Principiile si particularitatile organizarii activitatii financiare.
Functia financiara, este bine limitata si defera in multe privinte de celelalte functiuni ale intreprinderii, are totusi diferite caracteristici comune 222d36c cu acestea. Ca urmare, principiile organizatorice de baza sunt aplicabile si activitatii financiare.
Functia financiara implica doua categorii distincte de activitatii cu efecte directe si cu efecte indirecte:
Activitati cum sunt acordarea creditelor, incasarea sau plata numerarului, efectuarea unor asigurari care conduc direct la anumite rezultate financiare.
Activitati cum sunt intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli, analiza costurilor, stabilirea preturilor, prelucrarea datelor sunt de importanta hotaratoare in conducerea unei intreprinderi insa se concretizeaza in lucrari si indicatori pe baza carora sunt orientate celelalte functiuni, fara sa aiba efecte nemijlocite asupra marimii resurselor.
Este recunoscut principiul de a reuni lucrarile sau activitatile asemanatoare in acelasi compartiment, pe baza acestuia, activitatile financiare cu efecte directe au fost in general trecute in sub ordinea trezoreriei.
Lucrarile de urmarire si analiza sunt de obicei organizate in cadrul controlului financiar intern.
Principiul organizatoric general de structurare a activitatii in compartimente profilate, care pot fi mai usor indrumate si supravegheate, se aplica eficient in intreprinderile mari in care sunt necesare si oportune mai multe componente sub fuctionate.
O problema a acestor activitati este masurarea contributiei lor la rezultatele de ansamblu ale intreprinderii. Din aceasta cauza, este necesar ca inainte de a decide marimea si structura compartimentului financiar, sa se analizeze, intre altele, si modul in care vor fi urmarite si evaluate performantele si eficienta fiecarei componente avute in vedere.
Pe langa diversi indicatori de masurare directa, cum ar fi numarul de angajati platiti in general in intreprindere care revin in medie unui salariat din compartimentul financiar, numarul de tranzactii, volumul desfacerilor, valoarea bunurilor de care raspunde etc., trebuie sa se ia in considerare si alte criterii, alese in principiu astfel incat sa permita specificarea si urmarirea obiectivelor ce revin fiecarui component (resort) al compartimentului financiar pe o perioada oarecare de timp.
Un alt principiu general priveste demarcarea neta intre lucrarile de previziune – fie ele pe termen lung, mediu sau scurt – si cele de executie.
Acest principiu impune ca activitatile legate de elaborarea bugetului si de analiza a cheltuielilor sa nu fie cuprinse in acelasi resort cu cele axate pe evidenta cheltuielilor.
In functie de marimea si profilul intreprinderii va fi dimensionat compartimentul financiar, incat sa se indeplineasca in conditii optime toate atributiile financiare.
La organizarea functiunii financiare este important sa se tina riguros seama de particularitatile strict specifice acesteia si anume responsabilitatile, relatiile de munca si caracteristicile ei operationale.
Printre numeroasele raspunderi ce revin functiunii financiare una dintre cele mai importante este aceea de a apara patrimoniul intreprinderii.
Cea mai eficienta cale de a apara activul intreprinderii consta intr-o astfel de diviziune a muncii intre diversele compartimente sau posturi, incat o sigura persoana sa nu detina controlul complet si exclusiv asupra nici unei tranzactii.
De exemplu, conturile trebuie sa fie verificate si confirmate de alte persoane decat cele care gestioneaza depozitele bancare si efectueaza plati; salariile sa fie platite de persoane care n-au nici o legatura cu intocmirea efectiva a statelor si cu culegerea datelor necesare; evidentele privind stocurile trebuie sa fie intocmite de catre persoane complet diferite de cele care intocmesc facturile sau avizele de expeditie catre clienti sau care receptioneaza produsele sau materialele.
In acest fel trebuie sa se repartizeze atributiile intre diferiti executanti pentru a se crea premisele observarii imediate a neregulilor sau greselilor.
Un alt criteriu de analiza a premiselor pe care le ofera diviziunea muncii pentru preintampinarea pagubelor este acela de a exista in schema cel putin doi oameni care au independent posibilitatea sa observe o eroare intr-o tranzactie sau disparitia unui bun.
A doua categorie de masuri de aparare, impotriva neregulilor si erorilor consta in organizarea unui sistem permanent de control financiar intern.
Pentru a se asigura efectuarea temeinica a controlului financiar intern exista organizat un resort special in cadrul compartimentului financiar, caruia nu-i revin raspunderi pentru vreuna dintre activitatile curente din intreprindere.
Pentru marirea eficientei activitatii financiare se impune o legatura directa intre seful compartimentului financiar si consiliul de administratie, pentru a se asigura informarea reciproca permanenta.
Pentru indeplinirea in bune conditii a responsabilitatilor importante ce revin activitatii financiare, organizarea acestia trebuie sa fie structurata astfel incat:
Sa se existe cele mai rationale conditii pentru efectuarea tuturor verificarilor necesare cu privirea la integritatea bunurilor intreprinderii;
Sa existe linii directe de comunicatie care sa permita informarea completa si corecta a consiliului de administratie asupra eventualelor nereguli;
Sa se asigure o structura a activitatilor financiare in concordanta cu cea a intregii intreprinderi, pentru ca echipele formate din angajatii diverselor sectoare si din specialistii in probleme financiare sa conlucreze pentru crestere eficientei diferitelor unitati ale intreprinderii;
Sa creeze premise favorabile adaptarii si aplicarii tehnicii de informare si decizie;
Sa permita observarea din timp a noilor tendinte, precum si pregatirea corespunzatoare a masurilor favorabile viitorului ei, in acord cu noile tendinte.
|
