WIZCOUNT - Generatorul de rapoarte

WizCount ofera posibilitatea crearii de noi rapoarte particularizate de catre utilizator prin alegerea campurilor dorite si a operatiilor dorite cu acestea, cat si a formatului final de afisare a rezultatelor.

Pornirea Generatorului de rapoarte al programului se poate face din programul WizCount2000 din submeniul de Rapoarte.

Toate rapoartele si setarile folosite pentru crearea lor se gasesc intr-un fisier numit generat . mdb, care poate fi usor copiat de pe un calculator pe altul transferan 18518y243s d astfel toate rapoartele si pe alte statii de lucru. El trebuie sa se gaseasca intotdeauna in directorul unde se gaseste fisierul wizrep.exe (de obicei in directorul WizCount2000). Se pot pastra si versiuni mai vechi redenumindu-le generat1.mdb, etc.

Fig. 9.1

Crearea unui raport se face in 8 pasi parcursi succesiv, folosind butoanele Inainte si Inapoi pentru a trece dintr-o fereastra in alta.

Ecranul principal, ce coincide cu primul pas, arata astfel:

Din acesata fereastra se pot realiza umatoarele actiuni:

- crearea unui raport ;

- modificarea sau rularea unui raport existent in generator;

- importul sau exportul unui raport.

Importul/exportul unui raport

a)      stabilim ce actiune dorim sa efectuam dintre cele doua :

b)      alegem butonul cu bifa pentru a realiza operatiunea:

c)     

selectam rapoartele pe care dorm sa le exportam/importam si calea unde se exporta acestea

fig. 9.3

Daca se apasa butonul cu eticheta de folder deschis programul va introduce intr-un ecran de cautare a fisierului de tip access catre care se exporta rapoartele sau din care se importa.

d)      se apasa butonul de rulare Run sau Exit in cazul in care se renunta.

9.2 Rularea unui raport existent in generator, fara parcurgerea pasilor de creare

Alegand optiunea Modificare/rulare raport existent template-urile urmeaza a fi detaliate (in stanga celor care contin rapoarte va aparea un +, ca la directoarele din Windows Explorer). Dand clic pe + sau dublu click pe denumirea template-ului se va deschide lista rapoartele existente (salvate in generator in acel template). Fiecare raport are in stanga semnul sageata in jos.

fig. 9.4

fig. 9.5

Pentru rularea directa a unui raport se da click de mouse pe numele unui raport si apoi pe butonul Rulare.

In cazul in care in raport au fost utilizati parametri apare fereastra de actualizare a valorilor acestora:

fig. 9.6

Daca se doreste sepot modifica valorile parametrilor si se apasa OK. Apoi va aparea raportul, in format pdf

Fig. 9.7

9.3 Crearea unui raport nou

9.3.1 Pasul 1 - Alegerea tipului de raport

fig. 9.8

Se stabileste in ce categorie se va incadra raportul si se selecteaza un template potrivit pentru aceasta (de exemplu, pentru un raport de vanzari saude descarcare de gestiune se va alege template-ul de stocuri, iar pentru evidenta clientilor sau revederea unor tranzactii contabile se va alege cel de contabilitate). Template-urile restrictioneaza accesul doar la tabelele necesare tipului respectiv de rapoarte, pentru a usura selectia datelor.

Alegerea butonului Inainte are ca efect trecerea la pasul 2 in crearea /modificarea unui raport

9.3.2 Pasul 2 - Selectia campurilor

In acest pas se selecteaza campurile din tabele care vor aparea ca si coloane pe raport, fara a li se plica formule de calcul (decat eventual o simpla functie de grup).

fig. 9.10

Selectarea sau deselectarea unui camp se poate face fie prin Dublu Click pe camp din lista de campuri asociata unei tabele , fie selectand un camp cu un Click de mouse si apoi alegem butonul cu sageata spre dreapta

Campurile selectate in raport pot fi afisate cu toate valorile lor din baza de date sau pot fi afisate ca totaluri de sume sau informatii agregate (maxim de ,minim de, numar de aparitii etc.)

Fig 9.11

9.3.3 Pasul 3 - Gruparea si ordonarea datelor

Se refera la grupari si sortari. Gruparea dupa un camp este necesara pentru ca daca pentru aceeasi valoare a campului se gasesc mai multe linii in tabela, sa se poata afisa pe raport doar una singura, eventual si cu niste functii totalizatoare aplicate pe alte campuri vecine.

Ex de campuri dupa care trebuie realizata gruparea.

Fig. 9.12

Daca tabela tranzactii _gestiune arata astfel ca in figura de mai sus tiparirea pe raport a tuturor operatiunilor cu total sau fara total general nu ar reprezenta un lucru imposibil de realizat.

In momentul in care nu dorim afisarea tuturor tranzactiilor din baza de date ci informatii agregate trebuie sa stabilim campurile care pot duce la valori totalizatoare diferite.

In cazul nostru trebuie sa "grupam" raportul dupa toate campurile asupra carora nu a fost aplicata o functie de grup si care poate avea valori diferite in tranzactiile selectate pentru raport.

Raportul agregat arata astfel.

fig. 9.13

Sortarea se poate face pe oricate nivele (nu doar maxim 3 cum era la rapoartele predefinite).

In primul rand se aleg campurile dupa care se va sorta raportul prin bifarea lor.

Apoi se stabilesc nivelele de sortare (ordinea de sortare) prin ordinea asezarii campurilor bifate, de sus in jos. Pentru a deplasa campurile pe pozitiile dorite in ierarhie se da click pe ele si apoi se muta cu sagetile negre mari aflate in dreapta ecranului.

In ultimul rand, se va alege criteriul de sortare crescator sau descrescator (alfabetic) prin orientarea sagetii oblice situate intre bifa si denumirea campului. Oblic in sus inseamna ascendent, oblic in jos este descendent. Orientarea sagetii se poate modifica printr-un simplu click pe ea.

fig. 9.14

Parametri: Pentru a putea rula un raport si altadata, datele ce variaza pot fi declarate ca si parametri, valorile acestora putand fi actualizate la fiecare rulare ulterioara a programului.

Fig. 9.15

9.3.4 Pasul 4 - Contitii de selectie a datelor

Pentru a nu fi selectate toate datele posibile din intreaga baza de date, trebuie sa impunem niste conditii care sa ne restranga accesul doar la cele care ne intereseaza

fig. 9.16

In fereastra conditii se pot adauga, modifica(edita), stege, valida sau invalida conditii. O conditie este alcatuita dintr-un camp care se compara cu una sau mai multe expresii/valori, folosind un operator.

Pentru crearea unei conditii urmati pasii:

1) Alegeti butonul Adaugare;

2) Selectati campul pentru care se stabileste o conditie. De fiecare data cand doriti sa faceti acest lucru este absolut necesar sa cunoasteti din ce tabele face parte campul pentru care vreti sa creati o conditie

Fig. 9.17

3) Se alege un operator potrivit (relationali: =,<>(diferit),>,>=,<,<=, IN("valoarea se afla in multimea"), BETWEEN ("intre", "in intervalul"), LIKE ("arata ca", sablon).

4) Se completeaza expresiile/valorile cu care se compara campul ales, in concordanta cu tipul operatorului. In aceasta categorie pot fi folositi si parametri, care, pentru a fi identificati ca atare trebuie scrisi intre caracterele speciala @ si #. De exemplu pentru un parametru numit data1 vom scrie @data1#

fig. 9.18

fig. 9.19

Implicit este punctata optiunea Conditie la nivel de camp.

Daca in pasul 2 de creare a raportului am decis ca pentru un camp sa nu fie afisate toate valorile ci valori agregate, suma de exemplu (adica am dat click dreapta pe el si am ales functia de grup SUM), vom putea folosi si conditii la nivel de grup.

fig. 9.20

Putem stabili o conditie care trebuie indeplinita de acest rezultat al insumarii valorilor din baza de date.

Ex: Ne intereseaza un raport in care sa fie afisate doar vanzarile pe clientii carora in cadrul unei luni le-a fost vanduta marfa in valoare de mai mult de 100.000.000 lei.

Vom bifa optiunea:

urmand ca in lista sa fie afisate doar campurile pe care a fost aplicata o functie de grup.

Conditiile create pot fi luate in calcul la emiterea unui raport sau acestea pot fi invalidate prin demarcarea casutei aferente conditiei.

9.3.5 Pasul 5 - Formule de calcul

Fig. 9.21

Este necesar sa se defineasca formule in rapoarte care prezinta informatii diferite pe coloane (ex pe o coloana vanzari , pe alta coloana avize, pe alta coloana cumparari etc) atunci cand aceste informatii trebuie supuse unor sumari sau calcule.

Ex: Daca inregistrarile in baza de date arata astfel:

Fig. 9.22

Iar raportul trebuie sa prezinte situatia astfel:

Fig. 9.23

Trebuie creata cate o formula pentru fiecare coloana care afiseaza sume in acest raport.

Pentru coloana ValoareFactura trebuie stabilit sa insumeze numai acele documente care sunt facturi , pentru ValoareAvize sa insumeze numai operatiunile care sunt avize si asa mai departe pentru fiecare coloana.

Adaugarea unei formule: se apasa butonul Adaugare, apoi se construieste formula in fereastra Editor selectand campurile din ecranul de campuri disponibile si scriind de mana operatorii aritmetici sau functiile pe care le vom aplica acestora. Pentru formule mai complicate care include conditionari se poate folosi functia Decode.

FUNCTII

Sintaxa functiei DECODE :

DECODE (Expr1,Val1, RezultatAdevarat1, Val2, RezultatAdevarat2,...,Valn, RezultatAdevaratn, RezultatFals)

Daca Expresia1 este comparata cu Val1 iar rezultatul este adevarat va afisa RezultatAdevarat1, daca este comparata cu Val2 iar rezultatul este adevarat va afisa RezultatAdevarat2 etc, in cazul in care nici una din comparatii nu intoarce valoarea adevarat va afisa RezultatFals.

Exemplu:

Vrem sa cream urmatoarea conditie: Daca tipul de document este factura sa afiseze valoarea facturii altfel sa afiseze zero.

DECODE (TIP_DOCUMENTID, FACTURA, VALOARE, 0)

Daca se doreste introducerea unor comparatii de tipul mai mare, mai mic nu se pot utiliza operatorii " <" "=" ETC

In schimb se pot utiliza functiile GREATEST (cel mai mare dintre) si LEAST (cel mai mic dintre)

Greatest intoarce valoarea mai mare

Sintaxa LEAST(Expr, Valoare de comparat)

EXEMPLU:

DECODE(LEAST(Data_Document,01/02/2002),Data_Document,Valoare,0)

Asemanator este utilizata si functia GREATEST.

EX Conditie pe data in cazul utilizarii de parametri:

Decode(Least(Datadoc,@DeLa#),DataDoc,cantitate,0)

Daca avem :

Un doc pe 08/10/2001 <01/02/2002 rezultatul va fi afisarea cantitatii

Un doc 15/02/2002>01/02/2002 rezultatul va fi 0

Functia SUBSTR(SIR, Pozitie_Start, Nr_caractere).

Extrage un subsir de lungime Nr_caractere dintr-un sir, incapand cu caracterul de pe Pozitie_Start-1.

EX avem completat la cod analitic aferent produselor pe cele 10 caractere urmatoarele informatii:

ALCIOCO100

Primele doua reprezinta grupa mare de produse;

Urmatoarele 5 caractere reprezinta o prescurtare de la denumirea produsului;

Ultimele 3 caractere reprezinta gramajul.

Daca dorim sa extragem din acest sir de caractere denumirea prescurtata si aceasta sa fie afisata in raport pe o coloana distincta vom folosi functia SUBSTR astfel:

Functii caracter:

SUBSTR(COD_ANALITIC,3,5) se traduce prin selecteaza din campul COD_ANALITIC 5 caractere incepand cu caracterul 3

Functii totalizatoare:

COUNT returneaza numarul de valori distincte din campul pe care a fost aplicata functia.

SUM returneaza suma tuturor valorilor dintr-o coloana.

MAX returneaza cea mai mare valoare dintr-o coloana.

MIN returneaza cea mai mica valoare dintr-o coloana.

Functii pentru data:

ADD_MONTHS(data, nr luni) - adauga luni la o data calendaristica specificata.

Ex ADD_MONTHS (DATADOCUMENT,2)

LAST_DAY intoarce ca rezultat ultima zi a unei luni specificate.

Ex daca se doreste aflarea ultimei zile din lunile din care fac parte zilele in care au fost emise documente.

MONTHS_BETWEEN(data1, data2) afiseaza cate luni sunt intre data1 si data2

SYSDATE() returneaza ora si data calendaristica a calculatorului in momentul emiterii raportului.

Functii de conversie:

TO_CHAR(nr) converteste un numar sau un camp de tip data intr-un caracter.

TO_NUMBER(sir) primeste ca parametru un sir pe care il converteste intr-un numar.

NVL(expresie, val) este utilizata pentru a introduce in raport un caracter sau sir de caractere in cazul in care pentru anumite inregistrari valorile unui camp sunt nule.

Valoarea null inseamna necompletat si este diferit de zero.

Ex NVL(CURS_VALUTAR,'Lipsa curs') daca pentru o data cursul valutar este necompletat raspunsul va fi mesajul 'Lipsa curs', daca cursul este completat functie va returna valoarea cursului din ziua respectiva.

Generatorul de functii DECODE

Exemplu de utilizare a generatorului pentru a realiza urmatoarea formula: Daca ID-ul documentului este 9 sa scrie Facturi de Vanzare altfel sa scrie Facturi de cumparare.

TipDocument = DECODE(stm.DOCUMENTID, 9, 'Facturi de vinzare', 'Facturi de cumparare')

fig. 9.25

Dupa apasarea butonului Generare in partea de jos a ferestrei apare generat codul SQL astfel:

fig. 9.26

fig. 9.27

9.3.6 Pasul 6 - Ecranul initial de configurare a raportului.

fig. 9.28

Incepand cu acest pas se termina prelucrarea datelor si se trece la aranjarea lor pe raport.

In partea dreapta apar sectiunile raportului:

fig. 9.29

- Se selecteaza destinatia in stanga (sectiunea de pe raport), apoi dublu click in fereastra din dreapta campurile care dorim sa apara in acea sectiune (Detail sau Group Header).

- Dupa ce am pus toate campurile dorite, vom desena capul de tabel cu butonul Optiuni / Optimizari raport / Autodesenare cap tabel

fig. 9.30

Daca se doreste adaugarea de totaluri sau subtotaluri pentru anumite coloane:

se da click in sectiunea Detail pe campul dupa care se doreste totalizarea

Butonul Optiuni / Optimizari raport / Add Total To. si se alege sectiunea de raport unde va aparea subtotalul (Group Footer, Page Footer, Report Footer)

Dupa generarea capului de tabel si adaugarea eventualelor totaluri pentru campurile numerice vom merge mai departe in pasul urmator.

9.3.7 Pasul 7 - Ecranul de formatari pentru raport

In acest pas vom stabili diverse formatari pentru textul afisat:

evidentierea grupurilor si a totalurilor cu diverse culori

latimea si inaltimea celulelor

fontul de scriere

etichete pentru totaluri

denumirile coloanelor

numarul de zecimale pentru campurile numerice, etc

fig. 9.32

Pentru fiecare camp pe care ne pozitionam apare in dreapta fereastra cu proprietetile acestuia, care pot fi modificate.

fig. 9.33

BACKCOLOR Stabilim care este culoarea de fond pentru coloana sau sectiune raport.

Backstyle trebuie sa fie normal in cazul in care setez alta culoare pentru fond decat alb.

WIDTH latimea celulei de afisare (in cm).

HEIGHT inaltimea.

TOP distanta fata de limita de sus in cadrul randului/sectiunii.

LEFT distanta fata de marginea din stanga a raportului

TEXT eticheta (putem numi altfel coloana/campul curent).

9.3.8 Pasul 8 - Ecranul final

In acest pas putem stabili:

Denumirea raportului afisata in primul ecran;

Titlul tiparit pe raport;

Parola pentru modificarea raportului;

Parola pentru emiterea (vizualizarera) raportului;

Stabilirea proprietatilor paginii Page Setup.

La crearea unui raport, el nu va fi salvat decat in momentul in care vom parcurge toti pasii si vom apasa butonul Final din acest pas 8. Din acel moment el va ramane salvat si-l vom putea regasi ulterior in template-ul corespunzator.

fig. 9.34

In ecranul final sau in unul din ecranele precedente se poate apela butonul Expert utilizat doar de operatorii care cunosc modul de generare a unei interogari SQL.

9.4 Varianta CUB a generatorului

Pentru varianta de cub a generatorului de rapoarte, in pasul 5 avem urmatoarele modificari:

9.4.1 Pasii 5 - 8

Pana la pasul V generatorul este identic cu cel vechi. Incepand de la pasul 5 inclusiv (Formule), in afara de a defini formule, aceasta interfata da posibilitatea de a alege tipul de formula ( string, numeric sau data), precum si tipul de raport pe care dorim sa-l generam (cub, clasic).

In cazul in care alegem raport clasic generatorul urmeaza calea celui vechi. Daca insa alegem raport cub si continuam, ni se va deschide o noua interfata diferita de cea vechi.

Atentie! Nu se folosesc formule cu functii de grup (incep cu sum(), max(), min(), count(), avg()).

fig. 9.35

Interfata Layout Initial Cub va afisa in textboxul Campuri si formule toate campurle si formulele selectate de noi anterior. Aceste campuri vor fi combinate cum dorim (Ex: doresc sa vad vanzarile catre clienti ale agentilor, si in acest caz pot vizualiza agentii pe coloane , clientii pe linii iar la intersectia acestora doresc valoarea vanzarilor), pentru aceasta exista texboxurile linii si coloane.

Pentru rezolvarea exemplului nostru campul agent se va trage in textboxul Coloane iar campul clienti in cel de Linii.

Campurile de formule se vor trage obligatoriu in Valori Rezultate, acestea fiind valorile calculate la intersectia agentilor cu clientii.

Textboxul Pagini se foloseste in cazul in care nu dorim sa definim de aici cine va fi afisat pe linii si cine pe coloane, ci dorim ca la afisarea raportului (final) sa incercam tot felul de variante ( clienti pe agenti, agenti pe clienti etc), precum si la campul pe care-l dorim cap de pagina.

fig. 9.36

Urmatorul pas este de a modifica in cazul in care dorim denumirea cu care sa apara fiecare camp in raport (caption), orientarea in pagina a campului (row, column, page, data), denumirea grupului dupa care se face agregarea si modul lui de calcul (calculate, average, none, sum).

Daca este selectata informatie de tip coloana / linie, este activa sectiunea Group Footer. Semnificatia cimpului Goup Footer Type este legata de functia aplicata asupra valorilor de tip Data din intreaga coloana / linie al carei rezultat se vede pe linia / coloana de Total.

Daca este selectata informatie de tip Data, este activa sectiunea inferioara Agregation Type. Acest cimp se refera la functia aplicata asupra datelor al carei rezultat este vizibil in interiorul raportului.

fig. 9.37

Urmatorul pas este este cunoscut de la generatorul vechi (Final).

Pe Raport se poate folosi mouse-ul pentru a "trage" o linie in locul unei coloane sau invers, adica se pot obtine diverse variante ale raportului cu detalierea pe orizontala sau pe verticala, in functie de care date sunt mai numeroase (pe linie sau coloana).

fig. 9.38

Dupa cum se observa in imaginea de mai sus pe coloana Cheie de cont exista semnul "-" care la apasare imi va ascunde tuplurile corespondente de agenti si-mi va afisa doar totalul. In continuare prezint tipuri de combinatii:

fig. 9.39

La vizualizare cu print preview raportul se prezinta astfel :

fig. 9.40

fig. 9.41

fig. 9.42

fig. 9.43

La apasarea butoanelor campurilor, acestea se prezinta ca o lista derulanta din care pot selecta sau deselecta sumele (in cazul nostru), tuplurile pe care doresc sau nu sa le vizualizez in raport.

Alegand in sfarsit butonul final realizati doua lucruri:

-unul vizibil si anume afisarea pe ecran a raportului rezultat in urma complicatelor selectii de pana acum;

-unul invizibil si anume validarea setarilor unui raport.

ANEXA 1: RAPOARTE

RAPORT 1: Raport solduri clienti

Raportul va fi creat pe template-ul de Contabilitate

Fig. 9.44

Selectam Nume cont din tabele de conturi si Cheie cont:

Fig. 9.45

fig. 9.46

Introducem o conditie:

Fig. 9.47

Introducem o formula pentru a afla soldul pe client.

fig. 9.48

De ce -1* SUM((1-2*jtm.DEBITCREDIT)*jtm.SUF) ?

Folosim urmatoarele campuri:

1 DEBITCREDIT din tabela JURNALTRANSMOVES ( tabela in care apar toate inregistrarile din contabilitate conform notei contabile metoda detaliata).

Campul DEBITCREDIT poate lua valorile 1 sau 0 si indica daca un cont se afla pe debi sau pe credit in acea inregistrare.

2 SUF din aceeasi tabela care reprezinta suma inregistrata pe cont.

din formula de mai sus soldurile debitoare vor fi sume pozitive iar soldurile creditoare vor fi sume negative

Fig. 9.49

Ma pozitionez in fereastra din stanga pe sectiunea detail, pe campul nume cont astfel incat sa se afiseze in fereastra din dreapta proprietatile acestui camp.

Aleg proprietatea WIDTH (latime) si modific dimensiunea coloanei astfel incat numele conturilor sa incapa in intregime pe un rand. Dupa efectuarea unei modificari in fereastra de proprietati se apasa butonul cu bifa pentru a salva modificarile realizate si apoi se merge mai departe.

fig. 9.50

Raportul arata astfel:

Fig. 9.51

RAPORT2:

Raportul afiseaza ID-urile tuturor tipurilor de documente din WizCount.

Template Stocuri

Selectie date: tabela Definitii documente, campurile DocumentID, Nume Document, influenta stoc

Influenta stoc = -1 pt documentele care scad stocul, 1 pentru cele care cres stocul si 0 pentru cele care nu influenteaza stocul.

Fig. 9.52

ANEXA 2 : FORMATUL BAZEI DE DATE WIZCOUNT 2000

Vom prezenta tabelele principale :

Contabilitate:

ACCOUNTS - tabela de conturi unde apar toate informatiile introduse in ecranul de definire a conturilor.

JURNALTRANS - tabela in care sunt inregistrate operatiunile care apar in toate notele contabile dupa formatul metodei condensate.

JURNALTRANSMOVES - tabela in care sunt inregistrate operatiunile care apar in toate notele contabile dupa formatul metodei detaliate.

Gestiune:

ITEMS - tabela in care sunt inregistrate informatii despre articole.

STOCK - tabela in care sunt inregistrate informatii despre documentele din gestiune mai precis informatii - care apar doar in antetul si subsolul unui document inregistrat in program.

STOCKMOVES - tabela in care apar informatii despre fiecare articol specificat intr-un document.

Relatiile dintre tabele sunt urmatoarele:

Unei inregistrari din tabela conturi (accounts) poate sa-i corespunda sau nu una sau mai multe inregistrari din Jurnaltrans, Jurnaltransmoves, Stock

Unei inregistrari din tabela Jurnaltrans obligatoriu ii corespund cel putin doua inregistrari din jurnaltransmoves.(pentru un articol contabil dintr-o nota contabila condensata exista cel putin doua conturi in metoda detaliata)

Accounts (Conturi)

Fig. 9.53

Items (Articole)

Fig. 9.54

Jurnaltrans (Note contabile - metoda condensata)

Fig. 9.55

Jurnaltransmoves (Note contabile - metoda detaliata)

Fig. 9.56

Stock (documente)

Fig. 9.57

Stockmoves (linii documente)

Fig. 9.58

ANEXA 3 : Tabel cuvinte rezervate SQL

Cuvintele rezervate SQL, care nu pot fi folosite in campuri de tip cheie: