AUDITAREA, FAZE, DESFASURARE, DOCUMENTE ETC.
OBIECTIVELE, ROLUL, SCOPUL SI IMPORTANTA ACTIVITATII DE AUDITARE A SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII
« People really like to be measured when the measurement is fair and open »
P. Crosby
In conformitate cu prevederile standardului ISO 8402 :1994, definitia auditului este urmatoarea:
"Auditul reprezinta o examinare independenta pentru a determina daca activitatea si rezultatele ei sint in conformitate cu aranjamentele planificate, daca aranjamentele planificate sint implementate efectiv si sint corespunzatoare pentru indeplinirea obiectivelor asumate".
Alaturi de analiza efectuata de management, auditul de calitate este modalitatea de a evalua sistemul. Auditul de calitate este o activitate importanta, care se efectueaza intr-o maniera planificata.
La evaluarea sistemelor calitatii exista trei intrebari importante, esentiale, care trebuiesc puse si la care sistemul sau partea din el care se evalueaza trebuie sa raspunda :
daca procesele sunt definite si sunt documentate corespunzator procedurilor aferente
daca procesele sunt implementate si se desfasoara in conformitate cu procedurile documentate
daca procesele sunt capabile sa furnizeze rezultatele scontate.
Ansamblul raspunsurilor oferite de sistem la aceste trei intrebari vor determina rezultatul evaluarii.
Alaturi de analiza efectuata de management, auditurile sistemului calitatii sunt un element important in evaluarea eficacitatii si a gradului de implementare a unui sistem al calitatii.
Unul din scopurile principale ale auditului este acela de a evalua necesarul de actiuni de imbunatatire sau corective. Auditul nu trebuie confundat cu supravegherea sau cu inspectia. Aceste activitati se efectueaza numai in scopul controlarii procesului sau acceptarii produsului.
Grupa de standarde ISO 9000 evidentiaza importanta auditului (a se vedea subclauza 4.17. - auditurile interne ale calitatii) care, alaturi de analiza management-ului (a se vedea subclauza 4.1.), reprezinta un instrument de baza al conducerii pentru realizarea obiectivelor stabilite prin politica de calitate a organizatiei.
Auditurile trebuiesc efectuate in scopul de a determina daca diferitele elemente ale unui sistem al calitatii sunt eficiente si adecvate pentru realizarea obiectivelor declarate ale calitatii.
Auditul sistemului calitatii furnizeaza, de asemenea, dovezi obiective referitoare la necesitatea de reducere, eliminare si, in special, de prevenire a ne-conformitatilor. Rezultatele acestor audituri pot fi folosite de catre management pentru imbunatatirea performantelor organizatiei.
Auditul calitatii este o activitate care se aplica in mod caracteristic, unui sistem al calitatii sau unor elemente distincte ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor. Functie de obiectivul supus auditarii, aceste autiduri poarta denumirea de :
audit al sistemului calitatii
audit al calitatii produsului sau serviciului
audit al calitatii procesului, etc.
« It is not possible to know what you need to learn »
P. Crosby
Auditurile de calitate sunt performate de catre personal care nu are responsabilitati directe in zonele supuse auditarii, dar care de preferinta colaboreaza cu personalul care isi desfasoara activitatea in acele zone. Practica a aratat ca, periodic, este recomandabil a se efectua si o auditare de catre personal independent de organizatia furnizorului.
Auditurile de calitate, atunci cind sunt efectuate in mod corespunzator, asigura ca sistemul management-ului calitatii :
- este adecvat activitatii desfasurate de furnizor
este definit in mod corespunzator
este inteles de catre toti salariatii
este respectat de catre toti salariatii
ofera un grad corect de asigurare in calitatea produsului.
Activitatea de auditare este o parte necesara si planificata a sistemului management-ului calitatii al unei organizatii care, prin procedurile de urmarire, ajuta sistemul sa elimine orice ne-conformitate aparuta si asigura mentinerea nivelului de calitate solicitat si agreat de client.
Auditul de calitate este o metoda formala si sistematica de verificare a sistemului de calitate prin care se evidentiaza si stadiul de implementare al sistemului precum si eventualele masuri corective care trebuiesc luate. Auditul de calitate este necesar deoarece:
ofera informatii obiective, clare pentru management
- imbunatateste comunicarea intre diferitele nivele departamentale
sistemul de calitate este in permanenta imbunatatit prin aplicarea de masuri corective si preventive
evidentiaza problemele potentiale ale sistemului
reprezinta o evaluare pentru management
« Listening. You can convey no greater honor than actually hear what someone has say to you »
P. Crosby
Auditul de calitate este o metoda de colectare a informatiilor bazata pe observatii obiective, demonstrabile. Intr-o anumita masura auditul de calitate by-pas-eaza filtrul efectuat de nivelul de mijloc al management-ului si ofera informatii primare, directe si nefiltrate management-ului superior. Se creaza astfel o comunicare directa intre toate nivelele sistemului. Impresiile subiective nu reprezinta o baza pentru audit.
Auditul trebuie sa fie:
oficial si formal
regulat si planificat
sistematic si obiectiv
documentat
In general auditurile interne de calitate au un caracter planificat. Managementul organizatiei poate dispune si efectuarea unor audite interne surpriza, in afara programului stabilit.
Activitatile ce trebuiesc acoperite de auditurile interne de calitate sunt cele ce sunt in mod expres mentionate in partea operativa a standardului de calitate de referinta. In cazul unei organizatii ce are implementat un sistem de management al calitatii avind drept referinta standardul ISO 9001, auditarea activitatii de proiectare este de importanta deosebita.
Programul de audit trebuie sa fie convenabil organizatiei furnizorului din toate punctele de vedere, inclusiv costuri.
Programul de auditare interna trebuioe sa corespunda cu adevarat nevoilor furnizorului
« An inspector is not a true inspector unless the inspection is independent and last »
P. Crosby
In elaborarea unui program de audituri interne se vor avea in vedere urmatorii factori:
- contractele aflate in derulare, scopul si complexitatea acestora
faza in care se gasesc contractele,datele de finalizare si livrare
valoarea contractelor ( nu intodeaunna cea financiara)
posibilitatea efectuarii unui audit extern de catre un beneficiar
posibilitatea efectuarii unui audit extern de catre un organism de certificare
posibilitatea deschiderii de afaceri noi
necesitatea modificarii structurii productiei
posibilitatea aparitiei ne-conformitatilor din cauza complexitatii activitatii sau a altor factori cunoscuti
Acesti factori, si nu numai (de exemplu schema de efectuare a concediilor de odihna), trebuie analizati in mod corespunzator de management si compartimentul AQ pentru intocmirea unui program de audit care sa corespunda cerintelor si nevoilor furnizorului
Pe parcursul planificarii si desfasurarii unui audit trebuiesc avute in vedere si verificate trei elemente importante ale unui sistem:
A. Existenta sistemului
sistemul sa fie vizibil demonstrabil cu structura clar definita
sistemul sa evidentieze clar responsabilitatile si autoritatile
sistemul sa dispuna de proceduri documentate adecvate pentru controlul activitatii
sistemul sa dispuna de documentatie adecvata la punctele de lucru
B. Cunoasterea si intelegerea sistemului
personalul isi cunoaste rolul, responsabilitatea si limita de autoritate
personalul sunoaste si intelege rolul personalului cu care colaboreaza
personalul cunoaste si intelege natura si caracteristicile activitatii sale
personalul cunoaste de unde obtine informatii si indrumari
C. Sistemul sa fie sustinut cu toate resursele necesare
resurse de personal; suficient, competent, instruit
echipament; corespunzator, suficient, bine intretinut
- materii prime si materiale; corespunzatoare , verificate si suficiente,
- resurse financiare
« People will only tell you the troubles that others cause for them. They will not reveal what they make happen themselves »
P. Crosby
Principalii « actori » in cadrul activitatii de auditare sunt auditorul, auditatul si clientul (beneficiarul auditului).
Obiectivele auditului de calitate
Obiectivele auditului sunt urmatoarele:
stabilirea conformitatii / non - conformitatii sistemului cu standardul aplicabil.
stabilirea eficientei implementarii sistemului, detectarea zonelor unde sistemul este mai slab.
stabilirea masurilor de imbunatatire continua a activitatilor ce se desfasoara in sistem
asigurarea respectarii cerintelor legale / contractuale / tehnologice
P. Crosby
In continuare vom arata care sunt pasii pe care o organizatie trebuie sa-i parcurga pentru a obtine certificarea in conformitate cu standardul aplicabil. Auditul pentru obtinerea certificarii, efectuat de catre auditori apartinind unui organism de certificare, este o activitate complexa, si pentru efectuarea acestuia trebuie parcursi urmatorii pasi:
Auditul se bazeaza in mod nemijlocit pe comunicarea de la om la om. Partenerii de discutie ai echipei de audit nu sunt stabiliti in prealabil. Auditorul poate intervieva pe oricine.
" It is possible to make an excellent living actually doing the job of quality rather that just auditing to fiind aut why it wasn't done"
P. Crosby
Posesorul unui certificat are atit obligatii, cit si drepturi. Enumeram citeva dintre ele
Posesorul unui certificat se poate vedea si in situatia nedorita de a i se retrage certificarea. Retragerea certificarii este efectuata:
neconformitatile constatate nu sunt eliminate in termen rezonabil;
in caz de faliment;
in caz de uzitare abuziva a cerificatului/marcii de certificare;
intirzierii in onorarea facturilor.
Retragerea certificarii se poate face atunci cind:
se schimba numele proprietarului ( ex: nationalizare);
de comun acord;
la schimbarea numelui firmei, sau alte schmbari care afecteaza mentinerea integritatii si eficientei sistemului.
Principalele conditii de utilizare a marcii (semnului) de certificare sunt:
posesorul unui certificat este indreptatit sa foloseasca semnul ( marca) organismului de certificare numai impreuna cu numele organizatiei certificate si cu numarul de inregistrare al certificatului si cu denumirea familiei de standarde ( ISO 9000) afisate/printate /evidentiate in mod calr si lizibil.
Marca folosita in modalitatea aratata mai sus va putea fi folosita pentru scopuri de afaceri, pe corespondenta de afaceri si pentru reclama.
Nu este permisa folosirea marcii pe declaratii ce depasesc domeniul de utilizare al certificatului. Daca valabilitatea certificatului se refera numai la o anumita activitate a organizatiei ce a fost certificata, aceasta nu trebuie sa lase impresia ca ar fi fost certificata intreaga organizatie
Cazul in care marca organismului de certificare este folosita pe hirtia de corespondenta a posesorului de certificat, o mostra a acesteia trebuie trimisa si organismului de certificare
Semnul organismului de certificare nu va fi folosit in asa fel incit sa dea impresia ca produsul a fost certificat de acest organism de certificare
" Genuine recognition of performance is something people really appreciate. They will continue to support the program whether or nor they, as individuals, participate in the awards"
P. Crosby
AUDITUL DE CALITATE, DOMENIU, DEFINITII, RESPONSABILITATI SI ACTIVITATI
« quality departments are supposed to measure and report conformance, demand corrective action, encourage defect prevention, teach quality improvement, and act as the conscience of the operation »
P. Crosby
Grupa de standarde (recomandata) care defineste si reglementeaza activitatea de auditare este ISO 10011. Aceasta grupa cuprinde 3 sectiuni dupa cum urmeaza:
- ISO 10011-sectiunea 1- care descrie activitatile si responsabilitatile celor ce participa la activitatea de auditare. Ea stabileste principiile, criteriile si practicile de baza ale auditului si prezinta liniile directoare pentru stabilirea, planificarea, efectuarea si documentarea auditurilor sistemelor calitatii. Tot in aceasta sectiune sunt prezentate liniile directoare pentru verificarea existentei si implementarii elementelor unui sistem al calitatii , cit si pentru verificarea capabilitatii sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitatii..
ISO 10011- sectiunea 2- care descrie indrumari referitoare la criteriile de
calificare pentru auditori, si se aplica la selectarea auditorilor in conformitate cu recomandarile din ISO 10011 sectiunea 1.
- ISO 10011 - sectiunea 3 - care descrie liniile directoare si criteriile de conducere ale unui program de auditare, in conformitare cu recomandarile din ISO 10011 sectiunea 1.
Aceste trei sectiuni ale standardului ISO 10011 sunt compatibile intre ele, iar ISO 10011 este la rindul lui compatibil cu grupa de standarde ISO 9000.
Cele mai des intilnite definitii cu care se opereaza pe perioada unui audit de calitate,
actorii unui audit de calitate, sunt urmatoarele :
AUDITOR : O persoana care are calificarea de a efectua audituri ale calitatii. Un auditor desemnat sa conduca un audit de calitate este auditorul sef al calitatii.
CLIENT : O persoana sau o organizatie care solicita auditul.
AUDITAT : O organizatie supusa auditarii.
DOVEZI OBIECTIVE / EVIDENTA OBIECTIVA - reprezinta informatii, inregistrari sau constatari ale faptelor, calitative si cantitative , referitoare la calitatea unei entitati sau a unui serviciu sau la existenta si implementarea unui element al sistemului calitatii, care se bazeaza pe observatii , masuratori sau incercari si care pot fi verificate. Acestea sunt colectate de catre auditori pe parcursul desfasurarii auditului de calitate.
NE-CONFORMITATE: nesatisfacerea conditiilor specificate.
ACTIUNE PREVENTIVA : actiune intreprinsa pentru eliminarea cauzelor unor neconformitati, defecte sau a altor situatii nedorite, posibile, in scopul prevenirii aparitiei si reaparitiei acestora.
ACTIUNE CORECTIVA : actiune intreprinsa pentru eliminarea cauzelor unor neconformitati, defecte sau altor situatii nedorite, existente, in scopul prevenirii repetarii acestora.
Auditele de calitate sunt destinate pentru urmatoarele scopuri
sa determine conformitatea sau ne-conformitatea elementelor sistemului cu cerintele standardului aplicabil ;
sa determine eficacitatea cu care sistemul calitatii implementat satisface obiectivele calitatii , implicit detectarea zonelor unde sistemul este mai slab ;
sa ofere auditatului o baza pentru imbunatatirea sistemului calitatii ;
asigurarea respectarii cerintelor legale, contractuale , tehnologice;
sa permita inregistrarea sistemului calitatii al organizatiei auditate.
Auditurile calitatii se pot efectua in conformitate cu planul de audit sau pot fi impuse de modificari semnificative ale sistemului unei organizatii, sau de necesitatea de a urmari o actiune corectiva
In general auditurile de calitate sunt generate pentru unul din urmatoarele considerente:
sa se evalueze initial un furnizor, atunci cind se doreste stabilirea unei relatii contractuale ;
sa se verifice daca sistemul calitatii al unei organizatii continua sa satisfaca conditiile specificate/ ageate si daca acesta este eficient implementat ;
sa se verifice, in cadrul unor relatii contractuale, daca sistemul calitatii furnizorului continua sa satisfaca cerintele contractului ;
sa se evalueze sistemul calitatii al unui furnizor in raport cu un standard referitor la sistemul calitatii .
Decizia de efectuare a auditului sistemului calitatii cu precadere in anumite zone si activitati apartine clientului. Se recomandanda ca aceasta decizie sa fie luata si cu ajutorul auditorului sef. Auditatul este consultat abia atunci cind se stabileste domeniul auditului.
Domeniul auditului si profunzimea acestuia se stabilesc astfel incit ele sa satisfaca in totalitate cerintele de informare ale clientului.
Necesitatea de a efectua audituri de calitate este stabilita de catre client , care trebuie sa ia in consideratie toate conditiile si cerintele specifice , precum si modificarile importante care pot influenta sistemul calitatii.
In cadrul unei organizatii care opereaza un sistem al management-ului calitatii , auditurile interne pot fi organizate regulat si pentru scopuri de management si afaceri.
In general auditul de calitate se efectueaza de o echipa de audit. O echipa de audit este compusa din un numar de persoane care se stabileste functie de amploarea activitatii/ organizatiei care trebuieste auditata. Indiferent ca echipa de auditare este formata numai din doi auditori este recomandabil ca unul dintre auditori, numit auditor sef , sa fie investit cu responsabilitatea generala. Functie de conditiile de auditare, echipa de audit poate include specialisti in domeniu si auditori in curs de formare. Compartimentul de audit ideal ar trebui separat de cel de inspectie. Conducatorul compartimentului de audit trebuie sa aiba o pozitie cel putin egala cu cea a conducatorului compartimentului de inspectie. Aceasta deoarece compartimentul de audit are responsabilitatea de a verifica si compartimentul de inspectie. Introducerea functie de audit intr-o organizatie se face cu o oarecare opozitie din partea managementului mediu. Acolo unde exista acest mod de gindire trebuie explicata importanta auditarii, accentuindu-se faptul ca cel supus auditului este sistemul si nu omul. Aceasta « indoctrinare » a personalului trebuie efectuata inainte ca echipa de auditori sa procedeze la efectuarea auditului. In general , in executarea unui audit auditorul trebuie sa fie concentrat pe evidentierea urmatoarelor aspecte :
daca executantul cunoaste metodele adecvate pentru executia muncii lui si daca este calificat pentru a-si indeplini munca ;
daca executantul lucreaza efectiv si sistematic conform modului de lucru prevazut ;
daca inspectorii de calitate cunosc cerintele obligatorii pentru efectuarea
inspectiilor cerute si daca ei au fost calificati si instruiti pentru executia incercarilor de inspectie ;
daca inspectiile sunt efectuate efectiv si sistematic la punctele de inspectie stabilite ;
daca rapoartele de deficiente sunt completate corect ;
daca inregistrarile sunt intocmite si mentinute, si daca ele reflecta realitatea .
Auditorii trebuie sa fie persoane independente, sa fie impartiali si sa nu fie supusi unor influente care sa le influenteze obiectivitatea.
Responsabilitatile auditorului
sa se conformeze cu conditiile si cerintelor aplicabile auditului ;
sa se pregateasca in mod adecvat pentru audit, studiind tehnologia, structura organizatorica si standardul aplicabil ;
sa comunice si sa clarifice conditiile si cerintele auditului ;
sa planifice si sa conduca auditul in sectorul ce i-a fost repartizat , sa consemneze evidenta obiectiva din sectorul respectiv ;
sa raporteze rezultatele auditului auditorului sef ;
sa verifice eficienta actiunilor corective intreprinse ca rezultat al auditului ;
sa pastreze si protejeze in conditii de securitate documentele auditului ;
sa trateze informatiile obtinute cu maxima confidentialitate ;
sa coopereze si sa sprijine auditorul sef .
Responsabilitatile auditorului sef
In ultima instanta, responsabilitatea pentru efectuarea auditului apartine auditorului sef. Acesta trebuie sa aiba capacitatea si experienta de conducere, sa dispuna de autoritate pentru a lua decizii finale referitoare la conducerea auditului si la orice observatii provenite din audit. Auditorul sef va :
selecta echipa de audit, si va repartiza membrii echipei pe sectoare ;
pregatei si elabora planul general de audit ;
va reprezenta echipa de audit in fata conducerii auditatului ;
va prezenta raportul de audit ;
Pe parcursul desfasurarii unui audit de calitate participantii desfasoara o serie de activitati . Aceste activitati vor fi enumerate mai jos pe participanti.
Clientul
stabileste necesitatea si scopurile auditului si initiaza procesul de audit ;
stabileste organizatia care va efectua auditarea ;
stabileste ce actiuni de urmarire trebuiesc intreprinse si infoprmeaza auditatul despre aceasta .
Auditat
sa informeze personalul implicat asupra obiectivelor si domeniului auditului ;
sa numeasca membrii responsabili din cadrul personalului (ghizi) care sa insoteasca pe membrii echipei de audit ;
sa puna la dispozitie toate resursele necesare echipei de audit ( telefon, fax, mijloc de transport,sala de lucru , echipament de protectie etc.) ;
sa asigure accessul la facilitati si la materialele doveditoare, dupa cum solicita auditorii ;
sa coopereze cu auditorii, pentru a asigura ca obiectivele auditului sunt realizate ;
sa stabileasca , sa initieze si sa implementeze actiuni corective, bazate pe raportul de audit .
Auditorul
sa se cantoneze in limitele domeniului de aplicare si scopului auditului ;
sa manifeste o obiectivitate deplina ;
sa colecteze si sa analizeze dovezi ( evidente obiective) care sunt pertinente si suficiente pentru a permite elaborarea concluziilor referitoare la sistemul calitatii auditat ;
sa fie atenti la orice indicii asupra dovezilor care pot influenta rezultatele auditului si care pot impune o extindere a zonei auditate ;
actioneaza in permanenta in mod etic;
Auditorul sef
va defini conditiile pentru fiecare audit pe care il conduce, inclusiv calificarile cerute pentru auditori ;
se va conforma conditiilor aplicabile auditarii ;
va planifica auditul, va elabora documentele de lucru si va da instructiuni echipei de audit ;
va analiza documentatia referitoare la activitatile din sistemul calitatii auditat pentru a determina daca aceasta este adecvata ;
va consemna si raporta imediat auditatului ne-conformitatile critice ;
va consemna si raporta imediat orice obstacol major intilnit in calea auditului ;
va raporta rezultatele finale ale auditului in mod clar, conclusiv fara a da nastere la interpretari si fara intirzieri nejustificate .
Intrebarile la care un auditor trebuie sa fie pregatit sa raspunda sunt urmatoarele:
Procedurile, documentele si alte informatii care descriu sau sustin elementele carute ale sistemului calitatii sunt cunoscute, intelese si utilizate de catre personalul auditatului si sunt disponibile acestuia?
Toate documentele si alte informatii utilizate pentru a descrie sistemul calitatii sunt adecvate realizarii obiectivelor stabilite ale calitatii ?
" We need people who are in complete control of themselves, people who are able to think creatively and to implement their ideas at the same time, and stay loose enough to anticipate and avoid whatever it is that is lurking behind the next hill"
P. Crosby
FAZELE, PARTILE SI TIPURILE AUDITULUI DE CALITATE
" The way to get started on making certain is to recognize that we cause problems for ourselves, and we must find ways to prevent them"
P. Crosby
Pregatirea este o faza importanta a auditului de calitate care se intinde pe aproximativ 40 la suta din timpul auditului.
In aceasta etapa auditorul culege informatii despre activitatea sau sectorul care trebuie sa fie auditat.Vor fi luate spre studiu toate documentele care contin date ce pot fi folosite la efectuarea auditului. Se studiaza inregistrarile, rapoartele de audit anterioare, se studiaza tehnologia, si se intocmesc listele de verificare. Uneori, mai ales in cadrul auditelor externe se efectueaza o vizita la auditat pentru ca auditorul sa se familiarizeze cu particularitatile auditatului.
Performare se intinde pe aproximativ 40 la suta din timpul auditului
In aceasta etapa auditorul efectueaza im mod practic auditul. Este colectata evidenta obiectiva la fata locului acolo unde se desfasoara activitatea auditata sau in cadrul departamentului auditat, se observa modul in care se desfasoara activitatea si daca aceasta este efectuata in conformitate cu procedurile documentate. Sunt observate si relatiile interumane din cadrul sistemului, daca personalul isi cunoaste atributiile, competentele si responsabilitatile, personalul cu care colaboreaza si cel de la care obtine informatii la nevoie. De asemenea se va observa daca sistemul beneficiaza si de resursele necesare ( inclusiv cele de personal) pentru ca activitatea sa se desfasoare in mod corespunzator.
Cuprinde perioada de timp in care auditorul o petrece pentru analizarea
rezultatelor auditului si elaborarea raportului de audit si a rapoartelor de
non-conformitati si de solicitare de actiuni corective (daca este cazul). Raportul de audit este intocmit si semnat de catre auditorul sef (responsabilul de audit) .
Urmarirea se intinde pe aproximativ 10 la suta din timpul auditului
In aceasta etapa auditorul urmareste daca masurile corective si de prevenire hotarite sunt aplicate in mod corespunzator si la timp.
1. partea de adecvanta ( adequacy audit) - care este efectuata pentru a verifica daca sistemul indeplineste cerintele standarului aplicabil. In cazul auditelor interne aceasta parte se efectueaza pe timpul si dupa implementarea sistemului. Scopul principal al unui astfel de audit este de a verifica daca documentatia sistemului a fost elaborata in spiritul standardului aplicabil.
Intrebarile uzuale ale unui astfel de audit sint
- Cine este responsabil cu
- Ce este cerut
- Cind este efectuat
- Unde este aceasta definit ( documentat)
- De ce se face asa
- Cum este indeplinita cerinta
2.partea de conformare ( compliance audit)- care se efectueaza cu scopul de a verifica daca personalul isi desfasoara activitatea in conformitate cu procedurile documentate ale sistemului.
Obiectivele uzuale ale unui astfel de audit sunt
- Se compara elementele sistemului cu cerintele standardului
- Se examineaza obiectiv metodele de operare
- Se identifica non- conformitatile deficientele ( vis a vis de sistemul declarat)
- Se stabilesc actiunile corective, precum si cele preventive
- Se scot in evidenta masurile necesare pentru imbunatatirea sistemului si a activitatii personalului
- Se instruieste personalul in conformitate cu ceritele sistemului
- Se imbunatatesc metodele de operare
AUDIT INTERN (First party audit) - este performat in interiorul organizatiei Furnizorului /Companiei de catre persoane independente de functiile si activitatile operationale.Auditul intern de calitate se desfasoara in baza unei planificari care este elaborata de catre compartimentul de calitate si aprobata de management-ul superior. Auditul intern poate fi efectuat de personal care este angajat al entitatii care este auditata, cu conditia ca personalul respectiv sa fie independent de activitatea auditata, sau poate sa fie efectuat de personal din afara entitatii auditate de catre personal specializat. Este recomandabil ca,periodic, sistemul sa fie auditat de catre o organizatie independenta.
AUDIT (EXTERN)EFECTUAT DE PARTENER/ BENEFICIAR (Second party audit) - este performat in interiorul Furnizorului/ Companiei de catre reprezentanti ai unui beneficiar, sau , este performat de catre reprezentantii Furnizorului/ Companiei in interiorul organizatiei unui subcontractant sau a unui partener. Auditul se poate efectua de catre proprii angajati sau de catre o organizatie special angajata de catre beneficiarul auditului pentru aceasta.
AUDIT EXTERN (Third party audit) - este efectuat in interiorul organizatiei Furnizorului /Companiei de catre un organism independent de certificare. Auditul extern cuprinde de reguila 3 etape : auditul propriu-zis, post auditul si auditul de supraveghere.Auditul propriu zis are loc pentru acordarea certificatului de conformitate. Post auditul se efectueaza la o data convenabila pentru ambele parti, poate participa intreaga echipa sau numai un singur auditor delegat de catre auditorul sef si are drept rol verificarea remedierii ne-conformitatilor consemnate pe perioada auditului. Rezultatele se inregistreaza intr-un Raport de post audit. In cazul in care raportul de post audit arata ca neconformitatile mentionate in raportul initial au fost remediate, organismul de certificare trimite clientului proiectul de contract privind utilizarea certificatului de conformitate si ale marcii aferente. Certificatul are o valabilitate limitata in timp, de regula 3 ani de la data acordarii. Pe parcursul celor 3 ani de valabilitate a certificatului trebuiesc efectuate auditari de supraveghere ( de obicei anual sau , in unele cazuri bianual). Obiectivul acestui audit de supraveghere este ca organul de certificare sa se asigure ca sistemul de calitate certificat indeplineste cerintele tehnice, organizatorice, economice si este operat in mod corespunzator. Pe perioada unui astfel de audit se efectueaza o examinare -evaluare a elementelor fundamentale ale sistemului ( raspunderea conducerii, eficacitatea functionarii sistemului, eficacitatea actiunilor corective si preventive, stadiul auditurilor interne de calitate). De asemenea sunt puse sub supraveghere si modificarile organizatorice ale organizatiei. Rezultatul acestui audit de supraveghere este inregistrat intr-un Raport de audit care , semnat de auditor, este inaintat organizatiei auditate.
Auditul de prelungire a valabilitatii cerificatului se efectueaza dupa
perioada de expirare a valabilitatii certificatului initial, si face baza unui nou contract.
Posesorul unui certificat are obligatii si drepturi. Enumeram citeva dintre ele
Posesorul unui certificat se poate vedea si in situatia nedorita de a i se retrage certificarea. Retragerea certificarii este obligatorie atunci cind:
neconformitatile constatate nu sunt eliminate in termen rezonabil
in caz de faliment
in caz de uzitare abuziva a cerificatului/marcii de certificare
intirzierii in onorarea facturilor
Retragerea certificarii se poate face atunci cind:
se schimba numele proprietarului ( ex: nationalizare)
de comun acord
la schimbarea numelui firmei, sau alte schmbari care afecteaza mentinerea integritatii si eficientei sistemului.
Principalele conditii de utilizare a marcii (semnului) de certificare sunt:
posesorul unui certificat este indreptatit sa foloseasca semnul ( marca) organismului de certificare numai impreuna cu numele organizatiei certificate si cu numarul de inregistrare al certificatului si cu denumirea familiei de standarde ( ISO 9000) afisate/printate /evidentiate in mod calr si lizibil.
marca folosita in modalitatea aratata mai sus va putea fi folosita pentru scopuri de afaceri, pe corespondenta de afaceri si pentru reclama.
nu este permisa folosirea marcii pe declaratii ce depasesc domeniul de utilizare al certificatului. Daca valabilitatea certificatului se refera numai la o anumita activitate a organizatiei ce a fost certificata , aceasta nu trebuie sa lase impresia ca ar fi fost certificata intreaga organizatie
cazul in care marca organismului de certificare este folosita pe hirtia de corespondenta a posesorului de certificat , o mostra a acesteia trebuie trimisa si organismului de certificare
semnul organismului de certificare nu va fi folosit in asa fel incit sa dea impresia ca produsul a fost certificat de acest organism de certificare
" Quality measurement is only effective when it is done in a manner that produces information people can understand and use"
P. Crosby
DESFASURAREA PE FAZE A AUDITULUI DE CALITATE
« To help in a positive manner , you must be genuinely interested in people and results »
P. Crosby
Pregatirea auditului , care se intinde pe aproximativ 40 la suta din timpul alocat auditului, este o etapa de mare importanta in desfasurarea unui audit de calitate.
In aceasta etapa auditorul culege informatii despre activitatea sau sectorul care trebuie sa fie auditat. Vor fi luate spre studiu toate documentele care contin date ce pot fi folosite la efectuarea auditului. Se studiaza inregistrarile, rapoartele de audit anterioare, se studiaza tehnologia, si se intocmesc listele de verificare. Uneori, mai ales in cadrul auditelor externe se efectueaza o vizita la auditat.
Activitatile care se vor desfasura pe parcursul fazei de pregatire a auditului de calitate vor tine cont si de urmatoarele aspecte printre altele:
- Complexitatea activitatii care este auditata
- Suprafata si amplasamentele pe care se efectueaza auditul
- Numarul de salariati care sunt implicati in audit
- Programul de lucru in sectorul respectiv
- Necesitatea de a apela la specialisti
- Particularitati legate de mediu, cerinte de securitatea muncii
Stabilirea zonelor de desfasurare a auditului este si ea o activitate de importanta. Se va avea in vedere daca auditul se va desfasura pe amplasamente geografice diferite, alocindu-se printre alte resurse si cele necesare transportului la amplasamentele respective.
Se va stabili persoana care este responsabila pentru audit.In cadrul auditelor interne desemnarea persoanei responsabile de audit se efectueaza cu aprox. 2 saptamini inainte de audit de catre QM (Quality Manager). De regula persoana responsabila de efectuarea auditului are functie in serviciul AQ. De asemenea se va stabili data inceperii auditului si persoanele de contact. In cadrul auditelor externe de terta parte persoana responsabila de audit va fi hotarita de management-ul organismului de certificare . Aceasta va fi in totalitate responsabila de desfasurarea auditului.
Odata stabilita, persoana responsabila de performarea auditului isi va alcatui echipa de audit care va trebui sa fie formata din persoane independente de sectorul sau activitatea auditata. In cadrul auditelor externe de terta parte echipa de auditori va fi (in mod normal) constituita din personal al organismului de certificare , putind a fi cooptati si specialisti in domeniu. De regula, atunci cind in echipa de audit sunt cooptati si specialisti, seful echipei de audit va informa din timp auditatul cu datele personale ale acestora.
Se va informa auditatul. Aceasta se face in scris de catre seful echipei de audit si cuprinde , ca un minim pentru auditul intern , urmatoarele informatii : data si ora inceperii auditului, scopul si obiectivele auditului, numele auditorilor.
Se va stabili o data si o ora de incepere a auditului , si una estimativa de terminare a acestuia. Aceasta activitate se face impreuna cu auditatul. Este considerata ca o practica buna de a planifica inceperea auditului cu aprox. 30 de minute dupa inceperea programului normal de lucru. Se va evita o ora de terminare a auditului prea tirzie, sau in afara programului de lucru.
Se vor identifica, obtine si analiza documentele corespunzatoare, acoperitoare pentru activitatea sau sectorul auditat. In aceasta categorie intra procedurile de sistem, instructiunile de lucru, inregistrarile ale calitatii, organigrame , alte documente ale sistemului. Daca a fost efectuat un audit in prealabil se va solicita si raportul de audit aferent.
Auditorul sef va imparti sarcinile pe membrii echipei de audit si le va repartiza acestora spre studiu si pregatire toate documentele relevante pentru zona/sectorul ce le-a fost repartizat. Auditorul sef va verifica daca membrii echipei de audit au inteles sarcinile si rolul ce le revine, si va clarifica eventualele nelamuriri.
Fiecare auditor din echipa va proceda la intocmirea Listelor de verificare (chestionar ) pe baza carora se va efectua culegerea de evidenta obiectiva. Standardul nu prevede in mod expres acest lucru , dar aceasta modalitate de lucru este recomandata . Folosirea acestor check-lists este benefica si economicoasa. Listele de verificare reprezinta si o evidenta obiectiva a faptului ca auditul a fost pregatit temeinic si a fost efectuat cu seriozitate.
Se obisnuieste ca inainte de inceperea auditului echipa de audit sa se intilneasca pentru corelarea programului auditului cu care prilej seful echipe de auditori intocmeste si un itinerariu de audit , care va cuprinde descrierea zonelor ce vor fi auditate , perioada de timp in care se va efectua auditare , pauzele , briefing-urile echipei etc .
Performarea auditului se intinde pe o perioada de 40 la suta din timp.
In aceasta etapa auditorul efectueaza im mod practic auditul. Este colectata evidenta obiectiva la fata locului acolo unde se desfasoara activitatea auditata sau in cadrul departamentului auditat.
Efectuarea practica a oricarui audit (inclusiv auditul intern) va incepe cu o scurta sedinta de deschidere (opening meeting), la care participa ,in afara membrilor echipei de audit, sefii compartimentelor implicate, coordonatorii de activitati si eventual un membru sau mai multi ai management-ului superior. Printre altele, sedinta are rolul de a crea o atmosfera destinsa de colaborare. Sedinta de deschidere este condusa de catre auditorul sef care , de regula ,va desfasura urmatoarele activitati mentionate mai jos :
- se vor prezenta auditorii si reprezentantii auditatului, inregistrindu-se cei prezenti
- se va confirma scopul si obiectul auditului trecindu-se sumar in revista zonele/activitatile ce vor face obiectul auditului
- auditatul va fi informat de programul auditului pe fiecare auditor in parte
se va descrie in mod sumar metoda de efectuare a auditului
- se va descrie metoda de raportare a discrepantelor, si se va agrea cu auditatul metoda de confirmare a aspectelor evidentiate de audit/ auditori.
- se va explica clar ca toate rezultatele auditului vor fi tratate cu confidentialitate, ele urmind a fi transmise numai persoanelor/ compartimentelor care au fost desemnate de conducere. De asemenea toate documentele care vor studiate pe parcursul auditului vor fi tratate cu confidentialitate.
- se vor solicita si se vor obtine ghizi care vor insoti auditorii pe parcursul auditului si care , la solicitarea auditorului vor oferi raspunsurile necesare
- se vor solicita si se vor obtine alte facilitati rezonabile pentru ca auditul sa se desfosare in mod corespunzator (echipament de protectie-atunci cind sunt conditii specifice, mijloace de transport, o incapere unde echipa de audit se poate reuni, facilitati minime de birotica etc)
- se va agrea o ora estimativa pentru sedinta de terminare, sedinta la care, de regula participa aceleasi persoane / functii care participa si la sedinta de deschidere, si se invita sa participe si reprezentanti ai management-ului superior.
Scopul principal al unui audit intern este acela de a identifica slabiciunile propriului sistem al calitatii si de a le corecta. De aceea auditatul are datoria de a ajuta auditorul sa identifice ne-conformitatile existente. Si auditul intern se realizeaza prin investigatii realizate pe baza listelor de verificare (check lists) intocmite anterior de catre membrii echipei de audit.
O alta tehnica folosita de auditori pentru a obtine evidenta obiectiva este tehnica mostrelor. O mostra ofera o multitudine de informatii care vor fi folosite in mod corespunzator de catre auditor. Folosirea mostrelor inseamna economie de timp si este benefica daca mostrele sunt folosite corect
Investigatiile efectuate de un auditor pe parcursul desfasurarii unui audit de calitate pot include:
- dialog cu persoanele direct implicate in activitatea auditata
- verificarea documentelor aplicabile (editie, lizibilitate ,valabilitate, conformitate)
verificarea cunoasterii documentelor aplicabile de cei ce le folosesc si aplica
observarea/ verificarea modului efectiv de lucru si a gradului in in care personalul respecta documentatia
verificarea inregistrarilor mentinute
- reconstituirea traseelor parcurse de documente sau produse
In cadrul unui audit intern investigatiile trebuiesc efectuate in asa fel incit sa se permita identificarea cauzelor reale, primare care au generat ne-conformitatea constatata. Acest lucru se efectueaza in cadrul analizei efectuate de management cared trebuie sa cuprind , ca o prioritate, si analizarea evidentei obiective puse in lumina de auditul de calitate.
Auditorul trebuie sa obtina evidenta obiectiva a urmatoarelor aspecte:
daca autoritatile si responsabilitatile sunt clar definite
- daca exista proceduri, instructiuni de lucru si daca procesul, in totalitate lui, este controlat
- daca personalul isi cunoaste si isi intelege responsabilitatile, autoritatile (proprii si ale personalului cu care colaboreaza), daca personalul cunoaste procedurile de sistem si instructiunile de lucru aplicabile sectorului unde lucreaza
- daca procedurile si instructiunile sunt folosite corect de personal autorizat si responsabil
- daca personalul este pregatit si instruit corespunzator pentru activitatea pe care o desfasoara , si daca echipamentul si resursele alocate sunt adecvate si suficiente pentru asigurarea calitatii produsului
daca sistemul este eficient, inteles si corect operat
- daca documentele , planurile , specificatiile etc. sunt conforme si descriu corect activitatea desfasurata , si daca acestea sunt aduse la zi
Listele de intrebari (check lists) vor fi dezvoltate la locul auditului functie de situatia la fata locului. Va fi colectata evidenta obiectiva care va fi ulterior examinata si rezultatele vor fi inregistrate in listele de intrebari. Vor fi consemnate urmatoarele informatii:
a. elementele de identificare ale zonei supuse auditarii
b. detalii de identificare a documentului verificat
c. denumirea activitatii verificate
d. numele persoanelor implicate si o scurta prezentare a declaratiei acestora
e. detalii specifice ale ne-conformitatilor
f. capitolul din standard care este aplicabil
g. eventualele subiecte ce vor trebui sa fie verificate ulterior, sau vor fi urmarite de alti colegi din echipa de audit
Cazul in care exista dubii in legatura cu anumite informatii controlul va fi extins si , eventual vor fi facute investigatii incrucisate, prin colectare de informatii de la alte surse independente
Cind este identificata o ne-conformitate este recomandabil ca reprezentantul auditatului (ghidul) sa semneze sau sa-si puna initialele in dreptul evidentei obiective mentionate in Lista de verificare (check list). Se va explica ca o astfel de semnatura nu reprezinta neaparat faptul ca va fi intocmita o Solicitare de actiune corectiva (Corrective action request CAR ).Decizia de intocmire a unui CAR se va lua dupa ce vor fi evaluate rezultatele auditului.
Mai ales in cadrul auditelor externe de terta parte este foarte important a se obtine semnatura reprezentantilor auditatului pe formularul de check-list unde este mentionata evidenta obiectiva observata de auditor. Costurile unui audit de terta parte nu sunt deloc neglijabile si , atunci cind , datorita ne-conformitatilor constatate certificarea este refuzata, auditatul se simte uneori indreptatit a actiona organismul de certificare in instanta. Semnatura reprezentantului auditatului pe check-list va clarifica faptul ca la data auditului au fost inregistrata evidenta obiectiva a zonei respective .
Cazul in care este evident ca obiectivele auditului nu pot fi atinse din cauza lipsei de cooperare a auditatului , auditorul sef poate decide stoparea auditului , dar va informa in mod corespunzator managementul superior
Constatarile auditorilor sunt discutate in cadrul sedintelor auditorilor care, de regula , este bine sa fie programate la mijlocul zilei si la sfirsitul fiecarei zile pe parcursul auditului. Pe timpul acestor sedinte, conduse de auditorul sef, auditorii fac schimb de informatii si aduc la cunostinta auditorului sef constatarile facute.
Auditorul sef urmareste evolutia auditului si discuta constatarile , stabilindu-se in continuare alte eventuale investigatii.
In baza constatarilor obtinute sunt formulate ne-conformitatile si se completeaza Rapoartele de ne-conformitate .
Dezordinea si mizeria care ar exista in cadrul unei organizatii (sectii productive, birouri, spatii de depozitare), improvizatiile de orice fel pot fi incadrate drept neconformitate la subclauza 4.9 - controlul proceselor.
Documente si documentatie , chiar daca acestea sunt valabile si aduse la zi, dar care sunt aruncate vraiste pe birouri sau in alte locuri; iata un aspect care poate fi incadrat ca o neconformitate la subclauza 4-5 - controlul documentelor
Pe parcursul planificarii si desfasurarii unui audit vor fi avute in vedere si verificate 3 elemente importante ale unui sistem:
1. Existenta sistemului
- sistemul sa fie vizibil si demonstrabil, sa aiba o structura clar definita
- sistemul sa evidentieze clar responsabilitatile si autoritatile
- sistemul sa dispuna de proceduri documentate adecvate pentru controlul activitatii
sistemul sa dispuna de documentatie adecvata la punctele de lucru
Sistemul sa fie cunoscut si inteles
- personalul isi cunoaste si intelege rolul, responsabilitatile si limitele de autoritate
- personalul cunoaste si intelege rolul personalului cu care colaboreaza
- personalul cunoaste natura si caracteristicile activitatii sale
- personalul cunoaste de unde obtine informatii si indrumari
3. Sistemul sa fie sustinut cu toate resursele necesare
- personal: sa fie suficient, competent si instruit pentru activitate
- echipament; la toate nivelele sa fie suficient si bine intretinut
Pe parcursul desfasurarii unui audit trebuie luate in considerare si alte elemente:
conditiile de mediu in care se desfasoara activitatea trebuie sa fie corespunzatoare acesteia
- sistemul sa fie operational,
- sistemul sa asigure detectarea operativa a deficientelor
- sistemul sa asigure corectarea si urmarirea corectarii deficientelor
- procedurile invechite sunt inlaturate sau modificate controlat in mod corespunzator.
- daca executantul cunoaste metodele adecvate pentru executia muncii lui si daca este calificat pentru a-si indeplini munca.
- daca executantul lucreaza efectiv si sistematic conform modului de lucru prevazut
- daca inspectorii de calitate cunosc cerintele obligatorii pentru efectuarea
inspectiilor cerute si daca ei au fost calificati si instruiti pentru executia incercarilor si inspectiei
- daca inspectiile sunt efectuate efectiv si sistematic la punctele de inspectie stabilite
- daca rapoartele de deficiente sunt completate corect
Notiunea de calificat are aici un sens restrictiv. Foarte multe companii practica testarea capacitatilor personalului de executie de a executa operatiile , si numai persoanlele care au trecut aceste teste sunt considerate calificate sa execute aceasta functie. Auditorul nu are nimic a face cu testarea executantului. Singura sa preocupare este sa vada ca executantul pe care in auditeaza este unul dintre cei certificati ca fiind calificati pentru operatia in cauza, si ca certificarea acestuia este valabila.
La Intilnirea de inchidere (Closing meeting) , de regula, participa aceleasi persoane/ functii ca si la Intilnirea de inceput. Aceasta sedinta este condusa tot de audiorul sef. In timpul acestei sedinte se desfasoara urmatoarele activitati:
a. se inregistreaza cei prezenti
b. se multumeste auditatului pentru colaborare
c. se prezinta rezultatele auditului. Solicitarile de actiune corectiva sunt prezentate de auditorii care au evidentiat ne-conformitatea. Se inmineaza Solicitarile de actiuni corective (SAC) si se solicita semnaturi de primire. O copie a SAC-ului ramine in posesia auditatului
d. se stabileste data de returnare a SAC-ului cuprinzind si masurile corective propuse de auditat (de obicei dupa 10 zile).
e. se agreaza perioada in care se va efectua actiunea corectiva precum si cea de prevenire a reaparitie ne-conformitatii.
f. se stabilesc masurile de verificare a implementarii precum si data la care auditorul va efectua inspectia pentru inchiderea SAC-ului
Se mentioneaza de catre seful echipei de audit ca cele descoperite nu reprezinta totalitatea deficientelor auditatului, ca auditul s-a efectuat prin sondaj, si nu inseamna ca acolo unde nu au fost gasite deficiente acestea nu exista.
De obicei in cursul sedintei de inchidere auditatul solicita sa i se recomande actiuni corective. In cazul auditelor interne acest lucru se poate face cu rezerva aprobarii recomandarilor respective de catre managementul superior. In cadrul auditelor externe de terte parte, nu se vor face recomandari.
Cazul in care pe parcursul sedintei de inchidere, auditatul prezinta evidenta obiectiva prin care demonstreaza ca problemele mentionate in SAC , acesta nu va fi desfiintat ci va fi inchis in mod normal si va fi inregistrat
De regula un audit se desfasoara intr-o atmosfera tensionata, din care cauza pe timpul auditului pot apare situatii dificile. Aceste situatii sunt de obicei create de catre persoanele care cred ca ele sunt obiectul auditarii, persoane care pot recurge la una sau mai multe din urmatoarele manifestari:
provocarea directa a auditorului
incercarea de a testa competenta auditorului
ocolirea subiectului aflat in discutie
schimbarea subiectului aflat in discutie
oferirea de informatii in mod voluntar, informatii care nu au nici o legatura , sau sunt neesentiale pentru obiectivul auditului
amnezii selective
incercarea de a obtine compatimirea auditorului
- incercarea de antrenare a auditorului in conflicte interne astfel incit auditorul sa fie obligat a lua parte la ele
- nesinceritate, negarea dovezilor si faptelor
- impunerea de restrictii la acces
In toate aceste cazuri auditorul trebuie sa aiba puterea si intelepciunea de a depasi situatiile ca cele de mai sus, fara a intra in conflict cu auditatul, astfel incit sa se mentina in limitele auditului si sa-si duca la bun sfirsit misiunea , prin obtinerea de evidenta obiectiva corespunzatoare
Raportarea, care este o activitate ce acopera proximativ 10 la suta din timp
rezultatelor auditului si elaborarea raportului de audit si a rapoartelor de non-conformitati si de solicitare de actiuni corective (daca este cazul)
Evaluarea rezultatelor auditului se efectueaza dupa terminarea auditului si inainte de sedinta de inchidere. Echipa de audit se intruneste si evalueaza evidenta obiectiva care a rezultat in urma auditarii. Echipa va evalua orice aparenta ne-conformitate sau deviere de la standardul sau de la procedurile documentate pentru a se asigura de valabilitatea observatiilor facute.
Devierile de la standard sau de la procedurile documentate trebuiesc sa fie categorisite functie de natura si gravitatea lor.
Ne- conformitati majore
Acestea reprezinta categoria 1 de devieri si sunt inacceptabile. In aceasta categorie sunt incluse urmatoarele devieri:
un element din standard nu este luat in considerare ;
politica firmei si procedurile nu au fost definite si scrise la un nivel care sa permita utilizarea lor ca baza pentru auditarea implementarii sistemului calitatii ;
sistemul definit nu este compatibil cu politica calitatii si/sau cu alte cerinte specifice ;
daca inregistrarile calitatii nu sunt corespunzatoare ca sa demonstreze ca sistemul functioneaza efectiv ;
o activitate este in directa contracdictie cu standardul ;
o activitate este in directa contracdictie cu o procedura documentata si in consecinta va afecta calitatea produsului.
Existenta ne-conformitatilor majore va arata ca sistemul sau nivelul lui de implementare nu satisface cerintele standardului.
De regula in aceasta situatie, in cazul auditarii de terta parte , acordarea certificarii este compromisa
Ne-conformitati minore
Acestea reprezinta categoria 2 de devieri , minore sau conditionale.
Un incident izolat reprezentind o deviere de la sistem, de la procedurile documentate sau de la cerintele standardului care nu au drept consecinta afectarea calitatii unui produs sau serviciu. In cazul in care se detecteaza mai multe ne-conformitati, deficiente cu acelasi obiect, acestea se pot transforma in o ne-conformitate majora
Desi sistemul calitatii are un grad corespunzator de implementare si majoritatea activitatilor ce se desfasoara sunt conforme cu cerintele standardului de referinta, pot apare si deficiente minore care trebuiesc totusi tratate cu atentie. Aparitia acestora , in mod izolat, pe perioada auditelor de terta parte, nu are drept urmare neacordarea certificarii. Aparitia insa a unui numar mare de neconformitati minore indica o implementare insuficienta a sistemului drept pentru care ele se pot transforma in neconformitati majore. Furnizorul trebuie insa sa fie constient ca auditorul extern va verifica rezolvarea lor cu prioritate in timpul urmatoarelor vizite de supraveghere. Exemple de neconformitati minore pot fi urmatoarele :
o procedura de sistem sau operationala a fost scrisa , dar sunt evidente abateri minore in implementarea sa;
inregistrari incomplete ale calitatii astfel incit nu poate fi dovedita functionarea permanenta;
exemple izolate de echipamente de masurare si control cu termenele de etalonare depasite
Observatii
Aceasta categori de devieri reprezinta comentarii pe baza sistemului management-ului calitatii cu posibilitati de imbunatatire. De obicei actiunea intreprinsa de auditorii de terta parte, in cazul aparitiei uneia sau mai multor observatii , este acea de a largi aria auditata pentru a obtine mai multa evidenta obiectiva cu privire la situatia in cauza.In astfel de situatii exista posibilitatea ca o simpla observatie, tratata in mod necorespunzator sa se transforme in o deviere majora ceeace pune in pericol acordarea sau impune suspendarea certificarii
Cazul in care , pe perioada unui audit au fost descoperite ne-conformitati minore sau chiar majore, acestea se inscriu de catre auditori in Raportul de ne-conformitate (RNC) pe baza caruia se intocmesc Solicitarile de actiuni corective (SAC)
Urmarirea , este o activitate care acopera 10 la suta din timp
In aceasta etapa auditorul urmareste daca masurile corective si de prevenire hotarite sunt aplicate in mod corespunzator si la timp.
Auditul extern cuprinde de reguila 3 etape : auditul propriu-zis, post auditul si auditul de supraveghere. Auditul propriu zis are loc pentru acordarea certificatului de conformitate. Post auditul se efectueaza la o data convenabila pentru ambele parti, poate participa intreaga echipa sau numai un singur auditor delegat de catre auditorul sef si are drept rol verificarea remedierii ne-conformitatilor consemnate pe perioada auditului. Rezultatele se inregistreaza intr-un Raport de post audit. In cazul in care raportul de post audit arata ca neconformitatile mentionate in raportul initial au fost remediate, organismul de certificare trimite clientului proiectul de contract privind utilizarea certificatului de conformitate si ale marcii aferente. Certificatul are o valabilitate limitata in timp, de regula 3 ani de la data acordarii. Pe parcursul celor 3 ani de valabilitate a certificatului trebuiesc efectuate auditari de supraveghere ( de obicei anual sau la 6 luni). Obiectivul acestui audit de supraveghere este ca organul de certificare sa se asigure ca sistemul de calitate certificat indeplineste cerintele tehnice, organizatorice, economice si este operat in mod corespunzator. Pe perioada unui astfel de audit se efectueaza o examinare -evaluare a elementelor fundamentale ale sistemului ( raspunderea conducerii, eficacitatea functionarii sistemului, eficacitatea actiunilor corective si preventive, stadiul auditurilor interne de calitate). De asemenea sunt puse sub supraveghere si modificarile organizatorice ale organizatiei. Rezultatul acestui audit de supraveghere este inregistrat intr-un Raport de audit care , semnat de auditor, este inaintat organizatiei auditate.
Auditul de prelungire a valabilitatii cerificatului se efectueaza dupa perioada de expirare a valabilitatii certificatului initial, si face baza unui nou contract.
« Most managers are so concerned with today, and with getting our own real and imagined problems settled, that we are incapable of planning corrective or positive actions more than a week or so ahead »
P. Crosby
DOCUMENTELE AUDITULUI
« Writing is like putting. Short and straight is best ; long and curving is undesirable »
P. Crosby
Standardul specifica ca auditul trebuie sa fie planificat si documentat dar nu stipuleaza metoda de efctuare a acestuia. Pentru a se asigura consistenta si rigurozitate auditul va fi condus dupa niste formulare care se cheama Liste de verificare
Check-list-urile vor fi special create pentru fiecare zona si activitate in parte. Ele ofera urmatoarele avantaje
reprezinta un ajutor pentru memorie;
promoveaza o metodologie structurata si ordonata ;
sunt de mare ajutor in intocmirea raportarilor;
reprezinta o evidenta obiectiva a desfasurarii auditului.
In Listele de verificare se vor introduce o serie de intrebari care, dupa natura lor pot fi:
Intrebari inchise. La aceste intrebari raspunsul poate fi DA sau NU
Exemplu de intrebari inchise :
a. actionati in conformitate cu procedurile actualizate ?
b. aveti cunostinta de procedura de testare ?
c. ati planificat activitatea in conformitate cu procedura ?
Intrebari deschise .Aceste intrebari presupun un raspuns mai amplu.
a. unde sunt procedurile de operare actualizate? Va rog sa le descrieti.
b. ce proceduri de testare sunt aplicabile pentru acest proces? Aratati-mi cum ce procedeaza.
c. demonstrati-mi ca operatiunea este inconformitate cu cerintele procedurii.
Cele sase intrebari de baza care sunt folosite de auditori la intocmirea Check List-urilor sunt :
Verificati
cine, ce, unde , de ce , cind , cum
Aratati-mi
Raportul de neconformitate de audit (RNCA), sau Nota de neconformitate de audit se completeaza de obicei pe parcursul sedintei de evaluare a rezultatelor auditului.
Forma Raportului de ne-conformitate de audit este lasata la latitudinea auditorului. Este recomandabil ca un RNCA sa contina urmatoarele informatii:
-numele auditatului si compartimentul auditat ;
-nr. Raportului de- neconformitate ;
-clauza din standard care a fost incalcata;
-descrierea pe scurt, clara a deficientei ;
- numele , data si semnatura auditorului ;
- categoria ne-conformitatii, majora , minora sau observatie.
Solicitare de actiune corectiva (SAC).
Fiecare Raport de ne-conformitate este urmat de intocmirea unei Solicitari de Actiune Corectiva (Corrective Action Request). Si SAC-ul se completeaza in timpul sedintei de evaluare a auditului. Pe perioada sedintei de inchidere se va solicita semnarea SAC-ului de catre auditat , si o copie a acestuia ii va fi inaintat. Solicitarea de actiune corectiva cuprinde , de regula, 5 sectiuni:
Prima sectiune cuprinde urmatoarele :
numele auditatului, departamentul ;
- numarul auditului si al SAC-ului ;
-numele auditorului si al reprezentantului celui auditat ;
-clauza din standard care a fost incalcata .
2. O sectiune unde este descrisa neconformitatea.
Auditatul ia cunostinta de existenta ne-conformitatii si de necesitatea unei actiuni corective.
O sectiune in care auditatul descrie actiunea corectiva pe care o va lua pentru ca ne-conformitatea identificata sa fie corectata.
4. O sectiune in care auditatul va descrie actiunea luata pentru prevenirea reaparitiei ne-conformitatii. Aceasta actiune va fi hotarita de catre auditat. Auditorul impreuna cu auditatul vor stabili de comun acord perioada de timp pe care se va desfasura actiunea. Auditatul se va asigura ca actiunea este eficienta si o va descrie pe formular. Aceasta activitate se poate stabili la o data ulterioara auditului initial . Sectiunea va cuprinde si data la care actiunea de prevenire a preaparitiei ne-conformitatii se va termina si va fi semnata de auditat.
O sectiune care corespunde verificarii implementarii si inchiderii SAC-ului. Aceasta sectiune cuprinde data propusa pentru verificarea implementarii actiunii luate pentru prevenirea reaparitiei neconformitatii., data la care auditorul va verifica daca actiunea de corectare si cea de implementare sunt eficiente si va inchide SAC. Aceasta sectiune cuprinde semnatura auditorului
Continutul unui SAC nu va fi intocmit in asa fel incit sa impuna , sau sa sugereze auditatului masura corectiva ce trebuie luata.
Aceasta masura trebuie sa genereze din organizatia auditatului, sa-i apartina in totalitate si sa fie conforma cu prevederile standardului si ale sistemului.
Este foarte important de a se obtine semnatura auditatului pe formularul SAC. Cazul in care acesta refuza, acest lucru se va mentiona in mod expres atit in SAC cit si in Raportul de audit
O copie a SAC-ului este in mod uzual inaintata auditatului
Raportul de audit. Stilul si continutul unui Raport de audit apartin in totalitate organismului de auditare , sau organizatiei furnizorului in cadrul auditelor interne.
Raportul trebuie sa fie factual, concis si precis. Se recomanda ca Raportul de audit sa aiba o forma standardizata , dar in unele cazuri el poate fi scris si de mina. De regula, pe timpul sedintei de incheiere se inmineaza auditatului un raport preliminar, care este urmat ulterior de Raportul de audit oficial.
Circulatia Raportului de audit este o problema interna a fiecarei companii in parte, dar includerea nivelului superior de management in acest circuit arata o aplecare speciala a management-ului catre indeplinirea standardului de calitate aplicabil. Sprijinul management-ului superior este vital, concesiile si derogarile nu ajuta pe o perioada lunga
Este recomandabil ca un Raport de audit sa cuprinda urmatoarele elemente:
- denumirea auditatului (companie/ departament), standardul aplicabil;
- scopul auditului; desfasurarea pe ore si departamente (locatii ) a auditului ;
- numele si functiile personalului cheie al auditatului cu care s-a intrat in contact;
- numele auditorilor; descrierea sumara a sedintelor de inceput si incheiere cu prezentarea persoannelor care au participat;
- numele auditorilor; descrierea sumara a sedintelor de inceput si incheiere cu prezentarea persoannelor care au participat;
- descrierea SAC-urilor intocmite de auditori; concluzii si recomandari ;
- lista persoanelor la care a fost distribuit raportul.
Raportul de audit va cuprinde si observatii generale, ca de exemplu: " In general cerintele standardului si ale sistemului de calitate au fost implementate, totusi trebuie acordata o atentie sporita controlarii distributiei documentelor, analizarii documentatiei sistemului si mentinerea inregistrarilor la zi ".
« Many of the most frustrating and expensive problems we see today come from paperwork and similar communication devices »
P. Crosby
|
