de productie indica partile din care se constituie un singur articol. Dar sunt si cazuri cind trebuie introdusa o cantitate diferita de 1. De exemplu: un articol care este fabricat in transe de cite 10 bucati. In aceasta situatie trebuie sa introduceti numarul 10 in campul "Cantitate tata".

Lista fii: se completeaza unul cate unul fiii introducand cheia lor (direct, prin cautare cu F7 sau prin creare (definire) in acel moment) si cantitatea necesara pentru obtinearea tatalui. Cantitatile pot fi intregi sau nu.

Vom obtine urmatoarea fereastra:

Fig. 5.14

Nivelele arborelui: Un arbore poate avea mai multe nivele, adica un fiu poate avea la randul sau alti fii. Pentru aceasta trebuie definit separat acel fiu (care este si tata) ca arbore. In acest mod, fii sai vor aparea ca fii de nivel 2 ai parintelui sau.

Stergere fiu: Se sterge fiul de pe linia curenta, adica el nu va mai aparea in tranzactiile cu arborele respectiv de acum incolo.

Copierea fiilor: Pot fi copiati toti fii dintr-un alt arbore, specificand cheia acestuia (direct sau pri cautare cu F7). Daca dorim doar o parte din ei, ii vom sterge pe ceilalti cu Stergere fiu dupa ce au fost copiati.

Cautarea in arborele initial: Se alege articolul cautat si una din optiunile: Pana la ultimul nivel sau Numai tati directi, apoi se pasa butonul "Cautare".

Utilaje si angajati: Afiseaza pentru un arbore de productie Utilajele si Angajatii pentru arborele de productie curent, care se aleg din niste liste derulante ce apar daca se da click in campul Utilaje, respectiv Angajati. Acestea pot fi sterse folosind butoanele "Stergere date utilaj" sau"Stergere date angajat" si pot fi adaugate noi date dintr-un alt arbore (fie doar utilaje, fie doar angajati, fie amandoua).

5.4. Documente uzuale

5.4.1 Clasificare

5.4.1.1 Dupa tipul operatiei

a)      Documente de vanzare: aviz de expeditie, aviz de expeditie agent, factura fiscala, factura agent, oferta de pret, comanda, comanda agent

b)      Documente de cumparare: nota de intrare receptie, factura de cumparare, oferta de cumparare, comanda de cumparare.

5.4.1.2 Dupa influenta in contabilitate si in gestiune

Fig. 5.15

Dupa cum se observa din tabel, facturile de vanzare si cumparare sunt singurele care au influenta atat in contabilitate cat si in gestiune, in timp ce comanda si oferta sunt doar informativa, ele putand fi folosite pentru a evita introducerea de mai multe ori a unor articole.

Avand in vedere faptul ca atat NIR-ul cat si Factura de Cumparare cresc stocul (analog la documentele de vanzare), trebuie evitata o dubla modificare de stoc pe aceleasi articole. Acest lucru va fi realizat prin "legarea" NIR-ului de factura (vezi cap. 5.2.2 Fluxuri de operatiuni)

5.4.1.3 Dupa stare (status)

a)      documente neemise (temporare)

este permisa modificarea si stergerea lor

sunt supuse riscului de a fi din greseala modificate sau sterse

OBS: Facturile (normale si agent) modifica stocul, chiar daca sunt documente temporare, permitand astfel tinerea unei evidente de "stoc rezervat". In momentul stergerii lor ca fisiere temporare, stocul revine la cantitatea initiala (se "deblocheaza" cantitatile respective)

b)      documente emise (permanente)

mai pot fi modificate doar prin stornare

in momentul emiterii isi indeplinesc rolul lor: modifica contabilitatea si / sau gestiunea

5.4.1.4 Dupa accesul la modificari

a)      documente normale

b)      documente agent

Singurele diferente dintre acestea constau in posibilitatea de a modifica sau nu urmatoarele caracteristici:

5.4.2 Fluxuri de operatiuni

Pentru introducerea documentelor in WizCount v3.0, se recomanda respectarea urmatoarelor fluxuri de operatiuni:

La cumparare: pentru articolele care intra in depozit (venind insotite de un aviz de expeditie si / sau o factura ), trebuie emisa o Nota de Intrare-Receptie care va modifica stocul si apoi o factura care sa duca in contabilitate sumele de pe tranzactiile de cumparare respective. Este permisa si varianta emiterii doar a facturii, fara NIR, deoarece aceasta poate realiza singura ambele modificari (de stoc si in contabilitate).

Deci, doua fluxuri posibile ar fi:

Oferta de cumparare -> Comanda de cumparare -> NIR -> Factura de cumparare

Oferta de cumparare -> Comanda de cumparare -> Factura de cumparare

Pe baza unei oferte poate fi redactata o comanda. Daca exista de obicei diferente relativ mici intre comanda de cumparare si marfa care intra in depozit si trebuie inregistrata pe Nota de Intrare receptie, atunci articolele de pe comanda pot fi preluate pe NIR reducand astfel destul de mult timpul de introducere a datelor .

Analog, factura de cumparare poate fi facuta pe baza NIR-ului, adica preluand efectiv articolele si cantitatile de pe acesta si facand ulterior eventualele modificari necesare (pot aparea modificari in cazul in care nu toata marfa ajunge in buna stare la destinatie sau cand avizul de expeditie nu este identic cantitativ sau valoric cu factura).

Legatura dintre NIR si factura de cumparare poate fi de urmatoarele tipuri:

un NIR poate fi facturat (impartit) pe mai multe facturi, fie ca numar de articole, fie

cantitativ

o factura poate fi facuta cu articole de pe mai multe NIR-uri.

Un document care nu a fost facturat complet (de exemplu un NIR pe baza caruia s-a emis o factura fara a lua toate articolele de pe NIR) se numeste Document deschis. In momentul in care toate articolele, cu toate cantitatile de pe un document deschis au fost preluate pe un document de ordin superior, care a fost emis (de ex. O factura care preia date din NIR), documentul respectiv se numeste Document inchis si nu va mai aparea ca document de baza pentru nici un document. (vezi cap. 5.2.3 Introducerea unui document de vanzare/cumparare)

Exemplu:

Se emite NIR-ul nr. 1 cu articolele:

Se emite NIR-ul nr. 2 cu articolele:

Se creaza o factura de cumparare pe baza celor doua NIR-uri in care se preiau urmatoarele:

(s-a ales o cantitate partiala la articolul Ciocolata de pe NIR 1, nu s-a ales decat acest articol din cele doua de pe NIR 1, iar NIR 2 a fost preluat in intregime)

La emiterea facturii, NIR 1 va ramane deschis cu urmatoarele (cantitatea nefacturata de ciocolata si articolul biscuiti, care a fost sters de pe factura si a ramas nefacturat pe NIR):

NIR 2 este inchis pentru ca a fost facturat in intregime.

La vanzare: Fluxurile de operatiuni posibile sunt:

Oferta de Pret -> Comanda(agent) -> Aviz de Expeditie (Agent) ->Factura Fiscala (Factura Agent)

Oferta de Pret -> Comanda(agent) ->Factura Fiscala (Factura Agent)

Oferta de Pret -> Comanda(agent) ->Factura Proforma -> Aviz de Expeditie (Aviz de Expeditie Agent)

Analog ca la cumparare, oferta si comanda pot lipsi, insa daca exista aviz de expeditie, factura fiscala sau agent trebuie obligatoriu sa fie facuta pe baza acestuia, prin preluarea articolelor din aviz (in tab-ul "Documente de baza").

5.4.3 Introducerea unui document de vanzare/cumparare

5.4.3.1 Alegerea documentelor

Tipul documentului se alege din meniul Documente. Putem alege Documente de vanzare (Factura fiscala, Factura agent, Aviz de expeditie, Aviz de expeditie agent, Oferta de pret, Comanda etc), Documente de cumparare (Factura de cumparare, Nota de intrare receptie, Documente de Import, etc.), Chitante, Miscari de Stocuri (Deschidere de stoc, Transfer intre Depozite,etc.), Productie (Raport de productie, etc.), etc.

OBS: Modul de introducere a datelor este similar pentru toate documentele de vanzare si cumparare. Vom exemplifica in continuare acest mod pentru o factura.

Dupa alegerea tipului de document din meniu va aparea ecranul de introducere a datelor.

Daca se doreste introducerea unei facturi noi se va da click pe butonul Nou (sau ALT+N). Implicit, la intrarea in ecranul de introducere a datelor suntem intr-o factura noua.

Daca se doreste editarea unei facturi temporare existente (care nu a fost validata) se apasa butonul Temporare (sau ALT+T). Selectia acestora poate fi facuta dintr-un tabel (in care apare ID Document, Nr. Document, Cheie cont, Denumire cont, Data documentului) folosind Enter sau sageti si butonul Selectie (sau Alt+S). Documentele din tabel pot fi sortate dupa unul din campurile afisate prin apasarea capului de tabel in coloana respectiva (de exemplu coloana Nr Document). O apasare ordoneaza crescator, inca una reordoneaza descrescator.

Daca se doreste vizualizarea unei facturi emise se va folosi butonul Validate (sau ALT+V). Ecranul se selectie este identic cu cel din tab-ul Paginare (vezi cap.11 "Paginare").

5.4.3.2 Completarea documentelor

5.4.3.2.1 Crearea unui document prin incarcarea manuala a articolelor

Pentru documentele in care se introduc direct articolele, pasii sunt urmatorii:

Fig. 5.16

Pasul 1) Se alege un document Nou sau se continua introducerea in unul deja existent, alegandu-l din lista de Temporare. Pentru cel nou vom completa cheia contului, sau o vom alege cautand cu tasta F7 (vezi cap.3 "Cautarea in nomenclatoare cu tasta F7")).

Pasul 2) Deplasandu-ne prin campuri cu Enter, sau TAB vom completa data, numarul de document dorit, agentul si depozitul.

Pasul 3) Completam pe rand liniile de articole astfel: se introduce cheia (sau se cauta cu tasta F7). In fereastra de cautare putem introduce si cantitatile, fiind avertizati daca stocul este insuficient. Putem completa campul cantitate si direct in linia articolului, cu aceiasi atentionare. Stocurile curente la articole pot fi vizualizate cu butonul Stoc/Depozit (sau ALT+S) . Va fi afisat un tabel cu Cod produs, Depozit, Agent, Stoc si Totalul pe acel articol.

Pretul este completat automat conform setarilor din sistem (din preturi speciale, preturi de lista sau pretul de vanzare din fisa articolului).

Pasul 4) Se pot efectua modificari, atat in tabul Detalii (vezi cap 5.3.3.4 Optiuni Suplimentare), cat si in tab-urile Detalii articol (cap 5.2.3.6) si Detalii document (cap 5.3.3.5)

Pasul 5) Dupa ce se verifica daca datele introduse sunt corecte, se emite factura, folosind butonul "Emitere" din tab-ul Detalii.

Documente pe baza altor documente

Pentru a evita dubla crestere/scadere de stoc prin emiterea atat a unui aviz (de ex.), cat si a facturii aferente, trebuie sa cream aceasta factura pe baza avizului respectiv.

Pentru a crea documente pe baza unor documente existente (de ex: o factura agent pe baza unui aviz sau o factura de cumparare pe baza unui NIR sau un NIR pe baza unei comenzi, etc.) se urmeaza pasii:

Fig. 5.17

Pasul 1) Se alege o factura noua si se completeaza cheia contului (direct sau cautandu-l cu F7 (vezi cap.3 "Cautarea in nomenclatoare cu tasta F7"))

Pasul 2) Se merge in tab-ul Documente de baza cu mouse-ul (sau inaintand prin tab-uri cu tasta F12 - inainte, F11 - inapoi). In jumatatea superioara a ecranului va aparea o lista cu toate documentele deschise pentru acel cont (putem alege tipul lor din lista derulanta numita Tip documente de baza). In jumatatea inferioara sunt afisate liniile cu articole ale documentului curent selectat in partea superioara (cel in dreptul caruia se afla creionul). Putem parcurge liniile listelor cu Enter sau sageti si campurile unei linii de articole cu TAB (inainte) sau Shift+TAB (inapoi). Fiind in campul de bifa, putem selecta linia cu mouse-ul sau tasta Space (bara lunga alba).

Pasul 3) Putem selecta intregul continut al documentului cu butonul de jos Selectia tuturor liniilor (sau ALT+S) sau partial bifand doar acele articole pe care dorim sa le facturam. Daca sunt putine articole pe care nu le dorim transferate pe factura putem alege selectia tuturor liniilor si sa le stergem apoi linie cu linie direct de pe factura (din tab-ul Detalii).

Pasul 4) Revenind in tab-ul Detalii vom gasi toate articolele transferate la pasul 3. Vom putea aici sa modificam (micsoram) si cantitatile, in cazul in care dorim sa facturam doar o parte. Restul articolelor/cantitatilor ramase nefacturate vor ramane pe acel document de baza si vor putea fi faturate la o data ulterioara. Daca insa am facturat in intregime un document, acesta va deveni inchis si nu va mai aparea in lista de documente de baza.

Pasul 5) Mai putem eventual modifica anumite campuri, prin care ne putem deplasa cu Enter, TAB, sau F2 (inapoi): data (dand click pe sageata din campul de data sau apasand tasta F4 va aparea un calendar); numar document, agent, depozit.

Pasul 6) Dupa ce am verificat corectitudinea datelor, putem emite factura cu butonul Emitere sau tasta F10.

Copierea din alte documente

In tab-ul Paginare, dupa stabilirea unor selectii si gasirea documentului dorit putem copia din acesta linii sau chiar intregul document in altul pe care il avem deschis in tab-ul Detalii folosind butonul Optiuni Suplimentare / Copiere Linie, respectiv Copiere Document. Continutul respectiv va fi adus in tab-ul Detalii si adaugat in documentul in care se opereaza acolo.

Nu trebuie emise facturi prin copierea articolelor de pe alte documente! Stocul va fi influentat in ambele cazuri pentru acelasi articol! Emiterea unei facturi se pate face fie prin introducerea directa a articolelor (daca acestea nu au mai fost inregistrate pe alt document) sau prin preluarea articolelor dintr-un document de baza, deja emis (vezi subcapitolul anterior).

5.4.3.3 Cautarea in nomenclatoare

In orice camp care are valori intr-un nomenclator (conturi, tipuri de tranzactie, articole, agenti, depozite, etc.) putem folosi tasta F7 pentru a cauta valori in lista.

Criteriile de cautare sunt Cheia sau Denumirea, iar la conturi si articole se poate face cautare si dupa diverse alte campuri din fisa contului/articolului (sintetic, analitic, oras, tara, adresa e-mail, cont principal, clauza de balanta, etc.).

Se completeaza in campul cheie sau denumire o parte din valoarea cautata, apoi cu tasta F9 se va deschide o lista cu articolele ce corespund selectiei facute. Pentru a intra in acea lista putem apasa F8 sau TAB.

Deplasarea in lista se face cu Enter sau sageti , iar selectarea articolului curent cu butonul Selectie (sau ALT+S) sau tasta F10.

La nomenclatorul de articole, dupa pozitionarea in lista pe un articol, inainte de a-l selecta putem sa-i verificam stocul cu butonul Stoc/Depozit (sau ALT+D) si sa incarcam cantitatea dorita pe document.

OBS: Pentru inregistrarea articolelor pe documente, se poate folosi tasta F6 (in loc de F7), cautarea efectuandu-se pe codul de bare (in intregime, nu este o cautare partiala).

5.4.3.4 Optiuni suplimentare

Este un buton din tab-ul Detalii din care putem alege urmatoarele:

a)      Stergere document

- permite stergerea documentului curent daca acesta este temporar

b)      Lista de preturi

- permite alegerea altui pret dintr-o lista de preturi sau din fisa articolului, pentru a fi trecut pe document

c)      Reevaluare document

- permite reevaluarea valorii documentului intr-o alta moneda, la cursul din data emiterii documentului

d)      Adaugarea de TVA

- permite adaugarea procentului de TVA pe o factura fara TVA

e)      Anulare TVA

- anuleaza TVA-ul pe intreaga factura (daca de exemplu trebuie sa o emitem pentru un furnizor neplatitor de TVA)

f)       Rotunjire la lei

- rotunjeste valoarea totala a facturii (fara rotunjire, rotunzire la zecimi, la intregi, la zeci) dupa setarile facute pentru compania respectiva in meniul Definitii / Definitii Firma / Definitii Gestiune / Rotunjiri.

g)      Transfer la contabilitate

- permite completarea unor campuri suplimentare la nivel de document: Document, Divizie, Filiala, Cod Cost, Centru Cost 1, Centru Cost 2, Agent, Cantitate. Deplasarea intre campuri se face cu TAB, iar afisarea calendarului pentru data cu F4.

5.4.3.5 Informatii la nivel de document

Se pot verifica si completa in tab-ul Detalii document.

Fig. 5.18

Aceste campuri sunt:

Moneda de Reevaluare - la care se va reevalua suma totala a documentului la cursul din data documentului

Tipul de tranzactie cu si fara TVA

Data emitere - data in care a fost emis documentul (cand s-a dat Emitere)

Data scadenta

Data Document - data inscrisa pe document, cea reala tiparita pe factura

Document - un numar ce apare pe Doc2 la vanzare si pe Doc1 la cumparare

Copii - numarul de exemplare in care se tipareste documentul

Format de tiparire

Tip de plata - forma in care se va efectua plata / incasarea pentru documentul respectiv

Nume Delegat (poate fi cautat cu F7), B.I., Seria

CNP - codul numeric personal

Mijloc de transport - auto, etc

Numar de inmatriculare - (al mijlocului de transport)

5.4.3.6 Informatii la nivel de linie (articol)

Se pot verifica si completa in tab-ul Detalii articol, dupa pozitionarea pe articolul dorit. (Se poate pagina pe rand prin articole cu sagetile < si > din coltul stanga sus, sub numarul liniei.)

Fig. 5.19

Detalii - camp de observatii la nivel de articol

Cantitate si Pret - sunt preluate din tab-ul Detalii

Moneda - moneda in care exprimat pretul pentru fiecare articol

Cursul - cursul de schimb la data facturarii

% reducere si % comision - sunt cele setate odata cu "legarea" unei grupe de articole de un client prin intermediul codurilor de reducere (vezi cap.5.1.4. Preturi de Lista)

U.M. - unitatea in care se masoara cantitatea facturata

Depozit - depozitul din care se tranzactioneaza articolul respectiv

Agent - agentul de pe factura (care poate fi trecut automat la fiecare articol marcandu-l in tab-ul "Valori Implicite")

Doc-2 - un numar de document care va fi trecut in note contabile pe Doc-2

Cheie corespondenta - cheia articolului respectiv in sistemul de notare al furnizorului / clientului de pe factura (de exemplu: codurile METRO)

Nr. doc de baza - numarul documentului de baza din care a fost preluat articolul respectiv

Ambalaj - numarul ambalajelor folosite pentru cantitatea ce va fi facturata pentru articolul respectiv

Stoc- poate fi vizualizat stocul total pentru articolul curent, exclusiv cantitatile de pe documentul respectiv

Se poate seta bifa de "Scutit de TVA"

Poate fi vizualizat Pretul de la ultima cumparare

Pentru a transfera in contabilitate sumele pentru fiecare articol tranzactionat, WizCount v3.0 se trece contul dorit (clasa 300-600 pentru cumparare, respectiv clasa 700 pentru vanzare) tinand cont de urmatoarea ordine de prioritati (regula este urmatoarea: daca gaseste un cont la nivel de document, il ia pe acela, daca nu cauta mai departe in fisa articolului si ia de acolo, daca nu gaseste nici acolo il ia pe cel implicit):

a)      la cumparare

Cont de Venituri si Cheltuieli (pe document)

Cont de Stoc (in fisa articolului)

Implicit 371 (conform tipului de tranzactie)

b)      la vanzare

Cont de Venituri si Cheltuieli (pe document)

Cont de Venituri cu TVA, Cont de Venituri fara TVA (in fisa articolului)

Implicit 707 (conform tipului de tranzactie)

Putem obtine o fisa a articolului cu butonul Fisa articol. Vom vedea lista tranzactiilor dintr-o perioada selectata, Soldul initial (la inceputul perioadei), Soldul final (Soldul initial plus totalul rulajelor din perioada respectiva) si putem calcula Soldul Cumulat la sfarsitul fiecarei zile de tranzactii cu butonul cu acelasi nume.

5.4.3.7 Setarea valorilor implicite

Fig. 5.20

Se face din tab-ul cu acelasi nume si are ca rezultat completarea automata a unor campuri pentru articolele documentului, fie incepand cu articolele urmatoare, fie pe intreg documentul daca bifam Actualizare linii precedente (cu butoanele Marcare (sau ALT+M) si ANulare Marcare (sau ALT+N) putem bifa sau anula bifele).

Campurile in care pot fi setate valori implicite sunt: Data scadenta, Detalii, Agent, Depozit, Sofer

Butonul "Revenire" permite saltul direct inapoi in tab-ul Detalii

5.4.3.8 Emiterea

Emiterea unui document temporar are ca rezultat trecerea datelor in baza de date. Acestea nu mai pot fi modificate ulterior decat partial (vezi cap.5.5 Corectii documente) sau prin stornare. Documentul va avea acum status-ul de "emis" (validat) .

Validarea se poate face folosind butonul Emitere (sau ALT+E) sau tasta rapida F10.

Nu pot fi emise facturi cu valoare totala zero!

5.4.3.9 Stergerea articolelor sau documentelor

Stergerea este permisa doar pentru documentele temporare

Stergerea unei linii in care am incarcat un articol se face cu butonul Stergere Linie (sau ALT+L), dupa pozitionarea cursorului in linia respectiva

Stergerea unui document (temporar) se face din lista de documente temporare (buton Temporare) folosind butonul STergere (sau ALT+T) sau din tab-ul Detalii, butonul Optiuni Suplimentare / Stergere Document, dupa selectarea din lista a documentului care trebuie sters.

5.4.3.10 Paginarea

Fig. 2.21

Putem selecta documente temporare, validate sau toate documentele si le putem sorta dupa data, numar document sau cheia contului (Clienti/Furnizori).

Selectiile pot fi dupa cheie articol, data, nr. Document, Denumirea contului (partial), Adresa (partial), Agent, Depozit, Sofer.

Pentru a sari dintr-un camp de selectie in altul apasam TAB sau Enter, iar pentru a merge inapoi cate un camp, F2.

Pe ecran va aparea ultima factura care corespunde selectiei in ordinea de sortare aleasa si vom putea vizualiza si pe cele anterioare, una cate una folosind butoanele cu sageti |<- (prima), <- (anterioara), -> (urmatoarea), ->| (ultima).

In acest mod de vizualizare nu sunt permise modificarea sau emiterea documentelor temporare, ci doar corectarea numarului facturilor validate (buton Corectie Doc). Deasemenea nu este activ nici butonul de Optiuni Suplimentare.

La facturile temporare goale va aparea un ecran gri gol, fara obisnuita linie alba goala din WizCount v.02.

Cand suntem in paginare, toate celelalte tab-uri vor contine informatii referitoare la documentul din tab-ul Detalii.

5.4.3.11 Taste functionale pentru facturi

Fig. 2.22

5.5 Alte documente

In aceasta categorie vom trata documentele a caror structura difera de fereastra standard a documentelor uzuale. Ele sunt: Transferul intre depozite, Chitanta si raportul de Productie.

Transferul intre depozite

Se ruleaza din meniul Documente / Miscari Stocuri / Transfer intre depozite (Agent).

Este un aviz de expeditie intern, utilizat la transferul marfii de la un depozit la altul. Acest document se poate utiliza, deasemenea, la transferul marfurilor catre agenti (adica fiecare agent ar putea fi considerat ca un depozit). Campurile si formatul de afisare a ecranelor sunt similare cu cele de pe documente (vezi cap. 5.4.3 "Introducerea unui document de vanzare / cumparare")

Fig. 2.23

Diferentele care apar pe documentul "Transfer intre depozite" fata de ecranul de inroducere al unei facturi obisnuite sunt:

Este permisa emiterea acestui document fara completarea unui cont (folosind butonul "Fara cont" la crearea unui document nou)

Trebuie completate campurile Depozit de la:... la.. , eventual Agent de la . la. , Filiala de la. la., Divizie de la . la..

In locul butonului "Deblocare stoc", apare butonul "Raport Stocuri" care permite rularea unui raport de Stocuri pe Articole.

Tab-ul Documente de baza nu este folosit deoarece nu exista documente de baza pentru acest tip de document

In tab-ul Valori implicite sunt active optiunile de setare implicita a depozitelor, agentilor, filialelor si diviziilor.

5.6 Stornare si corectii documente

Stornarea unui document presupune emiterea unui document cu aceleasi articole, si sume, dar cu cantitatile negative. Astfel, ele se vor anula, atat ca stoc, cat si ca sume in contabilitate.

Atentie: nu pot fi stornate articole cu pret zero!

Exista mai multe posibilitati pentru a storna documente:

a)      Stornare directa

- Se creaza un document nou de acelasi tip cu cel care se doreste a fi stornat

- Se completeaza cheia contului de pe document (in tabul "Detalii")

- Se cauta in tab-ul "Paginare" documentul ce va fi stornat

- Cand a fost gasit, se foloseste butonul "Stornare Document"

- Va aparea un mesaj de confirmare a continuarii operatiunii iar daca alegem sa stornam, vom fi anuntati ca documentul a fost stornat intr-un document temporar cu un numar precizat.

- Cautam in "Lista" de documente "neemise" respectivul document, care este identic cu cel de stornat, doar cantitatile fiind negative. Daca se mai doresc modificari, pot fi efectuate acum, apoi documentul se emite.

b)      Prin copiere

- Dupa gasirea documentului in tab-ul "Paginare" se foloseste butonul "Optiuni Suplimentare"\Copiere document sau Copiere Linie (daca se doreste stornarea partiala a documentului).

- Intreg documentul (sau liniile selectate) vor fi copiate in tab-ul "Detalii", fiind necesara modificarea manuala a semnului cantitatilor

- Documentul se emite

In modul Paginare (fie ales din tabul Paginare, fie din tab-ul Detalii, buton documente Validate) avem posibilitatea de a corecta numarul unui document validat cu butonul Corectii Doc.