Politica de creditare - autocamion service

POLITICA DE CREDITARE

AUTOCAMION SERVICE

I.       Introducere

II.     Principii de baza

a)     Rolul politicii de creditare

b)     Actualizarea documentului

c)      Scop

d)     Autoritate

e)     Aplicabilitatea documentului

f)      Ierarhie

g)     Arbitraj

h)     Risc

i)       Categoriile de risc aplicabile clientilor

j)       Limite

k)     Nivele de decizie

III.    Cadrul operativ

a)     Cunoasterea clientelei – activitati pre-aprobare credit

activitati de verificare a clientilor

intocmirea devizului estimativ

b)     Fluxul operational de aprobare a acordarii – creditului comercial

c)      Activitati zilnice de monitorizare si preventie riscului de neplata

IV.   Principii generale de finantare a clientilor prin intermediul creditului comercial

a)     Etica si conduita in afaceri

b)     Caracteristicile clientului

c)      Caracteristicile sectorului de activitate

d)     Aspecte financiare

e)     Alte aspecte generatoare de risc

V.     Criterii generale de management al relatiei Autocamion Service – Societati de asigurare

a)     Procesul de acceptanta

b)     Executarea lucrarilor

c)      Facturare si incasare

VI.   Managementul clientilor ce prezinta intarzieri la plata

a)     Monitorizarea activa

b)     Modalitati de lucru – utilizarea biletelor la ordin sau a altor instrumente de plata

c)      Procedura de colectare creante

d)     Litigii

e)     Constituirea provizioanelor specifice de risc de credit si utilizarea acestora

f)      Procedura de scoatere in afara bilantului pentru clientii rau platnici

VII.  Controlul intern / extern

VIII.            Administrarea riscurilor semnificative

a)     Principii generale

b)     Riscuri administrate

Autocamion Service este parte a Grupului de firme . Activitatea principala a Autocamion Service este intretinerea si repararea autovehiculelor; Ca dealer autorizat Volvo, Autocamion Service joaca un rol important in piata de profil. Serviciile oferite de Autocamion Service includ:

Service autorizat pentru camioane,  garantii si postgarantii Volvo si Schmitz

Stand de indreptat sasie

Stand pentru centrat si indreptat cabine Volvo

Cabina de vopsit

Vehicul Volvo Action Service pentru interventii de urgenta

Operatiuni de verificare si inlocuire a  tahografelor

Serviciu ITP

Spalatorie automata cu perii

Clientii Autocamion Service sunt in special companii ce activeaza in domeniul transporturilor si care detin in baza proprie flote auto; Avand in vedere acest aspect, politica de credit Autocamion Service este concentrata pe diminuarea factorilor de risc ce decurg din dezvoltarea de afaceri in acest sector de activitate economica;

Factorii ce influenteaza riscul de credit al Autocamion Service au doua surse:

a)     Factori externi (mediul economic, modificari legislative, modificari ale pietei de profil…etc)

b)     Factori interni (lipsa de proceduri adecvate de control si management al riscului de credit, nerespectarea procedurilor existente, frauda interna…etc)

a.   ROLUL POLITICII DE CREDITARE

Politica de Creditare Autocamion Service stabileste liniile directoare ale activitatilor desfasurate de societate. Scopul activitatilor este de a contribui la strategia societatii care se caracterizeaza prin expansiunea independenta si se bazeaza pe solvabilitate, lichiditate si profit (ajustat in functie de risc).  Politica de creditare trebuie sa fie incadrata sistemului masurabil de obiective, asa cum este el stabilit in cadrul forurilor superioare de conducere ale Autocamion Service;

b.   ACTUALIZAREA DOCUMENTULUI

Politica de creditare nu este statica, ci trebuie adaptata in conformitate cu evolutia pietei, dezvoltarea pietelor noi (zone, produse), legislatie, modificari interne si re-proiectarea procesului de creditare, tehnici de gestionare a portofoliului de clienti, etc.

Departamentul Credit Control al edy Group - este responsabil de actualizarea acestui document. (a se vedea anexa 1 – Cerere de modificare a Politicii de Creditare)

Politica de Creditare trebuie cunoscuta de toti angajatii Autocamion Service, iar o versiune actualizata trebuie sa fie tot timpul accesibila tuturor angajatilor.

Toate schimbarile propuse trebuie transmise catre CFO – edy Group / Credit Control Coordinator – edy Group, care va aviza cererile dupa care le va trimite spre aprobare organismului de decizie corespunzator

Dupa aprobare, conducerea Autocamion Service va ratifica documentul

In anumite cazuri, edy Group va impune el insusi anumite modificari 

c.   SCOP

Scopul Politicii de Creditare este acela de a contribui la atingerea obiectivelor anuale trasate de conducerea companiei in ceea ce priveste traget-ul DSO si Overdue; In subsidiar prin aplicarea exacta a Politicii de Creditare se urmareste dezvoltarea unui portofoliu sanatos ce genereaza suficienta resursa pentru acoperirea cheltuielilor operationale si obtinerea de profit;

d.   AUTORITATE

Toate cererile de acordare a unei perioade de credit la plata facturilor trebuie fie conform principiilor politicii de creditare si regulilor din prezentul document.

Departamentul Credit Control al edy Group este unicul responsabil de respectarea acestei conformitati cu politica de creditare.

Acesta este unul dintre aspectele ce trebuie observate de personalul Autocamion Service cu atributii in zona de acordare credite, prin monitorizarea ex-post a deciziilor de creditare.

e.   APLICABILITATEA DOCUMENTULUI

Politica de Creditare Autocamion Service, asa cum este prezentata in acest document, este aplicabila tuturor entitatilor Autocamion Service din Romania.

f.    IERARHIE

Aceasta politica primeaza tuturor celorlalte reguli si decizii luate anterior in cadrul Autocamion Service.

g.   ARBITRAJ

In cazul problemelor de interpretare ale regulilor descrise de aceasta politica, CFO edy Group / Coordonatorul Credit Control edy Group va decide modul de aplicare.

h.   RISC

Nivelul de procesare (asa cum este descris in continuare) defineste fluxul operational si competentele de aprobare.

Limitele competentelor de aprobare se stabilesc in functie de expunerea totala  consolidata la nivel de Autocamion Service si edy Group.

expunerea totala = valoarea balantei la nivel de grup (inclusiv contracte suspendate, reziliate si provizionate + contracte aprobate, dar nederulate inca + expunere noua.

la nivel de grup = client + societati afiliate care sunt considerate ca un singur risc de creditare in baza legaturilor economice sau financiare ale acestora.

Garantiile (de orice tip) nu se deduc din calculul expunerii totale. Aceasta inseamna ca avansurile primite de la client pentru efectuarea oricaror lucrari nu pot fi deduse pentru a determina incadrarea clientului intr-un alt nivel de aprobare (Manager Operational / Sef Service, Comitet Credite Autocamion Service, Comitet Credite edy Group)

Grupul reprezinta doi sau mai multi subiecti, clienti ai Autocamion Service (persoane fizice sau juridice) luate ca o singura entitate pentru Autocamion Service sub aspectul expunerii din cauza faptului ca:

unul dintre subiecti are puterea sa ii controleze pe ceilalti;

Ponderea partilor sociale/actiunilor detinute de o singura entitate este de cel putin 50% din totalul partilor sociale/actiunilor subscrise sau un procent mai mic conform legislatiei romane aplicabile;

subiectii au in comun cele mai multe organe administrative;

exista garantii incrucisate;

exista o subordonare comerciala care nu se poate inlocui fara a crea dificultati economice pentru societatea subordonata; (adica un singur furnizor / un singur client etc.)

exista legaturi familiale

orice alte aspecte relevante

i.    CATEGORIILE DE RISC APLICABILE CLIENTILOR

Clientii Autocamion Service se clasifica de la „A” la „F” in functie de gradul de risc prezentat, categoria „A” fiind cea mai putin riscanta iar „F” cea mai slaba;

Pentru a incadra clientii intr-una din cele cinci categorii se vor folosi urmatoarele elemente:

Situatia financiara a clientului

Vechimea companiei

Marimea cifrei de afaceri anuala

Astfel pentru categoria “A” clientii trebuie sa indeplineasca simultan urmatoarele conditii:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „A” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”)

Compania aiba cel putin 2 ani de activitate (bilanturi anuale depuse)

Cifra de afaceri din ultimii doi ani sa depaseasca 200.000 euro

Categoria de risc „B”:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „B” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”)

Compania aiba cel putin 2 ani de activitate (bilanturi anuale depuse)

Cifra de afaceri din ultimii doi ani sa depaseasca 100.000 euro

Categoria de risc „C”:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „C” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”)

Compania aiba cel putin 1 an de activitate (bilant anual depuse)

Cifra de afaceri din ultimii doi ani sa depaseasca 50.000 euro

Categoria de risc „D”:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „D” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”)

Compania aiba cel putin 1 an de activitate (bilant anual depus)

Cifra de afaceri din ultimii doi ani sa depaseasca 20.000 euro

Categoria de risc „E”:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „E” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”) sau clientii clasificati in categorii superioare acesteia dar care nu indeplinesc simultan celelalte conditii;

Compania aiba cel putin 1 an de activitate (bilant anual depus)

Cifra de afaceri din ultimii doi ani sa depaseasca 5.000 euro

Categoria de risc „F”:

Din analiza economico – financiara a companiei sa rezulte cel putin scorul „F” (vezi anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”) si nu indeplinesc simultan celalalte conditii prevazute mai sus;

j.    LIMITE

Autocamion Service impune urmatoarele limite referitoare la valoarea si cuantumul expunerilor inregistrate per client sau grup de clienti; Expunerea reprezinta valoarea balantei per client consolidata la nivelul edy Group;

Nivelul acestor limite este revizuibil periodic de CFO edy Group din proprie initiativa sau la propunerea conducerii Autocamion Service si Departamentului Credit Control edy Group;

Controlul zilnic al depasirii acestor limite cade in sarcina Departamentului Credit Control al edy Group;

k.   NIVELE DE DECIZIE

Autocamion Service opereaza cu 3 nivele de decizie acestea fiind determinate de valoarea consolidata la nivel de grup a expunerii per client/grup asa cum a fost prezentata mai sus, categoria de risc asociata clientului si termenul de plata solicitat; In mod concret in cazul grupurilor se va aplica regula contaminarii in sensul in care daca un grup de clienti are grade de risc diferite – grupului i se va asocia categoria de risc cea mai slaba aferenta unui membru al acelui grup;

Fiecare nivel decizional

Nivelele de decizie sunt urmatoarele

A.    Manager Operational / Sef Service AS

B.    Comitet Credit AS

C.    Comitet Credit – edy Group

Componenta Comitetului de Credit AS este urmatoarea:

Presedinte: Manager Operational AS

Membru: Manager Vanzari AS

Membru: Credit Control Coordinator – edy Group

Fiecare din membrii Comitetului isi poate desemna inlocuitori; Frecventa intrunirilor Comitetului este dictata de nevoia de business; Deciziile se iau prin majoritate, se motiveaza in scris, se semneaza si se arhiveaza intr-un loc adecvat; Deciziile sunt irevocabile si se aplica de indata;

Componenta Comitetului de Credit edy Group este urmatoarea:

Presedinte: CFO – edy Group

Membru: Manager Operational (aferent entitatii care introduce solicitarea de decizie)

Membru: Credit Control Coordinator – edy Group

Fiecare din membrii Comitetului isi poate desemna inlocuitori; Frecventa intrunirilor Comitetului este dictata de nevoia de business; Deciziile se iau prin majoritate, se motiveaza in scris, se semneaza si se arhiveaza intr-un loc adecvat; Deciziile sunt irevocabile si se aplica de indata;

Modul de distribuie al nivelelor de decizie este urmatorul:

g Manager Operational / Sef Service AS

g Comitet Credit AS

g Comitet Credit edy Group

Nivelele de decizie superioare pot oricand suspenda sau anula decizia luata de la un nivel inferior acest lucru bazandu-se pe o analiza a riscului acumulat de un factor de decizie; Analiza este realizata de departmentul Credit Control si este supusa spre aprobare – Comitetului de Credit edy Group; Aprobarea modificarilor / suspendarii limitelor/competentelor este adusa la cunostinta celor implicati si se aplica de indata.

Un nivel de decizie nu poate niciodata, nici macar atunci cand actioneaza conform autoritatii delegate acestuia, trece peste sau neglija o decizie anterioara a unui nivel de decizie superior, daca nivelul de decizie superior nu a revenit asupra deciziei anterioare.

Orice modificare, reesalonare, renegociere a termenelor de plata stabilite initial prin contract / comanda de reparatie/executie a unei lucrari intra sub incidenta prezentei politici si ii sunt aplicabile regulile detaliate mai sus.

a.   CUNOASTEREA CLIENTELEI – ACTIVITATI PRE-APROBARE CREDIT

Anterior inaintarii unei cereri de aprobare a perioadei de creditare, Agentul Vanzari trebuie sa se asigure ca cererea vine din partea unui client demn de incredere si ca reflecta nevoile legate de activitatea normala / operatiunile normale ale clientului. Pentru a fi siguri de aceste aspecte, se efectueaza urmatoarele actiuni / verificari de catre Agentul Vanzari:

verifica identitatea si activitatea aplicantului solicitand acestuia sa prezinte toata documentatia referitoare la acest aspect (acte de Identitate, act constitutiv al societatii, bilanturi contabile anuale situatii financiare intermediare,daca este cazul, referinte, dovezi de activitate, contracte etc.)[1] (Vezi anexa 3 - Lista documentelor solicitate clientilor)

toate documentele prezentate in copie trebuie marcate cu mentiunea „conform cu originalul” si semnate de Agentul Vanzari in cazul in care acesta a efectuat verificarea de comparare intre original si copie;

verifica daca documentul prezentat nu are semne evidente de falsificare (falsul trebuie sa fie evident fara a utiliza mijloace, tehnici sau echipamente speciale de detectare a falsului);

verifica daca clientul este utilizatorul real al bunului adus spre reparatie;

Agentul Vanzari se va asigura ca a luat toate masurile necesare de cunoastere a clientelei. Pentru expuneri mai mari de 10.000 EUR, masurile vor include si vizita la sediul clientului. Toate aceste activitati vor trebui documentate si stocate corespunzator

Procesul de aprobare a unei perioade de creditare incepe din momentul in care solicita in scris prestarea unui anumit serviciu aflat in portofoliul Autocamion Service. Cererile pentru servicii inexistente in portofoliul Autocamion Service se vor respinge. Mai multe functiuni ale Autocamion Service sunt implicate in acest proces si toate acestea sunt obligate sa respecte atat partea comerciala, cat si pe cea de risc aferente unei tranzactii;

Modul de stabilire a unei decizii are la baza un sistem de delegare a competentei de aprobare, descris in acest document.

Primul pas din procesul de aprobare a unei perioade de creditare consta in colectarea tuturor documentelor de la client (Anexa 3 – „Lista documentelor solicitate clientilor”) pentru a crea o baza pentru o analiza viitoare. Rezultatul primei analize va consta stabilirea unei categorii de risc pentru client; Anexa 2 – “Modalitatea de scorare a clientilor”

Incadrarea pe categorii de risc trebuie tratata ca un aspect foarte discret in cadrul societatii – nu este permisa transmiterea niciunei informatii clientului in legatura cu acest subiect.

Agentii Vanzari colecteaza toate documentele de la client si le transmit, pentru verificare, Departamentului Credit Control – edy Group;

Departamenul Credit Control va efectua pe baza documentatiei prezentate o analiza a situtatiei clientului si va determina bonitatea acestuia. Astfel verificarile vor viza fara a se limita la cele prezentate mai jos urmatoarele aspecte:

Statusul societatii comerciale solicitante

Grupul din care face parte si determinarea expunerii existente

Istoricul de plata

Verificarea bonitatii asociatilor, actionarilor, administratorilor acesteia

Stadiu procese juridice aflate pe rolul instantelor de judecata

Nivelul activelor gajate

Incidente CIP

Situatii incidente de plata ANAF

Analiza patrimoniala a societatii – verificarea surselor de finantare

Analiza P&L

Alte elemente de natura sa influenteze gradul de risc al clientului

In urma acestei analize va rezulta o categorie de risc precum si se va formula o recomandare referitoare la termenul maxim de plata acordat si suma maxima aferenta acestei perioade; Departamentul Credit Control poate formula inclusiv recomandari de respingere a solicitarii de reparatie si/sau mitigarea riscului prin garantii lichide corespunzatoare;

Pentru clientii care genereaza un volum mare de business, agentul de vanzari va prezenta in completarea documentatiei de mai sus un Memo in care sa estimeze volumul vanzarilor intr-o anumita perioada; Pe baza acestei estimari clientului i se poate aproba o linie de credit interna aplicand aceleasi reguli de aprobare ca cele descrise mai sus; Urmarirea utilizarii liniei de credit este efectuata automat si cuprinsa in rapoarte periodice;

b.   FLUXUL OPERATIONAL DE APROBARE A ACORDARII – CREDITULUI COMERCIAL

Vezi anexa 4 – Flux Operational Autocamion Service

c.   ACTIVITATI DE MONITORIZARE SI PREVENTIE A RISCULUI DE NEPLATA

Urmarirea atenta a derularii contractelor aflate in derulare este parte a sarcinilor zilnice a Agentilor Vanzari si va include

o      contacte lunare cu clientul in cazul unei expuneri mai mari de 10.000 EUR

o      colectarea si interpretarea periodica (cel putin semestriala) a situatiilor financiare in cazul expunerilor mai mari de 25.000 EUR

Urmatoarele activitati se vor efectua pentru toate expunerile:

o      monitorizarea rambursarilor (inclusiv a penalitatilor) in cazul in care un client are plati restante;

o      analizarea informatiilor primite prin diverse surse – in cazul in care se cunosc informatii relevante care pot afecta riscul

o      raportarea tuturor informatiilor colectate catre Departamentul Credit Control

Pentru a sustine activitatea de societatii este nevoie de o organizare adecvata a informatiilor. Pe langa procedurile de aprobare a creditelor comerciale, este nevoie de sisteme eficiente de monitorizare a expunerilor la risc (expunerile de grup, constituirea provizioanelor, instrumente de rating intern) a portofoliului de credit. Sistemele vor permite raportarea generala si amanuntita prin: rapoarte asupra calitatii portofoliului si a compozitiei acestuia (industrii, dispersia geografica, tipuri de asociere, etc), rapoarte referitoare la statusul restantelor, rapoarte despre deciziile a caror perioada de valabilitate a expirat.

Sisteme adecvate activitatii contabile si raportarilor contabile, sisteme de management si monitorizare a rambursarilor corecte si la termenele prevazute. Toate acestea fac parte din intregul activitatii prestate, asigurand consistenta operatiunilor contabile si a administrarii riscurilor;

a.   ETICA SI CONDUITA IN AFACERI

In tranzactiile cu clientii si comunitatile in care activeaza, Autocamion Service respecta principiile corectitudinii in afaceri, al echitabilitatii, deschiderii, transparentei si discretiei. Toate aceste principii se vor aplica asigurand pe deplin confidentialitatea datelor fiecarei afaceri.

Nivelul (dimensiunea) liniilor/ limitelor de finantare acordate trebuie sa fie conforme cu capacitatea de rambursare a clientului si de asemenea sa corespunda nevoilor reale ale acestuia.

Autocamion Service va finanta numai activitatile sau tranzactiile despre care poate aprecia in mod echitabil ca indeplinesc standardele etice, juridice si fiscale. Daca este cazul, Autocamion Service va verifica indeplinirea cerintelor legale aplicabile fiecarui tip de afacere (licente, autorizatii, etc).

Autocamion Service va oferi finantari de tipul credit furnizor numai persoanelor de buna-credinta, adica acelor clienti cunoscuti ca avand o reputatie neindoielnica.

Autocamion Service va acorda finantare clientilor care respecta drepturile omului.

Autocamion Service finanteaza societati care nu sunt expuse riscurilor semnificative de mediu.

Toate tranzactiile de natura ilegala sau suspecta trebuie raportate CFO edy Group / Coordonatorului Credit Control edy Group;

b.   CARACTERISTICILE CLIENTULUI

Autocamion Service nu acorda credit furnizor:

societatilor si liber-profesionistilor neinregistrati la Camera de Comert a Romaniei / Registrul Comertului sau in niciun alt registru public.

societatilor inregistrate pe listele negre interne[2];

societatilor cu mai putin de un an de activitate (in cazul in care o astfel de companie face parte dintr-un grup, trebuie solicitata o scrisoare de garantie corporativa, companiei-mama a grupului respectiv. Garantia va trebui acordata de una din societatile componente ale aceluiasi grup despre care se cunoaste ca are cel putin un an de activitate incheiat (bilant depus la administratia financiara).

societatilor / grupurilor care prezinta o serie de caracteristici alarmante, cum ar fi concentrari de actionariat fara motivatii solide (lipsa sustinerii financiare), domenii de activitate neobisnuite (adica extinderi in activitati in care societatea nu are experienta), structura opaca, contabilitate creativa etc.;

c.   CARACTERISTICILE SECTORULUI DE ACTIVITATE

Finantarea prin intermediul creditului furnizor a activitatilor interzise de edy Group, cum ar fi activitatile infractionale sau social inacceptabile (droguri, prostitutie, toate activitatile legate de producerea, intermedierea sau comertul cu armament,…) etc. 

In cazul societatilor implicate in sectoare de activitate ciclice (au perioade determinate in care activitatea creste sau descreste) trebuie acordata o atentie deosebita momentului in care are loc finantarea. De asemenea trebuie foarte bine apreciat daca finantarea acordata in acel moment a ciclului de activitate este oportuna din punct de vedere al reducerii riscului de credit aferent acelei tranzactii ;

d.   ASPECTE FINANCIARE

societatilor cu capital propriu negativ sau flux de numerar negativ in momentul analizei cererii de acordare credit furnizor;

societatilor ale caror cereri de prestare a diverselor servicii includ valori disproportionate fata de capitalurile proprii si/sau fluxul de numerar si/sau cifra de afaceri a clientului;

societatilor care acorda sume foarte mari in numerar actionarilor (prin intermediul dividendelor, taxelor de management, pretul de transfer, avansurilor catre parteneri, avansurilor intre societati, achizitia propriilor actiuni,…) ;

e.   ALTE ASPECTE GENERATOARE DE RISC

Autocamion Service ezita sa acorde credit furnizor:

societatilor care sunt prea dependente de 1 produs, 1 canal de distributie sau 1 furnizor ;

societatilor care prezinta semnale alarmante de crestere pe care conducerea nu le poate controla;

societatilor a caror active sunt in mare parte gajate in favoarea altor creditori.

a.   PROCESUL DE ACCEPTANTA

Autocamion Service isi rezerva dreptul de a colabora doar cu acele societati de asigurari ce au demonstrat de-a lungul timpului un bun comportament in ceea ce priveste despagubirile platite clientilor in cazul producerii si constatarii unei pagube asigurate prin intermediul unei polite emise de acestea;

In acest sens AS va dezvolta relatii durabile bazate pe parteneriate cu societatile de asigurari in care se stabilesc termenele si conditiile de colaborare;

Departamentul Vanzari al Autocamion Service se va asigura ca se pot incheia contracte de colaborare cu cat mai multe societati de asigurari care vor trebui sa contina referinte la cel putin urmatoarele elemente:

Modul de constatare a pagubelor si modalitatea de suplimentare a devizului de plata in cazul descoperirii unor pagube nesesizate la constatarea initiala

Modalitatea de transmitere a acceptului de plata

Termenele de plata a serviciilor prestate

In cazul incheierii unei astfel de colaborari – Agentul de Vanzari va prezenta draft-ul contractului Comitetului de Credit edy Group care va evalua continutul acestuia si va aproba/respinge sau va propune modificarile necesare; Agentul de Vanzari va putea negocia conditiile de colaborare numai in baza unui mandat clar specificat de conducerea Autocamion Service; Mandatul va fi redactat in scris in arhivat corespunzator;

In cazul aprobarii colaborarii – Departamentul Credit Control va urmarii respectarea acestuia de catre ambele parti; In acest sens fiecare societate de asigurare va fi identificata in sistemul intern de monitorizare si control ca si „client” si i se va monitoriza zilnic comportamentul de plata; Expunerea societatii de asigurare va fi suma expunerii clientilor (nu a grupului de clienti) preluati in asigurare de aceasta;

b.   EXECUTAREA LUCRARILOR

Executarea lucrarilor prevazute in comanda de reparatie / piese se va efectua numai dupa primirea acceptului de plata din partea societatii de asigurari; Seful de tura AS se va asigura ca acest accept exista la dosar inainte de alocarea personalului dedicat efectuarii respectivei lucrari;

c.   FACTURARE SI INCASARE

Facturarea va contine doar acele item-uri prevazute in acceptul de plata transmis de asigurator la preturile si tarifele acceptate de acesta; Orice depasire neagreata anterior cu asiguratorul se imputa celui care a efectuat lucrarea;

a)  MONITORIZAREA ACTIVA

Urmarirea comportamentului de plata al clientilor este in prima instanta responsabilitatea Agentului Vanzari.

Pentru toti clientii a caror capacitate de rambursare e posibil afectata, trebuie luate imediat toate masurile de siguranta a portofoliului, in primul rand de Agentul Vanzari;

Urmarirea indeaproape a clientilor implica informarea Departamentului Credit Control imediat ce apar schimbari adverse semnificative, prin intermediului unui raport ce va contine cele mai importante semnale de alarma.

Activitatile Departamentului Credit Control – unit-ul Colectare cuprind monitorizarea zilnica a tuturor facturilor neplatite.

b)  MODALITATI DE LUCRU – UTILIZAREA BILETELOR LA ORDIN SAU A ALTOR INSTRUMENTE DE PLATA

Biletele la ordin sunt utilizate in principiu drept colateral la facilitatea acordata.

In cazul in care BO sunt folosite ca instrument de plata – introducerea acestora la scadenta cade in sarcina Dep. Credit Control – unit-ul Colectare;

Orice alt instrument de plata este acceptat dupa ce modalitatea de plata este aprobata de factorul de decizie;

Daca biletul la ordin serveste drept garantie, scadentele si sumele sunt prezentate in alb;

a.   PROCEDURA DE COLECTARE CREANTE

Colectarea creantelor este o activitate extrem de importanta si ea este realizata pentru toate companiile din cadrul edy Group la nivelul Departamentului Credit Control de catre unitatea speciala de Colectare;

Colectarea soldurilor restante are la baza conditiile contractuale initiale referitoare la termenele de plata, instrumentele de plata/garantare si sumele restante;

In functie de vechimea restantei si a soldului restant tipul de mesaj si instrument de colectare se modifica astfel incat acesta sa asigure incasarea cat mai rapida a debitelor.

Procedura de colectare include urmatoarele tipuri de activitati:

a)     Activitati soft collection:

Discutii telefonice

Notificari

Investigatii privind solvabilitatea debitorului

Investigatii privind identificarea asociatilor si administratorilor societatii

b)     Activitati hard collection:

Somatii de plata

Intalniri directe cu debitorul

Dupa recunoasterea debitului restant de catre client si stabilirea unei date certe de plata – Departamentul Credit Control – unitatea Colectare poate propune urmatoarele alternative clientului;

Acceptarea unui plan de plati scris (reesalonari)

Acordarea unei perioade de gratie

Renuntarea la penalitati (unde e cazul)

Predarea stocurilor (partial sau total)

Reducerea debitului principal

Plata sub forma unor alte bunuri, servicii sau compensari

Toate aceste alternative vor trebui mai intai aprobate de Coordonatorul Credit Control – edy Group;

Descrierea detaliata a activitatilor de colectare este urmatoarea:

b.   Litigii

Clientii ajunsi in situatia de litigiu reprezinta toti clientii ce au avut intarzieri la plata si care in ciuda tuturor eforturilor de colectare nu si-au onorat obligatiile de plata;

Departamentul Credit Control – unitatea Colectare intocmeste dosarul de executare silita ce va contine toate documentele referitoare la deschiderea relatiei comerciale, acceptul clientului, facturile restante precum si toata documentatia aferenta procesului de colectare (notificari, somatii, note telefonice… etc.) din care sa rezulte refuzul clientului de a plati;

Departamentul Legal – va transmite o ultima somatie clientului textul acesteia continand si rezumatul actiunilor ce urmeaza sa fie intreprinse de Autocamion Service pentru recuperarea debitelor;

In cazul neincasarii debitului restant – reprezentantul Dep. Legal va dechide procedura judiciara de recuperare a debitelor restante;

c.   CONSTITUIREA PROVIZIOANELOR SPECIFICE DE RISC DE CREDIT SI UTILIZAREA ACESTORA

Autocamion Service constituie provizioane specifice de risc de credit tinand cont de urmatorii factori determinanti:

a)     Vechimea restantei

b)     Categoria de risc a clientului

In cazul deschiderii de proceduri judiciare – procentul de provizionare este 100%;

Ponderea provizionului constituit reprezinta un anumit procent din total balanta dupa cum urmeaza:

In cazul platii debitului restant – provizionul consituit se utilizeaza prin reversarea operatiunii contabile si trecerea acestuia pe venituri; De asemenea aceeasi operatiune se aplica si in cazul scoaterii din evidenta contabila a creantelor ce nu mai pot fi incasate.

d.   Procedura de scoatere in afara bilantului pentru clientii rau platnici

Conform reglementarilor legale in vigoare pentru a fi deductibile fiscal valorile neincasate transferate in afara bilantului trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii:

procedura de faliment a fost inchisa pe baza de Hotarare judecatoreasca de faliment;

debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesor;

debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori

Ca si regula interna pentru a evidentia cat mai corect situatia creantelor neincasate se vor scoate in afara bilantului fara a fi deductibile fiscal toate acele sume provenite de la clienti rau-platnici pentru care s-au intreprins absolut toate masurile legale de recuperare a creantei si a caror situatie ramane in continuare neschimbata;

Acest lucru va fi dovedit printr-un raport comun al Managerului Operational Autocamion Service, Coordonatorului Credit Control edy Group si Directorului Dep. Juridic edy Group in care se vor evidentia toate actiunile intreprinse precum si motivatia care a condus la propunerea de „write-off”;

Controlul aplicarii prezentei procedurii este atributul Departamentului Credit Control – unitatea de Analiza, Raportare si Supervizare precum si tuturor organismelor interne sau externe de audit;

Departamentul Credit Control – dezvolta planul anual de control pe care il supune aprobarii CFO edy Grup;

Administrarea riscului este supravegheata de Comitetul de Credit al edy Group. Comitetul de Credit va supraveghea direct urmatoarele riscuri:

riscul de credit – reprezinta posibilitatea ca un anumit client evaluat cu un anumit nivel de bonitate sa esueze in rambursarea obligatiilor de plata; fapt ce, in final, creaza o pierdere pentru Autocamion Service

riscul operational – reprezinta posibilitatea ca unele proceduri sau sisteme sa functioneze necorespunzator. Riscul operational este reprezentant de acele evenimente si actiuni externe sau interne (mediu economic, modificari legislative, tehnologie, lipsa de aptitudini si cunostinte, fraude interne …etc.) care in final pot produce o pierdere pentru Autocamion Service

riscul reputational - reprezinta posibilitatea ca zvonurile negative sau publicitatea defavorabila pentru practicile, produsele, actionarii, etc. societatii, indiferent daca sunt conforme sau nu cu realitate, sa produca o pierdere pentru Autocamion Service;

riscul de concentrare – se poate defini ca posibilitatea unei entitati sau unui grup controlat de aceasta sa obtina o expunere mai mare decat limitele stabilite in prezenta procedura;

riscul valutar – este riscul ce provenit dintr-o tranzactie efectuata intr-o moneda straina, care din cauza fluctuatiilor valutare, poate rezulta intr-o pierdere pentru Autocamion Service;

orice alt risc relevant

Prezentul Politica include:

Anexa 1 – Cererea de modificare Politica de Creditare

Anexa 2 – Modalitatea de scorare a clientilor

Anexa 3 – Lista documentelor solicitate clientilor

Anexa 4 – Fluxul Operational Autocamion Service