MISIUNE DE AUDIT INTERN

Universitatea "stefan cel Mare" Suceava

Facultatea de stiinte Economice si Administratie Publica

Specializarea: Contabilitatea si Informatica de Gestiune

An III, gr. II

MISIUNE   DE AUDIT INTERN

- referat -

Organigrama S. C. LAUR COM S.R.L. Suceava

Societatea care solicita angajarea unei firme de audit intern poarta denumirea de:

S.C. LUAR COM S.R.L. Suceava

Sediul acestei societati se afla la adresa: str. Calea Unirii, nr. 21 A.

Obiectul de activitate: transport intern si international de marfa.

Societatea dispune de 3 camioane, dotate si pregatite pentru transport international.

Sediul are trei birouri, un depozit pentru camioane utilat cu sistem de alarma în caz de incediu, o pompa la care se alimenteaza camioanele, un service, grup sanitar dotat cu dus si hangar pentru logistica în speditie. Societatea dispune de o fabrica de confectii-textile proprie.

Datele si informatiile ce vor fi colectate si prelucrate în raportul de audit intern:

Informatii generale privind desfasurarea activitatii, adrese, anul de debut al activitatii, numele responsabilului comercial;

Informatii referitoare la activitati si servicii oferite (depozitare, parcare, servicii vamale, postale etc.)

Informatii despre structurile afiliate (acces la comunicatii, servicii de transport, întreprinderi localizate în vecinatate);

Date economice (numar de angajati, cifra de afaceri, volumul traficului de marfuri).

Riscurile la care sunt supuse marfurile, variaza în functie de:

Modul de transport utilizat;

Modalitatea practica de pregatire a transporturilor (paletizare, containerizare, grupaje);

Numarul si amplasamentul transbordarilor care intervin între sediul furnizorului si cel a beneficiarului marfii.

Iata de ce orice furnizor trebuie sa reflecteze bine asupra lantului de transport al produselor sale pentru ca numai astfel va putea reduce aparitia oricaror riscuri. În acest scop o atentie deosebita trebuie acordata ambalajelor si adaptarii lor la tipul de transport ales.

Astfel, putem realiza analiza SWOT al   S.C.

Pentru ca societatea are ca angajati 4 soferi (1 sofer devine cel de-al doilea sofer pe unul din camioane pentru cresterea rapiditatii transportului), o contabila si o femeie de serviciu, auditorul împreuna cu managerul si contabilul firmei îsi stabilesc niste obiective principale, verifica, depisteaza neregularitatile si le precizeaza în raportul de audit; managerul având si functia de "persoana desemnata", fiind cel care raspunde de desfasurarea activitatii de transport, coordonarea soferilor astfel încât acestia, în timpul activitatii lor, sa respecte timpii de condus, si, este responsabil în fata organelor de control ARR (Autoritatea Româna Rutiera).

În urma încheierii contractului dintre cele doua firme, se stabileste si perioada de care are nevoie auditorul pentru a-si spune parerea în ceea ce privesc neregularitatile gasite, si anume 3 saptamâni, începând cu 1 octombrie a.c.

Auditorul solicita în vederea obtinerii de informatii anumite documente, cum ar fi: foi de parcurs, facturi, chitante.

În sedinta generala se discuta despre implicatiile economice, implicatiile tehnice si cele administrative ale activitatii de transport desfasurate în aceasta societate; mai exact, despre:

• Particularitatile cererii si ofertei;
• Conditiile în care se desfasoara activitatea (zona, nivel de trafic, intensitatea activitatii economice);
• Calitatea retelei de transport;
• Capacitatea de încarcare a mijloacelor de transport;
• Natura marfurilor care pot fi încarcate în mijloacele de transport;
• Dimensiunile si greutatea expeditiilor, carora le sunt adaptate mijloacele de transport;
• Viteza de transport,
• Fiabilitatea sistemelor de transport

În ziua de azi, transporturile devin câmpul de manifestare a intereselor întreprinderilor. Iata de ce, acestea vor alege, acel mod de transport sau acel transportator, care le da posibilitatea obtinerii de economii, prin intermediul tarifelor, concomitent cu un nivel ridicat al serviciului.

Specificitatea transporturilor consta în influentarea prestatiilor de servicii, în functie de calitatea si capacitatea infrastructurii. Infrastructura constitutie factorul fundamental al dezvoltarii economice. Caracteristica principala a infrastructurii transporturilor o constituie asigurarea desfasurarii, concomitent, a unei diversitati de servicii, pentru un numar mare de utilizatori.

În situatia infrastructurii, rolul sectorului public ar trebui sa creasca, în privinta asigurarii capacitatii si calitatiii corespunzatoare a acesteia, pentru toate modurile de transport. Calitatea corespunzatoare a retelei de transport depinde nu numai de dotarea tehnica a acesteia, ci si de repartizarea uniforma a cailor multimodale de comunicatii.

Varietatea serviciilor oferite de infrastructura poate facilita trecerea directa spre alte segmente ale pietei, în situatia în care într-un anumit domeniu, cererea este în declin.

În conformitatea cu teoria economica, "transporturile pot fi tratate ca o piata sau ca un ansamblu de piete[1]. Fiecare piata propune servicii cu utilitati diferite, care pot sau nu sa fie substituite. Agentii economici se confrunta, în general, cu alegerea unei variante de transport din mai multe posibile, ce difera în functie de pret, durata, capacitate, siguranta, confort, etc.

Analiza functionarii acestor piete trebuie sa tina seama de particularitatile cererii si ofertei, de tendinta spre o stare de echilibru si o varianta optima. În teoria economica, în cazul bunurilor, confruntarea dintre cerere si oferta poate duce la o stare de echilibru. În cazul transporturilor, însa, situatia nu este asemanatoare, deoarece intervine distanta.

Mutatiile economice si sociale intervenite pe plan national au determinat modificari în dezvoltatea transporturilor, în general, si pe fiecare mod de transport. Diferitele moduri de transport împart aceeasi piata, iar cresterea cererii pentru unul dintre ele, determinând implicit, diminuarea cererii fata de celelalte. Aceasta nu înseamna ca, serviciile oferite de anumite moduri de transprot pot fi substituite. Indiferent de conditiile existente ( zona, nivel de trafic, intensitatea activitatii economice), prestatiile efectuate de modurile de transport nu pot fi comparabile. Însa, ceea ce trebuie remarcat, este faptul ca, nu întotdeauna cei care au nevoie de un astfel de serviciu si-l pot permite din motive tehnice sau financiare.

Activitatea economica influenteaza transporturile, atât din punct de vedere al amplasarii teritoriale a productiei/serviciilor, cât si al distantei.

Rolul distantei poate fi explicat prin faptul ca tarifele de transport influenteaza pretul produselor sau serviciilor pe piata, dar si gradul de atractivitate pentru diferite activitati economice.

Preturile bunurilor difera în functie de amplasarea zonelor de aprovizionare si desfacere.

Preturile produselor agricole pe piata sunt stabilite în functie de cheltuielile de productie si cele de transport efectuate de exploatatiile agricole cele mai îndepartate de locul de desfacere. Produsul agricol se vinde la acelasi pret, indiferent de localizarea productiei, iar agricultorii situati mai aproapee de locul desfacerii beneficiaza de cheltuieli de transport mai reduse.

Se poate afirma ca repartizarea în teritoriu a activitatiilor economice influenteaza preturile produselor, prin intermediul costurilor de transport.

Este necesar, asadar, evidentierea diferentiata din punct de vedere al repartizarii teritoriale a activitatii economice, în functie si de productia sau serviciile desfasurate în zonele geografice. Asigurarea infrastructurii de transport presupune realizarea unui echilibru între diferite judete, în ceea ce priveste calitatea retelei de transport.

Dezvoltarea transporturilor accelereaza manifestarea unor dezechilibre teritoriale deja existente. Astfel, regiunile cu potential economic ridicat tind în continuare spre o crestere economica sustinuta, comparativ cu cele slab dezvoltate economic. Îmbunatatirea transporturilor pe distante lungi favorizeaza dezvoltarea regiunilor dezavantajate economic, care sunt devansate de zonele amplasate favorabil.

Îmbunatatirea activitatii de transport determina reactii diferite ale participantilor la acest proces. Astfel, pentru producatorii activitatii de transport, îmbunatatirea ofertei nu-i afecteaza negativ, chiar daca ponderea transportului în cheltuielile de productie este mai mare, deoarece sunt interesati de cresterea calitatii acestui serviciu.

Reactia agentilor economici fata de cresterea calitatii prestatiilor de transport depinde de o serie de constrângeri economice cum sunt: lipsa permanenta a altor resurse necesare activitatii, inexistenta unor capacitati adecvate de depozitare a produselor, gradul de dezvoltare a altor servicii.

În tarile dezvoltate din punct de vedere economic se practica o logistica adecvata, prin intermediul careia sunt coordonate functiile de aprovizionare, transport, productie, desfacere, cu implicatii asupra minimizarii costurilor de productie si eficientizarii activitatilor logistice.

Astfel, un ritm sustinut al cresterii economice poate contribui la reducerea cheltuielilor de transport, prin sporirea calitatii acestuia, dupa cum un nivel redus al activitatii economice determina diminuarea veniturilor din transporturi.

Investitiile care se efectueaza în prezent în România, în "domeniul extinderii si modernizarii retelei rutiere"[2] vizeaza fluidizarea traficului rutier si crearea de posibilitati suplimentare de acces spre zonele industriale ale tarii.

Spre deosebire de România, reteaua de drumuri, sosele si autostrazi a Uniunii Europene, masura, la 30 aprilie 2004, 3.354.534km, ceea ce reprezenta 223.635,6km, în medie pe tara. Germania era cel mai bine reprezentata din punct de vedere al retelei rutiere, fapt care explica si parcursul mare de marfuri transportate, care reprezenta 66,2% din parcursul marfurilor, în regim rutier, efectuat în Uniunea Europeana pâna la 30 aprilie 2004.

Efectul infrastructurilor de transport asupra dezvoltarii depinde asadar de traditiile în domeniu ale tarilor europene, de conditiile geografice specifice si de disponibilitatea lor de a coopera pentru asigurarea fluidizarii traficului de marfuri.

Caracteristicile tehnice ale modurilor de transport sunt multiple si fac trimitere la parametri diversi, precum:

• Capacitatea de încarcare a mijloacelor de transport;
• Natura marfurilor care pot fi încarcate în mijloacele de transport;
• Dimensiunile si greutatea expeditiilor, carora le sunt adaptate mijloacele de transport;
• Viteza de transport,
• Fiabilitatea sistemelor de transport.

În ceea ce priveste fiabilitatea, respectiv capacitatea de a asigura livrarea marfurilor în stare buna si în termenele prevazute, mijloacele de transport îsi demonstreaza superioritatea, în fata celor specifice celorlalte moduri.

Daca analizam viteza de deplasare a mijloacelor de transport rutier, observam ca ea nu poate depasi, în mod regulamentar 90km/ora, pe sosele si drumuri.

Modul de transport rutier este favorizat si din acest punct de vedere, asigura atât prin capacitatea de încarcare a camioanelor, adaptata loturilor medii si mici, cât si prin flexibilitatea sa mare, o mai buna receptivitate la nevoile întreprinderilor de productie sau de comert. Nici transporturile feroviare si nici cel navale, nu pot asigura prin caracteristicile lor tehnice sau organizationale, prestatii echivalente.

Problemele de transport trebuie abordate de catre managerul oricarei întreprinderi ca o preocupare comerciala esentiala, deoarece de modul în care acestea sunt rezolvate depinde satisfacerea exigentelor clientilor cu costuri minime si determina în mare masura performantele acesteia pe pietele interne si internationale.

Cauza rezida din faptul ca transporturile influenteaza o serie de aspecte care au incidenta asupra competivitatii produselor pe piata, cum sunt.

• Termenele de livrare;
• Preturile de vânzare ale produselor la destinatie;
• Imaginea si credibilitatea întreprinderii.

În plus, daca ne gândim la transporturile internationale, trebuie sa precizam ca ele impun cunoasterea de catre managementul întreprinderilor de productie a regulilor si tehnicilor specifice de desfasurare. În caz contrar, se risca antrenarea unor consecinte grave.

Pe un numar tot mai mare de piete, termenul de livrare devine un element crucial a credibilitatii întreprinderilor. Din acest punct de vedere, transportul este important deoarece:

o       Durata lui determina termenul de livrare;

o       Un transport deficient poate determina întârzieri în activitatea de productie sau distributie;

o       Sofisticarea metodelor de gestiune a stocurilor ("stoc zero" prin "just in time"), poate penaliza furnizorii putin performanti din punct de vedere al termenelor de livrare.

Indiferent care ar fi conditiile de livrare precizate in contractele de vânzare-cunparare, doar pretul de vânzare la destinatie si raportul calitate-pret reprezinta elementele de interes pentru cumparator. Conditiile de livrarea stabilite de Camera Internationala de Comert de la Paris, precizeaza regulile de partajare a costurilor de transport, vamuire si asigurare a marfurilor între beneficiar si furnizor.

Daca întreprinderile de productie, în calitate de furnizori, factureaza marfurile sub forma unor vânzari la plecare, pretul marfurilor la destinatie se va majora cu costurile de transport, manipulare, vamuire si asigurare. Or, numai pretul marfurilor la destinatie poate sta la baza comparatiei între furnizori, permitând judecarea competivitatii produselor acestora.

Cota costurilor de transport în pretul de vânzare a marfurilor la destinatie difera în functie de modul de transport. Din acest punct de vedere reamintim ca modul de transport rutier este considerat cel mai putin costisitor în raport cu celelalte moduri.

Importanta este si alegera transportatorului. Daca întreprinderea -în calitatea de furnizor- încredinteaza beneficiarului marfurilor responsabilitatea organizarii transportului, trebuie sa ia în calcul si afectarea prin aceasta a competivitatii si credibilitatii ei.

Conditiile de transport ale marfurilor exercita o influenta apreciabila atât asupra imaginii întreprinderii furnizoare, cât si asupra produselor acestora. O alegere neadecvata în materie de transport poate determina numeroase inconveniente, precum:

1. livrari întarziate;
2. lipsa de marfuri la destinatie;
3. degradarea calitatii marfurilor;
4. litigii între furnizori, transportatori si beneficiarii marfurilor.

Acestea pot constitui cauze ale pierderii încrederii beneficiarilor în furnizori.

Incertitudinea în respectarea termenelor de livrare si a duratei transportului de catre furnizori îi determina pe unii beneficiari sa-si constituie stocuri. Daca, din punctul de vedere al furnizorului, apare mai eficienta organizarea unor transporturi mai putin frecvente , dar mai însemnate cantitativ, din cel al beneficiarului o asemenea solutie poate constitui cauza unor costuri ridicate cu stocarea. Daca, dimpotriva, se alege o solutie de transport bazata pe livrari frecvente si în cantitati mici, aceasta va antrena costuri ridicate cu transportul chiar daca cel cu stocarea se vor diminua.

Iata deci ca, devine necesara gasirea unor solutii de compromis care sa tina seama atât de aspectele tehnice ale produselor, cât si de avantajele comerciale care pot decurge dintr-o mai buna repartitie în timp a livrarilor.

Obiectivele logisticii - de reducere a costurilor, concomitent cu satisfacerea nevoilor clientilor - nu pot fi obtinute decât prin îmbunatatirea calitatii prestatiilor de transport si prin configurarea unor sisteme informationale capabile sa serveasca mai multe întreprinderi partenere.

Prin parteneriatele centrate pe transporturile de marfuri se asigura rezolvarea unor probleme de interes comun care privesc:

Operativitatea prestatiilor;

Punctualitatea si disponibilitatea mijloacelor de transport la locul de încarcare-descarcare, asigurat si prin existenta unor rezerve de capacitati de transport;

Încadrarea timpului efectiv de transport în limitele impuse de procesele de productie / distributie;

Furnizarea informatiilor referitoare la transportul care însotesc marfa;

Întocmirea corecta a documentelor de transport care însotesc marfa;

Gestionarea situatiilor critice care pot apare pe parcursul transportului.

Un grad mare de compatibilate, ceea ce presupune o mare capacitatea de combinare tehnica si organizatorica a recipientelor de transport care apartin diversilor operatori; compatibilitatea se asigura prin standardizarea si normalizarea recipientelor la scara internationala.

Asadar, în functie de obiectivele specifice stabilite pentru misiunea de audit intern (ca mod de definire a acestora), auditorul identifica gradul general de conformitate cu prevederile legale si cadrul procedural, sau poate realiza evaluarea conformitatii pentru fiecare obiectiv specific în parte.

Pentru a asigura o imagine de ansamblu asupra constatarilor si recomandarilor formulate de auditorii interni, care sustin opinia de audit exprimata la finalul raportului de audit intern, la nivelul Directiei de Audit Public Intern, s-a adoptat un model detaliat de prezentare a acestora, cu urmatorul format:

Situatia constatarilor si recomandarilor[4]

Pentru obiectivul numarul 1 Consumul de combustibil -raportat la 100km/efectuati nu este necesar întocmirea acestui document.

Aceasta anexa poate fi omisa în cazul în care constatarile si recomandarile nu sunt atât de numeroase pentru a necesita elaborarea unui document distinct, acestea fiind direct incluse în continutul raportului de audit intern.

Avantajul acestui tip de prezentare consta în faptul ca se asigura corelatia între constatarile si recomandarile formulate, usurând în acest fel munca auditorului intern si a supervizorului acestuia, dar mai ales fiind un real suport pentru structura auditata în întelegerea mecanismului de elaborarea a recomandarilor de audit si în identificarea riscurilor majore care pot afecta derularea în conditii optime a activitatii structurii respective.

În completarea acestui document recomandarile finale agreate cu structura auditata vor fi incluse într-un Plan de actiune denumit " Calendar de implementare a recomandarilor". Responsabilitatea stabilirii termenelor si a persoanelor responsabile pentru implementarea recomandarilor este a managementului structurii auditate, însusirea acestora fiind consemnata prin semnarea calendarului de implementare de catre toate persoanele desemnate. Trebuie mentionat faptul ca, în stabilirea acestora, se va tine cont de nivelurile de prioritate (major, mediu, minor) atribuite de auditorii interni pentru fiecare recomandare formulata.

CALENDAR DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR

cuprinse în Raportul de audit intern

Acest model se doreste a fi exclusiv un punct de vedere în elaborarea unui cadru procedural îmbunatatit în domeniul auditului intern, care sa se constituie într-un instrument metodologic util în munca derulata de auditorii interni, si, în ultimul rând, într-un suport real pentru managementul structurilor auditate si al entitatilor economice în perceperea si constientizarea opiniei exprimate de auditul intern.

Implementarea acestuia si îmbunatatirea ulterioara va depinde însa într-un procent semnificativ de :

realitatile existente la nivelul oricarei entitati economice în ceea ce priveste modul de organizare si functionare al structurii proprii de audit intern;

procedura proprie de audit intern utilizata si necesitatea adaptarii acesteia la complexitatea activitatii derulate;

gradul de implicare al auditorilor interni si al managementului structurilor de audit intern în procesul de îmbunatatirea a procedurilor specifice de audit intern;

tipologia misiunilor de audit intern derulate, din punctul de vedere al domeniului/activitatii supuse auditului;

gradul de acceptanta al managementului entitatii economice relativ la adoptarea unui astfel de model de prezentare a opiniei de audit.

BIBLIOGRAFIE

Publicatii Periodice si Seriale:

1. Revista de Comert, nr.4/2005 si nr. 8/2005

2. Revista de Finante Publice si Contabilitate, nr. 4/2008

Site-uri:

www.mfinante.ro