CONTROLUL INTERN AL BANCII

A. Controlul financiar preventiv

Controlul financiar preventiv in Banca Transilvania reprezinta activitatea de identificare si avizare a operatiunilor care respecta conditiile de legalitate, oportunitate, si necesitate precum si stoparea operatiunilor prin care s-ar prejudicia patrimoniul bancii. Angajatii care exercita controlul financiar preventiv sunt numiti de catre Comitetul de Management.

Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor īn care sunt consemnate operatiunile patrimoniale, īnainte ca acestea sa devina acte juridice, prin aprobarea lor de catre titularul de drept al acestei competente . Nu intra īn sfera controlului financiar preventiv analiza si certificarea situatiilor financiare si/sau patrimoniale, precum si verificarea operatiunilor deja efectuate

Scopul controlului financiar preventiv este protejarea patrimoniului bancii prin: preīntāmpinarea īncalcarii dispozitiilor legale sau  prevenirea  producerii de pagube;

Obiectul controlului financiar preventiv este controlul documentelor care contin operatii de utilizare a fondurilor sau din care deriva drepturi si obligatii patrimoniale ale bancii (contracte, conventii, comenzi, ordine de plata, cecuri, facturi note de transfer de bunuri);

Controlul financiar preventiv al operatiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate īn privinta realitatii, regularitatii si legalitatii, de catre conducatorii compartimentelor de specialitate emitente.

 Operatiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaza patrimonial banca se supun controlului financiar preventiv dupa avizarea lor de catre departamentele de specialitate si departamentul juridic.

Finalitatea controlului financiar preventiv este stoparea, īnainte de efectuare, a tuturor operatiunilor care nu sunt legale, necesare, oportune sau economice, fie īn faza de angajare, fie īn faza de plata respectiv īncasare, dupa caz;

Temeiul juridic al controlului financiar preventiv este  Legea 82/91, Norme ale Ministerului de Finante sau  Hotarāri ale Consiliului 838l1116i de Administratie.

Exercitarea  controlului financiar preventiv revine sefilor  compartimentelor financiar-contabile sau īnlocuitorilor de drept ai acestora.

Tipurile de operatiuni si documentele ce se supun acestui control sīnt mentionate in norme specifice.

Derularea operatiunile supuse acestui control, nu pot fi efectuate fara semnatura conducatorului compartimentului financiar contabil sau a persoanei īmputernicite īn mod special pentru efectuarea acestui control.

Efectele operatiunilor ce se supun controlului financiar preventiv, nu pot fi aprobate si  executate īnainte de efectuarea acestui control. Conducatorii compartimentelor de specialitate (altele decāt cele financiar-contabil), precum si celelalte persoane care īntocmesc sau care participa la īntocmirea documentelor pentru operatiuni ce se  supun controlului financiar preventiv au obligatia sa prezinte la controlul financiar preventiv, sub semnatura, documentele respective. Ei raspund de realitatea si exactitatea datelor precum si de legalitatea si economicitatea operatiunilor consemnate īn acestea. Obtinerea vizei de control financiar preventiv pentru operatiuni care au la baza acte si/sau documente justificative certificate sau avizate, care se dovedesc ulterior nereale, inexacte sau nelegale, nu exonereaza de raspundere sefii departamentelor de specialitate sau alte persoane competente din cadrul acestora

Documentele privind  operatiunile din care deriva drepturi sau obligatii patrimoniale ce se prezinta la controlul financiar preventiv trebuie sa fie īnsotite obligatoriu de acte justificative corespunzatoare, semnate, īn prealabil, de conducatorul compartimentului de specialitate respectiv.

Prin semnarea acestor documente, conducatorul compartimentului de specialitate īsi asuma raspunderea īn legatura cu legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea  si realitatea operatiunilor īn cauza.

Documentele ce privesc operatiile patrimoniale vor fi avizate, obligatoriu de catre consilierul juridic, daca ele necesita acest lucru.

Viza de control financiar preventiv se exercita prin semnatura persoanei desemnate si prin aplicarea sigiliului personal, care va cuprinde urmatoarele informatii: denumirea entitatii publice; mentiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numarul sigiliului (numarul de identificare a titularului acestuia); data acordarii vizei (an, luna, zi).

Refuzul vizei de control preventiv:

Persoanele care exercita controlul financiar preventiv au obligatia sa refuze motivat, īn scris, vanzarea documentelor, daca operatiunile nu sunt legale, reale, exacte, necesare, economice.

In situatia īn care  se refuza viza de control financiar preventiv, conducatorul unitatii (directorul general sau īnlocuitorul sau la centrala; directorul sau īnlocuitorul sau la sucursala) poate dispune, īn scris, pe proprie raspundere, efectuarea operatiunilor īn cauza .

In astfel de cazuri, lucratorului cu atributii īn exercitarea  controlului financiar preventiv īi revine obligatia sa informeze īn scris dupa cum urmeaza:

-Directorul general si directorul financiar din centrala  bancii,  īn cazul  sucursalelor;

-Comitetul de Management al bancii si Consiliul de Administratie, īn cazul centralei.

Documentele refuzate  la viza de control financiar preventiv se vor īnregistra distinct, fiind condusa īn acest sens o evidenta extracontabila a acestora

B. Regimul semnaturilor si competentelor in banca

CENTRALA

Documentele emise din centrala Bancii Transilvania, din punctul de vedere al semnaturilor vor respecta urmatoarele reguli:

Actele care angajeaza patrimonial banca (centrala) si raportarile catre BNR sau alte institutii ale statului vor purta doua semnaturi autorizate a conducatorilor bancii sau a inlocuitorilor mandatati de acestia si amprenta stampilei rotunde a bancii ;

Corespondenta cu tertii, care nu angajeaza patrimonial banca, se semneaza cu doua semnaturi :

-Directorul general, dir.gen. adj., directorii executivi membri ai CM, Directorul financiar,-prima semnatura si directorul directiei de specialitate -a doua semnatura ;

sau

-Directorul directiei -prima semnatura si seful de serviciu -a doua semnatura (prin exceptie, aprobata prealabil).

Ca exceptie corespondenta cu tertii, care nu angajeaza patrimonial banca poate fi semnata si cu o singura semnatura :membri comitetului de management, directorul financiar si va purta amprenta stampilei rotunde a bancii (suport hartie) ;

Notele interne, informarile, situatiile si alte documente care circula intre compartimentele centralei sau intre centrala si sucursale pot fi semnate cu o singura semnatura (inclusiv electronica) si fara a purta amprenta stampilei rotunde

Documentele primite de centrala se receptioneaza la secretariatul general dupa care se distribuie dupa destinatar (directie, serviciu, angajat nominal) sau dupa domeniul de activitate la membrii comitetului de management.

Semnaturile autorizate īn Banca Transilvania difera īn functie de tipul documentului emis si functie de nivelul de angajare a bancii, astfel:

Documentele care angajeaza patrimonial banca (centrala), adica documente cu putere juridica: contracte, conventii, instrumente de plata si orice alte documente care angajeaza patrimoniul bancii sunt semnate cu doua semnaturi:

Prima semnatura

-Directorul general

-Directorul general adjunct

Inlocuitori:

-Directorii executivi membri ai CM, director financiar pe domeniile de activitate coordonate, in baza imputernicirii exprese consemnata in Registrul de mandatare sau intr-un protocol convenit in acest sens.

A doua semnatura - Directorul directiei de specialitate care initiaza actul de angajare a bancii

Inlocuitori:

Sefi de servicii din directia emitenta

Referentii de specialitate desemnati in mod expres

Ca regula generala, in lipsa directorilor, inlocuitorii de drept sunt sefii de serviciu pe problemele specifice activitatii lor.

Platile din partea bancii la nivelul centralei se opereaza numai in baza documentelor semnate de persoanele mandatate sa angajeze patrimonial banca si numai dupa aplicarea prealabila a vizei controlului financiar preventiv, conform legilor si normelor interne specifice.

De regula, Directorul Executiv CM (HLAC ) si Directorul Executiv CM ( COO ) se inlocuiesc reciproc in cazul absentei unuia din banca.

Aplicarea vizei CFP pe documentele care angajeaza patrimonial banca va urmari ca platile sa se faca, in baza documentelor specifice prevazute de lege. Respectarea scadentelor si incadrarea in bugetele aprobate de CA intra in responsabilitatea directiilor de specialitate.

Contractele si conventiile incheiate la nivelul centralei vor purta viza de legalitate a Directiei Juridice prin semnatura directorului sau a inlocuitorului acestuia si viza CFP.

Persoanele autorizate sa semneze documente care circula intre compartimentele din centrala sau intre centrala si sucursale sunt :

-membrii comitetul de management, prin semnatura individuala ;

-directorii directiilor de specialitate (sefii de departamente) prin semnatura individuala;

-directorii directiilor de specialitate (sefii de departamente) prima semnatura si sefii de

serviciu sau referenti de specialitate a doua semnatura in cazul documentelor emise de

acestia din urma.

Limitele de competenta si persoanele imputernicite in operatiuni de tipul:

Efectuarea plasamentelor in depozite interbancare ;

Atragere resurse interbancare ;

Efectuarea tranzatiilor valutare ;

Tranzactii pe piata de capital ;

Angajarea cheltuielilor aferente investitiilor;

Angajarea cheltuielilor administrativ-gospodaresti-protocol;

Angajarea cheltuielilor de reclama si publicitate ;

Reduceri de comisioane la operatiuni in lei sau valuta pentru clientii corporate

sunt cele stabilite in anexele la Regimul competentelor si semnaturilor in BT.

Directiile de specialitate vor comunica DOMC orice modificare care intervine in acordarea competentelor si semnaturilor prevazute in anexele la Regimul competentelor si semnaturilor in BT. In baza acestora, anexele cu competentele si semnaturile se vor actualiza periodic, de catre Directia Organizare Metodologie- Conformare si vor fi supuse aprobarii Comitetului de Management al bancii.

Angajarea patrimoniala in centrala prin semnatura inlocuitorilor, se face in lipsa titularior din banca, prin mandatare daca mandatul nu este acordat nominal prin prezenta decizie.

Mandatarea se va nota in Registrul de evidenta a mandatului in care se va specifica data si ora inceperii si terminarii mandatului. Evidenta este tinuta intr-un registru special. In cazuri exceptionale, in care titularul nu se poate prezenta la banca (concedii de boala, alte situatii fortuite) inlocuitorul preia automat mandatul de semnare.

Se considera situatie fortuita si lipsa din banca a titularului de cel putin 4 ore consecutive si nu s-a specificat mandatarea.

Pentru actele semnate raspunderea revine celui care a semnat documentul.

Documentele destinate tertilor se vor transmite prin posta sau internet (dupa caz) , vor fi intocmite utilizand formatul tipizat (antet, sigla BT colorate) si vor fi inregistrate la secretariatul general.

Documentele cu destinatia sucursale BT se transmit prin posta electronica si vor purta in mod obligatoriu :

antetul directiei /departamentului ;

numarul de inregistrare de la registratura generala a centralei,

Documentele care circula intre compartimentele centralei se transmit cu preponderenta prin posta electronica sau prin retea utilizand folderul ''COMUNE''.

Un exemplar original al documentului pe suport hartie, cu semnaturile aferente, va fi pastrat la directia sau departamentul emitent.

Indiferent de tipul sau numarul semnaturilor, pentru identificarea emitentului si a actului original, in subsidiarul documentului, emis de centrala, se vor insera : numele fisierului, initialele compartimentului emitent si a persoanei care a intocmit actul.

Responsabilitatea inregistrarilor documentelor emise sau receptionate de centrala cade in sarcina directiei / serviciului emitent si a secretariatului.

Accesul in reteaua de calculatoare a centralei se face in mod personal. Competentele de acces vor fi stipulate prin hotarare separata a Comitetului de Management.

UNITATI TERITORIALE

Documentele care angajeaza patrimoniul Bancii Transilvania, adica documente cu putere juridica: contracte, conventii, instrumente de plata si orice alte documente care ies din sucursala (raportari la BNR, informari si adrese catre clienti) vor purta amprenta stampilei rotunde/triunghiulare a sucursalei si vor fi semnate cu doua semnaturi astfel:

Prima semnatura: Directorul executiv / Directorul regional/ Directorul sucursalei

Inlocuitor : 1. Director adjunct (unde exista),

2. Seful serviciului analiza credite PJ,

A doua semnatura : Directorul regional de operatiuni /Directorul operatiuni

Inlocuitor : 1.Sef serviciu operatiuni;

Pentru agentiile care primesc mandat din partea Directorului sucursalei pentru semnarea contractelor de credit si contractelor de garantie :

Prima semnatura: seful Agentiei

A doua semnatura : Consilier Bancar IMM (analist credite) / Consilier Bancar Retail

Seful de agentie nu poate semna prin inlocuitor. Consilierul Bancar IMM (analistul de credite) si Consilierul Bancar Retail se pot inlocui reciproc, atunci cand unul dintre ei lipseste.

Mandatul de reprezentare pentru semnarea contractelor opereaza numai in situatia in care seful de agentie este prezent in agentie.

Domeniul si competentele de angajare ale sucursalelor sunt cele prevazute in Regulamentul de organizare si functionare al BT sectiunea Organizarea si functionarea unitatilor operative.

Indiferent de numarul semnaturilor, pentru identificarea emitentului si a actului original, in subsidiarul documentului, emis de sucursala, se vor insera initialele compartimentului emitent si a persoanei care a intocmit actul.

Documentele care angajeaza patrimonial sucursala vor purta viza CFP conform normelor interne.

Contractele si conventiile incheiate vor purta viza consilierului juridic din sucursala, cu exceptiile prevazute de normele interne BT(ex.contractele de credit persoane fizice). In lipsa acestuia, pentru situatii speciale, sucursala poate solicita viza Directiei Juridic si Contencios din centrala.

Orice angajare patrimoniala a sucursalei bancii care iese din sfera prezentei hotarari si a prevederilor ROF-ului BT se va putea face numai pe baza de mandat expres data din partea Comitetului de Management.

Competenta pentru semnarea contractelor de depozit standard la unitatile teritoriale BT, a caror suma nu depaseste valoarea maxima a unui depozit stabilita  in cadrul politicilor de risc de lichiditate- 1.000.000 Ron sau echivalent, este a administratorului de cont care constituie depozitul. Pentru depozitele a caror suma depaseste 500.000 Ron, operatiunea va fi supervizata.

Inlocuitorii vor semna in locul titularilor cand acestia lipsesc din sucursala prin mandatare. Mandatarea se va trece in Registrul de evidenta a mandatului in care se va specifica data si ora inceperii si data si ora terminarii mandatului. Evidenta este tinuta intr-un registru aflat la secretariatul sucursalei.

In cazuri exceptionale, in care titularul nu se poate prezenta la banca, (concedii de boala, alte situatii fortuite) inlocuitorul preia automat mandatul de semnare cu specificarea acestuia in Registrul de mandatare al sucursalei.

Se considera situatie fortuita si lipsa din banca a titularului a cel putin 4 ore consecutive.

Pentru actele semnate raspunderea revine celui care a semnat documentul.

Documentele interne care circula in interiorul sucursalei, note interne sau raportari si situatii care se transmit catre centrala pot fi semnate cu o singura semnatura, a directorului executiv/directorul regional/ directorului, sau cu doua semnaturi una a directorului (sau inlocuitorului de prima semnatura) si a doua a persoanei care este responsabila de continutul documentului, la cererea directorului. Transmisia catre centrala a acestor tipuri de documente se face prin posta electronica, in aceleasi conditii de inregistrare ca cele trimise prin posta.

Deciziile directorului sunt semnate si de consilierul juridic al sucursalei, din punctul de vedere al respectarii legalitatii.

Originalul documentului pe suport hartie cu semnaturile aferente va fi pastrat la compartimentul emitent din sucursala.

Accesul in reteaua de calculatoare a sucursalei se reglementeaza prin decizie interna a directorului regional/directorului. Decizia va reglementa persoanele si tipul de aplicatii la care au acces utilizatorii. Fiecare utilizator va avea parola proprie de intrare in sistem.

Responsabilitatea inregistrarilor documentelor emise sau receptionate de sucursala cade in sarcina secretariatului.

Competentele comitetelor de credite si risc din sucursale/ agentii precum si competentele individuale de aprobare a creditelor sunt cele prevazute in Regimul competentelor si semnaturilor BT.

Consiliile de conducere din unitatile teritoriale vor imputernici persoanele cu drept de semnatura. Aceste hotarari vor fi puse in aplicare prin decizii ale directorilor.

In exercitarea mandatului primit, sucursalele, prin reprezentantii lor legali sau mandatarii acestora, vor putea reprezenta sucursala īn fata instantelor competente sau a unor institutii ale statului, pentru valorificarea oricaror drepturi ce le revin ca efect al derularii operatiunilor juridice autorizate a fi desfasurate īn sucursala, pentru urmarirea debitorilor si executarea silita a garantiilor constituite pentru garantarea creditelor acordate de banca si īn celelalte cauze īn care sucursala este parte.

Lista cu semnaturile si amprenta stampilei sucursalei se va reactualiza in intregime ori de cate ori apar modificari si se va transmite prin posta Directiei Logistica (Serviciul Administrativ) pe document lizibil original.

DISPOZITII FINALE. INTERDICTII.

Detinatorii stampilelor Bancii Transilvania raspund de pastrarea in conditii de securitate si pentru utilizarea acestora in mod personal.

Se interzice operarea tehnica a platilor de catre :

-persoanele mandatate sa angajeze banca ;

-persoanele imputernicite sa semneze documentele de plati (pentru plati pentru care au si semnat in mod efectiv) ;

-persoane care detin viza CFP (pentru plati pentru care au depus efectiv viza);

-persoane care detin viza juridica (pentru plati pentru care au depus efectiv viza).

C.Auditul intern

1. Auditul intern este o componenta a activitatii de monitorizare a sistemului de control intern si a evaluarii gradului de adecvare a nivelului fondurilor proprii īn functie de riscurile la care banca este expusa, īn vederea asigurarii unei evaluari independente a adecvarii politicilor si procedurilor stabilite si a modului īn care acestea sunt respectate.

Obiectivul auditului intern īl reprezinta īmbunatatirea activitatii bancii.

Auditul intern al bancii va include, īn principal, īn cadrul unui angajament de audit, urmatoarele activitati:

a) evaluarea eficientei si a gradului de adecvare a sistemului de control intern;

b) evaluarea modului de aplicare si a eficacitatii procedurilor de administrare a riscurilor si a metodologiilor de evaluare a riscurilor semnificative;

c) analizarea relevantei si integritatii datelor furnizate de sistemele informationale financiare si de gestiune, inclusiv de sistemul informatic;

d) evaluarea acuratetei si credibilitatii īnregistrarilor contabile si situatiilor financiare;

e) evaluarea modului īn care se asigura protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel;

f) evaluarea gradului de adecvare a nivelului fondurilor proprii ale institutiilor de credit īn functie de riscurile la care acestea sunt expuse;

g) testarea atāt a operatiunilor, cāt si a functionarii procedurilor specifice de control;

h) evaluarea eficientei operatiunilor bancii;

i) evaluarea modului īn care sunt respectate dispozitiile cadrului legal, cerintele codurilor de conduita, precum si evaluarea modului īn care sunt implementate politicile si procedurile bancii;

j) testarea integritatii, credibilitatii si, dupa caz, a oportunitatii raportarilor, inclusiv a celor destinate utilizatorilor externi.

3. Auditul intern acopera toate activitatile bancii, conform prezentului statut si a procedurilor specifice de audit.

4. Activitatea de audit intern este organizata de directorul Directiei de Audit Intern, astfel incat aceasta sa conduca, pe de o parte, la emiterea unei opinii care sa dea o asigurare rezonabila, iar pe de alta parte, sa contribuie la īndeplinirea obiectivelor de audit, prin prezentarea unei abordari sistematice si disciplinate de evaluare si īmbunatatire a eficientei sistemului de control intern, procesului de administrare a riscurilor si proceselor de conducere din cadrul bancii, īn cadrul unor angajamente de audit.