Conceptul de control - Controlul, functia esentiala a menegementului economico-financiar.
Controlul, reprezinta o functie a managementului constienta si programata, parte componenta a sistemului general si de conducere si se caracterizeaza printr-un proces de cunoastere si perfectionare a activitatii economico-sociale de participare democratica la procesul decizional. Obiectul îl reprezinta urmarirea continua a funtionarii unui sistem economico-social, a performantelor acestuia în raport cu obiectivele pe care si le-a propus,comparatia facându-se prin prisma unor criterii si standarde prestabilite în vederea preîntâmpinarii aparitiei de disfunctionalitati în vederea eliminarii abaterilor constatate.
Controlul se organizeaza la nivel micro si macro economic finalizând procesul ciclic de conducere furnizând elementele necesare pentru demararea unui nou ciclu managerial, prefigurând necesitatea formarii, fixarii unor noi obiective corespunzatoare activitatii tehnico economice.
Controlul vizeaza prin metodele si tehnicile proprii folosite
-întarirea ordinii, disciplinei, spiritului de raspundere
-gospodarirea mai buna a resurselor economice si de munca de care dispun unitatile patrimoniale
-lichidarea lipsurilor, deficientelor si abaterilor existente în domeniul economico financiar
-asigura dezvoltarea economica mai rapida si efectul financiar care rezulta contribuie la asigurarea unui nivel de trai corespunzator si a unei protectii sociale efective
Locul controlului în procesul managerial
Managementul este un proces real, caracterizat prin unitatea permanenta si în dinamica a functiilor de prevedere, organizare, coordonare, evidentier si control.
Managementul are un caracter ciclic si parcurge mai multe faze: previziunea si controlul activitatii sau operatiunii conduse.
Între functiile manageriale sunt stabilite raporturi de conditionare dependente de succesiunea fazelor activitatii:
-prevedere
-organizare
-coordonare
-comanda
-evidenta
-control
Fiecare faza depinzînd de faza anterioara
Conditia functionarii corespunzatoare a oricarei activitati e data de echilibrul care trebuie sa existe, sa se formeze, sa fie generat de activitatea respectiva prin fazele amintite anterior. Ca un corolar al tuturor acestor faze desi face parte din activitate controlul trebuie sa fie faza care "certifica" sau da certificat de buna desfasurare a activitatii economico-financiare, de productie, contabilitate, etc care s-a desfasurat si care a respectat standardele, prescriptiile, normele legale etc.
Formele controlului
Ca functie de baza a managementului controlul are un caracter universal iar diversificarea si importanta complexitatii domeniilor si laturilor activitatii sociale si economice determina largirea sferei sale, precum si diversificarea modului de realizare a acestuia.
Având în vedere mai multe criterii de clasificare a controlului tipurile de control poarta mai multe denumiri:
A) Dupa natura activitatii controlate si a obiectivelor urmarite:
-control tehnic
-control economic
-control juridic
-control legislativ
-control comercial
-control al calitatii produselor
-control financiar-fiscal
-control sanitar
-control al protectiei consumatorilor ,etc.
Controlul tehnic exercitat de cadre cu pregatire tehnica si vizeaza:
-tehnologia productiei
-cantitatea si calitatea mijloacelor tehnice utilizate
-productia obtinuta
Controlul economic exercitat de catre cadre cu pregatire economica si vizeaza:
-modul de alocare si utilizare a resurselor de productie
-valorificarea corespunzatoare conform programului prestabilit
-obtinerea eficientei vizate (programate)
-efectele sociale si impactul social.
Controlul juridic exercitat de catre organele cu pregatire juridica si vizeaza:
-respectarea actelor normative concretizate în legi, ordonante de urgenta,hotarâri, norme metodologice,ordine,etc.
Controlul financiar-fiscal exercitat de catre organe cu pregatire economica care îsi desfasoara activitatea în domeniul financiar fiscal si vizeaza:
-latura baneasca a activitatii economice
-modul de calculare (stabilire) si virare a unor impozite si taxe conform destinatiei stabilite de legiuitor
-modul de constituire si utilizare a bugetelor (BS, BASS, BL, FS)
Celelalte tipuri de control vizeaza un segment al vietii economico-sociale
B) Dupa momentul exercitarii controlului
-controlul prealabil(preventiv)
-controlul concomitent
-controlul posterior-ulterior
Acestea formeaza ciclul de control al oricarei activitati si asigura continuitatea activitatii începând cu momentul pregatirii unei activitati si pâna la terminarea activitatii.
Controlul prealabil se exercita de catre seful compartimentului financiar contabil sau înlocuitorul de drept al acestuia si vizeaza:
-necesitatea
-oportunitatea
-legalitatea
-economicitatea
-realitatea operatiunilor economico-financiare
Are rolul de a stopa derularea oricarei activitatii înca din faza de angajare a operatiunilor si proceselor economice care nu îndeplinesc aceste cinci conditii.
Controlul concomitent se exercita de catre personalul care exercita controlul financiar preventiv, personal tehnic, personal economic-acesta realizându-se pe domeniul sau de activitate si în baza atributiilor de serviciu stabilite prin fisa postului.
Îndreptarea, corectarea operativa a deficientelor constatate cu ocazia derularii curente a activitatii controlate contribuie la desfasurarea unei activitati corespunzatoare.
Este cunoscut în practica zilnica, curenta a controlului subdenumirea de control ierarhic operativ curent (C.I.O.C).
Controlul posterior-ulterior este exercitat de catre organele de specialitate cu pregatire economica si juridica (uneori) organizate în compartimente, functii distincte (birouri, servicii, directii) si vizeaza:
-integritatea patrimoniala a unitatilor controlate organizate pe gestiuni se mai numeste control de gestiune axat exclusiv pe verificarea gestionara.
-integritatea mijloacelor materiale si banesti organizarea contabilitatii, efectuarea inventarierilor, organizarea controlului preventiv si ierarhic operativ curent. Exercitarea acestuia , realitatea datelor înscrise în bilantul contabil, în contul de profit si pierdere, efectuarea de plati si încasari în lei si valuta, realitatea posturilor de debit si credit se numeste control financiar intern de gestiune
Activitatea practica sau uzanta curenta numeste acest control controlul financiar intern de gestiune.
C) Dupa nivelul la care se exercita controlul:
-control macroeconomic
-control microeconomic
Controlul macroeconomic se exercita la nivelul întregii economii nationale prin
intermediul organelor centrale (ministere) pe ramuri , subramuri ale economiei, poate viza si nivelul teritorial-judete.
Controlul microeconomic se exercita la nivelul verigilor de baza ale activitatii social economice în regim autonom, institutii publice,societati comerciale fie ca un control propriu al managerului, sau ca un control al organelor specializate (cenzorii, CFI,etc).
Necesitatea, caracteristicile, rolul si sarcinile controlului financiar
Necesitatea deriva din obiectivitatea controlului si vizeaza:
-introducerea unui spirit de raspundere si respectare a legislatiei economico financiare
-perfectionarea productiei si a muncii în toate sectoarele de activitate
-gospodarirea mai buna a resurselor economice si de munca de care dispune unitatea patrimoniala
-înlaturarea lipsurilor,deficientelor si abaterilor care exista
-cresterea eficientei întregii activitati economice
-prevenirea si înlaturarea eventualelor neajunsuri în scopul asigurarii unei activitati profitabile
Caracterul controlului deriva din necesitatea de a avea o actiune democratica de larga participare a tuturor celor care desfasoara activitate economico-financiara, are un caracter democratic concretizat prin:
Atot cuprinzator (general si universal)
Juridic
Dinamic: real, practic, competent, exigent
Preventiv
Constructiv-proiectiv
Caracterul atotcuprinzator se efectueaza asupra întregii activitati pe toate
treptele organizatoare, cuprinde toti membrii sociali indiferent de locul si functia ocupata în cadrul diviziunii sociale a muncii.
Caracterul juridic se refera la modul de respectare a legislatiei economico-financiare si fiscale.
Caracterul dinamic se refera la faptul ca trebuie sa aiba o actiune ferma capabila sa solutioneze corect si operational problemele, luând masuri acolo unde sunt abuzuri sa sanctioneze pe cei vinovati.
Caracterul preventiv sesizeaza caracteristicile negative înca din faza de angajare eliminând ulterioarele consecinte negative ce ar putea rezulta.
Caracterul constructiv-proiectiv stabileste remediile pentru neajunsurile constatate, propune masuri pentru solutionarea problemelor. Din problematica rezolvata poate trage concluzii, poate îmbraca un caracter stiintific, poate stabili proiecte de viitor.
Rolul controlului deriva din necesitatea obiectiva si constienta a întregii activitati democratice care trebuie instituita în mecanismul managerial a oricarei unitati patrimoniale si vizeaza:
-urmarirea si realizarea politicii economico-financiare a statului
-un stimulator al activitatii productive în scopul cresterii eficientei economice în toate domeniile de activitate.
-apararea integritatii avutului public si privat si gospodarirea rationala a fondurilor
Se manifesta ca un tot unitar în cadrul organelor de conducere colectiva, executiva, ale unitatii patrimoniale(consiliu de administratie).
-verifica îndeplinirea legilor, a hotarârilor org. legislative si executive
-determinarea managerul unitatii patrimoniale sa ia masuri pentru utilizarea rationala a resurselor materiale si banesti detinute de unitatile patrimoniale
-descopera ilegalitati, folosirea nerationala si neoportuna a fondurilor proprii împrumutate si atrase, etc.
Obiectul si formele controlului
Obiectivul controlului este de a constata abaterile, lipsurile, deficientele existente în activitatea economico financiara, si masurile luate pentru a remedia aceste erori si abateri, respectiv evitarea acestora în viitor.
Formele sunt:
-controlul bugetar o forma a controlului banesc pe linia relatiilor bugetare existente la nivelul economiei nationale prin bugetul statului la nivel local prin bugete locale. Organele de control sunt reprezentate de Curtea de Conturi si Organele proprii ale entitatilor care constituie, administratia fonduri speciale (asigurari sociale de sanatate, fondul de somaj, dezvoltarea sistemului energetic,etc.)
-controlul general sau de fond exercitat la nivelul unitatii patrimoniale care organizeaza controlul financiar intern de gestiune, si care vizeaza toate actele si faptele de ordin economic si financiar derulate sau existente în unitatile patrimoniale respective.
-controlul tematic sau partial cuprinde un anumit domeniu de activitate (activitatea de aprovizionare, vânzare,retribuire a muncii, obligatii fiscale,etc.)
-control prin sondaj verificarea pe o anumita perioada activitatea prin selectie, fie a intervalelor din perioada supusa verificarii (luna, saptamâna) fie un interval de activitate pe linia retribuirii muncii, încasarii,veniturilor, etc.
Pentru a asigura o eficienta corespunzatoare a activitatii de control în activitatea practica se utilizeaza foarte des control combinat sau mixt prin care se îmbina diferite forme de control economico financiar cu unele cazuri si unele forme de control tehnic.
Ca orice functie a managementului controlul vizeaza închiderea ciclului cu privire la activitatea desfasurata în cadrul unitatii patrimoniale, furnizând abaterile mai mult sau mai putin semnificative de la "standarde" (Legi, H.G.,Ordonante, Norme).
Functiile controlului pornind de la necesitatea obiectiva de a fi un ajutor concret pentru management sunt:
1.Functia de reglare se caracterizeaza prin aceea ca atunci când din desfasurarea concreta, fireasca a proceselor si fenomenelor economice se constata ramâneri în urma controlul, prin masurile pe care le stabilesste în urma analizarii cauzelor care au determinat aceste ramâneri în urma( abateri), vine cu masuri concrete de relansare, reglare, coordonare si reintegrare în parametrii preconizati.
2.Functia corectiva a controlului se realizeaza prin informarea organelor de decizie cu privire la abaterile semnalate în legatura cu nerealizarea obiectivului propus în legatura cu încalcarea normelor legale privind mijloacele si metodele utilizate pentru realizarea acestor respectiv atunci când abaterile înregistrate depasesc tolerantile admisibile.Spre deosebire de functia de reglare care actioneaza în permanenta si presupune încadrarea continua a activitatii în parametri prestabiliti, functia corectiva se manifesta periodic si determina noi parametri de functionare a obiectivului obligatoriu mai realisti (practica dovedind uneori ca noii parametri stabiliti de catre control sunt mai deficitari, mai nerealisti, acestea se datoreaza superficialitatii controlului efectuat, organele de control, sau de ce nu, impunerea unor puncte de vedere care sunt "dictate" din diferite ratiuni si cu un anumit scop).
3.Functia de prevenire consta în aceea ca prin intermediul actiunii de control- în special a controlului preventiv o serie de fenomene si procese economice sunt depistate înca din faza de angajare de a se produce si sunt stopate, evitându-se astfel efectele negative care ar putea aparea în urma nederularii corecte a acelui fenomen sau proces. Daca totusi derularea fenomenului si procesului economic e imperios reclamata de activitatea zilnica, controlul trebuie sa vina cu masuri concrete, de corectie, care sa-i dea în final o nota de legalitate.
4.Functia previzionala (de prevedere) se caracterizeaza prin aceea ca abaterile semnalate în cursul actiunii de control ca si cauzele care le-au determinat stau la baza fundamentarii deciziei pentru perioada viitoare, utilizând aceasta functie, controlul ajuta conducerea unitatii patrimoniale în asigurarea unei gestionari previzionale ale carei principale caracteristici în sinteza pot fi:
-desfasurarea echilibrata a activitatii viitoare
-securitatea împotriva riscurilor posibile
-descoperirea unor noi posibilitati de valorificare a rezultatelor interne
5. Functia de evaluare a rezultatelor si stabilirea masurilor pentru corectarea lor se caracterizeaza prin aceea ca este o functie preventiva care presupune o analiza critica si riguroasa a situatiei existente la un fenomen sau proces în vederea sesizarii operative a eventualelor tendinte de abatere de la normele prestabilite si a prevenirii lor. Prin aceasta functie se apreciaza modul cum e respectata legislatia, se stabilesc lipsurile, deficientele, abaterile, se încearca corectarea si eliminarea deficientelor. Este o funtie complexa priveste activitatea de asamblare a activitatii controlate si presupune corectitudine în furnizarea informatiei de catre locurile generatoare de aspecte deficiente.
6.Functia de îndrumare si sprijin se caracterizeaza prin aceea ca prin controlul organizat în special la nivelul unitatilor patrimoniale organele de control pot sprijinii efectiv activitatea organelor controlate (CFP, CFIG,CIOC) tipuri de control propriu al unitatilor patrimoniale, iar prin organele pe care le are unitatea patrimoniala poate sa asigure o desfasurare corespunzatoare a activitatii în interiorul sau iar prin organele externe, de control financiar, fiscal, de catre organele curtii de conturi mai putini agreaza aceasta functie de îndrumare datorita unor "mici" sarcini, avantaje,ordine, dispozitii primite din partea celor care dispun efectuarea controlului.
7. Functia de constrângere se caracterizeaza prin aceea ca da posibilitatea controlului de a stabili unele masuri legale si sanctiuni economico sociale ce pot fi aplicate unitatilor controlate si persoanelor care dovedesc neglijenta, în activitatea pe care o desfasoara precum si în gospodarirea mijloacelor materiale si banesti respectiv care aduc pagube avutului public sau privat. Functia se poate materializa în:
-blocarea de fonduri în cazul constatarii unor abateri de la dispozitiile legale, precum si utilizarea acestor fonduri
-" dispozitii obligatorii " pentru înlaturarea abaterilor de la normele legale constatate de organele de control
-suspendarea executarii unor masuri cu caracter economico financiar luate de unitatile patrimoniale care contravin normelor legale în vigoare.
Organizarea controlului activitatii economico sociale în România.
Principiile de organizare ale sistemului de control.
Principiile de organizare în sinteza pot fi formulate astfel: -principiul integrarii în structurile de conducere si organizare a economiei nationale.
principiul independentei si autoritatii controlului
principiulcompetentei controlului
principiul apropierii controlului de locul unde se iau deciziile si se concretizeaza controlul
principiul specializarii
principiul controlului din afara-extern
1.Principiul integrarii controlului în structura de conducere si organizare aeconomiei nationale porneste de la ideea ca acesta nu e un scop în sine dorinta sau emananta unei persoane sau entitati, ci e în strânsa dependenta si corelatie cu factorii care contribuie la realizarea si dezvoltarea economiei nationale si sociale a unui teritoriu. Controlul reprezinta un mijloc cu ajutorul caruia se realizeaza urmatoarele scopuri principale:
-prevenirea si descoperirea sistemului de pagubire a avutului public si privat
-întarirea exigentei si fermitatii fata de abateri
- descoperirea abuzurilor si neglijentelor
-cresterea eficientei în gospodarirea patrimoniului
-perfectionarea activitatii economico-financiare
Având în vedere aceste cerinte si formele de control sunt adaptate si concepute formelor de organizare si desfasurare a activitatii economico-financiare si sociale din economia nationala.
2. Principiul independentei si autoritatii controlului porneste de la ideea ca organul de control trebuie sa poata sa actioneze independent în deplina sa cunoastere a problematicii controlate si sa poata sa dispuna masuri cu caracter obligatoriu pentru înlaturarea abaterilor deficientrlor care apar fata de normele legale.
Organul de control actionând dupa acest principiu creaza nu numai cadrul necesar organizatoric dar si de stabilire de raspunderi si instrumentele de prevenirere a lipsurilor, neglijentelor si abaterilor de la o activitate normala desfasurata în cadrul unitatilor patrimoniale.
3.Principiul competentei controlului porneste de la ideea ca potrivit acestor principii controlul trebuie sa asigure eficienta activitatii controlate. Pentru sporirea contributiei controlului la cresterea eficientei activitatii controlate este necesar ca organul de control
sa stapâneasca multilateral si în profunzime principiul de organizare si desfasurare a activitati controlate
sa cunoasca metodele si tehnicile de exercitare a controlului
sa posede o mare putere de analiza si sinteza care sa le permita întelegerea profunda a fenomenului
sa aiba posibilitatea formarii de concluzii proprii si sa propuna masuri legale de corectare si înlaturare a neregulilor constatate.
Acest principiu ofera, pentru conducerea unitatii patrimoniale, un sprijin efectiv
oferindu-i acesteia posibilitati concrete de a folosi eficient aparatul de control în vederea cunoasterii realitatii existente în domeniile de activitate organizate în unitatile lor proprii.
4. Principiul apropierii controlului de locul unde se iau deciziile si se concretizeaza controlul este ajutorul expres al managementului unitatii patrimoniale. Practica demonstreaza ca organele de control când sunt în mijlocul unitatilor controlate, rezultatele nu întârzie sa apara. Din acest motiv indiferent de natura capitalului social al unitatii patrimoniale tipurile de control propriu (CFP,CIOC,CFIG) au rezultate foarte bune. Exercitarea controlului pe toate treptele organizatorice în mod ierarhic si curent confera acestui principiu calitati si posibilitati multiple, aspectele deficiente putând fi usor depistate si operativ înlaturate, cu consecintele economice neîntârziind sa apara .
5.Principiul specializarii porneste de la ideea potrivit careia control actioneaza pe o arie foarte mare de activitati abordând diverse probleme si specificitati. Plecându-se de la diversitatea activitatilor controlate a problemelor si a specificitatii cu care se confrunta controlul apare necesitatea obiectiva ca în organizarea controlului, a formelor pe care acesta le îmbraca sa se instituie o anumita specializare a cadrelor, o profilare a acestora care sa le permita pe baza cunoasterii metodologiei si tehnicii generale de control, sa exercite un control exigent, eficient si temeinic.
6. Principiul controlului extern se caracterizeaza prin aceea ca vrând nevrând între organul de control si organele controlate daca apartin aceleiasi entitati sau unitati patrimoniale intervin mai mult sau mai putin anumite " afinitati " obiective care pot împieta asupra eficientei controlului. Din acest motiv principiul controlului extern trebuie sa-si faca simtita prezenta, iar pentru activitati si domenii cu impact asupra tipurilor de buget (Stat, asigurari sociale de stat, locale si a fondurilor speciale) e necesara organizarea si instituirea unui control extern care în baza unei metodologii unitare sa exercite acest control.
Controlul extern reunit în cadrul parlamentului sub forma Curtii de Conturi, în cadrul Ministerului Finantelor Publice sub forma controlului financiar fiscal, în cadrul Bancii Nationale sub forma controlului bancar, vine sa raspunda exigentelor impuse de politica economica si financiar fiscala a Guvernului ca expresie a partidului de guvernamânt.
Controlul extern trebuie sa-si atinga finalitatea vizata de legiuitor, sa contribuie efectiv la realizarea eficientei preconizate în domeniul fiscal, al executiei bugetare, al sistemului bancar.
Structura organizatorica a controlului în România
Pornind de la principiile de organizare si sintetizând formle de control existente în economia României putem structura o forma organizatorica a controlului.
Din punct de vedere al organelor care efectueaza controlul avem:
a) Control legislativ
b) Control financiar-fiscal
c) Control judiciar
a)Controlul legislativ- este exercitat de catre puterea legislativa reprezentata de Parlament si de Curtea Constitutionala.
Puterea legislativa sau Parlamentul are în componenta sa organisme de control specializate din: senat, camera deputatilor, consiliul legislativ.
Atât la senat cât si la camera deputatilor exista organisme de control reunite în Comisiile permanente, comisiile speciale, de ancheta, de rapoarte si interpelari, etc.
b)Controlul financiar-fiscal e reprezentat de Curtea de Conturi si puterea executiva. Conform legii 94/1992 Curtea de Conturi este organul suprem de control financiar din subordinea directa a Parlamentului si efectueaza controlul financiar la regiile autonome în care statul e actionar principal, la societatile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, la institutiile publice centrale si locale, etc.
Puterea executiva este reprezentata de catre guvern, administratia publica centrala, administratia publica locala.
Guvernul e reprezentat de departamentul de control al guvernului, agentiile nationale pe diferite domenii (controlului, protectiei consumatorului,etc). Administratia publica centrala de specialitate e reprezentata în principal de catre Ministerul Finantelor Publice, celelalte ministere care administreaza fonduri speciale (fond de sanatate, M.S.P.S., fond special pentru modernizarea sistemului energetic-M.E.I; fondul special al drumurilor-M.T.L.T.)
Administratia publica locala e reprezentata de consiliile comunale, orasenesti, municipale si judetene, societatilor comerciale de subordonare locala, regii autonome de subordonare locala.
d) Controlul judiciar este exercitat de puterea judecatoreasca si care are ca
reprezentare centrala Curtea de Casatie iar la nivel teritorial Curtile de apel teritoriale, Tribunalele teritoriale, Judecatoriile locale.
Ministerul Public este reprezentat de parchetele si procurorii din cadrul acestora (Parchetul general sau de pe lânga Curtea de Casatie, Parchetele de pe lânga Curtile de Apel, Parchetele de pe lânga Tribunale si Judecatorii.)
Din 2001 s-a înfiintat Parchetul National Anticoruptie pentru prejudicii mai mari de 10.000 dolari.
Ministerul Finantelor conform H.G. 18/2001 si 1544/2003 s-a reorganizat luând denumirea de Ministerul Finantelor Publice si Agentia Nationala de administrare Fiscala. Este organizat la nivel central, condus de un ministru si are ca si colaboratori secretari de stat. Fiecare secretar de stat are un domeniu pe care îl coordoneaza. Ca structuri organizatorice în cadrul Ministerului Finantelor Publice întâlnim Directiile generale pe domeniul îndrumarii si controlului fiscal, solutionarii contestatiilor, controlului financiar preventiv, administrarii activelor statului, auditului intern, tehnologiei si informatiei, resurselor umane,politica bugetara, trezoreria statului.
Atributiile directiilor mentionate mai sus din cadrul Ministerului Finantelor Publice sunt stabilite si precizate în Regulamentul de organizare si functionare a acestuia cu specificitatea fiecaruia fiecaruia dintre acestea.
Ca orice functie a managementului controlul vizeaza închiderea ciclului cu privire la activitatea desfasurata în cadrul unitatii patrimoniale, furnizând abaterile mai mult sau mai putin semnificative de la "standarde" (Legi, H.G.,Ordonante, Norme).
Functiile controlului pornind de la necesitatea obiectiva de a fi un ajutor concret pentru management sunt:
1.Functia de reglare se caracterizeaza prin aceea ca atunci când din desfasurarea concreta, fireasca a proceselor si fenomenelor economice se constata ramâneri în urma controlul, prin masurile pe care le stabilesste în urma analizarii cauzelor care au determinat aceste ramâneri în urma( abateri), vine cu masuri concrete de relansare, reglare, coordonare si reintegrare în parametrii preconizati.
2.Functia corectiva a controlului se realizeaza prin informarea organelor de decizie cu privire la abaterile semnalate în legatura cu nerealizarea obiectivului propus în legatura cu încalcarea normelor legale privind mijloacele si metodele utilizate pentru realizarea acestor respectiv atunci când abaterile înregistrate depasesc tolerantile admisibile.Spre deosebire de functia de reglare care actioneaza în permanenta si presupune încadrarea continua a activitatii în parametri prestabiliti, functia corectiva se manifesta periodic si determina noi parametri de functionare a obiectivului obligatoriu mai realisti (practica dovedind uneori ca noii parametri stabiliti de catre control sunt mai deficitari, mai nerealisti, acestea se datoreaza superficialitatii controlului efectuat, organele de control, sau de ce nu, impunerea unor puncte de vedere care sunt "dictate" din diferite ratiuni si cu un anumit scop).
3.Functia de prevenire consta în aceea ca prin intermediul actiunii de control- în special a controlului preventiv o serie de fenomene si procese economice sunt depistate înca din faza de angajare de a se produce si sunt stopate, evitându-se astfel efectele negative care ar putea aparea în urma nederularii corecte a acelui fenomen sau proces. Daca totusi derularea fenomenului si procesului economic e imperios reclamata de activitatea zilnica, controlul trebuie sa vina cu masuri concrete, de corectie, care sa-i dea în final o nota de legalitate.
4.Functia previzionala (de prevedere) se caracterizeaza prin aceea ca abaterile semnalate în cursul actiunii de control ca si cauzele care le-au determinat stau la baza fundamentarii deciziei pentru perioada viitoare, utilizând aceasta functie, controlul ajuta conducerea unitatii patrimoniale în asigurarea unei gestionari previzionale ale carei principale caracteristici în sinteza pot fi:
-desfasurarea echilibrata a activitatii viitoare
-securitatea împotriva riscurilor posibile
-descoperirea unor noi posibilitati de valorificare a rezultatelor interne
5. Functia de evaluare a rezultatelor si stabilirea masurilor pentru corectarea lor se caracterizeaza prin aceea ca este o functie preventiva care presupune o analiza critica si riguroasa a situatiei existente la un fenomen sau proces în vederea sesizarii operative a eventualelor tendinte de abatere de la normele prestabilite si a prevenirii lor. Prin aceasta functie se apreciaza modul cum e respectata legislatia, se stabilesc lipsurile, deficientele, abaterile, se încearca corectarea si eliminarea deficientelor. Este o funtie complexa priveste activitatea de asamblare a activitatii controlate si presupune corectitudine în furnizarea informatiei de catre locurile generatoare de aspecte deficiente.
6.Functia de îndrumare si sprijin se caracterizeaza prin aceea ca prin controlul organizat în special la nivelul unitatilor patrimoniale organele de control pot sprijinii efectiv activitatea organelor controlate (CFP, CFIG,CIOC) tipuri de control propriu al unitatilor patrimoniale, iar prin organele pe care le are unitatea patrimoniala poate sa asigure o desfasurare corespunzatoare a activitatii în interiorul sau iar prin organele externe, de control financiar, fiscal, de catre organele curtii de conturi mai putini agreaza aceasta functie de îndrumare datorita unor "mici" sarcini, avantaje,ordine, dispozitii primite din partea celor care dispun efectuarea controlului.
7. Functia de constrângere se caracterizeaza prin aceea ca da posibilitatea controlului de a stabili unele masuri legale si sanctiuni economico sociale ce pot fi aplicate unitatilor controlate si persoanelor care dovedesc neglijenta, în activitatea pe care o desfasoara precum si în gospodarirea mijloacelor materiale si banesti respectiv care aduc pagube avutului public sau privat. Functia se poate materializa în:
-blocarea de fonduri în cazul constatarii unor abateri de la dispozitiile legale, precum si utilizarea acestor fonduri
-" dispozitii obligatorii " pentru înlaturarea abaterilor de la normele legale constatate de organele de control
-suspendarea executarii unor masuri cu caracter economico financiar luate de unitatile patrimoniale care contravin normelor legale în vigoare.
Organizarea controlului activitatii economico sociale în România.
Principiile de organizare ale sistemului de control.
Principiile de organizare în sinteza pot fi formulate astfel: -principiul integrarii în structurile de conducere si organizare a economiei nationale.
principiul independentei si autoritatii controlului
principiulcompetentei controlului
principiul apropierii controlului de locul unde se iau deciziile si se concretizeaza controlul
principiul specializarii
principiul controlului din afara-extern
1.Principiul integrarii controlului în structura de conducere si organizare aeconomiei nationale porneste de la ideea ca acesta nu e un scop în sine dorinta sau emananta unei persoane sau entitati, ci e în strânsa dependenta si corelatie cu factorii care contribuie la realizarea si dezvoltarea economiei nationale si sociale a unui teritoriu. Controlul reprezinta un mijloc cu ajutorul caruia se realizeaza urmatoarele scopuri principale:
-prevenirea si descoperirea sistemului de pagubire a avutului public si privat
-întarirea exigentei si fermitatii fata de abateri
- descoperirea abuzurilor si neglijentelor
-cresterea eficientei în gospodarirea patrimoniului
-perfectionarea activitatii economico-financiare
Având în vedere aceste cerinte si formele de control sunt adaptate si concepute formelor de organizare si desfasurare a activitatii economico-financiare si sociale din economia nationala.
2. Principiul independentei si autoritatii controlului porneste de la ideea ca organul de control trebuie sa poata sa actioneze independent în deplina sa cunoastere a problematicii controlate si sa poata sa dispuna masuri cu caracter obligatoriu pentru înlaturarea abaterilor deficientrlor care apar fata de normele legale.
Organul de control actionând dupa acest principiu creaza nu numai cadrul necesar organizatoric dar si de stabilire de raspunderi si instrumentele de prevenirere a lipsurilor, neglijentelor si abaterilor de la o activitate normala desfasurata în cadrul unitatilor patrimoniale.
3.Principiul competentei controlului porneste de la ideea ca potrivit acestor principii controlul trebuie sa asigure eficienta activitatii controlate. Pentru sporirea contributiei controlului la cresterea eficientei activitatii controlate este necesar ca organul de control
sa stapâneasca multilateral si în profunzime principiul de organizare si desfasurare a activitati controlate
sa cunoasca metodele si tehnicile de exercitare a controlului
sa posede o mare putere de analiza si sinteza care sa le permita întelegerea profunda a fenomenului
sa aiba posibilitatea formarii de concluzii proprii si sa propuna masuri legale de corectare si înlaturare a neregulilor constatate.
Acest principiu ofera, pentru conducerea unitatii patrimoniale, un sprijin efectiv
oferindu-i acesteia posibilitati concrete de a folosi eficient aparatul de control în vederea cunoasterii realitatii existente în domeniile de activitate organizate în unitatile lor proprii.
4. Principiul apropierii controlului de locul unde se iau deciziile si se concretizeaza controlul este ajutorul expres al managementului unitatii patrimoniale. Practica demonstreaza ca organele de control când sunt în mijlocul unitatilor controlate, rezultatele nu întârzie sa apara. Din acest motiv indiferent de natura capitalului social al unitatii patrimoniale tipurile de control propriu (CFP,CIOC,CFIG) au rezultate foarte bune. Exercitarea controlului pe toate treptele organizatorice în mod ierarhic si curent confera acestui principiu calitati si posibilitati multiple, aspectele deficiente putând fi usor depistate si operativ înlaturate, cu consecintele economice neîntârziind sa apara .
5.Principiul specializarii porneste de la ideea potrivit careia control actioneaza pe o arie foarte mare de activitati abordând diverse probleme si specificitati. Plecându-se de la diversitatea activitatilor controlate a problemelor si a specificitatii cu care se confrunta controlul apare necesitatea obiectiva ca în organizarea controlului, a formelor pe care acesta le îmbraca sa se instituie o anumita specializare a cadrelor, o profilare a acestora care sa le permita pe baza cunoasterii metodologiei si tehnicii generale de control, sa exercite un control exigent, eficient si temeinic.
6. Principiul controlului extern se caracterizeaza prin aceea ca vrând nevrând între organul de control si organele controlate daca apartin aceleiasi entitati sau unitati patrimoniale intervin mai mult sau mai putin anumite " afinitati " obiective care pot împieta asupra eficientei controlului. Din acest motiv principiul controlului extern trebuie sa-si faca simtita prezenta, iar pentru activitati si domenii cu impact asupra tipurilor de buget (Stat, asigurari sociale de stat, locale si a fondurilor speciale) e necesara organizarea si instituirea unui control extern care în baza unei metodologii unitare sa exercite acest control.
Controlul extern reunit în cadrul parlamentului sub forma Curtii de Conturi, în cadrul Ministerului Finantelor Publice sub forma controlului financiar fiscal, în cadrul Bancii Nationale sub forma controlului bancar, vine sa raspunda exigentelor impuse de politica economica si financiar fiscala a Guvernului ca expresie a partidului de guvernamânt.
Controlul extern trebuie sa-si atinga finalitatea vizata de legiuitor, sa contribuie efectiv la realizarea eficientei preconizate în domeniul fiscal, al executiei bugetare, al sistemului bancar.
Structura organizatorica a controlului în România
Pornind de la principiile de organizare si sintetizând formle de control existente în economia României putem structura o forma organizatorica a controlului.
Din punct de vedere al organelor care efectueaza controlul avem:
e) Control legislativ
f) Control financiar-fiscal
g) Control judiciar
a)Controlul legislativ- este exercitat de catre puterea legislativa reprezentata de Parlament si de Curtea Constitutionala.
Puterea legislativa sau Parlamentul are în componenta sa organisme de control specializate din: senat, camera deputatilor, consiliul legislativ.
Atât la senat cât si la camera deputatilor exista organisme de control reunite în Comisiile permanente, comisiile speciale, de ancheta, de rapoarte si interpelari, etc.
b)Controlul financiar-fiscal e reprezentat de Curtea de Conturi si puterea executiva. Conform legii 94/1992 Curtea de Conturi este organul suprem de control financiar din subordinea directa a Parlamentului si efectueaza controlul financiar la regiile autonome în care statul e actionar principal, la societatile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, la institutiile publice centrale si locale, etc.
Puterea executiva este reprezentata de catre guvern, administratia publica centrala, administratia publica locala.
Guvernul e reprezentat de departamentul de control al guvernului, agentiile nationale pe diferite domenii (controlului, protectiei consumatorului,etc). Administratia publica centrala de specialitate e reprezentata în principal de catre Ministerul Finantelor Publice, celelalte ministere care administreaza fonduri speciale (fond de sanatate, M.S.P.S., fond special pentru modernizarea sistemului energetic-M.E.I; fondul special al drumurilor-M.T.L.T.)
Administratia publica locala e reprezentata de consiliile comunale, orasenesti, municipale si judetene, societatilor comerciale de subordonare locala, regii autonome de subordonare locala.
h) Controlul judiciar este exercitat de puterea judecatoreasca si care are ca
reprezentare centrala Curtea de Casatie iar la nivel teritorial Curtile de apel teritoriale, Tribunalele teritoriale, Judecatoriile locale.
Ministerul Public este reprezentat de parchetele si procurorii din cadrul acestora (Parchetul general sau de pe lânga Curtea de Casatie, Parchetele de pe lânga Curtile de Apel, Parchetele de pe lânga Tribunale si Judecatorii.)
Din 2001 s-a înfiintat Parchetul National Anticoruptie pentru prejudicii mai mari de 10.000 dolari.
Ministerul Finantelor conform H.G. 18/2001 si 1544/2003 s-a reorganizat luând denumirea de Ministerul Finantelor Publice si Agentia Nationala de administrare Fiscala. Este organizat la nivel central, condus de un ministru si are ca si colaboratori secretari de stat. Fiecare secretar de stat are un domeniu pe care îl coordoneaza. Ca structuri organizatorice în cadrul Ministerului Finantelor Publice întâlnim Directiile generale pe domeniul îndrumarii si controlului fiscal, solutionarii contestatiilor, controlului financiar preventiv, administrarii activelor statului, auditului intern, tehnologiei si informatiei, resurselor umane,politica bugetara, trezoreria statului.
Atributiile directiilor mentionate mai sus din cadrul Ministerului Finantelor Publice sunt stabilite si precizate în Regulamentul de organizare si functionare a acestuia cu specificitatea fiecaruia fiecaruia dintre acestea.
Obiectivele "comune" care se regasesc în controlul ierarhic operativ curent sunt:
Receptia si autoreceptia materiilor si materialelor, productiei si
marfurilor.Este obiectivul pe care îl executa compartimentul aprovizionare-desfacere si se considera ca acesta îsi cunoaste sarcinile din fisa postului, dar si modul de organizare si functionare a comisiilor de receptie a obligatiilor membrilor acesteia, a documentelor care trebuiesc întocmite de comisia de receptie si a circuitului acestora.
Depozitarea, conservarea si manipularea mijloacelor materiale. Obiectivul se
exercita de seful ierarhic al lucratorului de la depozit, gestiune, etc si consta în verificarea evidentei tehnico-operative, a completarii acesteia, a conditiilor prevazute de H.C.M.2230/1969 si legii 22/1969
Efectarea inventarierilor periodice ale stocurilor si regularizarea diferentelor constatate.
NOTĂ Conform Legii 82/91 Legea Contabilitatii Republicata e obligatorie
inventarierea unitatii patrimoniale cel putin o data pe an. La gestiunile unde se manipuleaza numerar ,respectiv vânzarea si încasarea de catre vânzator în incinta unitatilor patrimoniale , stabilirea rezultatelor inventarierii trebuie sa respecte dispozitiile legale în vigoare si sa stabileasca în functie de vinovatia fiecarui participant, participarea la producerea pagubei.
Obiectivul se exercita de seful compartimentului financiar contabil care trebuie sa
cunoasca metodologia efectuarii inventarierii în totalitate sau prin sondaj, dar mai ales modul de stabilire, de regularizare a rezultatelor inventarului cu efectuarea regularizarilor corespunzatoare a operatiilor în evidenta tehnico-operativa si în contabila.
Efectuarea încasarilor si platilor în numerar.Obiectivul se exercita de
conducatorul compartimentului financiar contabil si de catre comisia de cenzori si vizeaza realitatea si legalitatea operatiunilor de încasari si plati, înregistrarea corecta a sumelor în registrul de casa, asigurarea securitatii sumelor încasate, justificarea si sustenabilitatea sumelor eliberate în baza documentelor existente.
Îndeplinirea coditiilor legale privind încadrarea gestionarilor, constituirea garantiilor si retinerea ratelor.Obiectivul se exercita de conducatorul compartimentului financiar-contabil, de seful serviciului personal-salarizare si de conducatorul unitatii patrimoniale prin sondaj si vizeaza respectarea dispozitiilor legale cu privire la încadrarea gestionarilor (recrutarea lor)- nu poate fi gestionar decât persoanele capabile profesional si mintal, care nu au cazier judiciar, au studi medii si vârsta de 18 ani, exista si situatii în care vârsta minima ceruta este de 21 ani).
Conditiile legale mai prevad obligativitatea constituirii de garantii materiale
între 1 si 3 salarii si garantii suplimentare - bunuri imobiliare.Cuantumul garantiilor suplimentare e legat de volumul bunurilor gestionate.
Constituirea garantiilor materiale se face integral când gestionarul poseda mijloace financiare adecvate sau în rate prin retinere pe stat de salarii în cuantum de 1/10 din salarul tarifar al gestionarului
6. Organizarea pazei locurilor de depozitare a bunurilor intrate si iesirea acestora. Obiectivul se exercita de seful compartimentului administrativ si vizeaza asigurarea cu personal de paza, modul cum acestia îsi îndeplinesc obligatiile de serviciu, consemnarea în registru de poarta a intrarilor si iesirilor de autovehicole.
7. Organizarea evidentei tehnico-operative, conducerea la zi si corecta a acestora se realizeaza de conducatorul compartimentului de resort si are rolul de a depista
neorganizarea, neconducerea, conducerea eronata, etc a evidentelor tehnico-operative.
8. Organizarea contabilitatii si corecta conducere a acesteia.Obiectivul este exercitat de catre conducatorul comartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul acestuia, conform legii 82/91 uneori chiar de conducatorul unitatii patrimoniale, daca are interesul, desi obligatia e prevazuta expres în temeiul legal si are rolul de a depista paralelismele, uneori chiar delasarea si imprudenta persoanelor din domeniul contabil, atitudine pornita de la faptul ca activitatea de contabilitate poate fi efectuata nu cronologic si sistematic ci dupa bunul plac al acestuia.
9. Pastrarea, depozitarea, eliberarea si utilizarea imprimatelor cu regim special. Obiectivul exercitat de conducatorul unitatii patrimoniale si de seful compartimentului financiar-contabil vizeaza buna desfasurare, evidentierea în fisa imprimatului cu regim special, eliberarea corecta a acestora, receptionarea imprimatelor neutilizate sau utilizate necorespunzator.Depozitarea acestora pâna la arhivarea sau predarea catre centre specializate.
10.Organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv( C.F.P .). Obiectivul exercitat de conducatorul compartimentului financiar-contabil în cadrul CFP delegat din interior si vizeaza depistarea anumitor nereguli în exercitarea CFP de catre persoane delegate care, daca ia caracter de permanenta s-ar putea sa aiba consecinte negative asupra activitatii unitatii patrimoniale.
11. Îndeplinirea planului de control financiar intern de gestiune. Obiectivul este exercitat de catre conducatorul unitatii patrimoniale, dar si de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil cunoscut fiind faptul ca acest control este coordonat din punct de vedere metodologic de seful compartimentului financiar contabil, iar din punct de vedere administrativ de conducatorul unitatii patrimoniale.
Organizarea controlului financiar intern de gestiune(CFIG)
Întreg CIFG este un control post-factum si vizeaza o arie foarte larga, prin obiectivele sale aproape întreaga activitate a unitatii patrimoniale si se organizeaza la unitatea patrimoniala care are o diversitate de activitati, un numar mare de subunitati cu atributii conferite prin ROF în domeniul financiar contabil pâna la nivel de balanta de verificare.
Se organizeaza de catre conducatorul unitatii patrimoniale la propunerea conducatorului compartamentului financiar-contabil si urmeaza din punct de vedere al emiterii actului juridic scenariul prezentat la organizarea controlului financiar preventiv. Astfel:
Decizie
Art.1 Începând cu data de...... se organizeaza în cadrul unitatii patrimoniale SPEEDY controlul financiar preventiv.
Art.2.Exercitarea CFP se realizeaza de catre M.C., director economic
Art.3. Exercitarea CFP se realizeaza asupra obiectivelor cuprinse în anexa nr.1 care fac parte integranta din prezenta
Art.4. se deleaga exercitarea controlului financiar preventiv pentru obiectivele 3,5,7,9 d-na A.B.
Art.5. Prezenta se comunica urmatorilor: director economic, delegat cu CFP, compartimentul resurse umane pentru completarea fisei posturilor, consilier juridic
SEMNĂTURA
Vizat oficiul juridic
Ca structura organizatorica persoanele care exercita CFIG poat fi reunit în cadrul compartimentului financiar-contabil sub forma de compartiment, sau într-un "compartiment" distinct organizat sub forma unui birou sau serviciu în functie de marimea unitatii patrimoniale. Personalul compartimentului de CFIG se considera ca e un personal foarte bine pregatit profesional, fara antecedente penale, cu o -tinuta morala si civica desavârsita.
seful compartimentului se recruteaza din cadrul membrilor biroului, serviciului si se considera ca este cel mai bun, caruia I se întocmeste o fisa a postului si se asteapta rezultatele pe masura pregatirii acestuia.
Se întocmeste o fisa a postului si se asteapta rezultatul.
Obiectivele care sunt stabilite pentru acest CFIG au caracter comun în conditiile în care prin dispozitiile CFIG nu se introduc si altele pe care le putem structura în urmotoarea succesiune:
Integritatea mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu de
unitatile patrimoniale vizeaza:
-existenta faptica a mijloacelor materiale.
-respectarea normelor referitoare la delimitarea materialelor(proprii,
receptionate, nereceptionate)
-legalitatea si realitatea operatiunilor de intrare si iesire a mijloacelor materiale din unitatea patrimoniala
-existenta faptica a numerarelor în caseriile unitatilor patrimoniale.
-existenta faptica a numerarelor încredintate altor persoane decât casierei (asa
zisii agenti platitori)
-concordanta dintre documentele de încasari si plati în numerar cu datele din registrul de casa (evidenta tehnic operativa) si cu cele din contabilitate.
-exactitatea calculului si a raportarilor cu privire la încasarile si platile în
numerar
Respectarea dispozitiilor legale de aprovizionare, expeditie, transport,
receptia mijloacelor materiale, conservarea, manipularea si eliberarea acestora vizeaza:
-aprovizionarea mijloacelor materiale în raport cu cantitatile prevazute în contracte, comenzi, etc. prevenindu-se astfel creerea de imobilizari materiale, greu vandabile sau nevandabile.
-respectarea normelor legale cuprivire la încheierea contractelor economice
-aplicarea normelor legale cu privire la receptia, autoreceptia, expeditia si transportul mijloacelor materiale.
-respectarea dispozitiilor legale cu privire la gestionarea, pastrarea, conservarea, eliberarea bunurilor materiale.
-respectarea normelor legale cu privire la conducerea evidentei tehnico operative, si a contabilitatii privind acele bunuri materiale.
Utilizarea mijloacelor materiale în procesul de productie al unitatilor
patrimoniale vizeaza:
-darea în consum conform normativelor, stasurilor, fiselor limita, etc
-reflectarea în evidenta tehnico-operativa a deseurilor, a
rebuturilor, remanierilor etc.
-legalitatea si realitatea scoaterii din functiune a imobilizarilor, casarea si declasare mijloacelor materiale.
-respectarea normelor legale cu privire la conducerea evidentei tehnico-operative si a contabilitatii.
Respectarea normelor legale cu privire la încadrarea si salarizarea personalului vizeaza:
-respectarea numarului de persoane si a statului de functiuni
-încadrarea personalului tehnic, economic, de specialitate, administrativ
conform nomenclatoarelor de studii, pregatire profesionala etc.
-legalitatea si realitatea platii salariului si a altor drepturi salariale, reunite sub
sintagma alte drepturi de personal. (stim ca exista un salar de baza si alte sporuri acordate conform noului cod al muncii- legea 53/2003 de la 1martie 2003).
-respectarea normelor legale cu privire la constituirea unor fonduri de stimulare a personalului(la unitati cu capital majoritar de stat procentul de 10% din profitul net, participarea salariatilor la profit.)
-legalitatea si realitatea platilor efectuate pentru programul peste norma efectuarta de personalul unitatii patrimoniale.
-legalitatea si realitatea platilor acordate persoanelor care sunt încadrate în munca
legalitatea si realitatea platilor indemnizatiilor pentru incapacitate temporara de munca
legalitatea si realitatea platilor sub forma alocatiilor de stat pentru copii
legalitatea si realitatea platilor araportarilor cu previre la numarul de
personal, salariul realizat, impozitele retinute, celelalte retineri etc.
Legalitatea realitatea si necesitatea celorlalte plati efectuate în numerar si prin virament de catre unitatea patrimoniala vizeaza
-legalitatea si realitatea si necesitatea cheltuielilor efectuate în numerar sau prin virament pentru cumpararea de bunuri, prestari de servicii, deplasari, asigurari, etc.
-respectarea preturilor, tarifelor aferente valorilor cumparare, bunuri si servicii receptionate ca executate de catre unitatile patrimoniale.
legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate în contabilitatea
subunitatilor unitatii patrimoniale
legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate pentru mijloacele de
transport închiriate
legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate pentru protectia
muncii, paza si securitatea incendiilor,etc
legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuarea cheltuielilor care
depasesc bugetele aprobate cu motivatia efectuarii lor etc.
Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea si valorificarea constatarilor vizeaza:
-constituirea si componenta comisiilor de inventariere
-inventarierea întregului patrimoniu al unitatilor patrimoniale
-stabilirea rezultatelor inventarului si înregistrarea acestora în contabilitate si evidenta tehnico-operativa
-legalitatea si realitatea masurilor luate pentru recuperarea prejudiciilor cauzate unitatii patrimoniale de catre gestionarii implicati în activitatea gestiunii, de cei care nu au asigurat conditii corespunzatoare gestionarilor etc.
Respectarea normelor legale cu privire la întocmirea si circulatia
documentelor care formeaza evidenta tehnico-operativa, vizeaza:
-primirea, eliberarea si utilizarea mijloacelor materiale numai pe baza de documente legale H.G.831/1997
-conducerea corecta si la zi a evidentei tehnico-operativa la locurile de depozitare si pe naturi de bunuri materiale
-conducerea corecta, cronologica si sistematica a miscarii bunurilor materiale cu ajutorul contabilitatii (conturi sintetice,analitice)
-concordanta dintre evidenta tehnico-operativa si contabilitatea sintetica si analitica.
Respectarea regulilor de evidenta, pastrare, circulatie si utilizare a
formularelor cu regim special, vizeaza:
-procurarea formularelor cu regim special si încredintarea lor spre pastrare unor încadrati speciali desemnati
-evidentierea corecta în fisa imprimatului cu regim special a fiecarui imprimat aprovizionat
-predarea formularului cu regim special pe baza de semnatura si numai unor salariati special desemnati cu viza expresa de CFP
-justificarea formularelor cu regim special ( se interzice categoric eliberarea unui nou formular cu regim special daca nu existacertificarea de justificare a precedentului formular din partea persoanei special desemnate, în caz contrar exista prevederi exprese de neândeplinirea atributiilor de serviciu).
-justificarea , reprezentata de evidentierea formularului gresit tiparite sau eronat completate.
-numerotarea obligatorie pe masura aprovizionarii formularului de catre gestionarul special desemnat.
Organizarea si exercitarea potrivit dispozitiilor legale a CFP vizeaza
organizarea CFP (întelegând nu cenzurarea conducerii unitatii
patrimoniale ci a modului cum decizia de organizare e transpusa în practica de catre unitatea patrimoniala.
Exercitarea CFP (nu înseamna cenzurarea, admonestarea conducerii
compartimentului financiar-contabil a carui subordonat din punct de vedere metodologie e CFIG-istul, ci ajutorul efectiv pentru acesta în exercitarea unui CFP eficient)
-la unitatile patrimoniale care au organ ierarhic superior cu înstiintarea asupra conducerii compartimentului financiar contabil din cadrul organului ierarhic superior despre refuzul de viza a acestuia de catre responsabilul de CFP si neprimirea solutiei acestuia în termen, de respingere, a dispunerii efectuarii operatiunii de catre conducatorul unitatii patrimoniale pe proprie raspundere cu consecinte negative asupra patrimoniului unitatii patrimoniale
-exercitarea CFP de catre persoanalul intern delegat etc.
10.Aplicarea masurilor pentru prevenirea, descoperirea si recuperarea pagubelor, eficienta acestor masuri, stabilirea raspunderii persoanelor pentru pagubele produse, vizeaza:
-asigurarea pazei bunurilor
-organizarea si exercitarea controlului asupra intrarilor-iesirilor bunurilor în/din unitatea patrimoniala
-asigurarea securitatii pastrarii numerarelor, dotarea caseriilor cu case de bani, alarme etc.
-efectuarea controlului ierarhic superior asupra operatiunilor curente pe fiecare obiectiv si sarcina a fiecarui conducatar.
-urmarirea si încasarea debitelor de la persoanele raspunzatoare.
-urmarirea obtinerii titlurilor executorii (sentinte) conform noului cod al muncii se interzice emiterea de decizii de imputare a conducatorului unitatii patrimoniale si se instituie obligativitatea defririi organelor judecatoresti.
11.Respectarea dispozitiilor legale privind drepturile si obligatiile
gestinarilor, vizeaza:
-stabilirea functiei care reclama prezenta gestionarului.
-încadrarea conform dispozitiilor legale a gestionarului
-solicitarea antecedentelor penale
-solicitare de la vechiul loc de munca din care sa rezulte ca gestionarul nu a produs pagube.
-existenta avizului scris a gestionarului titular pentru accesul în gestiune a cogestionarului
-stabilirea garantiilor maretiriale si suplimentare
-stabilirea raspunderii materiale pentru gestionarii care au produs pagube unitatii patrimoniale
12. Modul de stabilire si realizare al masurilor mentionate ca urmare a actelor de control încheiate de organul de control intern si extern vizeaza:
-urmarirea modului în care s-au realizat masurile stabilite anterior
-respectarea termenului prevazut pentru realizarea masurilor
-realizarea raportarilor facute cu privire la realizarea masurilor
13.Respectarea disciplinei financiare în realizarea drepturilor si îndeplinirea obligatiilor în lei si valuta, vizeaza:
-existenta si legalitatea îndeplinirii prevederilor din contractele economice
-urmarirea si încasarea la timp a clientilor
-respectarea regulamentului operativ de casa(ROC)
-respectarea prevederilor legale cu privire la platile directe din încasari
-respectarea dispozitiilor legale cu privire la sponsorizari, donatii etc
14. Realitatea datelor înscrise în bilantul contabil si în conturile de profit si pierdere vizeaza:
-stabilirea profitului si repartizarea acestuia
-realitatea stabilirii pierderilor si a modului de recuperare a acestora
-realitatea posturilor de debitori si creditori
-legalitatea si realitatea constituirii de rezerve legale si alte rezerve
-legalitatea si realitatea veniturilor incasate în avans
-legalitatea si realitatea datelor înscrise în conturile din afara bilantului etc.
Controlul revizelor de gestiune
În unitatea patrimoniala cu activitate preponderenta de comert cu amanuntul si având la baza H.G. 720/1991 se poate organiza controlul gestionar cu ajutorul revizorilor de gestiune.
Revizorul de gestiune este o persoana fizica angajata a unitatii patrimoniale, care are studii economice, de preferinta superioare, dar se admite si cu studii medii economice sau studii tehnice, dar cu o vechime apreciabila în munca si care îndeplineste urmatoarele conditii:
-apt fizic si moral
-fara antecedente penale
-capabila sa exercite corespunzator atributiile de serviciu mentionate în fisa postului.
Revizorii de gestiune sunt reuniti în compartimente, birouri sau servicii în functie de volumul si complexitatea unitatii patrimoniale de desfacere cu amanuntul, sunt în subordinea administrativa a conducatorului unitatii patrimoniale si a conducatorului serviciului financiar contabil. Ierarhic , daca este cazul se subordoneaza conducatorului compartimentului, serviciului, biroului revizorilor de gestiune.
Obiectivele revizorilor de gestiune sunt legate în principal de :
-verificarea integritatii mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu de unitatea patrimoniala
-stabilirea rezultatelor inventarierii bunurilor, mijloacelor banesti si regularizarea acestora
-verificarea modului de organizare si conducere a evidentelor tehnico operative si a concordantei acestora cu contabilitatea.
Organizarea compartimentului, biroului, serviciului revizorilor de gestiune este apanajul conducatorului unitatii patrimoniale. Acesta emite decizia de organizare a compartimentului, biroului, serviciului revizorilor contabili, decizie care e similara cu cea privind celelalte tipuri de control prezentate în prelegerile anterioare.
Exercitarea atributiilor revizorilor de gestiune se realizeaza în baza unui program trimestrial aprobat de conducatorul compartimentului financiar contabil si vizat de conducatorul unitatii patrimoniale cu defalcarea pe luni.
Controlul exercitat de comisia de cenzori
În conformitate cu prevederile legii 31/1990 republicata cu privire la organizarea si functionarea societatilor comerciale în cadrul acesteia, se organizeaza controlul exercitat de comisia de cenzori.
Comisia de cenzori este formata din trei cenzori dintre care unul obligatoriu este expert contabil, ceilalti doi pot fi din cadrul asociatiilor sau actionarilor care sunt neremunerati si care pot sa aiba si alte studii decât cele economice.
Comisia de cenzori se stabileste cu ocazia AGA, iar mandatul este pe o perioada de 3-5 ani.
Alaturi de cei 3 cenzori titulari mai sunt 3 cenzori supleanti care în conditiile renuntarii unui cenzor titular cel mai în vârsta dintre supleanti îi ia locul.
Nu pot fi cenzori sau daca au fost alesi decad din mandatul lor persoanele care îndeplinesc sau primesc sub orice forma pentru alte functii decât aceea de cenzor un salariu, persoanele carora le este interzisa functia de administrator sau care nu pot fi membri fondatori, persoanele care au antecedente penale, sau au fost condamnate pentru gestionare frauduloasa, abuz de încredere, fals, înselaciune,delapidare, dare sau luare de mita, etc.
Cenzori sunt renumerati cu o indemnizatie de pâna la 20% din venitul lunar brut realizat de catre managerul unitatii patrimoniale. Pentru a asigura o garantie si pentru a-i determina pe membrii comisiei de cenzori sa-si onoreze mandatul conform dispozitiilor legale acestia sunt obligati la numirea acestora sau în functie de Hotarârea AGA sa depuna o garantie în cuantum de 1/3 din garantia depusa de aministratorul unitatii patrimoniale.
Constituirea, numirea comisiei de cenzori se realizeaza prin Hotarâte AGA, se mentioneaza expres în procesul verbal si se consemneaza la Oficiul Registrului Comertului (ORC)din raza de activitate a unitatii patrimoniale.
Ca obiectiv general expres prevazut în atributiile comisiei de cenzori e verificarea cel putin odata/luna a caseriilor unitatilor patrimoniale.
Obiectivele controlului cenzorilor
Cenzorii în afara de anumite obiective si sarcini exprese derivate din activitatea curenta a unitatii patrimoniale dispuse de AGA, în intervalul dintre sedintele AGA sau ale Consiliului de administratie (C.A.)obiectivele în sinteza pot fi urmatoarele:
a) La conturile de capital si rezerve se verifica:
-operatiunile de inventariere si reevaluare a patrimoniului, respectiv înregistrarea la ORC a modificarii capitalului social.
-legalitatea operatiunilor de verificare a capitalului social si a varsamintelor efectuate în legatura cu acesta, contabilizarea corecta a acestor operatiuni.
-Legalitatea rezervelor si a celorlalte rezerve constituite reflectarea corecta a acestora în contabilitatea.( conform legii 31/1990 republicata) unitatii patrimoniale.
-Societatile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat rezervele legale sunt cele constituite înainte de impozitarea profitului brut pâna la concurenta procentului de 20% din capitalul social , iar la societatile cu capital privat pâna la 25%. Conform hotarârii AGA din profitul net se pot constituii si alte "rezerve" care pot fi folosite pentru finantarea unor obiective prioritare de investitii.
a) La fondurile de imobilizari-stim ca imobilizarile într-o unitate patrimoniala sunt de natura imobilizarilor .necorporale, corporale, financiare.
Cenzorii trebuie sa verifice:
-organizarea evidentei tehnoco-operative a mijloacelor fixe prin consultarea registrului de inventar, fisa mijlocului fixe, lista de inventar pe locuri de folosinta.
-existenta faptica a mijloacelor fixe., concordanta acestora cu contabilitatea
-în caz de diferente efectuarea regularizarii diferentelor, operarea în evidenta tehnico-operativa si în contabilitate.
-delimitarea imobilizarilor de natura mijloacelor fixe care formeaza capitalul social de celelalte imobilizari corporale.
-modul de calcul a amortizarii, respectiv a aplicarii corecte a legii 15/1994 cu modificarile ulterioare privind amortizarea capitalului imobilizat (amortizarea liniara, degresiva, accelerata si a norma de amortizare ca fiind raportul dintre 100 si durata normala de functionare).
b) La contabilitatea stocurilor se verifica :
-organizarea si conducerea evi dentei tehnico-operative (fisele de magazie, imprimatele cu regim special, etc)
-existenta faptica a stocurilor determinate prin numarare, masurare,cântarire,
- stabilirea diferentelor, regularizarea acestora si operarea în contabilitate si evidenta tehnico-operativa; daca diferentele sunt imputabile modul de stabilire a prejudiciului identificarea persoanelor vinovate, emiterea titlurilor executorii (stiu ca în conformitate cu legea 53/2003 Codul Muncii-titlul executoriu se emite numai de catre Instanta de Judecata dar aceasta nu împiedica unitatea patrimoniala pagubita sa ia masurile corespunzatoare de recuperare respectiv asigurarea posibilitatii de recuperare a prejudiciului de la persoana vinovata)
c)Executarea vinovatilor trebuie sa ma avertizeze daca are garantie sa am grija sa nu intre în posesia carnetului de CEC unde e consemnata garantia, daca nu are sa-i retina din venitul realizat iar sumele sa le consemneze pâna în momentul când titlul executoriu devine definitiv si irevocabil
-realitatea si exactitatea datelor cu privire la actele consemnate în
situatia contabila încheiata la sfârsitul exercitiului financiar sau în situatiile de raportare semestriala prevazute de OMF 815/2003.
c) La contabilitatea decontarilor se verifica:
-daca datoriile si creantele sunt corect evidentiate si legal clarificate
-daca sumele înscrise în contabilitatea decontarilor în curs de clarificare sunt în termenul legal de clarificare (este maxim 60 zile)
-daca se conduce corect contabilitatea clientilor, furnizorilor si soldurile din contabilitatea sintetica ale acestora se regasesc în contabilitatea analitica.
d) La conturile de disponibilitati banesti se verifica:
- daca monetarul din caseriile unitatilor patrimoniale exista conform registrului de casa
-daca se înregistreaza minusuri si plusuri
-la disponibilitatile în lei si valuta daca sumele extrasele de cont coincid cu soldurile din contabilitatea sintetica a unitatilor patrimoniale.
-daca diferentele de conversie legate de disponibilitatile în valuta au fost corect evidentiate în conturile de regularizare (la venituri si cheltuieli) si s-au prezentat în mod fidel în bilant si în situatiile financiare de raportare.
-daca la personalul încasator-casierii sau casierii platitori s-au luat masurile legale de constituire a garantiilor si de a asigura o securitate a numerarului manipulat.
e) La contabilitatea conturilor de cheltuieli si venituri se verifica veniturile,cheltuielile si rezultatele finale:
-daca veniturile si cheltuielile sunt aferente perioadei de raportare
-veniturile si cheltuielile sunt corect stabilite si evidentiate în contabilitatea conturilor din clasele 6 si 7
-daca se respecta reglementarile de ordin fiscal, se respecta corecta determinare a obligatiilor, virarea la timp a acestora, întocmirea la timp a declaratiilor si depunerea lor în termen la organele fiscale.
daca impozitul pe profit este corect stabilit din punct de vedere al cotei
aplicate si al bazei de impozitare data fiind existenta unor cheltuieli care nu sunt deductibile si se scad si care stiu ca trebuiesc adunate la diferentele dintre venituri si cheltuieli rezultând profitul fiscal (profitul contabil este cel evidentiat în contabilitatea contului de profit si pierdere si rezulta ca o diferenta dintre venituri si cheltuieli pentru unitatea patrimoniala)
Pe lânga aceste obligatii cenzorii mai participa la adunarile generale ordinare si extraordinare pe care le convoca actionarul majoritar, dar pe care le pot convoca si actionarii . acestia având obligatia sa întocmeasca un proces verbal cu privire la faptul daca AGA ordinara sau extraordinara este statutara sa informeze participantii si sa propuna masuri care sa conduca la eficientizarea activitatii unitatii patrimoniale.
Exerciterea
-lunar se efectueaza inventarul caseriilor
-la sfârsitul exercitiului sau sfîrsitul perioadei de raportare având în vedere obiectivele, cenzorii întocmesc un material intitulat "Raport al comisiei de cenzori".
Raportul cuprinde
-datele de identificare ale cenzorilor
-temeiul legal în baza caruia întocmesc acest raport
-perioada la care se refera raportul
-analitic cu enuntarea fiecarui obiectiv si a consideratiilor care se
desprind din analiza fiecaruia dupa prezentarea fiecarui obiectiv. În finalul raportului, se consemneaza anumite propuneri pe care acestia le considera utile de a fi avute în vedere de AGA, Consiliul de Administratie, conducatorul executiv al unitatii patrimoniale; se semneaza si se datreaza; acest raport nu este un act bilateral.
Auditul financiar contabil
Apare ca o necesitate obiectiva in cadrul institutiilor publice care nu au caracter productiv în totalitate si care utilizeaza bani publici- sumele prelevate din veniturile realizate de contribuabili (persoane fizice si juridice ) sub forma impozitelor si taxelor facând obiectul auditului.
Fiecare institutie publica cu specificul sau de activitate beneficiaza într-o proportie mai mare sau mai mica de bani publici, de resurse sub forma de alocatii primite din partea bugetului de stat, bugetului local, bugetului asigurarilor sociale, bugetul fondului de somaj, bugetul trezoreriei.
Necesitatea auditului intern a adoptat o evolutie considerabila începând cu 1999 când Comunitatea Europeana a impus alinierea sistemului de control, a banilor proveniti atât din interior de la bugetele cunoscute, cât si din exterior (finantare FNI, BIRD, PHARE si BERD).
Primul temei legal de organizare si functionare a auditului intern este reprezentat de O.G. 119/1999 cu privite la organizarea auditului intern în institutiilr publice publicata în M.O. nr.430/1999.
-O:M:F. 332/2000 "Norme generale de organizare si functionare a auditului intern".
-Legea 301/2002 de modificare si completare a O.G.119/1999 publicat în M.O. 339/2002
-O.M.F. 880/2002 publicat în M.O. 595/2002 intitulat "Codul privind conduita etica a auditului intern " si O.M.F. 252/2004 publicat în monitorul oficial 128/2004
-Legea 672/2002 cu privire la auditul intern si modificarea O.G.119/1999 si legea 301/2002 publicata în M.O. 953/2002
-Legea 84/2003 privind modificarea O.G. 119/1999 si controlul financiar preventiv publicat în M.O195/2003.
Auditul Public Intern este activitatea functionala independenta si obiectiva care ofera asigurari si consiliere conducerii entitatilor publice pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice. Acesta ajuta entitatile publice sa-si îndeplineasca obiectivele printr-o abordare sistemica si metodologica, care evalueaza si îmbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestionarea riscului, a controlului si procesului de administrare.
Pentru a putea opera cu termenii statuati prin temeiurile legale este necesar sa explicitam acesti termeni, care sunt :
a) Controlul intern (CI) reprezentat de amsamblul formelor de control
exercitat la nivelul entitatilor publice, inclusiv auditul intern stabilit de conducere în concordanta cu obiectivele acestuia si cu reglementarile legale în vederea administrarii si asigurarii fondurilor în mod eficient si eficace, corespunzator necesitatilor structurilor organizatorice (ordonatori principali sau ordonatori secundari , sau ordonatori tertiari) utilizând metode si proceduri recunoscute.
b) Controlul financiar public intern (CFPI) este reprezentat de întregul
control intern din sectorul public format din sistemul de control al entitatilor publice, ale altor structuri abilitate de Guvern si unitatea centrala care este responsabila de armonizarea si implementarea principiilor si standardelor de control si audit .
c) Economicitate reprezentata de minimizarea resurselor, respectiv a
costurilor acestora pentru atingerea rezultatelor estimate cu mentinerea corespunzatoare a calitatii rezultatelor.
d) Eficacitate reprezentata de gradul de îndeplinire a obiectivelor
programate pentru fiecare dintre activitati si raportul dintre efectul proiectat si rezultatul efectiv al activitatii respective.
e) Eficienta reprezentata de maximizarea rezultatelor unei activitati în
relatie cu resursele utilizate.
f) Entitate publica reprezentate de autoritatea publica , institutia,
compania, societatea nationala, regii autonome, societati comerciale la care statul sau unitatea administrativ teritoriala e actionar majoritar cu personalitate juridica ce utilizeaza sau administreaza fonduri publice si /sau patrimoniu public.
g) Fonduri publice sunt reprezentate de sumele alocate de bugetele
cunoscute,-BS,BL,BASS,FS- sau provenite din exterior cu garantie din partea statului, a caror rambursabilitate, dobânzi si comisioane se asigura din fondurile publice sau din fonduri externe nerambursabile.
h) Institutiile publice sunt reprezentate de Parlament, Presedentie,
Ministere, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, Institutii publice autonome, precum si institutii din subordinea acestora indiferent de modul lor de finantare.
i) Institutia publica mica reprezentata de o institutie publica ce deruleaza
un buget pâna la nivelul echivalent de 100.000Є pe o perioada de 3 ani consecutivi
j) Patrimoniu public reprezentat de totalul drepturilor si obligatiilor
statului, unitatii administrativ teritoriale sau entitatile publice ale acestuia dobândite sau asumate cu orice titlu.
Fac parte din patrimoniul public drepturile si obligatiile referitoare la domeniul public si privat al statului si unitatilor administrativ teritoriale.
k) Circuitul auditului este reprezentat de stabilirea fluxurilor,
informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la aceste fluxuri, precum si arhivarea documentelor justificatice cu privire la acesta.
Controlul efectuat de organele Ministerului de Finante
Conform H.G.1574/2003 privind reorganizarea Ministerului Finantelor sub denumirea de Ministerul Finantelor Publice si Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (A.N.A.F.) controlul efectuat de organele M.F.P. pe fiecare directie specifica vizeaza realizarea regulamentului de organizare si functionare (ROF) a acestuia fiecare pe domeniul sau de activitate.
În ceea ce priveste controlul financiar fiscal, directiile reunite sunt conduse de secretarul de stat.
Aceste directii sunt:
directia generala de politica si legislatie fiscala
directia generala de administrare a veniturilor publice si a monopolului
directia generala de îndrumare si monopol fiscal
directia generala de proceduri fiscale
directia generala de solutionare a contestatiilor
Ca o trasatura comuna a acestor directii este aceea ca au ca sarcina principala elaborarea de metodologii care sa fie respectate de catre "directiile" de la nivel teritorial(Directiile Generale ale Finantelor Publice Judetene-DGFPJ).
În subordinea altui secretar de stat mai întâlnim urmatoarele directii cu sarcini de control:
directia generala de control financiar preventv -CFP
directia generala de administrare a activelor statului
directia generala de control si audit intern
si aceste directii au ca sarcina principala elaborarea de metodologii de control si îndeplinirea obligatiilor din regulamentul propriu de organizare si functionare .
La nivelul judetelor aceste sarcini de control sunt reunite în cadrul Directiilor Generale ale Finantelor Publice Judetene prin directia Controlului Financiar Fiscal.
Sarcinile controlului financiar al statului le putem rezuma în urmatoarele patru subsarcini.
Obiective
a) Administrarea si utilizarea fondurilor acordate de bugetul de stat sub forma de credite bugetare pentru organizarea, functionarea,întretinerea organelor centrale ale administratiei de stat, respectiv a institutiilor financiare integral din acest buget.
b) Utilizarea fondurilor acordate de stat pentru realizarea investitiilor de stat pentru realizarea investitiilor din domenii prioritare ale economiei cu impact economic si social (gospodarirea comunala, locuinte, învatamânt, etc)
c) Folosirea mijloacelor si a fondurilor în dotare, respectarea riguroasa a reglementarilor financiar contabile de catre regiile autonome si societatile comerciale, companiile nationale.
d) Exactitatea si realitatea înregistrarilor în contabilitatea institutiilor publice, a regiilor autonome, societatilor comerciale cu capital integral sau majoritar de stat.
|
